Creare e gestire un ordine di acquisto in SamBooks
8 min lettura
Un ordine di acquisto impegna la merce presso il fornitore prima che arrivi: qui vedi come crearlo, confermarlo, inviarlo e riceverlo in DDT.
A cosa serve
L'ordine di acquisto è il primo documento della catena verso un fornitore: dichiara cosa hai ordinato, a che prezzo e con quali condizioni di trasporto e pagamento, prima che la merce arrivi in azienda. Non è un documento fiscale e non genera nessuna scrittura in prima nota: serve a tracciare l'impegno e a far scattare, quando arriva la merce, la ricezione a magazzino con il DDT di acquisto. Se lavori con corrieri e porto assegnato, dallo stesso ordine puoi anche pianificare il ritiro presso il fornitore.
Prima di iniziare
- Il fornitore deve già esistere in anagrafica (puoi crearlo al volo dalla stessa schermata, vedi sotto).
- Servono il tuo ruolo GESTORE, AMMINISTRATIVO o LOGISTICA: un utente Visualizzatore vede gli ordini ma non può crearli né modificarli.
- Se la tua azienda è in regime forfettario (RF19), l'intero ciclo passivo — quindi anche gli ordini di acquisto — non è disponibile nella sidebar: questa guida vale per i regimi ordinari.
Come si fa, passo per passo
1. Apri l'elenco degli ordini di acquisto
Dal menu di sinistra apri Ordini di acquisto (/ordini-acquisto). Vedi la lista con le colonne Numero, Rif. Fornitore, Data, Fornitore, Stato e Totale. In alto puoi filtrare per Stato, per il preset Solo inevasi (mostra solo gli ordini che hanno ancora merce da ricevere), per Fornitore e per Periodo. Se non hai ancora nessun ordine, vedi il messaggio «Nessun ordine. Crea il primo con «Nuovo ordine»»; se i filtri non trovano nulla, il messaggio è «Nessun ordine per questi filtri».
2. Premi «Nuovo ordine»
In alto a destra premi Nuovo ordine: si apre la pagina di creazione a schermo intero (/ordini-acquisto/new).
3. Compila l'ordine, oppure caricalo da un PDF
In cima alla pagina trovi la dropzone Compila da PDF o immagine (OCR): carica l'ordine che hai già scritto altrove (o la conferma d'ordine del fornitore) come PDF, JPEG o PNG e SamBooks prova a riconoscere fornitore, righe, date e porto. È sempre un suggerimento da rivedere prima di salvare, mai un'azione automatica.
Se compili a mano:
- Fornitore: cercalo per nome o partita IVA nella sezione anagrafica in alto; se non esiste ancora puoi crearlo al volo dalla stessa combobox. È l'unico campo davvero obbligatorio: senza fornitore selezionato il salvataggio si blocca con «Seleziona un fornitore.».
- Data ordine: accanto al fornitore, di default è oggi.
- Numero ordine fornitore: campo facoltativo per annotare il riferimento che usa il fornitore stesso (diverso dal numero progressivo che SamBooks assegna al tuo ordine).
- Righe: almeno una riga con un articolo/servizio di catalogo oppure una descrizione libera, quantità, prezzo unitario (il costo d'acquisto, modificabile), sconto singolo per riga e aliquota IVA. Se lasci tutte le righe vuote il salvataggio si blocca con «Aggiungi almeno una riga con articolo o descrizione.».
- Termini di pagamento: sezione con Condizioni di pagamento, Metodo di pagamento, Giorni di pagamento e Decorrenza (Data documento / Fine mese / Data consegna). Appena scegli il fornitore questi campi si precompilano dalla sua anagrafica («Precompilato dall'anagrafica del fornitore; modificabile per questo ordine.») ma restano modificabili solo per questo ordine; a differenza degli ordini di vendita, qui non c'è il campo Conto d'incasso (ha senso solo quando sei tu a incassare).
