Preparare i dichiarativi e consegnarli al commercialista con SamBooks

Capisci quali quadri e file prepara SamBooks, dove controllarli e cosa consegnare al commercialista. L'invio della dichiarazione agli enti resta fuori dal gestionale.

A cosa serve

SamBooks prepara calcoli, prospetti e file a partire dai dati registrati. Il lavoro cambia secondo il contesto: nello studio prepari i Quadri esteri delle persone fisiche; nell'azienda trovi IVA annuale, imposte IRES e IRAP, CU e altri documenti collegati alla contabilità.

Preparare, finalizzare e scaricare non significa trasmettere. SamBooks non presenta queste dichiarazioni all'Agenzia delle Entrate o alle Dogane. Il commercialista o l'intermediario controlla il materiale, completa la dichiarazione nel proprio software e cura l'invio dal relativo canale. Le ricevute della presentazione arrivano da quel canale.

Questa guida ti aiuta a riconoscere ciò che stai consegnando. Non spiega come scegliere un trattamento fiscale: quando una verifica richiede una decisione dello studio, affrontala nella pratica prima di produrre il file finale.

Prima di iniziare

Scegli il contesto giusto. Per i redditi e i patrimoni esteri di una persona fisica entra nello studio e apri Quadri esteri. Per IVA annuale e dichiarativi legati alla contabilità apri l'azienda interessata, poi Dichiarativi. Una scheda persona fisica in anagrafica non è un'azienda di cui SamBooks tiene la contabilità.

Devi poter leggere i dati del contesto e avere scrittura per le operazioni che li modificano. Chi ha Sola lettura può consultare; nelle pratiche Quadri esteri può anche scaricare PDF e CSV già disponibili, ma non creare, caricare documenti o modificare la pratica. Se lavori per un cliente aziendale, conta il ruolo e il permesso concessi su quel cliente.

Prima di una consegna controlla cliente, anno d'imposta e versione. Un file corretto per un'altra azienda o un altro anno non è quello che devi inviare al professionista.

Come si fa, passo per passo

1. Individua il lavoro da preparare

Usa questa distinzione per partire dalla pagina giusta:

I nomi RT, RM, RW e RL identificano parti del modello Redditi Persone Fisiche, non quattro dichiarazioni autonome. Il percorso Quadri esteri non compila l'intero modello Redditi PF e non prepara il 730. Per gli altri quadri del modello e per il 730 il lavoro prosegue nel software e nel percorso del professionista.

2. Completa dati e controlli

Per l'azienda, verifica prima i documenti e le registrazioni dell'anno: le pagine dichiarative usano i dati presenti. Una predisposizione non recupera da sola documenti mai caricati o operazioni mancanti.

Per una persona fisica nello studio, crea o apri la pratica del cliente e dell'anno. Oggi il primo anno d'imposta supportato è il 2025, con il modello Redditi Persone Fisiche 2026. Non confondere l'anno del modello con l'anno in cui il cliente ha prodotto il reddito.

La pratica ha cinque sezioni: Frontespizio, Documenti, Verifiche, Quadri e Versioni. Controlla i dati del cliente e completa i rapporti e le attività che possiede: banche, broker, exchange, wallet personali e immobili all'estero. Le domande guidate servono a raccoglierli; per ogni voce completa i dati richiesti, compreso lo Stato.

Carica o raccogli i documenti necessari nella pratica. Poi controlla la lettura e risolvi le verifiche. La lettura AI dei documenti e il calcolo sono passaggi diversi: SamBooks legge i dati e il motore di calcolo prepara i risultati. Non trattare come completo un rendiconto con una verifica ancora aperta solo perché è stato letto.

3. Calcola e controlla i risultati

Nelle pratiche Quadri esteri usa Calcola o Ricalcola e attendi la fine dell'elaborazione. Se cambi i dati dopo un calcolo, la pratica richiede un ricalcolo. Apri i Quadri e controlla i valori; da un rigo puoi risalire ai dati che lo alimentano e chiedere una spiegazione.

La lista di controllo ti dice cosa manca per finalizzare. Prima di proseguire affronta i blocchi aperti, le classificazioni da confermare e le scelte che richiedono il giudizio dello studio. Le modifiche a mano e le decisioni dello studio fanno parte del materiale da controllare, non di una scorciatoia per ignorare un errore.

