Il portale Studio in SamBooks: gestire i tuoi clienti da un'unica dashboard

Questa guida è per il commercialista (o un collaboratore del suo Studio) che segue più aziende clienti su SamBooks da un'unica dashboard. Se sei l'impiegato amministrativo di un'azienda cliente, questa sezione non ti riguarda e non compare nel tuo menu: resta nell'ambiente del tuo Studio, non nell'azienda.

A cosa serve

Il portale Studio è l'area riservata di chi ha registrato su SamBooks il proprio Studio commercialista (o la propria attività individuale) dichiarandosi commercialista in fase di registrazione. Ci entri se la tua azienda in SamBooks è di questo tipo particolare e tu ne sei un membro — commercialista o membro dello staff, indifferentemente: la barra laterale, in quel caso, non mostra le voci di un'azienda normale (fatture, prima nota, IVA…) ma otto voci dedicate — Dashboard, Clienti dello studio, Porta un cliente, Collaboratori, Scadenze & adempimenti, Novità normative, Marketplace, Impostazioni — e nessuna capability di dominio di un'azienda cliente: per operare sulla contabilità di un cliente devi entrare nella sua azienda (si cambia contesto dalla riga del cliente, non si lavora "da dentro" lo Studio).

Questa guida copre tutte le pagine minori del portale in un unico giro. Due percorsi restano fuori, con guide proprie: come registrarti come commercialista la prima volta, e come farti invitare direttamente dal Gestore di un'azienda cliente che già usa SamBooks.

Prima di iniziare

• L'accesso al portale Studio non richiede un abbonamento: è gratuito. La tua eventuale azienda propria, se la registri, segue invece il suo piano.
• Solo il Gestore dello Studio gestisce i collaboratori (invita, rimuove, cambia ruolo); gli altri membri consultano e operano secondo il ruolo assegnato.
• Due azioni sono riservate a chi si è registrato come commercialista: attivare la propria contabilità (passo 1) e iscriversi al Marketplace (passo 8). Un membro dello staff dello Studio entra nel portale e lavora sui clienti, ma su queste due riceve un rifiuto.
• Le pagine "Clienti dello studio" e la scheda cliente sono sola lettura sui dati del cliente: per modificare qualcosa (fatture, prima nota, F24…) devi entrare nella sua azienda.

Come si fa, passo per passo

1. La dashboard: quanti clienti segui e lo Starter gratis

Aprendo il portale arrivi su /studio: il titolo è il nome del tuo Studio, sottotitolo «Il tuo studio commercialista su SamBooks.» Due card affiancate:

• «Clienti dello studio» — il conteggio delle aziende che ti hanno invitato come commercialista, con il bottone «Vedi i clienti».
• «Starter gratis» — un unico piano Starter è incluso gratis sulla tua eventuale azienda propria quando segui almeno 10 clienti: la card mostra una barra di avanzamento con quanti clienti hai sui 10 richiesti finché non arrivi alla soglia, poi il testo passa a «hai diritto» e infine, quando lo Starter è già attivo, alla conferma con la soglia.

Sotto, la card «Gestisci anche la contabilità della tua partita IVA»: se non hai ancora una tua azienda su SamBooks, un clic su «Attiva la mia contabilità» la crea riusando i dati che hai già inserito in registrazione (Partita IVA, ragione sociale) — nessun modulo da ricompilare. Se gestisci già almeno 10 clienti, la nuova azienda riceve subito lo Starter gratuito. Se l'hai già creata, la card mostra piano e stato e un bottone «Vai alla tua contabilità» che ti sposta dentro. L'azienda propria è una sola: il bottone non la duplica.

In fondo, quattro scorciatoie: Collaboratori, Calendario fiscale (nota: il link in dashboard usa ancora questa vecchia etichetta, ma la pagina a cui porta si chiama oggi «Scadenze & adempimenti» — è la stessa cosa, vedi passo 4), Novità normative, Marketplace.

2. Clienti dello studio: l'elenco e il cambio di contesto

«Clienti dello studio» (barra laterale, o dalla card della dashboard) elenca le aziende CLIENT che ti hanno invitato come commercialista — un dato reale, non un catalogo statico. Sopra la tabella trovi il totale («N clienti»); le colonne sono Azienda, P.IVA, Regime, Accesso (il ruolo con cui operi su quel cliente: Amministrativo o Visualizzatore), Cliente dal (data d'ingresso). Nessun cliente ancora? «Nessun cliente per ora. Fatti invitare da un'azienda come commercialista per vederla qui.» — per questo serve che sia il cliente a invitarti dalla sua azienda (guida: Invitare il team e il commercialista).

