Gestire l'anagrafica clienti in SamBooks: creare, indirizzi di consegna, listini, disattivare e riattivare
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In SamBooks i clienti sono i destinatari delle tue fatture: puoi crearli in pochi secondi lasciando che sia SamBooks a cercare i dati dell'azienda per te, tenere una rubrica di indirizzi di consegna, assegnare listini e sconti su misura e — quando serve — disattivare o eliminare un cliente (e poi riattivarlo). Ecco come si fa, passo per passo.
In sintesi
Dalla voce «Clienti» del menu a sinistra gestisci tutta l'anagrafica dei tuoi clienti. In particolare puoi:
- creare un nuovo cliente: azienda italiana (con i dati compilati in automatico dai registri ufficiali), azienda estera dell'Unione Europea (con verifica della partita IVA su VIES), azienda extra-UE, oppure un privato (persona fisica);
- tenere la rubrica degli indirizzi di consegna di ogni cliente, per usarli su ordini e documenti di trasporto;
- assegnare a un cliente un listino dedicato e delle regole di sconto personalizzate, che si applicano da sole quando lo inserisci in un preventivo;
- modificare, disattivare (in modo reversibile), eliminare in via definitiva e riattivare un cliente.
Tutte queste operazioni le puoi fare a mano, con i pulsanti descritti qui sotto, oppure chiedendole all'assistente Sam nella chat: le due strade sono equivalenti.
Quando serve
Ti serve gestire i clienti ogni volta che:
- stai per emettere la prima fattura a un nuovo cliente e vuoi che i suoi dati (denominazione, partita IVA, indirizzo, codice destinatario SDI) siano già pronti e corretti;
- un cliente cambia ragione sociale, indirizzo o condizioni di pagamento;
- un cliente ha più magazzini o punti di consegna e vuoi poterli scegliere sui documenti di trasporto;
- hai concordato con un cliente prezzi o sconti particolari e vuoi che si applichino da soli;
- un cliente non lavora più con te e non vuoi più vederlo tra quelli selezionabili sui nuovi documenti.
Come si fa passo-passo
1. Apri la lista dei clienti
Nel menu a sinistra clicca la voce «Clienti». Si apre la lista di tutti i clienti della tua azienda, con in alto una casella di ricerca, i filtri (per esempio per Paese o per Stato) e la possibilità di ordinare le colonne. In fondo alla lista trovi i pulsanti per cambiare pagina quando i clienti sono tanti.
Per creare o modificare i clienti devi avere il ruolo Gestore o Amministrativo. Chi ha il ruolo Visualizzatore può solo consultarli.
2. Crea un cliente azienda italiana (dati compilati in automatico)
Clicca in alto a destra il pulsante «Nuovo cliente»: si apre una scheda per l'inserimento di un nuovo cliente, divisa in sezioni (Trova azienda, Identità fiscale, Sede legale, Recapiti, Condizione di pagamento default, Avanzato).
Nella prima sezione, «Trova azienda», il campo di fianco al codice del paese (lasciato su IT per l'Italia) cerca nei registri istituzionali italiani la ragione sociale o la partita IVA che scrivi, per pre-compilare in automatico tutti i dati disponibili per te. Scrivi almeno tre lettere del nome dell'azienda (per esempio «Decathlon Italia») e seleziona il risultato giusto dall'elenco: mentre SamBooks recupera i dati vedi il messaggio «Recupero dati anagrafici…», poi si riempiono da soli denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, CAP, comune, provincia, la PEC e il codice destinatario SDI, quando disponibili.
Consiglio: cerca prima l'azienda e lascia che compili i campi, poi completa a mano ciò che manca. Se invece scrivi tu un dato e solo dopo scegli un risultato dalla ricerca, quel dato viene sostituito con quello ufficiale.
Completa i Recapiti e, se vuoi, incolla il Sito web o l'Email: quando disponibile, SamBooks mostrerà il logo dell'azienda. Nella sezione Condizione di pagamento default scegli il metodo di pagamento (per esempio «MP05 — Bonifico»); per il bonifico puoi indicare il Conto di liquidità su cui incasserai. Quando hai finito clicca in basso il pulsante «Crea cliente»: il cliente viene salvato e ti ritrovi già nella sua scheda di dettaglio.
