Registrare un incasso o un pagamento su una scadenza in SamBooks
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Chiudi una scadenza dello scadenzario registrando l'incasso di un cliente o il pagamento a un fornitore, totale o parziale, con la relativa scrittura contabile.
A cosa serve
Quando emetti una fattura a un cliente o registri una fattura di un fornitore, SamBooks genera automaticamente una scadenza nello Scadenzario: una riga che rappresenta l'importo ancora da incassare o da pagare, con la sua data di scadenza. "Registrare un incasso" o "Registrare un pagamento" è l'azione con cui dici a SamBooks che quel denaro è davvero entrato o uscito da un conto dell'azienda: il sistema scrive il movimento in partita doppia in prima nota, aggiorna il residuo della scadenza e, quando il residuo si azzera, la fa sparire dall'elenco delle partite aperte. Puoi incassare o pagare per intero o a più riprese, e puoi anche compensare una scadenza con un giroconto invece che con un vero movimento di cassa o banca. Lo stesso dialog serve anche nel verso opposto, per il rimborso della parte di una nota di credito che supera quanto restava da incassare o da pagare.
Prima di iniziare
- La scadenza deve già esistere: nasce da una fattura attiva emessa, da una fattura passiva registrata, dal rimborso di una nota spese di un dipendente o da una partita importata da un vecchio gestionale. Se non trovi la scadenza che cerchi, verifica prima che il documento di origine sia stato effettivamente emesso o registrato.
- Serve un conto di liquidità (banca, cassa, carta o PSP) su cui imputare il movimento: se non ne hai ancora creato uno, puoi farlo al volo dallo stesso dialog di registrazione, senza uscire dalla pagina.
- Serve il ruolo Gestore o Amministrativo, oppure un ruolo Personalizzato con la sezione Scadenzario, con il permesso di lettura e scrittura: chi ha la sola lettura vede lo scadenzario ma non può registrare né annullare nulla, e chi ha un ruolo Personalizzato senza la sezione Scadenzario non lo vede.
Come si fa, passo per passo
1. Apri la scadenza da chiudere
Vai su Scadenzario, nel menu Finanza. Trovi due righe di aging separate — una per i crediti verso i clienti, una per i debiti verso i fornitori — e sotto la tabella di tutte le partite aperte, con controparte, tipo, documento, data di scadenza, residuo e fascia di aging. Puoi filtrare per Tipo, Stato o cercare per controparte. Individuata la riga, clicca sull'icona a forma di banconota sulla destra: passandoci sopra il mouse ne leggi l'etichetta, che cambia da sola tra Registra incasso (per un credito), Registra pagamento (per un debito) e Registra rimborso (per l'eccedenza di una nota di credito, spiegata più sotto). In alternativa, clicca sulla riga per aprire il dettaglio della scadenza e usa lo stesso bottone da lì. Lo stesso dialog si apre anche dal dettaglio della fattura: nella scheda Documento, il riquadro Pagamenti & scadenze ha un pulsante per ogni rata ancora aperta.
2. Compila i dati del regolamento
Nel dialog che si apre trovi:
- Residuo da regolare: l'importo ancora aperto, mostrato in sola lettura come riferimento.
- Data: il giorno in cui è avvenuto l'incasso o il pagamento; di default è oggi.
- Importo: precompilato con l'intero residuo, già al netto delle note di credito collegate alla fattura — riducilo per un incasso o un pagamento parziale. Non può superare il residuo: se lo superi compare l'errore "L'importo deve essere positivo e non superiore a…".
- Conto: il conto di liquidità su cui imputare il movimento, precompilato con il conto predefinito se ne hai impostato uno (altrimenti il primo disponibile). Il pulsante + accanto al menu apre "Aggiungi conto" per crearne uno senza chiudere il dialog.
- Nota: un campo libero facoltativo.
3. Conferma e verifica l'esito
Premi Registra. SamBooks registra subito la scrittura di prima nota e aggiorna la scadenza: se hai regolato l'intero residuo la riga sparisce dallo Scadenzario, se l'hai regolata solo in parte resta con il residuo aggiornato. Un messaggio conferma con "Incasso registrato." o "Pagamento registrato." La tabella dello scadenzario mostra sempre e solo il Residuo: per vedere quanto hai effettivamente incassato o pagato finora, riapri il dettaglio della scadenza, che riporta Importo, Pagato e Residuo distinti.
L'incasso o il pagamento parziale
Puoi regolare una scadenza in più riprese: ogni volta che registri un importo inferiore al residuo, SamBooks lo sottrae e lascia la riga aperta con il nuovo residuo, pronta per un'ulteriore registrazione. Ripeti l'operazione finché il residuo non arriva a zero — non c'è un limite al numero di incassi o pagamenti parziali su una stessa scadenza.
