Capire ruoli e permessi in SamBooks: chi può fare cosa
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I ruoli aziendali di SamBooks — Gestore, Amministrativo, Visualizzatore — e cosa ciascuno vede o può scrivere in ogni area della piattaforma, non solo nel team.
A cosa serve
Ogni persona che accede alla tua azienda su SamBooks ha un ruolo, e il ruolo decide cosa vede e cosa può modificare in ogni area del prodotto: fatturazione, contabilità, banca e F24, magazzino e spedizioni, impostazioni azienda. Questa guida spiega cosa può fare davvero ciascuno dei ruoli assegnabili oggi — Gestore, Amministrativo, Visualizzatore — ovunque nella piattaforma, non solo nella pagina Team. Esiste anche un quarto ruolo nel sistema dei permessi, Logistica, che oggi non è ancora assegnabile: ne parliamo a parte, più sotto.
Per i passi pratici — come invitare un collega o il tuo commercialista, come cambiargli ruolo, come rimuoverlo — c'è già la guida dedicata Invitare il team e il commercialista in SamBooks, linkata in fondo: qui ci si concentra sul "chi può fare cosa", non sul "come si invita".
Prima di iniziare
- Solo il Gestore può invitare, cambiare ruolo o rimuovere un membro del team: la gestione del team stessa è un'operazione riservata a quel ruolo, come vedrai più sotto.
- I ruoli assegnabili oggi, in breve: Gestore (accesso completo), Amministrativo (tutti i dati operativi, non le impostazioni azienda), Visualizzatore (sola lettura ovunque).
- La lettura dei dati aziendali è aperta a tutti i ruoli con accesso alla company: la differenza fra ruoli sta soprattutto in cosa si può scrivere.
I ruoli, area per area
SamBooks organizza i permessi di scrittura in cinque aree funzionali. Questa tabella riassume chi scrive dove, per i ruoli che puoi assegnare oggi; sotto trovi il dettaglio di ciascuno.
| Area | Gestore | Amministrativo | Visualizzatore |
|---|---|---|---|
| Fatturazione (fatture attive/passive, preventivi, proforme, note di credito/debito) | Scrive | Scrive | Legge |
| Contabilità (prima nota, liquidazioni IVA, dichiarativi, bilancio, registri) | Scrive | Scrive | Legge |
| Finanza e tesoreria (banca, riconciliazione, scadenzario, F24) | Scrive | Scrive | Legge |
| Magazzino e logistica (catalogo, magazzino, DDT, ordini, spedizioni, resi) | Scrive | Scrive | Legge |
| Impostazioni azienda (profilo fiscale, team, integrazioni, archivio, dati) | Scrive | Legge | Legge |
Gestore
Accesso completo: legge e scrive su tutte e cinque le aree, comprese le impostazioni azienda — l'unica area riservata solo a lui. È l'unico ruolo che può cambiare il regime fiscale, collegare o scollegare le integrazioni esterne (Stripe, ClickUp, Shopify, ShippyPro), caricare o rimuovere il logo aziendale, e gestire il team.
Amministrativo
Scrive su tutto il resto: fatturazione, contabilità, finanza e tesoreria, magazzino e logistica — il lavoro operativo quotidiano dell'azienda. Le impostazioni azienda restano fuori dalla sua scrittura: può consultarle (vede il profilo fiscale, chi c'è nel team, quali integrazioni sono collegate) ma non modificarle. Nel menu, quelle voci restano visibili ma appaiono grigie e non cliccabili.
Visualizzatore
Sola lettura su ogni area: può consultare fatture, prima nota, banca, magazzino, dichiarativi e impostazioni azienda, ma non può creare, modificare o eliminare nulla, in nessuna delle cinque aree. Se prova comunque un'azione di scrittura — dal form o chiedendolo a Sam — riceve un errore di permesso; il messaggio che il sistema restituisce è, testualmente: "Operazione non consentita per il ruolo corrente (VISUALIZZATORE): serve un ruolo con permessi di scrittura (Gestore o Amministrativo)."
Un quarto ruolo: Logistica, non ancora assegnabile
Nel sistema dei permessi esiste anche un quarto ruolo, Logistica, pensato per chi lavora solo in magazzino e spedizioni. Non compare nella tabella qui sopra perché oggi non è ancora assegnabile a nessuno: né la pagina Team né Sam offrono questa opzione, che restano limitati a Gestore, Amministrativo e Visualizzatore.
