Calcolare un periodo Intrastat e completare le righe in SamBooks

Come calcolare gli elenchi Intrastat dalle fatture intra-UE, completare i dati di beni e servizi, gestire note di credito e rettifiche e confermare le righe.

A cosa serve

Intrastat è la pagina di SamBooks che prepara gli elenchi riepilogativi degli scambi con l'Unione europea: cessioni e acquisti di beni, servizi resi e servizi ricevuti. SamBooks legge i documenti che hai già registrato (fatture di vendita, fatture di acquisto con la loro autofattura), crea le righe in bozza, ti mostra cosa manca e le porta allo stato confermato quando sono complete. Gestisce anche le rettifiche degli elenchi già presentati, cioè le correzioni che nascono da una nota di credito o di debito arrivata dopo.

Questa guida copre il calcolo del periodo, il completamento, le rettifiche e la conferma. Il file da consegnare per Intr@Web e la registrazione del protocollo sono il passo successivo, descritto in Generare il file Intrastat da caricare su Intr@Web.

Prima di iniziare

• La voce Intrastat è nascosta di default nel menu di sinistra. Per farla comparire apri il menu con il tuo nome, in fondo alla barra laterale, scegli Personalizza sidebar e porta l'interruttore di Intrastat su «Visibile» (dettagli in Personalizzare la barra di navigazione). In alternativa apri Dichiarativi dal menu e premi la card Intrastat: porta alla stessa pagina.
• Se l'azienda è in regime forfettario, Intrastat non è disponibile e l'interruttore resta bloccato: non è un'impostazione da correggere.
• Chi può lavorarci: i ruoli Gestore e Amministrativo, o un ruolo Personalizzato con la sezione Intrastat, con il permesso di lettura e scrittura. Chi ha la sola lettura consulta le righe ma non può modificarle; chi ha un ruolo Personalizzato senza la sezione Intrastat non vede la pagina.
• Servono i documenti di partenza. Le vendite entrano solo quando la fattura è stata inviata allo SDI e ha il suo numero: una fattura ancora in «Bozza» o «Pronta» non produce righe. Gli acquisti di beni e di servizi entrano solo quando esiste l'autofattura (TD18 per i beni, TD17 per i servizi), come spiegato in Autofattura e integrazione per il reverse charge.
• Per la provincia della merce SamBooks usa quella del magazzino principale, o in mancanza quella della sede: se non è indicata da nessuna parte, la riga di beni resterà da completare a mano.

I quattro elenchi e da dove nascono le righe

Quando lanci il calcolo scegli un elenco alla volta.

• Cessioni beni (Intra-1 bis): nasce dalle fatture di vendita a clienti di un paese UE diverso dall'Italia, per la parte che riguarda beni. Decide il paese del cliente: se la partita IVA UE manca in anagrafica, la riga nasce lo stesso ma non si conferma finché non la completi.
• Cessioni servizi (Intra-1 quater): nasce dalle stesse fatture di vendita, per la parte di servizi (le righe con natura IVA N2.1). Una fattura che contiene sia beni sia servizi alimenta entrambi gli elenchi, ciascuno con la sua quota di imponibile.
• Acquisti beni (Intra-2 bis): nasce dall'autofattura TD18 collegata alla fattura del fornitore UE. Il periodo è quello in cui hai registrato l'integrazione ai fini IVA, non la data scritta sulla fattura del fornitore.
• Acquisti servizi (Intra-2 quater): nasce dall'autofattura TD17 per un servizio ricevuto da un fornitore UE.

Per le vendite il periodo lo decide la data del documento. Ogni fattura produce al massimo una riga per elenco, quindi ricalcolare non crea doppioni.

Come si fa, passo per passo

1. Apri Intrastat e leggi l'intestazione

La pagina si intitola «Intrastat». In alto a destra trovi tre bottoni: Genera file Intr@Web, Calcola periodo e Nuova rettifica. Sotto l'intestazione c'è un avviso che ricorda il confine del servizio: SamBooks prepara il file, ma l'invio alle Dogane tramite Intr@Web lo fa il tuo commercialista o intermediario. Quando i filtri individuano un elenco preciso (anno, periodicità, periodo e tipo elenco), sotto il titolo compare anche la riga «Scadenza» con la data di presentazione di quell'elenco.

