Gestire i consensi privacy e la trasparenza AI in SamBooks

Dove vedere a cosa hai acconsentito, come consultare lo storico e cosa dichiara SamBooks sui modelli AI che alimentano Sam — tutto in una pagina delle tue impostazioni personali.

A cosa serve

La pagina Consensi, sotto le tue impostazioni personali (/impostazioni/utente/consensi), è il punto in cui consulti lo stato di ogni consenso legato al tuo account — cookie, marketing, Termini di Servizio, Privacy Policy — senza poterlo cambiare da qui: la pagina è di sola lettura su questi quattro, e dove si cambia davvero ciascuna preferenza lo spiegano i passi 3 e 6. Sotto lo stato corrente trovi, in quest'ordine: i comandi per le preferenze cookie e i link ai documenti legali, un blocco di trasparenza AI che dichiara quali modelli alimentano Sam, dove restano i tuoi dati e ti chiede una presa visione (diversa dai quattro consensi veri, il passo 4 spiega perché), e infine lo storico completo e paginato di ogni azione registrata (concessioni, revoche, aggiornamenti, prese visione).

Questa è un'impostazione personale: segue il tuo utente, non l'azienda. Se lavori su più aziende con lo stesso account, vedi sempre lo stesso storico — non è duplicato per ciascuna. Questa guida copre cosa trovi in pagina e come intervenire sulle preferenze effettive; il testo legale completo di ogni informativa vive nelle pagine dedicate (/legal/cookie, /legal/privacy, /legal/termini), che questa guida non ripete.

Prima di iniziare

• Ti serve solo essere loggato: la pagina non richiede alcun ruolo particolare, perché riguarda solo il tuo account, non l'azienda su cui operi in quel momento.
• Non serve altro: nessun dato da preparare, nessun collegamento da configurare.

Come si fa, passo per passo

1. Apri "Consensi" dalle tue impostazioni personali

In fondo alla barra laterale trovi il menu del tuo profilo (l'avatar con le tue iniziali e il tuo nome). Aprilo e scegli "Impostazioni": ti porta all'hub Impostazioni utente, la griglia con le card Profilo, Sicurezza, Consensi, Personalizzazione e Notifiche. Clicca la card "Consensi" — "Storico consensi privacy e preferenze cookie." Il menu del profilo non ha una scorciatoia diretta a Consensi (a differenza di Profilo, Sicurezza e Personalizza sidebar, che sono voci dirette del menu): passa sempre dall'hub.

Attenzione a non cercarla sotto la voce Impostazioni della barra laterale: quella apre le impostazioni dell'azienda (profilo fiscale, codici IVA, abbonamento…), non le tue. Se ti confondi spesso fra le due, la guida Capire la differenza tra Impostazioni utente e Impostazioni azienda chiarisce dove vive ciascuna cosa.

2. Leggi lo stato corrente dei tuoi quattro consensi

In cima alla pagina, sotto "Stato corrente", trovi una card per ciascuno dei quattro consensi veri — quelli che si danno e si revocano: Cookie, Marketing, Termini di Servizio, Privacy Policy. L'informativa sull'uso dell'AI non è fra queste card: ha una sezione propria più sotto (passo 4), perché — a differenza di questi quattro — non è un consenso da dare o togliere. Ogni card mostra una delle tre condizioni:

• Mai espresso — non hai ancora registrato nessuna azione su questo tipo (icona neutra, sfondo grigio).
• Concesso — l'ultima azione registrata è un'accettazione ancora valida (icona verde), con "Ultima azione: {data}" e, se previsto, "Scade: {data}".
• Negato/Revocato — l'ultima azione è una revoca o un rifiuto (icona rossa).

Lo stato che vedi è sempre l'ultimo record, non una media o un riassunto: se hai accettato il marketing e poi l'hai revocato, la card mostra Negato/Revocato, e la sequenza completa resta nello storico sotto.

3. Cambia le preferenze cookie e apri i documenti legali

Subito sotto le card di stato, la sezione "Modifica preferenze e documenti" raccoglie quattro comandi. Il primo, "Modifica preferenze cookie", riapre il banner che hai visto al primo accesso — compare in fondo alla pagina — con le tue scelte attuali già impostate: da lì "Accetta tutti" e "Solo necessari" decidono in un colpo solo, mentre "Personalizza" apre l'elenco delle categorie e "Salva preferenze" registra la scelta fatta a mano. Delle quattro categorie elencate una sola si accende e si spegne davvero, Statistici (analisi dell'utilizzo, provider PostHog in regione UE): Necessari resta sempre attiva — senza quei cookie la webapp non funziona — mentre Preferenze e Marketing e profilazione sono dichiarate non utilizzate in questa versione e non hanno interruttore. Accanto al bottone ci sono i link a Cookie Policy, Privacy Policy e Termini di Servizio, che aprono il testo integrale di ciascun documento.

