Banca e finanza

Consultare lo scadenzario e l'aging di crediti e debiti in SamBooks

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Lo Scadenzario riunisce fatture non saldate, tributi F24 e note spese, con l'anzianità di ogni scadenza e l'accesso a incasso, pagamento e sollecito.

A cosa serve

Lo Scadenzario è il punto in cui SamBooks tiene traccia di quanto l'azienda deve ancora incassare e di quanto deve ancora pagare, scadenza per scadenza: ogni fattura di vendita non riscossa per intero, ogni fattura di acquisto non pagata per intero, il rimborso dovuto a un dipendente per una nota spese approvata e ogni modulo F24 generato ma non ancora versato compaiono qui come righe distinte, con il residuo e i giorni di anticipo o di ritardo rispetto alla scadenza. Da questa pagina parte ogni incasso, ogni pagamento, ogni sollecito e ogni versamento contabile di un F24: è il punto di passaggio fra il documento che genera un credito o un debito e la scrittura contabile che lo chiude.

Prima di iniziare

Lo Scadenzario lo vedono i ruoli Gestore e Amministrativo e chi ha un ruolo Personalizzato con la sezione Scadenzario, anche con il permesso di sola lettura; gli altri ruoli Personalizzati non vedono la sezione. Per registrare un incasso, un pagamento, un rimborso, un versamento F24, un annullo o un sollecito serve in più il permesso di lettura e scrittura: chi ha la sola lettura vede le stesse righe, ma le azioni gli vengono rifiutate.
In regime forfettario (RF19) la voce Scadenzario non compare in sidebar: quel regime resta su un set minimo di sezioni e questa non ne fa parte, a differenza di Banca e F24 che restano visibili.
Le righe non si creano da qui: nascono da sole quando emetti una fattura di vendita, registri una fattura di acquisto, generi un F24 o approvi una nota spese. Se non trovi la scadenza che ti aspetti, il documento che dovrebbe averla generata non esiste ancora oppure è già saldato per intero — e quindi non è più una partita "aperta".

Come si fa, passo per passo

1. Apri lo Scadenzario

Nel menu di sinistra, sotto il blocco Finanza, apri la voce "Scadenzario": la pagina ha lo stesso titolo e il sottotitolo "Partite aperte: crediti da incassare e debiti da pagare, con aging."

2. Leggi i due riquadri di anzianità

In cima trovi due righe di card separate, mai unite: la prima per i Crediti (attive) — le fatture di vendita ancora da incassare — la seconda per i Debiti (passive) — fatture di acquisto, tributi F24 e rimborsi da pagare. Ogni riga ha 5 card, una per fascia di anzianità: Scaduto, 0-30 gg, 31-60 gg, 61-90 gg, Oltre 90 gg. Gli importi attesi in entrata sono verdi, quelli in uscita rossi; la card Scaduto resta rossa anche sul lato crediti, perché un incasso in ritardo resta un allarme a prescindere dal segno.

3. Filtra per tipo, stato o controparte

Sotto le card trovi tre filtri affiancati: Tipo (Tutte / Crediti (attive) / Debiti (passive)), Stato (Tutte / Scadute / A scadere) e Controparte, un campo di ricerca testuale (placeholder "Cliente o fornitore") che si applica quando premi Invio o esci dal campo, non a ogni lettera digitata. Con almeno un filtro attivo compare il bottone "Pulisci filtri" per azzerarli tutti insieme.

4. Leggi la tabella

Le colonne sono Controparte, Tipo (badge "Credito"/"Debito"), Documento (con il badge "F24" se la riga è un tributo da versare), Scadenza, Residuo e Aging. Le intestazioni Scadenza e Residuo sono cliccabili per ordinare (di default l'ordine è per data di scadenza, la più vicina in cima). Anche in tabella il residuo dei debiti è mostrato negativo e in rosso, quello dei crediti positivo e in verde: è una convenzione di lettura, l'importo conservato dal sistema resta sempre un valore assoluto.

5. Apri il dettaglio di una scadenza

Clicca la riga (non le icone) per aprire il dettaglio: ripete controparte, tipo e fascia di aging in intestazione, poi una griglia con Origine, Documento, Scadenza ("scaduta da N gg" o "scade tra N gg") e, quando sono noti, Modalità di pagamento, Beneficiario e IBAN; sotto, Importo, Pagato e Residuo affiancati. In fondo trovi le stesse azioni della riga: Apri documento, Sollecita (solo sui crediti verso i clienti), Annulla pagamento (solo dove c'è un incasso o un pagamento registrato) e il pulsante di regolamento, che si chiama Registra incasso, Registra pagamento o Registra rimborso secondo il caso.

