Rapportini e fatturazione a progetto in SamBooks

Registra le ore di lavoro sulle commesse, falle approvare dal responsabile e trasformale in una bozza di fattura elettronica a tempo e materiali, senza ricopiare nulla a mano. Puoi inserire le ore dal modulo o semplicemente chiedendolo a Sam in chat.

A cosa serve

Quando lavori a progetto — consulenza, sviluppo software, agenzia, assistenza, manutenzione — le ore tracciate sui clienti sono ciò che poi fatturi. SamBooks tiene insieme i due lati: da una parte i rapportini (le ore con la loro descrizione e il loro stato), dall'altra la fattura che ne deriva.

Con la sezione Rapportini puoi:

• registrare le ore lavorate su una commessa, con data, durata, attività e note;
• distinguere le ore fatturabili da quelle che non lo sono (per esempio attività interne);
• far passare ogni rapportino attraverso un flusso di approvazione (bozza → in attesa → approvato o rifiutato);
• approvare in blocco le ore di una persona o di un periodo con Autorizza selezionati;
• chiedere a Sam di esportare le ore in un foglio Excel;
• generare una bozza di fattura a tempo e materiali dalle ore approvate e fatturabili di un cliente.

Il principio è semplice: si fattura solo ciò che è stato approvato, e ogni ora finisce in fattura una sola volta.

Prerequisiti

• Avere una commessa già creata nella scheda Commesse dell'hub Progetti, collegata a un cliente se vuoi poterla fatturare (una commessa interna senza cliente resta gestibile, ma non genera fattura).
• Avere almeno una risorsa (il collaboratore che ha lavorato) nella scheda Risorse.
• Per inserire e approvare le ore degli altri, vedere gli importi a tariffa, esportare e generare la fattura serve il ruolo Gestore o Amministrativo. Ogni collaboratore vede comunque sempre le proprie ore.

Nota: il valore economico delle ore (tariffa, costo, margine) è visibile solo ai ruoli Gestore e Amministrativo. Un collaboratore vede le proprie ore ma non quanto valgono.

Procedura passo-passo

1. Inserire le ore

Nella scheda Rapportini dell'hub Progetti hai due strade.

Dal modulo. Premi Nuovo rapportino e compila:

• Commessa e Risorsa (chi ha lavorato e su cosa);
• Data e Ore (la durata, anche con i quarti d'ora, es. 1,25);
• Descrizione dell'attività svolta (es. "Analisi requisiti");
• in opzione Ora inizio e Ora fine, i Km percorsi e le Spese rimborsabili;
• gli interruttori Fatturabile (attivo di default) e Straordinario.

Non devi indicare la tariffa: viene congelata in automatico al momento dell'inserimento, così un eventuale aggiornamento del listino non cambia le ore già registrate. Premi Registra ore: il rapportino nasce in bozza.

Con Sam, in chat. Premi Registra con Sam: si apre la chat con una traccia già pronta. Scrivi le ore in linguaggio naturale, per esempio "ieri 4 ore sulla commessa Acme per analisi requisiti". Sam prepara il rapportino e te lo fa confermare prima di salvarlo.

2. Inviare il rapportino in approvazione

Una bozza non è ancora pronta per la fattura. Dalla riga del rapportino premi Invia: lo stato passa da bozza a Da approvare (in attesa di approvazione). I quattro contatori in alto — Bozze, Da approvare, Approvati, Rifiutati — si aggiornano e ti dicono a colpo d'occhio dove sono ferme le ore.

3. Approvare o rifiutare (responsabile)

Chi ha ruolo Gestore o Amministrativo trova, sulle righe in attesa, le azioni Approva e Rifiuta:

• Approva rende il rapportino fatturabile a consumo: solo le ore approvate entrano nella fattura;
• Rifiuta lo toglie dal flusso di fatturazione.

Per chiudere più ore in una volta usa l'approvazione massiva: seleziona le righe in attesa con le caselle (o spunta l'intestazione per prenderle tutte nella pagina), poi premi Autorizza selezionati. È il modo rapido per dare l'ok, per esempio, a tutte le ore di una persona in un mese. Anche da chat puoi chiedere a Sam "approva tutte le ore di Mario di marzo".

4. (Facoltativo) Esportare e controllare le sovrapposizioni — con Sam

Queste due operazioni si chiedono a Sam dalla chat. Per archiviare o condividere le ore, chiedi a Sam di esportarle in un foglio Excel (.xlsx) applicato ai filtri che ti servono ("esporta in Excel le ore di Mario di marzo"). SamBooks offre anche un controllo delle sovrapposizioni temporali: individua i rapportini della stessa persona con orari di inizio/fine che si accavallano nello stesso giorno — utile prima di fatturare. Anche questo lo chiedi a Sam in chat ("ci sono ore sovrapposte di Mario a marzo?").

