Gestire progetti e commesse in SamBooks

In SamBooks una commessa raccoglie cliente, descrizione, tariffazione e budget di un lavoro a progetto. Su questa base SamBooks confronta in tempo reale quanto hai pianificato con quanto hai consuntivato, e trasforma il lavoro in una fattura. Tutto si fa dal modulo (form e pulsanti) oppure, in alternativa, chiedendolo a Sam in chat: le due strade sono sempre equivalenti.

A cosa serve

Se lavori a progetto — consulenza, agenzia, software house, servizi IT, manutenzione — la commessa è il contenitore che tiene insieme chi lavora (le risorse), per quale cliente, con quale logica di prezzo (i prezziari) e con quale budget. È il punto da cui parte tutto il resto del modulo: i rapportini si registrano su una commessa, e la fattura nasce da una commessa.

Il modulo vive in un'unica pagina, Progetti, organizzata in schede (tab), nell'ordine in cui le userai:

1. Commesse — i lavori a progetto.
2. Prezziari — i listini di tariffe (visibile a Gestore e Amministrativo).
3. Risorse — i collaboratori che ci lavorano.
4. Rapportini — le ore registrate e la loro approvazione.
5. Integrazioni — import da tool esterni (Gestore e Amministrativo).

Questa guida copre Commesse, Prezziari e Risorse, più la lettura del confronto budget vs consuntivo. Per il flusso delle ore e l'emissione della fattura (a tempo e materiali oppure a forfait/SAL), e per l'import da tool esterni, trovi le guide collegate in fondo.

Un punto importante: tariffe, prezzi e costi vivono solo in SamBooks. Sono dati amministrativi che imposti qui, non in un tool di project management esterno. Per questo, anche quando importi le ore da fuori, la tariffa la decide il prezziario di SamBooks.

Prerequisiti

• Accesso alla pagina Progetti (il modulo è in rilascio progressivo; se non la vedi tra le sezioni, non è ancora attiva per la tua azienda).
• Per vedere e impostare i valori monetari — costo interno, tariffa, budget, margine — e per gestire i Prezziari serve il ruolo Gestore o Amministrativo. Chi ha un ruolo diverso usa il modulo ma non vede gli importi economici né la scheda Prezziari.
• Per fatturare una commessa serve un cliente associato: una commessa senza cliente è considerata interna e non si può fatturare.

Procedura passo-passo

1. Apri la pagina Progetti

Vai su Progetti. La pagina si apre sulla scheda Commesse. In alto trovi i riquadri di sintesi (KPI): Commesse totali e In corso sono visibili a tutti; Costo attuale e Valore commesse compaiono solo a Gestore e Amministrativo.

2. Crea una commessa

1. Nella scheda Commesse, premi Nuova commessa.
2. Si apre la finestra Nuova commessa. Compila i campi:
   • Descrizione (obbligatoria) — es. "Sviluppo portale clienti Acme".
   • Codice — un identificativo tuo, opzionale (es. "ACME-2026").
   • Cliente — scegli il cliente destinatario; lascia Interna se non c'è un cliente da fatturare.
   • Tariffazione — vedi lo step 3.
   • Stato — In corso, Chiusa, Sospesa o Annullata. Le nuove nascono In corso.
   • Budget (€) — l'importo di riferimento della commessa (opzionale), usato come base dello scostamento.
   • Data inizio / Data fine — opzionali; la data fine non può precedere la data inizio.
3. Premi Crea commessa. La commessa compare nella lista con un badge di provenienza Nativa.

3. Scegli la tariffazione (pricing)

Nel campo Tariffazione scegli come si calcola il valore del lavoro:

• A consuntivo (T&M) — si fattura a ore effettive moltiplicate per la tariffa. È l'impostazione predefinita.
• Forfait — un prezzo fisso concordato per l'intera commessa. Selezionandolo compare il campo Prezzo forfait (€): indicaci il prezzo concordato.
• Misto — combinazione delle due (una parte a forfait, una a consumo per gli straordinari). Anche qui compare il campo Prezzo forfait (€).

Per le commesse a consumo o miste puoi indicare un Prezziario di default: è il listino da cui SamBooks risolve la tariffa oraria delle ore registrate. Se non hai ancora un prezziario lascia Nessuno e potrai associarlo in seguito (vedi step 4). Una commessa può avere più prezziari associati: nel rapportino si sceglie quale riga di listino congela la tariffa.

