Ricevere la merce e registrare il DDT di acquisto in SamBooks
9 min lettura
Quando il fornitore consegna la merce, registri l'arrivo con un DDT di acquisto: qui vedi come crearlo, da un ordine o da zero, e come si carica davvero il magazzino.
A cosa serve
Il DDT di acquisto è il documento con cui SamBooks registra che la merce del fornitore è arrivata: ricevuto da un ordine di acquisto già confermato, oppure diretto se non hai fatto un ordine prima. È il momento in cui il magazzino si carica davvero, a costo medio ponderato (CMP), e in cui il documento diventa disponibile per essere collegato alla fattura del fornitore quando arriva. Nella stessa pagina trovi anche le bolle doganali per le importazioni extra-UE: condividono la lista ma sono un documento diverso (vedi «Funzioni correlate»).
Prima di iniziare
- Serve il ruolo GESTORE, AMMINISTRATIVO o LOGISTICA: un Visualizzatore vede i DDT ma non può crearli né modificarli.
- Se ricevi da un ordine, l'ordine dev'essere già confermato e avere righe con quantità residua da ricevere.
- Se la tua azienda è forfettaria (RF19), l'intero ciclo passivo — quindi anche i DDT di acquisto — non è disponibile.
Come si fa, passo per passo
1. Apri «DDT di acquisto»
Dal menu di sinistra apri DDT di acquisto (/ddt-acquisto). È una vista unica che mescola DDT e bolle doganali, distinti da un badge DDT o Bolla dog. nella colonna Tipo. Le colonne sono Tipo, Numero, Rif. fornitore, Data, Fornitore, Colli, Peso/Volume, Stato (Da fatturare/Fatturato) e Azioni. Filtri disponibili: Tipo, Stato, Anno, Fornitore e Vettore (scegliendo un vettore il filtro mostra solo DDT: le bolle non hanno un vettore). Se non c'è ancora nulla vedi «Nessun documento di acquisto» / «Non ci sono ancora DDT di acquisto o bolle doganali. Usa «Nuovo documento» per aggiungerne uno.».
2. Premi «Nuovo documento» e scegli «DDT acquisto»
In alto a destra premi Nuovo documento: si apre una finestra con un selettore a due opzioni, DDT acquisto e Bolla doganale (di default è selezionato DDT acquisto). Scegliendo DDT acquisto parte il wizard a tre passaggi descritto sotto.
3. Passaggio «Sorgente & righe»
Scegli tra due modalità con un interruttore:
- Da ordine (selezionata di default): filtri per Numero, Fornitore e Periodo e una tabella di ordini con una casella di spunta per riga — puoi selezionarne più di uno, purché siano dello stesso fornitore (se ne scegli uno di un fornitore diverso, SamBooks avvisa «Un DDT ha un solo fornitore: questo ordine è di un fornitore diverso da quello già selezionato.»). Selezionando uno o più ordini, fornitore e righe residue si precompilano da soli («Righe e fornitore precompilati dagli ordini. Puoi modificarli.»); se non ci sono ordini ancora da ricevere per i filtri scelti vedi «Nessun ordine inevaso con questi filtri.».
- Manuale: nessun ordine di riferimento. In cima trovi la dropzone Compila da PDF o immagine (OCR) per caricare il documento di trasporto del fornitore (PDF, JPEG o PNG) e farti proporre fornitore, righe e vettore — sempre da rivedere prima di continuare — oppure scegli il fornitore a mano e compili le righe tu.
4. Passaggio «Trasporto»
Compili i dati del trasporto: Causale (una tendina di causali predefinite — non testo libero, a differenza della modifica di un DDT già creato — con «Acquisto» selezionata di default e la voce Altro… se ti serve una causale diversa), Numero DDT fornitore (il riferimento del documento del fornitore: il numero interno di ricezione che assegna SamBooks lo vedrai solo dopo l'emissione), Vettore, Resa, Colli, Peso lordo (kg), Volume (m³), Aspetto dei beni, Data DDT (con scorciatoia «Oggi») e Note.
5. Passaggio «Riepilogo» e creazione
L'ultimo passaggio mostra un riepilogo di sola lettura di tutto quello che hai compilato. Premi Indietro/Avanti per navigare tra i passaggi, poi conferma per creare il documento. Il DDT nasce in stato bozza: a questo punto il magazzino non si è ancora mosso.
