Accordo sul trattamento dei dati personali

Versione 1.1 — 10 ottobre 2026

Parte A — Condizioni

1. Parti

Questo accordo è concluso fra:

• l'azienda che si registra a SamBooks e ne accetta i Termini di servizio, con la denominazione, la sede e la partita IVA indicate nel profilo aziendale del servizio (il «Cliente»), titolare del trattamento;
• Digital Logistics S.r.l., con sede legale in Via Fratelli Cervi 80, 42124 Reggio Emilia (RE), partita IVA IT03031930351, società che sviluppa ed eroga il software SamBooks, in persona del legale rappresentante pro tempore («SamBooks»), responsabile del trattamento.

2. Oggetto

L'accordo regola il trattamento dei dati personali che il Cliente effettua tramite SamBooks: i dati di clienti, fornitori, dipendenti, collaboratori e referenti che compaiono nei documenti e nelle registrazioni contabili del Cliente. Di questi dati il titolare è il Cliente, e SamBooks li tratta per suo conto. Restano fuori i dati di cui SamBooks è titolare, descritti nella sua informativa privacy: registrazione e uso dell'account, fatturazione dell'abbonamento, contatti.

3. Clausole contrattuali tipo

Le parti adottano le clausole contrattuali tipo della Decisione di esecuzione (UE) 2021/915 della Commissione, del 4 giugno 2021, riportate per intero nella Parte B con le opzioni scelte, e ne compilano gli allegati nella Parte C. Se una qualunque altra pattuizione fra le parti, compresi questa Parte A e i Termini di servizio, contrasta con le clausole tipo, prevalgono le clausole tipo (clausola 4). I punti che seguono le integrano come consente la clausola 2, lettera b), e si leggono in modo da non contraddirle.

4. Istruzioni del Cliente

Sono istruzioni documentate del Cliente ai sensi della clausola 7.1: questo accordo; l'uso e la configurazione del servizio da parte del Cliente e degli utenti che abilita, cioè i dati che inseriscono o importano, i documenti che caricano, le funzioni che attivano e le operazioni che confermano; le richieste che il Cliente invia per iscritto ai contatti del punto 8. Approvando l'Allegato IV il Cliente dà istruzione anche per i trasferimenti verso paesi terzi lì indicati, che avvengono nel rispetto del capo V del Regolamento (clausola 7.8).

5. Sub-responsabili

L'elenco concordato della clausola 7.7, lettera a), è l'Allegato IV. SamBooks comunica ogni aggiunta o sostituzione almeno 30 giorni prima, con le informazioni che servono a valutarla, per email al referente del Cliente indicato nell'Allegato I oppure con un avviso nell'applicazione all'utente con ruolo Gestore. Se il Cliente si oppone per motivi legati alla protezione dei dati e le parti non trovano una soluzione, il Cliente può recedere dal servizio senza penali prima che la modifica abbia effetto.

6. Fine del trattamento

Il trattamento dura quanto il contratto di servizio. Per tutta la durata del contratto, e per 30 giorni dopo la chiusura dell'account, il Cliente può esportare i propri dati nei formati del servizio (XML FatturaPA, CSV, JSON e, su richiesta, un unico pacchetto ZIP): è questa la restituzione prevista dalla clausola 10, lettera d). Gli obblighi di conservazione dei documenti contabili restano del Cliente, che per questo esporta i dati prima della cancellazione. Su richiesta del Cliente, o quando l'account viene chiuso, SamBooks cancella i dati entro 90 giorni dalla richiesta o dalla chiusura e lo conferma per iscritto, salvo che il diritto dell'Unione o italiano le imponga di conservarli. Le copie di backup del database si eliminano alla loro scadenza, 30 giorni per quelle correnti e 12 mesi per le copie di fine mese: fino ad allora restano protette e servono solo a ripristinare il servizio.

7. Verifiche

Per le verifiche della clausola 7.6 SamBooks mette a disposizione la propria documentazione e risponde per iscritto alle domande del Cliente. Il Cliente, o un revisore indipendente da lui incaricato, può inoltre svolgere una verifica, anche nei locali di SamBooks, con un preavviso scritto ragionevole (di regola 30 giorni) e, di regola, non più di una volta ogni 12 mesi. Se vi sono indicazioni di inosservanza, dopo una violazione dei dati personali o su richiesta di un'autorità di controllo, il limite annuale non si applica e il preavviso si riduce al tempo strettamente necessario. Il revisore si impegna per iscritto alla riservatezza, e la verifica non può dare accesso ai dati di altri clienti di SamBooks né mettere a rischio la sicurezza del servizio. Ciascuna parte sostiene i propri costi.

