Capire cosa prepara SamBooks e cosa resta al commercialista nei dichiarativi
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Nei dichiarativi SamBooks calcola, predispone e genera i file: la verifica formale e l'invio agli enti restano sempre del tuo commercialista o dell'intermediario abilitato.
A cosa serve
Questa guida fissa il confine di responsabilità prima ancora di entrare nel dettaglio di ogni sezione: cosa SamBooks calcola da solo, cosa produce come file scaricabile, e cosa deve fare invece una persona — tu o il tuo commercialista. Vale per tutta l'area Dichiarativi, raggiungibile dal menu a sinistra: imposte dirette, IVA annuale, Certificazione Unica (emessa e ricevuta), ritenute subite, Intrastat e il calendario fiscale. Se stai per usare uno di questi strumenti per la prima volta, leggi prima questa pagina: evita il malinteso più costoso, cioè pensare che un file scaricato da SamBooks sia già stato inviato all'Agenzia delle Entrate o alle Dogane.
La regola generale
SamBooks calcola e predispone, non trasmette nulla a nessun ente. Ogni volta che un dichiarativo produce un file XML, quel file è pensato per il tuo commercialista o per l'intermediario abilitato: contiene i dati corretti, ma non è (ancora) il tracciato telematico ufficiale validato dall'Agenzia delle Entrate o dalle Dogane, e nessun pulsante di SamBooks lo spedisce da nessuna parte. I canali di trasmissione telematica (Entratel, il cassetto fiscale, Intr@Web per l'Intrastat) sono riservati per legge agli intermediari abilitati: è una scelta di impianto della piattaforma, non un limite temporaneo. In pratica, il tuo compito con ogni dichiarativo si ferma sempre a due cose: verificare che i dati siano giusti e scaricare/consegnare il file (o stamparlo) al professionista che se ne occupa.
Fanno eccezione i versamenti F24: quelli SamBooks li genera come bozza e, quando confermi, li registra e mette a disposizione per il pagamento — ma restano comunque versamenti che esegui tu (dal tuo home banking o dal cassetto), non un invio automatico a un ente.
Le sette aree, una per una
Dalla pagina Dichiarativi (menu a sinistra) trovi sette card, più due sezioni trasversali in cima alla pagina (i prospetti di raccordo e il libro giornale). Per ognuna: cosa calcola SamBooks, cosa ottieni, e chi fa l'ultimo passo.
1. Imposte IRES/IRAP
SamBooks calcola in tempo reale il reddito imponibile IRES e il valore della produzione IRAP dai tuoi dati contabili — saldi di prima nota e attributi fiscali del piano dei conti — con un prospetto editabile che ti dice se quadra. Puoi correggere righe e aggiungere rettifiche manuali. Quando finalizzi la dichiarazione (serve l'esercizio chiuso e il prospetto in quadratura), ottieni: uno snapshot bloccato dei numeri, gli F24 di saldo e acconti IRES/IRAP, i file XML REDDITI SC e IRAP di raccordo per il commercialista, ed eventualmente la scrittura contabile delle imposte anticipate e differite se scegli di iscriverla a bilancio. Nessuno di questi XML è il tracciato telematico ufficiale: sono materiale pronto per il controllo e l'invio da parte del professionista.
2. IVA annuale
Con un clic (Predisponi, indicando l'anno d'imposta) SamBooks costruisce la dichiarazione IVA annuale dai dati già registrati — fatture, autofatture, liquidazioni periodiche, F24 IVA versati — nei quadri previsti (VA, VE, VF, VJ, VH, VP, VL, VR). Se il saldo è a debito, nasce in automatico un giroconto in prima nota. Il saldo, quando dovuto, si versa con F24 codice tributo 6099. Da qui scarichi l'XML della dichiarazione: contiene i quadri compilati, ma — come per tutti i dichiarativi — è materiale da consegnare al commercialista, non un invio diretto. Il regime forfettario (RF19) non liquida l'IVA e non può predisporre questa dichiarazione: SamBooks rifiuta l'operazione con un messaggio esplicito.
3. Certificazione Unica (emessa)
Se hai pagato professionisti con ritenuta d'acconto (parcelle TD06), SamBooks predispone la CU dei percipienti: serve che la parcella sia pagata e il pagamento riconciliato in banca, altrimenti quel percipiente non compare. Ottieni un elenco per anno con lordo e ritenuta, e un XML scaricabile da consegnare all'intermediario per l'invio telematico — SamBooks non lo trasmette e non genera un documento da consegnare al percipiente.
