Gestire il registro dei cespiti ammortizzabili in SamBooks

Come trovare, creare e correggere l'anagrafica dei beni ammortizzabili: la lista, i due modi per crearli, i cinque tab e la data di entrata in funzione.

A cosa serve

La sezione Cespiti (menu di sinistra, sotto Contabilità, pagina /cespiti) è il registro dei beni ammortizzabili dell'azienda: macchinari, arredi, hardware, licenze software, automezzi e ogni bene strumentale che si consuma nel tempo, con l'anagrafica di ciascuno e il collegamento con la scrittura contabile che l'ha generato.

Questa guida copre lista e anagrafica: cercare, creare, i campi del form, i cinque tab, correggere/eliminare/annullare. Quote e piano: Calcolare e contabilizzare l'ammortamento dei cespiti; vendita o rottamazione: Dismettere un cespite.

Prima di iniziare

• Serve il ruolo Gestore o Amministrativo, oppure un ruolo Personalizzato con la sezione Cespiti, con il permesso di lettura e scrittura; chi ha la sola lettura consulta soltanto e chi ha un ruolo Personalizzato senza la sezione Cespiti non la vede.
• Cespiti non compare nel menu per le aziende in regime forfettario.
• Serve un conto immobilizzazione (CEE B.I/B.II) col legame ai conti fondo e costo ammortamento configurato: se manca, SamBooks lo dice — «…configuralo in Impostazioni -> Piano dei conti prima di registrare il cespite».

Come si fa, passo per passo

1. Trova un cespite nella lista

La pagina si intitola "Cespiti", sottotitolo "Registro cespiti ammortizzabili (DPR 917/1986 art. 102). Filtra per categoria, stato, periodo di acquisto o fornitore di origine." Colonne: Codice · Denominazione · Data acquisto · Costo storico · Valore residuo · Aliquota · Stato (Attivo / Dismesso / Annullato); clic su una riga apre il dettaglio. Ordina cliccando Data acquisto (default), Denominazione, Costo storico, Valore residuo.

Sopra la tabella, quattro filtri combinabili: Stato, Categoria DM 31/12/1988, Periodo acquisto (intervallo date), Fornitore origine (testo libero). Nessun risultato → "Nessun cespite per questi filtri", con il suggerimento di allargare l'intervallo, togliere il filtro categoria, o chiedere a Sam di confermare un cespite da una fattura passiva (vedi il rilevamento automatico al passo 2). Lista paginata a 10 righe; ogni riga porta anche Modifica, Ammortamento e Contabilizza dismissione (solo su un dismesso), come nel dettaglio. In alto, accanto al bottone di creazione, c'è anche "Genera ammortamenti": il generatore batch della quota annuale — guida sull'ammortamento.

2. Il modo normale: crea il cespite dalla scrittura

I cespiti dei nuovi acquisti si creano direttamente dalla scrittura, non dal bottone "Nuovo cespite": lo dice la piattaforma stessa nel form di creazione manuale. Il percorso parte da una riga di fattura di acquisto o di prima nota manuale che tocca un conto di immobilizzazione (vedi "Quando è obbligatorio collegare un cespite"): assegni alla riga un conto come "Impianti generici", il sistema blocca la registrazione finché non colleghi o crei il cespite dal dialog, dove "Crea nuovo" prende costo e data dalla riga e chiede solo denominazione e categoria. Il cespite nasce già collegato: nel tab Origine trovi il documento di partenza.

C'è anche una terza via, più leggera, solo sulla fattura: righe oltre 516,46 € non già costo corrente compaiono da sole nel tab "Candidati cespite" del documento. "Conferma cespite" apre "Conferma come cespite", dove scegli un solo conto, il Conto immobilizzazione: fondo e costo ammortamento si ricavano dal suo legame nel piano dei conti e li vedi in sola lettura sotto "Conti derivati", mentre la categoria di ammortamento arriva dal candidato ed è indicata nel dialog. Senza conto il dialog si ferma con "Scegli il conto dell'immobilizzazione." Se la fattura è già registrata in prima nota, la conferma sposta il costo del bene dal conto di costo al conto del cespite con una scrittura di capitalizzazione; se la fattura è ancora in bozza, la riga passa direttamente sul conto del bene e resta collegata al cespite, così alla registrazione il costo entra subito fra le immobilizzazioni. "Scarta", invece, lascia la riga come costo corrente. È la stessa cosa che puoi chiedere a Sam.

