Ritrovare e scaricare i documenti dall'Archivio in SamBooks

Dove ritrovare in un colpo solo fatture XML, PDF di cortesia, F24, dichiarazioni IVA e documenti OCR già prodotti da SamBooks, e come scaricarli uno a uno o in blocco.

A cosa serve

L'Archivio è l'indice di sola lettura di tutto ciò che SamBooks ha già prodotto o ricevuto per la tua azienda: fatture elettroniche, copie di cortesia, F24, dichiarazioni IVA e documenti caricati via OCR. Non è un'area dove carichi o modifichi nulla: è il punto in cui ritrovi e scarichi ciò che esiste già, utile a fine anno o quando il commercialista o il revisore ti chiede "mandami tutto quello che hai emesso/ricevuto". Non va confuso con l'Esportazione dati (un'altra pagina di Impostazioni, che genera CSV di clienti, fornitori, piano dei conti, prima nota e libro giornale): l'Archivio contiene documenti già emessi o ricevuti, l'Esportazione genera tabelle a partire dai dati gestionali.

Prima di iniziare

Non serve nessun permesso particolare: l'Archivio è in sola lettura per chiunque abbia accesso all'azienda, incluso un Visualizzatore. Nessuna azione qui modifica dati: puoi solo consultare e scaricare.

Come si fa, passo per passo

1. Apri l'Archivio

Vai in Impostazioni → Azienda → Archivio (card «Archivio» nell'hub Impostazioni azienda, descritta come «Scarica tutti i documenti dell'azienda, divisi per sezione, in file singoli o ZIP.»).

2. Scegli la sezione

In alto trovi 7 schede, ciascuna con il conteggio dei documenti a fianco:

• Fatture attive (XML) — le fatture elettroniche che hai emesso.
• PDF di cortesia — la copia leggibile in PDF delle fatture emesse.
• Fatture passive (XML) — le fatture elettroniche ricevute dai fornitori via SDI.
• Allegati fattura — i file allegati alle tue fatture (attive o passive).
• Modelli F24 — gli F24 generati in SamBooks.
• Dichiarazioni IVA — le dichiarazioni IVA prodotte in piattaforma.
• Documenti OCR — i documenti che hai caricato e fatto leggere dall'OCR.

Se l'archivio non ha ancora nessun documento in nessuna sezione, vedi «Archivio vuoto — Non ci sono ancora documenti da mostrare.».

3. Filtra per anno e, dove disponibile, per controparte

Sopra la tabella trovi un filtro Anno (anno corrente più i 6 precedenti). Un secondo filtro, Controparte (cerca per nome di cliente o fornitore), compare solo nelle tre sezioni che lo supportano: Fatture attive, PDF di cortesia e Fatture passive. Nelle altre quattro sezioni (Allegati fattura, Modelli F24, Dichiarazioni IVA, Documenti OCR) il filtro Controparte non appare — non è un errore, quei documenti non sono legati a una singola controparte. Se non trovi nulla con i filtri scelti, la tabella mostra «Nessun documento — Nessun documento per questa sezione con i filtri selezionati.»; puoi sempre azzerare i filtri con il link a fianco della griglia.

4. Consulta la tabella

Ogni riga mostra Documento, Controparte (se la sezione la supporta), Data, Dimensione e le Azioni. Sopra la tabella, una riga di testo riepiloga quanti documenti stai vedendo con i filtri correnti. L'elenco è paginato: 10 documenti per pagina di default, fino a un massimo di 50 per pagina dal selettore in fondo alla tabella.

5. Scarica un singolo documento

Premi «Scarica» sulla riga del documento che ti interessa: parte subito il download del file reale (XML, PDF o l'allegato originale a seconda della sezione). Un toast conferma «Documento scaricato.»; se qualcosa va storto vedi «Errore durante il download. Riprova.».

6. Scarica un intero pacchetto in ZIP

Il bottone «Scarica ZIP», sopra la tabella, genera uno ZIP con tutti i documenti della sezione attiva, con i filtri anno/controparte correnti applicati: se vuoi solo le fatture attive del 2025 per un cliente specifico, imposta prima quei filtri e poi scarica lo ZIP — otterrai solo quei documenti, non l'intera sezione. Il bottone resta disabilitato se la sezione filtrata non ha documenti. Un toast conferma «ZIP generato.».

