Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI) in SamBooks
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Come trasmettere allo SDI una fattura di vendita: il controllo di conformità che gira prima, la conferma irreversibile e gli stati che arrivano dopo.
A cosa serve
In SamBooks emettere una fattura e trasmetterla al Sistema di Interscambio sono lo stesso gesto. Finché non la invii, la fattura non ha numero, si modifica e si elimina liberamente. Nell'istante in cui confermi l'invio, il documento riceve il numero definitivo sul sezionale, entra in prima nota e parte verso l'Agenzia delle Entrate.
L'invio avviene una sola volta ed è irreversibile. Una fattura trasmessa non si annulla, non si cancella e non si modifica più: se hai sbagliato, l'unico rimedio è emettere una nota di credito che la storni. È la cosa più importante di questa guida: leggi il dialog di conferma prima di premere il bottone.
Prima di iniziare
- La fattura deve essere «Pronta». Una «Bozza» non è inviabile: al posto del bottone trovi il pannello «Dati obbligatori mancanti per la fatturazione elettronica», che elenca cosa completare.
- Serve un abbonamento attivo. In prova gratuita crei, salvi e controlli le fatture, ma il bottone di invio non compare: leggi «Invio a SDI disponibile con la sottoscrizione.» con il link «Scopri i piani».
- Serve il ruolo Gestore o Amministrativo. Un Visualizzatore o un utente Logistica apre la fattura ma riceve un errore: l'operazione richiede un ruolo con permessi di scrittura.
- Se vuoi conservare il file XML trasmesso, salvalo prima di inviare: dopo non è più consultabile (passo 2).
Come si fa, passo per passo
1. Apri la fattura e guarda il badge di stato
Dal menu di sinistra apri Fatture di vendita: è la lista «Fatture attive». Clicca la riga per aprire il dettaglio. In alto a destra, accanto a «Totale documento», c'è il badge:
- «Pronta» → sotto la barra dei comandi compare il bottone «Invia a SDI»;
- «Bozza» → nessun bottone: completa i dati elencati nel pannello e lo stato passa a «Pronta» da solo.
Il sottotitolo dice «Creata il …» finché la fattura non è trasmessa e diventa «Emessa il …» dopo l'invio: una fattura è emessa quando parte, non quando la salvi.
2. Salva il tracciato XML, se ti serve conservarlo
Apri il tab «Eventi SDI»: la sezione «Tracciato XML» mostra il file che verrà trasmesso, con il badge «XML valido» o «XML non valido» e il bottone «Copia». Copia il contenuto e incollalo in un file .xml se vuoi tenerne una copia.
Fallo adesso, perché dopo l'invio quel tracciato non è più consultabile nell'applicazione: la stessa sezione mostrerà «Preview non disponibile in questo stato». L'anteprima esiste solo prima dell'invio.
Attenzione: «Scarica PDF» scarica la copia di cortesia per il cliente, non il tracciato XML.
3. Premi «Invia a SDI» e leggi il controllo di conformità
Il click apre il dialog «Confermi l'invio a SDI?», che ripete l'avviso: «L'invio al Sistema di Interscambio è un atto IRREVERSIBILE: la fattura verrà trasmessa all'Agenzia delle Entrate e non potrà più essere annullata né cancellata. Per correggerla o stornarla servirà una nota di credito.»
Nel riquadro parte subito il controllo: leggi «Validazione del tracciato XML…» e poi uno dei due esiti.
- «Tracciato FatturaPA valido.» → il bottone «Conferma e invia» si abilita.
- «Tracciato non valido: …» con il motivo → «Conferma e invia» resta disabilitato. Chiudi con «Annulla», correggi la fattura con «Modifica» e riprova.
È un controllo locale: lo esegue SamBooks sul file appena generato, confrontandolo con lo schema ufficiale della fattura elettronica e con l'elenco dei controlli del Sistema di Interscambio. Non esce dall'applicazione, non consuma crediti e non modifica il documento — puoi ripeterlo quante volte vuoi.
Ti segnala il campo esatto che non va, cosa manca o non torna e il codice di controllo ufficiale: gli stessi errori per cui la fattura tornerebbe indietro — natura IVA mancante su una riga a zero, quadrature che non tornano fra righe e riepilogo IVA, partite IVA formalmente sbagliate, campi troppo lunghi. Non può invece verificare ciò che vive fuori dal file, per esempio se il codice destinatario del cliente sia davvero attivo: quelle risposte arrivano solo dallo SDI, dopo l'invio.
Il pannello dei dati mancanti e questo controllo non sono la stessa cosa: il primo dice se la fattura ha i dati per diventare «Pronta», il secondo se il file generato è conforme. Una fattura può essere «Pronta» e non superare comunque il controllo.
4. Conferma l'invio
Premi «Conferma e invia». In quell'istante — e non prima — SamBooks assegna il numero progressivo definitivo sul sezionale scelto, crea la scrittura di prima nota, evade gli ordini di vendita e chiude i DDT collegati, poi accoda la trasmissione.
