Consultare giacenze, sotto-scorta e valore di magazzino in SamBooks

Scopri come leggere le giacenze per deposito, individuare gli articoli sotto scorta e controllare il valore di magazzino a costo medio ponderato, con export PDF e CSV.

A cosa serve

La pagina Magazzino (menu Magazzino → Magazzino, indirizzo /magazzino) è il punto dove vedere, in tempo reale, quanta merce hai a disposizione, quali articoli stanno per esaurirsi e quanto vale tutto il magazzino secondo il costo medio ponderato. Per la maggior parte è una pagina di sola lettura: da qui puoi anche aprire i pulsanti per registrare un movimento, ma la registrazione vera e propria (carico, scarico, rettifica, trasferimento) è spiegata nella guida "Registrare movimenti di magazzino".

Prima di iniziare

Tutti i ruoli aziendali — incluso Visualizzatore — possono aprire questa pagina e leggere i dati: non serve un permesso di scrittura per consultare giacenze e valorizzazione. Se la tua azienda è in regime forfettario, l'intero blocco Magazzino non compare in sidebar: non è una funzione disponibile in quel regime.

Come si fa, passo per passo

1. Apri la pagina Magazzino

Dal menu laterale scegli Magazzino → Magazzino. In alto trovi il riquadro "Valore di magazzino": mostra l'importo totale (in euro) di tutto ciò che hai a scorta, calcolato sommando quantità disponibile × costo medio ponderato di ogni riga, più il numero di articoli a saldo (es. "12 articoli a saldo").

2. Consulta la scheda Giacenze

La scheda Giacenze (la prima delle tre in alto) elenca, riga per riga, ogni combinazione articolo + deposito con queste colonne:

• Articolo — denominazione e codice interno.
• Magazzino — il deposito su cui è registrata quella riga (se un articolo è su più depositi, compare una riga per ciascuno).
• Disponibile — la quantità fisicamente a scorta in quel deposito.
• Impegnata — la quantità già prenotata da ordini di vendita confermati: non è un movimento fisico, è solo una prenotazione contabile in attesa di evasione.
• Ordinata — la quantità attesa da un ordine di acquisto confermato: anche questa non è ancora arrivata fisicamente.
• Costo medio — il costo medio ponderato corrente dell'articolo su quel deposito.
• Valore — Disponibile × Costo medio.
• Stato — mostra il badge rosso "Sotto scorta" quando la giacenza disponibile è sotto la soglia minima (il criterio esatto è al punto 3).

L'elenco non è paginato: vedi tutte le righe della tua azienda in un'unica schermata. Se non hai ancora registrato nessun movimento, la pagina mostra "Nessuna giacenza" con la nota "Le giacenze compaiono dopo il primo carico (manuale o da documento)".

3. Controlla gli articoli sotto scorta

Passa alla scheda Sotto scorta. Qui SamBooks aggrega la giacenza di un articolo su tutti i depositi insieme (non deposito per deposito come nella scheda Giacenze) e mostra solo gli articoli che hanno il flag "Gestito a scorta" attivo nell'anagrafica articolo e una Scorta minima impostata — se il campo scorta minima è vuoto, l'articolo non entra mai in questo elenco, qualunque sia la giacenza.

Le colonne sono: Articolo, Disponibile (somma su tutti i depositi), Scorta minima, Punto di riordino e Mancante (quanto manca per tornare alla scorta minima: Scorta minima − Disponibile).

Il confine che conta: un articolo compare in questo elenco solo se la giacenza disponibile è strettamente inferiore alla scorta minima. Se la giacenza è esattamente uguale alla scorta minima, l'articolo NON compare: non è ancora "sotto" scorta, è esattamente al limite. È un dettaglio facile da sbagliare a colpo d'occhio — se hai impostato scorta minima 10 e la giacenza è 10, l'articolo resta invisibile in questa scheda finché non scendi a 9 o meno.

Il Punto di riordino è un valore informativo che ti aiuta a decidere quando riordinare (di solito impostato più alto della scorta minima, per darti margine), ma non decide l'inclusione nell'elenco: il criterio è sempre e solo la scorta minima. Se non c'è nessun articolo sotto soglia, vedi "Nessun articolo sotto scorta" con la nota "Tutti gli articoli gestiti a scorta sono sopra la soglia minima."

4. Scarica il PDF della valorizzazione

Dal pulsante "Valorizzazione PDF" in alto ottieni un documento con: intestazione dell'azienda (ragione sociale, P.IVA, codice fiscale), il titolo "Valorizzazione di magazzino (costo medio ponderato)" con la data della giacenza e il numero di articoli, una tabella con Codice, Articolo, Magazzino, Quantità, Costo medio e Valore per ogni riga, e in fondo il Totale valore di magazzino. È lo stesso identico file che ottieni chiedendolo a Sam.

