Gestire i clienti nel portale Studio di SamBooks
9 min lettura
Tieni insieme i clienti dello studio, invita le aziende su SamBooks e apri la loro contabilità quando hai accesso. Gestisci anche persone fisiche e collaboratori.
A cosa serve
Questa guida è per il commercialista e per chi lavora nel suo studio. Il portale Studio raccoglie clienti, inviti, scadenze e pratiche Quadri esteri. Per registrare fatture o lavorare sulla contabilità di un'azienda cliente, devi aprire quell'azienda: il portale dello studio e l'ambiente del cliente restano distinti.
Nell'elenco convivono due tipi di schede. «Su SamBooks» indica le aziende che usano il gestionale e a cui puoi accedere secondo i permessi ricevuti. «In anagrafica» indica i clienti che lo studio tiene nella propria rubrica, incluse le persone fisiche: aggiungere una scheda non crea un account e non avvia la contabilità del cliente su SamBooks.
Prima di iniziare
Entra con il tuo account e scegli lo studio nel selettore delle aziende. Se non hai ancora registrato lo studio, parti da Registrarti come commercialista. Un collaboratore invitato usa invece il proprio link di invito.
Per aggiungere o modificare schede, inviare inviti e assegnare referenti ti serve il permesso di scrittura nello studio. Solo il Gestore dello studio gestisce i collaboratori e sceglie quali clienti aziendali possono vedere. L'accesso alla contabilità di un cliente richiede anche la concessione di quel cliente: la presenza del suo nome in anagrafica non basta.
Come si fa, passo per passo
1. Parti dalla Dashboard
La Dashboard mostra il punto sui clienti, le scadenze scadute e in arrivo, le fatture passive da registrare, gli inviti e le pratiche Quadri esteri. Usa i collegamenti dei riquadri per aprire l'elenco con i filtri corrispondenti: per esempio, il numero delle fatture passive da registrare porta ai clienti da cui partire.
Nel menu trovi Dashboard, Clienti, Scadenze, Centro studi, Collaboratori e Impostazioni; Quadri esteri è inserita dopo Scadenze ed è disponibile per gli studi. Non devi attivare un modulo aziendale per trovarla nello studio.
Se vuoi provare il gestionale con dati d'esempio, la card «Prova il gestionale dei tuoi clienti» offre «Crea il cliente demo». Attendi la preparazione e usa «Apri il cliente demo» quando è pronto. È un cliente di prova dello studio, separato dai clienti reali. Non serve invitare un cliente reale per fare una prova.
2. Cerca il cliente giusto
Apri «Clienti». La pagina ha le schede Clienti e Inviti. Nella prima cerca per nome, codice fiscale o partita IVA. Usa Natura per distinguere Su SamBooks e In anagrafica, Tipo per persona fisica, ditta individuale o società/ente, e Il tuo accesso per vedere le aziende su cui puoi scrivere, leggere o non hai accesso.
Puoi cambiare l'ordinamento e mostrare anche i clienti archiviati. Se la ricerca non restituisce nulla, togli i filtri prima di aggiungere un doppione. Il menu della riga offre azioni diverse secondo la natura del cliente, il suo stato e i tuoi permessi.
Clicca la riga per vedere la scheda. Per un'azienda Su SamBooks, «Apri» cambia contesto ed entra nel suo gestionale. Se non hai accesso, il pulsante non ti fa entrare: chiedi al cliente o al collega che segue l'accesso. Da quel momento lavori con il ruolo e il permesso concessi su quell'azienda, non con un accesso illimitato perché sei nello studio.
3. Aggiungi un cliente in anagrafica
Premi «Aggiungi cliente» e scegli il tipo: Persona fisica, Ditta individuale oppure Società o ente. Compila i dati richiesti dal form, scegli il referente dello studio e salva. Per una persona fisica trovi nome, cognome, codice fiscale e dati di nascita e residenza; per le attività compili gli identificativi e i dati della relativa scheda.
Il referente è la persona dello studio che segue il cliente. Non è il Gestore dell'azienda cliente e non è un nuovo account per il cliente. Se devi cambiarlo in seguito, usa «Cambia referente» nella riga o nella scheda.
Le schede in anagrafica non compaiono nel selettore delle aziende. Per una persona fisica attiva puoi aprire una pratica dal menu della riga con «Nuova pratica Quadri esteri». Non la inviti al gestionale aziendale: la pratica dei redditi esteri parte dalla sua scheda nello studio.
