Completare una fattura bloccata dai dati obbligatori mancanti in SamBooks
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Una fattura resta «Bozza» finché non ha tutti i dati che la fatturazione elettronica richiede: SamBooks te li elenca uno per uno in un pannello, divisi tra «questa fattura» e «la tua azienda». Qui trovi come leggerlo e cosa fare per ognuno.
A cosa serve
Sul dettaglio di una fattura in stato «Bozza», al posto del bottone di invio trovi il pannello «Dati obbligatori mancanti per la fatturazione elettronica», diviso in due elenchi distinti: «Mancano in questa fattura:» (dati del documento specifico) e «Mancano nei dati della tua azienda:» (dati di setup, validi per tutte le fatture finché non li correggi). La distinzione conta: i primi li correggi da questa fattura, i secondi li correggi una volta sola in Impostazioni e valgono per sempre.
Prima di iniziare
Completare i dati richiede un ruolo con permessi di scrittura sulla fatturazione (Gestore o Amministrativo).
Come si fa, passo per passo
1. Leggi cosa manca sulla fattura
Nell'elenco «Mancano in questa fattura:» puoi trovare, con le parole esatte che usa SamBooks: «Denominazione o Nome e Cognome del cliente», «Partita IVA o codice fiscale del cliente», «Indirizzo del cliente», «CAP del cliente», «Comune del cliente», «Provincia del cliente» (solo se il cliente è italiano), «Nazione del cliente», «Almeno una riga», «Descrizione di tutte le righe».
2. Completa i dati del cliente dal box cliente della fattura
Questi dati vivono nell'anagrafica del cliente, non nel documento: apri il box cliente sulla fattura, modifica l'anagrafica da lì (indirizzo, CAP, comune, provincia, identificativo fiscale) e salva. Le modifiche restano anche in rubrica per le prossime fatture allo stesso cliente.
3. Leggi cosa manca nei dati della tua azienda
Nell'elenco «Mancano nei dati della tua azienda:» puoi trovare: «Partita IVA dell'azienda», «Denominazione dell'azienda», «Regime fiscale dell'azienda», «Indirizzo sede azienda», «CAP sede azienda», «Comune sede azienda», «Provincia sede azienda», «Nazione sede azienda». Sotto a questo elenco trovi il link «Vai a Impostazioni azienda», che ti porta dritto lì.
4. Il caso IBAN ha due varianti diverse, con due rimedi diversi
Se manca un dato legato al pagamento bancario, il pannello mostra un riquadro dedicato con uno di questi due testi, a seconda della causa reale:
- se un conto di liquidità risulta già collegato alla fattura ma non ha un IBAN registrato: "Il conto di liquidità collegato a questa fattura non ha ancora un IBAN registrato. Apri il conto in Impostazioni → Banca e aggiungi l'IBAN — se è un conto Stripe/PSP o comunque non bancario, l'IBAN spesso non è disponibile: in quel caso scegli un conto bancario diverso in fase di creazione della fattura."
- se sui termini di pagamento non risulta collegato nessun conto: "Manca un conto di liquidità con IBAN (o, per l'addebito diretto, l'IBAN del cliente) sui termini di pagamento. Vai su Impostazioni → Banca, censisci un conto con IBAN e selezionalo nella fattura."
In entrambi i casi trovi il link «Vai a Banca».
5. Verifica che lo stato si aggiorni da solo dopo la correzione
Non esiste un bottone «Ricalcola» o «Promuovi»: appena salvi la fattura (o l'anagrafica cliente collegata) con tutti i dati richiesti presenti, SamBooks ricalcola la completezza da solo e la fattura passa da «Bozza» a «Pronta» in automatico, senza altro da fare. Se manca ancora qualcosa, il pannello resta visibile con l'elenco aggiornato.
6. Sappi che il badge «Pronta» non è sempre l'ultima parola
In un caso limite noto, una fattura può mostrare il badge «Pronta» anche se, sotto, un dato di pagamento non è più davvero completo: capita quando lo stato è stato calcolato in un momento precedente e i dati sottostanti sono cambiati senza che nessuna nuova modifica alla fattura ne abbia forzato il ricalcolo. In quel caso l'invio allo SDI resta comunque bloccato da un controllo di sicurezza lato server al momento della trasmissione — nessun rischio che parta un documento incompleto — ma il messaggio di blocco che vedi in quel punto è più tecnico e non ripete il pannello ordinato visto qui.
Se qualcosa non va
- Ho aggiunto l'IBAN al conto ma il pannello mostra ancora lo stesso avviso: i dati di pagamento di una fattura sono una fotografia presa al momento della creazione; correggere il conto dopo non aggiorna da sola una fattura già creata con quel conto collegato. Prova a riaprire la fattura e a risalvarla; se il pannello non si aggiorna, il dato può restare congelato su quella fattura specifica.
