Calcolare la liquidazione IVA periodica in SamBooks

Come calcolare, leggere, annullare e ricalcolare la liquidazione IVA periodica in SamBooks: cosa entra nel conteggio, in quale periodo e come si sblocca un errore di quadratura.

A cosa serve

La liquidazione IVA è il calcolo periodico (mensile o trimestrale, secondo il regime IVA della tua azienda) del debito o credito IVA: SamBooks somma l'IVA a debito e l'IVA a credito maturate nel periodo, aggiunge l'eventuale credito riportato dal periodo precedente e scrive automaticamente la scrittura contabile che chiude i conti IVA verso l'Erario. Se il risultato è a debito, questo calcolo è il punto di partenza per generare l'F24 di versamento; se è a credito, l'eccedenza passa al periodo successivo.

La trovi nel menu Contabilità → IVA (indirizzo /liquidazioni-iva) — non sotto Finanza, anche se Banca, Scadenzario e F24 ci stanno: se cerchi "Liquidazioni IVA" in quella sezione non la trovi, è più a fondo nel menu, sotto Contabilità.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura sulla contabilità (Gestore o Amministrativo): il ruolo Visualizzatore vede le liquidazioni ma non può calcolarle né annullarle.
• Se la tua azienda è in regime forfettario, questa voce di menu non compare affatto: il regime forfettario non liquida l'IVA, quindi non c'è nulla da calcolare qui.
• I periodi vanno liquidati in ordine. Se salti un mese o un trimestre, il credito che dovrebbe arrivare da quel periodo al successivo risulta automaticamente zero — SamBooks non lo segnala come anomalia, quindi conviene sempre liquidare il periodo precedente prima di quello nuovo.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la lista delle liquidazioni

Vai in Contabilità → IVA. Vedi una tabella con una riga per ogni liquidazione già calcolata: colonne Periodo (mensile, con mese/anno, oppure trimestrale con "T1"…"T4"/anno), IVA a debito, IVA a credito, Saldo ed Esito — un'etichetta colorata Debito IVA / Credito IVA / Pareggio, con l'aggiunta di Annullata se la liquidazione è stata annullata. Puoi ordinare la tabella cliccando sull'intestazione di "Periodo" o "Saldo"; di default vedi in cima le liquidazioni più recenti. La lista è paginata (10 righe di default, fino a 50 per pagina).

Sopra la tabella trovi 4 filtri: Periodicità (Tutte le periodicità / Mensile / Trimestre 1 / Trimestre 2 / Trimestre 3 / Trimestre 4), Anno d'imposta, Saldo (Tutti i saldi / Debito IVA / Credito IVA / Pareggio) e Periodo liquidazione — un intervallo di date, ma attenzione: è la data in cui hai calcolato la liquidazione, non il periodo IVA a cui si riferisce. Se non c'è nessuna liquidazione per i filtri scelti vedi "Nessuna liquidazione per questi filtri", con il suggerimento "Prova a cambiare anno o periodicità. Oppure chiedi a Sam di calcolare la liquidazione IVA di un periodo."

2. Premi "Calcola periodo" e scegli anno e periodo

In alto premi il bottone "Calcola periodo": si apre il dialog "Calcola liquidazione IVA", con due campi — Anno e Periodo (il campo ha come suggerimento "Mese 1-12 o trimestre 1-4"). Scrivi il mese (1-12) se la tua azienda liquida mensilmente, oppure il trimestre (1-4) se liquida trimestralmente: SamBooks lo sa già dal regime IVA impostato in azienda, tu inserisci solo il numero — non c'è un selettore che cambia forma a seconda del regime. Premi "Calcola periodo" per confermare: è un'operazione immediata, il click stesso è la conferma, non c'è una fase di anteprima separata.

3. Leggi l'esito

A calcolo riuscito arrivi direttamente sulla pagina della liquidazione appena creata. In alto trovi un banner colorato che riassume l'esito: a debito (con l'importo da versare tramite F24), a credito (con l'importo che passa al periodo successivo) o in pareggio (nessun versamento né riporto). Sotto, nella tab "Quadri", il dettaglio riga per riga: IVA a debito, IVA a credito, credito periodo precedente, saldo (con il segno), IVA a versare, credito a riportare e data di liquidazione. Se la liquidazione è un dato storico caricato in fase di avvio (da un altro gestionale), trovi anche una nota in fondo alla tab.

