Registrare un incasso o un pagamento su una scadenza in SamBooks
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Chiudi una scadenza dello scadenzario registrando l'incasso di un cliente o il pagamento a un fornitore, totale o parziale, con la relativa scrittura contabile.
A cosa serve
Quando emetti una fattura a un cliente o registri una fattura di un fornitore, SamBooks genera automaticamente una scadenza nello Scadenzario: una riga che rappresenta l'importo ancora da incassare o da pagare, con la sua data di scadenza. "Registrare un incasso" o "Registrare un pagamento" è l'azione con cui dici a SamBooks che quel denaro è davvero entrato o uscito da un conto dell'azienda: il sistema scrive il movimento in partita doppia in prima nota, aggiorna il residuo della scadenza e, quando il residuo si azzera, la fa sparire dall'elenco delle partite aperte. Puoi incassare o pagare per intero o a più riprese, e puoi anche compensare una scadenza con un giroconto invece che con un vero movimento di cassa o banca.
Prima di iniziare
- La scadenza deve già esistere: nasce da una fattura attiva emessa, da una fattura passiva registrata, dal rimborso di una nota spese di un dipendente o da una partita importata da un vecchio gestionale. Se non trovi la scadenza che cerchi, verifica prima che il documento di origine sia stato effettivamente emesso o registrato.
- Serve un conto di liquidità (banca, cassa, carta o PSP) su cui imputare il movimento: se non ne hai ancora creato uno, puoi farlo al volo dallo stesso dialog di registrazione, senza uscire dalla pagina.
- Serve un ruolo Gestore o Amministrativo: un utente Visualizzatore vede lo scadenzario ma non può registrare né stornare nulla.
Come si fa, passo per passo
1. Apri la scadenza da chiudere
Vai su Scadenzario, nel menu Finanza. Trovi due righe di aging separate — una per i crediti verso i clienti, una per i debiti verso i fornitori — e sotto la tabella di tutte le partite aperte, con controparte, tipo, documento, data di scadenza, residuo e fascia di aging. Puoi filtrare per Tipo, Stato o cercare per controparte. Individuata la riga, clicca sull'icona a forma di banconota sulla destra: passandoci sopra il mouse ne leggi l'etichetta, che cambia da sola tra Registra incasso (per un credito) e Registra pagamento (per un debito). In alternativa, clicca sulla riga per aprire il dettaglio della scadenza e usa lo stesso bottone da lì.
2. Compila i dati del regolamento
Nel dialog che si apre trovi:
- Residuo da regolare: l'importo ancora aperto, mostrato in sola lettura come riferimento.
- Data: il giorno in cui è avvenuto l'incasso o il pagamento; di default è oggi.
- Importo: precompilato con l'intero residuo — riducilo per un incasso o un pagamento parziale. Non può superare il residuo: se lo superi compare l'errore "L'importo deve essere positivo e non superiore a…".
- Conto: il conto di liquidità su cui imputare il movimento, precompilato con il conto predefinito se ne hai impostato uno (altrimenti il primo disponibile). Il pulsante + accanto al menu apre "Aggiungi conto" per crearne uno senza chiudere il dialog.
- Nota: un campo libero facoltativo.
3. Conferma e verifica l'esito
Premi Registra. SamBooks registra subito la scrittura di prima nota e aggiorna la scadenza: se hai regolato l'intero residuo la riga sparisce dallo Scadenzario, se l'hai regolata solo in parte resta con il residuo aggiornato. Un messaggio conferma con "Incasso registrato." o "Pagamento registrato." La tabella dello scadenzario mostra sempre e solo il Residuo: per vedere quanto hai effettivamente incassato o pagato finora, riapri il dettaglio della scadenza, che riporta Importo, Pagato e Residuo distinti.
L'incasso o il pagamento parziale
Puoi regolare una scadenza in più riprese: ogni volta che registri un importo inferiore al residuo, SamBooks lo sottrae e lascia la riga aperta con il nuovo residuo, pronta per un'ulteriore registrazione. Ripeti l'operazione finché il residuo non arriva a zero — non c'è un limite al numero di incassi o pagamenti parziali su una stessa scadenza.
