Configurare i sezionali di numerazione dei documenti in SamBooks
7 min lettura
Crea, modifica e archivia le serie di numerazione dei documenti emessi dalla pagina Impostazioni azienda: nome, sigla, ambito e serie predefinita.
A cosa serve
Un sezionale (o serie di numerazione) è un contenitore autonomo di progressivo: il numero dei documenti che vi appartengono riparte da un conteggio tutto suo, separato da quello delle altre serie. Questa guida spiega come configurare i sezionali dalla pagina apposita — crearne uno nuovo, modificarlo, decidere qual è quello predefinito, archiviarlo. Se invece ti interessa capire quando e come un numero viene assegnato a una fattura (perché una fattura appena creata non ha ancora un numero, cosa cambia tra Bozza e Pronta), quel comportamento è spiegato nella guida dedicata alla numerazione delle fatture, richiamata in fondo a questa pagina.
Prima di iniziare
La gestione dei sezionali richiede un ruolo con permessi di scrittura: Gestore o Amministrativo. Un Visualizzatore vede la pagina ma non può salvare.
Come si fa, passo per passo
1. Apri Impostazioni azienda → Sezionali
Dal menu Impostazioni, apri la sezione Azienda e scegli la card "Sezionali" ("Serie di numerazione dei documenti emessi: numero progressivo univoco per serie."). Arrivi sulla pagina "Sezionali di numerazione", con il sottotitolo "Serie di numerazione dei documenti emessi. La numerazione progressiva è univoca per serie e anno; la sigla identifica la serie nel numero documento."
2. Leggi la lista
Ogni azienda nasce con la serie "Generale" (senza sigla, predefinita) più la serie di sistema "Autofatture" (sigla AF), usata dalle autofatture da reverse charge. Alla prima nota di credito o di debito compare da sola anche "Note di variazione" (sigla NC): sono serie gestite da SamBooks, meglio lasciarle dove sono. Nella lista, ogni riga mostra il nome del sezionale, un badge che indica l'ambito (Vendite o Autofatture), il badge "Predefinita" se è la serie usata di default, il badge "Disattivata" se non è più selezionabile per nuovi documenti, e sotto il nome la sigla ("Sigla {sigla}") oppure la dicitura "Senza sigla (numero semplice)".
3. Crea un nuovo sezionale
Premi "Nuovo sezionale" in alto a destra. Si apre il dialog "Nuovo sezionale" ("Definisci il nome e la sigla della serie di numerazione.") con questi campi:
- "Nome" (obbligatorio) — es. "Generale", "Vendite Italia". Se lo lasci vuoto compare l'avviso "Il nome è obbligatorio".
- "Sigla (opzionale)" — una lettera o una breve sigla (fino a 8 caratteri, convertita in maiuscolo automaticamente) che entra nel numero documento trasmesso, ad esempio "1/A". Il suggerimento in pagina lo dice chiaramente: "Lettera/sigla che entra nel numero documento (es. 1/A). Vuota = numero semplice."
- "Ambito" — scegli tra "Vendite" (per fatture attive e DDT) e "Autofatture" (per le autofatture da reverse charge). Questo campo si sceglie solo in fase di creazione: una volta salvato il sezionale, l'ambito non è più modificabile dal form e in modifica compare come badge di sola lettura.
- "Attiva" — se disponibile per i nuovi documenti (acceso di default).
- "Predefinita" — se questa dev'essere la serie usata quando non se ne sceglie un'altra (spento di default per una nuova serie).
Premi "Salva": ricevi la conferma "Sezionale creato" e la nuova serie compare in lista.
4. Modifica un sezionale esistente
Dalla riga, premi l'icona a matita "Modifica". Puoi cambiare nome, sigla, se è attiva e se è la predefinita; l'ambito, come detto, resta fisso e compare come badge non modificabile. Se stai modificando la serie che è già quella predefinita, gli interruttori "Attiva" e "Predefinita" sono disabilitati: non puoi disattivare né togliere il flag predefinito direttamente da qui, perché deve sempre esistere una serie predefinita attiva per i nuovi documenti. Per cambiarla, vedi il passo successivo.
5. Cambia la serie predefinita
Per spostare il flag predefinito su un'altra serie, apri quella serie in modifica e attiva l'interruttore "Predefinita": il salvataggio sposta automaticamente il flag, togliendolo dalla serie che lo aveva prima. Non serve un passaggio separato sulla vecchia predefinita.
6. Archivia un sezionale
Premi l'icona del cestino "Archivia" sulla riga che ti interessa. Compare la conferma "Archiviare il sezionale?" con il testo "«{nome}» non sarà più selezionabile per i nuovi documenti. Resta comunque referenziato dai documenti già emessi con questa serie." Confermando, la serie sparisce dalle scelte disponibili nei nuovi documenti ma resta agganciata a quelli già emessi con quella serie. La serie predefinita non si può archiviare: il pulsante è disabilitato con il suggerimento "La serie predefinita non è archiviabile" — devi prima renderne predefinita un'altra.
Le regole di unicità
Quando salvi un sezionale, SamBooks controlla tre cose, tutte fra le serie vive (non archiviate) dell'azienda:
- Il nome non può ripetersi.
