Capire ruoli e permessi in SamBooks: chi può fare cosa

In SamBooks ogni persona del team ha due impostazioni distinte: il ruolo, che decide quali sezioni vede, e il permesso, che decide se in quelle sezioni può modificare i dati o soltanto consultarli.

A cosa serve

Quando inviti qualcuno nella tua azienda non gli consegni le chiavi di tutto. Con il ruolo scegli l'area in cui lavora: chi tiene la contabilità non ha bisogno di vedere il magazzino, chi prepara le spedizioni non ha bisogno di vedere la banca. Con il permesso scegli se quella persona lavora davvero o controlla soltanto: un revisore, un collega in affiancamento o un commercialista che vuole solo guardare i numeri possono avere la sola lettura.

Le due scelte sono indipendenti. I ruoli sono tre, Gestore, Amministrativo e Personalizzato, e i permessi due, Lettura e scrittura e Sola lettura. Valgono dappertutto: nel menu, nelle pagine e nella chat con Sam.

Questa guida spiega cosa comporta ciascuna scelta. Per i passi pratici (invitare qualcuno, cambiargli ruolo o permesso, toglierlo dal team) c'è la guida Invitare il team e il commercialista.

Prima di iniziare

• Ruoli e permessi li assegna solo il Gestore, dalla pagina Team delle impostazioni dell'azienda. Se nel menu di sinistra non trovi la voce Team, il tuo ruolo non è Gestore.
• Il ruolo vale per la singola azienda: con lo stesso account puoi essere Gestore nella tua azienda e Amministrativo o Personalizzato in quella di un cliente.
• Il Gestore ha sempre Lettura e scrittura. La sola lettura si può dare a tutti gli altri ruoli, mai a lui.
• Se in passato nella tua azienda c'erano i ruoli Contabile e Logistica, chi li aveva oggi è un Personalizzato con le stesse sezioni di prima.

I tre ruoli: cosa vede ciascuno

Il ruolo decide quali voci compaiono nel menu di sinistra. Una sezione che il tuo ruolo non vede non compare affatto: non la trovi in grigio, semplicemente non c'è.

Il Gestore e l'Amministrativo hanno ruoli fissi. Il Personalizzato invece non ha un elenco fisso: per ogni persona il Gestore sceglie le sezioni che vede, e la colonna «Personalizzato» della tabella va letta come «secondo le sezioni scelte».

Le Personalizzazioni, se la tua azienda ne ha, le vedono tutti i ruoli. Le impostazioni personali (profilo, sicurezza, notifiche, personalizzazione del menu) non dipendono dal ruolo: ciascuno le apre dal menu utente, in fondo alla barra di sinistra.

Oltre al ruolo, alcune sezioni dipendono dal regime fiscale o dal piano dell'abbonamento. Se una voce manca anche al Gestore, il motivo è quello e non il ruolo.

Gestore

Vede e modifica tutto, comprese le impostazioni dell'azienda: profilo fiscale, team, abbonamento, dati e logo, codici IVA, sezionali di numerazione e archivio dei documenti. È l'unico che gestisce il team, l'unico che sceglie le sezioni dei Personalizzati e l'unico che scarica l'esportazione completa dei dati aziendali.

Non si assegna con l'invito: si diventa Gestore quando un altro Gestore ti promuove dalla tabella dei membri. Un'azienda può avere più Gestori, e l'ultimo rimasto non può essere declassato.

Amministrativo

È il ruolo di chi manda avanti l'operatività di tutti i giorni. Vede e usa i cicli attivo e passivo, la contabilità, la banca, lo scadenzario, gli F24 e la logistica, e vede i quattro indicatori della dashboard. Non vede il blocco Azienda: profilo fiscale, team, abbonamento e impostazioni dell'azienda restano al Gestore.

Personalizzato

È il ruolo su misura: il Gestore sceglie, persona per persona, le sezioni che vede. Le altre spariscono dal menu, e a chi apre un loro link compare la schermata «Non disponibile per il tuo ruolo». Anche Sam non le usa per lui. La Dashboard resta sempre visibile, e il Gestore deve scegliere almeno un'altra sezione.

Come il Gestore sceglie le sezioni. Nella pagina Team delle impostazioni dell'azienda, scegliendo Personalizzato nel campo del ruolo (quando inviti qualcuno o quando cambi il ruolo di un membro) si apre la finestra «Personalizza accessi». Per chi è già Personalizzato, il pulsante «Personalizza accessi» nella sua riga la riapre. L'elenco è quello della personalizzazione della barra di sinistra: una scheda per blocco (ciclo attivo, ciclo passivo, contabilità, logistica, finanza), con un interruttore per ogni voce, il contatore delle sezioni scelte e i pulsanti per mostrare o nascondere tutte le voci di un blocco. Le sezioni spente dal piano o dal regime fiscale restano in elenco, ma non si possono accendere. Il ruolo cambia solo quando premi Conferma.

