Registrare una fattura di acquisto in SamBooks

Come arriva la fattura del fornitore — dallo SDI, a mano o da un PDF — e come si controlla, si assegna il conto e si registra in prima nota.

A cosa serve

Questa guida segue il percorso di una fattura di acquisto (o fattura passiva, o fattura del fornitore): come entra in SamBooks, come viene riconosciuto il fornitore, cosa controllare, come si assegna il conto a ogni riga e cosa produce la registrazione — la scrittura di prima nota, il protocollo del registro IVA acquisti e la scadenza di pagamento.

Le trovi nella voce Fatture di acquisto del menu di sinistra; la pagina si intitola Fatture passive: è la stessa cosa, il prodotto usa i due nomi come sinonimi.

Prima di iniziare

• Il fornitore: dallo SDI l'anagrafica la crea SamBooks dal documento, a mano devi sceglierne uno dalla rubrica (Gestione fornitori); per registrare serve poi un conto di costo su ogni riga (Piano dei conti).
• La ricezione automatica richiede l'azienda configurata sul canale SDI (Codice SDI e cassetto fiscale).
• Chi può farlo: Gestore e Amministrativo creano e registrano, il Visualizzatore legge. In regime forfettario il ciclo passivo non compare nel menu (Regime fiscale RF01 e RF19).

Come si fa, passo per passo

1. Apri la fattura in «Fatture di acquisto»

L'elenco si apre con N. protocollo — il numero del registro IVA acquisti, che resta vuoto finché la fattura non è registrata — e prosegue con Numero fornitore, Data documento, Data ricezione, Fornitore, Totale, Autofattura e Stato. I filtri sono quattro: Stato, Periodo, Fornitore e Autofattura (opzione Estere / richiede autofattura); Pulisci li azzera. Clicca sulla riga per aprire il dettaglio; se la fattura non c'è ancora, Nuova fattura passiva in alto a destra apre la pagina di inserimento.

2. Controlla i dati del documento

La tab Dettagli mostra il documento come lo ha compilato il fornitore: Numero fornitore, Tipo documento, Regime fiscale emittente, le Righe con quantità, prezzo, IVA o natura e imponibile, e la card Totali fino al Totale documento. Sono dati del fornitore e non si "aggiustano" per far tornare i conti: se un importo è sbagliato, chiedigli una nota di credito.

3. Assegna un conto contabile a ogni riga

È il passaggio che sblocca la registrazione. Sotto le righe, nella stessa tab, c'è la sezione Conto contabile e competenza, con una card per riga: se SamBooks ha proposto un conto premi Accetta; se la proposta non ti convince usa Cambia conto per cercarne un altro nel piano dei conti; se leggi Nessun conto assegnato scegli tu.

Nella stessa card imposti la Competenza (Seleziona periodo oppure Legata a cespite) e colleghi il Codice catalogo, cioè l'articolo o servizio corrispondente. Se la riga porta un codice del fornitore compare il riquadro per riconciliarlo: confermata la corrispondenza una volta, dalla fattura successiva quel codice si risolve da solo e porta con sé il conto di costo.

4. Collega ordini e DDT, se ci sono

Nella tab Contabilità la card Riferimenti riconosciuti elenca gli ordini e le bolle citati dal fornitore, ognuno col suo stato (Non trovato, Da confermare, Ambiguo, Collegato): Risolvi automaticamente prova ad agganciarli da solo, Aggancia DDT/ordini apre le liste dei DDT e degli ordini di quel fornitore. È facoltativo, e lo puoi fare anche dopo aver registrato la fattura: la card resta attiva qualunque sia lo stato del documento.

5. Premi «Conferma e registra»

Nella barra in alto premi Conferma e registra. Finché una riga è senza conto il pulsante resta disabilitato e il motivo è nel suggerimento: «Assegna un conto contabile a ogni riga prima di registrare.»

Con tutte le righe categorizzate, il click registra subito: non si apre nessuna finestra e non scegli nessuna data. La data di registrazione è il giorno in cui clicchi; la competenza IVA — il periodo in cui l'imposta entra in liquidazione — la calcola SamBooks da sola, senza chiedertela:

• normalmente è la data di ricezione della fattura — quella che arriva in automatico dallo SDI (la data di consegna), o quella che hai indicato tu su una fattura estera o cartacea — mai la data del documento;
• se il periodo della ricezione è già stato liquidato (o il termine per liquidarlo è già passato) nel momento in cui registri, l'IVA va nel periodo del giorno di registrazione;
• se ricevi la fattura in un anno e la registri nell'anno successivo (entro il 30 aprile), la fattura resta nell'anno di ricezione ma fuori dalle liquidazioni periodiche e dalla LIPE: l'IVA si detrae nella dichiarazione IVA annuale di quell'anno, e nel registro acquisti annuale compare in una sezione dedicata. Oltre il 30 aprile dell'anno dopo la detrazione è decaduta: se la fattura porta IVA a credito, la registrazione viene rifiutata.

