Gestire il registro dei cespiti ammortizzabili in SamBooks

Come trovare, creare e correggere l'anagrafica dei beni ammortizzabili: la lista, i due modi per crearli e i cinque tab del dettaglio.

A cosa serve

La sezione Cespiti (menu di sinistra, sotto Contabilità, pagina /cespiti) è il registro dei beni ammortizzabili dell'azienda: macchinari, arredi, hardware, licenze software, automezzi e ogni bene strumentale che si consuma nel tempo, con l'anagrafica di ciascuno e il collegamento con la scrittura contabile che l'ha generato.

Questa guida copre lista e anagrafica: cercare, creare, i campi del form, i cinque tab, correggere/eliminare/annullare. Quote e piano: Calcolare e contabilizzare l'ammortamento dei cespiti; vendita o rottamazione: Dismettere un cespite.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura — Gestore o Amministrativo; Visualizzatore e Logistica solo consultano.
• Cespiti non compare nel menu per le aziende in regime forfettario.
• Serve un conto immobilizzazione (CEE B.I/B.II) col legame ai conti fondo e costo ammortamento configurato: se manca, SamBooks lo dice — "configuralo in Impostazioni → Piano dei conti prima di registrare il cespite".

Come si fa, passo per passo

1. Trova un cespite nella lista

La pagina si intitola "Cespiti", sottotitolo "Registro cespiti ammortizzabili (DPR 917/86 art. 102). Filtra per categoria, stato, periodo di acquisto o fornitore di origine." Colonne: Codice · Denominazione · Data acquisto · Costo storico · Valore residuo · Aliquota · Stato (Attivo / Dismesso / Annullato); clic su una riga apre il dettaglio. Ordina cliccando Data acquisto (default), Denominazione, Costo storico, Valore residuo.

Sopra la tabella, quattro filtri combinabili: Stato, Categoria DM 31/12/1988, Periodo acquisto (intervallo date), Fornitore origine (testo libero). Nessun risultato → "Nessun cespite per questi filtri", con il suggerimento di allargare l'intervallo, togliere il filtro categoria, o chiedere a Sam di confermare un cespite da una fattura passiva (vedi il rilevamento automatico al passo 2). Lista paginata a 10 righe; ogni riga porta anche Modifica, Ammortamento e Contabilizza dismissione (solo su un dismesso), come nel dettaglio. In alto, accanto al bottone di creazione, c'è anche "Genera ammortamenti": il generatore batch della quota annuale — guida sull'ammortamento.

2. Il modo normale: crea il cespite dalla scrittura

I cespiti dei nuovi acquisti si creano direttamente dalla scrittura, non dal bottone "Nuovo cespite": lo dice la piattaforma stessa nel form di creazione manuale. Il percorso parte da una riga di fattura di acquisto o di prima nota manuale che tocca un conto di immobilizzazione (vedi "Quando è obbligatorio collegare un cespite"): assegni alla riga un conto come "Impianti generici", il sistema blocca la registrazione finché non colleghi o crei il cespite dal dialog, dove "Crea nuovo" prende costo e data dalla riga e chiede solo denominazione e categoria. Il cespite nasce già collegato: nel tab Origine trovi il documento di partenza.

C'è anche una terza via, più leggera, solo sulla fattura: righe oltre 516,46 € non già costo corrente compaiono da sole nel tab "Candidati cespite" del documento. "Conferma cespite" apre "Conferma come cespite" — scegli i 3 conti e il cespite nasce capitalizzato — oppure "Scarta" per lasciarla costo corrente. È la stessa cosa che puoi chiedere a Sam.

3. Il modo per i preesistenti: "Nuovo cespite"

Per un bene già posseduto — acquistato prima di SamBooks, o non legato a una scrittura registrata qui — usa "Nuovo cespite": "Per importare un cespite preesistente o non legato a una scrittura: scegli categoria, conto immobilizzazione, costo e data di acquisto. I cespiti dei nuovi acquisti si creano direttamente dalla scrittura. L'aliquota DM è suggerita e sovrascrivibile." Qui scegli tu il conto immobilizzazione e puoi indicare un fondo ammortamento pregresso per un bene già parzialmente ammortizzato.

Per più cespiti insieme non serve ripetere il dialog uno per uno: "Partite aperte e cespiti" nella pagina di importazione dati carica un file con l'intero libro cespiti in blocco.