4. Crea e assegna i prezziari (listini tariffe)

Un prezziario è un listino di tariffe per ruolo (es. "Sviluppatore senior") o per tipo di attività. Ogni riga porta un prezzo orario e/o un forfait. È quello che SamBooks usa per congelare la tariffa di un'ora quando viene registrata. La scheda Prezziari è visibile a Gestore e Amministrativo.

Crea un prezziario.

1. Apri la scheda Prezziari e premi Nuovo prezziario.
2. Dai una descrizione al listino (es. "Listino standard 2026").
3. Aggiungi le righe con Aggiungi riga: per ognuna scegli il tipo (per ruolo o per tipo di attività), la chiave (il nome del ruolo o il tipo di attività) e il prezzo orario (o il forfait).
4. Nel riquadro Commesse a cui applicarlo spunta le commesse a cui vuoi collegare questo listino (vedi sotto: l'assegnazione è bidirezionale).
5. Premi Crea prezziario. Il listino compare come scheda con le sue righe.

Modifica o elimina un prezziario. Sulla scheda del listino usa l'icona matita per riaprire la finestra e modificarlo (descrizione, righe e commesse associate), o l'icona cestino per eliminarlo. Eliminando un prezziario, viene tolto dalle commesse a cui era associato; le ore già registrate non cambiano (la loro tariffa è già congelata).

Assegnazione listino ↔ commessa, bidirezionale e sincronizzata. Puoi collegare un listino a una commessa da entrambi i lati, e la modifica si riflette ovunque:

• Dalla commessa: apri la finestra di modifica della commessa (vedi step 5) e scegli i prezziari nel campo dedicato.
• Dal prezziario: nella finestra del listino, sezione Commesse a cui applicarlo, spunta le commesse.

Se assegni un listino a una commessa da un lato, lo ritrovi già spuntato dall'altro: è la stessa relazione, vista dalle due parti.

5. Modifica o elimina una commessa

Nella scheda Commesse, nella colonna Azioni di ogni riga:

• l'icona matita (Modifica commessa) riapre la finestra della commessa: cambi descrizione, cliente, tariffazione, prezzi, budget, stato e i prezziari associati, poi premi Salva;
• l'icona cestino (Elimina) elimina la commessa, dopo una conferma.

Un clic sulla riga (non sulle icone) apre invece il dettaglio con budget vs consuntivo (step 7).

6. Crea, modifica ed elimina le risorse

Le risorse sono i collaboratori che lavorano sulle commesse. Vanno create prima dei rapportini: ogni ora registrata fa riferimento a una risorsa.

1. Apri la scheda Risorse e premi Nuova risorsa.
2. Nella finestra Nuova risorsa compila:
   • Nome (obbligatorio) — es. "Mario Rossi".
   • Ruolo / seniority — es. "Sviluppatore senior" (usato per abbinare la riga di prezziario per ruolo).
   • Costo interno orario (€) e Tariffa oraria default (€) — visibili e impostabili solo a Gestore e Amministrativo. Il costo interno è il dato riservato con cui SamBooks calcola il margine; la tariffa è il prezzo di vendita orario di riferimento.
   • Risorsa attiva — lascia attivo l'interruttore per i collaboratori operativi.
3. Premi Crea risorsa.

Modifica una risorsa: clicca sulla riga della risorsa — si riapre la finestra con i dati, modifica e premi Salva. Per disattivarla (senza eliminarla) togli la spunta a Risorsa attiva e salva: resta in archivio ma non comparirà tra quelle attive. Elimina una risorsa: usa l'icona cestino nella colonna Azioni, dopo una conferma.

Le risorse create da questa finestra sono esterne: collaboratori che non hanno un accesso alla piattaforma. Nella tabella appaiono con il tipo Esterna. Le risorse Interne sono quelle collegate a un utente della piattaforma. Puoi filtrare l'elenco per Tipo (interna/esterna) e per Stato (attiva/non attiva).

