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Predisporre la dichiarazione IVA annuale in SamBooks

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Come costruire, dai dati già registrati, la dichiarazione IVA annuale dell'azienda: cosa serve prima, cosa succede quando premi «Predisponi», e cosa cambia in contabilità.

A cosa serve

La scheda IVA annuale della pagina Dichiarativi (voce Dichiarativi nella barra laterale, indirizzo /dichiarativi/iva-annuale) predispone la dichiarazione IVA dell'anno a partire dai dati che hai già registrato durante l'anno: fatture emesse e ricevute, autofatture da reverse charge, liquidazioni periodiche calcolate, F24 IVA versati. Il risultato sono otto quadri (VA, VE, VF, VJ, VH, VP, VL, VR) e, se il saldo è a debito, una scrittura contabile automatica.

Questa guida copre la lista, il bottone Predisponi, cosa alimenta ciascun quadro e cosa succede in contabilità. Il file XML che scarichi da qui ha una guida dedicata: Scaricare l'XML della dichiarazione IVA e consegnarlo al commercialista. Per un report più leggibile (PDF/CSV) da consegnare al professionista, senza passare dal file XML, vedi Scaricare i prospetti di raccordo. Se invece cerchi il calcolo periodico (mensile o trimestrale) da cui questa dichiarazione riprende i dati, quello è un'altra pagina: Calcolare la liquidazione IVA periodica in SamBooks.

Prima di iniziare

Serve un ruolo con permessi di scrittura sulla contabilità — Gestore o Amministrativo. Un Visualizzatore vede la lista e può aprire il dettaglio, ma se prova a premere «Predisponi» riceve un errore di permessi; per un ruolo Logistica, l'area Dichiarativi non è pensata (si occupa solo di magazzino, DDT, ordini e spedizioni).
Se l'azienda è in regime forfettario, questa funzione è preclusa: il forfettario non liquida l'IVA periodicamente e non presenta la dichiarazione annuale. Se provi comunque a predisporla, SamBooks rifiuta l'operazione con un messaggio esplicito, non un errore tecnico generico.
Prima di predisporre l'anno, conviene avere già: le liquidazioni IVA dell'anno calcolate (guida dedicata), le fatture attive e passive dell'anno registrate, le eventuali autofatture da reverse charge, e gli F24 IVA del periodo versati. Non è un blocco tecnico — SamBooks predispone comunque la dichiarazione con i dati che trova — ma se manca qualcosa a monte, il saldo che ne esce sarà incompleto: i dati mancanti non "arrivano dopo".
Non aspettarti di leggere saldo, stato o scadenza direttamente in questa tabella o nel dettaglio: oggi quelle colonne mostrano un trattino e l'etichetta di stato resta vuota (vedi più sotto, «Cosa non troverai — e dove trovarlo davvero»). I numeri veri si leggono dall'XML, dal prospetto di raccordo, o chiedendoli a Sam.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la lista e premi «Predisponi»

La pagina si intitola Dichiarazione IVA annuale, sottotitolo «Lista delle dichiarazioni IVA annuali predisposte.» In alto a destra trovi il bottone Predisponi: si apre un dialog di conferma, titolo «Predisporre Dichiarazione IVA annuale?», corpo «Verrà generato il dichiarativo «Dichiarazione IVA annuale» per l'anno d'imposta scelto, a partire dai dati registrati. L'operazione è idempotente: rigenerarla aggiorna l'esito esistente.» — su questa frase, una precisazione importante: leggi il passo 4 qui sotto, perché il comportamento reale è più stretto di come suona.

Il campo Anno d'imposta è precompilato con l'anno precedente a quello corrente (se oggi è il 2026, propone il 2025): puoi cambiarlo con qualunque anno tra 2000 e 2999. Confermando con Predisponi, SamBooks aggrega gli otto quadri e, se il saldo che ne risulta è a debito, scrive subito il giroconto contabile (vedi passo 3). Se non c'è ancora nessuna dichiarazione, la lista mostra «Nessuna dichiarazione», con il suggerimento «Chiedi a Sam di predisporre la dichiarazione IVA per l'anno scorso.»

