Consultare lo scadenzario e l'aging di crediti e debiti in SamBooks
10 min lettura
Lo Scadenzario riunisce fatture non saldate, tributi F24 e note spese, con l'anzianità di ogni scadenza e l'accesso a incasso, pagamento e sollecito.
A cosa serve
Lo Scadenzario è il punto in cui SamBooks tiene traccia di quanto l'azienda deve ancora incassare e di quanto deve ancora pagare, scadenza per scadenza: ogni fattura di vendita non riscossa per intero, ogni fattura di acquisto non pagata per intero, il rimborso dovuto a un dipendente per una nota spese approvata e ogni modulo F24 generato ma non ancora versato compaiono qui come righe distinte, con il residuo e i giorni di anticipo o di ritardo rispetto alla scadenza. Da questa pagina parte ogni incasso, ogni pagamento, ogni sollecito e ogni versamento contabile di un F24: è il punto di passaggio fra il documento che genera un credito o un debito e la scrittura contabile che lo chiude.
Prima di iniziare
- Tutti gli utenti dell'azienda vedono lo Scadenzario in lettura. Solo un ruolo Gestore o Amministrativo può registrare un incasso, un pagamento, un versamento F24, uno storno o un sollecito: un Visualizzatore vede le stesse righe, ma le azioni gli vengono rifiutate.
- In regime forfettario (RF19) la voce Scadenziario non compare in sidebar: quel regime resta su un set minimo di sezioni e questa non ne fa parte, a differenza di Banca e F24 che restano visibili.
- Le righe non si creano da qui: nascono da sole quando emetti una fattura di vendita, registri una fattura di acquisto, generi un F24 o approvi una nota spese. Se non trovi la scadenza che ti aspetti, il documento che dovrebbe averla generata non esiste ancora oppure è già saldato per intero — e quindi non è più una partita "aperta".
Come si fa, passo per passo
1. Apri lo Scadenzario
Nel menu di sinistra, sotto il blocco Finanza, la voce è etichettata "Scadenziario"; una volta aperta, la pagina si intitola "Scadenzario", col sottotitolo "Partite aperte: crediti da incassare e debiti da pagare, con aging."
2. Leggi i due riquadri di anzianità
In cima trovi due righe di card separate, mai unite: la prima per i Crediti (attive) — le fatture di vendita ancora da incassare — la seconda per i Debiti (passive) — fatture di acquisto, tributi F24 e rimborsi da pagare. Ogni riga ha 5 card, una per fascia di anzianità: Scaduto, 0-30 gg, 31-60 gg, 61-90 gg, Oltre 90 gg. Gli importi attesi in entrata sono verdi, quelli in uscita rossi; la card Scaduto resta rossa anche sul lato crediti, perché un incasso in ritardo resta un allarme a prescindere dal segno.
3. Filtra per tipo, stato o controparte
Sotto le card trovi tre filtri affiancati: Tipo (Tutte / Crediti (attive) / Debiti (passive)), Stato (Tutte / Scadute / A scadere) e Controparte, un campo di ricerca testuale (placeholder "Cliente o fornitore") che si applica quando premi Invio o esci dal campo, non a ogni lettera digitata. Con almeno un filtro attivo compare il bottone "Pulisci filtri" per azzerarli tutti insieme.
4. Leggi la tabella
Le colonne sono Controparte, Tipo (badge "Credito"/"Debito"), Documento (con il badge "F24" se la riga è un tributo da versare), Scadenza, Residuo e Aging. Le intestazioni Scadenza e Residuo sono cliccabili per ordinare (di default l'ordine è per data di scadenza, la più vicina in cima). Anche in tabella il residuo dei debiti è mostrato negativo e in rosso, quello dei crediti positivo e in verde: è una convenzione di lettura, l'importo conservato dal sistema resta sempre un valore assoluto.
5. Apri il dettaglio di una scadenza
Clicca la riga (non le icone) per aprire il dettaglio: ripete controparte, tipo e fascia di aging in intestazione, poi una griglia con Origine, Documento, Scadenza ("scaduta da N gg" o "scade tra N gg") e, quando sono noti, Modalità di pagamento, Beneficiario e IBAN; sotto, Importo, Pagato e Residuo affiancati. In fondo trovi le stesse azioni della riga: Apri documento, Sollecita (solo crediti), Storna (se applicabile) e il pulsante di regolamento.
Da dove nascono le scadenze
Ogni riga arriva da una di queste origini, indicata nel dettaglio sotto Origine:
- Fattura attiva — una fattura di vendita emessa e non ancora incassata per intero.
