Invitare i clienti e ottenere accesso allo studio in SamBooks
6 min lettura
Invia ai clienti il link per entrare in SamBooks, segui la risposta e gestisci reinvii e annullamenti fino alla concessione dell'accesso allo studio.
A cosa serve
L'invito dello studio porta il cliente alla registrazione o all'accesso con il suo account. Non autorizza lo studio a lavorare sui dati: è il Gestore dell'azienda cliente a decidere se dare accesso, con quale ruolo e con quali permessi.
L'email parte da SamBooks con il nome di chi invita e può contenere un tuo messaggio. Dopo il consenso l'azienda compare fra i clienti Su SamBooks. Un cliente In anagrafica è invece una scheda interna: la scheda, da sola, non crea un account e non apre la contabilità del cliente.
Prima di iniziare
Entra nel contesto dello studio. Per creare, reinviare o annullare un invito serve il permesso di lettura e scrittura nello studio; in sola lettura puoi consultare gli inviti, ma le azioni che modificano dati sono disabilitate.
Tieni pronti l'email della persona che userà SamBooks e il nome del collega che seguirà il cliente. Il Referente è una persona dello studio, diversa dal destinatario dell'email. L'elenco propone solo le persone che potranno vedere il cliente quando entrerà: un collaboratore limitato ad altri clienti non può essere scelto per un nuovo cliente.
Una scheda Persona fisica non offre l'invito al gestionale azienda. Per invitare un'impresa già in anagrafica puoi partire dalla sua scheda con Invita su SamBooks: nome, email e azienda disponibili vengono proposti nel modulo, e puoi correggerli.
Come si fa, passo per passo
1. Apri gli inviti dello studio
Dal menu di sinistra apri Clienti, passa a Inviti e premi Invita un cliente. Se parti dalla scheda di una ditta o società, usa Invita su SamBooks. Nel modulo controlla sempre l'email proposta: è l'indirizzo a cui arriverà il link.
2. Compila destinatario e proposta di accesso
Email del cliente è obbligatoria. Nome della persona è facoltativo e compare nel saluto dell'email; Azienda è facoltativa e aiuta il cliente a riconoscere l'impresa per cui lo inviti. I limiti sono 254 caratteri per l'email, 120 per il nome e 200 per l'azienda.
Scegli il Referente fra le persone proposte. Il modulo inizialmente propone chi invita quando è idoneo; se non può vedere il nuovo cliente, propone un'altra persona dell'elenco. Controlla la scelta prima di inviare.
In Ruolo che chiedi proponi Personalizzato o Amministrativo. Personalizzato vede solo le sezioni che il cliente sceglie quando accetta l'invito (di base ciclo attivo, ciclo passivo e contabilità): non le scegli tu. Amministrativo lavora su tutta l'operatività dell'azienda, banca, scadenzario e magazzino compresi. Nessuno dei due ruoli gestisce utenti, abbonamento e impostazioni dell'azienda. In Permessi scegli Lettura e scrittura oppure Sola lettura. La proposta iniziale è Personalizzato con lettura e scrittura: il cliente può cambiarla prima di autorizzare.
Se serve, scrivi Messaggio per il cliente (facoltativo). Sotto il campo trovi il conteggio e il limite: il messaggio viene incluso nell'email. Non usarlo per inviare documenti o credenziali.
3. Invia e ritrova il riepilogo
Premi Invia l'invito. Il messaggio di conferma indica l'email destinataria; il modulo si chiude e l'invito resta nell'elenco. Annulla nel modulo chiude la finestra senza inviare.
Nell'elenco leggi cliente invitato, azienda, referente, data di invio e stato. Apri il dettaglio dell'invito per controllare Invitato da, Accesso chiesto, Primo invio, Ultimo invio e Il link vale fino al. Quando il collegamento è disponibile trovi anche Azienda registrata.
Usa Cerca per email, nome o azienda e il filtro Stato per restringere l'elenco. Se non trovi risultati, scegli Tutti o cambia la ricerca prima di creare un altro invito allo stesso indirizzo.
4. Lascia al cliente la scelta dell'accesso
Chi non ha un account si registra dal link, conferma l'email e accede. Chi ha già un account viene portato all'accesso: non deve registrarsi di nuovo. Nella pagina Il tuo commercialista il cliente sceglie l'azienda in Per quale azienda?; vengono proposte solo quelle di cui è Gestore.
