Capire la differenza tra Impostazioni utente e Impostazioni azienda in SamBooks

SamBooks ha due hub di impostazioni distinti — uno tuo, uno dell'azienda — raggiunti da due punti diversi della barra laterale. Confonderli è il modo più comune di finire nel posto sbagliato: questa guida chiarisce dove vive ciascuna cosa, chi può toccarla, e cosa succede se lavori su più aziende con lo stesso account.

A cosa serve

SamBooks separa nettamente due categorie di impostazioni:

• Impostazioni utente (/impostazioni/utente) — riguardano te: profilo personale, sicurezza dell'account, consensi privacy, personalizzazione della barra laterale, notifiche. Le gestisci tu, per il tuo account, e nessun collega le vede o le tocca al posto tuo.
• Impostazioni azienda (/impostazioni/azienda) — riguardano l'azienda su cui stai operando in quel momento: profilo fiscale, codici IVA, sezionali, importazione/esportazione dati, archivio documenti, abbonamento, integrazioni esterne, causali di magazzino. Cambiarle ha effetto su tutti i colleghi che lavorano su quell'azienda, e — a differenza delle tue impostazioni personali — la scrittura è riservata a un ruolo specifico.

Il punto che genera più confusione, e che questa guida esiste apposta per chiarire: la voce "Impostazioni" della barra laterale apre sempre l'hub dell'azienda, mai il tuo. Le tue impostazioni personali si raggiungono da un altro punto: il menu del tuo profilo, in fondo alla sidebar.

Prima di iniziare

• Non serve preparare nulla: questa è una guida di orientamento, non un'operazione da eseguire.
• Ti aiuta soprattutto se hai già letto (o ti serve leggere) le guide specifiche di ciascuna area personale — sono linkate in fondo — e non trovavi il punto d'ingresso giusto.

Come si fa, passo per passo

1. Apri il menu del tuo profilo, in fondo alla barra laterale

In fondo alla sidebar, sotto tutte le voci di navigazione, trovi due elementi impilati. In alto il selettore azienda: mostra il logo e il nome dell'azienda attiva e, sotto il nome, il tuo ruolo in quell'azienda; è sempre un menu a tendina, anche quando hai una sola azienda, perché è da lì che si aggiunge un'azienda nuova (passo 5). Sotto c'è il menu del tuo profilo: l'avatar con le tue iniziali e il tuo nome. Aprilo — in testa mostra nome ed email, poi cinque voci: Profilo, Sicurezza, Personalizza sidebar, Impostazioni, Esci.

La voce "Impostazioni" di questo menu apre l'hub Impostazioni utente — cinque card: Profilo, Sicurezza, Consensi, Personalizzazione, Notifiche. È diversa dalla voce "Impostazioni" che vedi più in alto, fra le sezioni di navigazione della sidebar: quella appartiene al blocco Azienda e apre tutt'altro (passo 3). Stesso nome, due destinazioni: se hai già letto una guida che parlava di "Impostazioni → Personalizza sidebar" nel menu di navigazione principale, non è questo il punto giusto — la personalizzazione si raggiunge da qui, dal menu del profilo, non da lì.

2. Le cinque card di Impostazioni utente: tutte tue, tutte personali

Aprendo "Impostazioni" dal menu profilo trovi:

Sono tutte impostazioni tue: nessun collega può vederle o modificarle, e — con l'unica eccezione delle notifiche, spiegata al passo 4 — sono le stesse qualunque azienda tu stia usando in quel momento.

3. La voce "Impostazioni" della sidebar apre invece l'azienda

Guarda ora la barra di navigazione principale, non il menu del profilo: la voce "Impostazioni" che trovi lì (blocco Azienda, in basso) porta a /impostazioni/azienda, l'hub con nove card — Profilo fiscale, Codici IVA, Sezionali, Importazione, Esportazione, Archivio, Abbonamento, Integrazioni, Causali di magazzino. Nello stesso blocco della sidebar trovi anche tre scorciatoie dirette che portano a pagine di quello stesso hub senza passare dalla griglia: Profilo fiscale, Team e Abbonamento. Profilo fiscale e Abbonamento sono anche card della griglia; Team invece esiste solo come voce della barra laterale.

Ogni card di questo hub riguarda l'azienda attiva, non te: chi ha accesso a più aziende vede contenuti diversi passando da una all'altra (partita IVA diversa, team diverso, integrazioni diverse), a differenza delle impostazioni utente che restano identiche. La scrittura qui è riservata al ruolo Gestore: un Amministrativo apre le stesse card e legge tutto, ma il salvataggio di un'impostazione azienda gli viene rifiutato; un Visualizzatore è in sola lettura ovunque, impostazioni comprese. Fa storia a sé Team, che è del solo Gestore: agli altri ruoli, al posto dell'elenco dei membri, la pagina mostra un riquadro che lo spiega. Il dettaglio completo di chi scrive cosa, area per area, è nella guida Capire ruoli e permessi in SamBooks; come invitare colleghi e commercialista in Invitare il team e il commercialista.