Se la fattura è in reverse charge la competenza resta quella della fattura del fornitore, invariata: le due annotazioni dell'integrazione devono cadere nello stesso periodo.

A operazione riuscita leggi «Fattura registrata in prima nota.» e lo stato passa a Registrata: apri il dettaglio, tab Contabilità, per vedere il protocollo con cui è entrata nel registro IVA acquisti e la data IVA con cui è finita in liquidazione.

Le tre strade con cui una fattura entra

Dallo SDI, in automatico

È il caso normale delle fatture italiane. Quando il fornitore trasmette la fattura elettronica, SamBooks la riceve e la crea senza alcuna azione da parte tua: la ritrovi in elenco in stato Bozza, completa di righe, riepilogo IVA e scadenze, con il file originale conservato e una proposta di conto su ogni riga. Nella tab Documento vedi da dove arriva («Ricevuta da SDI il …»), scarichi il tracciato con Scarica XML originale e sotto trovi gli Eventi SDI.

A mano, con o senza XML

Premi Nuova fattura passiva. In alto ci sono due riquadri di caricamento:

• Carica l'XML FatturaPA per compilare tutto — per il file XML ricevuto per altra via (PEC, cassetto fiscale), anche firmato .p7m: testata, righe, IVA, scadenze e documenti collegati si compilano da soli e il file resta allegato alla fattura come se fosse arrivato dallo SDI.
• Carica PDF o immagine per compilare via OCR — la terza strada, qui sotto.

Compilando a mano i campi obbligatori sono Fornitore, Numero documento, Data documento e Data ricezione, più almeno una riga con la descrizione: finché ne manca uno Crea fattura passiva resta disabilitato senza dirti quale. Su una fattura estera o cartacea la Data ricezione che scrivi qui è anche il punto di partenza della competenza IVA (vedi il passo 5): indicala con cura, è il giorno in cui hai davvero ricevuto il documento, non la data in cui lo stai inserendo. Il Tipo documento parte dalla fattura ordinaria e si cambia fra i documenti che un fornitore emette davvero (nota di credito, nota di debito, parcella, semplificate, differite); le autofatture TD16-TD21 non sono in elenco, perché non si ricevono ma si generano dal dettaglio di una fattura già inserita.

Sotto le righe ci sono Pagamenti e scadenze e tre card richiudibili — Ritenuta e bollo, Cassa previdenziale, Documenti collegati: se il fornitore ha termini di pagamento in anagrafica, la rata viene proposta da sola.

Da un PDF o una foto (OCR)

Serve quando il fornitore manda un PDF o una scansione invece del file XML — tipico dei fornitori esteri. Usa Carica PDF o immagine per compilare via OCR: accetta PDF, JPEG e PNG, controlla il file contro i virus prima di archiviarlo e leggerlo, poi pre-compila i campi («Documento elaborato: campi pre-compilati.») e segnala in un riquadro di avviso ciò di cui non è sicuro. La lettura automatica è un aiuto, non una firma: rivedi sempre i campi prima di salvare, soprattutto totale, aliquote e date — inclusa la Data ricezione, da cui parte la competenza IVA.

Come viene riconosciuto il fornitore

Il criterio principale è la partita IVA: se coincide con quella di un fornitore in rubrica l'aggancio è immediato. Sulle fatture dallo SDI, se nessun fornitore corrisponde per partita IVA o codice fiscale, SamBooks crea l'anagrafica dai dati del documento; nell'elenco fornitori il nuovo arrivato si riconosce dalla colonna Origine, che riporta Auto da SDI.

Sui documenti letti da PDF è più prudente: se la partita IVA manca — succede spesso con i fornitori extra-UE — si tenta la corrispondenza sul nome, ma l'aggancio scatta solo se il candidato è uno soltanto. Con zero o più candidati non sceglie a caso e mostra «Fornitore non riconosciuto: selezionalo manualmente.»: scegli tu nel campo Fornitore, oppure crea l'anagrafica e torna sulla fattura.