3. Il modo per i preesistenti: "Nuovo cespite"

Per un bene già posseduto — acquistato prima di SamBooks, o non legato a una scrittura registrata qui — usa "Nuovo cespite": "Per importare un cespite preesistente o non legato a una scrittura: scegli categoria, conto immobilizzazione, costo e data di acquisto. I cespiti dei nuovi acquisti si creano direttamente dalla scrittura. L'aliquota DM è suggerita e sovrascrivibile." Qui scegli tu il conto immobilizzazione e puoi indicare un fondo ammortamento pregresso per un bene già parzialmente ammortizzato.

Se arrivi da un altro gestionale con molti cespiti, non serve ripetere il dialog uno per uno: mandi il registro al team SamBooks dalla pagina Porta i tuoi dati in SamBooks, nel documento Registro dei beni ammortizzabili, e il team lo porta in SamBooks.

4. Compila il form: campo per campo

• Denominazione — obbligatoria; vuota blocca con "Inserisci la denominazione."
• Categoria di ammortamento — obbligatoria, dal catalogo DM 31/12/1988 (circa 150 categorie attive), ricerca per codice o nome, con l'aliquota ordinaria come coefficiente di default. Il catalogo non filtra per settore e la ricerca non mostra l'aliquota: "impianti generici" restituisce più categorie settoriali con coefficienti diversi, e la scelta va fatta col tuo consulente, non dedotta dal nome.
• Aliquota personalizzata (%) — facoltativa; il form "Nuovo cespite" mostra già il coefficiente della categoria scelta come suggerimento, quindi lo vedi prima di salvare — a differenza del dialog che nasce da una riga, dove il campo mostra solo "da categoria" senza il numero. Attenzione: salvata, non compare più in lista né in Dettagli, che mostrano sempre quello di categoria; per ritrovarla riapri "Modifica".
• Data acquisto — obbligatoria (solo in creazione); determina l'esercizio del primo ammortamento. Nel dialog che nasce da una riga di fattura di acquisto è precompilata a oggi, non alla data del documento: correggila tu, o il primo ammortamento slitta d'anno; da una riga di prima nota manuale, invece, riprende la data di registrazione della scrittura.
• Entrata in funzione — facoltativa, presente nel form «Nuovo cespite» e in «Modifica». Se la lasci vuota, vale la data di acquisto. Compilala quando il bene ha cominciato a essere usato dopo l'acquisto, per esempio un macchinario pagato a dicembre e avviato a febbraio. Non può essere prima della data di acquisto: in quel caso il form scrive «L'entrata in funzione non può essere prima della data di acquisto.» e non salva. Il dialog «Crea nuovo» che si apre da una riga di fattura o di prima nota, e il dialog «Conferma come cespite», non hanno questo campo: il cespite nasce con l'entrata in funzione uguale alla data di acquisto, e se serve la imposti dopo da «Modifica» o chiedendolo a Sam. A cosa serve lo spiega la sezione «La data di entrata in funzione e la rettifica della detrazione IVA», più sotto.
• Costo storico (€) — obbligatorio, maggiore di zero, senza avviso per cifre molto basse (il TUIR art. 102 ammette la deduzione integrale sotto 516,46 €, ma è una valutazione del consulente, non un controllo del form). Nel dialog da riga non si digita: arriva dall'importo della riga.
• Conto immobilizzazione — obbligatorio solo in creazione manuale. Da qui si derivano i conti fondo e costo ammortamento, in sola lettura nella card "Conti derivati".
• Fondo ammortamento pregresso (€) — facoltativo, solo manuale, per un bene già parzialmente ammortizzato all'inserimento.
• Codice interno — facoltativo, automatico se vuoto (CESP-118); Descrizione estesa e Note — facoltativi.