La scelta salvata aggiunge una riga allo storico, con sorgente Banner, e aggiorna la card di stato Cookie: entrambe le cose compaiono ricaricando la pagina, perché stato e storico vengono letti una volta sola all'apertura.

4. Il blocco Trasparenza AI: cosa dichiara, e la presa visione con versione

Sotto quei link, la sezione "Trasparenza AI" dichiara, in modo sintetico, cosa c'è dietro Sam: è un assistente basato su intelligenza artificiale, e il blocco indica i fornitori che lo fanno funzionare, ciascuno con il suo compito in una riga. Google Cloud (Vertex AI) fornisce i modelli Gemini, e per questi i contenuti non sono usati per addestrare i modelli. Anthropic, tramite Amazon Bedrock UE, serve l'assistente. Mistral AI serve la lettura automatica dei documenti e la trascrizione della dettatura, ed è la riserva dell'assistente insieme a Gemini. Langfuse si occupa dell'osservabilità. Linkup fa la ricerca web, con sole query generiche e senza dati del cliente. Voyage AI serve la ricerca semantica.

Quanto alla residenza dei dati, l'elaborazione dell'assistente resta nell'Unione Europea con Google Vertex AI (endpoint multi-regione UE), Mistral AI (Francia/Svezia) e Amazon Bedrock UE, salvo i casi descritti per Voyage AI. Voyage AI è un servizio di MongoDB, Inc., negli Stati Uniti, con clausole contrattuali standard, quindi fuori dall'Unione Europea. Riceve i testi di ricerca: la domanda che poni a Sam e le ricerche che Sam fa per rispondere, i testi che digiti nelle ricerche (schede operative, conti) e, in casi limitati, la descrizione di una riga di fattura per proporre il conto. Il testo libero parte così com'è scritto, senza filtro. Riceve anche i nomi dei conti che l'azienda aggiunge o rinomina nel proprio piano dei conti. Non riceve documenti né campi anagrafici o importi come tali; per il resto elabora testi normativi e contenuti di SamBooks. Un consiglio pratico: nelle ricerche e nelle descrizioni libere non scrivere dati personali o bancari non necessari, come IBAN o codici fiscali. E infine la supervisione: "Ogni output generato dall'AI è etichettato come tale; ogni operazione con effetto fiscale o bancario richiede la tua conferma esplicita (supervisione umana — nessuna decisione automatizzata ai sensi dell'art. 22 GDPR)."

A differenza dei quattro consensi della sezione precedente, qui non ti si chiede un consenso: il testo lo dice esplicitamente — "Non ti chiediamo un consenso, e non c'è nulla da revocare: Sam è parte del servizio che hai sottoscritto, quindi la base giuridica del trattamento è l'esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)." Quello che la legge impone, invece, è informarti: l'AI Act (art. 50) chiede che tu sappia di star interagendo con un sistema di intelligenza artificiale, non che tu lo autorizzi. Per questo il blocco non ha un interruttore ma un atto di presa visione: se non hai ancora confermato di aver letto l'informativa (o se è stata aggiornata da quando l'hai confermata l'ultima volta) vedi il bottone "Confermo di aver letto" — premendolo, SamBooks registra nello storico quale versione dell'informativa hai letto e quando, e la sezione passa a mostrare "Presa visione confermata il {data} (versione {versione})". Se l'informativa viene aggiornata, la conferma torna a essere richiesta senza cancellare quella precedente. Il link "Dettagli nella Privacy Policy (sez. 7 — Intelligenza artificiale)" porta al paragrafo completo. I permessi davvero facoltativi e revocabili legati all'AI — usare le tue email come contesto per Sam, farne estrarre documenti fiscali — non sono qui: sono i consensi granulari della casella di posta collegata, e si gestiscono dalle impostazioni di Posta.

5. Consulta lo storico paginato

In fondo alla pagina, la sezione "Storico (Art. 15 GDPR)" elenca ogni azione mai registrata sul tuo account, più recente per prima: Data, Tipo, Azione (badge Concesso/Revocato/Aggiornato), Sorgente (Banner, Registrazione, Impostazioni, API, Importazione — cioè dove è stata raccolta quell'azione) e Policy (la versione del documento legale in vigore in quel momento, cliccabile se ha un link). Il menu "Filtra tipo" sopra la tabella riduce l'elenco a un solo tipo di consenso; "Tutti" lo riporta completo. Sotto la tabella, il riepilogo "{N} record · pagina {X}/{Y}" con Precedente/Successiva pagina 20 righe alla volta. Nessun record registrato mostra "Nessun consenso registrato."