Cosa non cambia mai, qualunque sezione venga scelta:

• Il blocco Azienda (profilo fiscale, team, abbonamento, impostazioni) resta al Gestore.
• I quattro indicatori della dashboard (fatturato, EBITDA, liquidità, IVA) non li vede, nemmeno se ha la sezione a cui portano. Li vedono solo il Gestore e l'Amministrativo.
• I servizi esterni li usa ma non li configura. Se vede la sezione Integrazioni sincronizza, importa e riconcilia, ma non collega né scollega Stripe, non registra il canale per la fatturazione elettronica (SDI) e non collega gli strumenti di gestione dei progetti e ShippyPro. Lo fanno il Gestore e l'Amministrativo.
• L'esportazione dei dati dell'azienda non la scarica.
• Il costo del personale nei Progetti non lo vede: lo vedono solo Gestore e Amministrativo con lettura e scrittura. Tariffe e valori verso il cliente li vede, se ha la sezione Progetti e la lettura e scrittura.

Dentro le sezioni che vede, il Personalizzato lavora come un Amministrativo: ordini, DDT e resi compresi, se la sezione è tra le sue. Se ha il permesso di sola lettura, consulta e basta. Un dettaglio sul Piano dei conti: con la sezione Piano dei conti oppure Banca crea e modifica i conti di liquidità (conto corrente, cassa, carta), mentre per impostare il conto predefinito o eliminarne uno serve la sezione Banca.

Due esempi tipici: per chi tiene la contabilità si scelgono ciclo attivo, ciclo passivo e contabilità; per chi lavora in magazzino, la logistica più ordini e DDT di acquisto.

I due permessi: cosa si può fare

Il permesso si sceglie per ogni persona accanto al ruolo, nel campo Permessi.

• Lettura e scrittura: la persona consulta e modifica nelle sezioni che il suo ruolo vede. Il Gestore ha sempre questo permesso.
• Sola lettura: la persona consulta e basta. Apre le stesse pagine che il suo ruolo vede, ma non crea, non modifica e non elimina niente.

Chi ha la sola lettura può comunque aprire e scaricare i singoli documenti che consulta, come il PDF di una fattura. Non riceve invece le notifiche delle cose da fare (una fattura da approvare, una scadenza da pagare), perché nessuna di quelle azioni tocca a lui. Quelle generali dell'azienda arrivano a chi può scrivere (Gestore, Amministrativo e Personalizzato non in sola lettura); quelle di una sezione arrivano solo a chi vede quella sezione.

Le combinazioni tipiche sono tre: un Personalizzato in sola lettura con ciclo attivo, ciclo passivo e contabilità per il revisore o il commercialista che controlla senza intervenire, un Amministrativo in sola lettura per chi deve vedere tutta l'operatività senza toccarla, un Personalizzato in sola lettura con la sola logistica per chi consulta le giacenze.

Come ti accorgi di un limite

Il limite del ruolo e quello del permesso si riconoscono in modo diverso.

• Una sezione manca dal menu. È il ruolo: quella sezione non fa parte di ciò che vedi in questa azienda. Se apri un link diretto a quella pagina, per esempio da una email o da un segnalibro, trovi la pagina «Non disponibile per il tuo ruolo», con la spiegazione e il pulsante «Torna alla dashboard».
• Vedi la pagina ma non riesci a salvare. È il permesso di sola lettura, oppure un'azione che il tuo ruolo non può eseguire (per esempio collegare un servizio esterno da Personalizzato). Il messaggio ti dice quale dei due casi è e ti suggerisce di chiedere al Gestore.

Il commercialista e lo studio

Il commercialista non ha un ruolo a sé. Quando lo inviti dal riquadro «Invita il tuo commercialista» della pagina Team gli assegni Amministrativo oppure Personalizzato, più il permesso che preferisci. Se deve lavorare su tutta l'operatività, compresi incassi, pagamenti e F24, l'Amministrativo è la scelta giusta. Se deve vedere solo una parte, per esempio fatture e contabilità senza banca, magazzino e impostazioni, scegli Personalizzato e indica le sezioni; se deve solo controllare, aggiungi la sola lettura.

Lo stesso vale quando dai l'accesso a uno studio commercialista: il ruolo è Amministrativo o Personalizzato, con il permesso che preferisci. Quando è lo studio a invitare te come cliente, l'invito propone il ruolo e, per il Personalizzato, le sezioni di partenza (di base ciclo attivo, ciclo passivo e contabilità): le scegli o le cambi tu accettando, e senza almeno una sezione l'accesso non parte. Nel team di uno studio, invece, il ruolo Personalizzato non c'è: lì si sceglie fra Gestore e Amministrativo.

Il badge «Commercialista» accanto al suo nome gli apre, sul suo account, il portale dello Studio. Non cambia niente di quello che vede e fa nella tua azienda, che dipende solo da ruolo e permesso.

Chiedilo a Sam

Sam sa con quale ruolo, quali sezioni e quale permesso stai lavorando e rispetta gli stessi limiti delle pagine.