- Fattura passiva — una fattura di acquisto registrata e non ancora pagata per intero.
- Nota spese — il rimborso dovuto a un dipendente per una nota spese approvata.
- F24 — un modulo F24 generato (IVA periodica, ritenute, altri tributi) e non ancora versato: compare sempre fra i debiti, riconoscibile dal badge "F24" sulla riga.
- Partita da import — un saldo aperto portato in SamBooks da una migrazione o un'importazione dati: non ha un documento SamBooks dietro, quindi l'icona "Apri documento" resta disattivata con il messaggio "Nessun documento collegato — partita importata dal saldo di apertura".
Il segno degli importi è solo una convenzione di lettura
Un debito è mostrato con un importo negativo, un credito con uno positivo, per far leggere a colpo d'occhio la direzione del flusso di cassa atteso. Non è un cambio di contratto: nel sistema l'importo resta sempre un numero assoluto, sia in tabella sia nei totali per bucket.
Registrare un incasso o un pagamento da qui
Sulla riga di una partita aperta, l'icona a forma di banconota apre il dialog di regolamento: si intitola "Registra incasso" su un credito, "Registra pagamento" su un debito verso un fornitore. I campi sono Data (di default oggi), Importo (di default l'intero residuo — riducibile per un incasso o un pagamento parziale, mai superiore al residuo), Conto (il conto di liquidità di partenza o arrivo, con un pulsante + per aggiungerne uno al volo) e Nota, facoltativa. Attivando "Compensa con un altro conto" il campo Conto lascia il posto a una ricerca su tutto il piano dei conti: SamBooks registra allora un giroconto invece di un movimento bancario, e l'avviso è esplicito — "Verrà registrato un giroconto: nessun movimento bancario." È la via per compensare un credito verso un cliente con un debito verso lo stesso soggetto, o per chiudere una scadenza contro un acconto già rilevato. Nessuna funzione trova e compensa da sola credito e debito dello stesso soggetto: registri due giroconti separati, uno per ciascuna partita, verso lo stesso conto del piano dei conti (per esempio un conto dedicato alle compensazioni, il cui codice scegli e digiti tu: il campo non lo propone). Premi "Registra" per confermare.
Se l'importo copre l'intero residuo, la partita esce dallo Scadenzario e il suo stato interno diventa "pagata" — ma è la scadenza a chiudersi, non la fattura: nessuna fattura di vendita o di acquisto assume mai lo stato "Pagata", che in SamBooks non esiste come stato del documento. Se l'importo è parziale, la riga resta con il nuovo residuo. Il dettaglio completo del regolamento, incluso lo storno di un incasso o un pagamento, è nella guida dedicata.
Sollecitare un cliente in ritardo
Solo sui crediti (fatture attive), l'icona di invio apre "Sollecito di pagamento". A sinistra scegli il Tono (Cortese, Formale, Diffida), puoi aggiungere una nota per il cliente facoltativa e devi indicare o confermare il Destinatario: se il cliente ha un'email in anagrafica viene precompilato, altrimenti il campo resta vuoto e l'invio è bloccato finché non lo scrivi. A destra vedi in tempo reale l'anteprima dell'email che il cliente riceverà, con l'oggetto e — quando la fattura ha un PDF — l'avviso che sarà allegato. Premi "Invia sollecito": il click è la conferma, l'email parte subito e non si può annullare.
Registrare il versamento di un F24 dallo Scadenzario
Una riga con il badge "F24" non ha l'icona Sollecita né lo storno: l'icona banconota apre invece "Registra versamento F24", con l'anteprima della prima nota di versamento (un conto per ogni riga tributo, proposto in automatico e modificabile) e il campo Data versamento. Confermando con "Registra versamento" compare l'esito "F24 {periodo} versato il {data}. La scadenza di pagamento è stata chiusa." — se il versamento è a saldo zero (compensato per intero da crediti) l'esito lo segnala esplicitamente, senza alcun movimento in banca; se una riga tributo resta senza un conto scelto, la conferma rimane disattivata.
Stornare un incasso o un pagamento registrato per errore
L'icona di storno compare solo sulle partite nate da una fattura (attiva o passiva) con almeno un incasso o un pagamento già registrato — non su note spese, tributi F24 o partite da import, che si chiudono in altro modo. La conferma è esplicita — "Stornare il pagamento?", "La scadenza riapre al residuo originale e la scrittura di prima nota collegata all'ultimo incasso/pagamento registrato viene rimossa." — e il bottone si chiama "Storna pagamento".
