Gestire le spedizioni e i mandati di carico in SamBooks: conto proprio, vettore e ShippyPro

Da un ordine di vendita porto franco alla consegna: pianifica il trasporto, scegli tra mezzi propri, un vettore terzo o un corriere collegato via ShippyPro, genera il mandato di carico e il DDT, e tieni il cliente aggiornato con il tracking automatico.

A cosa serve

La sezione Spedizioni (menu a sinistra, sotto Logistica) è il punto in cui SamBooks trasforma un ordine di vendita da spedire a mezzo tuo in un mandato di carico: il documento che organizza ritiro, tappe, colli e trasportatore. Da qui affidi il trasporto ai tuoi mezzi (conto proprio), a un fornitore-vettore con un prezzo concordato, oppure a un corriere gestito con l'integrazione ShippyPro (confronto tariffe, etichetta, ritiro). Quando il mandato è pronto per partire, da lì generi il DDT di vendita che accompagna la merce: il magazzino si scarica solo quando quel DDT viene emesso.

Prerequisiti

• Un ordine di vendita confermato con resa Franco (a mezzo nostro): solo questi ordini compaiono tra quelli da pianificare (gli ordini con resa Assegnato restano a carico del cliente e non transitano da qui).
• Per affidare il trasporto a un vettore terzo: un fornitore anagrafato come vettore (puoi crearlo al volo dal wizard, vedi sotto).
• Per usare un corriere: l'account ShippyPro della tua azienda collegato — puoi collegarlo anche in un secondo momento, il mandato resta comunque creato nel frattempo.
• Un utente con ruolo Gestore, Amministrativo o Logistica (quest'ultimo scrive solo nell'area Magazzino/Logistica, che include le spedizioni); il ruolo Visualizzatore può solo consultare.

Procedura passo-passo

1. Apri le spedizioni e trova l'ordine da pianificare

Nel menu a sinistra, sotto Logistica, apri Spedizioni. La pagina si apre sulla tab Ordini da pianificare: qui arrivano automaticamente gli ordini di vendita con resa Franco (a mezzo nostro) appena vengono confermati. Se la tabella è vuota, il messaggio "Nessun ordine da pianificare" ricorda che qui compaiono solo gli ordini porto franco confermati.

Puoi filtrare gli ordini per numero o cliente (campo Cerca), per provincia di ritiro o di consegna e per periodo.

2. Avvia il wizard "Nuovo mandato"

Hai due modi per aprirlo:

• premi il pulsante Nuovo mandato in alto a destra: il wizard si apre da zero, sul passo Sorgente con il tab Da ordini selezionato (l'alternativa Righe manuali serve per un mandato senza un ordine di vendita collegato: in quel caso inserisci a mano ritiro, destinatario e righe articolo);
• oppure clicca direttamente su una riga della tabella: si apre il riepilogo logistico dell'ordine (cliente, resa, ritiro/destinazione, righe e colli); in fondo premi Crea mandato e il wizard si apre con quell'ordine già selezionato.

Nel passo Sorgente, tab Da ordini, seleziona una o più righe con la checkbox:

• se selezioni un solo ordine, il campo Colli da caricare è modificabile — parte al massimo (l'intero residuo da spedire) e puoi ridurlo per caricare solo una parte dei colli (mandato parziale, vedi punto 11);
• se selezioni più ordini, SamBooks propone un mandato multitappa (punto 10): per ciascun ordine viene mostrato l'intero residuo, senza possibilità di ridurlo riga per riga.

Premi Avanti per passare al passo Trasporto.

3. Scegli come trasportare

Nel passo Trasporto scegli una delle tre modalità:

• Conto proprio — trasporti con mezzi aziendali, nessun vettore esterno;
• Vettore — affidi il trasporto a un fornitore-vettore con un prezzo concordato;
• ShippyPro — generi l'etichetta e prenoti il ritiro tramite un corriere collegato con l'integrazione ShippyPro (il corriere si sceglie nel passo successivo).

Qualunque sia la modalità, il passo mostra anche il riepilogo del carico (colli, peso, volume), l'anteprima delle tappe di ritiro e consegna, e i campi Magazzino di ritiro, Data ritiro prevista e Note.

