Incassare o convertire in fattura un avviso di parcella o una proforma in SamBooks

Da un documento pre-fiscale già inviato al cliente a una fattura TD06 vera e propria: due percorsi diversi — uno registra anche l'incasso, l'altro genera solo la fattura — più come annullare un incasso sbagliato.

A cosa serve

Una volta che la proforma (o l'avviso di parcella) è in stato Inviata, SamBooks offre due azioni distinte per farla diventare una fattura: «Registra incasso», che in un solo clic crea la fattura TD06, registra il pagamento in prima nota e chiude la scadenza — pensata per il caso più comune, quando il cliente ha già pagato — e «Genera fattura», che crea la sola fattura TD06 senza toccare la prima nota, per chi vuole emetterla prima di aver ricevuto il pagamento. Entrambe portano il documento allo stato Convertita. Questa guida copre entrambi i percorsi, come riaprire la fattura generata e come annullare un incasso registrato per errore. Per creare e compilare il documento di partenza, vedi Creare un avviso di parcella o una proforma.

Prima di iniziare

• Il documento deve essere in stato Inviata: se è ancora Bozza, prima usa «Segna come inviata» o inviala per email dal suo dettaglio (vedi la guida sulla creazione).
• Per «Registra incasso» serve un conto finanziario (banca o cassa) già censito: senza, la finestra lo segnala e ti rimanda alla sezione Banca.
• Serve un ruolo con permessi di scrittura — Gestore o Amministrativo.

Come si fa, passo per passo

1. Apri il documento Inviata

Dal dettaglio della parcella (o dall'icona corrispondente nella riga della lista) trovi ora due bottoni al posto di «Modifica»: «Registra incasso» e «Genera fattura».

2. Registra incasso: il percorso «un clic»

Premi «Registra incasso». Si apre una finestra con un avviso ben visibile: «Genera una fattura TD06 e registra l'incasso in prima nota. L'incasso resta annullabile (bottone «Annulla incasso»): la scrittura viene eliminata e la scadenza riaperta. La fattura TD06 invece si elimina solo finché resta in bozza: una volta inviata allo SDI si annulla solo con una nota di credito.» Compili tre campi: «Conto d'incasso» (obbligatorio, banca o cassa — se non ne hai ancora uno, la finestra te lo dice e offre la scorciatoia «Vai a Banca»), «Data incasso» (obbligatoria, precompilata a oggi) e «Nota (facoltativa)» (fino a 500 caratteri, es. «bonifico cliente»). Premi «Incassa e genera fattura».

3. Cosa succede dopo l'incasso

Nello stesso passaggio SamBooks: crea la fattura TD06 (non ancora numerata — il progressivo arriva solo all'invio allo SDI, un passo successivo che fai dal dettaglio della fattura), registra il pagamento in prima nota sul conto scelto, e chiude la scadenza collegata. Vieni portato dritto al dettaglio della nuova fattura; il messaggio di conferma dice «Incasso registrato · fattura {anno} generata in bozza: il numero sarà assegnato all'emissione.» Se il totale del documento è zero o non c'è più nulla da saldare, SamBooks non finge un incasso: l'intera operazione fallisce con un errore esplicito e non registra nulla, né la fattura né la scrittura.

4. In alternativa: Genera fattura, senza incasso

Se preferisci emettere la fattura prima ancora di aver ricevuto il pagamento, premi «Genera fattura» (in lista o nell'header del dettaglio) — oppure, dal tab «Conversione» del dettaglio della parcella, la card che compare finché non è ancora convertita apre lo stesso flusso dietro il bottone «Converti in fattura». La finestra ti chiede di scegliere: «Salva come bozza» — «La fattura resta modificabile; la invii allo SDI quando vuoi dal suo dettaglio» — oppure «Crea e invia allo SDI» — «La fattura viene creata e trasmessa subito allo SDI», con un avviso che l'invio è definitivo e irreversibile (si rettifica poi solo con nota di credito). In entrambi i casi la fattura eredita da subito cassa, ritenuta e bollo dal documento di origine, e il codice destinatario SDI arriva dall'anagrafica del cliente, senza bisogno di ridigitarlo. A differenza di «Registra incasso», questo percorso non tocca la prima nota: nessun pagamento viene registrato, nessuna scadenza si chiude.

5. Apri la fattura generata

Nel tab «Conversione» del dettaglio della parcella trovi la scheda della fattura generata con il bottone «Apri fattura»: tipo documento, numero/anno (un trattino finché non è stata inviata allo SDI), totale, data e stato. Dalla lista o dall'header del dettaglio, la stessa azione si chiama invece «Apri fattura collegata» — stesso risultato, nome diverso a seconda di dove la trovi. Da lì, se hai scelto «Salva come bozza», procedi con l'invio vero e proprio: vedi Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI).