5. Apri il dettaglio: i cinque tab

Un clic sulla riga (o il redirect dopo la creazione) apre /cespiti/{id}. L'intestazione mostra codice, denominazione, badge di stato e valore residuo, con Modifica e, secondo lo stato, Ammortamento o Contabilizza dismissione: quest'ultimo compare solo su un cespite già dismesso e sparisce quando la dismissione è stata contabilizzata. Se il bene è stato venduto con una fattura di cessione, sotto il titolo compare "Ceduto il … con la fattura di cessione", con il link al documento (il suo numero, oppure "in bozza"). Cinque tab:

• Dettagli — anagrafica in sola lettura: gli stessi campi del form (aliquota ordinaria, non l'override), compresa l'Entrata in funzione (con la nota «come l'acquisto» quando coincide con la data di acquisto), più ammortamento cumulato e valore residuo, e — se dismesso — data e prezzo.
• Ammortamento — piano (proiezione per esercizio, stato Registrato/Pianificato/Sospeso) e rilascio contributo, sempre visibile: senza un contributo collegato mostra un avviso al posto della tabella; dettaglio in Calcolare e contabilizzare l'ammortamento. Bottone e tab si chiamano entrambi "Ammortamento" ma fanno cose diverse — il bottone scrive, il tab mostra la proiezione.
• Movimenti — storico con tipo, data, anno, importo, aliquota e link "Apri scrittura"; il primo anno dimezzato porta l'etichetta "Primo anno (50%)".
• Origine — fornitore + "Apri fattura" se nato da una passiva, altrimenti "Cespite creato manualmente o importato — non collegato a una fattura passiva."
• Storia AI — la cronologia delle operazioni sul cespite: ci finisce ogni creazione, modifica o annullamento, fatti a mano dalla UI o chiesti a Sam, con l'esito di ciascuna e la possibilità di riportarla indietro.

6. Modifica un cespite

Il bottone Modifica apre lo stesso dialog della creazione, in modalità correzione: "Correggi i dati anagrafici, l'aliquota e la scrittura di origine. Valori finanziari, conti e data di acquisto non si toccano da qui." Puoi cambiare denominazione, categoria, aliquota personalizzata, codice, descrizione, note ed entrata in funzione (svuotandola, torna alla data di acquisto) — non costo storico, conti o data di acquisto dal form. Il costo storico non è bloccato per sempre: cresce collegando una nuova riga d'acquisto con "Collega esistente" (sotto); per un importo sbagliato servono annullamento e nuova registrazione. Compare anche "Scrittura di origine", con "Collega fattura passiva".

7. Elimina o annulla: la differenza conta

In fondo al dialog "Modifica" trovi una delle due azioni, mai entrambe — SamBooks sceglie in base allo stato:

• "Elimina definitivamente" — solo se il cespite è ancora "vuoto": nessun ammortamento, non dismesso, nessuna riga lo referenzia. Riguarda solo un cespite da "Nuovo cespite" senza fondo pregresso e non ancora collegato: "Questo cespite non ha movimenti contabili: puoi eliminarlo definitivamente. L'operazione non è reversibile." Un cespite nato dalla riga di una fattura (il modo normale) non è mai eliminabile definitivamente, nemmeno appena creato: la riga stessa lo referenzia.
• "Annulla cespite" — l'azione che incontri quasi sempre: "Questo cespite ha movimenti contabili collegati: l'annullamento lo marca annullato ed elimina le sue scritture di prima nota — nessuna scrittura di segno opposto. È reversibile dalla cronologia." Passa a Annullato: a differenza di uno storno, le scritture vengono rimosse, non compensate.

Entrambe chiedono conferma esplicita ("Sei sicuro?" → Conferma/No).

La data di entrata in funzione e la rettifica della detrazione IVA

L'entrata in funzione è il giorno in cui il bene ha cominciato a essere usato, e può essere diversa dalla data di acquisto. Se non la compili, SamBooks usa la data di acquisto.

