Gestire l'anagrafica dei fornitori in SamBooks
9 min lettura
Crea un fornitore italiano, europeo o extra-UE con i dati compilati in automatico, completa condizioni di pagamento e indirizzi, e gestiscilo per tutto il suo ciclo di vita.
A cosa serve
In SamBooks i fornitori sono le controparti da cui acquisti beni e servizi: gli emittenti delle fatture passive che ricevi via SDI o carichi a mano, e — quando li segnali come tali — anche i vettori/corrieri che ti consegnano la merce. Dalla voce «Fornitori» del menu a sinistra gestisci l'intera anagrafica: crei un nuovo fornitore (con la ricerca automatica dei dati dalla partita IVA, se è italiano), tieni la rubrica degli indirizzi di ritiro, imposti condizioni di pagamento e IBAN e, quando serve, disattivi o elimini un fornitore che non lavora più con te.
Buona parte dei fornitori, in pratica, non la crei tu: nasce da sola alla prima fattura passiva ricevuta via SDI da una partita IVA nuova. Questa guida copre sia il percorso manuale sia questo caso automatico, e come si completa poi la scheda.
Prima di iniziare
Per creare, modificare, disattivare o eliminare un fornitore serve il ruolo Gestore o Amministrativo. Chi ha il ruolo Visualizzatore consulta lista e schede, ma non le modifica. La gestione fornitori è inclusa in ogni piano SamBooks, senza limitazioni.
Come si fa, passo per passo
1. Apri la lista dei fornitori
Nel menu a sinistra clicca «Fornitori». Trovi la ricerca (denominazione, P.IVA o C.F.), i filtri Paese, Stato (Tutti/Solo attivi/Solo disattivati) e Vettore (Tutti/Solo vettori/Escludi vettori), e le colonne Denominazione, Paese, P.IVA, C.F., Indirizzo, Saldo aperto (il debito dalle fatture passive non ancora saldate), Origine (badge «Auto da SDI» o «Manuale») e Stato, con paginazione in fondo.
2. Crea un fornitore italiano con i dati compilati in automatico
Clicca in alto a destra «Nuovo fornitore»: si apre una scheda a sezioni — Trova azienda, Identità fiscale, Sede legale, Recapiti, Condizione di pagamento default, Vettore/corriere, Avanzato.
In «Trova azienda», con il Paese su IT, scrivi almeno tre lettere della ragione sociale o la partita IVA e seleziona il risultato giusto. Mentre SamBooks recupera i dati vedi «Recupero dati anagrafici…», poi si compilano da soli denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, CAP, comune, provincia, PEC e codice destinatario SDI, più un riquadro read-only con forma giuridica e CCIAA/REA quando disponibili.
Cerca prima l'azienda e lascia che compili i campi, poi completa a mano ciò che manca: se scrivi tu un dato e solo dopo scegli un risultato dalla ricerca, quel dato viene sostituito senza preavviso.
Se la ricerca non trova nulla, un messaggio te lo segnala e completi tutto a mano.
3. Crea un fornitore estero dell'Unione Europea (verifica VIES)
Cambia il Paese con un paese UE diverso dall'Italia: al posto della ricerca camerale compaiono «P.IVA UE» (senza prefisso paese) e «Verifica VIES». Se confermata, vedi il badge «P.IVA verificata su VIES» e la denominazione si compila da sola; se VIES non la conferma, un avviso non bloccante — «VIES non conferma questa P.IVA: puoi comunque procedere a mano» — ti lascia completare i dati.
4. Crea un fornitore extra-UE, un privato, o al volo da un documento
Per un paese extra-UE non c'è ricerca automatica: compili direttamente l'Identità fiscale. In Tipo soggetto puoi scegliere «Privato (persona fisica)»: al posto della Denominazione compaiono Nome e Cognome, obbligatori. Partita IVA e codice fiscale restano sempre facoltativi, anche per un fornitore italiano: se li ometti puoi comunque salvare (un avviso non bloccante segnala solo un formato sospetto).
Dai combobox fornitore di ordini d'acquisto, DDT e fatture passive puoi anche cliccare «Crea fornitore» e crearlo al volo, senza cambiare pagina.
5. Completa condizioni di pagamento e IBAN
In «Condizione di pagamento default» scegli Condizioni di pagamento (es. «TP02 — Pagamento completo»), Metodo di pagamento (es. «MP05 — Bonifico»), Giorni di pagamento e Decorrenza («data fattura» o «fine mese»), e l'IBAN del fornitore — utile per bonifico o RIBA: per un fornitore è sempre un campo libero (mai un conto aziendale, che serve solo per farti pagare dai clienti). Clicca «Crea fornitore»: la scheda si chiude e vieni portato al dettaglio del nuovo fornitore.