4. Compila il form: campo per campo

• Denominazione — obbligatoria; vuota blocca con "Inserisci la denominazione."
• Categoria di ammortamento — obbligatoria, dal catalogo DM 31/12/1988 (circa 150 categorie attive), ricerca per codice o nome, con l'aliquota ordinaria come coefficiente di default. Il catalogo non filtra per settore e la ricerca non mostra l'aliquota: "impianti generici" restituisce più categorie settoriali con coefficienti diversi, e la scelta va fatta col tuo consulente, non dedotta dal nome.
• Aliquota personalizzata (%) — facoltativa; il form "Nuovo cespite" mostra già il coefficiente della categoria scelta come suggerimento, quindi lo vedi prima di salvare — a differenza del dialog che nasce da una riga, dove il campo mostra solo "da categoria" senza il numero. Attenzione: salvata, non compare più in lista né in Dettagli, che mostrano sempre quello di categoria; per ritrovarla riapri "Modifica".
• Data acquisto — obbligatoria (solo in creazione); determina l'esercizio del primo ammortamento. Nel dialog che nasce da una riga di fattura di acquisto è precompilata a oggi, non alla data del documento: correggila tu, o il primo ammortamento slitta d'anno; da una riga di prima nota manuale, invece, riprende la data di registrazione della scrittura.
• Costo storico (€) — obbligatorio, maggiore di zero, senza avviso per cifre molto basse (il TUIR art. 102 ammette la deduzione integrale sotto 516,46 €, ma è una valutazione del consulente, non un controllo del form). Nel dialog da riga non si digita: arriva dall'importo della riga.
• Conto immobilizzazione — obbligatorio solo in creazione manuale. Da qui si derivano i conti fondo e costo ammortamento, in sola lettura nella card "Conti derivati".
• Fondo ammortamento pregresso (€) — facoltativo, solo manuale, per un bene già parzialmente ammortizzato all'inserimento.
• Codice interno — facoltativo, automatico se vuoto (CESP-118); Descrizione estesa e Note — facoltativi.

5. Apri il dettaglio: i cinque tab

Un clic sulla riga (o il redirect dopo la creazione) apre /cespiti/{id}. L'intestazione mostra codice, denominazione, badge di stato e valore residuo, con Modifica e, secondo lo stato, Ammortamento o Contabilizza dismissione (solo su un cespite già dismesso). Cinque tab:

• Dettagli — anagrafica in sola lettura: gli stessi campi del form (aliquota ordinaria, non l'override), più ammortamento cumulato e valore residuo, e — se dismesso — data e prezzo.
• Ammortamento — piano (proiezione per esercizio, stato Registrato/Pianificato/Sospeso) e rilascio contributo, sempre visibile: senza un contributo collegato mostra un avviso al posto della tabella; dettaglio in Calcolare e contabilizzare l'ammortamento. Bottone e tab si chiamano entrambi "Ammortamento" ma fanno cose diverse — il bottone scrive, il tab mostra la proiezione.
• Movimenti — storico con tipo, data, anno, importo, aliquota e link "Apri scrittura"; il primo anno dimezzato porta l'etichetta "Primo anno (50%)".
• Origine — fornitore + "Apri fattura" se nato da una passiva, altrimenti "Cespite creato manualmente o importato — non collegato a una fattura passiva."
• Storia AI — la cronologia delle operazioni sul cespite: ci finisce ogni creazione, modifica o annullamento, fatti a mano dalla UI o chiesti a Sam, con l'esito di ciascuna e la possibilità di riportarla indietro.

6. Modifica un cespite

Il bottone Modifica apre lo stesso dialog della creazione, in modalità correzione: "Correggi i dati anagrafici, l'aliquota e la scrittura di origine. Valori finanziari, conti e data di acquisto non si toccano da qui." Puoi cambiare denominazione, categoria, aliquota personalizzata, codice, descrizione e note — non costo storico, conti o data dal form. Il costo storico non è bloccato per sempre: cresce collegando una nuova riga d'acquisto con "Collega esistente" (sotto); per un importo sbagliato servono annullamento e nuova registrazione. Compare anche "Scrittura di origine", con "Collega fattura passiva".

7. Elimina o annulla: la differenza conta

In fondo al dialog "Modifica" trovi una delle due azioni, mai entrambe — SamBooks sceglie in base allo stato:

• "Elimina definitivamente" — solo se il cespite è ancora "vuoto": nessun ammortamento, non dismesso, nessuna riga lo referenzia. Riguarda solo un cespite da "Nuovo cespite" senza fondo pregresso e non ancora collegato: "Questo cespite non ha movimenti contabili: puoi eliminarlo definitivamente. L'operazione non è reversibile." Un cespite nato dalla riga di una fattura (il modo normale) non è mai eliminabile definitivamente, nemmeno appena creato: la riga stessa lo referenzia.
• "Annulla cespite" — l'azione che incontri quasi sempre: "Questo cespite ha movimenti contabili collegati: l'annullamento lo marca annullato ed elimina le sue scritture di prima nota — nessuna scrittura di segno opposto. È reversibile dalla cronologia." Passa a Annullato: a differenza di uno storno, le scritture vengono rimosse, non compensate.

Entrambe chiedono conferma esplicita ("Sei sicuro?" → Conferma/No).

Quando è obbligatorio collegare un cespite

SamBooks non lascia entrare in prima nota, senza controllo, un movimento su un conto di immobilizzazione ammortizzabile (voce CEE B.I/B.II, escluse le "in corso"). Le regole non sono identiche sulle due superfici.

