Calcolare un periodo Intrastat e completare le righe in SamBooks

Come attivare la sezione, generare le righe del periodo dalle fatture intra-UE già registrate, completare i dati mancanti e portarle allo stato confermato.

A cosa serve

Intrastat è la sezione di SamBooks che raccoglie gli elenchi riepilogativi degli scambi intracomunitari di beni e servizi: cessioni e acquisti di beni, servizi resi e servizi ricevuti verso e da soggetti UE. SamBooks calcola le righe partendo dai documenti che hai già registrato — fatture di vendita, fatture di acquisto e autofatture — le mette in uno stato di bozza da completare, e le porta a confermato quando sono pronte. Produrre il file da consegnare è un passo successivo, descritto in Generare il file Intrastat da caricare su Intr@Web: questa guida copre solo il calcolo del periodo e il completamento delle righe.

Se non hai mai lavorato con Intrastat in SamBooks, o non sai nemmeno se la tua azienda debba presentarlo, la prima cosa da chiarire non è tecnica ma organizzativa: leggi "Prima di iniziare" qui sotto.

Prima di iniziare

• La voce Intrastat non compare nel menu di sinistra per nessuna azienda appena creata: è nascosta di default, insieme a poche altre sezioni pensate per situazioni specifiche. Per farla comparire apri il menu con il tuo nome, in fondo alla barra laterale, scegli Personalizza sidebar e porta l'interruttore di Intrastat su «Visibile» (dettaglio completo in Personalizzare la barra di navigazione). Attenzione: la voce Impostazioni della barra laterale porta alle impostazioni dell'azienda, dove questo interruttore non c'è. In alternativa, puoi raggiungere la pagina anche senza attivarla in sidebar: dalla pagina Dichiarativi (menu a sinistra) trovi la card Intrastat — «Elenchi riepilogativi degli scambi intra-UE di beni e servizi (modelli INTRA-1/INTRA-2)» — che porta comunque a /intrastat.
• Se l'azienda è in regime forfettario, Intrastat non è disponibile: l'interruttore in Personalizza sidebar resta bloccato, non è una svista né un'impostazione da correggere.
• Chi può calcolare, completare e confermare: un utente con ruolo Gestore o Amministrativo. Un Visualizzatore vede le righe già calcolate ma non può eseguire nessuna delle azioni di questa guida.
• Serve materiale da cui calcolare: fatture di vendita verso clienti UE già inviate allo SDI, fatture di acquisto intra-UE con la relativa autofattura, servizi intra-UE resi o ricevuti. Sulle vendite il calcolo prende solo le fatture arrivate almeno a «Inviata a SDI» (quindi anche «Accettata SDI», «Consegnata», «Pagata»): una fattura ancora in «Bozza» o «Pronta» non produce nessuna riga, anche se il cliente è UE. Se non hai ancora registrato l'operazione di partenza, il calcolo del periodo non produce nulla per quella fattura: vedi Registrare una fattura di acquisto per il percorso delle autofatture di reverse charge (TD17/TD18) che alimentano gli elenchi acquisti.

I quattro elenchi, e da dove nascono le righe

Nella pagina Intrastat convivono quattro tipi di elenco, che scegli uno alla volta quando lanci il calcolo. Tre sono alimentati dai tuoi documenti:

• Cessioni beni (Intra-1 bis) — nasce dalle tue fatture di vendita a clienti di un paese UE diverso dall'Italia (il criterio è il paese del cliente, non la sua partita IVA: se la P.IVA UE manca in anagrafica la riga nasce lo stesso, ma non potrai confermarla finché non la completi).
• Acquisti beni (Intra-2 bis) — nasce dall'autofattura TD18 collegata a una fattura di acquisto: se hai registrato la fattura del fornitore UE ma non hai ancora generato la relativa autofattura, la riga Intrastat non compare finché non lo fai.
• Acquisti servizi (Intra-2 quater) — nasce dall'autofattura TD17 per un servizio ricevuto da un fornitore UE (reverse charge).

Il quarto, Cessioni servizi (Intra-1 quater), si può selezionare nel dialog ma oggi il calcolo non vi crea nessuna riga: le fatture di servizi resi a un soggetto UE finiscono nell'elenco delle cessioni di beni, dove per la conferma SamBooks chiede comunque un codice CN della merce — che per un servizio non esiste. Se la tua azienda rende servizi intra-UE, concorda con il tuo commercialista come presentarli: da SamBooks quell'elenco non esce.