- Trasporto — Resa: scegli tra Non specificato, Franco (a mezzo nostro) e Assegnato (a carico destinatario). Se scegli Assegnato si attivano due campi altrimenti disabilitati: Indirizzo di ritiro (uno degli indirizzi del fornitore, oppure «Sede del fornitore» se non ne ha uno dedicato — puoi aggiungerne uno nuovo dal link Nuovo indirizzo di ritiro) e Magazzino di consegna (il tuo deposito di arrivo). C'è anche Consegna richiesta, la data entro cui vorresti la merce.
- Note: testo libero.
In basso a destra vedi in tempo reale i totali stimati (Imponibile, IVA, Totale — il totale definitivo lo calcola il server al salvataggio). Premi Crea ordine per salvare.
Attenzione: questo form non segnala i campi obbligatori mentre scrivi (non usa la validazione «in tempo reale» di altri form di SamBooks): se manca qualcosa te ne accorgi solo al momento di premere il pulsante, con un messaggio d'errore. Non è un bug, ma non aspettarti l'asterisco rosso sui campi.
L'ordine appena creato nasce in stato bozza, con un numero e un anno progressivi assegnati automaticamente.
4. Conferma l'ordine
Apri l'ordine in bozza e premi Conferma (visibile solo sugli ordini in bozza, senza dialog di conferma). L'ordine passa allo stato confermato, la merce a scorta viene segnata come «ordinata» a magazzino, e se avevi scelto porto Assegnato l'ordine entra nella pianificazione dei ritiri per la logistica. Il messaggio di conferma è «Ordine confermato (atteso a magazzino).». Da questo momento l'ordine non è più modificabile: per cambiarlo devi annullarlo e farne uno nuovo.
5. Invia l'ordine al fornitore (facoltativo)
Dal dettaglio dell'ordine premi Invia al fornitore per mandare una email con il PDF dell'ordine allegato all'indirizzo email registrato in anagrafica fornitore (mai a un indirizzo PEC). Puoi anche scaricare da solo il PDF con Scarica PDF (nome file Ordine_acquisto_<anno>_<numero>.pdf) e inviarlo tu con un altro canale.
6. Ricevi la merce: «Registra DDT»
Quando arriva la merce, apri l'ordine confermato (con ancora righe da ricevere) e premi Registra DDT. Si apre la finestra Registra DDT di acquisto: per ogni riga vedi il Residuo e un campo Da ricevere precompilato col residuo, che puoi correggere se hai ricevuto meno del previsto. Premi Genera DDT: viene creato un DDT di acquisto in bozza (messaggio «DDT acquisto {numero} creato in bozza.») — l'ordine di per sé non muove ancora il magazzino. Il carico effettivo a magazzino avviene solo quando, dalla pagina DDT di acquisto, apri quel DDT ed emetti (vedi la guida dedicata alla ricezione merce). In base a quanto hai ricevuto, l'ordine passa a evaso parzialmente o evaso totalmente man mano che emetti i DDT collegati.
Puoi anche ricevere la merce senza passare da qui: dalla pagina DDT di acquisto esiste un wizard che parte direttamente dall'ordine (utile se un solo DDT copre più ordini dello stesso fornitore). Il risultato è lo stesso, cambia solo il punto di partenza.
Modificare, annullare ed eliminare un ordine
- Modificare: solo un ordine ancora in bozza si modifica (stesso form di creazione, fornitore bloccato). Se provi ad aprire in modifica un ordine già confermato vedi «Ordine non modificabile» con il testo «Solo gli ordini in bozza possono essere modificati. Annulla l'ordine per liberare l'ordinato.» e un pulsante per tornare al dettaglio.
- Eliminare: solo le bozze si eliminano, con conferma «Eliminare la bozza?» / «La bozza verrà eliminata definitivamente. L'operazione non è reversibile.». Un ordine già confermato non si può eliminare: va prima annullato.
- Annullare: disponibile su un ordine confermato che non ha ancora ricevuto merce (o l'ha ricevuta solo in parte/del tutto: in quel caso l'azione non è più permessa). La conferma chiede «Annullare il documento?» / «Il documento verrà annullato e non sarà più utilizzabile. Gli eventuali effetti collegati (movimenti di magazzino, impegni) vengono stornati.». Un ordine già evaso, anche parzialmente, risponde con un errore («l'ordine è già parzialmente/totalmente evaso»): a quel punto l'unica via è gestire la parte restante o chiudere il DDT collegato.