4. Invita un'azienda a usare SamBooks
In Clienti premi «Invita un cliente». Puoi anche partire da «Invita su SamBooks» nella riga di una ditta o società in anagrafica quando l'azione è disponibile.
Scrivi l'Email del cliente. Nome della persona e Azienda sono facoltativi; scegli il Referente e proponi Ruolo che chiedi e Permessi. Puoi aggiungere un messaggio per il cliente, poi premi «Invia l'invito». Se parti da una scheda, controlla i dati già riportati prima di confermare.
Il ruolo e il permesso sono una proposta: il Gestore del cliente può cambiarli quando decide se concedere accesso. Il cliente nuovo si registra; quello che ha già un account accede e sceglie l'azienda. L'accesso va allo studio soltanto dopo il consenso. La registrazione del cliente e il consenso iniziale restano azioni del cliente.
Una persona fisica in anagrafica non offre l'invito al gestionale aziendale. Se la scheda ha già un invito in corso, usa le azioni di quell'invito invece di mandarne un secondo alla stessa email.
5. Segui gli inviti fino all'accesso
Apri la scheda «Inviti». Cerca per email, nome o azienda e filtra per stato. «Inviato» indica che il link è partito; «Registrato» che il cliente si è registrato senza che lo studio abbia ancora accesso; «Con accesso» che la concessione è attiva. «Scaduto» e «Annullato» distinguono un link fuori termine da un invito annullato.
Registrato non ti dice se il cliente è ancora indeciso oppure ha scelto di non concedere accesso. Se vuoi chiarire, parla con lui: non interpretare lo stato come un rifiuto o un'autorizzazione.
Il link vale 30 giorni. «Reinvia» è disponibile al massimo una volta ogni tre giorni; quando non lo puoi usare, la pagina mostra da quando sarà possibile. Il reinvio rinnova il termine e invalida il link precedente. Chiedi al cliente di aprire l'ultima email.
«Annulla» è disponibile prima della registrazione. Leggi la conferma e premi «Annulla l'invito»: il link smette di funzionare, ma l'invito resta in elenco come annullato. Dopo la registrazione non annulli l'account da questa pagina. Se il cliente ha già dato accesso, sarà il suo Gestore a modificarlo o revocarlo in Team → Studi commercialisti.
6. Aggiorna, collega o archivia le schede
Apri la scheda in anagrafica e premi «Modifica» per correggere i dati. Per collegarla a un'azienda già presente, usa «Collega» quando la scheda propone il collegamento: SamBooks confronta gli identificativi con i clienti già disponibili allo studio. Non è una ricerca di tutte le aziende presenti nel servizio e non sostituisce il consenso del cliente.
Usa «Archivia» se il cliente non è più attivo ma vuoi tenere la storia. Per ritrovarlo accendi «Mostra anche i clienti archiviati»; dalla sua scheda o dalla riga usa «Riattiva». Archiviare una scheda non revoca l'accesso a un'azienda cliente e non elimina il suo account.
«Elimina» riguarda la scheda in anagrafica. Leggi la conferma prima di proseguire, soprattutto se hai già aperto pratiche per quel cliente. Se esistono pratiche finalizzate la scheda non si elimina: SamBooks spiega il motivo e offre Archivia, così conserva la storia delle versioni definitive. Non usare l'eliminazione per nascondere una scheda che serve ancora alle pratiche.
Scadenze, Centro studi e Quadri esteri
In «Scadenze» trovi il cruscotto dei clienti, con viste per cliente e per scadenza e filtri per lo stato e il periodo. Segui l'azione disponibile sulla riga: alcune scadenze consentono la conferma, altre richiedono di aprire l'azienda o completare dati. La conferma che prepara un F24 richiede accesso in scrittura e un ruolo del cliente che comprende F24. Non equivale al pagamento.
«Centro studi» serve a cercare nelle schede pubblicate e a seguire le novità normative. Apri la scheda che ti interessa per leggere il contenuto; l'elenco delle novità non modifica la contabilità dei clienti.
«Quadri esteri» raccoglie le pratiche delle persone fisiche in anagrafica, per anno d'imposta. Il percorso prepara i quadri e i file da controllare: non trasmette la dichiarazione all'Agenzia delle Entrate. Per capire cosa consegnare e cosa resta al professionista, vedi Il confine dei dichiarativi.