2. Calcola il periodo

Premi Calcola periodo. Nel dialog «Calcola periodo Intrastat» compila quattro campi:

• Anno: il dialog propone l'anno precedente a quello in corso, quindi controllalo sempre.
• Periodicità: Mensile o Trimestrale. La scegli tu; se la scelta non è quella giusta per il tuo volume di scambi, il calcolo te lo segnala con un avviso (vedi il passo 3).
• Periodo: da 1 a 12 se è mensile, da 1 a 4 se è trimestrale.
• Tipo elenco: uno dei quattro elenchi descritti sopra.

Premi Calcola. Se tutto è regolare compare il messaggio «Righe Intrastat calcolate.»; se alcune righe hanno ancora dati mancanti, il messaggio aggiunge quante sono da completare. Ripeti il calcolo per ogni elenco che ti serve. Se nel periodo non c'è nessuna operazione di quel tipo, il calcolo va a buon fine e non crea righe: non c'è materiale da elencare.

3. Leggi gli avvisi del calcolo

A volte il messaggio diventa giallo: «Righe Intrastat calcolate, con N avvisi da leggere.» L'elenco degli avvisi resta a schermo una ventina di secondi, quindi leggilo subito. Gli avvisi più frequenti sono di tre tipi.

• L'elenco non è dovuto con quei numeri, oppure va presentato mensile invece che trimestrale. L'avviso riporta gli importi dei trimestri che ha considerato. Le righe restano comunque in bozza: se l'avviso ti chiede il mensile, calcola i singoli mesi.
• Una nota di credito o di debito che SamBooks non riesce ad agganciare a un elenco precedente: l'avviso ti dice cosa fare (vedi la sezione sulle note più sotto).
• Una nota che supera la fattura: la riga esce dall'elenco, ma l'eccedenza va verificata sul documento.

4. Controlla cosa manca su ogni riga

Nella tabella, sotto il codice della colonna CN/CPA, le righe incomplete riportano la scritta «Da completare»; passando il mouse sopra vedi quali dati mancano. Apri una riga con un clic: se è in bozza e manca qualcosa, in alto compare il riquadro «Riga da completare» con l'elenco dei dati mancanti e il bottone Completa.

Cosa SamBooks propone da solo e cosa resta a te dipende dall'elenco.

Beni (Intra-1 bis e Intra-2 bis). SamBooks propone la natura della transazione 1 (vendita o acquisto definitivo; sulle cessioni triangolari la lettera A), il paese della merce uguale a quello del cliente o del fornitore e la provincia del magazzino principale. Il codice CN della merce parte sempre da un segnaposto, perché la fattura non lo contiene. Il modo di trasporto non viene più indovinato: resta vuoto finché non lo scegli tu.

Quali dati servono per confermare dipende da quali colonne porta l'elenco. I dati statistici (natura, codice CN, massa netta o unità supplementare, paese e provincia della merce, paese di origine) SamBooks li chiede sugli acquisti di beni e sulle cessioni mensili di chi, in uno dei quattro trimestri precedenti, ha superato 100.000 euro di cessioni. Nelle cessioni trimestrali, in quelle triangolari e negli altri mensili la riga si conferma con i soli dati fiscali: paese e partita IVA UE del cliente.

Servizi (Intra-1 quater e Intra-2 quater). Serve sempre il codice servizio (CPA) di 6 cifre, che nessun documento contiene: finché manca, la riga resta da completare. Sui servizi resi serve anche il paese di pagamento, cioè il paese del conto su cui incassi; sui servizi ricevuti è facoltativo. SamBooks propone paese di pagamento e modalità d'incasso quando li ricava dagli incassi riconciliati, dall'IBAN o dalla modalità di pagamento della fattura. Sui servizi la natura della transazione non si chiede.

5. Completa la riga

Premi Completa: si apre il dialog «Completa riga Intrastat», con campi diversi per beni e servizi. Tutti i campi sono modificabili, anche quelli proposti.

Per i beni:

• Codice CN8 (merce): digita almeno due caratteri del codice o della descrizione e scegli dai risultati.
• Massa netta (kg): il peso senza imballaggi.
• Quantità (unità supplementare): da indicare quando la Nomenclatura Combinata la prevede per quel codice; in quel caso sostituisce la massa netta fra i dati richiesti.
• Natura della transazione e Dettaglio della natura: due menu a tendina con le descrizioni in chiaro (per esempio «1 · Vendita o acquisto definitivo»). Il dettaglio offre solo le voci compatibili con la natura scelta ed è facoltativo.
• Paese di destinazione della merce (cessioni) o Paese di provenienza della merce (acquisti), in due lettere.
• Provincia di origine della merce (cessioni) o Provincia di destinazione della merce (acquisti), con la sigla, per esempio MI.
• Paese di origine merce: l'origine della merce, in due lettere.
• Modo di trasporto e Condizioni di consegna (Incoterm): menu a tendina, facoltativi per la maggior parte delle aziende. L'Incoterm DDP non compare perché negli elenchi Intra non si usa.