Questo storico è un registro d'archivio, append-only: ogni azione aggiunge una riga nuova e nessuna riga viene mai riscritta — è così che il registro prova, in caso di verifica, cosa hai effettivamente accettato e quando. Dalla pagina non c'è modo di "ripulirlo" né di cancellarne una voce. Le righe però non restano lì per sempre: ciascuna porta con sé una scadenza — è il "Scade: {data}" che compare sulla card di stato — e una volta passata viene rimossa dal registro, secondo la politica di conservazione di SamBooks. Se hai un'esigenza specifica sui tuoi dati che va oltre la consultazione, scrivi al supporto SamBooks.

6. Cambiare il consenso marketing: non succede in questa pagina

Il consenso marketing si concede una volta, in fase di registrazione: una casella facoltativa e non pre-spuntata, separata dall'accettazione obbligatoria di Termini e Privacy. Questa pagina ti mostra lo stato aggiornato di quel consenso, ma non offre un interruttore per cambiarlo direttamente qui. Per revocarlo hai due strade, entrambe dentro le email che ricevi da SamBooks e nessuna delle due richiede di accedere:

• "Annulla l'iscrizione" — è il link in fondo alle newsletter e alle email di ripresa (quelle che arrivano a prova scaduta o dopo un periodo senza accessi). Un clic solo: ti toglie dagli invii e registra subito la revoca del consenso marketing.
• "Gestisci le preferenze di notifica" — è il link in fondo alle email dei primi passi che accompagnano la prova. Apre la pagina pubblica Preferenze di notifica, senza accesso, con quattro interruttori: Primi passi, Riepilogo settimanale, Novità e aggiornamenti, Promemoria. È "Novità e aggiornamenti" a corrispondere al consenso marketing: spegnerlo lo revoca, riaccenderlo lo riconcede.

I due link non convivono nella stessa email: dove c'è l'uno non c'è l'altro. La revoca è registrata subito; per vederla qui, nella card di stato e in cima allo storico, ricarica la pagina Consensi.

Se cambi azienda, i tuoi consensi non cambiano

Se il tuo account ha accesso a più di un'azienda (vedi Capire la differenza tra Impostazioni utente e Impostazioni azienda), consensi e storico restano identici qualunque azienda tu stia usando in quel momento: sono legati al tuo utente, non a un'azienda specifica. Passare da un'azienda all'altra con il selettore in fondo alla barra laterale non azzera né duplica nulla di quanto vedi in questa pagina.

Se qualcosa non va

• Non trovo l'Informativa AI tra le card di "Stato corrente", dove è finita? Non è più lì: ha una sezione propria, "Trasparenza AI", più sotto nella pagina. Non è tra i quattro consensi veri perché non è un consenso da dare — è un'informativa da leggere, con un bottone "Confermo di aver letto" che registra la presa visione.
• Ho cambiato idea sui cookie ma il banner non si riapre. Verifica di aver premuto "Modifica preferenze cookie" e non uno dei tre link ai documenti, che aprono solo il testo legale. Il banner compare in fondo alla pagina, non in una finestra separata: se in quel momento hai aperto una finestra di dialogo o, da telefono, il menu laterale, resta nascosto finché non la chiudi — poi ricompare da solo.
• Voglio cancellare lo storico dei miei consensi, non solo consultarlo. Non è possibile da questa pagina: è un registro d'archivio append-only, pensato per provare cosa hai accettato e quando. Per qualunque richiesta che vada oltre la consultazione, contatta il supporto SamBooks.
• Ho spuntato il consenso marketing per sbaglio in registrazione. Usa il link "Annulla l'iscrizione" in fondo alla prossima newsletter o email di ripresa che ricevi; in alternativa, dal link "Gestisci le preferenze di notifica" delle email dei primi passi, spegni "Novità e aggiornamenti". Nessuna delle due strade richiede di accedere.
• La policy in storico non ha un link cliccabile. Succede quando quella versione del documento non ha un URL associato nel record: vedi comunque il numero di versione (v{numero}); il testo attuale resta sempre raggiungibile dai link "Modifica preferenze e documenti".

Chiedilo a Sam

Per i quattro consensi veri (cookie, marketing, Termini, Privacy) questa è un'eccezione alla regola generale: non puoi consultarli né modificarli chiedendolo a Sam in chat. Sono impostazioni personali di natura legale, legate al tuo account e al tuo storico probante — si consultano e si gestiscono solo da questa pagina, dal banner cookie o dai link nelle email che ricevi.