Compare il messaggio «Invio a SDI in corso: attendi l'esito.»: la trasmissione è asincrona, il bottone non ti restituisce l'esito finale.
5. Aspetta l'esito, senza reinviare
Per i quindici minuti successivi, al posto del bottone trovi «Invio a SDI in corso…». Se provi comunque a inviare di nuovo, la richiesta viene rifiutata: «Invio a SDI già in corso per questa fattura: attendi l'esito dello SDI prima di reinviarla.»
È una protezione voluta: ogni trasmissione riuscita consuma un credito di invio e una fattura trasmessa due volte è un duplicato da sistemare con una nota di credito. Non premere di nuovo: aggiorna la pagina ogni tanto, oppure guarda la colonna «Stato» nella lista.
L'invio massivo di fine mese
Con molte fatture pronte non serve aprirle una a una.
- Su Fatture di vendita imposta il filtro «Stato» su «Pronta»; se serve restringi con «Periodo» e «Cliente».
- Spunta le caselle. Se selezioni tutta la pagina e altre rispondono ai filtri, compare «Seleziona tutte le {n} fatture»; oltre le 50 leggi «Affina i filtri per selezionare più di 50 fatture alla volta»: restringi il periodo e fai due giri.
- Premi «Invia selezionate a SDI»: si apre il dialog «Invio massivo a SDI», che ripete l'avviso di irreversibilità e ricorda che partiranno solo le pronte.
- Dopo «Controllo delle fatture selezionate…» compare l'elenco, una riga per fattura: spunta verde se è pronta, altrimenti il motivo — «Bozza — completala prima di inviarla», «Stato non inviabile», «Tracciato non valido», «Fattura non trovata». Sotto ci sono i conteggi «{n} pronte all'invio» e «{n} non inviabili».
- Premi «Invia le pronte».
L'invio massivo è resiliente: una fattura che fallisce non blocca le altre. Ogni documento è trattato per conto suo, non esiste un «o tutte o nessuna». Una fattura saltata non consuma il numero: il progressivo del sezionale resta continuo, senza buchi. I numeri sono assegnati in ordine di data documento, così la numerazione resta cronologica anche quando parte tutto insieme.
Alla fine leggi «{n} fatture inviate a SDI, {m} saltate.» Le saltate restano dove sono: correggi il motivo e rifai l'invio solo su quelle. Valgono le regole del singolo invio: niente invio in prova, un credito per fattura trasmessa, irreversibilità per tutte.
Dopo l'invio: gli stati e cosa devi fare in ciascuno
Lo stato cambia da solo, man mano che il Sistema di Interscambio risponde. I tempi li decide lo SDI, non SamBooks.
«Inviata a SDI» — la trasmissione è riuscita e lo SDI ha preso in carico il file. Non devi fare nulla: è attesa.
«Consegnata» — lo SDI ha recapitato la fattura al canale elettronico del cliente. Non devi fare nulla. Se il cliente ti chiede una copia leggibile, usa «Invia per email» o «Scarica PDF» dal dettaglio.
«Accettata SDI» — il destinatario ha accettato la fattura. Lo stesso stato compare anche quando il destinatario non risponde e la fattura si intende accettata per decorrenza dei termini: il caso tipico delle fatture verso la Pubblica Amministrazione. Non devi fare nulla.
«Mancata consegna» — lo SDI ha preso in carico la fattura ma non è riuscito a recapitarla al canale del cliente (casella piena, codice destinatario non più attivo). La fattura è valida e resta a disposizione del cliente nel suo cassetto fiscale: non va rifatta e non va reinviata. Qui però c'è da agire:
- manda tu la copia di cortesia al cliente: dal dettaglio premi «Invia per email» — si apre «Invia fattura per email» e il PDF viene allegato — oppure «Scarica PDF» e allegalo a un tuo messaggio;
- correggi il recapito del cliente in rubrica, codice destinatario SDI o PEC, prima della fattura successiva: altrimenti si ripete a ogni documento.
Ricevi anche la notifica «Fattura non consegnata — Fattura n. …»: «Lo SDI non è riuscito a recapitare la fattura al destinatario. La fattura resta valida (disponibile nel cassetto fiscale): invia una copia di cortesia al cliente.»
Se una fattura viene scartata — cioè torna indietro — lo stato diventa «Scartata SDI» e il motivo compare sul documento: lo leggi in cima al dettaglio e, errore per errore, nel tab «Eventi SDI».
Due precisazioni. I bottoni «Storna» e «Nota di debito» compaiono solo sugli stati definitivi — «Consegnata», «Accettata SDI», «Mancata consegna» — perché una nota di variazione si emette su un documento che ha completato il suo giro. E il badge «Pagata» non fa parte di questo ciclo: nessun percorso lo assegna, nemmeno registrando l'incasso, quindi non aspettartelo sulla fattura. L'incasso si segue nello Scadenzario, dove è la scadenza a chiudersi quando premi «Registra pagamento».