2. Cosa alimenta gli otto quadri

Ogni quadro aggrega dati diversi, sempre riferiti all'anno d'imposta scelto:

VA — anagrafica del contribuente: denominazione, partita IVA, codice fiscale, regime IVA e regime fiscale, fotografati dai dati anagrafici dell'azienda nel momento in cui predisponi.
VE — operazioni attive: le fatture di vendita emesse nell'anno, aggregate per aliquota IVA e natura (esenti, non imponibili, e così via). Le autofatture da reverse charge non entrano qui: vanno in VJ, per non contare due volte lo stesso imponibile.
VF — operazioni passive: le fatture di acquisto registrate nell'anno (con lo stesso criterio di data usato dalle liquidazioni periodiche — non necessariamente la data del documento), aggregate per aliquota. Include un sottoblocco separato per gli acquisti di cespiti ammortizzabili nell'anno, e distingue l'imposta lorda sugli acquisti dalla quota effettivamente detraibile, quando una riga ha una percentuale di detraibilità inferiore al 100%.
VJ — reverse charge: le autofatture generate da acquisti intracomunitari, servizi dall'estero e casi assimilati. Qui il periodo lo decide la data del documento della fattura di acquisto d'origine, non la data in cui l'hai registrata: è un criterio diverso da quello del quadro VF, e su una fattura estera ricevuta a fine anno e registrata a gennaio i due quadri possono cadere in anni diversi.
VH — riepilogo LIPE: una riga per ciascuna liquidazione IVA periodica dell'anno che hai calcolato, con periodicità, periodo, IVA a debito/credito, saldo, IVA a versare e credito riportato — ripresa esattamente da quello che trovi nella pagina Liquidazioni IVA.
VP — versamenti: gli F24 IVA periodici e l'eventuale acconto di dicembre che hanno quell'anno come anno di riferimento. Il criterio è l'anno di riferimento dell'F24, non la data in cui l'hai pagato: l'F24 di dicembre versato a gennaio dell'anno dopo resta in questo quadro. E ci resta anche un F24 soltanto generato e non ancora versato: in questo quadro SamBooks non distingue fra F24 pagati e F24 ancora da pagare.
VL — liquidazione annuale: il saldo, calcolato come IVA a debito (operazioni attive + reverse charge) meno IVA detraibile (acquisti + quota detraibile del reverse charge) meno i versamenti periodici e l'acconto di dicembre presi dal quadro VP, con lo stesso criterio (contano per anno di riferimento, anche se non li hai ancora pagati). È questo il numero che decide se il quadro seguente è VR o un F24 da versare.
VR — rimborso o compensazione: compilato solo se il saldo VL è a credito; se è a debito o in pareggio, resta vuoto.

3. Se il saldo è a debito: il giroconto automatico

Quando il saldo della liquidazione annuale (VL) è positivo, SamBooks scrive da sola, in prima nota, un giroconto di chiusura: sposta l'importo dal conto che raccoglie l'IVA da versare dei periodi (Erario c/IVA da versare) al conto dedicato al saldo annuale (Erario c/IVA saldo annuale), causale IVAANN, con data di registrazione il 31 dicembre dell'anno d'imposta. Non è una scrittura che devi creare tu: nasce insieme alla predisposizione, nello stesso momento.

Il saldo a debito si versa poi con F24, codice tributo 6099, entro il 16 marzo dell'anno successivo. Questo F24 non nasce da solo insieme alla dichiarazione: lo componi tu (o Sam) dalla sezione F24, scegliendo «Componi F24 a mano» e indicando codice tributo 6099 e l'importo del saldo — leggilo dall'XML, dal prospetto di raccordo, o chiedendolo a Sam, dato che non lo trovi nella tabella di questa pagina. La procedura completa per comporre un F24 a mano, incluse le altre voci di questa sezione, è nella guida Generare un F24 in SamBooks.

4. Idempotenza: predisporre due volte non duplica

Se premi di nuovo Predisponi per un anno già predisposto, SamBooks non crea una seconda dichiarazione: riconosce che esiste già e ti avvisa con il messaggio «Dichiarazione IVA annuale {anno} era già predisposto: esito aggiornato.» Non hai creato un doppione.

Attenzione però a cosa vuol dire davvero «esito aggiornato»: non è un ricalcolo. SamBooks restituisce esattamente gli stessi otto quadri calcolati la prima volta — la stessa fotografia, non una versione nuova con i dati di oggi. Se nel frattempo hai registrato altre fatture, corretto una liquidazione o versato un F24 in più, quei cambiamenti non entrano nella dichiarazione già predisposta.

Per rifare davvero i conti di un anno bisogna prima rimuovere la dichiarazione esistente, e la strada dipende da come l'hai creata:

l'hai chiesta a Sam: chiedi a Sam, sempre in chat, di annullare quell'azione (per esempio «annulla la predisposizione della dichiarazione IVA 2025»). L'annullamento rimuove la dichiarazione insieme al giroconto contabile che aveva generato e libera l'anno: a quel punto puoi predisporlo di nuovo e i quadri si ricalcolano sui dati aggiornati.
l'hai predisposta dal bottone della pagina: quella predisposizione non è un'azione di Sam, quindi non c'è niente da annullare, e in nessuna pagina esiste un bottone che cancelli una dichiarazione. Resta la fotografia del momento in cui l'hai fatta.

