Stornare una fattura con una nota di credito in SamBooks
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Come annullare o ridurre una fattura già inviata allo SDI con una nota di credito: storno totale o parziale, motivo, invio ed effetti su scadenze e magazzino.
A cosa serve
Una fattura elettronica, una volta trasmessa allo SDI, non si può più modificare né cancellare: è un documento perfezionato. Se dopo l'invio scopri un errore, il cliente ti restituisce la merce, gli concedi un abbuono che non avevi previsto o devi annullare del tutto una fattura sbagliata, lo strumento per intervenire è la nota di credito — nel linguaggio comune si dice anche "nota di accredito" — un documento TD04 collegato alla fattura originale che ne storna, in tutto o in parte, l'importo.
Prima di iniziare
Puoi emettere una nota di credito solo se la fattura originale ha raggiunto uno stato definitivo: "Accettata SDI", "Consegnata", "Mancata consegna" o "Pagata". Deve inoltre trattarsi di una fattura vera e propria, non già di un'altra nota di credito o di debito: su una nota non si emette un'altra nota.
Quando basta correggere e quando serve davvero la nota di credito
Prima di aprire la finestra di storno, verifica in che fase si trova la fattura:
- La fattura è ancora "Bozza" o "Pronta" (non è mai stata inviata allo SDI): non serve nessuna nota di credito. La correggi direttamente con "Modifica", oppure la elimini con "Elimina": in questo stato la fattura non ha ancora valore fiscale.
- La fattura è "Inviata a SDI" e sei in attesa dell'esito: non puoi fare nulla, né correggere né stornare. Aspetta che arrivi la ricevuta (di solito pochi minuti).
- La fattura è in uno stato definitivo ("Accettata SDI", "Consegnata", "Mancata consegna" o "Pagata"): qui la nota di credito è l'unico strumento. Il documento non è più modificabile né eliminabile: puoi solo stornarlo, in tutto o in parte.
- La fattura è "Scartata SDI": attenzione, qui NON puoi emettere una nota di credito — il sistema la rifiuta, perché la fattura non è mai stata perfezionata. Se l'errore è nei dati della tua azienda, lo correggi in Impostazioni e reinvii la stessa fattura. Se invece l'errore è nei dati del documento, oggi la fattura scartata non è modificabile né eliminabile: prima di emettere un altro documento, scrivi all'assistenza.
Come si fa, passo per passo
1. Apri la fattura da stornare
Apri Fatture di vendita dal menu di sinistra, individua il documento nell'elenco «Fatture attive» e aprilo con un clic sulla riga. Verifica in testata che lo stato sia uno di quelli definitivi elencati sopra.
2. Premi "Storna"
Nella barra delle azioni del dettaglio, se lo stato lo consente, trovi il bottone "Storna" (icona di un documento con il segno meno) accanto a "Nota di debito". Premilo.
3. Scegli tra storno totale e storno parziale
Si apre la finestra "Nuova nota di credito", con la descrizione "Storno della fattura {numero}. Seleziona righe e importi da stornare; lascia tutto pieno per lo storno totale." Tutte le righe della fattura originale sono precaricate, selezionate e a valore pieno: se non tocchi nulla e confermi ottieni lo storno totale (badge "Storno totale" in alto nella finestra).
Per uno storno parziale:
- deseleziona (checkbox) le righe che non c'entrano con lo storno;
- sulle righe rimaste, riduci la quantità nel campo "Q.tà" se il cliente ti ha restituito solo una parte della merce (reso);
- oppure scrivi direttamente un valore più basso nel campo "Importo" se stai concedendo un abbuono su un importo, non su una quantità — attenzione: appena tocchi l'Importo il campo Q.tà si disabilita, perché l'importo scritto a mano ha sempre la precedenza sul calcolo automatico.
Il badge passa a "Storno parziale" e i totali (Imponibile, IVA, Totale documento) in fondo alla finestra si aggiornano in tempo reale mentre lavori.
4. Scrivi il motivo dello storno
Compila il campo obbligatorio "Motivo dello storno" (fino a 200 caratteri): ad esempio "reso merce", "abbuono", "annullamento". Senza motivo il bottone di conferma resta disabilitato.
5. Crea la nota di credito
Premi "Crea nota di credito". SamBooks genera un nuovo documento TD04 in stato "Bozza", collegato alla fattura originale, e ti porta direttamente sul suo dettaglio. Compare il messaggio "Nota di credito creata in bozza."
6. Invia la nota allo SDI
La nota di credito è un documento a sé stante: finché resta in bozza non ha alcun valore fiscale e non produce alcun effetto. Per completarla la invii allo SDI esattamente come una fattura qualunque — bottone "Invia a SDI", conferma, controllo automatico del tracciato, trasmissione. Il procedimento è descritto passo per passo in Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI): vale parola per parola anche per la nota di credito.