4. Conto proprio: crea il mandato con mezzi tuoi

Seleziona Conto proprio. Compare il campo facoltativo Costo trasporto: qui indichi una stima interna del costo, diversa dal Budget trasp. mostrato nella tabella (quello resta solo un riferimento preso dall'ordine, non il costo reale). Premi Crea mandato: il mandato nasce nello stato Affidata, senza vettore e senza alcun ordine di acquisto collegato.

5. Vettore terzo: scegli il fornitore-vettore e il prezzo

Seleziona Vettore. Nel campo Vettore cerca il fornitore per nome o P.IVA. Se il vettore non esiste ancora in anagrafica, premi Crea vettore in fondo al menu a tendina: si apre il form per una nuova anagrafica fornitore. Compilalo e, prima di salvare, attiva l'interruttore "È un vettore/corriere" — se lo lasci spento, SamBooks non riconoscerà il fornitore come vettore selezionabile per un mandato. Il fornitore appena creato viene selezionato automaticamente nel campo Vettore.

Compila Prezzo concordato vettore: è il costo effettivo pattuito col vettore, diverso dal Budget trasp. dell'ordine, che resta solo una stima. Premi Crea mandato: il mandato nasce Affidata con il vettore e il prezzo salvati.

6. Corriere ShippyPro: crea il mandato e passa alla spedizione

Seleziona ShippyPro. Il pulsante cambia in Crea e configura: al click il mandato viene creato subito (stato Affidata) e il wizard passa al passo Spedizione, dove confronti le tariffe e generi l'etichetta (punto 8). Se preferisci fermarti qui, chiudi il wizard con Fine: il mandato resta creato con il badge "Da completare" e lo riprendi quando vuoi dalla riga del mandato (icona Gestisci ShippyPro) o dal suo dettaglio (punto 13).

Se l'integrazione ShippyPro non è ancora collegata, il passo Spedizione mostra l'avviso "ShippyPro non collegato" con il pulsante Collega ShippyPro: il mandato resta comunque creato, lo completerai appena colleghi l'account (punto successivo).

7. Collegare il tuo account ShippyPro (una tantum)

Da Spedizioni, il pulsante in alto Integra ShippyPro (diventa Integrazione ShippyPro una volta collegato) apre il dialog di collegamento; lo trovi anche in Impostazioni → Azienda → Integrazioni, card ShippyPro, pulsante Collega ShippyPro (poi Gestisci). La procedura, guidata dal dialog stesso:

1. su ShippyPro apri API → API Keys e crea una chiave di tipo "PII Excluded" (consigliata) o "Accesso completo" — non "Mappe";
2. incolla la chiave nel campo API key ShippyPro e premi Testa connessione per verificarla prima di salvare;
3. premi Collega: se lasci attiva la casella Importa i miei corrieri, SamBooks importa i corrieri già connessi sul tuo ShippyPro, e mostra l'URL del webhook di tracking automatico da incollare su ShippyPro (sezione "Webhook per il tracking automatico", con il pulsante Copia per ogni valore).

Una volta collegato l'account, il badge diventa "Connesso" e vedi la data di "Ultima verifica" e di "Ultimo aggiornamento corrieri". Ogni azienda collega il proprio account ShippyPro, con il proprio contratto: la chiave è cifrata e non viene mai mostrata per intero. Per cambiarla usa Aggiorna API key; per rimuovere il collegamento usa Disconnetti (chiede conferma: la chiave salvata viene eliminata e puoi ricollegare l'account in qualsiasi momento).

8. Confrontare le tariffe e generare l'etichetta

Dal passo Spedizione del wizard — oppure riaprendo un mandato corriere "Da completare" dall'icona o dal bottone Gestisci ShippyPro — premi Confronta tariffe: SamBooks interroga i corrieri collegati su ShippyPro e mostra l'elenco con corriere, servizio e prezzo, segnalando quella "Più economica".