5. Esporta il giornale in CSV

Il pulsante "Esporta CSV", sempre nell'header di questa pagina, scarica lo stesso file del giornale movimenti (senza filtro deposito): la guida "Registrare movimenti di magazzino" spiega nel dettaglio le colonne del CSV. Se invece vuoi vedere lo storico movimenti dentro l'applicazione, con i filtri per deposito e tipo, usa il pulsante "Giornale movimenti", che ti porta alla pagina dedicata.

Cosa significano davvero Impegnata e Ordinata

Sono le due colonne più fraintese della scheda Giacenze:

• Impegnata cresce quando confermi un ordine di vendita: SamBooks "prenota" quella quantità per non venderla due volte, ma non tocca la giacenza fisica né il costo medio. Diminuisce quando l'ordine viene evaso, cioè quando si genera il relativo DDT di vendita.
• Ordinata cresce quando confermi un ordine di acquisto: rappresenta quanto hai chiesto a un fornitore e stai aspettando. Anche questa non è merce fisicamente arrivata: diminuisce quando la merce entra, cioè quando si genera il relativo DDT di acquisto.

Nessuna delle due colonne entra nel calcolo del Valore di magazzino: il valore si basa solo sulla quantità Disponibile, cioè quella già fisicamente presente.

Dal valore di magazzino alla voce di bilancio

Il numero grande in cima alla pagina — Valore di magazzino — è una fotografia di oggi, valorizzata al costo medio ponderato. Il bilancio vuole un'altra cosa: il valore delle rimanenze alla data di chiusura del periodo. Le due cifre coincidono solo se dopo il taglio non si è mosso più niente, e infatti non sono lo stesso dato.

A portare le rimanenze nello stato patrimoniale è Contabilità → Assestamenti, non questa pagina e nemmeno la conta dell'inventario fisico: nel generatore accendi la casella «Rimanenze finali di magazzino» — spenta di default, con l'avviso «Rileva le giacenze al costo medio ponderato alla data di taglio. Da accendere quando si chiude il periodo per davvero.» — e scegli la data di taglio. SamBooks non fotografa le giacenze di adesso: ricalcola il giornale di magazzino fino a quella data, quindi un carico o uno scarico registrato dopo il taglio non sposta di un centesimo il valore iscritto.

Il conto su cui la merce atterra dipende dal tipo dell'articolo, non da una scelta di comodo, perché è lo schema di bilancio a imporlo:

Un tipo di articolo che non rientra in questo elenco viene trattato come merce: la generazione non si blocca, ma vale la pena aprire la scheda dell'articolo e controllare che il tipo sia quello giusto.

Due cose che questa pagina non fa, e che è meglio sapere prima di chiudere un esercizio. La prima: il valore è al costo medio ponderato e il confronto con il valore di realizzazione di mercato non è automatico — se devi svalutare, la svalutazione la rilevi tu, a parte. La seconda: nessun movimento di magazzino scrive in prima nota. Carichi, scarichi, trasferimenti e la conta dell'inventario fisico allineano le quantità e basta; lo dice apertamente anche la pagina dell'inventario, col riquadro «Le rimanenze a bilancio le porta l'assestamento».

La quadratura: due controlli diversi, non uno

C'è una quadratura dentro il magazzino e una fra magazzino e contabilità. Si controllano in due modi distinti, e confonderle è il motivo per cui a fine anno certi numeri sembrano non tornare.

1. Somma dei movimenti = giacenza. È la coerenza interna: la giacenza di ogni articolo dev'essere la somma algebrica dei suoi movimenti, di qualunque tipo siano. Se una quantità non ti torna, esporta il giornale in CSV (passo 5) e ricostruisci la riga movimento per movimento: il CSV è l'unico posto dove li vedi tutti, uno per uno.

2. Valore ricostruito = valore iscritto a bilancio. È il ponte con la contabilità, e non devi controllarlo tu: lo fa la chiusura d'esercizio. Fra i suoi controlli preliminari c'è «Rimanenze di magazzino», che ricostruisce il costo alla data di taglio e lo confronta col saldo dei conti C.I dell'attivo. Gli esiti sono tre:

• nessuna giacenza al taglio → il controllo non si applica e non chiede nulla;
• merce a magazzino e niente iscritto a bilancio → rosso, la chiusura si ferma, e ti offre il pulsante che apre il generatore di assestamenti già impostato sulla data giusta;
• importo iscritto diverso dal ricostruito → solo un avviso, non un blocco: è il caso di chi ha svalutato al valore di mercato, e bloccarlo sarebbe punire chi ha fatto la cosa giusta.

