Scaricare i registri IVA e la Comunicazione LIPE in SamBooks
7 min lettura
Come scaricare i registri IVA vidimati (vendite, acquisti, corrispettivi) e generare l'XML della Comunicazione LIPE trimestrale da consegnare al tuo commercialista.
A cosa serve
Una volta calcolata una liquidazione IVA, SamBooks ti mette a disposizione due tipi di documento da "portare via": i registri IVA in PDF (vendite, acquisti, corrispettivi), numerati e vidimati mese per mese, e l'XML della Comunicazione LIPE (Liquidazioni Periodiche IVA), il file trimestrale da consegnare al tuo commercialista o intermediario abilitato per l'invio all'Agenzia delle Entrate. Entrambi si scaricano dalla stessa pagina — Contabilità → IVA — non esiste una sezione "Registri" separata nel menu.
Prima di iniziare
Per arrivare al menu di scarico ti serve una liquidazione IVA già calcolata: il pulsante "Scarica registri" e il pulsante "Genera LIPE XML" vivono entrambi nella pagina delle Liquidazioni IVA (lista o dettaglio), non altrove. Se non hai ancora calcolato nessun periodo, la guida Calcolare la liquidazione IVA periodica in SamBooks spiega come farlo. Se la tua azienda è in regime forfettario, niente di tutto questo ti riguarda: non essendoci liquidazione IVA, non ci sono né registri né LIPE da generare.
Come si fa, passo per passo
1. Apri "Scarica registri"
Puoi partire da due punti: dalla lista delle liquidazioni (Contabilità → IVA), sulla riga che ti interessa trovi un'icona di download — passandoci sopra leggi "Scarica registri IVA"; oppure, aperto il dettaglio di una liquidazione, trovi in alto a destra il bottone con scritta "Scarica registri". In entrambi i casi si apre lo stesso menu a tendina con tre voci: "Registro IVA vendite", "Registro IVA acquisti", "Registro corrispettivi".
2. Scegli il registro e scarica
Clicca sulla voce che ti serve. Cosa scarichi dipende dal tipo di liquidazione:
- se la liquidazione è mensile, scarichi un solo PDF, quello del mese della liquidazione;
- se la liquidazione è trimestrale, SamBooks scarica tre PDF in sequenza, uno per ciascuno dei tre mesi del trimestre — un click, tre file. Alcuni browser mostrano un avviso o chiedono conferma per i download multipli dallo stesso sito: è normale, consentilo per ricevere tutti e tre i file.
Ogni PDF riporta le operazioni del mese (fatture emesse per il registro vendite, fatture ricevute per il registro acquisti, i corrispettivi giornalieri per il registro corrispettivi), con il totale imponibile e IVA.
3. Genera la Comunicazione LIPE in XML
Sul dettaglio di una liquidazione (non dalla lista) trovi anche il bottone "Genera LIPE XML". La Comunicazione LIPE è sempre trimestrale, anche se la tua azienda liquida mensilmente: il file che scarichi copre l'intero trimestre a cui appartiene la liquidazione che stai guardando, non solo il singolo mese o trimestre di quella riga. Per un'azienda che liquida mensilmente, la LIPE di un trimestre contiene tre "moduli" (uno per ciascun mese liquidato); per un'azienda trimestrale ne contiene uno solo.
Cliccando il bottone, SamBooks genera l'XML e lo scarica subito — non c'è un'anteprima separata, il click produce direttamente il file.
Se manca un pezzo del trimestre
Per generare la LIPE, tutti i periodi del trimestre devono essere già liquidati: se sei un'azienda mensile e hai calcolato solo due mesi su tre, oppure se sei trimestrale e non hai ancora calcolato quel trimestre, il bottone fallisce con un messaggio che ti dice esattamente quali mesi (o il trimestre) mancano. In quel caso torna in Contabilità → IVA, calcola i periodi mancanti con "Calcola periodo" (vedi la guida dedicata), e poi riprova a generare la LIPE.
Cosa contiene l'XML — e cosa NON fa
Il file XML segue il tracciato ufficiale della Comunicazione Liquidazioni Periodiche IVA: dati anagrafici della tua azienda, e — per ciascun mese del trimestre — l'IVA esigibile (a debito) e detratta (a credito), il saldo del periodo, l'eventuale credito riportato dal periodo precedente, gli interessi dell'1% dovuti dalle aziende che liquidano trimestralmente per opzione (si applicano solo ai primi tre trimestri dell'anno, non al quarto) e l'importo finale da versare o a credito. Alcune operazioni particolari (per esempio quelle in regime del margine) vengono segnalate per una verifica manuale, perché il loro imponibile ai fini LIPE non coincide semplicemente con l'importo del documento.
Un limite reale, da tenere presente: SamBooks genera il file XML pronto per essere consegnato al tuo commercialista o intermediario abilitato, ma non lo invia direttamente all'Agenzia delle Entrate — l'invio telematico (via Entratel o canali equivalenti) resta un passaggio che fai fare al tuo commercialista, come per gli altri adempimenti dichiarativi che SamBooks prepara ma non trasmette in autonomia.
