Gestire progetti e commesse in SamBooks

In SamBooks una commessa raccoglie cliente, descrizione, tariffazione e budget di un lavoro a progetto. Su questa base SamBooks confronta in tempo reale quanto hai pianificato con quanto hai consuntivato, e trasforma le ore approvate in una fattura.

A cosa serve

Se lavori a progetto — consulenza, agenzia, software house, servizi IT, manutenzione — la commessa è il contenitore che tiene insieme chi lavora (le risorse), per quale cliente, con quale logica di prezzo e con quale budget. È il punto da cui parte tutto il resto del modulo: i rapportini si registrano su una commessa, e la fattura a consumo nasce dalle ore approvate di una commessa.

Il modulo vive in un'unica pagina, Progetti, organizzata in schede (tab): Commesse, Risorse, Rapportini e — per Gestore e Amministrativo — Integrazioni PM. Questa guida copre le prime due, Commesse e Risorse, più la lettura del confronto budget vs consuntivo. Per il flusso delle ore e l'emissione della fattura, e per l'import da tool esterni, trovi le guide collegate in fondo.

Un punto importante: tariffe, prezzi e costi vivono solo in SamBooks. Sono dati amministrativi che imposti qui, non in un tool di project management esterno. Per questo, anche quando importi le ore da fuori, la tariffa la decide il prezziario di SamBooks.

Prerequisiti

• Accesso alla pagina Progetti (il modulo è in rilascio progressivo; se non la vedi tra le sezioni, non è ancora attiva per la tua azienda).
• Per vedere e impostare i valori monetari — costo interno, tariffa, budget, margine — serve il ruolo Gestore o Amministrativo. Chi ha un ruolo diverso usa il modulo ma non vede gli importi economici.
• Per fatturare una commessa serve un cliente associato: una commessa senza cliente è considerata interna e non si può fatturare.

Procedura passo-passo

1. Apri la pagina Progetti

Vai su Progetti. La pagina si apre sulla scheda Commesse. In alto trovi i riquadri di sintesi (KPI): Commesse totali e In corso sono visibili a tutti; Costo attuale e Valore commesse compaiono solo a Gestore e Amministrativo.

2. Crea una commessa

1. Nella scheda Commesse, premi Nuova commessa.
2. Si apre la finestra Nuova commessa. Compila i campi:
   • Descrizione (obbligatoria) — es. "Sviluppo portale clienti Acme".
   • Codice — un identificativo tuo, opzionale (es. "ACME-2026").
   • Cliente — scegli il cliente destinatario; lascia Interna se non c'è un cliente da fatturare.
   • Tariffazione — vedi lo step 3.
   • Stato — In corso, Chiusa, Sospesa o Annullata. Le nuove nascono In corso.
   • Budget (€) — l'importo di riferimento della commessa (opzionale), usato come base dello scostamento.
   • Data inizio / Data fine — opzionali; la data fine non può precedere la data inizio.
3. Premi Crea commessa. La commessa compare nella lista con un badge di provenienza Nativa.

3. Scegli la tariffazione (pricing)

Nel campo Tariffazione scegli come si calcola il valore del lavoro:

• A consuntivo (T&M) — si fattura a ore effettive moltiplicate per la tariffa. È l'impostazione predefinita.
• Forfait — un prezzo fisso concordato per l'intera commessa. Selezionandolo compare il campo Prezzo forfait (€).
• Misto — combinazione delle due (una parte a forfait, una a consumo). Anche qui compare il campo Prezzo forfait (€).

Per le commesse a consumo o miste puoi indicare un Prezziario di default: è il listino da cui SamBooks risolve la tariffa oraria delle ore registrate. Se non hai ancora un prezziario lascia Nessuno e potrai associarlo in seguito.

4. Imposta i prezziari (listini tariffe)

Un prezziario è un listino di tariffe per ruolo (es. "Sviluppatore senior") o per tipo di attività. Ogni riga porta un prezzo orario e/o un forfait. È quello che SamBooks usa per congelare la tariffa di un'ora quando viene registrata.

I prezziari esistenti si scelgono dal menu Prezziario di default nel form della commessa. Per crearne uno nuovo chiedilo a Sam dal pannello di chat — ad esempio: "Crea un prezziario con sviluppatore senior 80 €/h e junior 45 €/h". Sam crea il listino con le sue righe, che poi puoi selezionare nella commessa.

5. Crea l'anagrafica delle risorse

1. Apri la scheda Risorse.
2. Premi Nuova risorsa.
3. Nella finestra Nuova risorsa compila:
   • Nome (obbligatorio) — es. "Mario Rossi".
   • Ruolo / seniority — es. "Sviluppatore senior".
   • Costo interno orario (€) e Tariffa oraria default (€) — visibili e impostabili solo a Gestore e Amministrativo. Il costo interno è il dato riservato con cui SamBooks calcola il margine; la tariffa è il prezzo di vendita orario di riferimento.
   • Risorsa attiva — lascia attivo l'interruttore per i collaboratori operativi.
4. Premi Crea risorsa.

