Esportare i dati della tua azienda in CSV o ZIP in SamBooks

Come scaricare un'istantanea dei dati contabili della tua azienda — clienti, fornitori, piano dei conti, prima nota e libro giornale — in file CSV o in un unico ZIP, per portarli su un altro gestionale o consultarli offline.

A cosa serve

La pagina Esportazione ti consegna i dati contabili della tua azienda in file CSV: Clienti, Fornitori, Piano dei conti, Prima nota, Libro giornale. Aprendo la pagina vedi l'elenco delle cinque entità; i file veri e propri nascono nel momento in cui clicchi «Scarica», non prima. Serve per due cose: uscire da SamBooks portando i tuoi dati su un altro gestionale (nessun vincolo, nessun lock-in) oppure avere un backup consultabile offline con un foglio di calcolo.

Non è l'unica pagina che scarica file in SamBooks, e le tre non si sovrappongono:

• Esportazione (questa guida) — dati contabili grezzi, pensati per essere re-importati altrove.
• Archivio — i documenti già emessi (fatture, F24, dichiarazioni) in PDF/XML, divisi per sezione.
• Importazione — il percorso opposto: dati in entrata da un vecchio gestionale.

Prima di iniziare

• Ruolo: la voce Impostazioni in barra laterale è cliccabile solo per il Gestore; Amministrativo e Visualizzatore la vedono ma disattivata (nessuna azione al clic). Se ti serve un export e non sei Gestore, chiedilo a chi lo è.
• Non serve preparare nulla: l'export si genera al volo, non richiede una configurazione precedente.
• Funziona anche se l'abbonamento della tua azienda è scaduto o bloccato: l'esportazione è una delle vie di gestione/uscita che restano sempre raggiungibili, insieme a Team e Abbonamento, così puoi comunque recuperare i tuoi dati.

Come si fa, passo per passo

1. Apri Impostazioni → Esportazione

Dalla barra laterale apri Impostazioni: arrivi sulla griglia di card di Impostazioni azienda. Clicca la card «Esportazione» — «Esporta i tuoi dati da SamBooks in CSV o ZIP.» — e arrivi sulla pagina «Esportazione dati», sottotitolo «Esporta i tuoi dati da SamBooks in CSV o ZIP — clienti, fornitori, piano dei conti, prima nota e libro giornale.»

2. Genera l'export completo in un clic

In alto trovi il bottone «Genera export completo (ZIP)». Un clic scarica un file sambooks-export-<id azienda>.zip con dentro cinque CSV, uno per entità: clienti.csv, fornitori.csv, piano_dei_conti.csv, prima_nota.csv, libro_giornale.csv. Nessuna schermata intermedia, nessuna coda da aspettare e nessun link che scade: il file si costruisce mentre lo scarichi, con una conferma a fine corsa («Export ZIP generato.»).

Su una contabilità corposa possono volerci alcuni secondi. Finché il download è in corso, tutti i bottoni della pagina restano disattivati: si esporta una cosa alla volta, così non parte un secondo file sopra il primo.

3. Oppure scarica una singola entità

Sotto, la sezione «Oppure scarica per tipo» elenca le cinque entità (Clienti, Fornitori, Piano dei conti, Prima nota, Libro giornale), ciascuna con il proprio bottone «Scarica»: utile se ti serve solo un pezzo, per esempio il solo piano dei conti per il commercialista. Il file singolo ha lo stesso nome che avrebbe dentro lo ZIP (piano_dei_conti.csv, clienti.csv…), quindi i due percorsi sono intercambiabili.

La lista mostra il nome dell'entità ma non quante righe conterrà il file. Se vuoi saperlo prima di scaricare, chiedilo a Sam («quanti clienti ho da esportare?»): il conteggio di tutte e cinque le entità ce l'ha. Altrimenti lo scopri aprendo il CSV.

Se l'elenco non si carica, la pagina te lo dice — «Impossibile caricare l'elenco da esportare. Riprova.» — ed è quasi sempre un intoppo momentaneo di connessione: ricarica la pagina.

4. Cosa contiene ciascun CSV

I file sono pensati per essere re-importati in un gestionale italiano, non solo letti a schermo: separatore punto e virgola, decimali con la virgola e senza separatore delle migliaia (1.234,56 diventa 1234,56), date in formato ISO (AAAA-MM-GG), sì/no per i campi vero/falso, con un BOM UTF-8 iniziale che Excel riconosce automaticamente. Colonne per entità:

• Clienti e Fornitori (stesse colonne): Denominazione, Partita IVA, Codice fiscale, Paese, Indirizzo, CAP, Comune, Provincia, PEC, Email, Telefono, Codice destinatario SDI, Regime fiscale, IBAN, Giorni pagamento, Attivo, Note. Le anagrafiche che hai cancellato non compaiono nel file.
• Piano dei conti: Codice, Descrizione, Classe, Natura, Voce CEE, Livello, Attivo, Disabilitato, Note. Escono tutti i conti del tuo piano, anche quelli che hai disattivato: a distinguerli è la colonna «Disabilitato».
• Prima nota: Anno, Numero, Data registrazione, Data IVA, Causale, Descrizione causale, Origine, Totale dare, Totale avere, Note. Una riga per registrazione, con i totali di testata.
• Libro giornale: Data registrazione, Anno, Numero, Riga, Codice conto, Conto, Dare, Avere, Descrizione, Causale. Qui invece c'è una riga per ogni movimento dentro la registrazione: è il dettaglio conto per conto della prima nota, ed è il file che serve a un altro gestionale per ricostruire le scritture.

