Riconciliare i movimenti bancari in SamBooks

Come portare l'estratto conto in SamBooks e abbinare ogni movimento della banca a una fattura, a una scadenza o a una nuova scrittura di prima nota.

A cosa serve

Riconciliare la banca vuol dire spuntare, uno per uno, i movimenti dell'estratto conto contro la contabilità: ogni bonifico, addebito, commissione o incasso deve avere la sua scrittura in prima nota, e viceversa.

Il lavoro si fa nella pagina Banca, tab Movimenti bancari: lì carichi l'estratto conto e decidi che cosa rappresenta ogni movimento — l'incasso di una fattura, il pagamento di un fornitore, il versamento di un F24, una commissione bancaria. Quando sei tu ad abbinare un movimento, SamBooks scrive la registrazione contabile e, se quel movimento salda una partita aperta, chiude la scadenza nello scadenzario.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura: Gestore o Amministrativo. Un utente Visualizzatore legge tutto, ma se prova a registrare riceve "Operazione non consentita per il ruolo corrente".
• Serve un conto di liquidità collegato a un conto bancario. Premi Conti di liquidità nella barra in alto: se il conto è nato senza collegamento, usa Collega manualmente sulla sua riga (Nome e IBAN facoltativi) e conferma con Collega. È questo a renderlo selezionabile nell'importazione.
• Si riconciliano solo i conti che hanno un estratto conto: banca, carta, POS, PayPal, Stripe e simili. I conti cassa non compaiono nel selettore.
• Il collegamento automatico (Open Banking PSD2) è spento: in pagina non c'è nessun pulsante "Collega banca" — non è nascosto dietro un avviso, proprio non viene disegnato. L'unica via per portare i movimenti in SamBooks è importare il file dell'estratto conto.

Come si fa, passo per passo

1. Importa l'estratto conto

Apri Banca dal blocco Finanza del menu di sinistra. La pagina ha due tab: Contabilità (il libro dei conti di liquidità, aperta di default) e Movimenti bancari (l'estratto conto da riconciliare). Vai su Movimenti bancari e premi Importa estratto.

1. Carica il file trascinandolo nel riquadro "Trascina qui il file o clicca per sceglierlo". Sono accettati CSV, Excel (.xlsx), CAMT.053 (.xml) e MT940 fino a 15 MB, così come li esporta l'home banking. L'anteprima mostra il numero di Movimenti e, se il file porta i saldi, Saldo iniziale e Saldo finale, con l'esito della quadratura in un avviso a tutta larghezza: «La quadratura torna» o «La quadratura non torna» (con lo scarto in chiaro). Se i saldi non ci sono — tipicamente su CSV ed Excel — l'avviso spiega perché non è verificabile e ti chiede di scrivere il saldo finale.
2. Sistema la mappatura, se serve. Con CSV ed Excel le colonne non sempre vengono riconosciute: compare l'avviso "Non sono riuscito a riconoscere automaticamente le colonne" e la sezione Mappatura colonne, dove indichi dove stanno Data operazione, Importo (firmato) (o la coppia Uscite / Dare ed Entrate / Avere), Causale / Descrizione e Controparte, oltre al formato di date e importi. Poi premi Aggiorna anteprima.
3. Scegli il conto. Il campo Conto bancario (obbligatorio) decide dove atterrano i movimenti: senza conto il pulsante resta spento, e se l'elenco è vuoto compare "Nessun conto di liquidità: creane uno da «Conti di liquidità»". Se il file non porta i saldi, il Saldo finale estratto (facoltativo) alimenterà la card "Saldo estratto".
4. Conferma con Importa N movimenti.

L'esito è in quattro caselle: Importati, Duplicati, Riconciliati e Da confermare. Sotto, la legenda lo dice per esteso: «Riconciliati» sono i movimenti già registrati in prima nota. «Da confermare» sono le proposte di abbinamento in attesa del tuo via libera. I duplicati sono la rete di sicurezza: SamBooks riconosce i movimenti già presenti per posizione — stessa data, stesso importo e stesso ordine relativo fra movimenti identici dello stesso giorno — non dal testo della causale, quindi ricaricare per sbaglio lo stesso file non crea doppioni e due incassi POS identici nello stesso giorno restano due movimenti distinti. Il formato CBI a 120 caratteri viene riconosciuto ma non è importabile: riesporta l'estratto in CSV, Excel o CAMT.053. E l'importazione è l'unica operazione di quest'area che non puoi chiedere a Sam.

