Cambiare il conto a molte fatture in una volta con Sam (riclassifica massiva)
8 min lettura
Hai messo il conto sbagliato su tante fatture, per esempio tutte quelle di un fornitore? Chiedilo a Sam: verifica, mostra l'anteprima e le corregge tutte insieme.
A cosa serve
Quando l'errore è su una riga sola, lo correggi in interfaccia in pochi secondi. Ma se lo stesso errore si ripete su decine di righe (un fornitore imputato sempre sul conto sbagliato, una categoria di spesa da spostare per un intero periodo), rifarlo una per una è lungo e rischia di lasciarne indietro qualcuna.
Per questo la riclassifica massiva esiste solo in chat con Sam: è una scelta di prodotto, non un limite tecnico. Le operazioni che toccano più documenti in un colpo solo restano riservate alla chat, con un percorso a prova di errore (verifica, anteprima col numero esatto, conferma, possibilità di annullare), perché è lì che ha senso muovere tanti documenti insieme senza che un clic di troppo faccia danni. In interfaccia, invece, ogni fattura o scrittura si corregge una alla volta: è quello che vedi comunque, e resta la strada giusta quando le righe da correggere sono poche.
La riclassifica massiva copre due casi:
- le righe delle fatture di acquisto (il conto di costo o di contropartita di una riga);
- le righe delle scritture manuali di prima nota (quelle create a mano, non generate automaticamente da un documento).
Le scritture che nascono da un documento (una fattura, un F24, un cespite, una liquidazione IVA) restano fuori: per quelle il conto si corregge sul documento di origine, non qui.
Prima di iniziare
- Ruolo Gestore o Amministrativo: sono i permessi richiesti per scrivere su fatture di acquisto e prima nota.
- Sappi già quale conto nuovo vuoi usare (nome o codice del piano dei conti) e almeno un criterio per scegliere le righe da cambiare: il fornitore, il tipo di documento (per esempio TD01), un periodo di date, il conto attuale, oppure una parola che compare nella descrizione della riga. Senza almeno un criterio, Sam non procede: prenderebbe tutta la contabilità, che non è mai quello che vuoi.
Come si fa: i passi della conversazione
Qui i "passi numerati" sono i passi della chat, non i clic su uno schermo.
1. Chiedi a Sam di verificare
Spiega a Sam cosa vuoi cambiare: il conto nuovo e i criteri per scegliere le righe. Per esempio: «tutte le fatture del fornitore X di quest'anno», «le scritture manuali con "carburante" nella descrizione», «le righe che oggi sono sul conto Y». Sam controlla quante righe corrisponderebbero, senza toccare nulla.
2. Guarda l'anteprima
Sam ti dice il numero esatto di righe e di documenti coinvolti, l'imponibile totale, e ti mostra le prime righe (fino a 20, con il resto riassunto in un conteggio). Ti dice anche quali righe il filtro avrebbe preso ma non verranno toccate, e perché: una scrittura in un esercizio chiuso o bloccato, un periodo IVA già liquidato, una riga già su quel conto, o una scrittura che non è manuale (nasce da un documento). Le esclusioni si dicono sempre, non si tacciono. In fondo trovi anche un avviso fisso: cambiando i conti cambiano i saldi coinvolti, quindi cambiano il bilancio e le imposte dell'esercizio (IRES/IRAP) calcolate su quei saldi.
3. Conferma il numero esatto
Sam ti chiede conferma citando il numero che hai appena letto ("Confermo la modifica di 37 righe su 12 fatture?"): non devi riscriverlo tu, ti basta rispondere. Quando poi Sam passa all'esecuzione, SamBooks ti rimette davanti l'anteprima (quante righe, su quanti documenti, le prime venti righe e le esclusioni) con il pulsante Conferma: finché non lo premi, nessuna riga viene toccata. La verifica, da sola, non scrive niente.
4. Sam applica, e ti dice cosa ha fatto
Dopo la tua conferma, Sam cambia il conto su tutte le righe verificate in un'unica operazione. Se una fattura era già registrata in contabilità, la scrittura collegata viene riportata da sola in prima nota, con la stessa data e lo stesso protocollo: non serve rifare nulla a mano. Sam ti dice quante righe e quanti documenti ha modificato davvero.
Se fra la verifica e la conferma qualcosa è cambiato nel frattempo (una fattura stornata, un periodo chiuso, un conto già cambiato da qualcun altro), Sam non applica nulla a metà: si ferma tutto e ti chiede di rifare la verifica.
5. Annulla se serve
Se cambi idea, chiedi a Sam di annullare l'ultima cosa che ha fatto: rimette il conto precedente su ogni riga, e se aveva riportato una fattura in prima nota la ri-registra di nuovo con il conto vecchio. Funziona anche a distanza di tempo, finché l'azione resta nel registro di Sam.
Cosa viene escluso, e perché
Sam ti dichiara sempre le righe che il filtro prende ma non tocca, con uno di questi motivi:
- la riga è già sul conto nuovo (non c'è nulla da cambiare);
- la scrittura non è manuale (nasce da un documento, cioè fattura, F24, cespite o liquidazione IVA, e si corregge da lì);
- l'esercizio è chiuso o bloccato;
- il periodo IVA è già liquidato;
- lo stato del documento non è modificabile (per esempio una fattura passiva non più correggibile).