7. Leggi il budget vs consuntivo di una commessa

1. Nella scheda Commesse, clicca su una riga per aprire il dettaglio.
2. Si apre la finestra con il nome della commessa, il suo stato, il cliente e la tariffazione.
3. Nella scheda Budget vs consuntivo trovi gli indicatori, a tutti i ruoli per i valori di ricavo e solo ai privilegiati per quelli di costo:
   • Budget manuale — il budget che hai indicato in anagrafica.
   • Valore atteso — ricavo pianificato: ore stimate × tariffa (per forfait/misto è il prezzo forfait).
   • Consuntivo ricavi — valore delle ore fatturabili a tariffa (più eventuali spese rimborsabili). Non è l'incassato.
   • Ricavi fatturati e Da fatturare — quanto è già finito in fattura e quanto resta.
   • Ore stimate, Ore totali, Ore fatturabili.
   • Scostamento — differenza tra budget e consuntivo, in valore e in percentuale (in rosso se negativo).
   • Budget costi, Costo attuale e Margine lordo — solo Gestore/Amministrativo: rispettivamente il costo pianificato, il costo effettivo (ore × costo interno) e il margine.
4. La scheda Attività elenca le attività della commessa (sviluppo, analisi, riunione, documentazione, trasferta, manutenzione).
5. Da qui parte anche Genera fattura, attivo solo se la commessa ha un cliente. Il pulsante si adatta alla tariffazione (a consumo, a forfait o misto): il flusso completo è descritto nella guida collegata.

Suggerimenti

• Assegna un Prezziario alla commessa fin dall'inizio: così le ore registrate ereditano la tariffa giusta senza doverla ribadire ogni volta. Puoi farlo dalla commessa o dal prezziario, indifferentemente.
• Il costo interno della risorsa serve solo a calcolare il margine: non finisce mai in fattura ed è cifrato. Vale la pena compilarlo per leggere il margine reale della commessa.
• Disattiva invece di eliminare le risorse che non lavorano più: conservi lo storico delle ore già registrate.
• Usa lo Stato per tenere la lista pulita: porta a Chiusa o Sospesa le commesse non più in lavorazione.
• Tutto questo si fa anche a voce con Sam: dalla chat puoi dire "crea un prezziario con sviluppatore senior 80 €/h", "associa il listino standard alla commessa Acme" o "mostrami il budget vs consuntivo della commessa Acme". Form e chat sono due strade equivalenti.

Errori frequenti

• "La descrizione è obbligatoria." — Compila il campo Descrizione prima di salvare la commessa.
• Non vedo la scheda Prezziari (né gli importi). — È previsto: i prezziari e i valori monetari sono riservati a Gestore e Amministrativo. Con un ruolo diverso usi il modulo ma non vedi i listini né gli importi.
• Il pulsante "Genera fattura" è disattivato. — La commessa è interna: senza un cliente associato non c'è nessuno da fatturare. Aprila in modifica e assegna un cliente.
• Ho impostato il prezzo forfait ma il campo è sparito. — Il campo Prezzo forfait (€) compare solo con tariffazione Forfait o Misto. Se torni su A consuntivo (T&M) il prezzo forfait non viene usato.
• Ho assegnato un listino dalla commessa ma non lo vedo nel prezziario. — In realtà c'è: l'assegnazione è bidirezionale. Riapri la finestra del prezziario: la commessa risulta già spuntata in Commesse a cui applicarlo.

FAQ

Posso creare una commessa senza cliente? Sì: lasciando il cliente su Interna. Una commessa interna serve a tracciare ore e budget di lavori non fatturabili, ma non potrai generarne una fattura.

Una commessa può avere più di un prezziario? Sì. Puoi associare più listini alla stessa commessa; al momento di registrare un'ora si sceglie quale riga di listino applicare. Resta valido un prezziario di default come suggerimento.

Che differenza c'è tra costo interno e tariffa? Il costo interno orario è quanto ti costa un'ora della risorsa (usato per il margine, riservato). La tariffa oraria è il prezzo a cui vendi quell'ora al cliente.

La tariffa la imposto nel mio tool di project management? No. Tariffe, prezzi e costi vivono solo in SamBooks: si impostano nel prezziario e sulla risorsa. Anche per le ore importate da un tool esterno, la tariffa la governa il prezziario di SamBooks.

La tariffa di un'ora cambia se aggiorno il prezziario? No, non per le ore già registrate: ogni ora congela la tariffa al momento dell'inserimento, quindi un aggiornamento successivo del listino non altera le ore passate.

Funzioni correlate

• Rapportini e fatturazione progetti — registrare le ore, il flusso di approvazione e la generazione della fattura (a tempo e materiali o a forfait/SAL).
• Integrazione con ClickUp — collegare un tool di project management e importare le ore tracciate dentro SamBooks.