- Devo correggere il conto di pagamento su una bozza già bloccata dall'IBAN: premi «Modifica» sulla fattura — funziona su qualunque fattura non ancora inviata allo SDI, quindi in «Bozza» o «Pronta» — e trovi la sezione pagamenti anche lì, non solo in creazione. Attenzione però: in modifica lo scadenzario già presente sul documento non è mostrato, e aggiungere anche una sola rata sostituisce l'intero piano di pagamento. Quindi non aggiungere solo la rata nuova: reinserisci tutte le rate, con il conto corretto selezionato su ciascuna. Al salvataggio SamBooks rigenera le scadenze con questi dati. Una volta che la fattura è stata inviata allo SDI, questa strada non è più percorribile: si corregge solo con una nota di credito.
- Il pannello non segnala nulla di mancante ma l'invio fallisce comunque con un errore tecnico sul tracciato: può succedere quando il problema non è l'assenza di un dato ma una sua struttura non valida (tipico dei dati della tua azienda, come la partita IVA). Oggi non esiste una pagina in Impostazioni per correggere quel dato dopo la registrazione dell'azienda: se ti capita, è un limite noto — non un dato che puoi sistemare da solo in app.
- Un conto predefinito «sbagliato» continua a essere proposto sulle nuove fatture: se l'azienda ha un conto di liquidità non bancario impostato come predefinito, le fatture con pagamento bancario possono ereditarlo automaticamente e restare senza IBAN senza una causa evidente in UI. Verifica quale conto è marcato come predefinito e, se non è un conto bancario con IBAN, scegline uno diverso direttamente in fase di creazione della fattura.
Chiedilo a Sam
Puoi chiedere a Sam di completare i dati mancanti di una fattura o di un cliente — ad esempio "aggiungi l'indirizzo del cliente Rossi: Via Roma 1, 20100 Milano MI" — con lo stesso risultato di modificarli a mano. Sam legge lo stesso pannello che vedi tu e può dirti esattamente cosa manca prima ancora che tu apra il dettaglio.
Domande frequenti
Non riesco a inviare la fattura allo SDI: perché? Perché è ancora in stato «Bozza»: apri il dettaglio e leggi il pannello «Dati obbligatori mancanti per la fatturazione elettronica», completa quello che elenca e lo stato passa da solo a «Pronta».
La fattura resta in bozza: perché? Manca almeno un dato obbligatorio, nella fattura stessa o nei dati della tua azienda: il pannello sul dettaglio te lo dice esattamente, in due elenchi separati.
Cosa vuol dire «dati obbligatori mancanti»? Sono i campi che la fatturazione elettronica richiede sempre: dati del cliente (denominazione, identificativo, indirizzo completo), almeno una riga con descrizione, e per il pagamento bancario un conto con IBAN.
Mi dice che manca l'IBAN ma l'ho messo: perché continua a dirlo? Se hai aggiunto l'IBAN al conto DOPO aver creato la fattura, il dato di pagamento della fattura può restare quello del momento della creazione: prova a risalvare la fattura; se il gap persiste, potrebbe essere congelato su quel documento specifico.
Il conto collegato alla fattura non ha IBAN: cosa faccio? Il pannello te lo segnala con un riquadro dedicato e un link diretto per sistemarlo sul conto, oppure puoi scegliere un conto diverso in fase di creazione se quello collegato non è bancario.
Manca la provincia del cliente: cosa faccio? Apri il box cliente sulla fattura, completa l'anagrafica con provincia (oltre a indirizzo/CAP/comune se mancano) e salva: la fattura si ricalcola da sola.
Il bottone «Invia a SDI» non compare: perché? Perché la fattura è ancora «Bozza»: il bottone di invio compare solo quando lo stato passa a «Pronta», dopo aver completato tutti i dati obbligatori.
Come completo una fattura incompleta? Segui l'elenco del pannello punto per punto: i dati del cliente si correggono dal box cliente della fattura, i dati azienda da Impostazioni azienda (link diretto nel pannello).
Mi chiede il regime fiscale dell'azienda: dove lo imposto? È uno dei dati che il pannello elenca sotto «Mancano nei dati della tua azienda»: premi il link «Vai a Impostazioni azienda» sotto l'elenco.
Ho un conto Stripe senza IBAN e non riesco a fatturare: cosa faccio? Un conto non bancario (come un saldo Stripe) non avrà mai un IBAN: se è quello proposto di default sulla fattura, scegli invece un conto bancario con IBAN registrato in fase di creazione.
Come faccio a far diventare pronta la fattura? Completa tutti i punti elencati nel pannello: appena non manca più nulla, SamBooks la porta da sola allo stato «Pronta», senza un bottone di conferma separato.
Cliente estero senza CAP: posso fatturare? Il pannello elenca CAP e provincia del cliente come campi distinti dall'indirizzo; per un cliente non italiano la provincia non è richiesta, ma verifica comunque quali campi il pannello elenca ancora come mancanti prima di inviare.