Prima di generare l'etichetta puoi aprire Opzioni avanzate per indicare Assicurazione (€), Contrassegno / COD (€) oppure, attivando Personalizza dimensioni collo, correggere lunghezza, larghezza, altezza e peso rispetto ai dati già presenti in anagrafica articolo.

Scelta la tariffa, premi Genera etichetta: SamBooks ti mostra prima una richiesta di conferma con il corriere e il prezzo scelti, perché l'operazione ha effetto reale presso il corriere (spedizione creata e fatturata secondo il tuo contratto ShippyPro) e non è annullabile su tutti i corrieri; conferma solo dopo aver controllato la tariffa. Una volta pronta, scarichi l'etichetta con Scarica etichetta PDF; puoi anche premere Aggiorna tracking oppure, se hai sbagliato corriere o tariffa, Annulla etichetta (chiede conferma: l'annullamento vale anche lato corriere e il mandato torna "Da completare").

9. Prenotare il ritiro col corriere

Nella stessa schermata, sezione "Ritiro corriere": imposta la Data ritiro, poi premi Carica slot disponibili per scegliere un orario tra quelli proposti dal corriere (se il corriere non ne propone, puoi comunque prenotare indicando solo la data) e conferma con Prenota ritiro.

10. Un mandato per più ordini insieme (mandato multitappa)

Se più ordini dello stesso giro vanno spediti insieme, selezionali tutti nel passo Sorgente del wizard (checkbox multiple, tab Da ordini): SamBooks crea un unico mandato multitappa e unisce in una sola tappa le consegne allo stesso indirizzo. Prosegui col passo Trasporto esattamente come per un mandato singolo (conto proprio, vettore o ShippyPro).

11. Spedire un ordine in più mandati (mandato parziale)

Se vuoi caricare solo una parte dei colli di un ordine — il resto partirà con un mandato successivo — selezionalo da solo nel passo Sorgente e riduci il campo Colli da caricare rispetto al residuo proposto: compare il badge "parziale". L'ordine resta visibile in Ordini da pianificare con il residuo ancora da spedire, pronto per un nuovo mandato quando vuoi completarlo.

12. Dal mandato al DDT: "Crea DDT"

Quando il mandato è pronto per partire, apri il suo dettaglio dalla tab Mandati di carico e premi Crea DDT. SamBooks genera il documento di trasporto (DDT di vendita), ereditando cliente, destinazione e righe dal mandato e dall'ordine. Il mandato passa dallo stato Affidata a In transito e, se il mandato ha un vettore terzo con prezzo concordato, SamBooks genera anche l'ordine di acquisto verso il vettore per il servizio di trasporto.

Il magazzino non si scarica a questo punto: lo scarico avviene solo quando il DDT viene emesso dalla pagina DDT di vendita, non alla sola creazione del mandato o del DDT in bozza.

Una volta creato il DDT, i comandi Crea DDT e Annulla spariscono dal mandato: l'operazione non è ripetibile sullo stesso mandato.

13. Il dettaglio del mandato: PDF, etichetta e annullamento

Dal dettaglio del mandato (o dalle icone della riga corrispondente) trovi:

• Mandato di carico (PDF) — il documento stampabile del mandato (mittente, tappe, colli, firme): sempre disponibile;
• Scarica etichetta PDF — solo se per il mandato è già stata generata un'etichetta (punto 8);
• Gestisci ShippyPro — solo sui mandati corriere non annullati, per generare o completare etichetta e ritiro anche in un secondo momento;
• Crea DDT — solo su un mandato Affidata con un ordine collegato e senza DDT ancora creato;
• Annulla — solo su un mandato Affidata senza DDT collegato: annulla il mandato e libera di nuovo l'ordine in Ordini da pianificare.

14. Avvisare il cliente: il tracking automatico

Perché il cliente riceva un'email a ogni avanzamento della spedizione, vai in Impostazioni → Azienda → Profilo fiscale, card "Consegna e tracking", e attiva l'interruttore Tracking spedizione al cliente. Da quel momento il destinatario indicato sulla tappa di consegna riceve un'email quando il mandato passa ad Affidata, quando passa a In transito (alla creazione del DDT) e quando la spedizione risulta Consegnata.