Dove si leggono le ricevute
Tutto ciò che lo SDI risponde vive nel tab «Eventi SDI» del dettaglio, sezione «Eventi»: una cronologia dalla più recente, con che cosa è successo, lo stato restituito e data e ora. Sono mescolate due cose: le azioni partite da SamBooks — «Inviato a SDI» e, in caso di scarto, «Scartato da SDI» — e le ricevute vere e proprie del Sistema di Interscambio, i cui errori compaiono con codice ufficiale e descrizione in italiano. Finché non arriva niente leggi «Nessun evento SDI per questa fattura.»
Nella lista, la colonna «Stato» riassume l'ultimo esito e il filtro «Stato» isola per esempio tutte le fatture in «Mancata consegna».
Le notifiche arrivano solo per gli esiti problematici — scarto e mancata consegna — a Gestore e Amministrativo: avviso in-app, email con oggetto «SamBooks — Fattura n. …: problema SDI» e pulsante «Apri la fattura», più il push se l'hai attivato. Gli esiti positivi aggiornano lo stato in silenzio: se non ricevi nulla, è una buona notizia.
Il testo viene adattato ai caratteri ammessi dallo SDI
Il tracciato della fattura elettronica ammette solo un insieme ristretto di caratteri, e SamBooks adatta il testo prima di trasmettere: oggi lo fa senza mostrarti alcun avviso. È normale, ma è bene saperlo, così non ti spaventi se il file risulta diverso da quello che leggi a schermo. Le sostituzioni più frequenti: € diventa EUR, i trattini lunghi diventano -, le virgolette curve diventano dritte, i puntini di sospensione diventano ..., pallini elenco e frecce diventano - e ->. Le lettere accentate italiane, la cediglia, il grado, © e ® restano intatti.
Il punto pratico: il PDF mostra il testo come l'hai scritto, mentre l'XML che riceve il cliente contiene la versione adattata. Se la formulazione esatta di una descrizione conta, scrivila con caratteri semplici fin da subito.
Chiedilo a Sam
Le stesse operazioni si chiedono in chat:
- «la fattura 12 passerebbe lo SDI?» — Sam esegue lo stesso controllo di conformità del dialog e ti elenca cosa correggere. Non invia niente e non consuma crediti.
- «invia allo SDI la fattura 12» — Sam prepara l'invio ma non può trasmettere da sola: la conversazione si ferma e aspetta che tu prema il bottone di conferma, lo stesso del percorso manuale.
- «che fine ha fatto la fattura 12?» — Sam legge stato, ultimo esito e cronologia delle ricevute, e ti spiega il motivo.
- «elencami le fatture non consegnate» — Sam filtra le fatture per stato del ciclo SDI.
L'invio massivo si fa dalla lista: in chat Sam invia una fattura per volta.
Se qualcosa non va
«Tracciato non valido: …» nel dialog di conferma. Il bottone resta disabilitato: è voluto. Annulla, leggi il campo indicato, correggi la fattura con «Modifica» e riapri il dialog.
Il bottone «Invia a SDI» non c'è. Cinque cause possibili: la fattura è ancora in «Bozza»; sei in prova gratuita; un invio è già partito e leggi «Invio a SDI in corso…»; la fattura è già stata trasmessa; il tuo ruolo non ha permessi di scrittura.
Ho inviato ma lo stato non cambia. L'esito arriva quando risponde lo SDI. Aggiorna la pagina: nel tab «Eventi SDI» trovi già la riga «Inviato a SDI».
Domande frequenti
Posso annullare una fattura già inviata allo SDI? No. L'invio è irreversibile: la fattura non si annulla, non si cancella e non si modifica più. Si rettifica solo con una nota di credito, a sua volta da trasmettere. Vale anche se hai inviato la fattura sbagliata: aspetta uno stato definitivo, poi usa «Storna».
Ho cliccato due volte su «Invia a SDI»: la fattura parte due volte? No. Per quindici minuti il bottone è sostituito da «Invio a SDI in corso…» e il secondo tentativo viene rifiutato con un messaggio esplicito, sia dalla pagina sia dalla chat.
Quanto ci mette lo SDI a rispondere? Non c'è un tempo garantito e non dipende da SamBooks: nel frattempo la fattura resta in «Inviata a SDI».
Posso inviare la fattura per finta, come prova? No, e non serve: il controllo di conformità prima della conferma fa esattamente questo, senza trasmettere e senza costi.
Dove vedo il file XML della fattura? Nel tab «Eventi SDI», sezione «Tracciato XML» — ma solo prima dell'invio. Dopo non è più consultabile: se ti serve, usa «Copia» prima di inviare. «Scarica PDF» è la copia di cortesia, un altro documento.
Ogni invio mi costa qualcosa? Sì: ogni trasmissione riuscita consuma un credito di invio, sia dal dettaglio sia dall'invio massivo. Il controllo di conformità e l'anteprima non costano nulla.
La fattura risulta «Mancata consegna»: devo rifarla? No. È valida ed è già nel cassetto fiscale del cliente: mandagli la copia di cortesia in PDF e sistema il suo codice destinatario o la sua PEC in rubrica.