Compensare con un giroconto invece di un conto di liquidità
Se non c'è un vero movimento di cassa o banca — per esempio perché stai compensando un credito verso un cliente con un debito verso lo stesso soggetto, oppure stai chiudendo una scadenza contro un acconto già registrato — usa il link Compensa con un altro conto, sotto il campo Conto. Il campo si trasforma in una ricerca su tutto il piano dei conti (digita il codice o il nome) al posto dei soli conti di liquidità. Per compensare due partite dello stesso soggetto il conto giusto c'è già nel piano dei conti di ogni azienda: Conto transitorio compensazioni partite, codice 1.25.50.004. Registri un giroconto su ciascuna delle due partite verso quel conto, e quando i due importi coincidono il suo saldo torna a zero. Per chiudere una fattura contro un acconto già versato scegli invece il conto su cui l'acconto è stato registrato. SamBooks avvisa che "Verrà registrato un giroconto: nessun movimento bancario", e in prima nota la scrittura compare con causale "Compensazione partita" (su un credito) o "Giroconto partita" (su un debito) invece di "Incasso fattura" o "Pagamento fattura". Il link Torna al conto di liquidità riporta alla modalità normale.
Due vincoli da conoscere: il conto scelto deve essere un conto attivo del piano dei conti, e non può coincidere con il conto Crediti verso clienti/Debiti verso fornitori della partita stessa — un giro sullo stesso conto non chiuderebbe nulla, e se lo scegli SamBooks rifiuta la registrazione chiedendoti di sceglierne un altro.
Il caso del pagamento a un fornitore
Il meccanismo è identico a quello di un incasso, specchiato: apri la scadenza passiva, premi Registra pagamento, scegli data, importo (fino al residuo) e il conto di liquidità da cui esce il denaro. SamBooks addebita il conto Debiti verso fornitori e accredita il conto di liquidità scelto — l'opposto contabile di un incasso, dove invece è il conto di liquidità a essere addebitato. Anche per un fornitore puoi pagare parzialmente e puoi usare la modalità di compensazione al posto di un vero conto banca o cassa, per esempio per chiudere la fattura contro un acconto già versato.
Rimborsare l'eccedenza di una nota di credito
Una nota di credito collegata a una fattura riduce il residuo della fattura: se la fattura era già incassata o pagata, la nota può superare quanto restava aperto. La differenza diventa una partita di segno opposto sulla stessa fattura: un debito verso il cliente sulla fattura di vendita, un credito verso il fornitore sulla fattura di acquisto (come la nota di credito ricevuta che non è collegata a nessuna fattura). Nello Scadenzario la trovi con il filtro Tipo invertito, e il pulsante di regolamento diventa Registra rimborso.
Il dialog si intitola Registra rimborso al cliente oppure Registra rimborso dal fornitore. Al posto di «Residuo da regolare» mostra Da rimborsare, cioè l'eccedenza, e sotto una riga che spiega le due strade. I campi sono gli stessi:
- Con un bonifico o in contanti: scegli il conto di liquidità da cui esce il rimborso al cliente, o su cui entra quello del fornitore, e premi Registra. Compare «Rimborso registrato.» e in prima nota la scrittura porta la descrizione «Rimborso eccedenza nota di credito».
- Compensandolo con un'altra fattura dello stesso soggetto: attiva Compensa con un altro conto, scegli il Conto transitorio compensazioni partite (1.25.50.004) e registra; poi apri l'altra fattura dello stesso cliente o fornitore e registra lì l'incasso o il pagamento con lo stesso conto e lo stesso importo. La prima scrittura porta la descrizione «Compensazione eccedenza nota di credito», e il conto transitorio torna a zero.
L'importo non può superare l'eccedenza, e il rimborso non può superare quanto risulta davvero incassato o pagato sulla fattura: se la nota è collegata alla fattura sbagliata o l'incasso non è registrato su quella fattura, SamBooks rifiuta con «Il rimborso di … supera quanto risulta versato sul documento…» e ti chiede di verificare il collegamento della nota e l'incasso.
Annullare un incasso o un pagamento
Se hai registrato un incasso, un pagamento o un rimborso per errore, riapri la scadenza (dalla riga o dal dettaglio): se su quella rata c'è almeno una registrazione compare l'icona Annulla pagamento. Confermi su "Annullare il pagamento?" con il pulsante Annulla pagamento: SamBooks elimina la scrittura di prima nota collegata, senza registrarne una di segno opposto, e riapre la scadenza al residuo precedente; a operazione riuscita compare «Pagamento annullato: scadenza riaperta.» L'annullo agisce sempre sull'ULTIMA registrazione di quella scadenza: se hai fatto più incassi o pagamenti parziali e vuoi disfarli tutti, ripetilo una volta per ciascuno, a partire dal più recente.