Come leggere le due caselle di destra. Riconciliati conta solo i movimenti che hanno davvero una riga di riconciliazione — cioè una scrittura di prima nota collegata — quindi subito dopo un'importazione vale quasi sempre zero: l'apply classifica e basta. Da confermare conta le proposte di abbinamento che il motore ha trovato ma che aspettano il tuo via libera: quelle non hanno ancora scritto nulla e non chiudono nessuna scadenza. Dopo ogni importazione, quindi, lavora la coda: finché un movimento resta «Da confermare», la fattura che credi saldata è ancora aperta nello Scadenzario.

2. Leggi lo stato della riconciliazione

Il selettore Conto in alto a sinistra filtra tutto quello che vedi sotto. A destra ci sono tre numeri: Saldo contabile (quanto risulta dalle scritture di prima nota), Saldo estratto (l'ultimo saldo noto della banca, letto dal file CAMT/MT940 o dichiarato all'importazione) e Differenza. Sono una spia di orientamento, non una quadratura formale: il saldo dell'estratto non segue il periodo che stai guardando, e SamBooks non produce un documento di riconciliazione bancaria mese per mese.

Sotto ci sono due code affiancate, ognuna col suo contatore: a sinistra Movimenti da riconciliare, le righe dell'estratto ancora da assegnare (data, descrizione, importo verde in entrata e rosso in uscita, Stato); a destra Scritture da collegare, le scritture di prima nota sui conti di liquidità non ancora agganciate a un movimento, ognuna con una casella di selezione. Sono la misura dell'avanzamento: quando arrivano a zero compare Banca in linea — "Ogni movimento dell'estratto conto è riconciliato con la prima nota e non ci sono scritture da collegare."

Gli stati possibili di un movimento sono cinque:

In fondo, Storico import elenca i file caricati: serve a controllare se un estratto è già stato caricato.

3. Fai passare il controllo automatico con "Riconcilia ora"

Riconcilia ora cerca gli abbinamenti a fattura e registra da solo soltanto quelli di cui è certo (confidenza dal 90% in su); tutto il resto resta in coda. Al termine compare un messaggio del tipo "Elaborati: 12. Postati in prima nota: 4." Prende però in carico solo i movimenti senza alcuna classificazione, e l'importazione ne assegna una a tutti: appena caricato un estratto conto risponde quasi sempre "Nessun movimento da elaborare." e su quei movimenti non registra nulla.

Quando un movimento porta una proposta, la pagina te la mostra e te la fa accettare senza passare dalla chat. In elenco c'è la colonna Proposta: il tipo di abbinamento, il badge AI con la confidenza e, sotto, l'etichetta di ciò che è stato proposto (un trattino se non c'è nessuna proposta). Aprendo il movimento, in cima alla finestra compare il blocco Proposta di abbinamento con la fattura proposta, il livello, l'eventuale motivazione e due pulsanti — Conferma proposta e Rifiuta. Se preferisci fare da te, sotto ci sono sempre le tre strade.

4. Assegna un movimento: le tre strade

Clicca una riga della coda Movimenti da riconciliare: si apre Assegna il movimento, col riepilogo del movimento in testa e tre schede.

Collega a scrittura — quando la registrazione esiste già: l'incasso o il pagamento registrato dallo scadenzario, o la scrittura fatta a mano. Non scrive nulla di nuovo, crea solo il legame. Seleziona nella colonna Scritture da collegare una o più righe e guarda l'indicatore Somma selezionata, col badge Somma esatta o Scarto X: il pulsante Collega si accende solo quando la somma delle righe scelte coincide con l'importo del movimento (è tollerato un centesimo). È così che si gestisce il bonifico unico che salda più fatture: registra prima i singoli incassi dallo scadenzario, poi spunta qui le scritture che lo compongono.

Chiudi scadenza — quando il movimento salda una partita aperta. SamBooks propone le scadenze compatibili col verso del movimento: per un'uscita le scadenze da pagare (debiti verso fornitori e tributi, col badge F24), per un'entrata le scadenze da incassare, dalla più vicina; l'elenco carica le prime cinquanta partite aperte e non ha una ricerca.

Seleziona la riga e conferma con Chiudi scadenza. Attenzione: viene usato l'intero importo del movimento, non è un campo modificabile. Se il movimento vale meno del residuo viene registrato un incasso o pagamento parziale e la partita resta aperta col residuo aggiornato, da chiudere più avanti con un altro movimento. Se vale più del residuo l'operazione è rifiutata ("Importo … superiore al residuo della scadenza …"): quel bonifico copre più di una partita, quindi registra gli incassi dallo scadenzario e usa Collega a scrittura. Se la scadenza è un F24 compare l'anteprima della prima nota di versamento col conto proposto per ogni riga di tributo e il pulsante diventa Registra versamento F24; se una riga tributo non ha un conto, un avviso blocca la conferma finché non lo completi dalla pagina F24.