Attenzione alla colonna IBAN in Clienti e Fornitori: il file la scrive in chiaro (decifrato), non mascherata — è pensata perché tu possa reimportarla altrove, ma proprio per questo tratta il file come un documento riservato: conservalo dove conservi i dati bancari, non allegarlo dove non serve e non lasciarlo in una cartella condivisa.

5. Cosa NON c'è dentro

L'export copre esattamente quelle cinque entità e nient'altro. Non ci trovi le fatture (attive o passive), i DDT, gli ordini, i cespiti, il magazzino, gli F24 né gli allegati dei documenti. I documenti già emessi si scaricano dall'Archivio, in PDF e XML. La divisione ha una logica precisa: qui ci sono i dati da rimettere dentro a un altro gestionale, là i documenti da conservare come sono.

È uno scatto, non un flusso continuo

Ogni download è uno snapshot al momento del clic: SamBooks non tiene un export "sempre aggiornato" né lo storicizza da qualche parte per te. Se registri nuove fatture o movimenti dopo aver scaricato il file, quello che hai in mano resta fermo a quel momento — per dati freschi, riapri la pagina e riscarica.

Chiedilo a Sam

Sam conosce questa pagina e, se gli chiedi cosa puoi esportare, ti risponde con l'elenco delle cinque entità e con quante righe ha ciascuna — ma non ti consegna il file in chat: per questo export fisso (i cinque CSV pensati per il cambio gestionale) il download resta sempre sulla pagina Impostazioni → Esportazione, la stessa per tutti.

C'è un percorso diverso, e complementare, per tabelle costruite su misura: puoi chiedere a Sam «esportami l'elenco clienti in Excel» o «un PDF con le fatture scadute di questo mese», e lui genera un file Excel o PDF a partire dalla tua richiesta, con un pulsante «Scarica» che compare in chat. Questa è l'unica capacità di SamBooks pensata per restare solo in chat, per scelta di prodotto: schema e formato sono quelli della tua domanda, non quelli fissi del CSV di portabilità qui descritto — sono due strumenti diversi per due bisogni diversi.

Domande frequenti

Come esporto i miei clienti da SamBooks? Da Impostazioni → Esportazione, bottone «Scarica» sulla riga «Clienti» — oppure con l'export completo (ZIP) se ti servono anche le altre entità.

Voglio portare via tutti i miei dati, come faccio? Bottone «Genera export completo (ZIP)»: scarichi in un colpo solo clienti, fornitori, piano dei conti, prima nota e libro giornale.

Come scarico la prima nota in CSV? Dalla stessa pagina, riga «Prima nota» → «Scarica». Il file ha già i decimali con la virgola e le date in formato ISO, pronto per un altro gestionale. Se ti serve il dettaglio conto per conto, scarica anche «Libro giornale».

Posso esportare il piano dei conti? Sì, è una delle cinque entità della pagina, con le stesse colonne che vedi in Piano dei conti.

Nell'export ci sono anche le mie fatture? No: l'esportazione copre solo le cinque entità contabili. Le fatture, i DDT e gli altri documenti già emessi si scaricano dall'Archivio in PDF e XML.

L'export funziona anche se non ho ancora rinnovato l'abbonamento? Sì: l'esportazione resta raggiungibile anche con l'azienda bloccata per abbonamento scaduto — è pensata apposta come via d'uscita.

In che formato sono i file esportati? CSV con punto e virgola, decimali con la virgola, date ISO e BOM UTF-8 (si apre correttamente in Excel). Lo ZIP raccoglie i cinque CSV in un unico file.

Quanto ci mette e devo aspettare un link via email? Nessun link e nessuna attesa in coda: il file si scarica direttamente dal browser al clic. Su archivi grandi possono servire alcuni secondi, durante i quali gli altri bottoni della pagina sono disattivati.

Posso chiedere a Sam di generarmi questo export? Per i cinque CSV fissi di questa pagina no: Sam ti dice cosa contengono e quante righe hanno, poi ti indica dove scaricarli. Può invece costruirti al volo un Excel o un PDF su misura da una tua richiesta — un file diverso, con contenuto diverso.

Funzioni correlate

• Archivio dei documenti — fatture, F24 e dichiarazioni già emessi, non dati grezzi.
• Importare i dati dal vecchio gestionale — il percorso opposto, in entrata.
• Piano dei conti — una delle entità esportabili.
• Prima nota — un'altra delle entità esportabili.