Invitare il team e il commercialista in SamBooks
9 min lettura
Invita colleghi e commercialista, scegli ruolo e permessi e controlla chi può vedere la tua azienda. Qui trovi anche come modificare o revocare l'accesso dello studio.
A cosa serve
Ogni persona entra con il proprio account. Il ruolo stabilisce le sezioni che vede; il permesso decide se può modificarle. Puoi dare accesso a una persona oppure a uno studio commercialista: sono due concessioni distinte e si gestiscono in punti diversi della pagina Team.
Questa guida parte dall'azienda cliente. Se lavori nello studio e vuoi invitare i tuoi clienti o limitare i clienti visibili ai collaboratori, segui Gestire i clienti nel portale Studio.
Prima di iniziare
Devi essere il Gestore dell'azienda per invitare persone, cambiare i loro accessi e gestire gli studi. Se segui più aziende, scegli prima quella giusta dal selettore: l'invito e i permessi riguardano l'azienda aperta. Ti serve l'indirizzo email con cui la persona userà SamBooks.
Apri Impostazioni → Azienda → Team. Trovi Studi commercialisti, Membri del team, i moduli di invito e Inviti in attesa. Chi non è Gestore vede un messaggio che spiega perché non può gestire il team.
Come si fa, passo per passo
1. Scegli ruolo e permesso
Sono due scelte separate. I ruoli sono:
- Gestore: vede tutto, comprese impostazioni azienda, team e abbonamento. Ha sempre Lettura e scrittura.
- Amministrativo: vede l'operatività, inclusi contabilità, banca, scadenzario, F24 e logistica. Non vede le impostazioni azienda.
- Personalizzato: vede solo le sezioni che scegli tu per quella persona. Non vede mai le impostazioni azienda (profilo fiscale, team, abbonamento, impostazioni) e non vede mai i quattro indicatori della dashboard (fatturato, EBITDA, liquidità, IVA), qualunque sezione abbia. Scrive in tutte le sezioni che vede, salvo il permesso Sola lettura.
Quando scegli Personalizzato si apre la finestra «Personalizza accessi», con le sezioni del menu raggruppate a blocchi: spunta quelle che la persona deve vedere e premi «Conferma». Devi sceglierne almeno una; la dashboard resta sempre visibile. Le sezioni che non spunti spariscono dal suo menu, mostrano la schermata «non disponibile» e Sam non le usa per lei. Se vede Integrazioni, la persona usa i servizi esterni già collegati, ma non collega né scollega Stripe, non registra il canale SDI e non collega gli strumenti di gestione progetti e ShippyPro: lo fanno solo Gestore e Amministrativo.
Con Lettura e scrittura la persona consulta e modifica nelle sezioni che il suo ruolo vede. Con Sola lettura consulta, senza aggiungere o modificare dati. Sola lettura è un permesso, non un ruolo: per esempio puoi invitare un Personalizzato in sola lettura.
Non puoi invitare qualcuno direttamente come Gestore. Prima lo inviti con uno dei ruoli disponibili; dopo l'accettazione puoi promuoverlo dalla tabella dei membri. Il commercialista può ricevere il ruolo Amministrativo o Personalizzato, con la scelta delle sezioni.
2. Invita un collega
Nel riquadro «Invita un utente aziendale» scrivi l'Email. Scegli Ruolo e Permessi e premi «Invita». L'invito compare in «Inviti in attesa», con indirizzo, ruolo, permesso e data di scadenza.
Il collega riceve un link. Se ha già un account entra con quello; altrimenti crea l'account dalla pagina dell'invito. L'email dell'account deve corrispondere a quella invitata. Finché non accetta, l'invito in elenco non è un membro attivo.
Controlla la riga prima di mandare un altro invito: se l'indirizzo è sbagliato, revoca quello in attesa e invita l'indirizzo corretto. Se devi aggiornare un invito non ancora accettato, invialo di nuovo dallo stesso modulo con l'email e le scelte corrette. SamBooks aggiorna l'invito pendente e manda un nuovo link: usa l'ultima email ricevuta.
