Gestire il plafond IVA da esportatore abituale in SamBooks
10 min lettura
Come SamBooks calcola il plafond, dove leggi quanto ne resta e come registri le dichiarazioni d'intento ricevute dai clienti ed emesse ai fornitori.
A cosa serve
Un'azienda che vende molto all'estero ha lo status di esportatore abituale: può comprare senza IVA dai fornitori italiani entro un tetto annuo, il plafond. Sull'altro lato, i clienti che a loro volta sono esportatori abituali ti chiedono di fatturare senza IVA consegnandoti una dichiarazione d'intento (molti la chiamano lettera d'intento).
In SamBooks tutto questo vive in un'unica voce di menu, Plafond e dichiarazioni d'intento, con tre schede: Plafond (il tetto dell'anno, quanto hai consumato, quanto resta), Intento emesse (le dichiarazioni che mandi ai fornitori per comprare senza IVA) e Intento ricevute (quelle dei clienti, che autorizzano le tue fatture senza IVA in natura N3.5).
Prima di iniziare
Attiva la sezione. La voce compare da sola se l'azienda è già segnata come esportatore abituale; altrimenti resta nascosta. Per farla comparire apri Impostazioni, poi Profilo fiscale: nel riquadro Flag operativi spunta Sono esportatore abituale e salva. Le impostazioni dell'azienda le modifica il Gestore.
Serve lo storico dell'anno precedente. Il calcolo legge solo le fatture registrate in SamBooks: completa prima l'eventuale importazione dal gestionale precedente.
Chi può fare cosa. Calcolare il plafond, emettere e revocare dichiarazioni, registrare quelle ricevute sono operazioni riservate a Gestore e Amministrativo: un Visualizzatore legge i numeri ma al salvataggio riceve un errore di permessi. In regime forfettario (RF19) il plafond non esiste e la sezione non è disponibile.
Come si fa, passo per passo
1. Apri la pagina e guarda se il plafond dell'anno c'è già
Dal menu apri Plafond e dichiarazioni d'intento. Se non è mai stato calcolato nulla leggi "Nessun plafond calcolato"; altrimenti trovi una riga per ogni anno. Non devi calcolarlo per forza a mano: SamBooks lo fa da solo nella notte del 1° febbraio, per l'anno appena iniziato.
2. Calcola il plafond con «Predisponi»
In alto a destra premi Predisponi: si apre la conferma "Predisporre Plafond esportatori?" con un solo campo, Anno d'imposta. Attenzione al valore proposto: il campo suggerisce l'anno precedente, quindi se ti serve il plafond dell'anno in corso scrivi l'anno corrente. L'anno che indichi è quello del plafond, mentre i numeri arrivano dalle fatture dell'anno prima: chiedendo il 2026 misuri le esportazioni del 2025.
Conferma con Predisponi e leggi «Plafond esportatori {anno} predisposto.», oppure «Plafond esportatori {anno} era già predisposto: esito aggiornato.» — in questo secondo caso SamBooks ti restituisce il calcolo salvato e non lo rifà, e non c'è modo di forzare il ricalcolo. Lancialo quindi quando l'anno precedente è completo di tutte le fatture: il primo calcolo è quello che resta.
3. Leggi il risultato
Se almeno un anno risulta da esportatore abituale, sopra la tabella compare il contatore "Plafond IVA {anno}": percentuale utilizzata, barra colorata e tre numeri — Tetto (export anno prec.), Utilizzato, Disponibile. Sotto, ogni anno ha la sua riga, con il badge Abituale o Non abituale nella colonna Esportatore e il Residuo.
Come SamBooks calcola il plafond (il test del 10%)
Il calcolo confronta due grandezze dell'anno precedente: il volume d'affari, la somma degli imponibili delle fatture di vendita, e le esportazioni, la somma degli imponibili con natura N3.1, N3.2, N3.3 o N3.4 nel riepilogo IVA delle stesse fatture. Se il rapporto esportazioni / volume d'affari supera il 10%, l'anno viene marcato Abituale e il tetto del plafond è pari al totale delle esportazioni dell'anno precedente; se non lo supera la riga resta Non abituale, il calcolo è salvato lo stesso ma non c'è plafond da usare e l'emissione di dichiarazioni ai fornitori viene rifiutata.
Restano fuori le fatture in "Bozza" e "Pronta" — contano solo i documenti emessi — e le autofatture generate dalle fatture di acquisto, che sono acquisti e non vendite. Fuori anche la natura N3.5: le fatture che emetti verso un esportatore abituale consumano il plafond del cliente, non alimentano il tuo.
Il disponibile è sempre «esportazioni dell'anno precedente meno utilizzato», e l'utilizzato cresce quando registri in prima nota una fattura di acquisto con righe in natura N3.5: un acquisto fatto davvero senza IVA con una tua dichiarazione d'intento.
