Configurare causali e depositi di magazzino in SamBooks

Scopri come funzionano le causali che governano ogni movimento di magazzino e come creare, modificare ed eliminare i depositi (magazzini) della tua azienda.

A cosa serve

Ogni movimento di magazzino — un carico, uno scarico, un trasferimento, una rettifica — è governato da una causale: è la causale a decidere se la quantità aumenta o diminuisce e se il costo medio dell'articolo viene ricalcolato. Le causali si gestiscono in Impostazioni azienda → Causali di magazzino (/impostazioni/azienda/causali-magazzino). Nella stessa area di Magazzino trovi anche la scheda Magazzini, dove crei e gestisci i depositi: le sedi fisiche dove i beni vengono effettivamente movimentati. Questa guida copre entrambe le configurazioni, perché sono i due elementi "di base" su cui si appoggia tutto il resto del modulo Magazzino.

Prima di iniziare

Sia le causali sia i depositi si possono solo leggere da qualsiasi ruolo aziendale; per crearli, modificarli o eliminarli serve un ruolo con scrittura sull'area Magazzino e logistica: Gestore, Amministrativo o Logistica. Se la tua azienda è in regime forfettario, l'intero blocco Magazzino, incluse causali e depositi, non è disponibile.

Come si fa, passo per passo

1. Apri le Causali di magazzino

Vai in Impostazioni azienda → Causali di magazzino. Al primo accesso SamBooks crea automaticamente 10 causali standard, già pronte per coprire tutti i flussi principali (vedi la tabella al punto 2): non devi crearle tu. La tabella mostra Codice, Descrizione, Segno (badge "Carico (+)", "Scarico (-)" o "Neutro"), Valorizzazione ("Costo medio ponderato", "Manuale" o "Nessuna"), Stato (Attiva/Disattivata) e le azioni di modifica ed eliminazione.

2. Capisci le 10 causali standard

Ogni causale ha un effetto preciso. In parole semplici, non tecniche:

Una 11ª causale, RES ("Reso da cliente"), viene creata automaticamente al bisogno la prima volta che generi un DDT di reso da un cliente: la vedrai comparire in questa tabella solo dopo il primo reso, non prima.

3. Crea o modifica una causale

Premi "Nuova causale" (o l'icona di modifica su una riga esistente) per aprire il dialog. I campi sono:

• Codice* — obbligatorio, viene forzato in maiuscolo mentre digiti.
• Descrizione* — obbligatoria.
• Segno — un menu a tendina con tre opzioni: "Carico (+)" (aumenta la giacenza), "Scarico (-)" (la diminuisce) o "Neutro" (non la tocca). Una causale neutra non compare come opzione selezionabile nel dialog "Registra movimento": serve solo internamente al trasferimento e alla rettifica, oppure alle causali di impegno/ordinato.
• Valorizzazione — un secondo menu a tendina: "Costo medio ponderato" (ricalcola il costo medio a ogni carico), "Manuale" (non ricalcola automaticamente) o "Nessuna" (nessun effetto sul costo).
• Quattro interruttori, tutti disattivati per default tranne il primo: "Aggiorna esistenza" (tocca la giacenza fisica disponibile, attivo di default su una nuova causale), "Aggiorna impegnato" (tocca la quantità impegnata, non la giacenza fisica), "Aggiorna ordinato" (tocca la quantità ordinata, non la giacenza fisica) e "Attiva" (se disattivata, la causale resta in elenco ma non è più selezionabile per nuovi movimenti).

Premi "Crea causale" (o "Salva" se stai modificando). Un errore di codice duplicato mostra "Esiste già una causale con questo codice."; qualunque altro errore, "Operazione non riuscita. Riprova.".

Attenzione: modificare una causale standard già in uso — per esempio cambiare il segno di VEN — cambia il comportamento di tutti i movimenti futuri che la useranno (per esempio ogni DDT di vendita successivo). SamBooks non mostra un avviso su questo impatto: valuta bene prima di toccare le causali standard, soprattutto quelle usate dai documenti (VEN, ACQ).

4. Elimina una causale

Premi l'icona del cestino sulla riga, poi conferma nel dialog "Elimina causale" ("Vuoi eliminare la causale «…»?"). Se l'eliminazione non va a buon fine compare "Non riusciamo a eliminare la causale.".

5. Apri la scheda Magazzini (depositi)

Vai in Magazzino → Magazzino, poi scheda "Magazzini" (la terza, dopo Giacenze e Sotto scorta). La tabella mostra Codice, Denominazione, Comune, Principale (badge se è il deposito principale), Stato e Azioni. Se non hai ancora nessun deposito, vedi "Nessun magazzino" con l'invito a crearne uno.

6. Importa i depositi dalle sedi dell'azienda

Il modo più veloce per iniziare è il pulsante "Importa dalle sedi": crea automaticamente un deposito per ogni sede della tua azienda che ha un indirizzo e non è già collegata a un deposito esistente, con un codice progressivo (MAG1, MAG2…). Se la sede legale non ha ancora un deposito principale collegato, diventa lei stessa il deposito principale. Puoi premerlo più volte: è idempotente, non crea doppioni — se non c'è nulla di nuovo da importare vedi "Nessun nuovo deposito da importare".