3. Invita il commercialista
Nel riquadro «Invita il tuo commercialista» scrivi l'Email del commercialista, scegli Ruolo e Permessi e premi «Invita commercialista». Scegli Amministrativo se deve lavorare anche su banca, scadenzario e F24; Personalizzato se deve vedere solo alcune sezioni, per esempio fatture e contabilità: premi «Scegli le sezioni» e spunta quelle che servono (ne serve almeno una). Il permesso Sola lettura è utile quando deve soltanto controllare.
Questa procedura invita la persona nel team dell'azienda. Non dà automaticamente accesso a tutto il suo studio. Dopo l'accettazione, il commercialista compare fra i membri con il segno «Commercialista». Se il suo studio può ricevere l'estensione, sulla riga trovi un'azione come «Estendi a Studio Bianchi»; Studio Bianchi è un nome di esempio.
4. Decidi se estendere l'accesso allo studio
Premi l'azione di estensione solo se vuoi che lo studio possa lavorare sull'azienda. La finestra ti dice quale studio riceverà accesso e con quale ruolo e permesso. Se il commercialista ha il ruolo Personalizzato, lo studio riceve lo stesso ruolo e le stesse sezioni; con qualunque altro ruolo lo studio riceve il ruolo Amministrativo. Conferma con «Estendi l'accesso».
La persona già invitata resta nel team e diventa il referente del cliente nello studio. Le altre persone dello studio ricevono l'accesso secondo la concessione e le eventuali restrizioni interne dello studio. Per ciascuna vale il più stretto fra il permesso concesso dall'azienda e quello che ha nello studio. Dare Lettura e scrittura allo studio non consente a un suo collaboratore in sola lettura di modificare l'azienda.
Se non vedi l'azione, non puoi forzare l'estensione da quella riga. Puoi mantenere l'accesso personale del commercialista; per il percorso in cui è lo studio a invitare il cliente, leggi il paragrafo successivo.
5. Modifica gli accessi attivi
In «Membri del team» cambia Ruolo o Permessi sulla riga della persona. Il cambio si salva quando scegli la nuova voce; se scegli Personalizzato si apre prima «Personalizza accessi» e il ruolo cambia solo quando confermi le sezioni. Sulla riga di chi ha già il ruolo Personalizzato trovi «Personalizza accessi» per cambiare le sezioni in qualsiasi momento. Per promuovere qualcuno scegli Gestore: il suo permesso passa a Lettura e scrittura.
La tua riga non offre il cambio del tuo ruolo o la rimozione. Non puoi declassare o rimuovere l'ultimo Gestore. Il permesso del Gestore resta sempre in scrittura; alcuni account mostrano inoltre un permesso fisso con una spiegazione a schermo.
In «Studi commercialisti» premi «Modifica accesso» sulla scheda dello studio. Scegli Ruolo e Permessi, poi «Salva». Gli studi possono avere il ruolo Amministrativo o Personalizzato: con Personalizzato scegli le sezioni nella stessa finestra «Personalizza accessi», e sulla scheda dello studio «Vedi le sezioni» le mostra. Il pulsante resta spento finché non cambi un valore. Apri l'elenco delle persone per vedere chi accede tramite quello studio e chi è il referente. Non modifichi queste persone una per una: le gestisce lo studio.
6. Revoca un invito o un accesso
Se la persona non ha ancora accettato, usa «Revoca» in «Inviti in attesa». Il link non le darà più accesso. Se è già membro, usa «Rimuovi» sulla sua riga e conferma: perderà l'accesso dato da quella membership. Puoi invitarla di nuovo in seguito.
Per togliere l'accesso dato allo studio usa «Revoca l'accesso allo studio» nella sua scheda. Leggi quante persone perderanno l'accesso, poi conferma con «Revoca l'accesso». Chi hai invitato direttamente resta nel team: la revoca dello studio non cancella le concessioni personali.
La revoca dell'accesso dello studio non si annulla dalla cronologia. Per ridarlo devi concedere un nuovo accesso. Se vuoi togliere ogni accesso a una persona che hai invitato direttamente, controlla anche che non possa entrare tramite uno studio ancora autorizzato.
Se l'invito arriva dal tuo studio
Puoi ricevere un'email con cui lo studio ti invita a usare SamBooks. Se hai già un account accedi e scegli l'azienda; se sei nuovo, registrati prima. L'invito non dà da solo accesso ai dati aziendali.