Se i documenti selezionati sono più di 500, lo ZIP non parte e vedi «Troppi documenti per un solo ZIP: restringi per anno o sezione.»: non è un blocco arbitrario, serve a evitare uno ZIP troppo pesante da generare e scaricare. Restringi il filtro anno o cambia sezione per rientrare nel limite.

Chiedilo a Sam

Sam può dirti quanti documenti ci sono in ogni sezione dell'Archivio e indicarti il link diretto alla pagina (eventualmente già puntato a una sezione), ma non scarica i file al posto tuo: il download vero passa sempre dalla pagina, mai dalla chat. Puoi chiedere per esempio «Sam, quante fatture passive ho in archivio quest'anno?» o «Sam, portami all'archivio delle dichiarazioni IVA»: Sam risponde con il conteggio e un link cliccabile che apre l'Archivio già sulla sezione giusta, pronto per il download manuale.

Se qualcosa non va

• «Archivio vuoto»: non hai ancora nessun documento prodotto o ricevuto in nessuna sezione — non è un errore, è lo stato iniziale prima delle prime fatture/F24/dichiarazioni.
• «Nessun documento» in una sezione con filtri attivi: prova ad azzerare i filtri (Anno/Controparte) prima di concludere che la sezione è vuota.
• Non vedo il filtro Controparte in una sezione: succede solo per Allegati fattura, Modelli F24, Dichiarazioni IVA e Documenti OCR — quelle sezioni non supportano il filtro per controparte, comportamento previsto.
• «Troppi documenti per un solo ZIP»: restringi il filtro Anno o, se possibile, la sezione, poi riprova a scaricare lo ZIP.
• «Errore durante il download. Riprova.»: riprova il singolo download; se persiste su più documenti nella stessa sezione, potrebbe essere un problema temporaneo di rete.

Domande frequenti

Dove trovo tutte le fatture XML dell'anno scorso? Impostazioni → Azienda → Archivio, scheda «Fatture attive (XML)» (o «Fatture passive (XML)» per quelle ricevute), filtro Anno impostato sull'anno che ti serve.

Come scarico tutti i documenti per il commercialista? Scegli la sezione e i filtri che ti servono, poi premi «Scarica ZIP»: ottieni un unico file con tutti i documenti di quella sezione e di quel periodo. Ripeti per ogni sezione che vuoi consegnare (l'Archivio non genera un unico ZIP con tutte le sezioni insieme).

Dove sono i modelli F24 già pagati? Scheda «Modelli F24»: qui trovi tutti gli F24 generati in SamBooks, pagati o meno — l'Archivio non distingue lo stato di pagamento, mostra il modello prodotto.

Posso scaricare tutte le fatture in un file ZIP? Sì, con «Scarica ZIP» sulla sezione «Fatture attive (XML)» o «Fatture passive (XML)», entro il limite di 500 documenti per ZIP.

Dove trovo i documenti che ho caricato con l'OCR? Scheda «Documenti OCR».

Come cerco un documento per un cliente o fornitore specifico? Usa il filtro «Controparte» (cerca per nome), disponibile nelle sezioni Fatture attive, PDF di cortesia e Fatture passive.

Dove sono le dichiarazioni IVA presentate? Scheda «Dichiarazioni IVA».

Cos'è il PDF di cortesia e in che sezione sta? È la versione leggibile in PDF di una fattura elettronica emessa (l'XML da solo non si legge a occhio): sta nella scheda «PDF di cortesia», separata dall'XML della stessa fattura.

Posso filtrare i documenti per anno? Sì, in ogni sezione: il filtro Anno copre l'anno corrente e i 6 precedenti.

Sam può scaricarmi direttamente un documento in chat? No: Sam ti dice quanti documenti ci sono e ti porta con un link alla sezione giusta, ma il download del file avviene sempre dalla pagina Archivio, mai dentro la chat.

Funzioni correlate

• Il codice SDI e il Cassetto Fiscale — perché le fatture passive arrivano via SDI e finiscono in questa sezione dell'Archivio.
• Inviare una fattura elettronica allo SDI — come nasce l'XML che poi ritrovi in «Fatture attive».
• Generare un F24 in SamBooks — come si producono i modelli che poi trovi nella scheda «Modelli F24».
• Scaricare i registri IVA e la LIPE — un altro punto da cui portare fuori documenti fiscali, distinto dall'Archivio.