Il cliente legge chi avrà accesso, controlla Ruolo e Permesso, può modificarli e conferma con il pulsante che dà accesso allo studio. Non ora rimanda il consenso: non cancella l'account. Anche durante la verifica dell'azienda il Gestore può rispondere; lo studio la vede In verifica finché il controllo dell'azienda non è concluso.
L'accesso è concesso allo studio. Non occorre che il cliente inviti singolarmente tutti i colleghi; anche quelli che entreranno successivamente potranno vedere l'azienda, salvo le restrizioni decise nello studio.
Capire gli stati dell'invito
- Inviato: il link è ancora valido e non risulta utilizzato per il collegamento previsto.
- Registrato: l'invito è stato raccolto, ma lo studio non ha accesso attivo. Lo stato non dice se il cliente sta ancora decidendo o ha scelto di non concedere accesso.
- Con accesso: l'azienda ha concesso accesso allo studio. Apri passa al contesto dell'azienda quando puoi vederla.
- Scaduto: sono passati 30 giorni dall'ultimo invio senza che l'invito sia stato raccolto. Serve un reinvio per fornire un link valido.
- Annullato: lo studio ha annullato l'invito; il link non funziona più e la riga rimane nello storico degli inviti.
Il Gestore dello studio vede tutti i clienti. Per un collaboratore l'accesso all'azienda può essere limitato a clienti selezionati; Apri non compare quando l'azienda non è accessibile a quella persona. Il permesso effettivo sul cliente è il più stretto fra la concessione del cliente e il permesso del collaboratore.
Reinviare o annullare
Usa Reinvia per un invito inviato o scaduto che non è stato raccolto. Il reinvio è consentito al massimo una volta ogni tre giorni: se il pulsante è spento, leggi la data da cui potrai usarlo. Il nuovo invio rinnova la validità di 30 giorni e sostituisce il link: quello della precedente email diventa inutilizzabile.
Per fermare un invito ancora valido e non registrato premi Annulla nelle azioni, leggi la conferma e scegli Annulla l'invito. Torna indietro chiude la conferma senza cambiare l'invito. Annullare non revoca un accesso già concesso e non elimina l'account di un cliente.
Per cambiare o revocare l'accesso attivo il Gestore dell'azienda cliente apre Impostazioni → Team, nella sezione degli studi commercialisti. Invitare un commercialista direttamente nel team dell'azienda è un percorso distinto: l'accesso individuale si estende allo studio solo tramite l'azione esplicita prevista per farlo.
Chiedilo a Sam
Nella chat dello studio puoi affidare a Sam la gestione degli inviti. Esempi con dati inventati:
- Invitare: «Invita Elena Rossi di Rossi Srl a elena@example.com, proponi il ruolo Personalizzato con lettura e scrittura».
- Reinviare: «Reinvia l'invito per elena@example.com se è già reinviabile».
- Annullare: «Annulla l'invito ancora aperto per elena@example.com».
Il consenso resta una scelta del Gestore dell'azienda cliente: Sam nello studio non può concederlo al suo posto.
Se qualcosa non va
Scrivi l'email del cliente. Compila il campo obbligatorio. L'indirizzo email non sembra valido. Correggi spazi, dominio e simbolo @ prima di inviare. Il testo è troppo lungo. Accorcia il campo indicato o il messaggio.
Se il referente non appartiene più allo studio o non vede i nuovi clienti, scegli un'altra persona dell'elenco. Non risolvere cambiando i permessi dell'azienda cliente: qui il controllo riguarda il referente nello studio.
Se il cliente apre un vecchio link dopo un reinvio, deve usare l'ultima email. Se non può concedere accesso perché non è Gestore, chiedi al Gestore di aprire l'invito. In caso di errore di caricamento o invio riprova dopo aver controllato la connessione e l'elenco: evita di inviare copie prima di verificare se l'operazione è già riuscita.
Domande frequenti
Il cliente che si registra mi dà accesso automaticamente? No. Deve scegliere l'azienda e confermare il consenso allo studio.
Registrato vuol dire che ha rifiutato? No. Lo stato non distingue un rinvio da un mancato consenso.
Posso cambiare l'email di un invito già inviato? Il reinvio usa il destinatario esistente. Se è sbagliato, annulla l'invito ancora annullabile e crea quello corretto.
Un collega non vede Apri: cosa controllo? Le restrizioni sui clienti del collaboratore e l'accesso attivo concesso dall'azienda.
Posso invitare chi usa già SamBooks? Sì. Dal link accederà al suo account e sceglierà un'azienda di cui è Gestore.