Ogni riga si lega a una sola fattura (o autofattura) e a un solo tipo elenco: la stessa fattura non genera mai due righe nello stesso elenco.

Come si fa, passo per passo

1. Apri Intrastat

Una volta attivata la voce in sidebar (o passando dalla card in Dichiarativi), la pagina si intitola «Intrastat», con il sottotitolo «Riepiloghi mensili o trimestrali di scambi intracomunitari beni e servizi.» Subito sotto l'intestazione trovi un avviso: «Il modello Intrastat generato è conforme e pronto al caricamento. L'invio all'Agenzia delle Dogane (Intr@Web) lo effettua il tuo commercialista o intermediario: SamBooks non si collega direttamente agli enti.» — vale la pena leggerlo prima ancora di calcolare un periodo, perché fissa cosa SamBooks fa e cosa no.

2. Calcola il periodo

In alto a destra premi Calcola periodo: si apre il dialog «Calcola periodo Intrastat», che spiega: «Aggrega le fatture UE del periodo e crea o aggiorna le righe Intrastat in bozza. Operazione idempotente: rilanciala per includere nuove fatture.» Compila quattro campi:

• Anno — il dialog propone di default l'anno precedente a quello in corso: se stai lavorando sull'anno corrente, correggilo prima di calcolare.
• Periodicità — Mensile o Trimestrale. È una scelta che fai tu ogni volta: SamBooks non la deduce dal volume delle tue operazioni intra-UE. Se non sai se la tua azienda debba presentare gli elenchi su base mensile o trimestrale, chiedilo al tuo commercialista prima di lanciare il calcolo.
• Periodo — un numero da 1 a 12 se hai scelto Mensile, da 1 a 4 se hai scelto Trimestrale (il campo lo ricorda con l'aiuto sotto l'input).
• Tipo elenco — uno dei quattro elenchi visti sopra.

Premi Calcola: SamBooks scansiona le fatture (e le autofatture) del periodo scelto per quel tipo elenco e crea le righe corrispondenti. A decidere in quale periodo cade un documento è la sua data documento, non la data in cui l'hai registrato in SamBooks. Il toast di conferma è «Righe Intrastat calcolate.» Ripeti l'operazione per ogni tipo elenco che ti serve: ogni lancio riguarda un solo tipo alla volta.

Se nel periodo scelto non c'è nessuna operazione di quel tipo, il calcolo va comunque a buon fine e non crea righe: non è un errore, semplicemente non c'è materiale da elencare.

3. Le righe nascono in bozza: cosa manca quasi sempre

Ogni riga appena calcolata parte in stato Bozza, e per i beni (cessioni/acquisti) arriva già con due valori segnaposto che SamBooks non può dedurre dalla fattura:

• Codice CN/HS — il codice doganale a 8 cifre della merce. Alla creazione è sempre un placeholder generico, sia sulle cessioni sia sugli acquisti: nessuna riga beni nasce con il codice merce corretto, devi sempre cercarlo e impostarlo tu.
• Modalità di trasporto — parte già impostata sul codice 3 (trasporto su strada), il caso più comune: SamBooks mostra il numero, non la descrizione. Se il trasporto è diverso, il codice va corretto a mano.

Per i servizi (cessioni/acquisti servizi) non c'è codice CN, ma manca quasi sempre la natura transazione, che SamBooks compila automaticamente solo nel caso di un'operazione triangolare segnalata sulla fattura di origine — nella maggior parte dei casi resta da inserire.

4. Completa i dati mancanti

Apri una riga dalla lista (clic sulla riga): nel dettaglio, se lo stato è Bozza, in alto trovi il pulsante Completa. Si apre il dialog «Completa riga Intrastat» — «Imposta i dati non derivabili dalla fattura (CN8, quantità, natura, controparte, trasporto). Solo righe in bozza.» — con questi campi:

• Codice CN8 (merce) — un campo di ricerca: digita almeno due caratteri (codice o descrizione) e scegli dai risultati proposti.
• Quantità (kg)
• Natura transazione — un numero: SamBooks non mostra un elenco dei significati dei codici in questo campo, quindi se non conosci già il codice giusto per la tua operazione chiedilo al tuo commercialista prima di confermare la riga.
• Paese ISO controparte e P.IVA UE controparte — precompilati dalla fattura, modificabili se serve una correzione.
• Modalità trasporto — anche questo un numero, stesso discorso della natura transazione: se il codice di partenza (3, strada) non corrisponde al trasporto reale, verifica quello giusto con chi segue la parte doganale.