Cosa succede dopo la registrazione

• Prima nota. Nasce una scrittura in partita doppia: in Dare i costi (uno per conto, secondo la competenza delle righe) e l'IVA a credito, in Avere il debito verso il fornitore — su un conto diverso se è italiano, europeo o extra-UE — e l'eventuale ritenuta all'Erario. Dalla tab Contabilità, Apri scrittura apre la registrazione (Registrare la prima nota).
• Registro IVA acquisti. La fattura riceve un protocollo progressivo, indicato nella tab Contabilità sotto la conferma: è il numero con cui entra nel registro e confluisce nella liquidazione IVA.
• Scadenze di pagamento. Nascono con la registrazione, non prima: finché la fattura è in bozza il piano di pagamento resta memorizzato sul documento ma non è ancora un debito, e nello scadenzario non compare nulla. È «Conferma e registra» a farle nascere: da lì in poi le rate sono partite aperte; se il fornitore non ne ha indicata nessuna ne nasce una unica per il totale, con data ricavata dai termini di pagamento della sua anagrafica — e, se non ne ha, dalla data del documento. Le trovi nello Scadenzario e partite aperte e le chiudi quando paghi (Registrare un incasso e un pagamento). Dopo il pagamento la fattura resta Registrata: non diventa «Pagata», è la partita a chiudersi.
• Magazzino: nulla. È la regola che sorprende di più. La fattura non carica il magazzino, né alla ricezione né alla registrazione: giacenze e costo medio si muovono solo con il DDT di acquisto, quando lo emetti.

Modificare una bozza inserita a mano

Su una bozza inserita a mano o creata dalla lettura di un PDF/immagine (OCR), il dettaglio della fattura mostra il pulsante «Modifica» accanto a «Conferma e registra»: apre la pagina «Modifica bozza «{numero}»» (/invoices_in/<id>/edit), lo stesso editor della creazione (passo del paragrafo «A mano, con o senza XML») già compilato con i dati salvati. "Correggi i dati della bozza e salva. Le modifiche restano possibili finché la fattura non viene confermata."

Il pulsante non compare affatto su due tipi di documento, ed è una scelta deliberata: una fattura ricevuta dallo SDI o nata da un tracciato FatturaPA — anche quando sei stato tu a caricare quel file XML a mano — non si corregge, perché il tracciato del fornitore è il documento legale così com'è. Se un dato è sbagliato, si chiede al fornitore una nota di variazione (nota di credito o di debito): non si riscrive la copia ricevuta.

Nella pagina di modifica alcuni campi restano bloccati per lo stesso motivo per cui lo sono in creazione:

• Il fornitore non si cambia: se hai sbagliato fornitore, elimina la bozza (vedi sotto) e reinseriscila da capo.
• Una bozza in valuta estera ha le righe bloccate dopo la conversione: puoi correggere il resto della testata, ma per rifare le righe devi prima riportare la divisa a EUR e salvare, oppure eliminare e reinserire la bozza. Divisa e righe non si salvano insieme: se tocchi entrambe, salvi prima una cosa e poi l'altra.

A modifica completata, «Salva modifiche» aggiorna la bozza e torna al dettaglio; da lì il passo successivo resta lo stesso: assegnare il conto a ogni riga e premere «Conferma e registra».

Stati, marcia indietro e note di credito

Gli stati che una fattura passiva può assumere sono sei, ma il filtro Stato ne offre cinque — Bozza, Categorizzata, Registrata, Pagata, Stornata — e nell'uso quotidiano ne incontri due: Bozza (ricevuta o inserita, non ancora registrata) e Registrata. Le altre tre voci del filtro oggi non sono assegnate da nessun percorso: selezionarle non restituisce mai risultati. Confermata è il sesto stato, l'unico che il filtro non offre: non è una tappa in cui la fattura sosta andando avanti — «Conferma e registra» ci passa e registra nella stessa operazione — ma è lo stato in cui una fattura torna quando ne annulli la registrazione, ed è da lì che la riporti in bozza o la registri di nuovo.

• Riporta in bozza — nella barra del dettaglio e come icona di riga — riporta indietro una fattura Registrata o Confermata: su una registrata il dialog avvisa che la scrittura di prima nota verrà eliminata e che la registrazione andrà rifatta da capo. È disabilitato («Annulla o elimina prima l'autofattura collegata.») se dalla fattura è già nata un'autofattura di reverse charge. Dopo la registrazione la testata non è più modificabile; conto e competenza delle righe sì.
• Elimina bozza compare solo su una bozza («Eliminare la bozza?»): una registrata va prima riportata in bozza. Nella stessa barra, Scarica PDF propone i formati Template SamBooks e Modello AdE, e Regolarizza omessa fatturazione copre il caso opposto, cioè il fornitore che la fattura non l'ha mai mandata.