Oggi la data serve a una cosa sola: il prospetto di rettifica della detrazione IVA, che SamBooks prepara nella dichiarazione IVA dell'anno in cui l'azienda passa al regime forfettario o ne esce. In quel passaggio l'IVA dei beni ammortizzabili si rettifica per i quinti d'anno che restano da trascorrere, e il quinquennio parte dall'anno di entrata in funzione. Una data più tarda sposta in avanti la fine del periodo e lascia più quinti da rettificare. Per i fabbricati il periodo è di dieci anni e parte sempre dalla data di acquisto: per loro l'entrata in funzione non cambia il calcolo.

La data non tocca l'ammortamento: il piano, le quote e il primo esercizio restano legati alla data di acquisto.

Il risultato lo vedi nella pagina della dichiarazione IVA, nel prospetto di rettifica (la guida Predisporre la dichiarazione IVA annuale lo spiega passo per passo). Ogni cespite compare come voce, con la nota «entrata in funzione il …» quando la data è diversa dall'acquisto. Resta fuori dal prospetto, con il motivo scritto accanto, un cespite già venduto o dismesso prima del passaggio, uno il cui periodo di rettifica è già finito e uno di costo modesto o con coefficiente oltre il 25%. Compare invece con il segnale da completare il cespite per cui SamBooks non trova una riga di fattura d'acquisto con l'IVA collegata, per esempio un bene inserito con «Nuovo cespite»: l'IVA la aggiungi tu come voce a mano, e il nome del cespite nel prospetto è un link che apre la sua scheda.

Quando è obbligatorio collegare un cespite

SamBooks non lascia entrare in prima nota, senza controllo, un movimento su un conto di immobilizzazione ammortizzabile (voce CEE B.I/B.II, escluse le "in corso"). Le regole non sono identiche sulle due superfici.

Sulla fattura di acquisto la riga mostra il badge "Riga su immobilizzazione" con l'azione "Collega cespite": uniche vie, collegare/creare il cespite (passo 2) o cambiare conto se non è davvero un'immobilizzazione — qui non esistono "È una riclassifica" né "Registra dismissione". "Conferma e registra" senza risolvere risponde con un messaggio leggibile, non un errore grezzo:

«Movimentazione su immobilizzazione ({conto} {nome}): collega o crea un cespite prima di registrare la scrittura (oppure marca la riga come riclassifica).»

(La parte fra parentesi è testo condiviso col motore di prima nota — sulla fattura non ha un'azione corrispondente.)

Sulla prima nota manuale, il bottone resta disabilitato finché la riga non è risolta — vedi subito l'avviso inline "Riga {n}: movimento su immobilizzazione — collega o crea un cespite (o marca riclassifica)." Tre strade: "Collega cespite" ("Crea nuovo", costo/data dalla riga, o "Collega esistente", che somma l'importo al costo storico di un cespite in anagrafica solo se è sullo stesso conto e non è dismesso); "Registra dismissione", solo in Avere (guida dedicata); "È una riclassifica", spostamento tra conti senza cespite, se non è davvero un acquisto o una cessione.

Dettaglio del percorso fattura in Registrare una fattura di acquisto; prima nota manuale in Registrare una scrittura di prima nota.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.

• Creare — «crea un cespite per il server acquistato oggi, categoria hardware, costo 3.500 euro sul conto 1.10.20.003»
• Creare con l'entrata in funzione — «crea un cespite per il forno acquistato il 15 dicembre 2025, costo 4.800 euro sul conto 1.10.20.003, entrato in funzione il 12 gennaio 2026»
• Modificare l'entrata in funzione — «imposta al 12 febbraio 2026 l'entrata in funzione del cespite CESP-120»
• Modificare l'aliquota — «aggiorna l'aliquota personalizzata del cespite CESP-120 al 10%»
• Annullare — «annulla il cespite CESP-99, l'ho creato per sbaglio»
• Risolvere il blocco su una riga — «collega la riga a un cespite nuovo, categoria attrezzatura»

Ogni operazione di Sam si registra e resta visibile, e riportabile indietro, dal tab Storia AI. Un intero libro cespiti che arriva dal vecchio gestionale, invece, lo mandi al team SamBooks dalla pagina Porta i tuoi dati in SamBooks.