4. CU ricevute
Il verso opposto: qui registri le Certificazioni Uniche che i tuoi clienti-sostituti ti hanno rilasciato per le ritenute che ti hanno trattenuto, anche caricandole come PDF (i valori letti dall'OCR vanno sempre verificati). Servono a dimostrare lo scomputo delle ritenute subite in dichiarazione dei redditi: qui non si scarica nessun file da inviare, è un archivio a supporto della tua dichiarazione.
5. Ritenute subite
Sezione di sola consultazione: mostra il percorso di ogni ritenuta che i clienti ti trattengono, dalla parcella TD06 emessa fino alla registrazione contabile, con lo stato «In attesa» o «Contabilizzata». L'azione che sposta una ritenuta da uno stato all'altro non sta qui, ma nell'area Banca (quando riconcili l'incasso): questa pagina resta un cruscotto di lettura.
6. Intrastat
Voce nascosta di default nel menu (si attiva da Impostazioni → Barra di navigazione, oppure la raggiungi comunque dalla card qui in Dichiarativi). SamBooks calcola le righe del periodo dalle fatture verso clienti UE, dagli acquisti intracomunitari e dai servizi intra-UE, per i quattro elenchi (cessioni/acquisti di beni, cessioni/acquisti di servizi). Le righe nascono in bozza e vanno completate (codice doganale CN8, natura della transazione, dati del trasporto) e confermate. Solo qui, tra tutti i dichiarativi, trovi in pagina un avviso esplicito di conformità: il file XML generato per Intr@Web è pronto al caricamento, ma è il tuo commercialista o intermediario a presentarlo alle Dogane.
7. Calendario fiscale
L'agenda di tutte le scadenze fiscali dell'azienda, con gli importi calcolati dove possibile e il collegamento diretto alla bozza F24. Non è un dichiarativo in senso stretto, ma è il punto da cui parte quasi ogni adempimento di questa pagina: la guida dedicata è Consultare e gestire il calendario fiscale in SamBooks.
I prospetti di raccordo e il libro giornale
In cima alla pagina Dichiarativi trovi due sezioni trasversali. I prospetti di raccordo (dichiarazione IVA annuale e sintesi REDDITI SC) sono report leggibili in PDF o CSV, con un badge Bozza e un promemoria esplicito: «report informativi da verificare e compilare a cura del tuo Dottore Commercialista, non dichiarativi pronti per l'invio». Il nome del file scaricato porta il prefisso BOZZA_ per lo stesso motivo. Il libro giornale genera invece il PDF del registro cronologico delle scritture dell'esercizio (o di un periodo scelto), scaricabile in ogni momento.
Cosa produce sempre SamBooks, e cosa non fa mai
In sintesi, indipendentemente dalla sezione:
- Produce sempre: calcoli aggiornati in tempo reale dai tuoi dati contabili, file XML di raccordo per il commercialista (IVA annuale, CU, REDDITI SC, IRAP, Intrastat), prospetti PDF/CSV leggibili, bozze e F24 di versamento, e — dove previsto — la scrittura contabile collegata (il giroconto del saldo IVA annuale, la rilevazione della fiscalità differita).
- Non fa mai: non si collega all'Agenzia delle Entrate, all'Agenzia delle Dogane o a Entratel; non invia nessun dichiarativo per conto tuo; non genera un ciclo di stati «inviata / accettata / rifiutata» — in SamBooks una dichiarazione predisposta resta «predisposta», punto, perché l'invio è un passo che avviene altrove, fuori dalla piattaforma. Non aspettarti quindi una notifica «la tua dichiarazione è stata accettata dall'Agenzia»: quella conferma arriva dal canale con cui il tuo commercialista la invia.
Chi vede e chi può fare cosa
Le sezioni dei dichiarativi sono visibili a chi ha accesso all'area Contabilità dell'azienda. Le azioni che scrivono — predisporre una dichiarazione, calcolare un periodo Intrastat, registrare una CU ricevuta, generare un F24, segnare una scadenza gestita — richiedono un utente con ruolo Gestore o Amministrativo: un Visualizzatore vede gli stessi dati e gli stessi file già generati, ma non può eseguire quelle azioni. Un utente Logistica trova la voce Dichiarativi nel menu in grigio, disattivata: la sua sidebar è pensata per magazzino, DDT, ordini e spedizioni, e in ogni caso non può eseguire le azioni che scrivono nei dichiarativi.