8. Contatti

Per ogni comunicazione su questo accordo, istruzioni e notifiche di violazione comprese, i recapiti di SamBooks sono info@sambooks.ai e la PEC digital.logistics@legalmail.it; per il Cliente vale il referente indicato nell'Allegato I. SamBooks non ha nominato un responsabile della protezione dei dati.

9. Conclusione

L'accordo si conclude quando il Cliente, al momento della registrazione, accetta i Termini di servizio di SamBooks che lo richiamano; le parti possono anche firmarlo, pure in forma elettronica. Ha effetto da quel momento e resta in vigore finché SamBooks tratta dati personali per conto del Cliente.

Parte B — Clausole contrattuali tipo

Testo della Decisione di esecuzione (UE) 2021/915 della Commissione, del 4 giugno 2021 (GU UE L 199 del 7 giugno 2021, pag. 18), clausole 1-10 dell'allegato, alle pagine 21-26. Le parti hanno scelto le opzioni della clausola 1, lettera a), della clausola 7.7, lettera a), e delle clausole 8, 9.1 e 9.2, hanno tenuto il solo regolamento (UE) 2016/679 dove le clausole 3, lettera c), e 7.1, lettera b), lo affiancano al regolamento (UE) 2018/1725, e non hanno adottato la clausola facoltativa 5. Il resto del testo è quello pubblicato.

SEZIONE I

Clausola 1

Scopo e ambito di applicazione

a) Scopo delle presenti clausole contrattuali tipo (di seguito «clausole») è garantire il rispetto dell'articolo 28, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati).

b) I titolari del trattamento e i responsabili del trattamento di cui all'allegato I hanno accettato le presenti clausole al fine di garantire il rispetto dell'articolo 28, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2016/679 e/o dell'articolo 29, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2018/1725.

c) Le presenti clausole si applicano al trattamento dei dati personali specificato all'allegato II.

d) Gli allegati da I a IV costituiscono parte integrante delle clausole.

e) Le presenti clausole lasciano impregiudicati gli obblighi cui è soggetto il titolare del trattamento a norma del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725.

f) Le presenti clausole non garantiscono, di per sé, il rispetto degli obblighi connessi ai trasferimenti internazionali conformemente al capo V del regolamento (UE) 2016/679 o del regolamento (UE) 2018/1725.

Clausola 2

Invariabilità delle clausole

a) Le parti si impegnano a non modificare le clausole se non per aggiungere o aggiornare informazioni negli allegati.

b) Ciò non impedisce alle parti di includere le clausole contrattuali tipo stabilite nelle presenti clausole in un contratto più ampio o di aggiungere altre clausole o garanzie supplementari, purché queste non contraddicano, direttamente o indirettamente, le presenti clausole o ledano i diritti o le libertà fondamentali degli interessati.

Clausola 3

Interpretazione

a) Quando le presenti clausole utilizzano i termini definiti, rispettivamente, nel regolamento (UE) 2016/679 o nel regolamento (UE) 2018/1725, tali termini hanno lo stesso significato di cui al regolamento interessato.

b) Le presenti clausole vanno lette e interpretate alla luce delle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 o del regolamento (UE) 2018/1725, rispettivamente.

c) Le presenti clausole non devono essere interpretate in un senso che non sia conforme ai diritti e agli obblighi previsti dal regolamento (UE) 2016/679, o che pregiudichi i diritti o le libertà fondamentali degli interessati.

Clausola 4

Gerarchia

In caso di contraddizione tra le presenti clausole e le disposizioni di accordi correlati, vigenti tra le parti al momento dell'accettazione delle presenti clausole, o conclusi successivamente, prevalgono le presenti clausole.

Clausola 5 — Facoltativa

Clausola di adesione successiva

Non adottata.

SEZIONE II

OBBLIGHI DELLE PARTI

Clausola 6

Descrizione del trattamento

I dettagli dei trattamenti, in particolare le categorie di dati personali e le finalità del trattamento per le quali i dati personali sono trattati per conto del titolare del trattamento, sono specificati nell'allegato II.