Un percorso alternativo: partire da "Nuova fattura"
Puoi arrivare alla stessa nota di credito anche senza passare dal dettaglio della fattura originale: da Fatture premi "Nuova fattura" e, come "Tipo documento", scegli "Nota di credito" (si trova nel gruppo "Note di variazione", insieme a "Nota di debito"). Il form mostra allora il campo "Fattura di riferimento", con il picker "Scegli la fattura da stornare o integrare": qui compaiono solo le fatture già inviate allo SDI ("La nota di variazione si emette su una fattura già inviata al Sistema di Interscambio."); se non ne hai ancora nessuna, vedi "Nessuna fattura referenziabile (servono fatture inviate al SdI)". Selezionata la fattura, il bottone diventa "Procedi": al clic si apre esattamente la stessa finestra "Nuova nota di credito" descritta sopra.
Numerazione e sezionale
Come ogni fattura, anche la nota di credito nasce senza numero: il progressivo si assegna solo al momento della trasmissione allo SDI, mai prima. A differenza delle fatture ordinarie, però, le note di credito e di debito numerano su un sezionale dedicato con sigla "NC", separato dalla numerazione delle fatture di vendita: SamBooks lo crea da solo la prima volta che ti serve, senza che tu debba configurare nulla. Questa separazione tiene pulita e senza buchi la numerazione delle fatture vere e proprie. I documenti emessi prima dell'introduzione di questa regola restano sul loro sezionale originale.
Effetti su scadenze e contabilità
- Scadenzario: la nota di credito non crea una propria scadenza; riduce (netta) il residuo ancora aperto della fattura originale. Lo vedi nel tab "Documento" della fattura originale, sotto "Pagamenti & scadenze", nella riga "Note di credito collegate: −{importo}".
- Prima nota: come qualunque fattura, quando la nota di credito riceve il numero (cioè quando la invii allo SDI) SamBooks crea in automatico la scrittura di prima nota collegata; la trovi nella tab "Conti" del suo dettaglio.
- Plafond esportatori: se le righe che stai stornando erano fatturate senza IVA a un esportatore abituale (natura N3.5, sulla base di una dichiarazione d'intento ricevuta), lo storno ripristina automaticamente, in proporzione, il plafond che quella dichiarazione aveva consumato.
Dove vedi il collegamento con la fattura originale
Sul dettaglio della nota di credito, apri il tab "Documento": nella card "Riferimenti" trovi il badge "Fattura collegata" con il numero e la data della fattura che hai stornato. Anche il percorso inverso funziona: dal dettaglio della fattura originale, stesso tab "Documento", la riga "Note di credito collegate" ti dice quanto è stato stornato in totale, anche se hai emesso più note sulla stessa fattura.
Attenzione: la nota di credito non tocca il magazzino
Questo è il punto che sorprende di più chi lo scopre tardi: stornare una fattura è un'operazione contabile e fiscale. Riduce l'importo dovuto, aggiorna lo scadenzario ed eventualmente ripristina il plafond — ma non genera alcun movimento di carico in magazzino. Se il cliente ti ha davvero restituito della merce, la nota di credito da sola non rimette quella merce in giacenza: se non intervieni altrove, il tuo magazzino resterà "scarico" di quei pezzi anche dopo lo storno, e te ne accorgerai solo all'inventario di fine anno, quando i conti non torneranno.
Per un reso di merce, il percorso pensato apposta è il modulo Resi (voce "Resi" nella sezione Logistica della barra laterale): partendo dalla fattura originale genera in sequenza il DDT di reso — che è quello che carica davvero la merce in giacenza — e la nota di credito collegata, oltre all'eventuale etichetta di spedizione per il ritiro. Se invece lo storno è solo un abbuono o la correzione di un importo, senza nessun reso fisico, il bottone "Storna" descritto in questa guida va benissimo così com'è, e non devi fare nient'altro. Ma se sotto c'è merce che rientra davvero, ricordati di sistemare tu la giacenza — con un movimento di carico o una rettifica in Magazzino — ogni volta che non passi dal modulo Resi.
Vincoli e messaggi che puoi incontrare
- "Non si emette una nota di variazione su una nota (TD04/TD05). Emettere su una fattura TD01/TD24/…" — hai provato a stornare una nota di credito o di debito già emessa: non è ammesso.
- "Importo storno riga N supera l'importo originale" — hai scritto, su una riga, un importo di storno più alto di quanto fatturato in origine: correggilo.
- Storno parziale non disponibile su una parcella con cassa previdenziale — se la fattura originale è una parcella con contributo di cassa previdenziale, SamBooks ammette solo lo storno totale: non puoi stornare solo alcune righe.