Il regime forfettario (RF19)
Se la tua azienda è in regime forfettario, le voci Dichiarativi e Intrastat non compaiono nel menu a sinistra: l'intero impianto dei quadri IVA, dell'IRES/IRAP e degli scambi UE non riguarda un forfettario nella stessa forma. Il calendario fiscale resta invece consultabile (guida dedicata), perché copre anche obblighi che un forfettario ha comunque — contributi, bollo virtuale, IMU, diritto camerale. Se provi comunque a predisporre la dichiarazione IVA annuale (per esempio passando per un link diretto), SamBooks rifiuta l'operazione con un messaggio esplicito: il forfettario non liquida l'IVA periodica e non presenta questa dichiarazione.
Chiedilo a Sam
Ogni azione descritta in questa pagina ha anche il suo tool per Sam: puoi chiedere «predisponi la dichiarazione IVA annuale del 2025», «calcola il periodo Intrastat di giugno», «registra questa CU ricevuta», «a che punto sono le mie imposte IRES e IRAP», oppure semplicemente «cosa devo consegnare al commercialista quest'anno?». Sam legge gli stessi dati che vedi tu e, per le azioni che scrivono, ti chiede sempre conferma prima di eseguire — e ogni azione resta tracciata e reversibile dalla cronologia. Parlare con Sam non cambia il confine spiegato sopra: neanche Sam invia una dichiarazione a un ente, prepara solo lo stesso materiale che troveresti facendo tutto a mano.
Se qualcosa non va
- Ho scaricato un XML, l'ho già mandato all'Agenzia delle Entrate? No. Ogni file dei dichiarativi va consegnato al tuo commercialista o intermediario abilitato, che lo controlla e lo invia dal proprio canale telematico. SamBooks non si collega mai direttamente a un ente.
- La mia dichiarazione risulta ancora "predisposta", non trovo lo stato "inviata". È corretto: quello stato in SamBooks non esiste per nessun dichiarativo, perché l'invio non passa da qui. Chiedi conferma dell'invio al tuo commercialista.
- Sono forfettario e non trovo Dichiarativi nel menu. Corretto: quell'area non è pensata per il tuo regime. Il calendario fiscale resta comunque consultabile con gli obblighi che ti riguardano.
- Ho provato a predisporre la dichiarazione IVA annuale e mi dà errore. Se l'azienda è in regime forfettario, l'operazione è bloccata per scelta della piattaforma, non per un errore tecnico: il forfettario non presenta questa dichiarazione.
- Un Visualizzatore della mia azienda non riesce a predisporre nulla. È corretto: le azioni che scrivono richiedono ruolo Gestore o Amministrativo.
Domande frequenti
SamBooks fa le dichiarazioni al posto del commercialista? Le calcola e le predispone, sì; ma l'invio agli enti resta sempre del commercialista o di un intermediario abilitato.
Posso inviare le dichiarazioni direttamente da SamBooks? No: nessun pulsante trasmette un dichiarativo all'Agenzia delle Entrate o alle Dogane. Scarichi il file e lo consegni a chi lo invia.
Cosa devo dare al mio commercialista a fine anno? Dipende dall'adempimento: gli XML di IVA annuale, CU e Intrastat, i prospetti di raccordo PDF/CSV per IVA e REDDITI SC, e gli XML REDDITI SC/IRAP una volta finalizzata la dichiarazione imposte.
SamBooks si collega all'Agenzia delle Entrate? No, non per l'invio dei dichiarativi. I canali telematici sono riservati agli intermediari abilitati.
Che file posso scaricare dai dichiarativi? XML di raccordo (IVA annuale, CU, REDDITI SC, IRAP, Intrastat), prospetti PDF e CSV, e il libro giornale in PDF.
Serve ancora il commercialista se uso SamBooks? Sì: verifica formale, controllo e invio telematico restano compiti riservati al professionista abilitato.
Sono forfettario, quali funzioni fiscali posso usare? Il calendario fiscale, con gli obblighi che ti riguardano davvero (niente IVA periodica). Dichiarativi e Intrastat non sono pensati per il tuo regime.
Chi in azienda può predisporre i dichiarativi? Un utente con ruolo Gestore o Amministrativo. Un Visualizzatore può solo consultare.
Cosa fa in automatico SamBooks e cosa devo fare io? SamBooks calcola gli importi, predispone i quadri, genera i file e le eventuali scritture; tu verifichi i dati, scarichi/consegni i file e — con il tuo commercialista — ne curi l'invio.
Il mio collaboratore in sola lettura può vedere i dichiarativi? Sì, un Visualizzatore vede dati e file già generati, ma non può eseguire azioni che li creano o modificano.
Come do accesso al commercialista ai miei dichiarativi? Invitandolo come collaboratore della tua azienda: vedi la guida su come invitare il team e il commercialista.