I registri sono vidimati: cosa significa per te
Ogni registro IVA che scarichi porta un numero progressivo che lo identifica in modo univoco (la vidimazione): la prima volta che scarichi il registro di un certo mese, SamBooks lo genera e gli assegna il numero successivo a quelli già emessi per quel tipo di registro. Se riscarichi lo stesso mese in un secondo momento senza che i dati sottostanti siano cambiati, ricevi esattamente lo stesso PDF con lo stesso numero — non si crea nessun doppione, puoi scaricarlo tutte le volte che vuoi. Se invece nel frattempo correggi qualcosa che tocca quel mese (per esempio modifichi o registri una fattura che ricade in quel periodo), il prossimo scarico genera un nuovo numero progressivo: lo storico delle vidimazioni precedenti non viene mai perso o sovrascritto, semplicemente si aggiunge la nuova versione.
Chi può scaricare registri e LIPE
Scaricare i registri IVA non richiede un ruolo di scrittura: chiunque abbia accesso alla pagina Liquidazioni IVA — incluso il ruolo Visualizzatore — può generarli e scaricarli, perché tecnicamente è un'operazione di lettura (anche se la prima volta assegna un numero di vidimazione). Generare l'XML della LIPE è invece un'operazione che richiede un ruolo con permessi di scrittura sulla contabilità: Gestore o Amministrativo.
Chiedilo a Sam
Puoi chiedere a Sam, in chat: "scaricami il registro IVA acquisti di marzo" oppure "genera la LIPE del primo trimestre 2026". Sam usa lo stesso motore di generazione dei bottoni della pagina — stesso PDF, stesso XML — e nella sua risposta compare un pulsante per scaricare il file, esattamente come se lo avessi cliccato tu dalla pagina. Un'eccezione da conoscere: l'elenco storico di tutte le emissioni (con numero progressivo e data di ciascun registro emesso) oggi lo puoi ottenere solo chiedendolo a Sam — nella pagina Liquidazioni IVA non c'è una schermata che elenca tutte le vidimazioni passate, quindi per un riepilogo completo la chat è l'unica strada.
Se qualcosa non va
- "Genera LIPE XML" fallisce con un elenco di mesi mancanti: non hai ancora calcolato tutte le liquidazioni del trimestre. Calcola quelle mancanti da Contabilità → IVA e riprova.
- Il download dei registri si ferma dopo il primo file (liquidazione trimestrale): controlla che il browser non abbia bloccato i download multipli — di solito compare un avviso in alto nella barra dell'indirizzo, va consentito per ricevere anche gli altri due PDF.
- Il registro che ho scaricato oggi è diverso da uno di ieri per lo stesso mese: significa che nel frattempo è cambiato qualcosa nella contabilità di quel mese (una fattura corretta, una scrittura aggiunta); il nuovo PDF ha un numero di vidimazione più alto, quello vecchio resta comunque valido come versione storica.
- Sono in regime forfettario e non trovo questi bottoni: corretto, non ci sono: il regime forfettario non liquida l'IVA, quindi non ci sono registri periodici né LIPE da generare.
Domande frequenti
Devo scaricare i registri ogni mese anche se non li stampo mai? No, SamBooks non ti obbliga a scaricarli: restano generabili in qualsiasi momento, anche a distanza di mesi, con lo stesso contenuto (a meno che tu non abbia corretto qualcosa nel frattempo).
Se scarico due volte lo stesso registro, conta come una doppia vidimazione? No: se il contenuto non è cambiato, riottieni lo stesso file con lo stesso numero, non un nuovo progressivo.
La LIPE che genero da SamBooks viene inviata automaticamente all'Agenzia delle Entrate? No: SamBooks prepara il file XML pronto, ma l'invio telematico lo fa il tuo commercialista o intermediario abilitato attraverso i propri canali.
Perché il bottone "Genera LIPE XML" c'è solo nel dettaglio della liquidazione e non nella lista? Perché la LIPE riguarda l'intero trimestre a cui appartiene quella liquidazione, non la singola riga: aprendo il dettaglio SamBooks sa già da quale liquidazione partire per calcolare a quale trimestre riferirsi.
Perché "Genera LIPE XML" mi dice che manca un mese e non genera il file? Perché per generare la LIPE di un trimestre servono tutte le liquidazioni di quel trimestre già calcolate: se sei un'azienda mensile e ne manca anche solo una su tre, SamBooks si ferma e ti elenca esattamente quali mesi mancano invece di generare un file incompleto. Vai in Liquidazioni IVA, calcola i mesi mancanti con "Calcola periodo" e riprova.
Posso scaricare il registro di un mese che non ho ancora liquidato? Il menu "Scarica registri" si apre dalla riga o dal dettaglio di una liquidazione già calcolata: per arrivarci, il periodo che stai guardando dev'essere già stato liquidato.
Dove trovo l'elenco di tutti i registri che ho già scaricato in passato? Al momento solo chiedendolo a Sam in chat: non c'è ancora una pagina che elenca lo storico delle vidimazioni.