Le risorse create da questa finestra sono esterne: collaboratori che non hanno un accesso alla piattaforma. Nella tabella appaiono con il tipo Esterna. Le risorse Interne sono quelle collegate a un utente della piattaforma e si abbinano per altra via, non da questo form. Puoi filtrare l'elenco per Tipo (interna/esterna) e per Stato (attiva/non attiva).

6. Leggi il budget vs consuntivo di una commessa

1. Nella scheda Commesse, clicca su una riga per aprire il dettaglio.
2. Si apre la finestra con il nome della commessa, il suo stato, il cliente e la tariffazione.
3. Nella scheda Budget vs consuntivo trovi gli indicatori, a tutti i ruoli per i valori di ricavo e solo ai privilegiati per quelli di costo:
   • Budget manuale — il budget che hai indicato in anagrafica.
   • Valore atteso — ricavo pianificato: ore stimate × tariffa (per forfait/misto è il prezzo forfait).
   • Consuntivo ricavi — valore delle ore fatturabili a tariffa (più eventuali spese rimborsabili). Non è l'incassato.
   • Ricavi fatturati e Da fatturare — quanto è già finito in fattura e quanto resta.
   • Ore stimate, Ore totali, Ore fatturabili.
   • Scostamento — differenza tra budget e consuntivo, in valore e in percentuale (in rosso se negativo).
   • Budget costi, Costo attuale e Margine lordo — solo Gestore/Amministrativo: rispettivamente il costo pianificato, il costo effettivo (ore × costo interno) e il margine.
4. La scheda Attività elenca le attività della commessa (sviluppo, analisi, riunione, documentazione, trasferta, manutenzione).
5. Da qui parte anche Genera fattura T&M, attivo solo se la commessa ha un cliente. Il flusso completo è descritto nella guida collegata.

Suggerimenti

• Imposta il Prezziario di default sulla commessa: così le ore registrate ereditano la tariffa giusta senza doverla ribadire ogni volta.
• Il costo interno della risorsa serve solo a calcolare il margine: non finisce mai in fattura ed è cifrato. Vale la pena compilarlo per leggere il margine reale della commessa.
• Usa lo Stato per tenere la lista pulita: porta a Chiusa o Sospesa le commesse non più in lavorazione invece di lasciarle tutte in corso.
• Gestisci le commesse anche a voce con Sam: dal pannello di chat puoi chiedere "Mostrami il budget vs consuntivo di una commessa" o "Quali rapportini sono da approvare?".

Errori frequenti

• "La descrizione è obbligatoria." — Compila il campo Descrizione prima di salvare la commessa.
• Non vedo gli importi (costo, tariffa, budget, margine). — È previsto: i valori monetari sono riservati a Gestore e Amministrativo. Con un ruolo diverso usi il modulo ma non vedi gli importi.
• Il pulsante "Genera fattura T&M" è disattivato. — La commessa è interna: senza un cliente associato non c'è nessuno da fatturare. Il cliente si indica quando crei la commessa: per renderla fatturabile, creane una con il cliente assegnato (o chiedi a Sam in chat).
• Ho impostato il prezzo forfait ma il campo è sparito. — Il campo Prezzo forfait (€) compare solo con tariffazione Forfait o Misto. Se torni su A consuntivo (T&M) il prezzo forfait non viene usato.
• Non trovo un prezziario da selezionare. — I prezziari si creano via chat con Sam (o via integrazione): finché non ne esiste uno, il menu mostra solo Nessuno.

FAQ

Posso creare una commessa senza cliente? Sì: lasciando il cliente su Interna. Una commessa interna serve a tracciare ore e budget di lavori non fatturabili, ma non potrai generarne una fattura.

Che differenza c'è tra costo interno e tariffa? Il costo interno orario è quanto ti costa un'ora della risorsa (usato per il margine, riservato). La tariffa oraria è il prezzo a cui vendi quell'ora al cliente. Servono a calcolare margine e valore commessa.

La tariffa la imposto nel mio tool di project management? No. Tariffe, prezzi e costi vivono solo in SamBooks: si impostano nel prezziario e sulla risorsa. Anche per le ore importate da un tool esterno, la tariffa la governa il prezziario di SamBooks.

Chi può approvare le ore e vedere i margini? I valori economici e le azioni di gestione sono riservati ai ruoli Gestore e Amministrativo. Gli altri ruoli vedono il proprio lavoro ma non gli importi.

La tariffa di un'ora cambia se aggiorno il prezziario? No, non per le ore già registrate: ogni ora congela la tariffa al momento dell'inserimento, quindi un aggiornamento successivo del listino non altera le ore passate. La logica di tariffazione (T&M, forfait o misto) e il cliente si scelgono quando crei la commessa.

Funzioni correlate

• Rapportini e fatturazione progetti — registrare le ore, il flusso di approvazione e la generazione della fattura T&M.
• Integrazione con ClickUp — collegare un tool di project management e importare le ore tracciate dentro SamBooks.