5. Generare la fattura a tempo e materiali

Dal dettaglio di una commessa premi Genera fattura T&M. Indica il periodo (Dal / Al) e l'aliquota IVA (impostata a 22% di default) e premi Genera bozza.

SamBooks raccoglie le ore del cliente che sono insieme approvate, fatturabili e non ancora fatturate nel periodo, le aggrega in righe (ore × tariffa, più eventuali spese) e crea una bozza di fattura elettronica TD01 servizi. Vedi subito il numero della bozza, quante righe e quanti rapportini sono entrati e il totale.

La bozza non parte da sola: l'invio allo SDI resta un passaggio separato, da confermare, con i normali controlli. È una garanzia contro gli invii accidentali.

Se nel periodo non c'è nulla da fatturare (ore non approvate, non fatturabili o già fatturate, oppure commessa a forfait), SamBooks te lo dice e non crea alcuna fattura.

Suggerimenti

• Riempi i campi orario quando puoi. Ora inizio e ora fine sono opzionali, ma servono al controllo delle sovrapposizioni: con orari precisi il sistema sa dirti se hai registrato due attività che si accavallano.
• Distingui subito il fatturabile. Lascia l'interruttore Fatturabile attivo solo sulle ore che vuoi addebitare al cliente; le ore interne tienile non fatturabili così non finiranno mai in fattura.
• Approva a fine periodo, poi fattura. Il flusso più ordinato è: tutti inviano, il responsabile usa Autorizza selezionati per il mese, infine si genera la bozza per il periodo.
• Genera per periodo, senza paura di duplicare. Rigenerare lo stesso intervallo non rifattura le ore già finite in una fattura precedente: ogni ora viene fatturata una sola volta.
• Per le commesse a forfait la quota è il prezzo forfait fisso della commessa, non il conteggio delle ore: la generazione a tempo e materiali serve alle ore a consumo.

Errori frequenti

• "Non riesco a generare la fattura." Verifica che le ore siano davvero approvate (non in bozza o in attesa), marcate fatturabili, dentro il periodo scelto e che la commessa abbia un cliente collegato. Se manca uno di questi requisiti, non c'è nulla da fatturare.
• Una persona non vede gli importi. È il comportamento previsto: tariffe, costi e margini sono riservati ai ruoli Gestore e Amministrativo.
• Il rapportino resta in bozza. Una bozza non entra in fattura finché non viene inviata e poi approvata. Ricorda il passaggio Invia.
• Orari incompleti. Ora inizio e ora fine vanno indicati insieme, e la fine deve essere successiva all'inizio: altrimenti il rapportino non viene accettato.
• La bozza creata non risulta inviata. È normale: la generazione produce una bozza. L'invio allo SDI è un'azione successiva e va confermato a parte.

FAQ

Posso inserire le ore parlando con Sam invece di compilare il modulo? Sì. Premi Registra con Sam o scrivi direttamente in chat le ore in linguaggio naturale (commessa, data, durata, attività). Sam compone il rapportino e te lo fa confermare prima di salvarlo.

Cosa significano i quattro stati di un rapportino? Bozza (appena inserito), Da approvare (inviato, in attesa), Approvato (pronto per la fattura) e Rifiutato (escluso dalla fatturazione).

La fattura generata viene inviata automaticamente al Sistema di Interscambio? No. Viene creata una bozza: la rivedi e la invii allo SDI in un passaggio separato, da confermare.

Se rigenero la fattura per lo stesso mese rischio di fatturare due volte le stesse ore? No. Le ore già fatturate non vengono riprese: ogni rapportino entra in fattura una sola volta.

Come gestisco una commessa a forfait? Per le commesse a forfait (o miste) la quota a corpo è il prezzo forfait fisso della commessa. La funzione "Genera fattura T&M" fattura le ore a consumo.

Posso scaricare le ore in Excel? Sì: chiedi a Sam in chat di esportarle. Sam genera un foglio .xlsx applicando i filtri che indichi (commessa, risorsa, stato, periodo).

Funzioni correlate

• Gestire progetti e commesse — creare le commesse, assegnare risorse, seguire il budget rispetto al consuntivo.
• Importare le ore da ClickUp — portare in SamBooks le ore già tracciate in un tool di project management esterno.