Sull'informativa AI l'eccezione ha un'eccezione: puoi chiedere a Sam «usi l'intelligenza artificiale sui miei dati?», «dove finiscono i miei documenti?» o «confermo di aver letto l'informativa AI» — Sam ti risponde con la stessa sintesi che leggi nel blocco Trasparenza AI (modelli, residenza dei dati, supervisione umana) e, se glielo chiedi esplicitamente, registra la presa visione con la stessa versione e la stessa data che vedresti premendo «Confermo di aver letto» in pagina. È coerente col fatto che non è un consenso da dare, ma un'informazione da ricevere — e quella puoi riceverla anche in chat.

Domande frequenti

Dove vedo a cosa ho dato il consenso su SamBooks? In Impostazioni utente → Consensi: la sezione "Stato corrente", in cima, mostra la situazione di oggi per ciascuno dei cinque tipi; "Storico", in fondo alla pagina, l'intera cronologia.

Come revoco il consenso al marketing? Non da questa pagina: usa il link "Annulla l'iscrizione" in fondo a una newsletter o a un'email di ripresa, oppure il link "Gestisci le preferenze di notifica" delle email dei primi passi e spegni "Novità e aggiornamenti". Ricarica poi la pagina Consensi per vedere lo stato aggiornato.

Come riapro il banner dei cookie? Dal bottone "Modifica preferenze cookie" nella pagina Consensi: riapre il banner con le tue scelte attuali, pronte da cambiare.

Che modelli AI usa SamBooks per i miei dati? Il blocco "Trasparenza AI" della pagina Consensi indica i fornitori: Anthropic tramite Amazon Bedrock UE per l'assistente; Google Cloud Vertex AI per i modelli Gemini, anche come riserva dell'assistente; Mistral AI per la lettura automatica dei documenti, la trascrizione e come riserva dell'assistente; Langfuse per l'osservabilità; Linkup per la ricerca web, con sole query generiche e senza dati del cliente; Voyage AI per la ricerca semantica.

I miei dati restano in Europa? Non sempre. L'elaborazione dell'assistente resta nell'Unione Europea con Google Vertex AI (endpoint multi-regione UE), Mistral AI (Francia/Svezia) e Amazon Bedrock UE, salvo i casi descritti per Voyage AI. Voyage AI è un servizio di MongoDB, Inc., negli Stati Uniti, con clausole contrattuali standard: per la ricerca semantica riceve i testi di ricerca (la domanda a Sam, i testi digitati nelle ricerche, in casi limitati la descrizione di una riga di fattura, inviati così come sono scritti, senza filtro) e i nomi dei conti che l'azienda aggiunge o rinomina nel piano dei conti, ma non documenti né campi anagrafici o importi come tali. Nelle ricerche e nelle descrizioni libere non scrivere dati personali o bancari non necessari, come IBAN o codici fiscali.

Come cancello lo storico dei miei consensi? Non è possibile dalla pagina: è un registro d'archivio e nessuna delle sue righe si riscrive, proprio perché serve a provare cosa hai accettato. Le voci scadute vengono rimosse da sole, secondo la politica di conservazione. Per una richiesta specifica, contatta il supporto.

Cosa succede se premo "Confermo di aver letto" sull'informativa AI? SamBooks registra nel tuo storico consensi che hai letto quella versione dell'informativa, con data e ora — è la prova che l'obbligo di trasparenza dell'AI Act (art. 50) è stato assolto. Non è un consenso: non stai autorizzando nulla, e non c'è modo di "revocarlo", perché Sam è parte del servizio che hai sottoscritto.

Cosa vuol dire "GDPR Art. 15" scritto sulla pagina? È l'etichetta con cui SamBooks intitola la sezione dello storico. Indica cosa ci trovi dentro: ogni consenso mai registrato sul tuo account, con data, tipo, azione e sorgente, consultabile da te senza doverlo chiedere al supporto.

Ho accettato per sbaglio il consenso marketing, come lo tolgo? Allo stesso modo di una revoca volontaria, dai link in fondo alle email: "Annulla l'iscrizione", oppure "Gestisci le preferenze di notifica" e l'interruttore "Novità e aggiornamenti". Non serve accedere a SamBooks.

Funzioni correlate

• Capire la differenza tra Impostazioni utente e Impostazioni azienda — dove vivono le tue impostazioni personali rispetto a quelle dell'azienda.
• Disattivare il proprio account SamBooks — un'altra azione personale, distinta dai consensi.
• Proteggere l'account con passkey e app di autenticazione — le altre impostazioni di sicurezza personali.
• Personalizzare la barra di navigazione — un'altra preferenza personale, non aziendale.