Rapportini e fatturazione a progetto in SamBooks

Registra le ore di lavoro sulle commesse, falle approvare e trasformale in una bozza di fattura elettronica — a tempo e materiali oppure a forfait per stato di avanzamento — senza ricopiare nulla a mano. Puoi inserire le ore dal modulo o semplicemente chiedendolo a Sam in chat: le due strade sono sempre equivalenti.

A cosa serve

Quando lavori a progetto — consulenza, sviluppo software, agenzia, assistenza, manutenzione — le ore tracciate sui clienti sono ciò che poi fatturi. SamBooks tiene insieme i due lati: da una parte i rapportini (le ore con la loro descrizione e il loro stato), dall'altra la fattura che ne deriva.

Con la sezione Rapportini puoi:

• registrare le ore lavorate su una commessa, con data, durata, attività e note;
• distinguere le ore fatturabili da quelle che non lo sono (per esempio attività interne);
• modificare o eliminare una bozza, approvare o rifiutare un rapportino;
• approvare in blocco più ore selezionandole con le caselle e premendo Autorizza selezionati;
• generare una bozza di fattura elettronica dalla commessa, adattata alla sua tariffazione: a tempo e materiali, a forfait per stato di avanzamento (SAL), o mista.

Il principio è semplice: si fattura solo ciò che è stato approvato, e ogni ora finisce in fattura una sola volta.

Prerequisiti

• Avere una commessa già creata nella scheda Commesse, collegata a un cliente se vuoi poterla fatturare (una commessa interna senza cliente resta gestibile, ma non genera fattura).
• Avere almeno una risorsa (il collaboratore che ha lavorato) nella scheda Risorse.
• Per approvare/rifiutare le ore, vedere gli importi a tariffa e generare la fattura serve il ruolo Gestore o Amministrativo. Ogni collaboratore vede comunque sempre le proprie ore.

Nota: il valore economico delle ore (tariffa, costo, margine) è visibile solo ai ruoli Gestore e Amministrativo. Un collaboratore vede le proprie ore ma non quanto valgono.

Procedura passo-passo

1. Inserire le ore

Nella scheda Rapportini hai due strade.

Dal modulo. Premi Nuovo rapportino e compila:

• Commessa e Risorsa (chi ha lavorato e su cosa);
• Data e Ore (la durata, anche con i quarti d'ora, es. 1,25);
• Descrizione dell'attività svolta (es. "Analisi requisiti");
• in opzione la riga di prezziario da applicare (tra i listini associati alla commessa), l'Ora inizio e Ora fine, i Km percorsi e le Spese rimborsabili;
• gli interruttori Fatturabile (attivo di default) e Straordinario.

Non devi indicare la tariffa a mano: viene congelata in automatico al momento dell'inserimento, così un eventuale aggiornamento del listino non cambia le ore già registrate. Premi Registra ore: il rapportino nasce in bozza.

Con Sam, in chat. Premi Registra con Sam: si apre la chat con una traccia già pronta. Scrivi le ore in linguaggio naturale, per esempio "ieri 4 ore sulla commessa Acme per analisi requisiti". Sam prepara il rapportino e te lo fa confermare prima di salvarlo.

2. Modificare o eliminare una bozza

Finché un rapportino è in bozza puoi correggerlo o toglierlo:

• Modifica: clicca sulla riga della bozza — si riapre la finestra con i dati, modifica e premi Salva. La tariffa viene ricongelata sui nuovi dati.
• Elimina: nella colonna Azioni premi l'icona cestino, poi conferma.

Una volta approvato o rifiutato, il rapportino è definitivo e non si modifica più (vedi sotto): in quel caso si elimina e, se serve, se ne crea uno nuovo.

3. Approvare o rifiutare (responsabile)

Il ciclo di vita di un rapportino è semplice: bozza → approvato oppure bozza → rifiutato. Chi ha ruolo Gestore o Amministrativo trova, sulle righe in bozza, le azioni Approva e Rifiuta:

• Approva rende il rapportino fatturabile: solo le ore approvate entrano nella fattura, e da quel momento il rapportino lo ritrovi tra le attività della commessa pronte per essere fatturate;
• Rifiuta lo porta a rifiutato: è uno stato definitivo, escluso dalla fatturazione. Per correggere un rapportino rifiutato, eliminalo e creane uno nuovo.

Un rapportino approvato o rifiutato resta solo eliminabile (icona cestino): non si modifica più.

Approvazione massiva. Per chiudere più ore in una volta, spunta le caselle delle righe in bozza (o la casella nell'intestazione per prenderle tutte nella pagina) e premi Autorizza selezionati. È il modo rapido per dare l'ok, per esempio, a tutte le ore di una persona in un mese. Anche da chat puoi chiedere a Sam "approva tutte le ore di Mario di marzo".

I contatori in alto — Bozze, Approvati, Rifiutati — ti dicono a colpo d'occhio dove sono le ore.

4. (Facoltativo) Esportare e controllare le sovrapposizioni — con Sam

Per archiviare o condividere le ore, chiedi a Sam in chat di esportarle in un foglio Excel (.xlsx) con i filtri che ti servono ("esporta in Excel le ore di Mario di marzo"). SamBooks offre anche un controllo delle sovrapposizioni temporali: individua i rapportini della stessa persona con orari di inizio/fine che si accavallano nello stesso giorno — utile prima di fatturare ("ci sono ore sovrapposte di Mario a marzo?").