Crea prima nota — quando dietro non c'è nessun documento: commissioni bancarie, spese di tenuta conto, imposta di bollo, interessi, un incasso senza fattura. Aggiungi una o più righe di contropartita con Conto, Importo ed eventuale Nota, e confronta il Totale contropartite con l'importo del movimento. Uno scarto fino a 2 euro si chiude spuntando "Imputa lo scarto di … a oneri/proventi bancari"; oltre i 2 euro il salvataggio è bloccato. Conferma con Crea prima nota.

5. Correggi un abbinamento sbagliato

Se apri un movimento già collegato non vedi più le tre strade, ma due sole azioni. Scollega — "Rimuove solo il collegamento: la scrittura di prima nota resta invariata e il movimento torna fra quelli da riconciliare" — serve quando la registrazione è giusta ma è agganciata al movimento sbagliato. Storna e scollega storna la scrittura e scioglie il legame: la partita torna aperta nello scadenzario e, se era un F24, il modulo torna a Generato. Entrambe chiedono conferma; se l'esercizio è chiuso o l'IVA del periodo è già liquidata, lo storno viene rifiutato.

6. Escludi un movimento che non va riconciliato

In fondo alla finestra di assegnazione c'è Escludi dal controllo, per i movimenti che non devono entrare in contabilità né intasare la coda: un doppione anomalo della banca, un movimento tecnico, una riga di quadratura interna. Il movimento esce dalla coda e dal controllo automatico (se è già collegato, va prima scollegato).

Si torna indietro, ma devi sapere dove cercare. Un movimento escluso sparisce dalla coda: per ritrovarlo vai nella tab Movimenti bancari, metti il filtro Stato riconciliazione su Tutti e cerca la riga col badge Escluso. Aprendola non trovi più le tre strade, ma l'avviso «Questo movimento è escluso dal controllo di riconciliazione: non compare nella coda da lavorare né nel batch «Riconcilia ora». Ripristinalo per rimetterlo in coda.» e il pulsante Ripristina, che lo riporta fra quelli da riconciliare. L'esclusione non è una scrittura contabile e non cambia nessun saldo.

Le scritture che non compaiono mai fra le collegabili

Quando apri Collega a scrittura (passo 4), l'elenco Scritture da collegare non è tutta la prima nota di quel conto: alcune righe ne restano fuori, e per due motivi diversi che conviene non confondere.

Per natura, e non lo decidi tu. Chiusura d'esercizio, riapertura e assestamenti — ratei, risconti, ammortamenti, rimanenze — non hanno e non avranno mai un movimento bancario che li contropartisce: sono rettifiche interne, scritte per far quadrare i conti a una data, non pagamenti. SamBooks le tiene fuori sia dall'elenco sia dal motore di Riconcilia ora, così non restano in eterno fra le cose "da lavorare" e nessuno rischia di vedersele proporre. Se cerchi la scrittura di chiusura per agganciarla a un bonifico e non la trovi, non è un difetto: non deve esserci.

Una conseguenza che sorprende, e che è voluta: queste scritture restano dentro il saldo contabile del conto. Chiusura e riapertura si annullano a vicenda — la prima azzera il conto banca a fine esercizio, la seconda lo riapre il giorno dopo — e toglierne solo una dal saldo lo raddoppierebbe. Il saldo è un numero di contabilità: non cambia in base a quello che si sceglie di mostrare in una coda.

Per tua scelta, e si torna indietro. Ogni altra scrittura la puoi togliere dall'elenco a mano, con Escludi questa scrittura: la finestra lo dice per esteso — «Escludendo una scrittura, non comparirà più fra quelle collegabili a un movimento bancario. Non cambia nulla in contabilità: importi, saldi e residui restano quelli che sono. È reversibile.» Serve per le righe che ingombrano la coda senza poterci mai finire davvero. Le riguardi con Rivedi le escluse, le rimetti in gioco con Ripristina questa scrittura, e Torna alle collegabili riporta l'elenco alla vista normale.

Non confondere le due esclusioni: al passo 6 togli dalla coda il movimento della banca, qui togli la riga di prima nota dalle candidate. Nessuna delle due tocca i saldi, e nessuna delle due è una scrittura contabile.