Per l'IVA annuale, apri l'elenco e usa «Predisponi» per l'anno scelto. Nella finestra puoi chiedere di rifare i conti se esiste già un esito. Leggi il risultato: può essere una nuova predisposizione, un ricalcolo, un esito lasciato invariato oppure un blocco perché la dichiarazione o l'F24 collegato non sono più modificabili. Non dare per scontato che ogni clic riscriva l'esito.

Nel dettaglio IVA controlla i quadri e il saldo. Se compare un avviso che chiede di ripredisporre, fallo prima di scaricare l'XML o generare l'F24 del saldo: quei pulsanti restano bloccati finché i dati non sono aggiornati. Il calcolo dell'IVA annuale e l'F24 del saldo sono due operazioni distinte.

4. Finalizza quando serve una versione definitiva

In Quadri esteri, finalizzare congela una versione della pratica con PDF e CSV. Leggi la conferma: mostra imposte a saldo, valori modificati a mano e differenze rispetto alla versione precedente. Puoi finalizzare soltanto quando la lista di controllo lo consente.

La versione finalizzata non si annulla e non si sovrascrive. Se in seguito cambi un dato, il lavoro prosegue in una nuova bozza; la versione già finalizzata resta disponibile in Versioni. Confronta le versioni se devi spiegare al professionista cosa è cambiato.

Anche la dichiarazione Imposte ha un proprio percorso di controllo e finalizzazione. I file XML di raccordo REDDITI SC e IRAP si generano dalla dichiarazione imposte finalizzata. Un calcolo presente ma non finalizzato non è un file mancante da ricreare alla cieca: prima apri il prospetto e controlla perché non è ancora definitivo.

La finalizzazione conserva il risultato dentro SamBooks. Non avvia una presentazione telematica.

5. Scarica e consegna il materiale giusto

Per Quadri esteri scegli il PDF o il CSV della versione che vuoi consegnare. Il PDF comprende i quadri nel formato del modello, il Riepilogo per Profis e il dettaglio dei calcoli. Il CSV viene scaricato come archivio ZIP con righi.csv e tracce.csv. È materiale per il controllo e il passaggio al software del professionista: non promette un'importazione automatica in Profis.

Puoi scaricare anche una bozza quando l'export è disponibile: il file la identifica come BOZZA. Per una consegna definitiva seleziona la versione finalizzata. Un PDF scaricato prima di una modifica non si aggiorna da solo: dopo le modifiche ricalcola, controlla e scarica la versione corretta.

Per IVA annuale il dettaglio offre «Scarica XML». Gli XML IVA annuale, CU, REDDITI SC e IRAP sono file in bozza di raccordo per il commercialista. Non sono la prova di un invio, né sostituiscono controllo e conversione nel tracciato telematico richiesto dal canale di presentazione.

Dall'area Dichiarativi puoi preparare anche prospetti di raccordo in PDF o CSV e il libro giornale in PDF. Per Intrastat scarichi invece il file destinato al percorso Intr@Web, dopo aver completato e confermato le righe del periodo. La presentazione alle Dogane avviene fuori da SamBooks.

Quando consegni, indica cliente, anno e versione e segnala le decisioni o i dati che il professionista deve ancora verificare. Se hai scaricato una bozza, chiamala bozza anche nel messaggio che accompagna il file.

F24, fatture e dichiarazioni: tre passaggi diversi

Preparare la dichiarazione non paga le imposte. Un eventuale F24 va controllato e gestito nel suo percorso: vedere una bozza F24 o generarla non equivale a versarla. Per il versamento segui Versare un F24 e annullare un versamento.

Le fatture elettroniche hanno un percorso di invio allo SDI. Quel percorso non trasmette le dichiarazioni dei redditi o l'IVA annuale all'Agenzia delle Entrate. Non cercare il pulsante SDI per presentare un dichiarativo: per le fatture trovi Inviare una fattura allo SDI.

Se registri in SamBooks un riferimento o uno stato relativo a un'attività svolta all'esterno, questo non significa che SamBooks abbia eseguito quell'invio. Chiedi la ricevuta a chi ha presentato il documento dal suo canale.

