Scaricare l'XML della dichiarazione IVA annuale e consegnarlo al commercialista
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Cosa contiene davvero il file che scarichi dal dettaglio di una dichiarazione IVA annuale, cosa NON è, e chi lo invia all'Agenzia delle Entrate.
A cosa serve
Dopo aver predisposto la dichiarazione IVA annuale (guida: Predisporre la dichiarazione IVA annuale), il dettaglio di quell'anno mette a disposizione un file XML scaricabile con tutti e otto i quadri calcolati (VA, VE, VF, VJ, VL, VH, VP, VR). Questa guida spiega cosa contiene esattamente quel file, come scaricarlo, e — soprattutto — il confine netto che SamBooks traccia da sola sul file stesso: è materiale di raccordo per il tuo commercialista, non il tracciato telematico da inviare all'Agenzia delle Entrate. Nessun pulsante di SamBooks trasmette una dichiarazione a un ente: quel passo, con questo file o con qualunque altro, spetta sempre all'intermediario abilitato.
Se cerchi invece un report leggibile in PDF o CSV, con righi numerati e verifica di quadratura, senza passare dal file XML, quello è un altro strumento: Scaricare i prospetti di raccordo.
Prima di iniziare
- Serve una dichiarazione IVA annuale già predisposta per l'anno che ti interessa (guida: Predisporre la dichiarazione IVA annuale). Finché non l'hai predisposta, l'anno non compare nella lista e non c'è nessun link da cui scaricare l'XML.
- A differenza della predisposizione (che richiede un ruolo Gestore o Amministrativo), scaricare l'XML di una dichiarazione già predisposta è un'operazione di sola lettura: chiunque abbia accesso alla contabilità dell'azienda, incluso un ruolo Visualizzatore, può farlo.
Come si fa, passo per passo
1. Apri il dettaglio dell'anno e premi «Scarica XML»
Dalla lista Dichiarazione IVA annuale, clicca sulla riga dell'anno che ti interessa: si apre /dichiarativi/iva-annuale/{anno}. In alto a destra trovi il bottone Scarica XML: il file si scarica direttamente nel browser, in una nuova scheda. Il nome del file è sempre nella forma BOZZA_dichiarazione_iva_annuale_{anno}.xml — il prefisso BOZZA_ non è un errore né un caso: è un marcatore deliberato — lo trovi sull'XML della dichiarazione IVA annuale, su quello della Certificazione Unica e sui prospetti di raccordo in PDF e CSV — e serve a rendere impossibile scambiare il file per un documento pronto per l'invio anche solo guardando il nome.
Sulla stessa pagina, subito sotto il titolo, trovi un avviso fisso che dice esplicitamente: «Il file XML scaricabile è un report informativo di raccordo (contrassegnato BOZZA_), non il tracciato telematico predisposto per Entratel. Verifica e trasmissione restano a cura del tuo Dottore Commercialista: SamBooks non si collega direttamente all'Agenzia delle Entrate.»
2. Cosa contiene il file: gli otto quadri come elementi strutturati
Aprendo il file (con un editor di testo, o passandolo al software del tuo commercialista) trovi una struttura XML con:
- Un'intestazione, con la data di predisposizione, lo stato (sempre
PREDISPOSTA— vedi più sotto perché non cambia mai) e un'avvertenza scritta dentro il file stesso, non solo in una schermata: lo stesso confine spiegato sopra, questa volta leggibile anche da chi apre il file senza passare da SamBooks. - Un elemento per ciascuno degli otto quadri — QuadroVA, QuadroVE, QuadroVF, QuadroVJ, QuadroVL, QuadroVH, QuadroVP, QuadroVR — ciascuno con le righe di dettaglio (per aliquota, per periodo, per tipo di versamento a seconda del quadro) e i totali. Il quadro VF, in particolare, porta due totali IVA distinti: l'imposta lorda sugli acquisti e la quota effettivamente detraibile, quando una riga ha una percentuale di detraibilità inferiore al 100%.
Sono esattamente gli stessi dati che vedi aggregati nella pagina di predisposizione (guida collegata): il file XML non aggiunge né toglie nulla, li rende solo in un formato strutturato pensato per essere letto da un software, non da una persona.
3. Cosa NON è questo file
Tre cose da tenere ferme, anche se sembrano ovvie una volta dette:
- Non è il tracciato telematico ufficiale validato dall'Agenzia delle Entrate. Lo spazio dei nomi usato nel file è un segnaposto in attesa dell'invio telematico (funzionalità non ancora disponibile in SamBooks): il file non passa attraverso i controlli software ufficiali dell'Agenzia. È il tuo commercialista, con i suoi strumenti, a fare quella verifica prima di trasmettere.
- SamBooks non lo invia da nessuna parte. Non c'è, in nessuna pagina di SamBooks, un bottone che trasmetta questo file (o qualunque altro dichiarativo) all'Agenzia delle Entrate. I canali di trasmissione telematica sono riservati per legge agli intermediari abilitati.
- Lo stato della dichiarazione, dentro SamBooks, resta sempre «predisposta». Non esiste, in questo prodotto, un ciclo «inviata / accettata / rifiutata»: quegli stati sono previsti per il futuro (invio telematico, non ancora disponibile), ma oggi nessuna azione li raggiunge mai. Se il tuo commercialista ti conferma di aver inviato la dichiarazione, quella conferma non si rifletterà da nessuna parte dentro SamBooks.