I campi fiscali e gli altri dati della scheda
La scheda di dettaglio è divisa in tab: Identità, Indirizzi, Pagamento, Codici articolo, Documenti collegati, Storia AI. «Modifica» rende editabili Identità, Indirizzi e Pagamento; P.IVA, codice fiscale e paese restano modificabili (stesso avviso soft), mentre forma giuridica e dati camerali restano di sola lettura — arrivano solo dall'autofill in creazione, mai da una modifica successiva.
In Identità trovi anche i Recapiti (PEC, email, telefono, sito, codice destinatario SDI) e — solo per il fornitore — «Riconciliazione gestionale» (Codice esterno + Sistema esterno): serve se importi ordini da un gestionale terzo e vuoi far corrispondere questo fornitore al suo codice in quel sistema.
Per essere chiari su cosa NON troverai: non esiste un campo per la ritenuta d'acconto sull'anagrafica fornitore. Con un professionista soggetto a ritenuta, la scheda non la traccia: il calcolo resta fuori da questa parte del prodotto.
Gli indirizzi di ritiro
In Indirizzi, sotto la sede legale, trovi «Indirizzi di ritiro»: i punti da cui questo fornitore fa ritirare la merce, selezionabili sul mandato di ritiro. «Aggiungi indirizzo» chiede Nome (obbligatorio), Indirizzo/CAP/Comune (obbligatori), Provincia (solo Italia), più Codice, Referente, Telefono, Email, Note; «Indirizzo di ritiro predefinito» lo propone di default — il primo che salvi lo diventa in automatico, e se lo elimini SamBooks promuove il primo residuo. «Copia da sede» pre-compila un nuovo indirizzo dai dati della sede fornitore. Ogni indirizzo si modifica o elimina dalle icone a fianco.
Il fornitore che è anche un vettore o un corriere
Se questo fornitore ti fornisce anche il trasporto, attiva «È un vettore/corriere» — in creazione (sezione «Vettore / corriere») o in modifica, nella card omonima di Identità. Compaiono Codice corriere (slug lato aggregatore, es. «brt» o «gls», facoltativo) e Aggregatore (Nessuno, ShippyPro, Sendcloud, Qapla'). Il fornitore compare poi in lista col badge «Vettore» ed è selezionabile su DDT e spedizioni. Il codice corriere, se lo usi, deve essere unico per la tua azienda.
Documenti collegati e codici articolo
«Documenti collegati» raggruppa ciò che referenzia il fornitore: Fatture passive e Note di credito passive (cliccabili, aprono il documento), Ordini di acquisto, DDT di acquisto e Bolle doganali (elenco visibile, cliccabile solo per le bolle doganali) — la vista rapida prima di, per esempio, disattivarlo.
«Codici articolo» collega il codice con cui QUESTO fornitore chiama i suoi articoli sulle fatture al tuo articolo o servizio corrispondente. «Riconcilia codice» ne crea una a mano; ogni riga mostra il codice, lo stato «Confermata»/«Da confermare» (con indicazione se è una proposta automatica) e il target collegato. La stessa mappa si aggiorna anche confermando un abbinamento dal pannello dentro una fattura di acquisto: da lì in poi la fattura successiva con lo stesso codice si risolve da sola.
Il fornitore creato in automatico da una fattura SDI
È il caso più frequente. La prima volta che ricevi una fattura passiva via SDI da una partita IVA non ancora in anagrafica, SamBooks crea da solo un fornitore minimo con i dati trovati nell'XML — denominazione, P.IVA, codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario SDI e regime fiscale, quando presenti. Nessuna azione richiesta: il documento si registra comunque.
Compare in lista col badge «Auto da SDI» in Origine (oggi solo un'indicazione, non un filtro: cercalo per nome o P.IVA). Aprendolo trovi dati fiscali e indirizzo già presenti, ma email, telefono, sito, condizioni di pagamento e IBAN sono vuoti, e niente riquadro camerali (forma giuridica, CCIAA/REA) — quello arriva solo dalla ricerca automatica in creazione, non dallo SDI. Per completarlo: apri la scheda, clicca «Modifica» e aggiungi almeno condizioni di pagamento e IBAN se lo paghi con bonifico; se è anche il tuo corriere, attiva lì lo switch vettore. Non esiste un arricchimento automatico successivo: si completa solo a mano.
Modificare, disattivare, riattivare o eliminare un fornitore
«Modifica» rende editabili i campi, «Salva» aggiorna solo quelli cambiati. «Disattiva fornitore» lo rende non selezionabile su nuovi documenti ma mantiene lo storico delle fatture passive; è reversibile con «Riattiva fornitore» — a differenza di articoli, servizi e listini di catalogo, che una volta «eliminati» restano disattivati per sempre, un fornitore disattivato torna sempre operativo con un click.