7. Crea o modifica un deposito manualmente

Premi "Nuovo magazzino" (o l'icona di modifica su una riga) per aprire il dialog. I campi sono:

• Codice* e Denominazione* — obbligatori.
• "Cerca indirizzo" — un campo di ricerca indirizzo (Google Places) che, quando selezioni un risultato, precompila automaticamente Indirizzo, CAP, Comune e Provincia.
• Indirizzo, CAP, Comune, Provincia (2 lettere, forzate in maiuscolo) — modificabili anche a mano dopo la ricerca.
• Interruttore "Magazzino principale" — un solo deposito per azienda può essere quello principale: se ne selezioni uno nuovo, quello precedente smette automaticamente di esserlo.
• Interruttore "Attivo".

Premi "Crea magazzino" (o "Salva"). Un codice duplicato mostra "Esiste già un magazzino con questo codice.".

8. Elimina un deposito

Premi l'icona del cestino, poi conferma ("Vuoi eliminare il magazzino «…»? Possibile solo se non ha giacenze."). Se il deposito ha ancora giacenze diverse da zero su qualunque articolo, l'eliminazione non va a buon fine e vedi "Non riusciamo a eliminare il magazzino (potrebbe avere giacenze).": prima devi svuotarlo (per esempio con un trasferimento verso un altro deposito) o azzerarne le giacenze.

Chiedilo a Sam

Puoi gestire causali e depositi anche parlando con Sam, con la stessa logica del form:

• "Crea una causale di magazzino per i campioni omaggio, in carico, senza valorizzazione"
• "Disattiva la causale [codice]"
• "Elenca le causali di magazzino attive"
• "Crea un nuovo magazzino a [città]" / "Importa i depositi dalle sedi dell'azienda"
• "Quali sono i miei magazzini?"

Le due strade — form e chat — sono equivalenti e usano lo stesso servizio: puoi iniziare in un modo e continuare nell'altro.

Se qualcosa non va

• "Non trovo la causale che mi serve nel dialog Registra movimento" — quel dialog mostra solo le causali con segno "Carico (+)" o "Scarico (-)": le causali neutre (come TRAS, IMPE, ORDI) non compaiono lì, perché servono ad altri flussi (trasferimento, impegno, ordinato) o sono gestite internamente.
• "Non riesco a eliminare un magazzino" — è protetto se ha ancora giacenze diverse da zero su qualunque articolo: sposta o azzera la giacenza prima di eliminarlo.
• "Ho cambiato una causale standard e ora i movimenti si comportano diversamente" — è l'effetto atteso: le causali standard sono condivise da tutti i documenti e movimenti che le usano. Se non volevi cambiare il comportamento generale, valuta di ripristinare i valori originali o di creare una causale nuova invece di modificare quella standard.
• Codice duplicato su causale o deposito — SamBooks non permette due causali o due depositi con lo stesso codice nella stessa azienda: scegline uno diverso.

Domande frequenti

Cosa sono le causali di magazzino? Sono le regole che ogni movimento (carico, scarico, trasferimento, rettifica, o un movimento generato da un documento) deve seguire: decidono se la giacenza aumenta, diminuisce o resta ferma, e se il costo medio viene ricalcolato.

Posso creare una causale personalizzata? Sì, dal pulsante "Nuova causale" in Impostazioni azienda → Causali di magazzino, oltre alle 10 standard già presenti.

Cosa vuol dire che una causale è di tipo carico o scarico? "Carico (+)" aumenta la giacenza disponibile, "Scarico (-)" la diminuisce; "Neutro" non la tocca affatto ed è riservato a trasferimento, rettifica, impegno e ordinato.

Cosa significa valorizzazione manuale su una causale? Vuol dire che il movimento non ricalcola automaticamente il costo medio ponderato: il valore resta quello che imposti tu (o quello corrente, se non ne imposti uno).

A cosa serve il flag aggiorna impegnato? Fa in modo che la causale tocchi la quantità impegnata (la prenotazione da ordine di vendita) invece della giacenza fisica.

Come creo un nuovo deposito/magazzino? Da Magazzino → Magazzino, scheda Magazzini, pulsante "Nuovo magazzino": compila codice, denominazione e indirizzo.

Come importo i magazzini dalle sedi dell'azienda? Dalla stessa scheda Magazzini, pulsante "Importa dalle sedi": crea un deposito per ogni sede aziendale con indirizzo non ancora collegata.

Perché non riesco a eliminare un magazzino? Perché ha ancora giacenze diverse da zero: SamBooks blocca l'eliminazione per non perdere il valore di quella merce.

Posso avere più di un magazzino principale? No, uno solo per azienda: selezionarne uno nuovo come principale sgancia automaticamente quello precedente.

Se disattivo una causale cosa succede ai movimenti già fatti? Nulla: restano registrati come sono. La disattivazione impedisce solo di usare quella causale per nuovi movimenti.

Quante causali ci sono di default quando apro il magazzino la prima volta? Dieci, create automaticamente al primo accesso: CAR, SCA, INIZ, INV_PIU, INV_MENO, TRAS, VEN, ACQ, IMPE, ORDI. Una undicesima (RES) compare da sola dopo il primo reso da cliente.

Funzioni correlate

• Registrare movimenti di magazzino — come si registra un movimento manuale scegliendo una causale, e come cambia il costo medio.
• Consultare giacenze, sotto-scorta e valorizzazione di magazzino — come leggere le giacenze per deposito e il valore totale del magazzino.
• Registrare l'inventario fisico di fine anno — l'altro modo, separato dalle causali, per allineare le giacenze a fine anno.