L'icona non compare affatto se la scadenza non ha nessuna registrazione, se la rata si è ridotta soltanto per effetto di una nota di credito (non c'è nulla da annullare), o se ha un'origine diversa da una fattura attiva o passiva (per esempio una nota spese dipendente o una partita importata da un vecchio gestionale). Se sulla fattura è registrato il rimborso di un'eccedenza, l'incasso che quel rimborso restituisce si annulla solo dopo aver annullato il rimborso.
A mano o dalla riconciliazione bancaria?
Questo dialog è la via manuale: sei tu a dire a SamBooks che l'incasso o il pagamento è avvenuto, scegliendo conto e data. C'è anche la via della banca: dopo aver importato l'estratto conto, apri il movimento nella tab Riconciliazione e scegli la strada "Chiudi scadenza" al posto di questa registrazione — il risultato contabile è lo stesso, ma la scrittura nasce già collegata alla riga di banca corrispondente. Anche lì, però, l'abbinamento lo confermi tu: quello che l'importazione trova da sola non scrive la prima nota e non chiude la partita, quindi una scadenza che credi saldata e che trovi ancora nello Scadenzario va chiusa a mano. Usa la registrazione manuale quando il denaro si muove fuori da un conto tracciato in SamBooks (contanti in cassa, per esempio) o quando vuoi chiudere la partita prima ancora che il movimento compaia sull'estratto conto; usa la riconciliazione bancaria quando il movimento è già arrivato in banca. Vale anche per i rimborsi: il bonifico con cui restituisci l'eccedenza al cliente è un'uscita, quindi in Chiudi scadenza lo abbini alla riga del debito verso quel cliente; il rimborso del fornitore è un'entrata, e lo abbini al credito verso di lui. Un movimento nel verso opposto a quello della fattura (un'uscita su una fattura di vendita, un'entrata su una di acquisto) viene registrato come rimborso solo se la fattura ha un'eccedenza di nota di credito da restituire: altrimenti l'abbinamento viene rifiutato, con l'invito a verificarlo. Il dettaglio di quel percorso è nella guida su come riconciliare i movimenti bancari con la prima nota.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.
- Incassare — «registra l'incasso di 1.200 € per la fattura 45/2026 di Rossi Srl sul conto Intesa, arrivato il 3 ottobre»
- Pagare — «paga per intero la fattura del fornitore Bianchi Forniture Srl dalla cassa, con data di oggi»
- Compensare — «compensa la fattura 45/2026 di Rossi Srl con la sua fattura di acquisto 112 sul conto transitorio compensazioni»
- Rimborsare al cliente — «la nota di credito a Rossi Srl supera il residuo della fattura 45/2026: registra il rimborso al cliente con bonifico dal conto Intesa»
- Rimborso dal fornitore — «Bianchi Forniture Srl mi ha restituito 300 € per la nota di credito: registra l'incasso del rimborso sul conto Intesa»
- Annullare — «annulla l'ultimo pagamento registrato sulla fattura di Bianchi Forniture Srl: l'ho messo due volte»
Sam individua la scadenza giusta e, prima di registrare incassi, pagamenti e rimborsi, ti mostra l'anteprima delle righe Dare/Avere e aspetta la tua conferma. Per una fattura in valuta estera può anche saldare la differenza cambio nella stessa registrazione.
Se qualcosa non va
- "L'importo deve essere positivo e non superiore a…": hai indicato più del residuo attuale. Se il numero ti sembra corretto ma l'errore compare comunque, è possibile che qualcun altro abbia registrato nel frattempo un altro incasso o pagamento sulla stessa scadenza: chiudi il dialog e riprova, il residuo si aggiorna.
- Il bottone Registra resta disabilitato: manca un conto valido — in modalità liquidità nessun conto selezionato o creato, in modalità compensazione nessun conto scelto dalla ricerca — oppure l'importo non è valido.
- "Nessun conto disponibile: aggiungine uno con il pulsante +.": l'azienda non ha ancora nessun conto di liquidità configurato. Usa il pulsante + accanto al menu Conto per crearne uno senza uscire dal dialog.
- Il conto di compensazione scelto viene rifiutato: se coincide con il conto Crediti/Debiti della partita, o se è un conto disattivato nel piano dei conti, SamBooks blocca la registrazione e te lo segnala esplicitamente — scegli un altro conto.