Il controllo guarda il saldo dei conti, non quale strumento hai usato per arrivarci: se hai iscritto le rimanenze a mano in prima nota, le vede lo stesso.

Chiedilo a Sam

Puoi ottenere le stesse informazioni parlando con Sam nella chat, senza aprire la pagina:

• "Quanto è la giacenza disponibile dell'articolo [codice]?"
• "Quali articoli sono sotto scorta?"
• "Quanto vale il magazzino oggi?"
• "Mandami il PDF della valorizzazione di magazzino" oppure "Esportami il giornale di magazzino in CSV" — Sam genera lo stesso identico file del pulsante in pagina e te lo propone come allegato scaricabile in chat.

I due percorsi — la pagina e la chat — sono equivalenti: usa quello che ti torna più comodo sul momento.

Se qualcosa non va

• "Non vedo nessuna giacenza" — la pagina resta vuota finché non è stato registrato almeno un movimento (un carico manuale, un carico iniziale, o un documento come un DDT di acquisto). Vai alla guida sui movimenti di magazzino per registrarne uno.
• "Un articolo che sta per finire non compare in Sotto scorta" — controlla, nell'anagrafica dell'articolo, che il flag "Gestito a scorta" sia attivo e che il campo "Scorta minima" sia valorizzato: senza uno dei due, l'articolo non entra mai in questo elenco, qualunque sia la giacenza. Se entrambi sono impostati, verifica che la giacenza disponibile sia scesa sotto la soglia, non solo arrivata a pari soglia (vedi il punto 3 sopra).
• "Il valore che vedo non torna con quello che mi aspetto" — il valore di ogni riga è sempre Disponibile × Costo medio corrente, non il prezzo a cui hai comprato l'ultima volta. Per capire come cambia il costo medio a ogni movimento, la spiegazione completa è nella guida sui movimenti di magazzino.
• Il download di PDF o CSV non parte — riprova; se l'errore persiste compare il messaggio "Operazione non riuscita. Riprova.": verifica la connessione e riprova tra qualche istante.

Domande frequenti

Come vedo quanta merce ho disponibile in magazzino? Apri Magazzino → Magazzino, scheda Giacenze: la colonna Disponibile mostra la quantità per ogni articolo e deposito.

Cosa vuol dire quantità impegnata? È la quantità già prenotata da ordini di vendita confermati ma non ancora evasi: non è un movimento fisico, solo una prenotazione.

Cosa vuol dire quantità ordinata? È la quantità attesa da un ordine di acquisto confermato, non ancora arrivata fisicamente.

Come faccio a sapere quali articoli stanno per finire? Vai nella scheda Sotto scorta: mostra solo gli articoli gestiti a scorta, con scorta minima impostata, la cui giacenza totale è scesa sotto quella soglia.

Cos'è il punto di riordino? È un valore informativo mostrato accanto alla scorta minima, pensato per darti un margine su quando riordinare; non decide da solo se un articolo compare nell'elenco Sotto scorta — quel criterio è sempre la scorta minima.

Come si calcola il valore di magazzino? È la somma, su tutte le righe, di quantità disponibile × costo medio ponderato corrente.

Cos'è il costo medio ponderato? È il costo medio dell'articolo, ricalcolato ogni volta che entra merce a un prezzo (un carico); quando la merce esce, il costo medio non cambia.

Posso scaricare un PDF con il valore del magazzino? Sì, dal pulsante "Valorizzazione PDF" nella pagina Magazzino, oppure chiedendolo a Sam.

Le giacenze sono divise per deposito o sono un totale unico? Nella scheda Giacenze sono divise per deposito, con una riga per ogni combinazione articolo-deposito; nella scheda Sotto scorta sono invece sommate su tutti i depositi.

Perché un articolo appare sotto scorta anche se ne ho un po' in un deposito? Perché il criterio della scheda Sotto scorta somma la giacenza su tutti i depositi: puoi avere merce in un deposito e restare comunque sotto la soglia minima complessiva.

Funzioni correlate

• Registrare movimenti di magazzino — come si registra un carico, uno scarico, una rettifica o un trasferimento, e come cambia il costo medio.
• Configurare causali e depositi di magazzino — come creare e gestire i depositi (magazzini) che vedi nella scheda Magazzini di questa pagina.
• Registrare l'inventario fisico di fine anno — come allineare le giacenze contate a fine anno.