Clic su una riga → apri la scheda cliente 360 (passo 3). Il bottone «Apri» invece cambia contesto: entri direttamente nell'azienda del cliente, con le voci di menu della sua contabilità — da lì operi secondo il ruolo che ti ha assegnato.

3. La scheda cliente: una vista 360 in sola lettura

Dalla riga di un cliente arrivi su una scheda con cinque blocchi, tutti in sola lettura:

• Anagrafica fiscale — P.IVA, codice fiscale, regime fiscale, regime IVA, contabilità, forma giuridica, ATECO, PEC, email, telefono, sede legale, codice destinatario SDI.
• Scadenze & adempimenti — le scadenze imminenti o scadute di quel cliente, con l'etichetta Scaduta su quelle fuori termine e Confermabile su quelle che puoi chiudere subito, più il link «Vai al cruscotto» per confermarle (passo 4); vuota se non ce ne sono.
• Documenti — conteggio di fatture attive, passive e totale.
• IVA — periodo, IVA a versare, credito a riportare, saldo dell'ultima liquidazione; per un cliente in regime forfettario, «Regime forfettario: nessuna liquidazione IVA.»
• Assetto societario — cariche, soci e chi è il rappresentante legale (dai dati camerali, se disponibili). È l'unico blocco chiuso a fisarmonica: clicca il titolo per aprirlo. Se non ci sono dati leggi «Nessun dato societario disponibile.»

In alto, il bottone «Apri in contabilità» fa la stessa cosa dell'«Apri» dell'elenco: ti porta dentro l'azienda del cliente.

4. Scadenze & adempimenti: il cruscotto di tutti i clienti insieme

«Scadenze & adempimenti» (barra laterale) — chiamato ancora «Calendario fiscale» solo nella scorciatoia della dashboard — è il cruscotto operativo: le scadenze fiscali già scadute e quelle in arrivo nei prossimi 60 giorni di ogni tuo cliente, con importi stimati e bozza F24 pronta, non un semplice catalogo di date. In alto tre numeri: clienti, scadute, totale stimato. Due viste (tab in cima): «Per cliente» e «Per scadenza», entrambe filtrabili per Stato (Tutti, Da gestire, Gestite, Scadute), Cliente e Categoria; la vista «Per scadenza» è paginata.

Su ogni riga, l'azione dipende dal caso: «Conferma» genera la bozza F24 nell'azienda del cliente e segna la scadenza come gestita («Bozza F24 generata e scadenza segnata come gestita.») — disponibile solo se il tuo accesso su quel cliente è di scrittura (Amministrativo), non se sei solo Visualizzatore; «Dati mancanti — apri l'azienda» quando manca un dato per calcolare l'importo; «Vai →» quando la scadenza va gestita direttamente dentro l'azienda del cliente. Le scadenze si ricalcolano ogni notte per ogni cliente: se la lista è vuota leggi «Nessuna scadenza imminente per i tuoi clienti» con questa spiegazione — quindi una scadenza appena maturata in un'azienda cliente compare qui dal giorno dopo.

5. Novità normative: cosa è cambiato di recente

«Novità normative» raccoglie le schede della sezione Risorse (l'archivio normativo pubblico di SamBooks) create o aggiornate negli ultimi 30 giorni, con badge Nuova o Aggiornata, area, data e — se presente — la fonte normativa. «Leggi la scheda» apre la scheda pubblica in una nuova scheda del browser. Nessuna novità nella finestra considerata → «Nessuna novità negli ultimi 30 giorni.»

6. Porta un cliente: il link di referral dello Studio

«Porta un cliente» ti dà un link condivisibile (bottone «Copia»). È il link dello Studio, non del singolo collaboratore: è lo stesso per tutti i membri, e le aziende che si registrano passando da lì compaiono automaticamente in questa pagina qualunque di voi l'abbia mandato. Ogni riga ha uno stato — Registrata → Invito inviato → Accettata (l'ultimo passo avviene quando l'azienda ti invita come suo commercialista) — e la tabella è filtrabile per stato, con tre indicatori in alto (aziende portate, accettate, con invito inviato). Se in quel momento è attiva una promozione, in cima trovi anche una card che descrive i mesi gratuiti offerti alle aziende che si registrano dal vostro link.