Da dove nascono le scadenze

Ogni riga arriva da una di queste origini, indicata nel dettaglio sotto Origine:

Fattura attiva — una fattura di vendita emessa e non ancora incassata per intero.
Fattura passiva — una fattura di acquisto registrata e non ancora pagata per intero.
Nota spese — il rimborso dovuto a un dipendente per una nota spese approvata.
F24 — un modulo F24 generato (IVA periodica, ritenute, altri tributi) e non ancora versato: compare sempre fra i debiti, riconoscibile dal badge "F24" sulla riga.
Partita da import — un saldo aperto portato in SamBooks da una migrazione o un'importazione dati: non ha un documento SamBooks dietro, quindi l'icona "Apri documento" resta disattivata con il messaggio "Nessun documento collegato — partita importata dal saldo di apertura".

Il segno degli importi è solo una convenzione di lettura

Un debito è mostrato con un importo negativo, un credito con uno positivo, per far leggere a colpo d'occhio la direzione del flusso di cassa atteso. Non è un cambio di contratto: nel sistema l'importo resta sempre un numero assoluto, sia in tabella sia nei totali per bucket.

Note di credito e di debito: come cambiano le rate

Una nota di credito (lo storno parziale o totale di una fattura) collegata alla fattura d'origine non apre una scadenza propria: riduce il residuo della fattura stessa, come farebbe un incasso. Se la fattura è divisa in più rate, la riduzione parte dalla rata con la scadenza più vicina e, esaurita quella, passa alla successiva. Una nota di debito collegata fa l'opposto: aumenta l'ultima rata. Vale nei due versi, per le note che emetti ai clienti e per quelle che registri dai fornitori.

Una rata ridotta o chiusa da una nota di credito non ha nulla da annullare: l'icona Annulla pagamento compare solo dove c'è un incasso o un pagamento registrato, non su una rata che si è ridotta per effetto della nota. Nell'anagrafica, la colonna Saldo aperto dell'elenco clienti e dell'elenco fornitori somma i residui delle partite del soggetto con lo stesso calcolo dello Scadenzario.

Quando la nota di credito supera il dovuto: la partita di segno opposto

Se emetti una nota di credito su una fattura già incassata (in tutto o in parte), la nota può superare quanto restava da incassare. La differenza non sparisce: SamBooks la mostra sulla stessa fattura come una partita di segno opposto, cioè una somma da restituire.

Sulla fattura di vendita la riga diventa un Debito verso il cliente: la trovi con il filtro Tipo su Debiti (passive) e nella riga dei debiti delle card di anzianità. Il Saldo aperto del cliente in anagrafica può quindi risultare negativo: è il rimborso che gli devi.
Sulla fattura di acquisto la riga diventa un Credito verso il fornitore, sotto Crediti (attive): è il rimborso che il fornitore deve a te. Lo stesso vale per una nota di credito ricevuta che non è collegata a nessuna fattura.

Su queste righe il pulsante di regolamento si chiama Registra rimborso e apre il dialog Registra rimborso al cliente oppure Registra rimborso dal fornitore, con l'importo Da rimborsare: da lì registri il bonifico di restituzione oppure la compensazione con un'altra fattura dello stesso soggetto, come spiegato nella guida su come registrare un incasso o un pagamento. Il Sollecito non c'è: si sollecitano solo i crediti verso i clienti nati da una fattura di vendita, non il rimborso atteso da un fornitore. Il dettaglio della fattura, nella scheda Documento, riporta la stessa informazione in un avviso («La nota di credito supera quanto restava da incassare…», oppure «…da pagare» sulla fattura del fornitore) e offre lo stesso pulsante Registra rimborso accanto alla rata.

Registrare un incasso o un pagamento da qui

Sulla riga di una partita aperta, l'icona a forma di banconota apre il dialog di regolamento: si intitola "Registra incasso" su un credito, "Registra pagamento" su un debito verso un fornitore e "Registra rimborso al cliente" o "Registra rimborso dal fornitore" sulle partite di segno opposto descritte sopra. I campi sono Data (di default oggi), Importo (di default l'intero residuo — riducibile per un incasso o un pagamento parziale, mai superiore al residuo), Conto (il conto di liquidità di partenza o arrivo, con un pulsante + per aggiungerne uno al volo) e Nota, facoltativa. Attivando "Compensa con un altro conto" il campo Conto lascia il posto a una ricerca su tutto il piano dei conti: SamBooks registra allora un giroconto invece di un movimento bancario, e l'avviso è esplicito — "Verrà registrato un giroconto: nessun movimento bancario." È la via per compensare un credito verso un cliente con un debito verso lo stesso soggetto, o per chiudere una scadenza contro un acconto già rilevato. Nessuna funzione trova e compensa da sola credito e debito dello stesso soggetto: registri due giroconti separati, uno per ciascuna partita, verso lo stesso conto del piano dei conti. Il conto pensato per questo esiste già nel piano dei conti di ogni azienda: Conto transitorio compensazioni partite, codice 1.25.50.004; lo trovi digitando «transitorio» o il codice nella ricerca, e quando le due registrazioni hanno lo stesso importo il suo saldo torna a zero. Premi "Registra" per confermare.