Compensare con un giroconto invece di un conto di liquidità
Se non c'è un vero movimento di cassa o banca — per esempio perché stai compensando un credito verso un cliente con un debito verso lo stesso soggetto, oppure stai chiudendo una scadenza contro un acconto già registrato — usa il link Compensa con un altro conto, sotto il campo Conto. Il campo si trasforma in una ricerca su tutto il piano dei conti (digita il codice o il nome, per esempio un conto transitorio di compensazione o un conto acconti fornitore) al posto dei soli conti di liquidità. SamBooks avvisa che "Verrà registrato un giroconto: nessun movimento bancario", e in prima nota la scrittura compare con causale "Compensazione partita" (su un credito) o "Giroconto partita" (su un debito) invece di "Incasso fattura" o "Pagamento fattura". Il link Torna al conto di liquidità riporta alla modalità normale.
Due vincoli da conoscere: il conto scelto deve essere un conto attivo del piano dei conti, e non può coincidere con il conto Crediti verso clienti/Debiti verso fornitori della partita stessa — un giro sullo stesso conto non chiuderebbe nulla, e se lo scegli SamBooks rifiuta la registrazione chiedendoti di sceglierne un altro.
Il caso del pagamento a un fornitore
Il meccanismo è identico a quello di un incasso, specchiato: apri la scadenza passiva, premi Registra pagamento, scegli data, importo (fino al residuo) e il conto di liquidità da cui esce il denaro. SamBooks addebita il conto Debiti verso fornitori e accredita il conto di liquidità scelto — l'opposto contabile di un incasso, dove invece è il conto di liquidità a essere addebitato. Anche per un fornitore puoi pagare parzialmente e puoi usare la modalità di compensazione al posto di un vero conto banca o cassa, per esempio per chiudere la fattura contro un acconto già versato.
Annullare un incasso o un pagamento (Storna)
Se hai registrato un incasso o un pagamento per errore, riapri la scadenza (dalla riga o dal dettaglio): se c'è già almeno un pagamento registrato compare l'icona Storna pagamento. Confermi su "Stornare il pagamento?" e SamBooks riapre la scadenza al residuo precedente e rimuove la scrittura di prima nota collegata. Lo storno annulla sempre l'ULTIMO regolamento registrato su quella scadenza: se hai fatto più incassi o pagamenti parziali e vuoi disfarli tutti, ripeti lo storno una volta per ciascuno, a partire dal più recente.
L'icona Storna non compare affatto se la scadenza non ha ancora nessun pagamento registrato, o se ha un'origine diversa da una fattura attiva o passiva (per esempio una nota spese dipendente o una partita importata da un vecchio gestionale): in questi casi lo storno da interfaccia non è disponibile.
A mano o dalla riconciliazione bancaria?
Questo dialog è la via manuale: sei tu a dire a SamBooks che l'incasso o il pagamento è avvenuto, scegliendo conto e data. C'è anche la via della banca: dopo aver importato l'estratto conto, apri il movimento nella tab Riconciliazione e scegli la strada "Chiudi scadenza" al posto di questa registrazione — il risultato contabile è lo stesso, ma la scrittura nasce già collegata alla riga di banca corrispondente. Anche lì, però, l'abbinamento lo confermi tu: quello che l'importazione trova da sola non scrive la prima nota e non chiude la partita, quindi una scadenza che credi saldata e che trovi ancora nello Scadenzario va chiusa a mano. Usa la registrazione manuale quando il denaro si muove fuori da un conto tracciato in SamBooks (contanti in cassa, per esempio) o quando vuoi chiudere la partita prima ancora che il movimento compaia sull'estratto conto; usa la riconciliazione bancaria quando il movimento è già arrivato in banca. Il dettaglio di quel percorso è nella guida su come riconciliare i movimenti bancari con la prima nota.
