Registrare l'inventario fisico di fine anno in SamBooks

Come rilevare le giacenze reali di fine anno in SamBooks, confrontarle con il sistema e generare in automatico la scrittura contabile delle rimanenze.

A cosa serve

L'inventario fisico è la rilevazione periodica — tipicamente di fine anno — delle giacenze realmente presenti in magazzino, articolo per articolo e deposito per deposito. A differenza dei movimenti manuali di magazzino, l'inventario fisico non aggiunge un movimento: sovrascrive il saldo a sistema con il dato contato, calcola la differenza e — se la differenza esiste — genera in automatico un'unica scrittura di prima nota che porta a bilancio la variazione delle rimanenze.

Prima di iniziare

• Possono registrare un inventario fisico solo i ruoli Gestore e Amministrativo. La voce "Inventario fisico" compare in sidebar anche per il ruolo Logistica, perché fa parte del blocco Logistica, ma se un utente Logistica prova a registrarlo riceve un errore di permesso: quel ruolo può consultare lo storico, non scrivere qui.
• Puoi registrare un solo inventario per anno per azienda: è un controllo automatico, non serve verificarlo a mano prima di iniziare.
• Serve l'elenco di quanto hai contato fisicamente: articolo, magazzino, quantità e — se vuoi che il valore sia preciso — il valore unitario di ogni riga.

Come si fa, passo per passo

1. Aprire Inventario fisico

Dal menu di sinistra apri Inventario fisico. La pagina mostra due modi per registrare i dati contati e, sotto, lo Storico inventari.

2. Registrare a mano, riga per riga

Nella card "Registra inventario a mano" (o dal bottone in alto "Registra inventario") si apre il modulo "Registra inventario fisico":

• Anno: l'anno a cui si riferisce la rilevazione (di default l'anno corrente);
• righe ripetibili, una per ogni combinazione articolo/magazzino contata: Articolo, Magazzino, Quantità contata, Valore unitario (facoltativo: se lo ometti viene trattato come zero);
• "Aggiungi riga" per aggiungerne altre; l'icona di rimozione toglie una riga (ne serve almeno una).

Premi "Registra": se non hai compilato nessuna riga valida compare "Aggiungi almeno una riga per registrare l'inventario."; se manca l'articolo o il magazzino su una riga, "Seleziona un articolo per ogni riga." o "Seleziona un magazzino per ogni riga.".

3. Caricare le righe con Sam (CSV/xlsx)

In alternativa alla registrazione a mano, nella card "Carica righe inventariate" trascina un file CSV o xlsx direttamente nella chat di Sam: Sam legge le colonne codice_articolo (testo), quantità_contata (numero decimale) e, se presente, valore_unitario (numero decimale, facoltativo), e propone la registrazione. È lo stesso motore del modulo a mano: stessa idempotenza per anno, stesso calcolo delle differenze.

4. Cosa succede dopo aver premuto "Registra"

Per ogni riga, il sistema calcola la differenza tra quanto hai contato e il saldo contabile precedente, e sovrascrive la giacenza e il costo medio dell'articolo su quel deposito con i valori inseriti: l'inventario fisico diventa la fonte di verità, non si limita ad aggiungere un movimento. Se dalla somma delle differenze risulta una variazione, viene generata una sola scrittura di prima nota multi-riga: una differenza positiva (hai contato più di quanto risultava a sistema) va in Dare al conto Rimanenze merci e in Avere a Variazione rimanenze merci; una differenza negativa fa il percorso inverso. Se non c'è nessuna differenza, non viene generata alcuna scrittura.

5. Consultare lo storico

Nella sezione "Storico inventari" trovi, per ogni anno registrato: la data dell'inventario, il numero di articoli coinvolti, il valore totale e lo stato ("Registrato"). Se non hai ancora registrato nulla vedi "Nessun inventario registrato".