Per i servizi, nel gruppo «Dati del servizio»: Codice servizio (CPA), Paese di pagamento, Modalità di erogazione («In un'unica soluzione» o «A più riprese») e Modalità d'incasso («Bonifico», «Accredito in conto (anche carta)», «Altro»), queste due facoltative.

In fondo, nel gruppo «Cliente o fornitore», puoi correggere Paese ISO controparte e P.IVA UE controparte. Premi Salva: il dialog invia solo ciò che hai cambiato, quindi puoi completare una riga in più passaggi. Se non hai toccato nulla ricevi l'avviso «Nessuna modifica da salvare.»

6. Conferma la riga

Quando il riquadro «Riga da completare» è sparito, premi Conferma riga. Se manca ancora un dato obbligatorio, la conferma viene rifiutata con un messaggio che elenca i campi mancanti e la riga resta in bozza. Se è tutto a posto compare «Riga confermata.» e lo stato passa a Confermato.

Rileggi la riga prima di confermarla. Una riga confermata non si modifica più: il dialog Completa lavora solo sulle righe in bozza. Da qui il percorso continua con la generazione del file, descritta nella guida successiva.

7. Filtra e rileggi la lista

Sopra la tabella trovi sei filtri combinabili: Anno, Periodicità, Periodo (si attiva dopo aver scelto la periodicità), Tipo elenco, Sezione e Stato (Bozza, Confermato, Inviato). Il filtro Sezione offre «Operazioni di beni», «Rettifiche di beni», «Operazioni di servizi» e «Rettifiche di servizi»; se hai già scelto il tipo elenco, mostra solo le due voci che lo riguardano.

La tabella mostra Periodo, Tipo, Sezione, Controparte, CN/CPA, Valore (€) e Stato. Nella colonna Sezione le righe normali riportano «Operazioni del periodo», le rettifiche riportano «Rettifica» con il dettaglio sotto. I filtri non cambiano ciò che è stato calcolato: servono solo a trovare le righe. Se non ci sono righe per i filtri scelti, compare «Nessuna riga Intrastat».

Nel dettaglio di una riga, la scheda Dettagli riporta tutti i dati, la fattura d'origine e, dopo la generazione del file, il nome dell'elenco in cui la riga è uscita e il suo numero di riga nel file. La scheda Storia AI elenca le operazioni fatte da Sam su quella riga.

Note di credito e note di debito

Una nota non è un'operazione nuova: cambia l'operazione della fattura a cui è collegata. SamBooks la tratta in modo diverso secondo il periodo della fattura d'origine.

• Nota dello stesso periodo della fattura: riduce l'importo della riga della fattura (la nota di debito collegata lo aumenta). Se la nota azzera l'importo, la riga sparisce dall'elenco. Una nota di debito non collegata a nessuna fattura resta invece un'operazione a sé.
• Nota su una fattura di un periodo precedente, già presente in un elenco di SamBooks: quando calcoli il periodo della nota, SamBooks propone una riga di rettifica in bozza (vedi la sezione successiva).
• Nota senza fattura collegata, o su una fattura che non ha una riga Intrastat in SamBooks: SamBooks non sa quale elenco rettificare. Ricevi un avviso e la rettifica la inserisci tu con Nuova rettifica.
• Nota dello stesso periodo arrivata dopo che l'elenco è già stato generato: la riga della fattura è ormai inviata e non cambia. L'avviso ti chiede di aggiungere la rettifica a mano quando calcoli il periodo successivo.

Le rettifiche: proposte dal calcolo e inserite a mano

Le rettifiche correggono un elenco di un periodo precedente già presentato e finiscono nel file dell'elenco del periodo in cui le inserisci.

Rettifiche di beni. Per ogni nota SamBooks propone una riga «Rettifica» con il verso (In aumento o In diminuzione), il periodo rettificato e l'importo della nota. In tabella leggi per esempio «In diminuzione · rettifica di 06/2026», e l'importo compare con il segno.