La richiesta di consenso mostra studio, referente, ruolo proposto e permesso. Se sei Gestore puoi cambiare le scelte e decidere se concedere accesso. Quando lo studio propone il ruolo Personalizzato, le sezioni le scegli tu con «Scegli le sezioni» (di base ciclo attivo, ciclo passivo e contabilità): senza almeno una sezione il consenso non parte. «Non ora» rimanda la decisione: non cancella il tuo account e non concede accesso allo studio. Dopo la concessione lo ritrovi in Team → Studi commercialisti, dove puoi modificarlo o revocarlo.
Lo studio può vedere che ti sei registrato anche se non hai ancora concesso accesso. Lo stato Registrato non gli dice se stai ancora decidendo o hai scelto di non concederlo. Non condividere le tue credenziali per risolvere un invito: il consenso riguarda l'accesso dello studio, ciascuno continua a usare il proprio account.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Apri la chat mentre sei nell'azienda interessata.
- Invitare: «invita luca.bianchi@example.com come Personalizzato con Fatture di vendita e Fatture di acquisto, in sola lettura».
- Invitare il commercialista: «invita anna.rossi@example.com come commercialista con ruolo Amministrativo e lettura e scrittura».
- Modificare: «metti Luca Bianchi in sola lettura, lasciandogli il ruolo Personalizzato». Per cambiare le sezioni: «dai a Luca Bianchi anche la sezione Banca».
- Controllare gli studi: «quali studi hanno accesso alla mia azienda e chi dello studio può vederla?».
- Modificare lo studio: «dai allo Studio Bianchi il ruolo Personalizzato con le sole sezioni Fatture di vendita e Fatture di acquisto, in sola lettura».
- Revocare lo studio: «revoca l'accesso dello Studio Bianchi alla mia azienda».
I nomi e gli indirizzi sono esempi. Sam ti mostra la conferma prima delle modifiche agli accessi. L'accettazione dell'invito da parte del destinatario resta un suo passaggio; Sam non si registra né accetta al suo posto. Per annullare un invito pendente puoi chiedere di annullare l'azione di invito: non vale se il destinatario lo ha già accettato.
Se qualcosa non va
- Non riesci a gestire il team: verifica di essere Gestore nell'azienda aperta.
- Il destinatario non riesce ad accettare: controlla email dell'account, scadenza e che stia usando il link più recente. Un invito revocato non si accetta.
- Il commercialista non vede F24 o banca: controlla il ruolo. Amministrativo comprende quelle sezioni; con Personalizzato vede solo quelle che hai scelto, quindi apri «Personalizza accessi» sulla sua riga (o «Modifica accesso» sulla scheda dello studio) e aggiungi Banca o F24.
- Una persona dello studio non vede l'azienda: controlla che l'accesso dello studio sia attivo. Il Gestore dello studio deve poi verificare le restrizioni sui clienti di quella persona.
- Hai concesso scrittura allo studio, ma un collaboratore non modifica: controlla anche il suo permesso nello studio. Vale quello più restrittivo.
Domande frequenti
Sola lettura è un ruolo? No. Prima scegli il ruolo, poi il permesso di sola lettura o lettura e scrittura.
Invitando il commercialista autorizzo tutto lo studio? No. L'invito diretto riguarda la persona. L'estensione allo studio richiede una tua conferma separata.
Posso cambiare i permessi dopo l'invito? Sì. Per un membro attivo usa la sua riga; per uno studio usa Modifica accesso. Per un invito ancora in attesa puoi aggiornarlo dal modulo con la stessa email.
Revocando lo studio tolgo anche il commercialista che ho invitato personalmente? No. Gli accessi personali restano: controllali nella tabella dei membri.
Perché non posso togliere me stesso? La pagina impedisce di rimuovere te stesso o di cambiare il tuo ruolo, e protegge l'ultimo Gestore.
Posso scegliere le singole persone dello studio? Da questa pagina controlli l'accesso dello studio. Il suo Gestore decide quali collaboratori seguono i clienti; le persone elencate tramite studio non hanno azioni individuali.