Prima di predisporre un anno, quindi, conviene essere ragionevolmente sicuri che i dati a monte siano completi.

5. Apri il dettaglio di un anno

Un clic su una riga della lista apre /dichiarativi/iva-annuale/{anno}. In alto trovi il titolo «Dichiarazione IVA {anno}», un'etichetta di stato che oggi resta vuota (vedi il prossimo paragrafo), e due bottoni: Scarica XML (guida dedicata) e Apri F24, che ti porta alla sezione F24 generale — non a un modulo precompilato, è solo una scorciatoia di navigazione. Sotto il titolo, un avviso fisso ti ricorda che il file XML scaricabile da qui è un report di raccordo, non il tracciato telematico per l'Agenzia delle Entrate: l'invio resta sempre del tuo commercialista.

Più sotto trovi una riga con quattro campi — IVA dovuta, IVA a credito, Saldo finale, Scadenza saldo — e due tab, Quadri e Storia AI. Leggi il prossimo paragrafo prima di aspettarti qualcosa da questa parte della pagina.

Cosa non troverai — e dove trovarlo davvero

Oggi la lista e il dettaglio della dichiarazione IVA annuale mostrano con certezza solo l'anno. I quattro campi del dettaglio (IVA dovuta, IVA a credito, Saldo finale, Scadenza saldo) e le colonne Scadenza saldo, Saldo e Codice tributo della lista mostrano un trattino, e l'etichetta di Stato — sia in lista sia nel dettaglio — resta vuota: è un disallineamento noto tra i dati che il motore calcola e quelli che l'interfaccia si aspetta di leggere, non una scelta di prodotto. Lo stesso vale per il tab Quadri del dettaglio, che oggi mostra solo le otto etichette (VA, VE, VF, VJ, VL, VH, VP, VR) senza i valori dentro, e per il tab Storia AI, che mostra un testo fisso invece della cronologia reale delle azioni.

I numeri veri esistono — sono calcolati e salvati — semplicemente non compaiono ancora in questa parte della pagina. Per leggerli hai tre strade, tutte affidabili:

Scarica l'XML della dichiarazione (bottone in alto): contiene tutti gli otto quadri con i valori. Guida dedicata: Scaricare l'XML della dichiarazione IVA annuale.
Scarica il prospetto di raccordo in PDF o CSV, dalla pagina Dichiarativi: è pensato apposta per essere leggibile, con i righi numerati e una sezione di confronto con le liquidazioni periodiche. Guida dedicata: Scaricare i prospetti di raccordo.
Chiedi a Sam, ad esempio «quali sono i valori del quadro VE della dichiarazione IVA 2025?» o «qual è il saldo della dichiarazione IVA annuale 2025?»: Sam legge la stessa dichiarazione già predisposta e ti risponde con i numeri.

Verificare la quadratura con le liquidazioni periodiche

Il prospetto di raccordo IVA annuale (PDF o CSV, guida dedicata) si chiude con una sezione che mette a confronto due numeri: il saldo della liquidazione annuale e la somma algebrica delle liquidazioni periodiche dell'anno (IVA a versare meno credito riportato), dichiarando se lo scarto rientra nella tolleranza di arrotondamento o se è da verificare.

È un controllo indicativo, e per leggerlo serve sapere una cosa: il saldo annuale è già al netto dei versamenti periodici e dell'acconto, mentre la riga delle liquidazioni periodiche è al lordo. Se hai registrato in SamBooks gli F24 IVA dell'anno, i due numeri sono per costruzione diversi e la sezione segnala uno scarto: da solo non prova che i tuoi dati siano sbagliati. Lo scarto va letto con il tuo commercialista, che sa quale delle due grandezze deve tornare.

Il confronto che resta sempre leggibile è invece quello periodo per periodo: il quadro VH riporta una riga per ciascuna liquidazione dell'anno, con gli stessi importi che trovi in Contabilità → IVA. Se un periodo manca dall'elenco, o è stato annullato senza essere ricalcolato, è lì che nasce la differenza.