3. Crea un cliente estero dell'Unione Europea (verifica VIES)
Apri di nuovo «Nuovo cliente» e, nella sezione «Trova azienda», cambia il Paese scegliendo un paese UE (per esempio «Paesi Bassi (NL)»). Al posto della ricerca camerale italiana compaiono il campo «P.IVA UE» e il pulsante «Verifica VIES». Scrivi la partita IVA senza il prefisso del paese e clicca «Verifica VIES»: se il sistema europeo la conferma vedi il badge «P.IVA verificata su VIES» e la denominazione si compila da sola.
Se scrivi una partita IVA che VIES non riconosce, appare un avviso — «VIES non conferma questa P.IVA: puoi comunque procedere a mano» — che non ti blocca: puoi proseguire completando i dati manualmente. Se clicchi «Verifica VIES» senza aver scritto nulla, SamBooks ti ricorda: «Inserisci prima la P.IVA da verificare». Completa indirizzo e recapiti e clicca «Crea cliente».
4. Crea un cliente extra-UE
Sempre da «Nuovo cliente», imposta il Paese su un paese fuori dall'Unione Europea (per esempio «Stati Uniti (US)»). Qui non c'è né ricerca automatica né verifica VIES: leggi l'avviso «Per i paesi extra-UE compila direttamente l'identità fiscale qui sotto» e inserisci a mano denominazione, indirizzo e recapiti. La partita IVA e il codice fiscale sono facoltativi. Clicca «Crea cliente».
5. Crea un cliente privato (persona fisica)
Se il cliente è una persona e non un'azienda, apri «Nuovo cliente» e, nella sezione Identità fiscale, apri il campo «Tipo soggetto» e scegli «Privato (persona fisica)». Al posto della «Denominazione» compaiono due campi obbligatori, «Nome» e «Cognome». Nel campo «Codice fiscale» inserisci il codice fiscale reale della persona: SamBooks lo controlla e rifiuta un codice inventato o scritto male. Per un privato lo switch della scissione dei pagamenti non compare (non si applica). Completa e clicca «Crea cliente».
6. Aggiungi gli indirizzi di consegna (rubrica)
Apri un cliente dalla lista: la sua scheda ha delle schede in alto (Identità, Indirizzi, Pagamento, Listino, Documenti collegati, Storia AI). Clicca la scheda «Indirizzi». Se non ce ne sono ancora vedi il messaggio «Nessun indirizzo di consegna in rubrica» con due pulsanti:
- «Copia da sede legale» — crea un indirizzo già compilato con i dati della sede legale del cliente (comodo quando consegni lì);
- «Aggiungi indirizzo» — apre una scheda vuota dove indichi Nome (per esempio «Magazzino Milano»), indirizzo, CAP, comune, provincia e nazione.
Il primo indirizzo che salvi diventa automaticamente predefinito (vedi il badge «Predefinito»). Se attivi lo switch «Indirizzo predefinito» su un altro, il precedente smette di esserlo. Ogni indirizzo si può modificare o eliminare con le iconcine sulla riga. Questi indirizzi poi compaiono nel menù «Indirizzo di consegna» quando crei un preventivo, un ordine o un documento di trasporto per quel cliente.
7. Assegna un listino e degli sconti dedicati
Sulla scheda del cliente (solo per i clienti, non per i fornitori) clicca la scheda «Listino». Qui gestisci due cose:
- Listino di vendita assegnato — dal menù scegli il listino da collegare al cliente e clicca «Salva listino» (il pulsante resta spento finché non scegli un valore). Se non hai ancora un listino, usa «Crea listino» oppure «Vai a listini». Il listino assegnato pre-compila da solo i prezzi delle righe di preventivi, ordini e documenti di trasporto di quel cliente.
- Regole sconto — clicca «Aggiungi sconto»: scegli se applicarlo a un singolo Articolo o a una Categoria, indica le percentuali Sc1 / Sc2 / Sc3 (sconti «a cascata») e, se vuoi, un periodo di validità. Le regole si applicano da sole alle righe di vendita di quel cliente.
Come funziona il prezzo, in pratica: se l'articolo è nel listino dedicato del cliente vince quel prezzo; altrimenti si usa il prezzo di listino di base dell'articolo; e su qualunque prezzo risolto si applicano poi gli sconti del cliente.
8. Modifica, disattiva, elimina o riattiva un cliente
Sulla scheda di un cliente, in alto a destra, trovi i pulsanti «Modifica», «Disattiva cliente» ed «Elimina cliente».