La nota di credito ricevuta — lo storno di una fattura del fornitore — è a tutti gli effetti una fattura di acquisto: arriva dallo SDI come le altre o la inserisci a mano col tipo documento corrispondente, si registra allo stesso modo e in prima nota la scrittura si ribalta di segno. Lo stesso vale per la nota di debito.

Detraibilità IVA parziale su una riga

Spese come l'auto aziendale a uso promiscuo generico (di norma il 40% dell'IVA detraibile), la telefonia mobile a uso promiscuo (50%) o le spese di rappresentanza (indetraibili, salvo gli omaggi sotto i 50 €) hanno per legge una detraibilità IVA ridotta — vitto e alloggio, invece, restano al 100% se inerenti e documentati da fattura. Nella sezione Conto contabile e competenza del passo 3, sotto ogni riga con un conto assegnato trovi il controllo Detraibilità IVA: quattro percentuali rapide — 100%, 50%, 40%, 0% — più un campo libero per un valore diverso, da 0 a 100. Se il conto ha una regola fiscale collegata, SamBooks propone la percentuale con il riferimento normativo (art. 19-bis1 DPR 633/1972) accanto e un pulsante Applica; se un dato che la regola richiederebbe non è disponibile (per esempio l'uso del veicolo, che SamBooks oggi non registra), te lo dice invece di indovinare. Vale riga per riga: la stessa fattura può mescolare un costo pienamente detraibile e uno no. Lasciando il campo vuoto resta al 100%, come sempre — non c'è un default automatico diverso per categoria. Lo stesso controllo esiste anche sulle note spese (Note spese, scontrini e rimborso al dipendente).

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo.

• «Crea una fattura di acquisto del fornitore Rossi, numero 128 del 3 marzo, 1.000 € più IVA al 22%.»
• «Registra in prima nota la fattura passiva 128.» — è anche il testo che il pulsante Registra in prima nota della tab Contabilità scrive per te; Sam mostra la scrittura Dare/Avere prima di registrarla e confermi tu.
• «Storna la registrazione della fattura passiva 128 e riportala in bozza.» · «Cambia il conto della riga 2.»

Puoi allegare a Sam anche il PDF della fattura: legge il documento e propone i dati, ma la creazione resta una conferma tua (l'assistente Sam). E accanto alla chat c'è sempre il percorso manuale: su una fattura confermata — cioè su una fattura di cui hai annullato la registrazione — la tab Contabilità offre Registra manualmente: come «Conferma e registra», è un'unica azione, senza nessuna data da scegliere — vale la stessa regola del passo 5.

Se qualcosa non va

• «Conferma e registra» è grigio. Manca il conto su almeno una riga: in Dettagli cerca la card che dice Nessun conto assegnato. Registrando dalla chat o dal percorso manuale, l'errore elenca le righe scoperte.
• La riga chiede un cespite. Su un conto di immobilizzazione ammortizzabile la riga mostra Riga su immobilizzazione con il pulsante Collega cespite: finché non colleghi il bene la registrazione è rifiutata; se il costo non è un cespite, cambia conto.
• Registrazione rifiutata: detrazione decaduta. Se la fattura è stata ricevuta l'anno scorso e oggi è già passato il 30 aprile, la finestra per detrarne l'IVA in dichiarazione annuale si è chiusa: se la fattura porta imposta a credito, SamBooks rifiuta la registrazione. Puoi comunque contabilizzare il costo (senza portare l'IVA a credito) con una registrazione manuale di prima nota.
• Registrazione rifiutata: esercizio bloccato o chiuso. Se l'esercizio in cui cade il giorno di registrazione è bloccato o chiuso, l'operazione è respinta: sblocca o riapri l'esercizio prima di registrare — la guida Sbloccare un periodo IVA liquidato o un esercizio chiuso copre il passo passo.
• Altri blocchi. Con il controllo degli acquisti attivo (è disattivato di default), una fattura che si discosta dall'ordine oltre la tolleranza va approvata dal relativo pannello. Si aggiunge la soglia di fatture contabilizzabili del piano di abbonamento — la ricezione dallo SDI, invece, non si ferma mai.
• «Riporta in bozza» viene rifiutato. Succede con una scadenza già pagata o un movimento bancario riconciliato al documento: prima si disfa il pagamento o la riconciliazione, poi si storna.
• Avviso sul reverse charge. Sulle fatture estere o con righe in reverse charge compare un avviso — non un errore — che invita a registrare il documento com'è: l'autofattura o integrazione (TD16-TD21) si propone dopo, dal dettaglio della fattura, con la card Autofattura. Il meccanismo — quale TD scegliere, bozza o invio allo SDI, quando nasce davvero la scrittura contabile — è nella guida dedicata: Autofattura e integrazione per il reverse charge (TD17, TD18, TD19). Se invece l'acquisto è senza IVA con dichiarazione d'intento, dopo la registrazione compare la card Utilizzo plafond (plafond IVA).