4. Se provi a scaricare l'XML di un anno non ancora predisposto
Nella pratica normale non ti capiterà: il bottone «Scarica XML» compare solo nel dettaglio di un anno che risulta già nella lista, cioè già predisposto — se un anno non è ancora predisposto, il dettaglio di quell'anno ti mostra la pagina «Dichiarazione non trovata» invece del link di download. L'unico modo per incappare nell'errore è digitare o salvare direttamente l'indirizzo dell'XML per un anno non predisposto: in quel caso il server risponde con un errore che dice esplicitamente di predisporre prima la dichiarazione per quell'anno. Non è un guasto: è la conferma che, per scaricare l'XML, la predisposizione deve essere avvenuta prima.
5. Leggere i valori dei quadri: XML o Sam, non ancora la pagina
Il tab Quadri del dettaglio, oggi, mostra solo le otto etichette (VA, VE, VF, VJ, VL, VH, VP, VR) senza i numeri dentro: è un limite noto dell'interfaccia, non un segnale che i dati mancano. I dati esistono — sono proprio quelli dentro l'XML che hai appena scaricato — semplicemente questa pagina non li mostra ancora in forma di tabella. Per leggerli senza aprire il file XML, la via più comoda è chiedere direttamente a Sam, ad esempio «quali sono i valori del quadro VE della dichiarazione IVA 2025?»: Sam legge la stessa dichiarazione e ti risponde con i numeri, riga per riga.
6. XML o prospetto di raccordo: quale uso quando
Sono due prodotti diversi, con due scopi diversi:
- L'XML è pensato per il software del tuo commercialista: contiene tutti gli otto quadri in formato strutturato, esattamente come calcolati, senza formattazione pensata per essere letta a occhio.
- Il prospetto di raccordo (PDF o CSV) è pensato per essere letto: righi numerati, riferimento normativo per ciascuna riga, e una sezione dedicata che verifica se il saldo annuale quadra con le liquidazioni periodiche dell'anno. È il documento giusto se vuoi controllare tu stesso i numeri prima di consegnarli, o se il tuo commercialista preferisce un report leggibile a un file XML.
Guida dedicata al prospetto: Scaricare i prospetti di raccordo da consegnare al commercialista.
Chiedilo a Sam
Sam non produce un file scaricabile al posto tuo — il download resta un'azione della pagina web — ma può leggere e riportarti in chat esattamente gli stessi dati che trovi nell'XML: valori di un quadro specifico, il saldo, il numero di documenti aggregati in una riga. È il modo più rapido per controllare un numero senza aprire il file.
Se qualcosa non va
- Ho scaricato l'XML, l'ho già mandato all'Agenzia delle Entrate? No. Va consegnato al tuo commercialista o all'intermediario abilitato, che lo verifica e lo trasmette dal proprio canale telematico. SamBooks non si collega mai direttamente a un ente.
- Il tab Quadri della pagina è vuoto. È un limite noto dell'interfaccia: i valori esistono, sono nell'XML che scarichi, o te li dà Sam in chat.
- Non trovo il bottone «Scarica XML» per un anno. Quell'anno non è ancora predisposto: prima serve premere «Predisponi» dalla lista.
- Ho premuto «Scarica XML» ma non ottengo il file. Se l'anno non è ancora predisposto è normale: predisponilo prima. Se invece l'anno c'è già in lista e il file non arriva lo stesso, non insistere ricaricando: gli stessi numeri li ottieni subito dal prospetto di raccordo in PDF o CSV, oppure chiedendoli a Sam in chat — e vale la pena segnalarlo all'assistenza.
- Il mio commercialista dice che il file XML non è quello che si aspettava. È corretto che non sia il tracciato telematico ufficiale: è un file di raccordo con gli stessi dati, pensato per essere verificato e poi trasmesso con gli strumenti del professionista, non per essere caricato direttamente su un portale.
Domande frequenti
Come scarico il file della dichiarazione IVA annuale? Dal dettaglio dell'anno (dopo averla predisposta), bottone «Scarica XML» in alto a destra.
SamBooks invia la dichiarazione IVA all'Agenzia delle Entrate? No. Nessun pulsante di SamBooks trasmette dichiarazioni agli enti: l'invio è sempre a cura del commercialista o di un intermediario abilitato.
Posso mandare io la dichiarazione IVA da SamBooks? No, l'invio telematico non è una funzione disponibile in SamBooks: puoi solo scaricare il file da consegnare a chi se ne occupa.
Che file devo dare al commercialista per l'IVA annuale? L'XML scaricato dal dettaglio della dichiarazione, oppure il prospetto di raccordo in PDF/CSV se preferisce un formato leggibile.
Il file XML della dichiarazione IVA è già valido per Entratel? No: non è il tracciato telematico ufficiale validato dall'Agenzia delle Entrate. È materiale di raccordo che il tuo commercialista verifica e converte prima dell'invio.
Ho scaricato l'XML ma mi dà errore, perché? La causa più comune è che l'anno non sia ancora predisposto: predisponi prima la dichiarazione per quell'anno dalla lista. Se l'anno risulta già predisposto e il file non arriva comunque, usa il prospetto di raccordo in PDF o CSV — contiene gli stessi numeri — e segnala il problema all'assistenza.
Dove vedo i quadri VE e VF compilati? Aprendo il file XML scaricato, oppure chiedendo a Sam i valori di un quadro specifico.
La dichiarazione risulta inviata da qualche parte? No: in SamBooks lo stato resta sempre «predisposta». Non esiste un ciclo di stati «inviata/accettata/rifiutata» raggiungibile in questo prodotto.
Che differenza c'è tra l'XML e il prospetto in PDF? L'XML è un file strutturato per il software del commercialista; il prospetto è un report leggibile, con righi numerati e verifica di quadratura, pensato per essere letto a occhio.
Il commercialista può usare direttamente questo file? Contiene i dati corretti, ma non è il tracciato telematico ufficiale: il commercialista lo verifica e lo converte con i propri strumenti prima dell'invio.