Per queste righe resta la correzione una per una descritta più sotto.
Se preferisci correggere una riga alla volta
È sempre possibile, ed è la via giusta quando le righe sbagliate sono poche:
- su una fattura di acquisto: apri la fattura e, sulla riga interessata, scegli un conto diverso dal piano dei conti: funziona anche su una fattura già registrata, la prima nota si riscrive da sola. Vedi Registrare una fattura di acquisto.
- su una scrittura manuale di prima nota: apri la registrazione e usa "Modifica scrittura" se il periodo è ancora aperto, oppure "Correggi (storno e riemetti)" se il periodo è già chiuso o l'IVA è liquidata. Vedi Correggere o annullare una scrittura di prima nota.
Chiedilo a Sam
Qui la chat non è un'alternativa: è l'unico posto da cui la riclassifica massiva parte. Le frasi qui sotto sono pronte da copiare, con i tuoi dati al posto di questi.
- Spiegare — «Ho sbagliato il conto su tutte le fatture di un fornitore. Posso cambiarlo su tutte in una volta invece che una per una?». Sam conferma che si può, spiega che si fa qui in chat con verifica e conferma, e ti chiede quale fornitore, quale conto nuovo e su quale periodo.
- Verificare — «Per le fatture di Officina Meccanica Lombarda Srl di tipo TD01 cambia il conto di contropartita in 6.10.45.002 (Manutenzione e riparazione beni di terzi), per tutte.». Anche se la frase dice «cambia», Sam prima verifica: ti dice il numero esatto di righe e documenti coinvolti, l'importo totale e le righe escluse col motivo. Non cambia ancora niente.
- Modificare — «Sì, confermalo.». Sam procede, e prima che una riga venga toccata ti mostra l'anteprima con il numero esatto e le esclusioni: la modifica parte solo quando confermi lì. Poi riporta da sole le fatture già registrate e ti dice quante righe e quanti documenti ha cambiato davvero.
- Annullare — «Annulla l'ultima modifica.». Sam rimette subito il conto precedente su ogni riga toccata e te lo dice; se non è chiaro quale modifica intendi annullare, prima te lo chiede.
Un altro esempio di criterio, se non parti dal fornitore: «Riclassifica tutte le spese di carburante di quest'anno sul conto 6.10.05.001 (Carburanti auto aziendali).», che sceglie le righe dalla parola nella descrizione.
La conferma con il numero esatto resta sempre tua: Sam non applica la modifica finché non gliel'hai data.
Se qualcosa non va
- Sam dice che servono più criteri: hai indicato solo il conto nuovo senza dire quali righe cambiare. Aggiungi almeno un criterio (fornitore, tipo documento, periodo, conto attuale o una parola della descrizione).
- La verifica trova zero righe: prova a cambiare bersaglio (fatture di acquisto invece di prima nota manuale, o viceversa) o ad allargare i criteri; Sam te lo segnala da solo quando trova righe sull'altro bersaglio con gli stessi criteri.
- "Il set è cambiato": fra la verifica e la conferma qualcosa si è mosso (una fattura stornata, un periodo chiuso, un conto già cambiato). Rifai la verifica: l'applicazione non parte mai a metà.
- Alcune righe restano fuori anche dopo aver confermato: è normale, sono le righe escluse dichiarate nell'anteprima (esercizio chiuso, IVA liquidata, scrittura non manuale, già sul conto giusto): per quelle serve la correzione una per una.
Domande frequenti
Posso farlo anche dall'interfaccia, selezionando più righe con le caselle? No: la riclassifica massiva esiste solo in chat, per scelta di prodotto. In interfaccia correggi una riga alla volta, come spiegato sopra.
Cosa succede alle fatture già registrate in contabilità? La scrittura collegata viene riportata da sola in prima nota, con la stessa data e lo stesso protocollo: non serve rifare nulla a mano.
Come faccio a tornare indietro se mi accorgo di aver sbagliato conto nuovo? Chiedi a Sam di annullare l'ultima azione: rimette il conto precedente su ogni riga toccata, ri-registrando di nuovo le fatture che erano state riportate.
Quali righe non vengono mai toccate? Quelle di scritture generate automaticamente da un documento (fatture, F24, cespiti, liquidazioni IVA): per quelle il conto si cambia sul documento di origine. Sam te le segnala sempre come escluse, con il motivo.
Cambia anche il bilancio? Sì: i saldi dei conti coinvolti cambiano, quindi cambiano il bilancio CEE e le imposte dell'esercizio (IRES/IRAP) calcolate su quei saldi. Sam te lo ricorda sempre nell'anteprima.
Posso scegliere le righe a mano invece che con un filtro? Sì: dopo la verifica Sam ha davanti l'elenco delle righe, e puoi dirgli di limitarsi ad alcune di quelle invece di applicare il criterio a tutte.