Rettifiche di servizi. Qui la rettifica sostituisce la riga già presentata: SamBooks propone l'importo pieno aggiornato, non la differenza. Se l'importo scende a zero, la rettifica annulla la riga presentata. In tabella leggi per esempio «Sostituisce la riga n. 3 dell'elenco con protocollo 654321». Per citarla servono gli estremi che la Dogana ha dato all'elenco: si registrano nel blocco «Elenchi generati», come spiega la guida sulla generazione del file, e le rettifiche in bozza li ricevono da sole.

Cosa non si cambia su una proposta. Aprendo Completa su una rettifica proposta vedi il riquadro «Rettifica proposta dal calcolo»: verso, periodo, importi e annullamento vengono dalla nota e sono in sola lettura. Se sono sbagliati, correggi la nota e ricalcola il periodo, oppure elimina la proposta e inserisci la rettifica a mano. Gli altri dati (codice servizio, estremi, controparte) si completano normalmente. Nel dettaglio, il campo Origine riporta, se la riga è una proposta, «Proposta dal calcolo: apri la riga d'origine» con il collegamento, oppure, se l'hai inserita tu, «Inserita a mano».

Inserire una rettifica a mano. Premi Nuova rettifica. Se i filtri individuano già un elenco, il dialog lo mostra in alto («Elenco: …») con il collegamento Cambia elenco; altrimenti scegli Tipo elenco e Mese o trimestre dell'elenco con il relativo anno. I campi cambiano con il tipo.

• Per i beni, nel gruppo «Riepilogo da rettificare»: Variazione (in aumento o in diminuzione), Periodicità del riepilogo, Periodo da rettificare e Anno del periodo da rettificare, che deve essere precedente all'elenco. Nel gruppo «Importi» indica l'Importo della variazione (€) senza segno e, solo per gli elenchi mensili, la Variazione del valore statistico (€). Nel gruppo «Merce», natura e codice CN sono obbligatori quando il riepilogo rettificato è mensile.
• Per i servizi, nel gruppo «Riga da rettificare»: Sezione doganale, Anno del protocollo, Numero di protocollo e Numero della riga, che leggi nella ricevuta di Intr@Web. Spunta Annulla la riga per cancellare la riga presentata; altrimenti compila i «Dati corretti della riga» con l'Importo corretto (€), il codice servizio e, sui servizi resi, il paese di pagamento.
• In entrambi i casi indichi paese e partita IVA UE della controparte e, se vuoi, il Nome del cliente o fornitore per riconoscere la riga.

Premi Aggiungi rettifica: compare «Rettifica aggiunta in bozza.», con l'avviso di completarla se manca ancora qualcosa. Poi la rettifica si completa e si conferma come ogni altra riga.

Eliminare una rettifica. Nel dettaglio di una rettifica in bozza premi Elimina rettifica e conferma con Elimina. Una proposta eliminata ricompare al prossimo calcolo del periodo finché la nota esiste, e il dialog di conferma te lo ricorda. Le righe delle operazioni del periodo non si eliminano: nascono dalle fatture, quindi si corregge la fattura e si ricalcola.

Ricalcolare un periodo

Puoi rilanciare Calcola periodo con gli stessi valori tutte le volte che vuoi. Le righe in bozza vengono aggiornate (per esempio se l'importo della fattura è cambiato o se è arrivata una nota), quelle nuove si aggiungono, le righe Inviate restano come sono. I dati che hai scritto con Completa non vengono sovrascritti: il ricalcolo riempie solo i campi proposti ancora vuoti. Le proposte di rettifica in bozza si aggiornano, quelle confermate o inviate restano, e una proposta la cui nota non esiste più viene tolta.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Queste richieste coprono i casi più comuni della pagina.

• Calcolare «calcola l'Intrastat delle cessioni di beni di giugno 2026, mensile»
• Cercare «quali righe Intrastat di giugno 2026 sono ancora da completare?»
• Completare un bene «sulla riga Intrastat 128 metti il codice CN 84713000 e 12 kg di massa netta»
• Completare un servizio «sulla riga Intrastat 131 il codice servizio è 620111 e il paese di pagamento è IT»
• Confermare «conferma la riga Intrastat 128»
• Rettificare «aggiungi all'elenco delle cessioni di beni di settembre 2026 una rettifica in diminuzione di 300 € sul riepilogo di giugno 2026 per il cliente tedesco DE123456789»
• Eliminare «elimina la rettifica Intrastat 140»

Sam applica gli stessi controlli della pagina: se a una riga manca un dato, te lo dice invece di confermarla.