Domande frequenti

Mi è arrivata una fattura passiva dallo SDI, cosa devo fare? Nulla per riceverla: è già in Fatture di acquisto in stato Bozza. Aprila, controlla i dati, assegna un conto a ogni riga e premi Conferma e registra.

Posso caricare il PDF della fattura del fornitore e farla compilare da sola? Sì, con Carica PDF o immagine per compilare via OCR (PDF, JPEG, PNG): i campi si pre-compilano e restano modificabili. Con l'XML il riquadro accanto compila anche di più.

Il fornitore non è stato riconosciuto, cosa faccio? Capita sui PDF quando manca la partita IVA o i candidati sono più d'uno: SamBooks non tira a indovinare. Scegli il fornitore nel campo Fornitore, o crealo se non è in rubrica.

Perché non riesco a registrare la fattura passiva? Manca il conto su qualche riga (il pulsante resta grigio); una riga è su un conto di immobilizzazione senza cespite; la fattura è stata ricevuta l'anno prima e la detrazione IVA è ormai decaduta (oltre il 30 aprile); l'esercizio della data di registrazione è bloccato o chiuso; il controllo fra ordine, DDT e fattura segnala uno scostamento.

In che periodo finisce l'IVA di una fattura di acquisto? Non la scegli tu: normalmente nel periodo della data di ricezione (quella dello SDI, o quella che hai indicato su una fattura estera/cartacea); se quel periodo è già liquidato, nel periodo del giorno in cui registri; se registri l'anno dopo averla ricevuta, resta fuori dalle liquidazioni periodiche e si detrae nella dichiarazione IVA annuale.

Come imposto una detraibilità IVA parziale su una fattura di acquisto? Sotto ogni riga, nella sezione Conto contabile e competenza, trovi il controllo Detraibilità IVA: scegli 100/50/40/0% o digita un valore libero. Se il conto ha una regola fiscale, SamBooks ti propone già la percentuale corretta con la norma di riferimento.

Perché alcune spese — auto, telefonia, rappresentanza — dovrebbero avere un'IVA parzialmente indetraibile? È una regola fiscale legata alla categoria di spesa (art. 19-bis1 DPR 633/1972), non a SamBooks: per esempio l'auto aziendale a uso promiscuo generico detrae di norma il 40% dell'IVA e la telefonia il 50%. Sulla fattura di acquisto puoi impostarla riga per riga nel controllo Detraibilità IVA, che propone la percentuale quando il conto ha una regola fiscale collegata.

La fattura di acquisto carica il magazzino? No, mai: carico e ricalcolo del costo medio avvengono all'emissione del DDT di acquisto. La fattura muove contabilità, IVA e scadenze.

Posso modificare una fattura passiva già inserita? Solo se è una bozza inserita a mano o creata da OCR: il pulsante «Modifica» apre lo stesso editor della creazione. Una fattura ricevuta dallo SDI o nata da un tracciato FatturaPA non si modifica mai, nemmeno in bozza: si rettifica chiedendo al fornitore una nota di variazione.

Funzioni correlate

• L'ordine di acquisto — il documento che precede merce e fattura: il fornitore lo cita in fattura, e dalla tab Contabilità lo agganci con «Aggancia DDT/ordini».
• Gestione fornitori · Piano dei conti — anagrafiche e conti di costo.
• Registrare la prima nota — la scrittura che ne nasce.
• Note spese, scontrini e rimborso al dipendente — stesso controllo di Detraibilità IVA, sulle note spese.
• Scadenzario e partite aperte · Registrare un incasso e un pagamento · Riconciliare i movimenti bancari — il pagamento al fornitore.
• Codice SDI e cassetto fiscale · Esportatore abituale e plafond IVA · L'assistente Sam.
• Autofattura e integrazione per il reverse charge (TD17, TD18, TD19) — il meccanismo completo di autofatture e integrazioni.