- La sigla, se la valorizzi, non può ripetersi.
- Può esistere una sola serie senza sigla per azienda: se provi a crearne una seconda lasciando il campo Sigla vuoto, il salvataggio si blocca. Il motivo è tecnico e serio: due serie senza sigla trasmetterebbero entrambe lo stesso numero "nudo" senza alcun suffisso che le distingua, generando numeri documento duplicati verso lo SdI.
In tutti e tre i casi il messaggio che vedi è "Nome o sigla già in uso"; se hai lasciato la sigla vuota e il conflitto è sul terzo punto, assegna una sigla per distinguere la nuova serie da quella "Generale" già esistente.
Cosa non si può fare oggi
Due limiti reali, da conoscere prima di usare i sezionali su documenti importanti:
- Un sezionale archiviato non si riattiva: non esiste, oggi, un pulsante o un comando (nemmeno chiedendolo a Sam) che lo riporti attivo. Se lo hai archiviato per errore, puoi però creare una nuova serie con lo stesso nome e la stessa sigla — le regole di unicità valgono solo fra le serie vive, quindi nome e sigla dell'archiviata tornano liberi. Attenzione però: la nuova serie è un oggetto diverso, con un proprio conteggio che riparte da zero, non la prosecuzione di quella archiviata.
- Il sezionale non produce un registro IVA separato: se crei un sezionale con ambito "Autofatture" pensando di ottenere anche un registro IVA distinto per quelle operazioni, non è così — oggi le autofatture confluiscono nel registro IVA vendite generale insieme al resto, indipendentemente dalla serie su cui sono numerate.
Chiedilo a Sam
Puoi chiedere a Sam di creare, modificare, archiviare o elencare i sezionali, e di darti l'anteprima del prossimo numero di una serie — stessa logica del form, stesso risultato. Su un punto Sam è più flessibile della pagina web: può cambiare l'ambito di una serie già esistente, un'operazione che il form mostra come sola lettura dopo la creazione. Se ti serve, puoi chiederlo direttamente in chat.
Se qualcosa non va
- "Il nome è obbligatorio": hai premuto Salva lasciando vuoto il campo Nome.
- "Nome o sigla già in uso": un'altra serie viva ha già quel nome, quella sigla, oppure — se hai lasciato la sigla vuota — esiste già la serie "senza sigla" dell'azienda (vedi sopra). Cambia nome o assegna una sigla.
- Non riesco ad archiviare il sezionale predefinito: è corretto, non è permesso. Rendi predefinita un'altra serie e poi archivia quella che vuoi togliere di mezzo.
- Ho archiviato un sezionale per sbaglio: non è recuperabile come tale, ma puoi ricrearne uno con lo stesso nome e la stessa sigla (la numerazione ripartirà da zero, indipendente da quella vecchia).
- La mia fattura non mostra ancora un numero anche dopo aver scelto il sezionale: è normale, il sezionale determina su quale serie la fattura verrà numerata, ma il numero vero e proprio scatta solo alla trasmissione allo SDI — vedi la guida dedicata alla numerazione delle fatture.
Domande frequenti
Come creo una seconda serie di numerazione per le fatture? Da Impostazioni azienda → Sezionali, premi "Nuovo sezionale", dai un nome e — se vuoi una seconda serie oltre a quella già senza sigla — assegna anche una sigla.
Cosa sono i sezionali? Sono serie di numerazione autonome: ogni sezionale ha un proprio progressivo, separato dagli altri, per azienda e per anno.
Come metto la sigla A nel numero fattura? Nel campo "Sigla (opzionale)" del sezionale scrivi "A": da quel momento i documenti emessi su quella serie porteranno il suffisso, es. "12/A".
Voglio numerare separatamente le fatture di un punto vendita: come faccio? Crea un nuovo sezionale con ambito "Vendite", un nome che lo identifichi e una sigla propria, poi selezionalo in fase di creazione della fattura di quel punto vendita.
Perché non riesco ad archiviare il sezionale predefinito? Perché deve sempre esistere una serie predefinita attiva per i nuovi documenti. Rendi predefinita un'altra serie, poi archivia quella vecchia.
Ho archiviato un sezionale per sbaglio, come lo recupero? Non esiste una funzione di riattivazione. Puoi creare una nuova serie con lo stesso nome e la stessa sigla, ma riparte da un conteggio nuovo.
Mi dice "Nome o sigla già in uso", ma non ho duplicato nulla che vedo: se hai lasciato la sigla vuota, il conflitto è quasi sempre con la serie "Generale" senza sigla che ogni azienda ha già: assegna una sigla alla nuova serie.
A cosa serve l'ambito Autofatture del sezionale? Distingue le serie che numerano le autofatture da reverse charge da quelle delle fatture di vendita normali. Non crea però un registro IVA separato per quelle operazioni.
Come cambio la serie predefinita? Apri in modifica la serie che vuoi rendere predefinita e attiva l'interruttore "Predefinita": il salvataggio la sposta automaticamente, togliendo il flag da quella precedente.
Il sezionale genera un registro IVA separato? No: oggi tutte le operazioni, incluse le autofatture su un sezionale dedicato, confluiscono nello stesso registro IVA vendite generale.