Cosa entra nel calcolo — e perché una fattura può "finire" nel periodo che non ti aspetti

SamBooks aggrega tutte le scritture di prima nota sui conti IVA (a debito e a credito) che hanno la data IVA dentro il periodo scelto — e la data IVA non è la data in cui hai cliccato "registra": dipende dal tipo di documento, in automatico:

• Fattura di vendita immediata: la data IVA coincide con la data del documento.
• Fattura di vendita differita (TD24, da DDT): entra nel mese in cui hai davvero consegnato la merce o reso il servizio, anche se la emetti entro il 15 del mese dopo.
• Fattura di acquisto "normale": SamBooks guarda sia quando l'hai ricevuta sia quando l'hai registrata. Se entrambe cadono entro il 15 del mese successivo all'operazione (e nello stesso anno dell'operazione), la fattura entra nella liquidazione del mese dell'operazione; altrimenti entra nel periodo in cui hai completato la registrazione. Non succede mai a cavallo d'anno: una fattura di dicembre non "scivola" mai nell'anno dopo.
• Autofatture da reverse charge (acquisti intracomunitari, servizi dall'estero e simili): la data IVA è sempre quella dell'operazione originale, anche se generi o registri l'autofattura più tardi — non puoi spostarla cambiando quando la registri, e vale identico sia sul lato debito sia sul lato credito della stessa operazione.

È il caso più frequente in cui il numero calcolato da SamBooks sembra diverso da quello che ti aspettavi: se una fattura di acquisto "sembra mancare" da una liquidazione, il primo posto dove guardare è quando l'hai davvero ricevuta e registrata, non la data del documento.

Se il calcolo si blocca: la quadratura con i registri

Prima di scrivere qualunque numero, SamBooks confronta l'IVA che risulta dalle scritture di prima nota con quella che risulta dai registri IVA dello stesso periodo — sono due fonti diverse che, per uno stesso periodo corretto, devono coincidere. Se non coincidono (per esempio una fattura emessa mai contabilizzata, o una scrittura IVA duplicata), il calcolo non va a buon fine: ricevi un errore che spiega quanto vale lo scarto — a debito e/o a credito — e, quando possibile, l'elenco dei documenti da controllare. La liquidazione in quel caso non viene salvata: correggi prima la scrittura o il documento che diverge, poi riprova a calcolare.

Annullare e ricalcolare una liquidazione

Un periodo già liquidato non si ricalcola sopra: se riprovi a calcolare lo stesso mese/trimestre, SamBooks rifiuta con un messaggio che ti dice di annullare prima la liquidazione esistente. Per farlo, dalla lista Contabilità → IVA trovi, sulla riga della liquidazione, l'icona "Annulla":

• se la liquidazione è già annullata, l'icona non compare più;
• se ha un F24 di versamento collegato già versato, l'icona è disattivata con il messaggio "F24 di versamento già versato: la liquidazione non è annullabile." — devi prima intervenire su quell'F24 (ripristinarlo o annullarlo);
• altrimenti, premendola si apre il dialog "Annullare questa liquidazione?", che ti avverte in anticipo cosa succede: se c'è un F24 generato non ancora versato, ti dice che verrà annullato in cascata insieme alla liquidazione; se non c'è nessun F24 collegato, ti dice solo che il giroconto di chiusura IVA verrà cancellato.

Alla conferma (bottone "Annulla liquidazione"), quello che succede davvero è questo: la scrittura di giroconto che chiudeva i conti IVA del periodo viene cancellata — non affiancata da una scrittura di segno opposto, non è uno storno vero e proprio — il record della liquidazione viene marcato come annullato, e l'eventuale F24 non ancora versato viene annullato insieme. Il risultato pratico: il periodo torna aperto, puoi correggere quello che ti serve e poi tornare su "Calcola periodo" per rifare il conto da capo con i dati aggiornati.

Sul dettaglio, una liquidazione annullata resta visibile — non sparisce: trovi un banner "Liquidazione annullata" con la data dell'annullamento, e i quadri restano leggibili come audit, ma non contano più nulla ai fini contabili.

Se il motivo per cui vuoi annullare è che una registrazione ti viene rifiutata perché cade in un periodo già liquidato, la guida Sbloccare un periodo IVA liquidato o un esercizio chiuso copre passo-passo anche questo scenario, incluso il caso in cui il blocco riguarda l'esercizio contabile invece del periodo IVA.

Dopo la liquidazione: F24, registri e LIPE

Dal dettaglio di una liquidazione a debito, in alto trovi anche il bottone "Genera F24": è una scorciatoia che precompila anno e periodo e crea subito il modulo F24 di versamento — lo stesso risultato che ottieni andando nella sezione F24 → Genera → "Da liquidazione IVA", solo con un click in meno. Una volta generato, il bottone diventa "Scarica F24". Se la liquidazione non è a debito, o l'F24 non è ancora stato generato da nessun'altra parte, il bottone semplicemente non compare — non c'è nulla da versare.

Nella stessa barra trovi anche "Genera LIPE XML" e "Scarica registri": sono l'oggetto della guida Scaricare i registri IVA e la Comunicazione LIPE in SamBooks, che li spiega nel dettaglio — cosa contengono, come sono numerati e cosa fare se la LIPE si rifiuta di generarsi.