Clausola 7

Obblighi delle parti

7.1. Istruzioni

a) Il responsabile del trattamento tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell'Unione o nazionale cui è soggetto il responsabile del trattamento. In tal caso, il responsabile del trattamento informa il titolare del trattamento circa tale obbligo giuridico prima del trattamento, a meno che il diritto lo vieti per rilevanti motivi di interesse pubblico. Il titolare del trattamento può anche impartire istruzioni successive per tutta la durata del trattamento dei dati personali. Tali istruzioni sono sempre documentate.

b) Il responsabile del trattamento informa immediatamente il titolare del trattamento qualora, a suo parere, le istruzioni del titolare del trattamento violino il regolamento (UE) 2016/679 o le disposizioni applicabili, nazionali o dell'Unione, relative alla protezione dei dati.

7.2. Limitazione delle finalità

Il responsabile del trattamento tratta i dati personali soltanto per le finalità specifiche del trattamento di cui all'allegato II, salvo ulteriori istruzioni del titolare del trattamento.

7.3. Durata del trattamento dei dati personali

Il responsabile del trattamento tratta i dati personali soltanto per la durata specificata nell'allegato II.

7.4. Sicurezza del trattamento

a) Il responsabile del trattamento mette in atto almeno le misure tecniche e organizzative specificate nell'allegato III per garantire la sicurezza dei dati personali. Ciò include la protezione da ogni violazione di sicurezza che comporti accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l'accesso ai dati (violazione dei dati personali). Nel valutare l'adeguato livello di sicurezza, le parti tengono debitamente conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche dei rischi per gli interessati.

b) Il responsabile del trattamento concede l'accesso ai dati personali oggetto di trattamento ai membri del suo personale soltanto nella misura strettamente necessaria per l'attuazione, la gestione e il controllo del contratto. Il responsabile del trattamento garantisce che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali ricevuti si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.

7.5. Dati sensibili

Se il trattamento riguarda dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l'appartenenza sindacale, dati genetici o dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona, o dati relativi a condanne penali e a reati («dati sensibili»), il responsabile del trattamento applica limitazioni specifiche e/o garanzie supplementari.

7.6. Documentazione e rispetto

a) Le parti devono essere in grado di dimostrare il rispetto delle presenti clausole.

b) Il responsabile del trattamento risponde prontamente e adeguatamente alle richieste di informazioni del titolare del trattamento relative al trattamento dei dati conformemente alle presenti clausole.

c) Il responsabile del trattamento mette a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi stabiliti nelle presenti clausole e che derivano direttamente dal regolamento (UE) 2016/679 e/o dal regolamento (UE) 2018/1725. Su richiesta del titolare del trattamento, il responsabile del trattamento consente e contribuisce alle attività di revisione delle attività di trattamento di cui alle presenti clausole, a intervalli ragionevoli o se vi sono indicazioni di inosservanza. Nel decidere in merito a un riesame o a un'attività di revisione, il titolare del trattamento può tenere conto delle pertinenti certificazioni in possesso del responsabile del trattamento.

d) Il titolare del trattamento può scegliere di condurre l'attività di revisione autonomamente o incaricare un revisore indipendente. Le attività di revisione possono comprendere anche ispezioni nei locali o nelle strutture fisiche del responsabile del trattamento e, se del caso, sono effettuate con un preavviso ragionevole.

e) Su richiesta, le parti mettono a disposizione della o delle autorità di controllo competenti le informazioni di cui alla presente clausola, compresi i risultati di eventuali attività di revisione.

7.7. Ricorso a sub-responsabili del trattamento

a) AUTORIZZAZIONE SCRITTA GENERALE: Il responsabile del trattamento ha l'autorizzazione generale del titolare del trattamento per ricorrere a sub-responsabili del trattamento sulla base di un elenco concordato. Il responsabile del trattamento informa specificamente per iscritto il titolare del trattamento di eventuali modifiche previste di tale elenco riguardanti l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili del trattamento con un anticipo di almeno 30 giorni, dando così al titolare del trattamento tempo sufficiente per poter opporsi a tali modifiche prima del ricorso al o ai sub-responsabili del trattamento in questione. Il responsabile del trattamento fornisce al titolare del trattamento le informazioni necessarie per consentirgli di esercitare il diritto di opposizione.