Se l'importo copre l'intero residuo, la partita esce dallo Scadenzario e il suo stato interno diventa "pagata" — ma è la scadenza a chiudersi, non la fattura: nessuna fattura di vendita o di acquisto assume mai lo stato "Pagata", che in SamBooks non esiste come stato del documento. Se l'importo è parziale, la riga resta con il nuovo residuo. Il dettaglio completo del regolamento, incluso il rimborso di un'eccedenza e l'annullo di un incasso o un pagamento, è nella guida dedicata.

Sollecitare un cliente in ritardo

Solo sui crediti verso i clienti nati da una fattura di vendita, l'icona di invio apre "Sollecito di pagamento"; non compare sul rimborso atteso da un fornitore né sui debiti. L'importo sollecitato è il residuo al netto delle note di credito collegate. A sinistra scegli il Tono (Cortese, Formale, Diffida), puoi aggiungere una nota per il cliente facoltativa e devi indicare o confermare il Destinatario: se il cliente ha un'email in anagrafica viene precompilato, altrimenti il campo resta vuoto e l'invio è bloccato finché non lo scrivi. Anche l'Indirizzo per le risposte è obbligatorio: è l'email dell'azienda a cui il cliente risponde (mai la PEC), precompilata quando SamBooks la conosce; senza, il sollecito non parte. A destra vedi in tempo reale l'anteprima dell'email che il cliente riceverà, con l'oggetto e — quando la fattura ha un PDF — l'avviso che sarà allegato. Premi "Invia sollecito": il click è la conferma, l'email parte subito e non si può annullare.

Registrare il versamento di un F24 dallo Scadenzario

Una riga con il badge "F24" non ha le icone Sollecita e Annulla pagamento: l'icona banconota apre invece "Registra versamento F24", con l'anteprima della prima nota di versamento (un conto per ogni riga tributo, proposto in automatico e modificabile) e il campo Data versamento. Confermando con "Registra versamento" compare l'esito "F24 {periodo} versato il {data}. La scadenza di pagamento è stata chiusa." — se il versamento è a saldo zero (compensato per intero da crediti) l'esito lo segnala esplicitamente, senza alcun movimento in banca; se una riga tributo resta senza un conto scelto, la conferma rimane disattivata.

Annullare un incasso o un pagamento registrato per errore

L'icona Annulla pagamento compare solo sulle partite nate da una fattura (attiva o passiva) con almeno un incasso, un pagamento o un rimborso già registrato su quella rata: non su note spese, tributi F24 o partite da import, che si chiudono in altro modo, e nemmeno su una rata che si è ridotta soltanto per effetto di una nota di credito. La conferma è esplicita, "Annullare il pagamento?": «La scrittura di prima nota collegata all'ultimo incasso/pagamento registrato viene eliminata — non viene registrata nessuna scrittura di segno opposto — e la scadenza riapre al residuo originale.» Il bottone di conferma si chiama "Annulla pagamento"; a operazione riuscita compare «Pagamento annullato: scadenza riaperta.»

Se sulla fattura è già stato registrato il rimborso di un'eccedenza da nota di credito, l'incasso che quel rimborso restituisce non si annulla finché il rimborso resta in piedi: SamBooks risponde «Il pagamento non si può annullare finché sulla fattura resta registrato un rimborso dell'eccedenza della nota di credito: annulla prima il rimborso.» Annulla quindi prima il rimborso, sulla riga della partita di segno opposto, poi l'incasso.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.

Cercare — «quali fatture dei clienti sono scadute da più di 30 giorni?»
Elencare — «quanto devo ancora pagare ai fornitori entro fine mese, e a chi?»
Incassare — «incassa per intero la fattura 45/2026 di Rossi Srl sul conto Intesa, con data di oggi»
Pagare — «registra il pagamento di 500 € della fattura di Bianchi Forniture Srl dal conto corrente, il 12 ottobre»
Rimborsare — «la nota di credito a Rossi Srl ha superato il residuo della fattura: registra il rimborso al cliente con bonifico dal conto Intesa»
Sollecitare — «manda un sollecito formale a Verdi Snc per la fattura 38/2026 scaduta»
Annullare — «annulla l'ultimo incasso registrato sulla fattura 45/2026 di Rossi Srl: l'ho messo per sbaglio»

Incassi, pagamenti, rimborsi e solleciti te li chiede sempre in conferma prima di eseguirli; un sollecito inviato da Sam, come quello inviato dalla pagina, non si può ritirare.