Dai accesso al professionista senza condividere l'account

Per i dichiarativi dell'azienda, il Gestore può invitare il commercialista con un ruolo e un permesso adatti. Amministrativo comprende tutta l'operatività dell'azienda, tranne il blocco Azienda; Personalizzato comprende solo le sezioni che il Gestore sceglie per quella persona, e per i dichiarativi serve la sezione Dichiarativi. Sola lettura consente il controllo, senza le operazioni che modificano i dati.

Se autorizzi lo studio, ciascuna persona lavora entro la concessione dell'azienda e il suo permesso nello studio. Il Gestore dell'azienda modifica o revoca la concessione in Team → Studi commercialisti. Non serve dare a tutti il ruolo Gestore per consegnare i dichiarativi.

Per le pratiche Quadri esteri, invece, il professionista e i collaboratori lavorano nello studio sulle persone fisiche in anagrafica. La restrizione Solo alcuni clienti aziendali non nasconde queste pratiche. Non invitare una persona fisica in un'azienda per far partire la sua pratica.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Scegli prima il contesto indicato per ogni richiesta.

Nello studio:

• Controllare la pratica: «cosa manca per finalizzare la pratica 2025 di Luca Bianchi?».
• Capire un valore: «spiegami il rigo del quadro RW della pratica di Luca Bianchi».
• Calcolare: «ricalcola i quadri esteri della pratica 2025 di Luca Bianchi».
• Scaricare: «prepara il PDF della versione finalizzata della pratica 2025 di Luca Bianchi».

Nell'azienda del cliente:

• Predisporre: «predisponi la dichiarazione IVA annuale del 2025».
• Controllare: «mostrami le dichiarazioni IVA annuali già predisposte».
• Consegnare: «genera l'XML REDDITI SC del 2025 per il commercialista».

Sam chiede le conferme previste, compresa quella per finalizzare una versione definitiva. Il ricalcolo dei Quadri esteri parte senza conferma e non si annulla dalla cronologia: per cambiare il risultato correggi i dati e ricalcola. Anche in chat, scaricare un file non lo trasmette agli enti.

Se qualcosa non va

• Non vedi Dichiarativi: controlla il contesto, il ruolo e il profilo dell'azienda. Nello studio il percorso delle persone fisiche si chiama Quadri esteri.
• Non puoi finalizzare la pratica: leggi la lista di controllo e risolvi i blocchi indicati. Non basta che il calcolo sia terminato.
• Il PDF riporta BOZZA: hai esportato la bozza. Per un file definitivo seleziona una versione finalizzata.
• L'XML REDDITI SC o IRAP non si genera: verifica che la dichiarazione imposte sia finalizzata e che i controlli segnalati siano risolti.
• IVA annuale blocca XML o F24: controlla l'avviso sui dati da aggiornare e ripredisponi quando richiesto.
• Cerchi una ricevuta dell'Agenzia: chiedila al professionista che ha eseguito l'invio. SamBooks non la produce per una presentazione che avviene altrove.

Domande frequenti

SamBooks invia la dichiarazione all'Agenzia delle Entrate? No. Prepara i dati e i file descritti qui; controllo, completamento e invio restano nel percorso del professionista.

I Quadri esteri sono il modello Redditi PF completo? No. Coprono RT, RM, RW e le righe RL previste dal modulo. Gli altri quadri vanno completati fuori da questo percorso.

Posso preparare il 730 qui? No. Il percorso Quadri esteri usa il modello Redditi Persone Fisiche, non il 730.

Il Riepilogo per Profis importa tutto automaticamente? No. È una parte del PDF che aiuta il passaggio dei dati; verifica il materiale nel software del professionista.

Finalizzata significa presentata? No. Significa che una versione è stata congelata dentro SamBooks. La presentazione avviene su un canale esterno.

Devo consegnare il PDF o il CSV? Per Quadri esteri il PDF serve a leggere quadri e calcoli; il CSV contiene righi e tracce. Concorda con il professionista quali file usare e indica sempre la versione.

Ho scaricato l'XML: ho già pagato anche l'F24? No. Preparazione, download, presentazione e versamento sono passaggi distinti.

Funzioni correlate

• Gestire i clienti nel portale Studio
• Invitare il team e il commercialista
• Preparare la dichiarazione IVA annuale
• Scaricare l'XML IVA annuale per il commercialista
• Finalizzare la dichiarazione imposte e scaricare gli artefatti
• Quadri esteri in SamBooks