6. Annulla un incasso registrato per errore

Sia dopo «Registra incasso» sia dopo «Genera fattura», nel dettaglio della parcella convertita trovi «Annulla incasso». La finestra di conferma spiega cosa succede: «La scrittura di prima nota dell'incasso viene eliminata — non viene registrata nessuna scrittura di segno opposto — e la scadenza torna aperta. Se la fattura TD06 è ancora in bozza viene eliminata e la {parcella} torna "inviata" (re-incassabile). Se la fattura è già stata inviata allo SDI resta valida — per annullarla serve una nota di credito — ma l'incasso viene comunque annullato.» Il criterio che SamBooks usa per decidere è però più stretto di quanto il testo lasci intendere: l'annullo è completo — la fattura sparisce, la parcella torna Inviata — solo se la fattura generata è rimasta letteralmente Bozza. Se nel frattempo è passata a Pronta (succede da sola, appena i dati obbligatori sono completi, anche se la fattura non è mai stata inviata a nessuno), SamBooks la tratta comunque come se fosse già a SDI: il pagamento in prima nota viene cancellato e la scadenza riaperta, ma la fattura resta e la parcella non torna «Inviata». In quel caso, prima di rincorrere una nota di credito che non serve, controlla lo stato della fattura dal suo dettaglio: se dice «Pronta» (non «Inviata a SDI» o oltre) puoi ancora eliminarla da lì con «Elimina», come una bozza qualunque. Lo stesso bottone annulla anche una conversione fatta con «Genera fattura» senza alcun incasso, con lo stesso limite: pulito solo se la fattura è rimasta Bozza.

Se qualcosa non va

• Non vedo «Registra incasso» né «Genera fattura»: il documento è ancora in Bozza. Aprilo e premi «Segna come inviata», oppure invialo per email dal suo dettaglio.
• La finestra «Registra incasso» dice che non ho un conto finanziario: crea un conto banca o cassa dalla sezione Banca (la finestra ci porta direttamente), poi riprova.
• Ho incassato la proforma per errore: apri il dettaglio, premi «Annulla incasso» e conferma; il pagamento si annulla sempre, ma la fattura sparisce con lui — e la parcella torna incassabile — solo se è rimasta letteralmente Bozza. Se è già «Pronta» o oltre, resta e va gestita dal suo dettaglio.
• Lo storno dice che la fattura è «già allo SDI» ma non l'ho mai inviata: succede perché SamBooks tratta come «già a SDI» qualunque fattura che non sia più Bozza — anche una «Pronta» mai trasmessa. Controlla lo stato nel dettaglio della fattura: se è ancora «Pronta», eliminala da lì con «Elimina»; solo se è davvero stata inviata (Inviata a SDI o oltre) serve una nota di credito.
• Devo per forza incassare per ottenere la fattura?: no, «Genera fattura» crea la sola TD06 senza registrare alcun pagamento; usalo se il cliente pagherà più avanti.
• Non trovo più il documento tra le parcelle in stato Inviata: se è convertita, cercala con il filtro Stato → Convertita: da lì apri sempre la fattura collegata dal tab Conversione.

Chiedilo a Sam

In chat puoi chiedere lo stesso risultato: «incassa la parcella n. 12/2026 sul conto banca principale, con nota "bonifico ricevuto oggi"» oppure «genera la fattura dalla proforma n. 8/2026, tienila in bozza». Sam applica esattamente le stesse regole del form — compreso il rifiuto a registrare un incasso quando non c'è nulla da saldare — e, se serve, puoi anche chiedere «annulla l'incasso della parcella n. 12» per tornare indietro.

Domande frequenti

Come incasso una proforma? Dal suo dettaglio, quando è in stato Inviata, premi «Registra incasso»: scegli il conto, la data e conferma. SamBooks crea la fattura, registra il pagamento e chiude la scadenza in un solo passaggio.

Che differenza c'è tra incassare e generare fattura da una proforma? «Registra incasso» crea la fattura E registra il pagamento in prima nota, chiudendo la scadenza. «Genera fattura» crea solo la fattura, senza toccare la prima nota: usalo quando il pagamento arriverà dopo.

Se incasso la proforma mi crea anche la prima nota? Sì, è proprio il punto: nello stesso clic nasce la scrittura di prima nota sul conto scelto e la scadenza collegata risulta chiusa.

Posso annullare un incasso sbagliato sulla proforma? Sì, con «Annulla incasso» dal dettaglio della parcella convertita: la scrittura viene eliminata e la scadenza riaperta.

Ho incassato la proforma per errore, come storno? Usa «Annulla incasso»: il pagamento si annulla sempre; la fattura generata sparisce con lui — e la parcella torna «Inviata» — solo se è rimasta Bozza. Se è già «Pronta» o oltre, l'incasso si annulla comunque ma la fattura resta collegata.

Devo per forza incassare la proforma per farla diventare fattura? No: «Genera fattura» la converte comunque, senza registrare alcun incasso.

La fattura generata dalla proforma è già stata inviata allo SDI? Dipende da cosa hai scelto: con «Registra incasso» o con «Salva come bozza» in «Genera fattura» resta non trasmessa; solo scegliendo esplicitamente «Crea e invia allo SDI» parte subito, e da quel momento è irreversibile.

Posso scegliere il conto banca su cui registrare l'incasso della proforma? Sì, la finestra «Registra incasso» te lo chiede sempre come campo obbligatorio, tra i conti finanziari già censiti in azienda.

Funzioni correlate

• Creare un avviso di parcella o una proforma — come nasce e si compila il documento di partenza.
• Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI) — il passo finale per una fattura lasciata in bozza.
• Stornare una fattura con una nota di credito — come annullare una fattura già trasmessa allo SDI.
• Registrare un incasso o un pagamento — lo stesso meccanismo di prima nota, applicato a qualunque fattura o scadenza.