«Elimina fornitore» è invece definitivo e irreversibile, permesso solo senza documenti collegati — fatture passive, ordini e DDT di acquisto, bolle doganali, dichiarazioni d'intento, Certificazioni Uniche, articoli di cui è fornitore principale, spedizioni/DDT/resi come vettore, codici articolo riconciliati, scadenze aperte. Con anche uno solo di questi, il pulsante è disattivato con «Non eliminabile: ci sono documenti collegati. Usa «Disattiva».»; se la richiesta parte lo stesso — per esempio chiedendo l'eliminazione a Sam — il messaggio di errore elenca quali tipologie di documento la bloccano, e quanti sono. In pratica: un fornitore con cui hai già lavorato lo disattivi, non lo elimini — l'eliminazione serve per un doppione o un errore appena creato.
Chiedilo a Sam
Ogni operazione qui sopra è disponibile anche in chat, in linguaggio naturale: le due strade sono equivalenti. Puoi scrivere a Sam, per esempio: «Crea un fornitore con partita IVA IT01234567890», «Segna Rossi Trasporti come vettore con corriere GLS», «Disattiva il fornitore Beta Forniture Srl» o «Elenca i documenti collegati a questo fornitore». Sam cerca anche i dati camerali di una P.IVA italiana per te, come fa «Trova azienda», e — avendo accesso in lettura ai dati della tua azienda — risponde a «Quali fornitori sono stati creati automaticamente da una fattura SDI?» o «Quanto devo ancora pagare al fornitore X?».
Se qualcosa non va
- «Esiste già un'anagrafica con questa P.IVA»: la coppia P.IVA + paese è già usata da un altro fornitore, anche disattivato o eliminato. Cerca quello esistente invece di crearne uno nuovo.
- «Elimina fornitore» disattivato: ci sono documenti collegati (vedi sopra). Usa «Disattiva», o controlla in «Documenti collegati» cosa lo aggancia.
- VIES non conferma la P.IVA: non blocca il salvataggio. Ricontrolla il numero (senza prefisso paese) o procedi comunque a mano.
- «Esiste già un vettore con codice ‹…›»: il codice corriere è già assegnato a un altro vettore. Cambialo o lascialo vuoto.
- Fornitore auto-creato da SDI con dati incompleti: è normale, arrivano solo i dati della fattura XML. Completa a mano.
- Non trovi un fornitore atteso: togli il filtro Stato (potrebbe essere disattivato) o cerca per P.IVA invece che per nome.
Domande frequenti
Come aggiungo un nuovo fornitore in SamBooks? Dalla lista Fornitori clicca «Nuovo fornitore», cerca l'azienda per nome o P.IVA se italiana (si compila da sola) o compila a mano, e conferma con «Crea fornitore».
Come creo un fornitore estero? Cambia il Paese: per un paese UE inserisci la P.IVA e clicca «Verifica VIES»; per un paese extra-UE compila identità e indirizzo a mano.
Il fornitore si è creato da solo dalla fattura, come lo trovo e lo completo? Cercalo in lista (badge «Auto da SDI», o cerca per P.IVA), apri la scheda e clicca «Modifica» per aggiungere email, telefono, condizioni di pagamento e IBAN.
Cosa vuol dire il badge «Auto da SDI»? Che nessuno lo ha creato a mano: è nato automaticamente alla prima fattura passiva ricevuta via SDI da quella P.IVA.
Come segno un fornitore come corriere o vettore? Attiva lo switch «È un vettore/corriere» e, se vuoi, indica codice corriere e aggregatore (ShippyPro, Sendcloud, Qapla').
Dove inserisco l'indirizzo da cui il fornitore ritira la merce? Tab Indirizzi, rubrica «Indirizzi di ritiro»: «Aggiungi indirizzo» o «Copia da sede».
Perché a volte il pulsante «Elimina fornitore» è spento, e che differenza c'è con «Disattiva»? Il pulsante si disattiva quando esistono documenti collegati (fatture, ordini, DDT, scadenze...): in quel caso l'unica via resta «Disattiva», reversibile con «Riattiva», che nasconde il fornitore dai nuovi documenti mantenendone lo storico. «Elimina» invece è definitivo e possibile solo senza documenti collegati.
Posso avere due fornitori con la stessa P.IVA per sbaglio? No, se stessa P.IVA + paese. Puoi però avere un cliente e un fornitore distinti con la stessa P.IVA, se la stessa azienda ti vende e ti compra: sono due anagrafiche diverse.
Come inserisco l'IBAN per il bonifico? Tab Pagamento, in modifica: per un fornitore è sempre un campo libero. Viene cifrato e mostrato poi mascherato, es. «IT60****3456».