Chiedilo a Sam
Puoi ottenere lo stesso risultato scrivendo a Sam, per esempio: «Registra l'incasso di 1.200 € per la fattura n. 45 di Rossi Srl sul conto banca» oppure «Paga per intero la fattura del fornitore Bianchi Srl dalla cassa». Sam individua la scadenza giusta, ti mostra un'anteprima delle righe Dare/Avere della scrittura e la registra solo dopo la tua conferma esplicita — stessa logica del dialog, con la chat al posto del form. Puoi anche chiedergli di stornare un incasso o un pagamento registrato per sbaglio.
Se qualcosa non va
- "L'importo deve essere positivo e non superiore a…": hai indicato più del residuo attuale. Se il numero ti sembra corretto ma l'errore compare comunque, è possibile che qualcun altro abbia registrato nel frattempo un altro incasso o pagamento sulla stessa scadenza: chiudi il dialog e riprova, il residuo si aggiorna.
- Il bottone Registra resta disabilitato: manca un conto valido — in modalità liquidità nessun conto selezionato o creato, in modalità compensazione nessun conto scelto dalla ricerca — oppure l'importo non è valido.
- "Nessun conto disponibile: aggiungine uno con il pulsante +.": l'azienda non ha ancora nessun conto di liquidità configurato. Usa il pulsante + accanto al menu Conto per crearne uno senza uscire dal dialog.
- Il conto di compensazione scelto viene rifiutato: se coincide con il conto Crediti/Debiti della partita, o se è un conto disattivato nel piano dei conti, SamBooks blocca la registrazione e te lo segnala esplicitamente — scegli un altro conto.
- Lo storno viene rifiutato: se l'esercizio contabile a cui appartiene la registrazione è già stato chiuso, SamBooks non consente di rimuovere la scrittura e te lo spiega nel messaggio di errore; se non c'è nessun pagamento registrato sulla scadenza, l'icona Storna semplicemente non compare.
- Fattura fornitore in valuta estera: se l'importo che hai davvero versato in euro differisce da quello registrato per effetto del cambio del giorno, questo dialog accetta comunque solo un importo fino al residuo mostrato; per saldare la differenza cambio chiedi a Sam, che gestisce questo caso specifico nella stessa azione.
Domande frequenti
Come registro l'incasso di una fattura cliente? Vai su Scadenzario, trova la riga della fattura fra i crediti, premi l'icona banconota con etichetta "Registra incasso" e conferma data, importo e conto di liquidità su cui è arrivato il denaro.
Come registro il pagamento di una fattura fornitore? Stesso percorso, sulla riga del debito: premi "Registra pagamento" e scegli il conto da cui esce il denaro.
Posso incassare o pagare solo una parte dell'importo dovuto? Sì: riduci il campo Importo rispetto al residuo proposto. La scadenza resta aperta con il nuovo residuo, pronta per un'altra registrazione.
Come annullo un incasso o un pagamento registrato per sbaglio? Riapri la scadenza e usa l'icona Storna, se presente: riapre la scadenza al residuo precedente e rimuove la scrittura contabile collegata. Annulla solo l'ultimo regolamento registrato.
Come compenso un credito e un debito verso lo stesso cliente o fornitore? Usa "Compensa con un altro conto" al posto del conto di liquidità e scegli un conto dal piano dei conti, per esempio un conto transitorio di compensazione: SamBooks registra un giroconto invece di un movimento bancario.
Da che conto viene prelevato o versato il denaro? Dal conto di liquidità che scegli nel dialog — banca, cassa, carta o PSP — oppure, in modalità compensazione, dal conto contabile che indichi al suo posto.
Posso registrare un incasso o un pagamento senza passare dalla riconciliazione bancaria? Sì, è esattamente lo scopo di questo dialog: registri tu manualmente conto e data, senza aspettare che il movimento compaia sull'estratto conto importato.
La fattura risulta "pagata" dopo la registrazione? No: nessun percorso di SamBooks assegna alla fattura lo stato "Pagata". A cambiare è la scadenza collegata, che si chiude — e sparisce dallo Scadenzario — quando il suo residuo arriva a zero.