Come riconosci un permesso negato: grigio, non nascosto
Quando il tuo ruolo non può accedere a una sezione, quella voce non sparisce dal menu: resta al suo posto ma appare sbiadita e non cliccabile, con un tooltip che dice "Non disponibile per il tuo ruolo". È lo stesso comportamento per un Amministrativo o un Visualizzatore che guarda le Impostazioni azienda: vedi che la sezione esiste, capisci perché non ci entri, e sai che serve un Gestore se ti serve davvero accedere.
Se invece provi a raggiungere la pagina con un indirizzo diretto invece che dal menu, non trovi un errore tecnico: trovi un pannello che spiega il motivo, come nel caso della pagina Team ("Solo il Gestore dell'azienda può gestire il team. Chiedi al Gestore di promuoverti se hai bisogno di accedere a questa sezione.").
Il commercialista non è un ruolo a sé
Non esiste un ruolo "Commercialista" separato nella tabella qui sopra: chi inviti come commercialista riceve comunque uno dei ruoli esistenti — di norma Amministrativo, così opera sulla contabilità senza toccare le impostazioni azienda, oppure Visualizzatore se deve solo consultare. Il flag che lo segna come commercialista (badge "Commercialista" accanto al suo nome nella tabella del team) gli apre, sul suo account, l'accesso al portale dedicato allo Studio: non cambia in nulla i permessi che ha sulla tua azienda, che restano quelli del ruolo scelto.
Chiedilo a Sam
Puoi chiedere a Sam chi fa parte del team e con quale ruolo — la lettura è aperta a tutti. Le azioni che cambiano il team (invitare, cambiare ruolo, rimuovere) restano invece riservate al Gestore anche in chat: se il tuo ruolo non lo consente, Sam ti risponde con lo stesso errore di permesso che vedresti nel form, non esegue l'azione "per conto tuo". Allo stesso modo, un tentativo di scrittura fuori dalla propria area — per esempio un Visualizzatore che chiede a Sam di registrare una fattura — restituisce lo stesso errore di permesso che avresti dal form: i controlli sono gli stessi, chat o pagina.
Se qualcosa non va
- Una voce del menu è grigia e non cliccabile — il tuo ruolo non ha permesso di scrittura su quell'area: il tooltip "Non disponibile per il tuo ruolo" te lo conferma. Non è un errore: è il permesso che funziona come previsto.
- Ricevo "Operazione non consentita per il ruolo corrente" mentre provo a salvare — hai un ruolo senza permesso di scrittura su quell'area (tipicamente Visualizzatore). Serve un ruolo con permesso di scrittura su quell'area specifica.
- Non trovo "Logistica" tra i ruoli assegnabili nella pagina Team — oggi non è ancora un'opzione né nell'invito né nel cambio ruolo: solo Gestore, Amministrativo e Visualizzatore sono assegnabili.
- Non riesco a gestire il team pur essendo Amministrativo — è corretto: la gestione del team è riservata al Gestore, non fa parte dei permessi dell'Amministrativo.
Domande frequenti
Qual è la differenza pratica fra Amministrativo e Gestore? L'Amministrativo scrive su tutto il lavoro operativo quotidiano (fatture, prima nota, banca, F24, magazzino…) ma non può toccare le impostazioni azienda: profilo fiscale, integrazioni e gestione del team restano solo al Gestore.
Un Visualizzatore può vedere gli importi e i dati sensibili, solo non modificarli? Sì: la sola lettura in SamBooks è lettura completa dei dati a cui il ruolo ha accesso, non una versione ridotta. La limitazione riguarda esclusivamente la scrittura.
Posso assegnare il ruolo Logistica a un collega oggi? No, non ancora: la pagina Team e Sam offrono solo Gestore, Amministrativo e Visualizzatore come ruoli assegnabili. Il ruolo Logistica esiste nel sistema dei permessi ma oggi non è assegnabile a nessuno.
Se il mio ruolo non basta per un'azione, posso aggirarlo chiedendolo a Sam? No: Sam applica esattamente gli stessi controlli di permesso del form. Un'azione negata dal ruolo nella pagina è negata anche in chat.
Il mio commercialista, con ruolo Amministrativo, ha permessi diversi da un collega Amministrativo? No: ha esattamente gli stessi permessi di scrittura di qualunque altro Amministrativo. Il flag "commercialista" gli apre solo il proprio portale Studio.