Chiedilo a Sam
Puoi farti raccontare la situazione invece di leggerla in tabella: "quali fatture clienti sono scadute da più di 30 giorni?", "quanto devo ancora pagare ai fornitori questo mese?", "qual è il totale scaduto verso i clienti?". Anche le azioni passano dalla chat con le stesse regole della UI — conferma sempre visibile prima di eseguire, mai in automatico: "incassa per intero la fattura di Rossi Srl", "registra il pagamento di 500 € della fattura di [fornitore] dal conto corrente", "manda un sollecito formale a [cliente] per la fattura scaduta". Un sollecito inviato da Sam resta irreversibile allo stesso modo di uno inviato dalla pagina.
Se qualcosa non va
"L'importo deve essere positivo e non superiore a …" — hai digitato, nel dialog di incasso/pagamento, un importo maggiore del residuo: il pulsante di conferma resta comunque disattivato finché non correggi.
Il destinatario del sollecito è vuoto e non riesci a inviare — il cliente non ha un'email di contatto in anagrafica. SamBooks te lo segnala sotto il campo e ti lascia scrivere un indirizzo al volo, ma quel sollecito non aggiorna l'email salvata sulla scheda del cliente.
Il pulsante "Registra versamento" resta disattivato sul versamento F24 — almeno una riga tributo non ha un conto proposto: scegline uno dall'elenco per quella riga.
Non riesci a stornare un incasso o un pagamento — o la partita non è nata da una fattura (per esempio è un F24 o una nota spese, che si chiudono con un'altra azione), oppure non risulta ancora nessun pagamento registrato da annullare.
Non trovi un modo per compensare direttamente un credito e un debito verso lo stesso soggetto — non esiste: va fatto a mano con due giroconti separati, come descritto sopra.
Hai importato l'estratto conto ma la scadenza è ancora aperta — l'abbinamento trovato durante l'importazione marca il movimento bancario come riconciliato, ma non scrive la prima nota e non chiude la partita. Chiudila da qui, con Registra incasso o Registra pagamento.
Cerchi le scadenze di un periodo specifico — lo Scadenzario non ha un filtro per intervallo di date, solo Tipo, Stato e Controparte; puoi restringere con la ricerca sul nome della controparte oppure ordinare per data di scadenza.
Domande frequenti
Dove vedo tutte le fatture non ancora incassate? Nello Scadenzario, filtro Tipo su "Crediti (attive)": ogni riga è una fattura di vendita con un residuo maggiore di zero.
Cosa significano le fasce 0-30, 31-60, 61-90 giorni? Sono l'anzianità della scadenza rispetto a oggi: quanti giorni sono passati dalla data di scadenza, o quanti ne mancano se non è ancora scaduta. "Scaduto" raccoglie tutto ciò che ha superato la data senza essere saldato.
Perché nello Scadenzario vedo anche una riga F24? Perché un F24 generato ma non ancora versato è, a tutti gli effetti, un debito con una scadenza: compare qui insieme alle fatture, con il badge "F24" a distinguerlo.
La fattura risulta "Pagata" dopo l'incasso? No: in SamBooks nessuna fattura assume mai lo stato "Pagata". È la scadenza a chiudersi e a uscire dallo Scadenzario; la fattura mantiene il proprio stato del ciclo di emissione/invio.
Cosa vuol dire il segno meno davanti a un importo? È una convenzione di lettura: i debiti sono mostrati in negativo e in rosso, i crediti in positivo e in verde. L'importo registrato nel sistema resta sempre un valore assoluto.
Le note spese dei dipendenti compaiono nello Scadenzario? Sì, come debito verso il dipendente, con l'origine "Nota spese" visibile nel dettaglio.
Posso filtrare le scadenze per un intervallo di date? No: i filtri disponibili sono Tipo, Stato e Controparte. Un filtro per intervallo di date non c'è.
Come apro il documento originale da una riga? Con l'icona a forma di occhio nella riga, o dal bottone "Apri documento" nel dettaglio: porta alla fattura, alla nota spese o al modulo F24 di origine. Resta disattivata sulle partite senza documento SamBooks dietro (import/migrazione).
Posso compensare un credito e un debito verso lo stesso cliente/fornitore? Non con un'azione dedicata: registra due giroconti separati, uno sulla partita attiva e uno su quella passiva, verso lo stesso conto del piano dei conti.