Scaricare i registri IVA e la Comunicazione LIPE in SamBooks
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Come emettere i registri IVA di un mese dalla pagina Registri contabili e come generare l'XML della Comunicazione LIPE trimestrale da consegnare al tuo commercialista.
A cosa serve
SamBooks produce due documenti diversi che si "portano via": i registri IVA in PDF — vendite, acquisti, corrispettivi — uno per ciascun mese, e l'XML della Comunicazione LIPE (Liquidazioni Periodiche IVA), il file trimestrale da consegnare al commercialista o all'intermediario abilitato per l'invio all'Agenzia delle Entrate.
Vivono in due posti diversi, ed è la prima cosa da sapere. I registri IVA hanno una pagina propria: Contabilità → Registri contabili, tab Registri IVA. La LIPE sta invece sul dettaglio di una liquidazione, in Contabilità → IVA, perché è la liquidazione a decidere il trimestre.
Prima di iniziare
Per emettere un registro IVA non serve aver liquidato il periodo. È anzi la stampa che si controlla prima di liquidare: la tab Registri IVA lo dice per esteso — "Non serve aver liquidato il periodo: è anzi la stampa che si controlla prima di liquidare." Per la LIPE, invece, sì: il trimestre dev'essere liquidato per intero.
Emettere un registro è una mutazione fiscale, non un semplice download: consuma un numero progressivo. Serve quindi un ruolo con permessi di scrittura — Gestore o Amministrativo; al Visualizzatore il backend risponde 403. Il Visualizzatore può però riscaricare dalla tab Emissioni un registro già emesso: quella è una lettura.
Se la tua azienda è in regime forfettario niente di tutto questo ti riguarda: non essendoci liquidazione IVA, non ci sono né registri periodici né LIPE.
Come si fa, passo per passo
1. Apri Registri contabili
Dal blocco Contabilità del menu di sinistra apri Registri contabili. In alto scegli l'Esercizio; sotto trovi quattro tab:
- Libro giornale — tutte le registrazioni dell'esercizio in ordine cronologico, da consultare a video e da emettere in PDF (artt. 2214 e 2216 c.c.).
- Libro inventari — attività e passività riclassificate secondo lo schema civilistico, con la chiusura a conto economico (art. 2217 c.c.).
- Registri IVA — il comando di emissione dei registri mensili: è quello che ti serve qui.
- Emissioni — l'elenco di tutto ciò che è già stato emesso, con il numero progressivo di ciascun documento.
2. Emetti il registro IVA del mese
Nella tab Registri IVA ci sono due tendine e un pulsante:
- Registro — Registro IVA vendite, Registro IVA acquisti oppure Registro IVA dei corrispettivi.
- Mese — il periodo di un registro IVA è sempre un mese, mai un trimestre. Se liquidi trimestralmente, i registri del trimestre sono tre, uno per mese, e li emetti uno alla volta.
Premi «Emetti e scarica PDF»: SamBooks genera il documento, gli assegna il numero progressivo di emissione e te lo scarica. Il nome del file porta il progressivo — per esempio iva_vendite_2026_07_p002.pdf — così sai sempre quale emissione hai in mano.
Se i dati del mese non sono cambiati dall'ultima volta, non viene consumato un nuovo numero: SamBooks riusa la stessa emissione e ti restituisce lo stesso PDF. Puoi riscaricarlo quante volte vuoi.
3. Il secondo percorso: dalla liquidazione IVA
Lo stesso scarico è raggiungibile anche da Contabilità → IVA, dov'è nato: sulla riga di una liquidazione c'è un'icona di download ("Scarica registri IVA") e, aperto il dettaglio, il pulsante «Scarica registri». Entrambi aprono lo stesso menu con Registro IVA vendite, Registro IVA acquisti e Registro dei corrispettivi.
La differenza sta nel periodo: qui non lo scegli tu, lo prende dalla liquidazione. Se la liquidazione è mensile scarichi un solo PDF; se è trimestrale SamBooks ne scarica tre in sequenza, uno per ciascun mese — un click, tre file. Alcuni browser chiedono conferma per i download multipli dallo stesso sito: consentilo, o ne ricevi solo uno.
Usa questa strada quando stai già guardando una liquidazione; usa la pagina Registri contabili quando ti serve il registro di un mese qualunque, liquidato o no.