Un solo metodo di calcolo. SamBooks lavora sull'anno solare precedente, per intero. Il metodo mensile (quello che alcuni chiamano «plafond mobile») non esiste, non c'è una schermata dove sceglierlo e non c'è una configurazione iniziale: l'unico dato che fornisci è l'anno d'imposta nel dialogo Predisponi.
Monitoraggio, bande e avvisi
Il contatore cambia colore ed etichetta secondo l'utilizzo: sotto l'80% Nella norma, dall'80% al 90% In avvicinamento alla soglia, dal 90% in su Vicino allo splafonamento. Dal 90% il residuo diventa rosso, con un'icona di allarme.
Le stesse due soglie fanno scattare gli avvisi. Ogni notte SamBooks controlla i plafond attivi e, quando l'utilizzo attraversa l'80% o il 90%, manda a Gestore e Amministrativo una notifica nella campanella — "Plafond IVA {anno} all'80%" o "Plafond IVA {anno} al 90%" — con il link alla pagina. Le soglie sono solo queste due, e l'avviso arriva una volta per soglia attraversata, non tutti i giorni.
Superare il 100% significa aver comprato senza IVA più di quanto il plafond consentiva. Attenzione a dove arrivano i blocchi: SamBooks rifiuta una vendita in N3.5 senza copertura e una dichiarazione al fornitore che ecceda il disponibile, ma non blocca la registrazione di un acquisto oltre il tetto — l'utilizzo viene contabilizzato e il contatore supera il 100%.
Le dichiarazioni ricevute dai clienti (fatturare in N3.5)
Scheda Intento ricevute, con il badge Gate N3.5 attivo accanto al titolo.
Registrarne una. Premi Registra intento. Sono obbligatori Cliente emittente (testo libero, non una scelta dalla rubrica), Data dichiarazione, Valida dal, Valida al e Plafond concesso (€), l'importo massimo che il cliente ti autorizza a fatturare senza IVA; facoltativi Partita IVA, Protocollo AdE e Note. Ma quei due facoltativi contano: la Partita IVA è il dato con cui SamBooks aggancia la dichiarazione alle fatture, e va scritta esattamente come in anagrafica cliente; il Protocollo AdE finisce nel file XML della fattura e fa da chiave anti-duplicato.
Il controllo che scatta in fattura. Quando salvi una fattura di vendita con almeno una riga in natura N3.5, SamBooks cerca una dichiarazione Attiva di quel cliente, valida alla data del documento e con residuo sufficiente a coprire l'imponibile delle righe N3.5 (fra più dichiarazioni valide vince quella con più residuo). Se non ne trova una che soddisfi tutte queste condizioni, la fattura non viene creata: «Fattura N3.5 bloccata: {motivo}. Plafond residuo: {importo} EUR. Registrare una dichiarazione di intento ricevuta valida.» Il controllo avviene al salvataggio, non mentre compili, e viene saltato se il cliente non ha né partita IVA né codice fiscale.
Se la fattura passa, il residuo scala dell'imponibile fatturato e a zero lo stato diventa Esaurita; protocollo e data finiscono nel file XML (senza protocollo quel blocco manca e lo SDI può scartare la fattura); una nota di credito che storna quella fattura restituisce il plafond alla dichiarazione da cui era stato preso — ed è il motivo per cui le note di credito non vengono mai bloccate.
Revocare, e cosa fare se hai sbagliato un dato. La tabella mostra cliente, protocollo, Validità, plafond concesso, residuo e stato, con i filtri Anno e Stato; sulle righe Attiva compare Revoca, e dopo la revoca quella dichiarazione non copre più nessuna fattura. Una dichiarazione registrata non si modifica: non esiste un comando di modifica, né in pagina né in chat. Se il dato sbagliato è il protocollo, revoca e registra di nuovo con quello corretto; se è sbagliato un altro campo, non riusare lo stesso protocollo — la chiave anti-duplicato non guarda lo stato e ti restituirebbe la dichiarazione revocata, inservibile in fattura. In quel caso chiedi al cliente una dichiarazione nuova e registra quella.
Le date le controlli tu. Gli stati mostrati sono soltanto Attiva, Esaurita e Revocata: una dichiarazione con il periodo di validità finito continua a comparire come Attiva, e nessun avviso di scadenza ti raggiunge. Le fatture restano protette — un documento datato fuori periodo viene bloccato — ma la lista non te lo segnala: guarda la colonna Validità, e a inizio anno chiedi ai clienti le dichiarazioni nuove.
Le dichiarazioni emesse ai fornitori
Scheda Intento emesse. Sopra la tabella c'è l'avviso da leggere una volta per tutte: il file generato è conforme, ma l'invio telematico all'Agenzia delle Entrate (Entratel, cassetto fiscale) lo fa il commercialista o lo fai tu — SamBooks non si collega agli enti, i cui canali sono riservati agli intermediari abilitati.