6. Emetti il DDT: qui si carica davvero il magazzino
Apri il DDT in bozza appena creato (dalla lista, cliccandoci sopra) e premi Emetti (carico). È il momento in cui:
- viene assegnato il numero interno di ricezione (prima della bozza non ce l'aveva);
- ogni riga collegata a un articolo gestito a scorta carica il magazzino, aggiornando la giacenza e il costo medio ponderato: il nuovo costo medio è la media tra la giacenza precedente (valorizzata al suo vecchio costo medio) e la quantità appena ricevuta (valorizzata al prezzo di questo DDT), pesata sulle quantità — non serve calcolarlo a mano, lo fa SamBooks. Le righe di servizio o senza articolo di catalogo non generano nessun movimento;
- se il DDT arriva dall'evasione di un ordine, l'ordine avanza di stato (evaso parzialmente o totalmente, a seconda del residuo che resta);
- se l'ordine di origine aveva un mandato di ritiro con un vettore esterno, SamBooks genera in automatico l'ordine di acquisto per le spese di trasporto verso il vettore (vedi la guida sulle spedizioni per il dettaglio).
Il messaggio di conferma è «DDT emesso: magazzino caricato.».
Documenti collegati: ordini e fattura
Aprendo il dettaglio di un DDT (non ancora collegato a una fattura) trovi la card Documenti collegati con due colonne:
- Ordini: puoi agganciare uno o più ordini inevasi dello stesso fornitore («Collega questo DDT a uno o più ordini inevasi dello stesso fornitore.») — se non ce ne sono, vedi «Nessun ordine inevaso per questo fornitore.»; il messaggio dopo l'aggancio è «Ordini agganciati: evasione aggiornata.». Puoi anche sganciare un ordine già collegato («Ordine scollegato dal DDT.»).
- Fattura: puoi collegare il DDT a una fattura passiva già esistente dello stesso fornitore («Fattura collegata: 3-way match valutato.» — se il controllo 3-way è attivo, viene valutato in quel momento) o scollegarla («Fattura scollegata: DDT tornato emesso.»).
Quando le righe del DDT sono coperte interamente dalla fattura collegata, lo stato passa da Da fatturare a Fatturato; finché la copertura è parziale, resta «Da fatturare».
Stati del DDT e cosa puoi fare in ognuno
- Bozza: puoi modificarlo liberamente (fornitore, righe, trasporto) o eliminarlo. Il magazzino non si è ancora mosso.
- Emesso: il magazzino è caricato. Le righe non sono più modificabili («Le righe di un DDT già emesso non sono modificabili: annulla il DDT per rettificare le quantità.») — puoi però ancora agganciare/sganciare ordini e collegare/scollegare la fattura. Puoi annullarlo: l'annullamento storna anche il carico di magazzino.
- Fatturato: la fattura collegata copre tutte le righe. Per modificarlo o annullarlo devi prima scollegare la fattura dal dettaglio del DDT.
- Annullato: stato finale; l'eventuale carico di magazzino è stato stornato.
Modificare ed eliminare un DDT
- Modificare: dalla riga in elenco, azione Modifica. Se il DDT è collegato a una fattura, prima devi scollegarla («Il DDT è collegato a una fattura di acquisto: scollega prima la fattura, poi modificalo.»); se è già emesso, puoi cambiare i dati di trasporto ma non più le righe.
- Eliminare: solo un DDT in bozza si elimina, con conferma «Eliminare la bozza?» / «La bozza di DDT verrà eliminata definitivamente.». Un DDT emesso non si elimina: va annullato («Solo i DDT in bozza possono essere eliminati. Annulla il DDT emesso per stornare il carico.»).
- Se il DDT è collegato a una fattura, il menu azioni sulla riga mostra «Collegato a fattura: sola lettura» al posto delle azioni normali.
- Puoi sempre scaricare l'allegato originale (il file caricato in fase di OCR, se presente) dall'azione Scarica documento.