b) Qualora il responsabile del trattamento ricorra a un sub-responsabile del trattamento per l'esecuzione di specifiche attività di trattamento (per conto del responsabile del trattamento), stipula un contratto che impone al sub-responsabile del trattamento, nella sostanza, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati imposti al responsabile del trattamento conformemente alle presenti clausole. Il responsabile del trattamento si assicura che il sub-responsabile del trattamento rispetti gli obblighi cui il responsabile del trattamento è soggetto a norma delle presenti clausole e del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725.

c) Su richiesta del titolare del trattamento, il responsabile del trattamento gli fornisce copia del contratto stipulato con il sub-responsabile del trattamento e di ogni successiva modifica. Nella misura necessaria a proteggere segreti aziendali o altre informazioni riservate, compresi i dati personali, il responsabile del trattamento può espungere informazioni dal contratto prima di trasmetterne una copia.

d) Il responsabile del trattamento rimane pienamente responsabile nei confronti del titolare del trattamento dell'adempimento degli obblighi del sub-responsabile del trattamento derivanti dal contratto che questi ha stipulato con il responsabile del trattamento. Il responsabile del trattamento notifica al titolare del trattamento qualunque inadempimento, da parte del sub-responsabile del trattamento, degli obblighi contrattuali.

e) Il responsabile del trattamento concorda con il sub-responsabile del trattamento una clausola del terzo beneficiario secondo la quale, qualora il responsabile del trattamento sia scomparso di fatto, abbia giuridicamente cessato di esistere o sia divenuto insolvente, il titolare del trattamento ha diritto di risolvere il contratto con il sub-responsabile del trattamento e di imporre a quest'ultimo di cancellare o restituire i dati personali.

7.8. Trasferimenti internazionali

a) Qualunque trasferimento di dati verso un paese terzo o un'organizzazione internazionale da parte del responsabile del trattamento è effettuato soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento o per adempiere a un requisito specifico a norma del diritto dell'Unione o degli Stati membri cui è soggetto il responsabile del trattamento, e nel rispetto del capo V del regolamento (UE) 2016/679 o del regolamento (UE) 2018/1725.

b) Il titolare del trattamento conviene che, qualora il responsabile del trattamento ricorra a un sub-responsabile del trattamento conformemente alla clausola 7.7 per l'esecuzione di specifiche attività di trattamento (per conto del titolare del trattamento) e tali attività di trattamento comportino il trasferimento di dati personali ai sensi del capo V del regolamento (UE) 2016/679, il responsabile del trattamento e il sub-responsabile del trattamento possono garantire il rispetto del capo V del regolamento (UE) 2016/679 utilizzando le clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione conformemente all'articolo 46, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679, purché le condizioni per l'uso di tali clausole contrattuali tipo siano soddisfatte.

Clausola 8

Assistenza al titolare del trattamento

a) Il responsabile del trattamento notifica prontamente al titolare del trattamento qualunque richiesta ricevuta dall'interessato. Non risponde egli stesso alla richiesta, a meno che sia stato autorizzato in tal senso dal titolare del trattamento.

b) Il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento nell'adempimento degli obblighi di rispondere alle richieste degli interessati per l'esercizio dei loro diritti, tenuto conto della natura del trattamento. Nell'adempiere agli obblighi di cui alle lettere a) e b), il responsabile del trattamento si attiene alle istruzioni del titolare del trattamento.

c) Oltre all'obbligo di assistere il titolare del trattamento in conformità della clausola 8, lettera b), il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento anche nel garantire il rispetto dei seguenti obblighi, tenuto conto della natura del trattamento dei dati e delle informazioni a disposizione del responsabile del trattamento:

1) l'obbligo di effettuare una valutazione dell'impatto dei trattamenti previsti sulla protezione dei dati personali («valutazione d'impatto sulla protezione dei dati») qualora un tipo di trattamento possa presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche;

2) l'obbligo, prima di procedere al trattamento, di consultare la o le autorità di controllo competenti qualora la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati indichi che il trattamento presenterebbe un rischio elevato in assenza di misure adottate dal titolare del trattamento per attenuare il rischio;

3) l'obbligo di garantire che i dati personali siano esatti e aggiornati, informando senza indugio il titolare del trattamento qualora il responsabile del trattamento venga a conoscenza del fatto che i dati personali che sta trattando sono inesatti o obsoleti;

4) gli obblighi di cui all'articolo 32 regolamento (UE) 2016/679.

d) Le parti stabiliscono nell'allegato III le misure tecniche e organizzative adeguate con cui il responsabile del trattamento è tenuto ad assistere il titolare del trattamento nell'applicazione della presente clausola, nonché l'ambito di applicazione e la portata dell'assistenza richiesta.

