Gestire gli ordini di vendita in SamBooks: creare, confermare, evadere e fatturare

Gli ordini di vendita sono il punto di partenza del ciclo attivo verso il cliente: dall'ordine nascono il documento di trasporto (DDT) e la fattura. In questa guida trovi come creare un ordine (a mano o da un preventivo accettato), confermarlo, farlo evadere secondo il tipo di consegna scelto e generare la fattura, senza perdere pezzi per strada.

A cosa serve

La sezione Ordini di vendita (menu a sinistra → Ciclo attivo → Ordini di vendita) raccoglie tutti gli ordini dei tuoi clienti: qui registri cosa hai promesso di consegnare, a chi, con quali condizioni di trasporto e di pagamento. Da un ordine confermato nascono, a seconda dei casi, il mandato di carico, il documento di trasporto (DDT) e la fattura — senza dover ridigitare righe, prezzi o dati del cliente.

Prerequisiti

• Il cliente deve esistere in anagrafica (Clienti), con almeno un indirizzo se prevedi una consegna.
• Gli articoli o i servizi che vuoi mettere in ordine devono essere già a catalogo (un ordine può contenere sia righe di tipo bene sia righe di tipo servizio).
• Se l'azienda ha più depositi, verifica che il magazzino da cui parte la merce sia configurato.
• Ruoli: Gestore e Amministrativo possono creare, confermare ed evadere ordini di vendita. Anche il ruolo Logistica può farlo — è l'unica area del ciclo attivo dove questo ruolo scrive, oltre al DDT. Il Visualizzatore può solo consultare.

Procedura passo-passo

1. Aprire la lista degli ordini

Vai nel menu a sinistra su Ciclo attivo → Ordini di vendita: si apre la tabella di tutti gli ordini, con numero, data, cliente, stato e totale. In alto trovi due pulsanti per crearne uno nuovo: Nuovo ordine (ordine manuale) e Nuovo da preventivo (converte un preventivo già accettato).

2. Creare un ordine manuale

Premi Nuovo ordine. Nel form:

• scegli il Cliente dal campo di ricerca: appena selezionato, SamBooks precompila partita IVA, codice SDI e — se presenti in anagrafica — le condizioni di pagamento;
• premi Aggiungi riga per ogni articolo o servizio che vuoi mettere in ordine, scegliendolo dal catalogo: prezzo, unità di misura e aliquota IVA si compilano da soli (dal listino dedicato al cliente, se esiste, altrimenti dal prezzo di listino generale); puoi comunque modificarli a mano riga per riga;
• nella sezione Termini di pagamento trovi condizioni, metodo, giorni e conto d'incasso: sono precompilati dall'anagrafica del cliente ma restano modificabili. Se in anagrafica manca un dato, il campo resta vuoto — non è un errore del form, va scelto qui;
• nella sezione Trasporto imposti la Resa (porto) — le opzioni sono Non specificato, Franco (a carico mittente) e Assegnato (a carico destinatario) — e, se serve, il Magazzino di ritiro. Con una resa diversa da "Non specificato" SamBooks richiede anche l'indirizzo di ritiro e quello di consegna.

Quando i campi obbligatori sono compilati premi Crea ordine: l'ordine nasce in stato Bozza, ancora modificabile.

3. Creare un ordine a partire da un preventivo accettato

Se hai già un preventivo che il cliente ha accettato, non serve ridigitare nulla: premi Nuovo da preventivo, scegli il preventivo dall'elenco di quelli accettati e conferma. SamBooks crea l'ordine copiando righe, prezzi, condizioni di pagamento e dati di trasporto esattamente come sono nel preventivo — il prezzo concordato resta congelato e non viene ricalcolato dal listino. L'ordine che nasce da un preventivo è già confermato (non serve il passaggio "Segna come confermato" del punto successivo).

4. Impostare Resa e Trasporto a cura di sull'ordine

Entrando nel dettaglio di un ordine (click sulla riga in tabella), trovi la sezione Logistica con due campi indipendenti:

• Resa (porto): Franco (a carico mittente), Assegnato (a carico destinatario) o Non specificato. Determina chi organizza il trasporto e — di conseguenza — quale azione compare più avanti per evadere l'ordine (vedi punti 6 e 7).
• Trasporto a cura di: Mittente (noi), Destinatario (cliente) o Vettore terzo. Indica chi materialmente si occupa del trasporto.

Dopo aver scelto i valori, premi Salva dati logistici: un messaggio conferma "Dati logistici aggiornati." I dati logistici restano modificabili anche a ordine già confermato.

5. Confermare l'ordine: da Bozza a Confermato

Un ordine in bozza contiene solo una promessa di vendita: finché resta in bozza, non impegna nulla a magazzino. Per procedere premi Segna come confermato in testata. Se l'ordine contiene almeno una riga di tipo bene, SamBooks richiede che la Resa sia impostata (diversa da "Non specificato") prima di confermare: se manca, il messaggio è esplicito — "Il porto è obbligatorio per confermare un ordine con articoli: impostalo nei dati logistici (franco o assegnato) prima di confermare." — e puoi tornare alla sezione Logistica per completarla.