Se qualcosa non va

• Non trovo Intrastat nel menu. È nascosta di default: attivala da Personalizza sidebar nel menu con il tuo nome, oppure passa dalla card in Dichiarativi. Con il regime forfettario non è disponibile.
• Il calcolo non ha creato righe. Controlla il tipo elenco, l'anno (il dialog propone quello precedente) e lo stato delle fatture di vendita, che devono essere già inviate allo SDI. Per gli acquisti serve l'autofattura TD17 o TD18.
• La conferma viene rifiutata. Il messaggio elenca i dati mancanti: aprili con Completa. Su un servizio manca quasi sempre il codice CPA; su un bene con dati statistici, il codice CN o la massa netta.
• Non riesco a cambiare l'importo di una rettifica. È una proposta del calcolo: correggi la nota e ricalcola, oppure elimina la proposta e inseriscila a mano.
• Il messaggio dice che il riepilogo da rettificare deve essere di un periodo precedente. Il riepilogo da rettificare dev'essere anteriore all'elenco in cui inserisci la rettifica. Le operazioni del periodo stesso si correggono sulla fattura, non con una rettifica.
• Una rettifica di servizi resta «Da completare». Mancano gli estremi dell'elenco presentato: registra il protocollo nel blocco «Elenchi generati», oppure scrivili a mano con Completa.
• Ho sbagliato una riga già confermata. Non si modifica più. Se il file non è ancora stato presentato, parlane con il tuo commercialista prima di generarlo; se è già stato presentato, la correzione passa da una rettifica in un periodo successivo.

Domande frequenti

Come faccio gli elenchi Intrastat in SamBooks? Attivi la pagina da Personalizza sidebar, premi Calcola periodo per ogni elenco che ti serve, completi le righe segnate «Da completare» e le confermi. Poi generi il file per Intr@Web.

Devo presentare l'Intrastat mensile o trimestrale? La periodicità la scegli tu nel dialog. Se non è quella giusta, o se l'elenco non è dovuto, il calcolo te lo dice con un avviso che riporta gli importi dei trimestri considerati.

Dove metto i servizi resi a clienti UE? Nell'elenco Cessioni servizi (Intra-1 quater): SamBooks ci porta la parte di servizi delle fatture di vendita. Una fattura mista finisce in entrambi gli elenchi con le sue due quote.

Dove trovo il codice servizio CPA? È il codice a 6 cifre della tabella dei servizi delle Dogane. Nessuna fattura lo contiene, quindi lo inserisci tu dal dialog Completa; se non sai quale usare, chiedilo al tuo commercialista.

Perché il codice CN non è richiesto sulle mie cessioni trimestrali? Perché quell'elenco porta solo i dati fiscali: SamBooks chiede i dati della merce solo dove l'elenco li prevede. Puoi comunque indicarli.

Ho emesso una nota di credito su una fattura del trimestre scorso: cosa succede? Quando calcoli il periodo della nota, SamBooks propone una riga di rettifica in bozza. La completi, la confermi ed esce nel file di quel periodo.

La nota di credito è dello stesso mese della fattura. Riduce direttamente la riga della fattura; se la azzera, la riga sparisce dall'elenco.

Posso cancellare una riga Intrastat? Solo le rettifiche in bozza, con Elimina rettifica. Le righe delle operazioni nascono dalle fatture: si correggono sulla fattura e si ricalcola il periodo.

Ho ricalcolato il periodo: le righe si sono duplicate? No. Il calcolo aggiorna la riga esistente della stessa fattura e non tocca i dati che hai già completato.

Funzioni correlate

• Generare il file Intrastat da caricare su Intr@Web: il file per le Dogane e la registrazione del protocollo.
• Autofattura e integrazione per il reverse charge (TD17, TD18, TD19): dove nascono le autofatture che alimentano gli elenchi degli acquisti.
• Registrare una fattura di acquisto: il punto di partenza degli acquisti intra-UE.
• Stornare una fattura con una nota di credito: come si emette la nota che poi diventa una variazione o una rettifica.
• Fatturare una triangolazione comunitaria (TD25): le cessioni triangolari, che negli elenchi portano la natura in lettera.
• Personalizzare la barra di navigazione: come rendere visibile la voce Intrastat.
• Il confine con il commercialista: il confine di responsabilità in tutta l'area.
• Regime fiscale RF01..RF19: perché Intrastat non c'è per i forfettari.