Se qualcosa non va

"L'importo deve essere positivo e non superiore a …" — hai digitato, nel dialog di incasso/pagamento, un importo maggiore del residuo: il pulsante di conferma resta comunque disattivato finché non correggi.

Il destinatario del sollecito è vuoto e non riesci a inviare — il cliente non ha un'email di contatto in anagrafica. SamBooks te lo segnala sotto il campo e ti lascia scrivere un indirizzo al volo, ma quel sollecito non aggiorna l'email salvata sulla scheda del cliente.

Il pulsante "Registra versamento" resta disattivato sul versamento F24 — almeno una riga tributo non ha un conto proposto: scegline uno dall'elenco per quella riga.

Non trovi l'icona "Annulla pagamento" — o la partita non è nata da una fattura (per esempio è un F24 o una nota spese, che si chiudono con un'altra azione), oppure su quella rata non risulta nessun incasso o pagamento registrato: una rata ridotta da una nota di credito non ha niente da annullare.

Il cliente compare fra i debiti, o il suo saldo aperto è negativo — non è un errore: una nota di credito ha superato quanto restava da incassare sulla fattura, e la differenza è un rimborso che gli devi. Chiudila con Registra rimborso, con un bonifico o compensandola con un'altra sua fattura.

Non trovi un modo per compensare direttamente un credito e un debito verso lo stesso soggetto — non esiste un'azione unica: va fatto con due giroconti separati sul Conto transitorio compensazioni partite, come descritto sopra.

Hai importato l'estratto conto ma la scadenza è ancora aperta — l'abbinamento trovato durante l'importazione marca il movimento bancario come riconciliato, ma non scrive la prima nota e non chiude la partita. Chiudila da qui, con Registra incasso o Registra pagamento.

Cerchi le scadenze di un periodo specifico — lo Scadenzario non ha un filtro per intervallo di date, solo Tipo, Stato e Controparte; puoi restringere con la ricerca sul nome della controparte oppure ordinare per data di scadenza.

Domande frequenti

Dove vedo tutte le fatture non ancora incassate? Nello Scadenzario, filtro Tipo su "Crediti (attive)": ogni riga è una fattura di vendita con un residuo maggiore di zero.

Cosa significano le fasce 0-30, 31-60, 61-90 giorni? Sono l'anzianità della scadenza rispetto a oggi: quanti giorni sono passati dalla data di scadenza, o quanti ne mancano se non è ancora scaduta. "Scaduto" raccoglie tutto ciò che ha superato la data senza essere saldato.

Perché nello Scadenzario vedo anche una riga F24? Perché un F24 generato ma non ancora versato è, a tutti gli effetti, un debito con una scadenza: compare qui insieme alle fatture, con il badge "F24" a distinguerlo.

La fattura risulta "Pagata" dopo l'incasso? No: in SamBooks nessuna fattura assume mai lo stato "Pagata". È la scadenza a chiudersi e a uscire dallo Scadenzario; la fattura mantiene il proprio stato del ciclo di emissione/invio.

Cosa vuol dire il segno meno davanti a un importo? È una convenzione di lettura: i debiti sono mostrati in negativo e in rosso, i crediti in positivo e in verde. L'importo registrato nel sistema resta sempre un valore assoluto.

Le note spese dei dipendenti compaiono nello Scadenzario? Sì, come debito verso il dipendente, con l'origine "Nota spese" visibile nel dettaglio.

Posso filtrare le scadenze per un intervallo di date? No: i filtri disponibili sono Tipo, Stato e Controparte. Un filtro per intervallo di date non c'è.

Come apro il documento originale da una riga? Con l'icona a forma di occhio nella riga, o dal bottone "Apri documento" nel dettaglio: porta alla fattura, alla nota spese o al modulo F24 di origine. Resta disattivata sulle partite senza documento SamBooks dietro (import/migrazione).

Posso compensare un credito e un debito verso lo stesso cliente/fornitore? Non con un'azione dedicata: registra due giroconti separati, uno sulla partita attiva e uno su quella passiva, verso il Conto transitorio compensazioni partite (1.25.50.004).

Ho fatto una nota di credito su una fattura divisa in rate: quale rata si riduce? Quella con la scadenza più vicina, e poi le successive se la nota è più grande della prima rata. Una nota di debito, invece, aumenta l'ultima rata.

Ho emesso una nota di credito su una fattura già incassata: dove vedo quanto devo restituire al cliente? Nello Scadenzario, filtro Tipo su "Debiti (passive)": la fattura compare come Debito verso il cliente per la differenza. Da lì premi "Registra rimborso" per registrare il bonifico o la compensazione.

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