Clausola 9

Notifica di una violazione dei dati personali

In caso di violazione dei dati personali, il responsabile del trattamento coopera con il titolare del trattamento e lo assiste nell'adempimento degli obblighi che incombono a quest'ultimo a norma degli articoli 33 e 34 del regolamento (UE) 2016/679 o degli articoli 34 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725, ove applicabile, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del responsabile del trattamento.

9.1. Violazione riguardante dati trattati dal titolare del trattamento

In caso di una violazione dei dati personali trattati dal titolare del trattamento, il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento:

a) nel notificare la violazione dei dati personali alla o alle autorità di controllo competenti, senza ingiustificato ritardo dopo che il titolare del trattamento ne è venuto a conoscenza, se del caso/(a meno che sia improbabile che la violazione dei dati personali presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche);

b) nell'ottenere le seguenti informazioni che, in conformità dell'articolo 33, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2016/679, devono essere indicate nella notifica del titolare del trattamento e includere almeno:

1) la natura dei dati personali compresi, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati in questione nonché le categorie e il numero approssimativo di registrazioni dei dati personali in questione;

2) le probabili conseguenze della violazione dei dati personali;

3) le misure adottate o di cui si propone l'adozione da parte del titolare del trattamento per porre rimedio alla violazione dei dati personali, se del caso anche per attenuarne i possibili effetti negativi.

Qualora, e nella misura in cui, non sia possibile fornire tutte le informazioni contemporaneamente, la notifica iniziale contiene le informazioni disponibili in quel momento, e le altre informazioni sono fornite successivamente, non appena disponibili, senza ingiustificato ritardo.

c) nell'adempiere, in conformità dell'articolo 34 del regolamento (UE) 2016/679, all'obbligo di comunicare senza ingiustificato ritardo la violazione dei dati personali all'interessato, qualora la violazione dei dati personali sia suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

9.2. Violazione riguardante dati trattati dal responsabile del trattamento

In caso di una violazione dei dati personali trattati dal responsabile del trattamento, quest'ultimo ne dà notifica al titolare del trattamento senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza. La notifica contiene almeno:

a) una descrizione della natura della violazione (compresi, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni dei dati in questione);

b) i recapiti di un punto di contatto presso il quale possono essere ottenute maggiori informazioni sulla violazione dei dati personali;

c) le probabili conseguenze della violazione dei dati personali e le misure adottate o di cui si propone l'adozione per porre rimedio alla violazione, anche per attenuarne i possibili effetti negativi.

Qualora, e nella misura in cui, non sia possibile fornire tutte le informazioni contemporaneamente, la notifica iniziale contiene le informazioni disponibili in quel momento, e le altre informazioni sono fornite successivamente, non appena disponibili, senza ingiustificato ritardo.

Le parti stabiliscono nell'allegato III tutti gli altri elementi che il responsabile del trattamento è tenuto a fornire quando assiste il titolare del trattamento nell'adempimento degli obblighi che incombono al titolare del trattamento a norma degli articoli 33 e 34 del regolamento (UE) 2016/679.

SEZIONE III

DISPOSIZIONI FINALI

Clausola 10

Inosservanza delle clausole e risoluzione

a) Fatte salve le disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725, qualora il responsabile del trattamento violi gli obblighi che gli incombono a norma delle presenti clausole, il titolare del trattamento può dare istruzione al responsabile del trattamento di sospendere il trattamento dei dati personali fino a quando quest'ultimo non rispetti le presenti clausole o non sia risolto il contratto. Il responsabile del trattamento informa prontamente il titolare del trattamento qualora, per qualunque motivo, non sia in grado di rispettare le presenti clausole.

b) Il titolare del trattamento ha diritto di risolvere il contratto per quanto riguarda il trattamento dei dati personali conformemente alle presenti clausole qualora:

1) il trattamento dei dati personali da parte del responsabile del trattamento sia stato sospeso dal titolare del trattamento in conformità della lettera a) e il rispetto delle presenti clausole non sia ripristinato entro un termine ragionevole e in ogni caso entro un mese dalla sospensione;

2) il responsabile del trattamento violi in modo sostanziale o persistente le presenti clausole o gli obblighi che gli incombono a norma del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725;