4. Rivedi e riscarica dalla tab Emissioni
La tab Emissioni elenca tutto quello che è già stato emesso: Registro, Periodo, Progressivo, Emesso il, Dimensione e l'azione «Scarica di nuovo il PDF». È il posto dove controllare se il registro di un mese è già stato emesso, e con che numero, prima di rifarlo.
La ristampa chiede quella emissione, per identità. Se nel frattempo la contabilità di quel mese è cambiata, il PDF di allora non è più riproducibile: al posto del file compare un avviso che resta a schermo e spiega cosa fare — per avere una stampa dei dati attuali, riemetti il registro dalla tab Registri IVA. Non è un errore: è la conseguenza del fatto che quel documento fotografava dati diversi.
5. Genera la Comunicazione LIPE in XML
La LIPE sta in Contabilità → IVA, sul dettaglio di una liquidazione (non dalla lista): il pulsante è «Genera LIPE XML».
La Comunicazione è sempre trimestrale, anche se la tua azienda liquida mensilmente: il file copre l'intero trimestre a cui appartiene la liquidazione che stai guardando. Per un'azienda mensile contiene tre "moduli", uno per mese liquidato; per una trimestrale uno solo.
Prima di generare, controlla la card «Dichiarante» — stesso dettaglio, tab «Quadri», sopra il quadro VP: "Da compilare se chi firma la comunicazione è diverso dal contribuente." Per una società è quasi sempre il tuo caso: inserisci Codice fiscale e Codice carica di chi firma — di norma «1 — Rappresentante legale, negoziale o di fatto, socio amministratore» — e, solo se chi firma lo fa per conto di un'altra società che si è assunta l'obbligo, anche il Codice fiscale società dichiarante. Il pulsante «Riprendi dai dati camerali» propone il codice fiscale letto dalla visura, se disponibile: riempie il campo ma non salva, resta da premere «Salva dichiarante» (richiede un ruolo di scrittura sulle impostazioni aziendali). Se sei una ditta individuale la card non chiede nulla: "Il contribuente è una persona fisica: firma da sé e il riquadro del dichiarante non va compilato."
Finché il codice fiscale del dichiarante resta vuoto, su un'azienda diversa da una persona fisica compare un avviso: "Senza il codice fiscale di chi firma, l'Agenzia scarta la comunicazione: per un contribuente diverso da una persona fisica quel dato è obbligatorio. Puoi generare il file lo stesso — ti serve per un controllo o per una prova — ma non depositarlo così." Il pulsante resta premibile: SamBooks genera il file anche a campo vuoto, ma consegnarlo così significa consegnare un file che verrà scartato.
Cliccando, l'XML si genera e si scarica subito: non c'è un'anteprima separata.
Se manca un pezzo del trimestre
Per generare la LIPE tutti i periodi del trimestre devono essere già liquidati. Se sei mensile e hai calcolato solo due mesi su tre, o se sei trimestrale e quel trimestre non l'hai ancora calcolato, il pulsante fallisce e ti dice quali periodi mancano. Torna in Contabilità → IVA, calcolali con «Calcola periodo» e riprova.
Cosa contiene l'XML — e cosa NON fa
Il file segue il tracciato ufficiale della Comunicazione Liquidazioni Periodiche IVA: dati anagrafici dell'azienda, il dichiarante se compilato e — per ciascun mese del trimestre — IVA esigibile e detratta, saldo del periodo, credito riportato dal periodo precedente, gli interessi dell'1% dovuti da chi liquida trimestralmente per opzione (solo sui primi tre trimestri, non sul quarto) e l'importo finale a debito o a credito. Alcune operazioni particolari — per esempio quelle in regime del margine — vengono segnalate per una verifica manuale, perché il loro imponibile ai fini LIPE non coincide con l'importo del documento.
Un limite reale: SamBooks prepara il file, ma non lo invia all'Agenzia delle Entrate. L'invio telematico (Entratel o canali equivalenti) resta un passaggio del tuo commercialista, come per gli altri adempimenti dichiarativi.
Il numero sul PDF non è una vidimazione
Su registri e libri contabili la vidimazione è stata abolita (art. 2215, c. 2 c.c.; art. 8 L. 383/2001). Quello che il PDF porta è il progressivo di emissione: un numero che identifica quella stampa, non un timbro.
