Termini di Servizio

Il servizio SamBooks è fornito da Digital Logistics S.r.l. (P.IVA IT03031930351, sede legale in Via Fratelli Cervi 80, 42124 Reggio Emilia — di seguito “SamBooks”): un servizio software in modalità SaaS per la gestione amministrativa e contabile di imprese italiane, accessibile tramite browser web (“il Servizio”).

SamBooks opera come software house: mette a disposizione strumenti software e produce dati ed elaborazioni tecniche. L’obbligazione di SamBooks è un’obbligazione di mezzi relativa al corretto funzionamento del software, non di risultato sull’esattezza degli adempimenti fiscali del Cliente. Registrandosi, il Cliente accetta integralmente questi Termini, compreso l’Accordo sul trattamento dei dati personali richiamato all’art. 11, e dichiara di aver letto l’Informativa privacy.

Il Servizio fornisce strumenti software per la gestione amministrativa e contabile e produce bozze tecniche di documenti fiscali. Il Servizio non costituisce e non sostituisce in alcun modo la consulenza professionale di un Dottore Commercialista o di un Esperto Contabile né di qualunque altro professionista abilitato. Le risposte dell’assistente AI “Sam” sono basate su normativa pubblica, hanno finalità informativa e operativa e non costituiscono parere legale, fiscale o contabile vincolante.

Il Cliente è l’unico responsabile della correttezza dei dati inseriti e della conformità del proprio operato alla normativa fiscale e civilistica vigente. Il Cliente si obbliga a verificare ogni elaborazione prodotta dal Servizio e a sottoporre ogni documento dichiarativo a un professionista abilitato prima della firma e dell’invio telematico. Le operazioni con effetto fiscale o bancario (emissione fatture, F24, dichiarativi, disposizioni) richiedono una conferma esplicita dell’utente; fanno eccezione solo gli invii automatici che il Cliente stesso attiva e programma, come quelli delle fatture ricorrenti, dei quali resta responsabile.

Ove disponibili, i file dei documenti dichiarativi generati dal Servizio (ad esempio file XML per le dichiarazioni) sono prodotti come bozze tecniche allineate ai formati richiesti dall’Agenzia delle Entrate, contrassegnate come tali (prefisso “BOZZA” e avviso nel documento). Tali file non sono documenti definitivi: la verifica, l’adeguamento, la validazione e l’invio telematico tramite Entratel restano sempre e per intero in capo al Cliente o al suo Dottore Commercialista / Esperto Contabile abilitato. SamBooks non assume alcun mandato professionale né responsabilità sull’invio.

SamBooks non è un conservatore a norma e non eroga un servizio di conservazione sostitutiva. L’archiviazione interna ha finalità operative e di backup e non assolve l’obbligo di conservazione a norma ex art. 39 DPR 633/1972. La conservazione delle fatture elettroniche è un obbligo del Cliente: SamBooks fornisce l’export dei file in formato standard (XML FatturaPA) e una guida all’adesione al servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate. SamBooks non risponde della mancata o decaduta conservazione imputabile alla mancata adesione o al mancato rinnovo da parte del Cliente.

SamBooks è destinato a soggetti con partita IVA italiana e agli studi professionali che assistono imprese italiane. Il Cliente è responsabile di mantenere riservate le proprie credenziali di accesso e di non cederle a terzi non autorizzati.

I piani, i prezzi e le condizioni dell’eventuale periodo di prova gratuito sono quelli pubblicati su sambooks.ai/prezzi al momento della sottoscrizione. Il pagamento è anticipato, su base mensile o annuale, con i metodi proposti al momento del pagamento.

• Non utilizzare il Servizio per attività illegali o fraudolente.
• Mantenere la riservatezza delle credenziali di accesso.
• Non cedere l’accesso a terzi non autorizzati dall’azienda.
• Garantire la correttezza e la liceità dei dati inseriti.
• Verificare ogni elaborazione e operazione proposta da Sam prima di confermarla.

Ferma restando l’esclusione del Servizio da qualsiasi responsabilità per gli adempimenti fiscali del Cliente (artt. 2-4), e salvo il caso di dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva di SamBooks per danni derivanti da difetti del Servizio è limitata, ai sensi dell’art. 1229 c.c., a un importo pari a dodici (12) canoni mensili effettivamente pagati dal Cliente nei dodici mesi precedenti l’evento dannoso.

Sono in ogni caso esclusi i danni indiretti, il lucro cessante e la perdita di dati non imputabili a SamBooks. La limitazione non si applica ai casi di dolo e colpa grave, alle violazioni di norme imperative o di ordine pubblico, né alle responsabilità in materia di protezione dei dati personali, che restano disciplinate dalla normativa applicabile.

SamBooks fornisce il Servizio “così com’è” (as is) e si adopera con diligenza per la sua disponibilità e correttezza, senza garantire che sia ininterrotto o esente da errori. Sono escluse le garanzie implicite di idoneità a uno scopo specifico nei limiti consentiti dalla legge.

Il trattamento dei dati personali di cui SamBooks è titolare è descritto nell’Informativa privacy. Per i dati personali che il Cliente tratta con il Servizio, come quelli di clienti, fornitori e dipendenti contenuti nei documenti contabili, il titolare è il Cliente e SamBooks è responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679: questo trattamento è regolato dall’Accordo sul trattamento dei dati personali, che fa parte integrante dei presenti Termini e che il Cliente accetta insieme a essi. In caso di contrasto fra i Termini e l’Accordo, per il trattamento dei dati personali prevale l’Accordo. I dati del Cliente sono ospitati su server nell’Unione Europea e protetti con cifratura, isolamento multi-tenant e backup periodici; le misure tecniche e organizzative sono descritte nell’Allegato III dell’Accordo.

Il Cliente può cancellare l’account in qualsiasi momento, senza vincoli di permanenza, ed esportare i propri dati in qualsiasi momento in formato standard (XML FatturaPA, CSV, JSON). Dopo la cancellazione i dati restano disponibili per l’export per 30 giorni; SamBooks li elimina poi entro 90 giorni dalla cancellazione, come previsto dall’Accordo sul trattamento dei dati personali, salvo quelli che la legge impone a SamBooks di conservare. La conservazione dei documenti fiscali per i periodi di legge resta un obbligo del Cliente (art. 5), che per questo esporta i dati prima che siano eliminati.

SamBooks può aggiornare questi Termini pubblicandone la nuova versione su questa pagina, con la data dell’ultimo aggiornamento. Le modifiche che riducono i diritti del Cliente o ne aumentano gli obblighi o i corrispettivi hanno effetto 30 giorni dopo la pubblicazione, e il Cliente che non le accetta può recedere entro quel termine senza penali; le altre hanno effetto dalla pubblicazione. Continuando a usare il Servizio dopo la data di efficacia, il Cliente accetta i nuovi Termini.

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 1341, comma 2, c.c., il Cliente approva specificamente le clausole relative a: esclusione di consulenza professionale (art. 2), verifica obbligatoria e ruolo del professionista (art. 3), conservazione a norma (art. 5), limitazione di responsabilità (art. 9), garanzie (art. 10), accordo sul trattamento dei dati personali (art. 11), modifiche ai Termini (art. 13) e foro competente (art. 15).

Questi Termini sono regolati dalla legge italiana. Trattandosi di rapporto tra imprese (B2B), per qualsiasi controversia è competente in via esclusiva il Tribunale di Milano.