Attenzione: non è lo stesso meccanismo dell'invito diretto descritto in Invitare il team e il commercialista — qui porti aziende nuove su SamBooks, là vieni invitato dentro un'azienda già cliente.

7. Collaboratori: il team dello Studio, non i clienti

«Collaboratori» in barra laterale (la pagina si intitola «Collaboratori dello studio») gestisce chi lavora nel tuo Studio — è tutt'altra cosa dal team di un'azienda cliente. Solo il Gestore dello Studio vede il modulo di invito e le azioni di gestione; agli altri ruoli compare «Solo il Gestore dello studio può gestire i collaboratori.»

Per invitare qualcuno: email, ruolo nello Studio e la casella «È un commercialista», spuntata di default — disattivala per un membro dello staff senza iscrizione all'Albo (badge Staff invece di Commercialista in tabella). In fase di invito i ruoli disponibili sono due, Amministrativo e Visualizzatore: il Gestore non si assegna con l'invito. Dalla tabella «Membri dello studio», invece, il menu a tendina sul ruolo di un collega include anche Gestore, quindi è da lì che promuovi qualcuno dopo che è entrato (il tuo ruolo non lo cambi da solo). Sempre dalla tabella rimuovi un collaboratore, con conferma richiesta; gli inviti non ancora accettati stanno in «Inviti in attesa», con «Revoca» per annullarli.

8. Marketplace: oggi è solo una lista d'attesa

«Marketplace» oggi non è un marketplace funzionante: non c'è profilo pubblico, non c'è ricerca né candidatura di aziende. La pagina spiega cosa arriverà (mettere in contatto PMI e commercialisti) e mostra un contatore dei clienti già acquisiti; sotto, un modulo per iscriverti alla lista d'attesa con provincia di esercizio facoltativa e il bottone «Iscrivimi alla lista d'attesa». Una volta iscritto vedi la conferma con la data di iscrizione. Cosa ti dà iscriverti oggi: nessuna visibilità immediata e nessun cliente in arrivo — la pagina promette solo «condizioni riservate» a chi entra ora, quando la funzione sarà attiva. È una prenotazione, non un canale di acquisizione.

Domande frequenti

Come vedo tutti i miei clienti SamBooks da un'unica pagina? Da «Clienti dello studio», nella barra laterale del portale Studio: l'elenco di tutte le aziende che ti hanno invitato come commercialista.

Cos'è lo Starter gratis per i commercialisti? Se segui almeno 10 clienti su SamBooks, la tua azienda propria (se la registri) riceve il piano Starter gratuitamente — lo vedi nella card «Starter gratis» della dashboard.

Come cambio l'azienda cliente su cui sto lavorando? Da «Clienti dello studio», bottone «Apri» sulla riga del cliente: entri nel suo ambiente con il tuo ruolo di accesso.

Come funziona il cruscotto scadenze per più aziende insieme? È «Scadenze & adempimenti»: le scadenze scadute e quelle dei prossimi 60 giorni di tutti i clienti in un'unica vista, con «Conferma» per generare la bozza F24 dove hai accesso di scrittura.

Il marketplace commercialisti è già attivo? No: oggi puoi solo iscriverti alla lista d'attesa. Non c'è ancora profilo pubblico né matching con le aziende.

Come invito un collega del mio studio? Da «Collaboratori» (solo se sei Gestore dello Studio): email, ruolo (Amministrativo o Visualizzatore), e se è un commercialista o un membro dello staff.

Posso nominare un altro Gestore dello studio? Sì, ma non con l'invito: prima lo inviti come Amministrativo o Visualizzatore, poi dalla tabella «Membri dello studio» cambi il suo ruolo in Gestore.

Dove vedo le novità normative come commercialista? In «Novità normative»: le schede create o aggiornate negli ultimi 30 giorni, con link alla scheda pubblica completa.

Posso registrare la mia azienda dal portale Studio? Sì, dalla card «Gestisci anche la contabilità della tua partita IVA» in dashboard, un solo clic che riusa i dati già inseriti in registrazione. Vale per chi si è registrato come commercialista, non per lo staff dello Studio.

Cosa vede il cliente quando accetto il suo invito? Il cliente continua a vedere la sua azienda normalmente; tu compari nel suo team con il ruolo che ti ha assegnato, e la sua azienda compare nella tua lista «Clienti dello studio».

Funzioni correlate

• Registrarti come commercialista su SamBooks — il percorso di iscrizione allo Studio.
• Invitare il team e il commercialista — come un'azienda cliente ti aggiunge direttamente.