6. Riprovare sullo stesso anno

Se provi a registrare un secondo inventario sullo stesso anno, il sistema non lo rifà: risponde "Esiste già un inventario per l'anno {anno}." e non tocca di nuovo i saldi. Se hai sbagliato qualcosa nella prima registrazione, oggi non esiste un comando per riaprirla o annullarla dalla pagina: valuta con il tuo commercialista come intervenire sulla scrittura di prima nota generata, oppure chiedi a Sam di stornare l'operazione.

Cosa non trovi ancora in questa pagina

• Nessun export PDF o CSV del dettaglio di un inventario già registrato: a differenza del resto del modulo Magazzino (che esporta CSV e PDF), qui lo storico mostra solo i totali per anno, non le singole righe contate o le differenze calcolate.
• Nessun link diretto alla scrittura di prima nota generata: per vederla, vai in Prima nota e cerca la registrazione dell'anno interessato (causale "INV-FIS").
• L'inventario fisico è un percorso separato dal generatore di assestamenti di fine esercizio (ratei, risconti, ammortamenti): le rimanenze non passano da lì, passano solo da questa pagina.

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere a Sam di registrare l'inventario per te — per esempio "registra l'inventario fisico 2026 con queste righe: …" — allegando anche un file CSV/xlsx direttamente in chat, oppure chiedere lo storico: "mostrami gli inventari fisici registrati" o "qual è il dettaglio dell'inventario 2025?". È la stessa funzione del modulo, con la stessa idempotenza per anno.

Se qualcosa non va

• "Aggiungi almeno una riga per registrare l'inventario.": il modulo non ha nessuna riga compilata.
• "Seleziona un articolo per ogni riga." / "Seleziona un magazzino per ogni riga.": manca uno dei due campi obbligatori su almeno una riga.
• "Esiste già un inventario per l'anno {anno}.": quell'anno è già stato registrato, non viene creato un doppione.
• "Non riusciamo a registrare l'inventario. Riprova.": errore generico di salvataggio; riprova, e se persiste contatta il supporto.
• Un utente con ruolo Logistica non riesce a registrare l'inventario: è corretto così — oggi solo Gestore e Amministrativo possono farlo, anche se la voce compare in sidebar anche per il ruolo Logistica.

Domande frequenti

L'inventario fisico genera dei movimenti nel Giornale di magazzino? No. A differenza di carichi, scarichi, rettifiche e trasferimenti, l'inventario fisico non scrive righe nel giornale movimenti: sovrascrive direttamente il saldo e genera solo la scrittura di prima nota se c'è una differenza.

Posso registrare l'inventario di un anno passato che non avevo mai fatto? Sì, il campo Anno accetta qualunque anno; il vincolo è solo che per lo stesso anno non puoi registrarlo due volte.

Se dimentico il valore unitario di una riga, cosa succede al costo medio di quell'articolo? Il valore unitario è trattato come zero se lo ometti: la giacenza si allinea comunque alla quantità contata, ma il costo medio di quell'articolo può azzerarsi o abbassarsi molto. Se il valore ti importa, indicalo sempre.

Posso correggere un inventario già registrato? Non dalla pagina: non esiste un pulsante per riaprirlo o modificarlo. Valuta con il tuo commercialista, o chiedi a Sam, come intervenire sulla scrittura contabile che è stata generata.

Dove vedo l'effetto contabile dell'inventario? In Prima nota, cercando la scrittura dell'anno con causale "INV-FIS": non c'è un link diretto dalla pagina Inventario fisico.

Un utente Visualizzatore può vedere lo storico degli inventari? Sì, la lettura dello storico è aperta a tutti i ruoli; solo la registrazione è riservata a Gestore e Amministrativo.

Funzioni correlate

• Registrare movimenti di magazzino — carichi, scarichi, rettifiche e trasferimenti quotidiani, diversi dalla rilevazione di fine anno.
• Registrare la prima nota — dove cercare la scrittura generata dall'inventario.
• Leggere il bilancio CEE — dove le rimanenze finiscono in bilancio (attivo circolante C.I.4 e conto economico B.11).