- L'annullo viene rifiutato: se l'esercizio contabile a cui appartiene la registrazione è già stato chiuso, SamBooks non consente di rimuovere la scrittura e te lo spiega nel messaggio di errore; se non c'è nessuna registrazione sulla scadenza, l'icona Annulla pagamento semplicemente non compare.
- "Il pagamento non si può annullare finché sulla fattura resta registrato un rimborso dell'eccedenza della nota di credito": annulla prima il rimborso, dalla riga della partita di segno opposto, poi l'incasso.
- Il cliente compare fra i debiti e il bottone dice "Registra rimborso": non è un errore, la nota di credito ha superato il residuo della fattura. Registra il rimborso o la compensazione come spiegato sopra.
- Fattura fornitore in valuta estera: se l'importo che hai davvero versato in euro differisce da quello registrato per effetto del cambio del giorno, questo dialog accetta comunque solo un importo fino al residuo mostrato; per saldare la differenza cambio chiedi a Sam, che gestisce questo caso specifico nella stessa azione.
- "Il rimborso di … supera quanto risulta versato sul documento": l'eccedenza non nasce da un incasso o da un pagamento registrato su quella fattura. Controlla che la nota di credito sia collegata alla fattura giusta e che l'incasso o il pagamento sia registrato proprio lì.
Domande frequenti
Come registro l'incasso di una fattura cliente? Vai su Scadenzario, trova la riga della fattura fra i crediti, premi l'icona banconota con etichetta "Registra incasso" e conferma data, importo e conto di liquidità su cui è arrivato il denaro.
Come registro il pagamento di una fattura fornitore? Stesso percorso, sulla riga del debito: premi "Registra pagamento" e scegli il conto da cui esce il denaro.
Posso incassare o pagare solo una parte dell'importo dovuto? Sì: riduci il campo Importo rispetto al residuo proposto. La scadenza resta aperta con il nuovo residuo, pronta per un'altra registrazione.
Come annullo un incasso o un pagamento registrato per sbaglio? Riapri la scadenza e usa l'icona Annulla pagamento, se presente: riapre la scadenza al residuo precedente ed elimina la scrittura contabile collegata. Annulla solo l'ultima registrazione.
Come compenso un credito e un debito verso lo stesso cliente o fornitore? Usa "Compensa con un altro conto" al posto del conto di liquidità e scegli il Conto transitorio compensazioni partite (1.25.50.004), su entrambe le partite: SamBooks registra due giroconti invece di un movimento bancario.
Ho fatto una nota di credito più grande di quanto il cliente doveva ancora pagarmi: come gli restituisco la differenza? Nello Scadenzario la fattura compare come debito verso il cliente: premi "Registra rimborso", scegli il conto da cui parte il bonifico e conferma. Se preferisci scalarla da un'altra sua fattura, usa la compensazione sul conto transitorio.
Il fornitore mi ha mandato una nota di credito su una fattura che avevo già pagato: dove registro i soldi che mi restituisce? Sulla riga del credito verso quel fornitore, con "Registra rimborso": si apre "Registra rimborso dal fornitore" e scegli il conto su cui è arrivato il bonifico. Se il bonifico è già nell'estratto conto, puoi abbinarlo con "Chiudi scadenza" dalla banca.
Da che conto viene prelevato o versato il denaro? Dal conto di liquidità che scegli nel dialog — banca, cassa, carta o PSP — oppure, in modalità compensazione, dal conto contabile che indichi al suo posto.
Posso registrare un incasso o un pagamento senza passare dalla riconciliazione bancaria? Sì, è esattamente lo scopo di questo dialog: registri tu manualmente conto e data, senza aspettare che il movimento compaia sull'estratto conto importato.
Devo registrare l'incasso qui prima di riconciliare il movimento bancario? No: se preferisci aspettare che il bonifico compaia sull'estratto conto, lascia la scadenza aperta. Quando importi l'estratto e abbini il movimento con Chiudi scadenza, è la riconciliazione stessa a registrare l'incasso su questa scadenza — vedi la guida su come riconciliare i movimenti bancari. Registrare qui a mano serve solo per chiudere la partita prima che il movimento arrivi in banca, o quando il denaro non passa da un conto tracciato in SamBooks, per esempio contanti in cassa.
La fattura risulta "pagata" dopo la registrazione? No: nessun percorso di SamBooks assegna alla fattura lo stato "Pagata". A cambiare è la scadenza collegata, che si chiude — e sparisce dallo Scadenzario — quando il suo residuo arriva a zero.