- Il bottone "Storna" non compare affatto — controlla che lo stato della fattura sia uno di quelli definitivi elencati sopra e che non sia già lei stessa una nota di credito o di debito.
E se devi addebitare di più? La nota di debito (TD05)
Se invece della restituzione devi aggiungere un importo a una fattura già emessa — un conguaglio, una maggiorazione di prezzo, una spesa accessoria dimenticata — lo strumento gemello è la nota di debito (TD05): stesso punto di partenza nella barra azioni del dettaglio (bottone "Nota di debito", accanto a "Storna"), ma qui si aggiungono righe nuove invece di stornare quelle esistenti. Il funzionamento è speculare a quello descritto qui: scegli le righe da aggiungere, scrivi il motivo dell'addebito, crei il documento in bozza e lo invii allo SDI.
Chiedilo a Sam
Puoi ottenere la stessa nota di credito anche dalla chat di Sam, senza aprire alcuna finestra. Ad esempio: "crea una nota di credito sulla fattura 45/2026, storno totale", oppure per un reso parziale: "storna 2 pezzi della riga penne biro della fattura 45/2026, il cliente li ha restituiti". Sam crea la nota in bozza esattamente come dal bottone "Storna" — anche lo storno parziale — e te la lascia pronta per la revisione. Anche chiedendolo a Sam, l'invio allo SDI resta un passaggio separato che confermi tu: Sam non trasmette mai una nota di credito senza la tua conferma esplicita.
Se qualcosa non va
- Il bottone "Storna" non c'è: la fattura non è ancora in uno stato definitivo, oppure è già una nota di credito/debito, oppure stai guardando la fattura sbagliata.
- "Fattura originale in stato '…': nota di credito ammessa solo su fatture in stato finale": stessa causa del punto sopra, il sistema te lo conferma esplicitamente.
- Hai creato la nota e poi te ne sei dimenticato: resta "Bozza" per sempre e non vale nulla fiscalmente. La trovi tra le fatture attive, filtrando per "Tipo documento" = "Nota di credito": completane l'invio quando vuoi.
- La fattura da stornare è "Scartata SDI": non è possibile, per costruzione — una fattura scartata non ha mai raggiunto uno stato definitivo. Leggi il motivo dello scarto sul documento: se riguarda i dati della tua azienda, correggili in Impostazioni e reinvia la stessa fattura.
- Ti sei accorto di un errore sulla nota di credito dopo averla già inviata allo SDI: una volta trasmessa, la nota è definitiva quanto una fattura normale, e su una nota non se ne può emettere un'altra. Il rimedio passa quindi da un nuovo documento sulla fattura originale — di norma una nota di debito che riporta l'importo al valore corretto: valutalo con il tuo commercialista.
Domande frequenti
Come faccio una nota di credito in SamBooks? Apri la fattura da stornare (deve essere in stato definitivo), premi "Storna", scegli storno totale o parziale, scrivi il motivo e premi "Crea nota di credito". La nota nasce in bozza: inviala allo SDI come una fattura qualunque per renderla effettiva.
Il cliente mi ha restituito la merce: cosa faccio? Emetti una nota di credito sulla fattura originale — totale se il reso riguarda tutto, parziale se riguarda solo alcune righe o quantità. Ricorda che la nota di credito da sola non rimette la merce in magazzino: usa il modulo Resi se vuoi che il rientro fisico sia registrato insieme allo storno.
Posso stornare solo una parte della fattura? Sì. Nella finestra "Nuova nota di credito" deseleziona le righe che non c'entrano, oppure riduci la quantità o l'importo sulle righe che restano: il badge passa da "Storno totale" a "Storno parziale" e i totali si ricalcolano subito.
La nota di credito va inviata allo SDI? Sì, sempre: nasce in bozza e resta priva di effetto fiscale finché non la invii, con lo stesso identico percorso di una fattura normale.
Il magazzino si aggiorna da solo quando emetto una nota di credito? No. La nota di credito è un'operazione contabile: non genera alcun movimento di magazzino. Se è rientrata merce fisica, registralo a parte, con il modulo Resi oppure con un movimento di carico o una rettifica in Magazzino.
Posso emettere una nota di credito su un'altra nota di credito? No: il sistema rifiuta lo storno di una nota (TD04 o TD05). La nota di variazione si emette solo su una fattura vera e propria.
Come faccio un abbuono al cliente senza reso di merce? Nella finestra di storno lascia selezionata la riga interessata, non toccare la quantità e scrivi direttamente un importo più basso nel campo "Importo": è uno storno parziale per importo, senza bisogno di ridurre le quantità.
Perché non trovo il bottone "Storna" sulla mia fattura? Probabilmente la fattura non ha ancora raggiunto uno stato definitivo (è ancora in bozza, "Pronta" o "Inviata a SDI" in attesa di risposta), oppure è già lei stessa una nota di credito o di debito.