Gestisci i collaboratori e le impostazioni
Apri «Collaboratori». Il Gestore invita i colleghi, cambia ruolo e permesso e rimuove chi non lavora più nello studio. Ogni collega usa il suo account. Per limitare le aziende Su SamBooks, usa «Scegli clienti» sulla sua riga: puoi dare Tutti i clienti, inclusi quelli futuri, oppure Solo alcuni clienti selezionati.
Con Solo alcuni clienti e nessuna scelta il collega non vede nessuna azienda cliente su SamBooks. La restrizione non nasconde le schede in anagrafica né le pratiche Quadri esteri: queste restano visibili ai collaboratori dello studio. Il Gestore vede sempre tutti i clienti.
Sul cliente vale il permesso più restrittivo fra quello concesso dal cliente allo studio e quello del collaboratore nello studio. Se il cliente revoca l'accesso, esce anche dalle scelte del collaboratore; se torna ad autorizzare lo studio, per chi vede solo alcuni clienti devi selezionarlo di nuovo.
In «Impostazioni» trovi «Anagrafica dello studio», «Collaboratori» e «Il tuo account». La prima riguarda denominazione, identificativi e contatti dello studio; la seconda porta al suo team; la terza alle impostazioni personali. Per modificare il profilo fiscale o i dati contabili di un cliente, apri prima l'azienda del cliente.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Usa la chat nello studio per queste richieste.
- Cercare: «mostrami i clienti dello studio su cui ho accesso in sola lettura».
- Aggiungere: «aggiungi in anagrafica la persona fisica Luca Bianchi, codice fiscale BNCLCU80A01H501C».
- Modificare: «cambia l'email della scheda di Luca Bianchi in luca.bianchi@example.com».
- Invitare: «invita anna.rossi@example.com su SamBooks e proponi allo studio il ruolo Amministrativo in sola lettura».
- Controllare gli inviti: «quali inviti dello studio sono ancora in attesa di accesso?».
- Reinviare: «reinvia l'invito ad Anna Rossi».
- Annullare: «annulla l'invito ad Anna Rossi se non si è ancora registrata».
- Archiviare: «archivia la scheda di Luca Bianchi».
I dati sono esempi: usa quelli del cliente reale. Sam chiede conferma prima di inviare l'invito e per le operazioni che la richiedono. Non dà consenso al posto del cliente. Per lavorare sulle fatture del cliente, apri quell'azienda e continua nella sua chat.
Se qualcosa non va
- Non trovi un cliente: togli i filtri, mostra gli archiviati e verifica con il Gestore se il tuo accesso è limitato a clienti selezionati.
- Il nome c'è ma non puoi aprire l'azienda: controlla Natura e Il tuo accesso. Una scheda In anagrafica non ha contabilità su SamBooks.
- Non puoi scegliere un referente nell'invito: deve essere una persona dello studio che possa vedere il nuovo cliente. Scegli un altro collega oppure chiedi al Gestore di rivedere la restrizione.
- Il link di invito non funziona: controlla scadenza e ultimo reinvio. Solo l'ultimo link resta valido.
- Il cliente demo non è pronto: attendi l'avanzamento; se compare un errore usa Riprova. Il messaggio indica di contattare l'assistenza se il problema continua.
Domande frequenti
Aggiungere una persona fisica crea il suo account? No. Crea una scheda interna dello studio, da cui puoi partire per una pratica Quadri esteri.
Posso lavorare sulla contabilità senza il consenso del cliente? No. Ti serve un accesso all'azienda; un invito o una scheda in anagrafica non bastano.
Il cliente Registrato ci ha dato accesso? Non necessariamente. L'accesso attivo ha lo stato Con accesso.
Posso togliere il cliente dopo una pratica finalizzata? Puoi archiviare la scheda. Non puoi eliminarla con le versioni definitive.
Solo alcuni clienti limita anche le persone fisiche? No. Limita le aziende Su SamBooks; anagrafica e pratiche Quadri esteri restano visibili ai collaboratori.
Dove cambio i dati dello studio? In Impostazioni → Anagrafica dello studio. Per i dati del cliente devi aprire il suo ambiente o la sua scheda, secondo la natura del cliente.