La scheda Catena
Sul dettaglio dell'ordine, la scheda Catena mostra la catena documentale generata da questo ordine: i DDT di acquisto generati (con badge tipo «DDT n. 12/2026», stato «DDT in bozza» o «Fatturato con {numero fattura}» e link Apri i DDT di acquisto) e le Fatture di acquisto collegate (con totale e link Apri la fattura). Se l'ordine non ha ancora generato nulla, vedi «Ordine ancora isolato: nessun documento a valle.».
Chiedilo a Sam
Tutto quello che hai letto sopra si può anche chiedere in chat a Sam, con lo stesso risultato del form: «crea un ordine di acquisto al fornitore Rossi Srl per 100 pezzi di viti M6», «conferma l'ordine 12/2026», «genera il DDT per l'ordine 12», «annulla l'ordine 8». Le due strade sono equivalenti: quello che fai da form lo puoi ottenere anche in chat, e viceversa.
Se qualcosa non va
- «Seleziona un fornitore.»: hai premuto Crea ordine senza aver scelto un fornitore nella combobox in alto.
- «Aggiungi almeno una riga con articolo o descrizione.»: tutte le righe sono vuote; serve almeno una riga con un articolo di catalogo o una descrizione libera.
- «Ordine non modificabile»: stai cercando di modificare un ordine già confermato. Annullalo se devi correggerlo davvero, oppure lascialo com'è e gestisci la differenza sul DDT o sulla fattura.
- L'annullamento è rifiutato: l'ordine ha già ricevuto merce (parzialmente o del tutto) tramite un DDT emesso. Non puoi più annullarlo: puoi però annullare il DDT emesso, se serve stornare anche quel movimento di magazzino.
- Il pulsante «Registra DDT» non compare: l'ordine non è ancora confermato, oppure non ha righe con quantità residua da ricevere (è già stato evaso del tutto).
Domande frequenti
Come mando l'ordine al fornitore? Dal dettaglio dell'ordine premi «Invia al fornitore»: parte una email con il PDF allegato all'indirizzo dell'anagrafica fornitore. In alternativa scarichi il PDF con «Scarica PDF» e lo mandi come preferisci.
Cos'è il porto assegnato in un ordine di acquisto? Vuol dire che il trasporto è a carico tuo (il destinatario): scegliendolo attivi l'indirizzo di ritiro dal fornitore e il magazzino di consegna, e l'ordine confermato entra nella pianificazione dei ritiri per chi organizza le spedizioni.
Posso modificare un ordine già confermato? No: solo gli ordini in bozza si modificano. Se l'ordine confermato è sbagliato, annullalo (se non ha ancora ricevuto merce) e crealo di nuovo.
Che differenza c'è tra il nostro numero ordine e il numero del fornitore? Il numero che vedi in lista (es. 12/2026) è il progressivo che assegna SamBooks al tuo ordine. Il campo «Numero ordine fornitore» è facoltativo e serve solo ad annotare il riferimento che usa il fornitore stesso nei suoi documenti.
L'ordine di acquisto genera una scrittura in prima nota? No, mai: l'ordine è solo un documento di impegno. La prima nota si movimenta più avanti, quando registri la fattura del fornitore (o eventualmente la nota spese/bolla doganale collegata).
L'ordine di acquisto muove il magazzino? Nemmeno alla conferma: la merce a scorta viene solo segnata come «ordinata». Il magazzino si carica davvero quando emetti il DDT di acquisto generato dall'ordine.
Posso eliminare un ordine di acquisto in bozza? Sì, con il pulsante Elimina e una conferma: l'eliminazione di una bozza non è reversibile. Un ordine già confermato non si elimina, si annulla.
Come imposto i termini di pagamento sull'ordine fornitore? Si precompilano da soli dall'anagrafica del fornitore appena lo selezioni; puoi comunque cambiarli nella sezione «Termini di pagamento», e la modifica vale solo per questo ordine.