La tab "Catena" del dettaglio mostra i documenti collegati: l'F24 generato (se c'è, con link diretto) e il giroconto contabile di chiusura (con link alla scrittura di prima nota). Se non c'è ancora nessuno dei due, vedi un messaggio esplicito invece di una tabella vuota senza spiegazione. La terza tab, "Storia AI", elenca le azioni che Sam ha eventualmente fatto su questa liquidazione.

Chi può calcolare e annullare

Tutti gli utenti con accesso all'azienda possono vedere le liquidazioni, in qualunque ruolo. Calcolare un periodo e annullare una liquidazione richiedono invece un ruolo con permessi di scrittura sulla contabilità: Gestore o Amministrativo. Il ruolo Visualizzatore riceve un errore se prova a farlo; il ruolo Logistica non ha accesso in scrittura a quest'area (si occupa solo di magazzino, DDT, ordini e spedizioni).

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere direttamente a Sam, in chat: "calcola la liquidazione IVA di marzo 2026" oppure "qual è il saldo IVA dell'ultimo trimestre?". Sam usa esattamente lo stesso motore di calcolo del bottone "Calcola periodo" — stessa aggregazione, stesso giroconto — e può anche annullare una liquidazione su tua richiesta esplicita, con le stesse regole (F24 già versato → non annullabile). Le due strade, form e chat, sono equivalenti: nessuna delle due permette qualcosa che l'altra non può fare.

Se qualcosa non va

• "Periodo già liquidato": hai provato a calcolare un mese/trimestre che ha già una liquidazione viva. Annulla quella esistente (vedi sopra) prima di ricalcolare, oppure — se ti serve solo correggere una scrittura — segui la guida sul periodo bloccato.
• La quadratura non torna: il calcolo si rifiuta e ti indica lo scarto tra prima nota e registri, e a volte l'elenco dei documenti da controllare. Non è un guasto: è la liquidazione che ti sta dicendo che qualcosa a monte — una fattura, una scrittura manuale — non coincide con quello che dovrebbe risultare dai registri.
• Il credito del periodo precedente è zero e non dovrebbe esserlo: controlla di aver effettivamente calcolato — e non annullato — la liquidazione del periodo immediatamente precedente. Se quel periodo non risulta liquidato, il riporto è zero per costruzione, non è un errore di SamBooks.
• Il bottone "Annulla" è disattivato: c'è un F24 di versamento collegato già segnato come versato. Devi prima occuparti di quello (ripristinarlo o annullarlo) per poter annullare la liquidazione.
• Non trovo "Liquidazioni IVA" nel menu Finanza: è normale, sta sotto Contabilità → IVA, non sotto Finanza.

Domande frequenti

Posso liquidare due volte lo stesso mese? No: finché la liquidazione esistente non è annullata, SamBooks rifiuta un nuovo calcolo per lo stesso periodo, con un messaggio che te lo dice esplicitamente.

Cosa succede se annullo una liquidazione per sbaglio? Il periodo torna aperto e puoi semplicemente ricalcolarlo da capo con "Calcola periodo": non perdi dati, la nuova liquidazione riaggrega gli stessi movimenti (più eventuali correzioni fatte nel frattempo).

Perché una fattura di acquisto che ho registrato questo mese è finita nella liquidazione del mese scorso? Perché la data IVA non è la data in cui hai cliccato "registra": per gli acquisti dipende da quando hai ricevuto e annotato il documento, e a certe condizioni resta agganciata al mese dell'operazione originale (vedi la sezione sopra).

La liquidazione trimestrale copre automaticamente i tre mesi? Sì: se la tua azienda liquida trimestralmente, un singolo calcolo aggrega tutti i movimenti IVA dei tre mesi del trimestre, non serve fare tre calcoli separati.

Posso liquidare un periodo prima di aver liquidato quello precedente? Tecnicamente sì, non c'è un blocco che te lo impedisca. Ma il credito riportato dal periodo saltato risulterà zero: conviene sempre liquidare in ordine, dal periodo più vecchio al più recente.

Cosa devo fare se la mia azienda è in regime forfettario? Niente: la voce Liquidazioni IVA non ti serve e non compare in menu, perché in regime forfettario non si liquida l'IVA periodicamente.

Perché il saldo di una liquidazione a debito è mostrato in rosso e quello a credito in verde? È solo una convenzione visiva di SamBooks per farti riconoscere a colpo d'occhio se devi versare (rosso) o hai un credito che ti segue al periodo dopo (verde); non cambia in nessun modo l'importo o il calcolo.

Funzioni correlate

• Sbloccare un periodo IVA liquidato o un esercizio chiuso
• Scaricare i registri IVA e la Comunicazione LIPE in SamBooks