Emetterne una. Premi Emetti intento: si apre "Emetti dichiarazione di intento {anno}", dove scegli il Fornitore (si cerca per nome o partita IVA) e l'Importo massimo; la Data emissione è facoltativa — vuota vale oggi — ma deve cadere nell'anno. Servono il plafond dell'anno già calcolato e lo status di esportatore abituale; l'importo massimo, poi, non può superare il disponibile al netto di quanto è già prenotato dalle altre dichiarazioni non revocate.
Scaricare il file e registrare il protocollo. Ogni riga ha un link XML che scarica il file della dichiarazione: lo consegni al commercialista, oppure lo carichi tu, per la trasmissione telematica. SamBooks non trasmette nulla all'Agenzia delle Entrate, né automaticamente né a comando. Quando torna il protocollo premi Registra protocollo, scrivi il codice ("Es. 26012345678-000001") e premi Salva protocollo: lo stato passa ad Accettata e la cella mostra il protocollo, cliccabile per correggerlo. Il percorso reale è quindi Emessa → Accettata, oppure Revocata: nella colonna Stato esistono anche «Inviata» e «Rifiutata», ma non sono passaggi che il prodotto compie da solo.
Revocare e consumare il plafond. Revoca chiede conferma, avverte che il plafond prenotato verrà liberato e che l'operazione è irreversibile, e sparisce dalle righe già revocate. Il consumo effettivo avviene sulle fatture di acquisto: registrando in prima nota una fattura del fornitore con righe N3.5 l'utilizzo si registra da solo. Per farlo a mano — se il plafond è stato calcolato dopo la registrazione, per esempio — apri la fattura di acquisto, tab Contabilità, riquadro Utilizzo plafond (N3.5), pulsante Registra utilizzo plafond; se era già fatto leggi «Utilizzo plafond già registrato per questa fattura.»
Chiedilo a Sam
Le stesse operazioni si chiedono in chat:
- «calcola il plafond 2026»
- «emetti una dichiarazione d'intento da 50.000 euro al fornitore Rossi Srl»
- «registra la dichiarazione d'intento ricevuta da Bianchi Srl, protocollo 08012345678, valida dal 1° gennaio al 31 dicembre, plafond 80.000 euro»
- «quanto plafond mi resta per il 2026?»
Quello che Sam non può fare, perché non esiste nel prodotto: trasmettere o verificare una dichiarazione presso l'Agenzia delle Entrate, e modificarne una già registrata.
Se qualcosa non va
«Fattura N3.5 bloccata: nessuna_dichiarazione_valida». Non c'è una dichiarazione utilizzabile per quel cliente a quella data. Controlla nell'ordine: che sia registrata; che la Partita IVA sia identica a quella dell'anagrafica cliente; che la data della fattura cada dentro Valida dal / Valida al; che lo stato non sia Revocata o Esaurita.
«Fattura N3.5 bloccata: plafond_insufficiente». Il messaggio include il residuo: riduci l'imponibile, oppure fatti trasmettere dal cliente una dichiarazione integrativa e registrala prima di riprovare.
«Importo intento … supera plafond disponibile per nuove dichiarazioni intento». Stai prenotando più di quanto resta: riduci l'importo massimo, o revoca una dichiarazione emessa che non userai — la revoca libera subito la prenotazione.
«Nessun plafond calcolato per … Eseguire prima compute_plafond_annuale». Torna alla scheda Plafond, premi Predisponi per quell'anno e riprova.
Non vedo il contatore. Compare solo se almeno un anno risulta Abituale. Se manca l'intera voce di menu, la accendi in Impostazioni → Profilo fiscale spuntando Sono esportatore abituale.
I numeri mi sembrano bassi. Il calcolo somma solo le fatture emesse: bozze e "Pronta" non trasmesse restano fuori.
Domande frequenti
Come faccio a sapere se sono esportatore abituale? Lo dice la colonna Esportatore: Abituale se nell'anno precedente le esportazioni hanno superato il 10% del volume d'affari.
Dove vedo quanto plafond mi resta? Nel contatore in cima alla pagina, voce Disponibile, e nella colonna Residuo.
SamBooks controlla la dichiarazione d'intento presso l'Agenzia delle Entrate? No: nessuna schermata interroga l'Agenzia. Il controllo automatico riguarda residuo e periodo di validità delle dichiarazioni che hai registrato tu.
SamBooks invia la dichiarazione d'intento all'Agenzia delle Entrate? Mai, né in automatico né su comando: genera il file XML, la trasmissione la fa il commercialista o tu, poi torni qui a registrare il protocollo.
Posso scegliere il plafond mensile invece di quello annuale? No: c'è un unico metodo, quello sull'anno solare precedente.
La dichiarazione d'intento è scaduta ma risulta ancora «Attiva»: è un problema? Lo stato non cambia alla scadenza e non arriva nessun avviso: lo vedi solo dalla colonna Validità. Le fatture restano protette, perché un documento datato fuori periodo viene comunque bloccato.
Cosa vuol dire N3.5 e dove si mette? È la natura IVA della riga di fattura quando l'aliquota è 0% perché il cliente è un esportatore abituale con dichiarazione d'intento: campo Natura IVA della riga.