Il dialog invia solo i campi che hai effettivamente cambiato: nessun campo è obbligatorio per salvare, e se non modifichi nulla ricevi solo un avviso «Nessuna modifica da salvare.» — puoi quindi completare la riga in più passaggi.

Nella scheda della riga trovi anche due campi — Paese origine e Condizioni consegna — che oggi SamBooks mostra ma non offre alcun modo di impostare, né dal dialog Completa né da Sam: restano vuoti. Se il tracciato Intrastat li richiede per la tua operazione, comunicali al tuo commercialista fuori da SamBooks.

5. Conferma la riga

Quando i dati sono a posto, torna sul dettaglio e premi Conferma riga. SamBooks controlla che la riga sia completa prima di cambiarne lo stato:

• il paese della controparte non è vuoto né generico,
• la P.IVA UE della controparte non è vuota,
• per beni (cessioni/acquisti), il codice CN non è più il placeholder di partenza,
• per servizi, la natura transazione è stata indicata.

Se manca qualcosa la conferma viene rifiutata e non cambia nulla: torna su Completa e finisci i campi segnalati. Da notare: la quantità in kg non fa parte di questo controllo — puoi confermare una riga beni anche senza averla indicata, anche se per il tracciato Intrastat è normalmente richiesta: compilala comunque, il controllo di SamBooks è più permissivo di quanto serva davvero.

Questo è il momento in cui vale la pena rileggere la riga con calma, non dopo. Una volta confermata, la riga passa a stato Confermato e i suoi dati diventano definitivi: il dialog Completa lavora solo su righe in bozza, quindi da qui non puoi più correggere codice CN, quantità, natura transazione o controparte — nemmeno prima di generare qualunque file. Il passo successivo è descritto in Generare il file Intrastat da caricare su Intr@Web, che spiega anche cosa fare se scopri un errore quando è ormai tardi.

6. Filtra e rileggi la lista

La tabella elenca Periodo (anno/numero/periodicità), Tipo, Controparte (con paese e P.IVA), CN/HS, Valore (€) e Stato. Sopra la tabella, quattro filtri combinabili — Anno, Periodicità, Tipo elenco, Stato — restringono l'elenco. Nessun filtro cambia ciò che è stato calcolato: servono solo a trovare le righe che ti interessano. Se non hai ancora calcolato nulla, o i filtri non trovano corrispondenze, la lista mostra «Nessuna riga Intrastat» con l'invito a generare un periodo o controllare i filtri.

Ricalcolare un periodo (idempotenza)

Puoi rilanciare Calcola periodo con gli stessi valori quante volte vuoi: per ogni fattura del periodo, se la riga corrispondente esiste già SamBooks la aggiorna (per esempio se l'importo della fattura è cambiato), non ne crea una seconda — a meno che quella riga non sia già in stato Inviato, nel qual caso il ricalcolo la lascia esattamente com'è e non la tocca. È il modo pensato per includere fatture registrate dopo il primo calcolo, senza rischio di doppioni sulle righe ancora in bozza.

Chiedilo a Sam

Queste operazioni si possono chiedere anche in chat, con lo stesso risultato del percorso manuale (con una sola eccezione, in fondo al paragrafo): «calcola il periodo Intrastat di giugno 2026 per le cessioni beni», «completa la riga con il codice CN 61091000», «conferma la riga». Sam applica lo stesso controllo di completezza prima di confermare una riga: se manca un dato obbligatorio te lo dice, invece di forzare la conferma.

Un'eccezione da conoscere: il calcolo degli acquisti di servizi (Intra-2 quater) oggi Sam non lo accetta — per quell'elenco usa il bottone Calcola periodo. Completare e confermare le righe funziona invece da entrambe le parti.

Se qualcosa non va

• Non trovo Intrastat nel menu. È nascosta di default: attivala dal menu con il tuo nome in fondo alla barra laterale, voce Personalizza sidebar, oppure raggiungila dalla card in Dichiarativi. Se l'azienda è in regime forfettario, non è disponibile per nessuno dei due percorsi.
• Ho lanciato il calcolo e non è comparsa nessuna riga. Non è un errore: nel periodo scelto non ci sono documenti di quel tipo elenco. Controlla tre cose: il tipo elenco (se hai scelto Cessioni servizi non uscirà mai nulla, vedi sopra), l'anno — il dialog propone quello precedente — e lo stato delle fatture di vendita, che devono essere almeno «Inviata a SDI». Per gli acquisti servono le autofatture TD17/TD18 già generate.
• Non riesco a confermare la riga. Manca almeno uno tra: paese/P.IVA della controparte, codice CN (beni) o natura transazione (servizi). Torna su Completa e finisci quei campi.
• Ho ricalcolato il periodo, si sono duplicate le righe? No: il calcolo aggiorna la riga esistente per la stessa fattura e lo stesso tipo elenco, non la duplica.
• Posso modificare una riga già confermata? No, non da qui: il dialog Completa lavora solo su righe in bozza.