Alla conferma, l'ordine passa allo stato Confermato e la merce ordinata viene impegnata a magazzino: la quantità disponibile non cambia (nessuna merce esce fisicamente), ma quella quantità resta riservata per questo ordine e non è più disponibile per altri ordini. Lo scarico fisico del magazzino avviene solo più avanti, quando il documento di trasporto viene emesso (non alla semplice creazione di una bozza DDT) — la tab Workflow del dettaglio ordine riassume questo passaggio con la frase "Ordine confermato: impegna la merce a magazzino ed è pronto per l'evasione."

6. Evadere un ordine con Resa "Franco": creare il mandato di carico

Se hai impostato Resa = Franco (a carico mittente), in testata all'ordine confermato trovi il pulsante Crea mandato di carico: te ne occupi tu (il mittente). Il click apre il wizard "Crea mandato da ordine" direttamente sulla pagina dell'ordine, con l'ordine già pre-selezionato tra quelli da pianificare. Da lì la logistica organizza il mandato di carico, che genererà il documento di trasporto.

7. Evadere un ordine con Resa "Assegnato": bozza DDT e avviso al cliente

Se hai impostato Resa = Assegnato (a carico destinatario), è il cliente a organizzare il ritiro: in testata trovi due pulsanti dedicati.

• Genera bozza DDT apre una finestra dove indichi, riga per riga, la quantità da evadere (di default proposta al residuo intero, sempre modificabile) e crea un documento di trasporto in bozza. Accanto a ogni riga vedi anche il contesto di imballo — pezzi per collo, tipo di collo, numero di colli calcolato — così sai quanti colli ti servono senza doverli ricalcolare a mano. Anche qui: la bozza DDT non scarica ancora il magazzino, lo scarico avviene solo quando il DDT viene emesso dalla sezione DDT.
• Avvisa: pronto al ritiro apre una finestra con l'anteprima dell'email che il cliente riceverà ("la merce è pronta al ritiro"). Puoi lasciare vuoto il campo destinatario per usare il recapito predefinito del cliente (se il cliente ha email o PEC in anagrafica) oppure scrivere un indirizzo specifico. Controlla l'anteprima e premi Invia per spedire l'email al cliente.

8. Generare la fattura: righe di servizio subito, righe di bene dal DDT

Premi Genera fattura in testata (visibile quando l'ordine ha almeno una riga di servizio o libera non ancora fatturata): si apre la finestra "Genera fattura da ordine". Qui vedi bene la differenza tra i due tipi di riga:

• le righe di servizio (es. una consulenza) hanno una casella di spunta e un campo "Da fatturare": selezionale e premi Genera fattura per creare subito una fattura in bozza (tipo documento TD01) con quelle righe;
• le righe di bene sono mostrate con un lucchetto e la scritta "Si fattura dal DDT": non sono selezionabili da qui, perché un bene si fattura solo dopo che è stato consegnato con un documento di trasporto. Per generarlo senza uscire dalla finestra, premi Genera DDT: si apre la finestra "Genera bozza DDT" del punto 7, sullo stesso ordine.

Se selezioni solo alcune delle righe fatturabili, un avviso ti ricorda che lo sconto di chiusura e le spese di trasporto indicati in testata sull'ordine non vengono riportati automaticamente sulla fattura parziale — controllali a mano sulla fattura appena creata. Un ordine misto (bene + servizio) può quindi generare sia una fattura per la parte di servizio sia, più avanti, un DDT e — dal DDT — la fattura per la parte di bene: sono due percorsi paralleli, non alternativi.

9. Modificare o eliminare un ordine in bozza

Finché l'ordine è in Bozza, in testata (e nella riga della tabella) trovi Modifica, che riapre lo stesso form di creazione con i dati già compilati, ed Elimina, che cancella l'ordine. Un ordine già confermato o evaso non è più modificabile con questo pulsante: i dati logistici restano comunque modificabili dal punto 4, il resto va gestito con Annulla (punto successivo).

10. Annullare un ordine confermato

Se un ordine confermato non deve più procedere, premi Annulla in testata: l'ordine passa allo stato Annullato e l'impegno di magazzino riservato per quell'ordine viene rilasciato, tornando disponibile per altri ordini.

11. Scaricare il PDF o inviare l'ordine per email

Da qualunque stato dell'ordine, in testata (e nella riga della tabella) trovi Scarica PDF, che genera il documento dell'ordine con righe, totali, condizioni di pagamento e dati di trasporto, e Invia per email, che lo spedisce direttamente al cliente.

12. Farlo fare a Sam invece che a mano

Ogni operazione descritta sopra — creare un ordine, confermarlo, aggiornare i dati logistici, generare la bozza DDT, generare la fattura, avvisare il cliente che la merce è pronta al ritiro, annullare o eliminare l'ordine — è disponibile anche parlando con Sam dal pannello di chat: lo fa lui al posto tuo.