3) il responsabile del trattamento non rispetti una decisione vincolante di un organo giurisdizionale competente o della o delle autorità di controllo competenti per quanto riguarda i suoi obblighi in conformità delle presenti clausole o del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725.

c) Il responsabile del trattamento ha diritto di risolvere il contratto per quanto riguarda il trattamento dei dati personali a norma delle presenti clausole qualora, dopo aver informato il titolare del trattamento che le sue istruzioni violano i requisiti giuridici applicabili in conformità della clausola 7.1, lettera b), il titolare del trattamento insista sul rispetto delle istruzioni.

d) Dopo la risoluzione del contratto il responsabile del trattamento, a scelta del titolare del trattamento, cancella tutti i dati personali trattati per conto del titolare del trattamento e certifica a quest'ultimo di averlo fatto, oppure restituisce al titolare del trattamento tutti i dati personali e cancella le copie esistenti, a meno che il diritto dell'Unione o dello Stato membro non richieda la conservazione dei dati personali. Finché i dati non sono cancellati o restituiti, il responsabile del trattamento continua ad assicurare il rispetto delle presenti clausole.

Parte C — Allegati

Allegato I — Elenco delle parti

Titolare del trattamento

• Nome, indirizzo e partita IVA: quelli dell'azienda che accetta i Termini di servizio registrandosi, come indicati nel profilo aziendale del servizio.
• Referente: l'utente con ruolo Gestore, all'indirizzo email del suo account.
• Responsabile della protezione dei dati: se il Cliente lo ha nominato, quello che comunica a SamBooks ai recapiti della Parte A, punto 8.
• Data di adesione: quella in cui il Cliente accetta i Termini di servizio (Parte A, punto 9).

Responsabile del trattamento

• Nome: Digital Logistics S.r.l., che eroga il software SamBooks
• Indirizzo: Via Fratelli Cervi 80, 42124 Reggio Emilia (RE), Italia
• Partita IVA IT03031930351 · REA RE-351772 · PEC digital.logistics@legalmail.it
• Nome, qualifica e dati di contatto del referente: Marco Dallavanzi, legale rappresentante, info@sambooks.ai
• Responsabile della protezione dei dati: non nominato
• Data di adesione: quella della conclusione dell'accordo (Parte A, punto 9)

Allegato II — Descrizione del trattamento

Categorie di interessati i cui dati personali sono trattati

• Clienti e fornitori del Cliente che sono persone fisiche (per esempio ditte individuali e professionisti) e i referenti di clienti e fornitori.
• Dipendenti e collaboratori del Cliente, per i dati che compaiono nei documenti contabili, come compensi e ritenute.
• Altre persone nominate nei documenti che il Cliente carica e, se il Cliente collega una casella di posta, mittenti e destinatari delle email.
• Gli utenti che il Cliente abilita al proprio spazio, per le tracce che lasciano nelle registrazioni (chi ha inserito o confermato un'operazione).

Categorie di dati personali trattati

• Dati anagrafici e di contatto: nome o denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzi, email, telefono.
• Dati bancari: IBAN e movimenti importati dagli estratti conto.
• Dati contabili e fiscali: fatture e altri documenti in XML e PDF, importi, descrizioni delle operazioni, registrazioni di prima nota, scadenze e pagamenti.
• Quello che gli utenti del Cliente scrivono o dettano all'assistente Sam; l'audio della dettatura serve solo a trascriverla e SamBooks non lo conserva.
• Se il Cliente collega una casella di posta: mittente, destinatari, oggetto, data ed elenco degli allegati delle email, e il corpo e gli allegati che l'utente apre o porta in contabilità.

Dati sensibili trattati (se del caso) e limitazioni o garanzie applicate

I documenti caricati possono contenere incidentalmente dati particolari, per esempio fatture sanitarie. SamBooks li tratta come dati comuni, solo per le finalità contabili di questo allegato, senza alcuna profilazione su categorie particolari. Valgono in più queste garanzie: i dati sono visibili solo agli utenti che il Cliente abilita, con i ruoli e i permessi che il Cliente sceglie; sono isolati da quelli delle altre aziende e protetti con le misure dell'Allegato III; l'assistente Sam non esegue operazioni con effetto fiscale o bancario senza la conferma esplicita di un utente.