Domande frequenti

Come faccio gli elenchi Intrastat in SamBooks? Attivi la sezione dal menu utente in fondo alla barra laterale (è nascosta di default), lanci Calcola periodo per ogni tipo elenco che ti serve, completi le righe in bozza col codice CN o la natura transazione, e le confermi. Il file da consegnare è un passo successivo.

Non trovo Intrastat nel menu, dov'è finita? Non è mai comparsa: la sezione nasce nascosta per tutte le aziende. Attivala dal menu con il tuo nome in fondo alla barra laterale, voce Personalizza sidebar, o passa dalla card Intrastat nella pagina Dichiarativi.

Devo fare Intrastat mensile o trimestrale? È una scelta che fai tu quando lanci il calcolo: SamBooks non la decide in base al volume delle tue operazioni. Se non sei sicuro, chiedilo al tuo commercialista prima di calcolare il periodo.

Che differenza c'è tra Intra-1 bis e Intra-2 bis? Intra-1 bis sono le cessioni di beni (le tue vendite a clienti UE); Intra-2 bis sono gli acquisti di beni, e nascono dall'autofattura TD18 collegata alla fattura del fornitore.

Dove metto i servizi intracomunitari negli elenchi? I servizi che ricevi hanno il loro elenco: Intra-2 quater, alimentato dall'autofattura TD17. Per i servizi che rendi la voce Intra-1 quater esiste, ma il calcolo non vi crea righe: quelle fatture finiscono fra le cessioni di beni (Intra-1 bis). Concorda con il tuo commercialista come presentare i servizi resi.

La riga è in bozza, cosa devo completare? Per i beni: il codice CN della merce (parte con un segnaposto) e, se il trasporto non è su strada, la modalità di trasporto. Per i servizi: la natura transazione. Lo fai dal pulsante Completa nel dettaglio della riga.

Come trovo il codice CN8 della merce? Nel dialog Completa, il campo Codice CN8 è un motore di ricerca: digita almeno due caratteri del codice o della descrizione e scegli dai risultati.

Non riesco a confermare la riga Intrastat. Manca un dato obbligatorio: paese o P.IVA della controparte, codice CN (beni) o natura transazione (servizi). SamBooks elenca cosa manca quando rifiuta la conferma.

Mi dice che manca la natura transazione. Succede sulle righe di servizi ricevuti (Intra-2 quater): apri Completa e imposta il valore — se non sai quale codice usare, verificalo col tuo commercialista.

Ho ricalcolato il periodo, si sono duplicate le righe? No: il calcolo è idempotente, aggiorna la riga esistente per la stessa fattura invece di crearne una seconda.

Posso modificare una riga già confermata? No: il completamento funziona solo su righe in bozza. Una volta confermata, la riga è definitiva, indipendentemente dal fatto che tu abbia già generato o meno il file XML.

Il calcolo non ha trovato nessuna operazione UE. È normale se nel periodo scelto non hai documenti di quel tipo elenco: il calcolo comunque va a buon fine, semplicemente non crea righe. Le cause più frequenti sono tre: tipo elenco sbagliato (Cessioni servizi non produce mai righe), anno sbagliato (il dialog propone quello precedente) e fatture di vendita non ancora inviate allo SDI.

Funzioni correlate

• Generare il file Intrastat da caricare su Intr@Web — il passo dopo la conferma delle righe.
• Personalizzare la barra di navigazione — come attivare Intrastat (e le altre voci nascoste) in sidebar.
• Registrare una fattura di acquisto — dove nascono le autofatture TD17/TD18 che alimentano gli elenchi acquisti.
• Capire cosa prepara SamBooks e cosa resta al commercialista nei dichiarativi — il confine di responsabilità in tutta l'area Dichiarativi.
• Regime fiscale RF01 e RF19 in SamBooks — perché Intrastat non è disponibile per i forfettari.