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere direttamente a Sam, in chat: «predisponi la dichiarazione IVA annuale del 2025», «elenca le dichiarazioni IVA annuali che ho già predisposto», oppure «quali sono i valori del quadro VF della dichiarazione IVA 2025?». Sam usa lo stesso motore del bottone «Predisponi» — stessa aggregazione, stesso giroconto, stessa regola di idempotenza — e ogni azione di scrittura chiesta a Sam resta tracciata: puoi chiedergli di elencare le ultime azioni fatte e di annullarne una. È una possibilità che la predisposizione fatta dal bottone della pagina non ha, perché non nasce come azione di Sam. La revoca si chiede in chat: per la dichiarazione IVA annuale non c'è oggi una schermata che elenchi queste azioni (il tab «Storia AI» del dettaglio mostra un testo fisso). A parte questo, bottone e chat arrivano allo stesso risultato.

Se qualcosa non va

«Il regime forfettario non presenta la dichiarazione IVA annuale» — la tua azienda è in regime forfettario: questa funzione non si applica, non è un errore tecnico. Il forfettario non liquida l'IVA periodicamente.
«Operazione non consentita per il ruolo corrente» — il tuo ruolo in azienda è Visualizzatore (o un altro ruolo senza permessi di scrittura): serve un utente Gestore o Amministrativo per predisporre la dichiarazione.
Ho predisposto l'anno ma poi ho corretto delle fatture o una liquidazione: il saldo non cambia — è corretto, non un guasto: la dichiarazione è una fotografia del momento in cui l'hai predisposta (vedi sopra). Se l'avevi chiesta a Sam, puoi farti annullare quella predisposizione e rifarla; se l'avevi fatta dal bottone, la fotografia resta quella.
Ho premuto Predisponi due volte: ho duplicato qualcosa? — no: la seconda volta SamBooks riconosce che l'anno è già predisposto e restituisce lo stesso esito, senza creare nulla di nuovo.
Non vedo saldo, stato o scadenza in tabella — è un gap noto dell'interfaccia, non un problema dei tuoi dati: leggi i valori dall'XML, dal prospetto di raccordo, o chiedendoli a Sam (vedi sopra).

Domande frequenti

Come faccio la dichiarazione IVA annuale? Vai in Dichiarativi → IVA annuale e premi «Predisponi», scegliendo l'anno d'imposta. SamBooks aggrega gli otto quadri dai dati già registrati.

Cosa devo fare prima di predisporre la dichiarazione IVA annuale? Avere già registrato le fatture attive e passive dell'anno, calcolato le liquidazioni periodiche, registrato le eventuali autofatture da reverse charge e versato gli F24 IVA del periodo. Non è un blocco tecnico, ma un dato mancante a monte resta mancante anche nel risultato.

Ho cliccato Predisponi due volte, ho creato un doppione? No: la seconda volta SamBooks riconosce l'anno già predisposto e restituisce lo stesso esito esistente, senza duplicarlo — ma senza nemmeno ricalcolarlo con i dati di oggi.

La dichiarazione IVA annuale scrive qualcosa in prima nota? Sì, ma solo se il saldo è a debito: un giroconto automatico che sposta l'importo verso il conto dedicato al saldo annuale.

Che codice tributo si usa per il saldo IVA annuale? Il codice tributo 6099. Lo componi tu (o Sam) in un F24 dalla sezione F24, non nasce automaticamente insieme alla dichiarazione.

Quando scade il saldo IVA annuale? Il 16 marzo dell'anno successivo a quello d'imposta.

Sono forfettario, devo fare la dichiarazione IVA annuale? No: il regime forfettario non liquida l'IVA periodicamente e non presenta questa dichiarazione. SamBooks blocca l'operazione con un messaggio esplicito se provi comunque a predisporla.

Ho ricalcolato una liquidazione, la dichiarazione si aggiorna da sola? No: una dichiarazione già predisposta resta la fotografia dei dati al momento della predisposizione, anche se dopo correggi le liquidazioni o le fatture da cui è nata. Se l'avevi predisposta chiedendola a Sam, puoi chiedergli di annullarla e predisporla di nuovo: solo così i quadri si ricalcolano.

Il quadro VH corrisponde alle mie liquidazioni? Sì: VH riporta una riga per ciascuna liquidazione IVA periodica dell'anno, con gli stessi importi che trovi in Contabilità → IVA.

Dove vedo l'IVA a debito e a credito dell'anno? Non nella tabella di questa pagina: scarica l'XML o il prospetto di raccordo, oppure chiedilo a Sam.

Posso chiedere a Sam di preparare la dichiarazione IVA? Sì: puoi chiedere direttamente a Sam di predisporla, elencare le dichiarazioni esistenti o leggere i valori di un quadro specifico.

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