• Se chiedi qualcosa che appartiene a una sezione che il tuo ruolo non vede, per esempio «quanto abbiamo in banca?» senza la sezione Banca, Sam risponde che quella parte non rientra nel tuo ruolo e ti propone ciò che puoi fare nelle tue aree.
• Con la sola lettura Sam risponde alle domande e cerca i dati, ma non registra, non invia e non modifica niente per tuo conto.
• Il Gestore può gestire il team anche in chat. Per esempio: «Invita studio.bianchi@example.it come commercialista, ruolo Amministrativo in sola lettura», oppure «Invita marta.rossi@example.it come Personalizzato con ciclo attivo e contabilità». Per il Personalizzato Sam usa le sezioni che indichi e ti chiede conferma prima di mandare l'invito. Allo stesso modo puoi chiedergli «Chi ha accesso alla mia azienda, con che ruolo e che permesso?».

Chiedere a Sam non aggira i limiti: un'azione che la pagina non ti permette non te la permette nemmeno la chat.

Se qualcosa non va

• Non trovo una sezione che ieri c'era. Il Gestore ha cambiato il tuo ruolo o le tue sezioni. Se il menu mostra ancora le voci di prima, ricarica la pagina; in una chat con Sam già aperta, il ruolo nuovo vale dal messaggio successivo.
• Non vedo Banca, Magazzino o le Fatture nel menu. Dipende dal tuo ruolo: se sei Personalizzato, il Gestore non ti ha aperto quella sezione. Controlla la tabella qui sopra; se quella sezione ti serve, chiedi al Gestore di aggiungerla alle tue.
• Apro un link e vedo «Non disponibile per il tuo ruolo». La pagina appartiene a una sezione che il tuo ruolo non vede. Se ti serve davvero, chiedi al Gestore di cambiarti ruolo o di aprirti la sezione.
• Il salvataggio viene rifiutato con un messaggio sulla sola lettura. Hai il permesso di sola lettura su questa azienda: chiedi al Gestore di passarti a Lettura e scrittura.
• Il salvataggio viene rifiutato perché il tuo ruolo non può modificare quella parte. Stai usando un'azione riservata ad altri ruoli, come collegare un servizio esterno da Personalizzato. Chiedi al Gestore di eseguire l'azione o di cambiarti ruolo.
• Non riesco a confermare un Personalizzato. Serve almeno una sezione scelta: nella finestra «Personalizza accessi» accendi almeno una voce, poi premi Conferma.
• Non riesco a mettere in sola lettura un Gestore. È voluto: il Gestore ha sempre lettura e scrittura, altrimenti l'azienda potrebbe restare senza nessuno che la amministri. Declassalo prima a un altro ruolo, se non è l'ultimo Gestore.

Domande frequenti

Che differenza c'è fra ruolo e permesso? Il ruolo decide cosa vedi, il permesso decide se puoi modificare quello che vedi. Un Personalizzato in sola lettura con fatture e contabilità le vede ma non cambia niente; con lettura e scrittura ci lavora.

Qual è la differenza pratica fra Amministrativo e Personalizzato? L'Amministrativo vede tutta l'operatività e i quattro indicatori della dashboard, e configura i servizi esterni. Il Personalizzato vede solo le sezioni scelte dal Gestore, mai gli indicatori, e i servizi esterni li usa senza configurarli. Per un commercialista o per chi fa solo la contabilità il Personalizzato basta ed espone meno dati.

Dove si impostano le sezioni di un Personalizzato? Nella pagina Team delle impostazioni dell'azienda: scegliendo Personalizzato nel ruolo si apre la scelta, e il pulsante «Personalizza accessi» nella riga del membro la riapre quando vuoi cambiarla.

Un Personalizzato può registrare gli incassi e i pagamenti delle scadenze? Sì, se il Gestore gli ha aperto la sezione Scadenzario e ha la lettura e scrittura. Senza lo Scadenzario no, e quelle registrazioni le fa chi ha il ruolo Gestore o Amministrativo; vede comunque in prima nota le scritture che ne derivano, se ha la sezione Prima nota.

Un collega in sola lettura vede gli importi? Sì. La sola lettura è una consultazione completa delle sezioni che il ruolo vede: la limitazione riguarda solo le modifiche. Fa eccezione il modulo Progetti, dove tariffe e valori restano riservati a chi ha lettura e scrittura e il costo del personale a Gestore e Amministrativo con lettura e scrittura.

Posso dare la sola lettura a qualcuno senza cambiargli ruolo? Sì. Nella tabella dei membri cambi solo il campo Permessi e il ruolo resta quello di prima.

Il mio commercialista, con ruolo Personalizzato, ha permessi diversi da un collega Personalizzato? No, a parità di sezioni scelte. Vede e fa esattamente le stesse cose: il badge «Commercialista» gli apre solo il suo portale dello Studio.

Funzioni correlate

• Invitare il team e il commercialista: invitare, cambiare ruolo e permesso, rimuovere un membro.
• Impostazioni utente e impostazioni azienda: cosa è tuo e cosa è dell'azienda.
• Portale dello Studio per il commercialista: come lavora il commercialista sui suoi clienti.
• Personalizzare la barra di navigazione: mostrare o nascondere le voci che il tuo ruolo vede.