Chiedilo a Sam
Puoi ottenere lo stesso risultato scrivendo a Sam in chat: «registra il DDT di acquisto per l'ordine 12, ho ricevuto tutto», «crea un DDT di acquisto dal fornitore Rossi senza ordine, 50 pezzi di viti M6», «emetti il DDT 7», «collega il DDT 7 alla fattura 34», «annulla il DDT 9». Le due strade — form e chat — sono equivalenti: puoi cominciare dall'una e continuare con l'altra.
Se qualcosa non va
- «L'ordine in stato '...' non è ricevibile (conferma l'ordine prima di registrare il DDT)»: stai provando a ricevere un ordine ancora in bozza. Confermalo prima.
- «L'ordine non ha righe residue da ricevere» o «Nessuna quantità da ricevere»: l'ordine è già stato completamente evaso, oppure hai lasciato a zero tutte le quantità da ricevere.
- «Un DDT ha un solo fornitore»: nel wizard «Da ordine» hai selezionato ordini di fornitori diversi; scegline solo di uno stesso fornitore per volta.
- Non riesci a modificare le righe di un DDT: se è già emesso, le righe sono bloccate — annullalo per correggerle, poi ricrealo o riemettilo.
- Non riesci ad annullare o modificare un DDT: se è «Fatturato», devi prima scollegare la fattura dalla card Documenti collegati.
- Le bolle doganali non compaiono nel filtro Vettore: è corretto, le bolle non hanno un vettore; il filtro forza automaticamente la vista sui soli DDT.
Domande frequenti
Come registro il DDT che mi ha mandato il fornitore? Da «DDT di acquisto» premi «Nuovo documento» → «DDT acquisto», scegli se partire da un ordine già confermato o compilare a mano (anche caricando il PDF del fornitore con l'OCR), completa il passaggio Trasporto e conferma nel Riepilogo. Il DDT nasce in bozza: per caricare davvero il magazzino devi ancora aprirlo ed Emettere.
Come carico la merce a magazzino da un acquisto? Solo emettendo il DDT: la creazione in bozza non tocca le giacenze. L'emissione carica il magazzino e aggiorna il costo medio ponderato.
Cos'è il costo medio ponderato e come si calcola? È il costo medio dell'articolo tenendo conto sia di quanto ne avevi già a magazzino sia di quanto ne hai appena ricevuto, pesato sulle quantità e sui rispettivi prezzi. Lo calcola automaticamente SamBooks a ogni carico: non devi inserirlo tu.
Posso ricevere merce senza un ordine di acquisto collegato? Sì: nel wizard scegli «Manuale» invece di «Da ordine» e compili fornitore e righe direttamente, con o senza l'aiuto dell'OCR.
Come collego un DDT a più ordini di acquisto? Nel wizard «Da ordine» puoi spuntare più ordini dello stesso fornitore in un colpo solo; su un DDT già creato puoi aggiungerne altri dalla card «Documenti collegati» → «Aggancia ordini di acquisto».
Quando un DDT di acquisto diventa fatturato? Quando lo colleghi a una fattura passiva che ne copre tutte le righe. Se la copertura è solo parziale, resta «Da fatturare».
Posso caricare il PDF del DDT del fornitore e farlo compilare da solo? Sì, sia nel wizard (passaggio «Sorgente & righe», modalità Manuale) sia in modifica: è sempre un suggerimento da rivedere, mai un'azione automatica.
Cosa succede se annullo un DDT già emesso? Il carico di magazzino di quel DDT viene stornato e, se era collegato a un ordine, l'evasione dell'ordine torna indietro di conseguenza. Se il DDT è già «Fatturato» devi prima scollegare la fattura.
Differenza tra bolla e DDT di acquisto? Il DDT registra la merce ricevuta da un fornitore normale; la bolla doganale registra invece un'importazione da un paese extra-UE, con dazi e IVA all'importazione. Condividono la stessa lista ma sono due documenti diversi (vedi la guida dedicata alla bolla doganale).
Come aggancio un ordine a un DDT già creato? Apri il DDT, card «Documenti collegati», colonna Ordini → «Aggancia ordini di acquisto», seleziona uno o più ordini inevasi dello stesso fornitore e conferma.
Il DDT di acquisto genera una scrittura contabile? No: il DDT muove solo il magazzino. La scrittura in prima nota nasce quando registri la fattura del fornitore (o l'eventuale bolla doganale, per l'IVA all'importazione).