15. Farlo fare a Sam invece che a mano

Ogni operazione descritta sopra — trovare gli ordini da pianificare, creare un mandato in conto proprio o con un vettore, collegare ShippyPro, confrontare le tariffe, generare l'etichetta, prenotare il ritiro, creare il DDT, annullare un mandato o attivare il tracking cliente — è disponibile anche parlando con Sam dal pannello di chat: le due strade, form e chat, sono equivalenti e producono esattamente lo stesso risultato sullo stesso mandato. Puoi scegliere quella più comoda momento per momento, anche alternandole sullo stesso documento.

Suggerimenti

• Il Budget trasp. mostrato nella tab Ordini da pianificare è solo una stima di riferimento presa dall'ordine di vendita. Il costo reale che concordi col vettore si inserisce nel wizard come Prezzo concordato vettore (o Costo trasporto per il conto proprio): sono due dati distinti, non confonderli quando leggi mandato e ordine insieme.
• Per un mandato multitappa, SamBooks non impone che gli ordini selezionati abbiano lo stesso cliente o la stessa destinazione: verifica tu la coerenza del giro (stesso itinerario) prima di crearlo.
• Puoi chiedere le stesse operazioni a Sam con una frase, ad esempio: "quali ordini porto franco sono da pianificare?", "crea un mandato in conto proprio per l'ordine 22/2026", "confronta le tariffe ShippyPro per il mandato SP-2026-00012 e genera l'etichetta più economica".

Errori frequenti

• "Vettore non valido: seleziona un fornitore marcato come vettore." — il fornitore scelto (o appena creato) non ha l'interruttore "È un vettore/corriere" attivo: apri la sua anagrafica e attivalo.
• "API key ShippyPro non valida o di tipo «Mappe»." — la chiave incollata non è del tipo giusto: su ShippyPro genera una API key di tipo "PII Excluded" o "Accesso completo" e riprova con Testa connessione prima di Collega.
• "Nessun ordine da pianificare" nella prima tab — è corretto se non hai ordini di vendita confermati con resa Franco (a mezzo nostro): solo quelli transitano in questa lista. Controlla la resa dell'ordine se ti aspettavi di trovarlo qui.
• "ShippyPro non collegato" nel passo Spedizione — il mandato corriere è comunque stato creato: colleghi l'integrazione (punto 7) e riprendi da Gestisci ShippyPro quando vuoi.

FAQ

Posso generare l'etichetta senza prima confrontare le tariffe? No: prima di Genera etichetta devi premere Confronta tariffe per vedere i corrieri disponibili e scegliere quello giusto.

Cosa succede se annullo un'etichetta già generata? SamBooks la annulla anche lato corriere e il mandato torna "Da completare": puoi rifare il confronto tariffe e generare una nuova etichetta.

Il magazzino si scarica quando creo il mandato o il DDT? No. Lo scarico avviene solo quando il DDT generato dal mandato viene emesso, non alla creazione del mandato né alla creazione del DDT in bozza.

Posso modificare un mandato dopo averlo creato? Puoi agire sul suo stato con le azioni disponibili (Crea DDT, Annulla, gestione ShippyPro); un mandato con DDT già creato non è più annullabile né modificabile nel trasporto.

Cosa vuol dire "mandato multitappa"? È un unico mandato di carico che copre più ordini di vendita: le consegne allo stesso indirizzo si uniscono in un'unica tappa nel documento.

Posso creare un mandato senza un ordine di vendita collegato? Sì, con il tab Righe manuali nel passo Sorgente del wizard: indichi a mano cliente, mittente/ritiro, destinatario/consegna e le righe articolo.

Funzioni correlate

• Gestire gli ordini di vendita — l'ordine porto franco confermato è il punto di partenza di ogni mandato.
• DDT di vendita — il documento di trasporto generato da "Crea DDT", con lo scarico di magazzino alla sua emissione.
• Anagrafica fornitori — dove nasce, o si marca, un fornitore come vettore.
• Ordini di acquisto — dove trovi l'ordine di acquisto del servizio di trasporto generato per i mandati con vettore terzo.