Che cosa produce la riconciliazione in contabilità

• Collega a scrittura: nessuna nuova registrazione, solo il legame con il movimento.
• Chiudi scadenza su una fattura: una scrittura in partita doppia — per un incasso il conto di liquidità in Dare e i crediti verso clienti in Avere, per un pagamento i debiti verso fornitori in Dare e il conto di liquidità in Avere; la scadenza diventa pagata o resta parzialmente pagata. Su un F24: la prima nota di versamento (un conto per riga di tributo, contro la banca), il modulo a Versato e la scadenza del tributo chiusa.
• Crea prima nota: una scrittura con causale banca, coi conti indicati contro il conto di liquidità, più l'eventuale riga di scarto su oneri bancari o arrotondamenti attivi.
• Riconcilia ora: per gli abbinamenti certi, la stessa scrittura che faresti a mano; se l'incasso era già registrato crea solo il legame, così il pagamento non viene contato due volte. Sui movimenti appena importati, però, non trova nulla da elaborare.

Le scritture le ritrovi in Prima nota e nella tab Contabilità della pagina Banca, dove la colonna Riconciliazione dice se la riga è Riconciliata, Non riconciliata o «Conto senza estratto conto — non applicabile» (i conti cassa).

Chiedilo a Sam

Quasi tutta la riconciliazione si può fare in chat con Sam, con gli stessi effetti contabili dei pulsanti: "Fammi vedere i movimenti bancari non riconciliati di giugno", "Fai partire la riconciliazione automatica", "Chiudi la scadenza della fattura 128 con il bonifico del 5 luglio", "Annulla l'abbinamento di quel movimento". Anche la Proposta di abbinamento si conferma in chat, ma non serve: il pulsante Conferma proposta è in pagina (passo 3). L'unica cosa che Sam non può fare è importare l'estratto conto.

Se qualcosa non va

• Il pulsante "Collega" resta spento: la somma delle scritture selezionate non coincide con l'importo del movimento. Aggiungi o togli righe — i segni contano, le uscite sono negative e le entrate positive.
• Un movimento riconciliato dall'importazione non ha la prima nota: Scollega e Storna e scollega rispondono che non c'è nessun collegamento da rimuovere. Non c'è niente da sciogliere, manca la registrazione: chiudi la partita dallo Scadenzario.
• "Il conto bancario del movimento non è collegato a un conto finanziario del piano dei conti": apri Conti di liquidità, collega il conto e riprova.
• Un movimento con badge verde è ancora in coda: capita con le registrazioni di costi e oneri senza fattura — la scrittura c'è, il movimento resta solo elencato. Se lo apri offre solo Scollega e Storna e scollega: è già a posto.

Domande frequenti

Come riconcilio i movimenti della banca con le fatture? Importa l'estratto conto, poi clicca ogni movimento in coda e scegli Chiudi scadenza, selezionando la fattura da incassare o pagare.

Che cosa fa esattamente "Riconcilia ora"? Analizza i movimenti non ancora classificati e registra solo gli abbinamenti a fattura di cui è certo; le proposte incerte restano in coda. Sui movimenti appena importati non elabora nulla: l'importazione li ha già classificati.

Ho importato l'estratto conto: le fatture abbinate risultano incassate? No: l'abbinamento trovato durante l'importazione non scrive la prima nota e non chiude la partita. Se la scadenza è ancora aperta nello Scadenzario, registra lì l'incasso o il pagamento.

Perché un movimento in banca non trova nessuna fattura da abbinare? Di solito l'importo non coincide (commissioni, cambio valuta), la fattura non è ancora registrata, o la controparte scritta dalla banca non somiglia a quella in anagrafica.

Come registro una commissione bancaria o un bollo, che non hanno nessuna fattura? Apri il movimento e usa Crea prima nota: conto di costo, importo, conferma. Uno scarto fino a 2 euro si imputa a oneri e proventi bancari con la casella dedicata.

Posso abbinare solo una parte di un movimento? Un movimento più piccolo del residuo registra un incasso o pagamento parziale e lascia la partita aperta col residuo aggiornato; non si può invece spezzarne uno più grande su più scadenze.

Ho abbinato il movimento sbagliato: come lo tolgo? Aprilo di nuovo: Scollega rimuove il legame, Storna e scollega storna anche la scrittura e riapre la scadenza.

"Escludi dal controllo": posso tornare indietro? Sì: tab Movimenti bancari, filtro Stato riconciliazione su Tutti, apri la riga col badge Escluso e premi Ripristina.

Funzioni correlate

• Scadenzario e aging di crediti e debiti — le partite aperte che la riconciliazione chiude.
• Registrare un incasso o un pagamento — l'altra strada per chiudere una partita.
• Registrare la prima nota — dove finiscono le scritture prodotte qui.
• Piano dei conti — i conti di commissioni, oneri e costi diretti.
• Fattura di acquisto e di vendita — i documenti che generano le scadenze.
• L'assistente Sam — le stesse operazioni chieste in chat.