Impegnato vs disponibile: il punto che confonde di più

È la distinzione che genera più dubbi a chi usa SamBooks per la prima volta, perché in un giro di verifica end-to-end si vede benissimo il momento esatto in cui i numeri si muovono. Un caso reale, con un articolo che parte da 200 pezzi realmente presenti a magazzino e zero impegnati:

1. Confermi un ordine per 10 pezzi (dopo aver impostato la Resa): la merce fisica resta 200 — non si è mosso nulla sullo scaffale — ma la quantità impegnata sale a 10. È una prenotazione, non un movimento fisico: quei 10 pezzi non sono più liberi per un altro ordine, ma sono ancora lì. Nella tabella giacenze di Magazzino li vedi affiancati su tre colonne: Disponibile (200, il fisico), Impegnata (10), Ordinata.
2. Generi la bozza DDT per quei 10 pezzi: nessun numero cambia, 200/10 restano invariati. Una bozza DDT ha zero effetto sul magazzino, esattamente come una bozza fattura ha zero effetto in contabilità.
3. Emetti il DDT (con la conferma "Il magazzino verrà scaricato"): solo a questo punto la merce fisica scende a 190 e l'impegno torna a 0 — i 10 pezzi impegnati sono appena usciti, quindi smettono di essere "prenotati" e diventano "già consegnati". Il costo medio ponderato dell'articolo non cambia: lo scarico non lo tocca.
4. Se annulli il DDT emesso: lo storno è completo e simmetrico — la merce torna a 200 disponibili e l'impegno torna a 10, perché l'ordine di origine è ancora confermato e in attesa di essere evaso di nuovo.
5. Se poi annulli anche l'ordine: l'impegno residuo viene rilasciato e torni esattamente al punto di partenza, 200 disponibili e 0 impegnati — round-trip completo, nessun residuo.

La regola pratica: confermare un ordine sposta merce dalla colonna "disponibile" alla colonna "impegnata", ma non la fa uscire dal magazzino. Solo l'emissione del DDT la fa uscire fisicamente.

Suggerimenti

• Guarda sempre lo stato dell'ordine nella tab Workflow del dettaglio: elenca tutti i passaggi possibili (Bozza, Confermato, Evadibile, Evaso parziale, Evaso totale, Annullato) e mette in evidenza quello attuale, così sai sempre cosa puoi fare da lì.
• La tab Catena del dettaglio ordine mostra il preventivo di origine (se l'ordine viene da un preventivo) e i DDT/fatture generati a valle, con link diretti per aprirli. Un DDT "Vendita" non ancora fatturato si raggruppa a fine mese con quelli dello stesso cliente in un'unica fattura differita TD24 (guida dedicata).
• Sulla riga di un ordine misto, ricordati che Resa "Franco" e Resa "Assegnato" portano ad azioni diverse (mandato di carico oppure bozza DDT + avviso ritiro): sono mutuamente esclusive, non le vedrai mai insieme sullo stesso ordine.

Errori frequenti

• "Il porto è obbligatorio per confermare un ordine con articoli: impostalo nei dati logistici (franco o assegnato) prima di confermare": compare se provi a confermare un ordine con almeno una riga bene senza aver impostato la Resa. Torna nella sezione Logistica, scegli Franco o Assegnato, premi Salva dati logistici e riprova la conferma.
• Condizioni di pagamento vuote dopo aver scelto il cliente: se metodo, giorni e conto si popolano ma "Condizioni di pagamento" resta vuoto, non è un errore del form — significa che quel dato non è presente in anagrafica per quel cliente. Selezionalo qui manualmente.
• Il pulsante "Genera fattura" non appare: è visibile solo se nell'ordine c'è almeno una riga di servizio o libera; se l'ordine contiene solo beni, la fattura di quelle righe nasce sempre dal DDT (punto 8), non da qui.

FAQ

Confermare un ordine scarica subito il magazzino? No, lo impegna soltanto (lo riserva): la merce resta fisicamente presente finché non emetti il documento di trasporto. Vedi sopra "Impegnato vs disponibile" per il dettaglio passo-passo con i numeri.

Perché su alcuni ordini vedo "Crea mandato di carico" e su altri "Genera bozza DDT"? Dipende dalla Resa impostata: "Franco" (a carico tuo) porta al mandato di carico, "Assegnato" (a carico del cliente) porta alla bozza DDT più l'avviso di ritiro. Sono percorsi alternativi legati allo stesso campo.

Posso modificare un ordine dopo averlo confermato? Il form completo (righe, cliente, prezzi) resta bloccato dopo la conferma. I soli dati che restano sempre modificabili sono quelli logistici (Resa, Trasporto a cura di, indirizzo, data e note di consegna) dalla sezione Logistica del dettaglio.

Funzioni correlate

• Preventivi e proforme: da un preventivo accettato nasce un ordine con un click (vedi punto 3).
• DDT: i documenti di trasporto generati dall'ordine si ritrovano nella sezione DDT, con lo stesso stato bozza/emesso.
• Fatture attive: le fatture generate dall'ordine (direttamente per i servizi, dal DDT per i beni) proseguono il loro ciclo di vita nella sezione Fatture.
• Magazzino: la quantità impegnata dagli ordini confermati è visibile nella tab Giacenze.