La conseguenza pratica è quella del passo 2: stesso contenuto, stesso numero, stesso file. Se invece correggi qualcosa che ricade in quel mese — modifichi o registri una fattura di quel periodo — la prossima emissione prende un numero nuovo. Le emissioni precedenti non si perdono e non si sovrascrivono: restano tutte nella tab Emissioni.
Chiedilo a Sam
In chat: "scaricami il registro IVA acquisti di marzo", "genera la LIPE del primo trimestre 2026", "quali registri ho già emesso quest'anno?". Nella risposta compare il pulsante per scaricare il file, come se avessi premuto tu in pagina. I due percorsi sono equivalenti: usa quello che ti torna più comodo sul momento.
Se qualcosa non va
- «Genera LIPE XML» fallisce con un elenco di periodi mancanti: non hai ancora calcolato tutte le liquidazioni del trimestre. Calcolale da Contabilità → IVA e riprova.
- Il download dei registri si ferma dopo il primo file (liquidazione trimestrale): il browser ha bloccato i download multipli — di solito compare un avviso nella barra dell'indirizzo. In alternativa emetti i tre mesi uno alla volta dalla tab Registri IVA.
- La ristampa dalla tab Emissioni non riesce: la contabilità di quel periodo è cambiata dopo l'emissione, quindi quel PDF non è più riproducibile. Riemetti il registro dalla tab Registri IVA: prenderà un progressivo nuovo.
- Il registro scaricato oggi è diverso da quello di ieri per lo stesso mese: nel frattempo è cambiato qualcosa in contabilità. Il nuovo PDF ha un progressivo più alto; il vecchio resta nella tab Emissioni come versione storica.
- Sono Visualizzatore e il pulsante «Emetti e scarica PDF» non funziona: emettere è una scrittura, serve il ruolo Gestore o Amministrativo. Puoi però riscaricare dalla tab Emissioni tutto quello che è già stato emesso.
- Sono in regime forfettario e non trovo questi comandi: corretto, non ci sono — il forfettario non liquida l'IVA.
- Temo che l'Agenzia scarti l'XML: se l'azienda non è una persona fisica e la card «Dichiarante» (tab «Quadri» del dettaglio della liquidazione) è vuota, compare l'avviso apposta per questo. Compilala e premi «Salva dichiarante» prima di consegnare il file.
Domande frequenti
Dove scarico i registri IVA? In Contabilità → Registri contabili, tab Registri IVA: scegli il registro e il mese, poi premi «Emetti e scarica PDF». Lo stesso scarico è disponibile anche dalla riga o dal dettaglio di una liquidazione, in Contabilità → IVA.
Posso scaricare il registro di un mese che non ho ancora liquidato? Sì. Dalla tab Registri IVA il mese lo scegli tu, liquidato o no: è anzi la stampa che si controlla prima di liquidare. Il percorso dalla liquidazione, invece, parte per forza da un periodo già calcolato.
Devo scaricare i registri ogni mese anche se non li stampo mai? No: restano emettibili in qualsiasi momento, anche a distanza di mesi, con lo stesso contenuto — a meno che tu non abbia corretto qualcosa nel frattempo.
Se emetto due volte lo stesso registro, brucio due numeri? No: se il contenuto non è cambiato, SamBooks riusa la stessa emissione e riottieni lo stesso file con lo stesso progressivo.
Dove trovo l'elenco dei registri che ho già emesso? Nella tab Emissioni di Registri contabili: registro, periodo, progressivo, data di emissione e dimensione, con il pulsante per riscaricare il PDF.
Il numero sul registro è una vidimazione? No: la vidimazione dei libri contabili è abolita. Quel numero è il progressivo di emissione del PDF.
La LIPE viene inviata automaticamente all'Agenzia delle Entrate? No: SamBooks prepara l'XML, l'invio telematico lo fa il tuo commercialista o intermediario abilitato.
Perché «Genera LIPE XML» c'è solo nel dettaglio della liquidazione e non nella lista? Perché la LIPE riguarda l'intero trimestre a cui quella liquidazione appartiene: aprendo il dettaglio SamBooks sa da dove partire per calcolare il trimestre.
Chi è il «dichiarante» e quando devo compilarlo? È chi firma la comunicazione quando non coincide col contribuente — il caso normale per una società, dove firma il rappresentante legale. Si compila nella card «Dichiarante», nel dettaglio della liquidazione, tab «Quadri»: codice fiscale e codice carica. Una ditta individuale non la vede: firma da sé.