4. Multi-azienda: cosa ti segue e cosa resta dell'azienda

Se il tuo account ha accesso a più aziende (le vedi elencate nella card "Le tue aziende" del tuo Profilo, ciascuna col ruolo che hai in quella specifica azienda — puoi benissimo essere Gestore in una e Visualizzatore in un'altra), ecco cosa succede passando da una all'altra col selettore in fondo alla sidebar:

• Profilo, Sicurezza, Personalizzazione sidebar, Consensi — restano identici: sono legati al tuo account, non a un'azienda. Le tue passkey, la tua password, le sezioni che hai nascosto dal menu, i tuoi consensi privacy valgono ovunque tu stia lavorando.
• Notifiche — qui la regola cambia, ed è la parte meno intuitiva: le tue preferenze di notifica (quali categorie ricevi via email o push) sono salvate per singola azienda, non in blocco per il tuo account. Se in un'azienda spegni le email di "Ciclo passivo" perché quel cliente non ti interessa, nell'altra azienda restano invariate finché non le spegni anche lì.
• Impostazioni azienda (profilo fiscale, team, integrazioni, abbonamento…) — appartengono interamente all'azienda attiva, e il tuo ruolo può essere diverso in ciascuna.

All'apertura, SamBooks riporta l'ultima azienda che hai usato (o quella predefinita, la prima volta); da lì il selettore in fondo alla sidebar cambia contesto in ogni momento, senza uscire e rientrare.

5. Aggiungere un'altra azienda allo stesso account

Dal selettore azienda in fondo alla sidebar, la voce "Aggiungi azienda" apre il dialog "Aggiungi un'azienda", che collega una nuova azienda al tuo account esistente — "Collega un'altra azienda al tuo profilo, senza creare un nuovo account. Avrà il suo abbonamento (parte in prova)." Non serve un'altra email né un'altra password: resti la stessa persona, con impostazioni personali condivise e impostazioni azienda separate per ciascuna.

Se qualcosa non va

• Cerco "Personalizza sidebar" sotto la voce Impostazioni della barra di navigazione e non c'è. È corretto: quella voce apre le impostazioni dell'azienda. La personalizzazione vive nel menu del tuo profilo, in fondo alla sidebar (passo 1), oppure nella card "Personalizzazione" delle tue Impostazioni utente.
• Non trovo l'abbonamento in Impostazioni utente. Giusto: l'abbonamento è dell'azienda, non tuo — lo trovi in Impostazioni azienda (card "Abbonamento") o dalla scorciatoia diretta in sidebar.
• Ho cambiato una preferenza di notifica ma nell'altra azienda è come prima. Non è un bug: le preferenze di notifica sono per azienda, a differenza di profilo, sicurezza, personalizzazione e consensi. Vanno impostate in ciascuna azienda separatamente.
• Il mio ruolo cambia da un'azienda all'altra e non capisco perché vedo meno voci. Perché il ruolo è specifico per azienda: puoi essere Gestore in una e Visualizzatore in un'altra, e le impostazioni azienda si adattano di conseguenza. Le tue impostazioni personali restano invece sempre uguali.
• Non vedo la card "Team" fra le impostazioni azienda. Non è una card della griglia: è una voce a sé nella barra di navigazione, nello stesso blocco Azienda, insieme a Profilo fiscale e Abbonamento.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra impostazioni utente e impostazioni azienda? Le prime sono tue e ti seguono ovunque lavori (profilo, sicurezza, consensi, personalizzazione della barra laterale); unica eccezione le preferenze di notifica, che si impostano azienda per azienda. Le seconde appartengono all'azienda attiva e cambiano a seconda di quale stai usando.

Perché non trovo l'abbonamento in Impostazioni utente? Perché l'abbonamento è dell'azienda, non del singolo utente: vive in Impostazioni azienda.

Posso avere ruoli diversi in due aziende diverse su SamBooks? Sì: il ruolo è specifico per azienda. Puoi essere Gestore in una e Amministrativo o Visualizzatore in un'altra, con lo stesso account.

Dove cambio le mie preferenze personali? Dal menu del tuo profilo in fondo alla sidebar, voce "Impostazioni" (non quella della barra di navigazione principale): apre l'hub Impostazioni utente con le cinque card personali.

Solo il Gestore può cambiare le impostazioni dell'azienda? Per la scrittura sì: Gestore ha accesso completo, Amministrativo vede ma non modifica le impostazioni azienda, Visualizzatore è sola lettura ovunque. Dettaglio completo nella guida sui ruoli.

Come passo da un'azienda all'altra nel mio account? Dal selettore azienda in fondo alla sidebar, sopra il menu del tuo profilo: un clic su un'altra azienda della lista cambia subito il contesto.

Le mie passkey valgono per tutte le aziende o solo per una? Per tutte: sono legate al tuo account, non a un'azienda specifica.

Se cambio azienda perdo le mie notifiche o i miei consensi? I consensi no: sono dello stesso account e restano identici ovunque. Le notifiche invece sono salvate per singola azienda: quelle di un'azienda non si applicano automaticamente a un'altra.

Funzioni correlate

• Personalizzare la barra di navigazione — dettaglio della card Personalizzazione.
• Proteggere l'account con passkey e app di autenticazione — dettaglio della card Sicurezza.
• Gestire consensi privacy, cookie e trasparenza AI — dettaglio della card Consensi.
• Disattivare il proprio account SamBooks — un'azione personale che vive nella card Profilo.
• Capire ruoli e permessi in SamBooks — chi può scrivere cosa nelle impostazioni azienda, area per area.
• Invitare il team e il commercialista — come portare colleghi nella tua azienda.