Natura del trattamento

Raccolta (inserimento, importazione di file, ricezione dal Sistema di Interscambio, lettura automatica dei documenti), registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione anche con l'assistente Sam (che propone e chiede conferma), trasmissione al Sistema di Interscambio su conferma dell'utente o con l'invio automatico che il Cliente ha attivato, esportazione, copie di backup, cancellazione.

Finalità per le quali i dati personali sono trattati per conto del titolare del trattamento

Erogare al Cliente il servizio SamBooks di gestione amministrativa e contabile: fatturazione elettronica, contabilità e prima nota, banca e riconciliazione dei movimenti, scadenze, preparazione di modelli F24 e di bozze tecniche dei dichiarativi, assistente Sam; assistenza tecnica che il Cliente chiede; sicurezza, continuità e backup del servizio.

Durata del trattamento

Per tutta la durata del contratto di servizio fra le parti e poi fino alla restituzione e alla cancellazione dei dati, come descritto nella Parte A, punto 6.

Trattamento da parte dei sub-responsabili: materia, natura e durata

Materia e natura sono quelle indicate per ciascun sub-responsabile nell'Allegato IV (servizio e dati coinvolti). La durata coincide con quella del trattamento principale, salvo i tempi di conservazione propri del fornitore indicati nell'Allegato IV.

Allegato III — Misure tecniche e organizzative

Dove stanno i dati

Il database e i file caricati dal Cliente stanno su server Hetzner in Germania, a Falkenstein; la seconda copia dei backup e la replica dei file caricati stanno in Finlandia, a Helsinki. L'assistente Sam usa i modelli di Google su un endpoint dell'Unione europea, e Mistral su server nell'Unione europea. Gli altri fornitori e i loro paesi sono nell'Allegato IV.

Isolamento fra aziende

Le tabelle del database con una colonna che identifica l'azienda hanno la sicurezza a livello di riga (Row-Level Security) di PostgreSQL attiva e forzata, con una regola che lascia vedere solo i dati dell'azienda della sessione in corso, salvo le sessioni di amministrazione della piattaforma. Un test automatico controlla lo schema reale e fallisce se una di queste tabelle ne è priva. Fanno eccezione quattro tabelle di piattaforma (offerte commerciali, sessioni di assistenza, richieste di anagrafica in attesa, registro delle email inviate), escluse nel test una per una con la motivazione.

Cifratura

• In transito: le connessioni al server applicativo usano HTTPS con certificati TLS gestiti dal server web, e l'API invia l'intestazione HSTS con durata di un anno.
• Cifratura di campo (Fernet, con chiavi sostituibili conservate in HashiCorp Vault): IBAN di clienti, fornitori, conti e controparti dei movimenti bancari; segreti dei codici di accesso a tempo (TOTP); credenziali delle caselle di posta e degli altri servizi che il Cliente collega.
• Copie del database: l'archivio continuo e i backup completi e differenziali (pgBackRest), la seconda copia giornaliera indipendente (pg_dump) e la copia di fine mese sono cifrati con AES-256 prima di lasciare il server, i primi con la cifratura di pgBackRest e le altre due con GnuPG in modalità simmetrica; il fornitore dello spazio di archiviazione quindi non ne vede il contenuto.
• Segreti e chiavi: in HashiCorp Vault, i cui dati sono cifrati e la cui chiave principale è sigillata da un servizio di gestione delle chiavi esterno al server.

Accesso e autorizzazioni

• Le password si conservano solo come impronta Argon2id; in alternativa alla password si può accedere con una passkey (WebAuthn).
• Non si accede finché l'indirizzo email non è verificato; registrazione, recupero della password e reinvio della verifica hanno limiti di frequenza per indirizzo IP.
• Il Cliente assegna a ogni utente un ruolo (Gestore, Amministrativo, Personalizzato), anche in sola lettura, e il Personalizzato vede e modifica solo le sezioni scelte dal Cliente.
• Le estrazioni massive dei dati sono limitate per ruolo: chi è in sola lettura e il ruolo Personalizzato non possono farle, l'Amministrativo riceve gli IBAN mascherati, il Gestore li riceve in chiaro.

Registrazione degli eventi

• Ogni accesso riuscito, come ogni accesso bloccato per email non verificata, entra nel registro operativo della piattaforma, che si conserva 48 ore.
• Ogni estrazione massiva lascia una traccia con chi l'ha fatta, che cosa, quante righe e se gli IBAN sono usciti in chiaro.
• Ogni azione dell'assistente Sam che modifica i dati lascia una riga nel registro delle azioni, con i dati prima e dopo e l'utente che l'ha richiesta; un eventuale annullamento si annota sulla stessa riga.
• Quando il personale SamBooks entra nello spazio del Cliente per assistenza, ogni modifica fatta in quella sessione viene registrata.