Se qualcosa non va

• "…non ha il legame con il conto fondo ammortamento e/o costo ammortamento" — configura il legame in Impostazioni → Piano dei conti, o scegli un conto già configurato (il selettore ne mostra solo di questi).
• Il form blocca il salvataggio, o non trovo "Elimina definitivamente" ma solo "Annulla cespite" — manca un obbligatorio, oppure il cespite è già collegato a una riga o ha un movimento contabile (capita quasi sempre su un cespite nato da una fattura) e non è più cancellabile fisicamente.
• Aliquota personalizzata inserita, ma in lista vedo un altro numero — normale: colonna e dettaglio mostrano sempre il coefficiente di categoria; riapri "Modifica".
• «L'entrata in funzione non può essere prima della data di acquisto.» — hai indicato una data precedente all'acquisto: correggila, oppure svuota il campo per usare la data di acquisto. Se invece è sbagliata la data di acquisto, da «Modifica» non si cambia: serve annullare il cespite e registrarlo di nuovo.
• Nel prospetto della dichiarazione IVA il cespite è «da completare» — SamBooks non trova la fattura d'acquisto con l'IVA collegata. Nel prospetto aggiungi l'IVA dell'acquisto come voce a mano.
• La riga non si registra e chiede un cespite — sulla fattura collega o crea il cespite (o cambia conto); in prima nota puoi anche marcare "È una riclassifica" se non è un acquisto o una cessione reale.

Domande frequenti

Come inserisco un cespite? Nella maggior parte dei casi non da un form vuoto: nasce dalla riga della fattura o della scrittura, quando colleghi o crei il cespite dal dialog. Per un bene già posseduto usa "Nuovo cespite" dalla lista.

Ho comprato un macchinario, come lo registro come cespite? Registra la fattura assegnando la riga a un conto come "Impianti generici": la registrazione resta bloccata finché non colleghi o crei il cespite dalla riga, con costo e data presi dal documento.

Nella fattura del fornitore c'è un candidato cespite: che conti devo scegliere per confermarlo? Solo il conto dell'immobilizzazione. Fondo e costo ammortamento li ricava SamBooks da quel conto e te li mostra sotto "Conti derivati"; se la fattura è ancora in bozza, la riga passa da sola sul conto del bene.

A cosa serve la data di entrata in funzione di un cespite? Serve al prospetto di rettifica della detrazione IVA, quando l'azienda passa al regime forfettario o ne esce: i quinti d'anno da rettificare si contano da lì. Non cambia l'ammortamento.

Devo compilare l'entrata in funzione per ogni cespite? No, è facoltativa: se la lasci vuota vale la data di acquisto. Compilala solo se il bene è stato messo in uso dopo l'acquisto.

Cos'è la categoria DM 31/12/1988? Il catalogo ministeriale dei coefficienti di ammortamento per categorie di beni omogenei: determina l'aliquota ordinaria del cespite, sovrascrivibile con un'aliquota personalizzata.

Mi chiede di collegare un cespite quando registro la fattura, cosa faccio? La riga tocca un conto di immobilizzazione: premi "Collega cespite" e scegli se crearne uno nuovo o collegarne uno esistente. Sulla fattura non c'è "È una riclassifica": se non è davvero un'immobilizzazione, cambia il conto della riga invece.

Cosa vuol dire "È una riclassifica" sulla riga? Che, in una scrittura di prima nota manuale, il movimento su quel conto di immobilizzazione non è un acquisto o una cessione reale, ma solo uno spostamento contabile: marcandolo, la riga si registra senza chiedere un cespite. È un'opzione della sola prima nota, non della fattura di acquisto.

Funzioni correlate

• Predisporre la dichiarazione IVA annuale — il prospetto di rettifica della detrazione, dove la data di entrata in funzione conta.
• Calcolare e contabilizzare l'ammortamento dei cespiti — piano e batch "Genera ammortamenti".
• Dismettere un cespite: cessione, plus e minusvalenza — vendita o rottamazione.
• Registrare una fattura di acquisto — dove nasce la maggior parte dei cespiti.
• Registrare una scrittura di prima nota — il blocco sulle righe di immobilizzazione.
• Importare i dati dal vecchio gestionale — il passaggio del libro cespiti dal vecchio gestionale, fatto dal team SamBooks.