Sulla fattura di acquisto la riga mostra il badge "Riga su immobilizzazione" con l'azione "Collega cespite": uniche vie, collegare/creare il cespite (passo 2) o cambiare conto se non è davvero un'immobilizzazione — qui non esistono "È una riclassifica" né "Registra dismissione". "Conferma e registra" senza risolvere risponde con un messaggio leggibile, non un errore grezzo:

"Movimentazione su immobilizzazione ({conto} {nome}): collega o crea un cespite prima di registrare la scrittura (oppure marca la riga come riclassifica)."

(La parte fra parentesi è testo condiviso col motore di prima nota — sulla fattura non ha un'azione corrispondente.)

Sulla prima nota manuale, il bottone resta disabilitato finché la riga non è risolta — vedi subito l'avviso inline "Riga {n}: movimento su immobilizzazione — collega o crea un cespite (o marca riclassifica)." Tre strade: "Collega cespite" ("Crea nuovo", costo/data dalla riga, o "Collega esistente", che somma l'importo al costo storico di un cespite in anagrafica solo se è sullo stesso conto e non è dismesso); "Registra dismissione", solo in Avere (guida dedicata); "È una riclassifica", spostamento tra conti senza cespite, se non è davvero un acquisto o una cessione.

Dettaglio del percorso fattura in Registrare una fattura di acquisto; prima nota manuale in Registrare una scrittura di prima nota.

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere a Sam di creare o correggere un cespite con lo stesso risultato del form: "crea un cespite per il server acquistato oggi, categoria hardware, costo 3.500 euro sul conto 1.10.20.003", "aggiorna l'aliquota personalizzata del cespite CESP-120 al 10%", "annulla il cespite CESP-99, l'ho creato per sbaglio". Vale anche per il blocco su una riga: "collega la riga a un cespite nuovo, categoria attrezzatura". L'operazione risultante si registra e resta sempre visibile — e riportabile indietro — dal tab Storia AI. Per un intero libro cespiti resta più pratico il file di importazione dati.

Se qualcosa non va

• "…non ha il legame con il conto fondo ammortamento e/o costo ammortamento" — configura il legame in Impostazioni → Piano dei conti, o scegli un conto già configurato (il selettore ne mostra solo di questi).
• Il form blocca il salvataggio, o non trovo "Elimina definitivamente" ma solo "Annulla cespite" — manca un obbligatorio, oppure il cespite è già collegato a una riga o ha un movimento contabile (capita quasi sempre su un cespite nato da una fattura) e non è più cancellabile fisicamente.
• Aliquota personalizzata inserita, ma in lista vedo un altro numero — normale: colonna e dettaglio mostrano sempre il coefficiente di categoria; riapri "Modifica".
• La riga non si registra e chiede un cespite — sulla fattura collega o crea il cespite (o cambia conto); in prima nota puoi anche marcare "È una riclassifica" se non è un acquisto o una cessione reale.

Domande frequenti

Come inserisco un cespite? Nella maggior parte dei casi non da un form vuoto: nasce dalla riga della fattura o della scrittura, quando colleghi o crei il cespite dal dialog. Per un bene già posseduto usa "Nuovo cespite" dalla lista.

Ho comprato un macchinario, come lo registro come cespite? Registra la fattura assegnando la riga a un conto come "Impianti generici": la registrazione resta bloccata finché non colleghi o crei il cespite dalla riga, con costo e data presi dal documento.

Cos'è la categoria DM 31/12/1988? Il catalogo ministeriale dei coefficienti di ammortamento per categorie di beni omogenei: determina l'aliquota ordinaria del cespite, sovrascrivibile con un'aliquota personalizzata.

Mi chiede di collegare un cespite quando registro la fattura, cosa faccio? La riga tocca un conto di immobilizzazione: premi "Collega cespite" e scegli se crearne uno nuovo o collegarne uno esistente. Sulla fattura non c'è "È una riclassifica": se non è davvero un'immobilizzazione, cambia il conto della riga invece.

Cosa vuol dire "È una riclassifica" sulla riga? Che, in una scrittura di prima nota manuale, il movimento su quel conto di immobilizzazione non è un acquisto o una cessione reale, ma solo uno spostamento contabile: marcandolo, la riga si registra senza chiedere un cespite. È un'opzione della sola prima nota, non della fattura di acquisto.

Funzioni correlate

• Calcolare e contabilizzare l'ammortamento dei cespiti — piano e batch "Genera ammortamenti".
• Dismettere un cespite: cessione, plus e minusvalenza — vendita o rottamazione.
• Registrare una fattura di acquisto — dove nasce la maggior parte dei cespiti.
• Registrare una scrittura di prima nota — il blocco sulle righe di immobilizzazione.
• Importare i dati dal vecchio gestionale — import massivo del libro cespiti.