- Disattiva cliente (reversibile) — è la scelta giusta per un cliente che non usi più ma di cui vuoi conservare lo storico. Dopo la conferma («…verrà disattivato. Lo storico delle fatture emesse resta consultabile, ma non potrà più essere selezionato per nuovi documenti.») il cliente mostra il badge «Disattivato» e non compare più quando cerchi un cliente per un nuovo documento.
- Elimina cliente (definitivo) — cancella il cliente in modo irreversibile. È possibile solo se non ha documenti collegati: se ne ha, il pulsante è spento e leggi «Non eliminabile: ci sono documenti collegati. Usa «Disattiva».». La scheda «Documenti collegati» ti mostra fatture, preventivi e ordini legati al cliente.
- Riattiva cliente — quando apri un cliente disattivato, al posto degli altri pulsanti compare «Riattiva cliente»: cliccalo per riportarlo attivo, così torna selezionabile sui nuovi documenti. È l'operazione inversa della disattivazione.
Esempi
- Nuovo cliente italiano in 20 secondi: «Clienti» → «Nuovo cliente» → scrivi «Decathlon Italia» in «Trova azienda» → scegli il risultato → i dati si compilano da soli → «Crea cliente».
- Cliente UE con partita IVA da verificare: «Nuovo cliente» → Paese «Paesi Bassi (NL)» → scrivi la P.IVA in «P.IVA UE» → «Verifica VIES» → badge «P.IVA verificata su VIES» → completi e salvi.
- Consegna in un magazzino diverso dalla sede: apri il cliente → scheda «Indirizzi» → «Aggiungi indirizzo» → «Magazzino Milano» → lo ritrovi nel menù «Indirizzo di consegna» del preventivo.
- Prezzo speciale per un cliente: apri il cliente → scheda «Listino» → assegni il listino dedicato e aggiungi uno sconto del 10% su un articolo → nel preventivo il prezzo e lo sconto compaiono già applicati.
Errori comuni
- «Esiste già un'anagrafica con questa P.IVA.» — quel cliente c'è già: cercalo nella lista invece di ricrearlo. Se era disattivato, aprilo e usa «Riattiva cliente».
- Campi in rosso al salvataggio — mancano dei dati obbligatori: SamBooks segnala quali (denominazione, indirizzo, CAP, comune, provincia). Compilali e riprova.
- «VIES non conferma questa P.IVA» — il sistema europeo non ha trovato quella partita IVA: non è un blocco, ma ricontrolla il numero (senza prefisso del paese); se sei certo, puoi proseguire a mano.
- Codice fiscale rifiutato per un privato — il codice inserito non è valido: controlla che sia scritto correttamente (16 caratteri per una persona fisica).
- Non riesci a eliminare un cliente — ha documenti collegati: è normale, usa «Disattiva» al posto di «Elimina».
- Non trovi più un cliente tra quelli selezionabili — probabilmente è disattivato: aprilo dalla lista clienti e usa «Riattiva cliente».
Domande frequenti
Devo per forza inserire la partita IVA o il codice fiscale? No, alla creazione sono facoltativi (un privato a corrispettivo può non averne). Il dato diventa obbligatorio solo al momento di emettere una fattura elettronica.
Qual è la differenza tra «Disattiva» ed «Elimina»? «Disattiva» è reversibile e conserva lo storico: il cliente sparisce dai nuovi documenti ma resta consultabile, e puoi riattivarlo. «Elimina» è definitivo e possibile solo se il cliente non ha alcun documento collegato.
Posso far fare tutto questo a Sam? Sì. Ogni operazione — creare, modificare, disattivare, riattivare un cliente, gestire indirizzi e listini — si può chiedere anche all'assistente Sam nella chat. Il percorso a mano e quello con Sam sono equivalenti.
Come inserisco il codice destinatario SDI di un cliente? Sulla creazione italiana viene spesso compilato in automatico; puoi comunque scriverlo o correggerlo nella scheda del cliente. Per capire cos'è, vedi la guida collegata sul codice destinatario SDI.
Che differenza c'è tra gli indirizzi «di consegna» e la sede legale? La sede legale è l'indirizzo fiscale del cliente (va in fattura). Gli indirizzi di consegna sono i luoghi dove spedisci la merce (magazzini, punti vendita) e si scelgono su ordini e documenti di trasporto.