Integrità

• Ogni file caricato passa da un controllo del formato, da una difesa contro gli archivi compressi anomali e dall'antivirus ClamAV prima di essere letto, salvato o inviato a terzi.
• Ogni azione dell'assistente Sam che modifica i dati richiede la conferma esplicita dell'utente; un test automatico impedisce che un'azione di modifica sfugga a questa conferma.

Continuità e ripristino

• Il database archivia di continuo le proprie modifiche su due depositi separati, in Germania e in Finlandia, con un backup completo la domenica e uno differenziale negli altri giorni.
• Si può ripristinare il database a qualunque istante degli ultimi 30 giorni; una seconda copia giornaliera indipendente si conserva 30 giorni, una copia di fine mese 12 mesi.
• Il primo lunedì di ogni mese una prova automatica ripristina il backup su un'istanza separata e ne verifica i conteggi esatti e la quadratura della partita doppia.
• Un controllo automatico gira ogni 10 minuti sullo stato dei backup e dei servizi e avvisa in caso di allarme.

Monitoraggio degli errori

Prima dell'invio al servizio di monitoraggio, l'applicazione web toglie dagli eventi di errore email, IBAN, partite IVA, codici fiscali, targhe, numeri di telefono e credenziali di accesso; il server toglie IBAN, codici fiscali, chiavi e credenziali.

Organizzazione

SamBooks ha una procedura scritta per la gestione delle violazioni dei dati personali.

Misure per assistere il Cliente

• Diritti degli interessati: il Cliente consulta, corregge e cancella i dati direttamente nel servizio e li esporta in qualunque momento (CSV per ogni tipo di dato o tutti insieme in un archivio ZIP, fatture in XML FatturaPA). Se una richiesta di un interessato arriva a SamBooks, SamBooks la inoltra al Cliente e non risponde da sé (clausola 8, lettera a).
• Violazioni dei dati personali: SamBooks ne dà notifica al Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, per email al referente dell'Allegato I e anche via PEC, se il Cliente ha indicato una PEC nel profilo aziendale. La notifica contiene le informazioni dell'articolo 33, paragrafo 3, del Regolamento: natura della violazione, con categorie e numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolti; nome e recapiti del punto di contatto; probabili conseguenze; misure adottate o proposte per porvi rimedio e attenuarne gli effetti. Se non tutte le informazioni sono subito disponibili, SamBooks le fornisce in fasi successive, senza ulteriore ingiustificato ritardo.
• Valutazioni d'impatto e consultazione dell'autorità: su richiesta SamBooks fornisce la descrizione del trattamento, delle misure di questo allegato e dei sub-responsabili, con le informazioni di cui dispone.

Allegato IV — Elenco dei sub-responsabili del trattamento

Autorizzazione scritta generale (clausola 7.7, lettera a): questo è l'elenco concordato. Le sedi sono quelle pubblicate dai fornitori, consultate il 9 ottobre 2026; per PostHog è quella indicata nell'accordo sul trattamento dei dati che SamBooks ha firmato con PostHog.

Chi non è in elenco, e perché

Alcuni fornitori di SamBooks non trattano dati personali per conto del Cliente, quindi non sono suoi sub-responsabili:

• Stripe incassa l'abbonamento a SamBooks e tratta i dati di pagamento come titolare autonomo o per conto di SamBooks, non i dati del gestionale.
• Cloudflare protegge dai bot i moduli pubblici del sito.
• Linkup esegue le ricerche web dell'assistente con domande generiche, senza dati del Cliente.
• Verifalia, Meta e Google Ads servono alle attività commerciali di SamBooks.
• L'Agenzia delle Entrate e il Sistema di Interscambio ricevono i dati per obbligo di legge, come destinatari e non come sub-responsabili.
• Microsoft e Google, quando il Cliente collega la propria casella Outlook o Gmail, sono fornitori scelti dal Cliente con un suo contratto, non fornitori ingaggiati da SamBooks.
• OpenAI e Microsoft Azure OpenAI non ricevono dati del Cliente: se SamBooks dovesse usarli, li aggiungerebbe prima all'elenco, con il preavviso della clausola 7.7.