5. Generare la fattura (lo stesso pulsante si adatta alla commessa)

Apri il dettaglio di una commessa (clic sulla riga nella scheda Commesse) e premi Genera fattura. Il pulsante si adatta alla tariffazione della commessa.

Commessa a tempo e materiali (T&M). Indica il periodo (Dal / Al) e l'aliquota IVA (22% di default) e premi Genera bozza. SamBooks raccoglie le ore del cliente che sono insieme approvate, fatturabili e non ancora fatturate nel periodo, le aggrega in righe (ore × tariffa, più eventuali spese) e crea la bozza. Rigenerare lo stesso periodo non rifattura le ore già finite in una fattura: ogni ora entra in fattura una sola volta.

Commessa a forfait. Compare il riquadro Quota forfait (SAL) con il prezzo concordato, quanto è già fatturato e il residuo ancora da fatturare. Nel campo Percentuale SAL da fatturare indichi quanto fatturare in questa emissione:

• lascia il valore proposto (il residuo) per fatturare tutto il rimanente fino al 100%;
• oppure abbassa la percentuale per fatturare uno stato di avanzamento parziale (es. 30%): SamBooks mostra subito l'importo corrispondente.

Premi Genera bozza: viene creata la fattura con la riga della quota forfait. Il cumulato si aggiorna, così alla prossima emissione vedrai il nuovo residuo e non potrai superare il 100%.

Commessa mista. Indichi il periodo per le ore di straordinario a consumo e, se è il momento di fatturare anche la parte a corpo, attivi l'interruttore Includi quota forfait e imposti la percentuale SAL. La bozza conterrà sia le ore di straordinario sia la quota forfait richiesta.

In tutti i casi la bozza non parte da sola: l'invio allo SDI resta un passaggio separato, da confermare, con i normali controlli. È una garanzia contro gli invii accidentali. Se non c'è nulla da fatturare (ore non approvate o già fatturate, forfait già al 100%), SamBooks te lo dice e non crea alcuna fattura.

Suggerimenti

• Riempi i campi orario quando puoi. Ora inizio e ora fine sono opzionali, ma servono al controllo delle sovrapposizioni.
• Distingui subito il fatturabile. Lascia l'interruttore Fatturabile attivo solo sulle ore da addebitare; le ore interne tienile non fatturabili così non finiranno mai in fattura.
• Approva a fine periodo, poi fattura. Il flusso più ordinato è: si registrano le ore, il responsabile usa Autorizza selezionati per il mese, infine si genera la bozza.
• Forfait: fattura a stati di avanzamento. Non sei obbligato a fatturare tutto subito: emetti una percentuale alla volta (SAL) e il sistema tiene il conto del cumulato fino al 100%.
• Forfait e rapportini convivono. Su una commessa a forfait puoi comunque registrare le ore per tenere traccia del lavoro: non concorrono al prezzo (è fisso), ma restano utili per il margine e per lo storico.

Errori frequenti

• "Non riesco a generare la fattura" (T&M). Verifica che le ore siano approvate, fatturabili, dentro il periodo scelto e che la commessa abbia un cliente collegato.
• "Il forfait è già stato fatturato al 100%." Hai già emesso l'intero importo a corpo della commessa: non c'è più residuo da fatturare.
• "La percentuale supera il residuo." Stai chiedendo un SAL più alto di quanto resta da fatturare: riduci la percentuale al residuo mostrato.
• Non riesco a modificare un rapportino. Solo le bozze si modificano. Un rapportino approvato o rifiutato è definitivo: eliminalo e creane uno nuovo.
• La bozza creata non risulta inviata. È normale: la generazione produce una bozza. L'invio allo SDI è un'azione successiva, da confermare a parte.

FAQ

Posso inserire le ore parlando con Sam invece di compilare il modulo? Sì. Premi Registra con Sam o scrivi in chat le ore in linguaggio naturale. Sam compone il rapportino e te lo fa confermare prima di salvarlo.

Quali sono gli stati di un rapportino? Bozza (appena inserito, modificabile ed eliminabile), Approvato (pronto per la fattura, solo eliminabile) e Rifiutato (escluso dalla fatturazione, definitivo).

A cosa serve la casella sulla riga? A selezionare i rapportini da approvare in blocco con Autorizza selezionati. Spunta le righe in bozza e premi il pulsante.

Come fatturo una commessa a forfait? Dal dettaglio della commessa, Genera fattura: indichi la percentuale di stato di avanzamento (SAL) da fatturare (di default il residuo, fino al 100%). Il sistema tiene il conto del cumulato e impedisce di superare il prezzo concordato.

La fattura generata viene inviata automaticamente al Sistema di Interscambio? No. Viene creata una bozza: la rivedi e la invii allo SDI in un passaggio separato, da confermare.

Posso scaricare le ore in Excel? Sì: chiedi a Sam in chat di esportarle. Sam genera un foglio .xlsx applicando i filtri che indichi (commessa, risorsa, stato, periodo).

Funzioni correlate

• Gestire progetti e commesse — creare le commesse, i prezziari e le risorse, seguire il budget rispetto al consuntivo.
• Importare le ore da ClickUp — portare in SamBooks le ore già tracciate in un tool di project management esterno.