Registrare una fattura di acquisto in SamBooks

Come arriva la fattura del fornitore — dallo SDI, a mano o da un PDF — e come si controlla, si assegna il conto e si registra in prima nota.

A cosa serve

Questa guida segue il percorso di una fattura di acquisto (o fattura passiva, o fattura del fornitore): come entra in SamBooks, come viene riconosciuto il fornitore, cosa controllare, come si assegna il conto a ogni riga e cosa produce la registrazione — la scrittura di prima nota, il protocollo del registro IVA acquisti e la scadenza di pagamento.

Le trovi nella voce Fatture di acquisto del menu di sinistra; la pagina si intitola Fatture passive: è la stessa cosa, il prodotto usa i due nomi come sinonimi.

Prima di iniziare

• Il fornitore: dallo SDI l'anagrafica la crea SamBooks dal documento, a mano devi sceglierne uno dalla rubrica (Gestione fornitori); per registrare serve poi un conto di costo su ogni riga (Piano dei conti).
• La ricezione automatica richiede l'azienda configurata sul canale SDI (Codice SDI e cassetto fiscale).
• Chi può farlo: Gestore e Amministrativo, o un Personalizzato con la sezione Fatture di acquisto, con il permesso di lettura e scrittura creano e registrano; chi ha la sola lettura legge, e chi non ha quella sezione non vede le Fatture di acquisto. In regime forfettario il ciclo passivo non compare nel menu (Regime fiscale RF01 e RF19).

Come si fa, passo per passo

1. Apri la fattura in «Fatture di acquisto»

L'elenco si apre con N. protocollo — il numero del registro IVA acquisti, che resta vuoto finché la fattura non è registrata — e prosegue con Numero fornitore, Data documento, Data ricezione, Fornitore, Totale, Autofattura e Stato. I filtri sono quattro: Stato, Periodo, Fornitore e Autofattura (opzione Estere / richiede autofattura); Pulisci li azzera. In fondo a ogni riga ci sono, come icone, le azioni del dettaglio che valgono per quello stato: Conferma e registra sulle bozze, Modifica sulle bozze inserite a mano, l'autofattura sulle fatture che la richiedono, Scarica PDF, Riporta in bozza e Regolarizza omessa fatturazione sulle registrate, Elimina bozza. Clicca sulla riga per aprire il dettaglio; se la fattura non c'è ancora, Nuova fattura passiva in alto a destra apre la pagina di inserimento.

2. Controlla i dati del documento

La tab Dettagli mostra, sotto la card del Fornitore, il documento come lo ha compilato il fornitore: Numero documento, Tipo documento, Regime fiscale emittente, il Piano di pagamento, le Righe con quantità, prezzo, IVA o natura e imponibile, e la card Totali fino al Totale documento. Sono dati del fornitore e non si "aggiustano" per far tornare i conti: se un importo è sbagliato, chiedigli una nota di credito.

Il Piano di pagamento elenca le rate indicate dal fornitore con Modalità, Scadenza, Importo, IBAN del fornitore e Beneficiario (più le Condizioni, se dichiarate): lì trovi le coordinate per il bonifico. Se il documento non indica rate, la sezione avvisa che la scadenza si calcola dai termini di pagamento del fornitore.

3. Assegna un conto contabile a ogni riga

È il passaggio che sblocca la registrazione. Sotto le righe, nella stessa tab, c'è la sezione Conto contabile e competenza, con una card per riga: se SamBooks ha proposto un conto premi Accetta; se la proposta non ti convince usa Cambia conto per cercarne un altro nel piano dei conti; se leggi Nessun conto assegnato scegli tu.

Nella stessa card imposti la Competenza (Seleziona periodo oppure Legata a cespite) e colleghi il Codice catalogo, cioè l'articolo o servizio corrispondente. Se la riga porta un codice del fornitore compare il riquadro per riconciliarlo: confermata la corrispondenza una volta, dalla fattura successiva quel codice si risolve da solo e porta con sé il conto di costo.

4. Collega ordini e DDT, se ci sono

Nella tab Contabilità la card Riferimenti riconosciuti elenca gli ordini e le bolle citati dal fornitore, ognuno col suo stato (Non trovato, Da confermare, Ambiguo, Collegato): Risolvi automaticamente prova ad agganciarli da solo, Aggancia DDT/ordini apre le liste dei DDT e degli ordini di quel fornitore. È facoltativo, e lo puoi fare anche dopo aver registrato la fattura: la card resta attiva qualunque sia lo stato del documento.

5. Premi «Conferma e registra»

Nella barra in alto premi Conferma e registra. Finché una riga è senza conto il pulsante resta disabilitato e il motivo è nel suggerimento: «Assegna un conto contabile a ogni riga prima di registrare.»

Con tutte le righe categorizzate, il click registra subito: non si apre nessuna finestra e non scegli nessuna data. La data di registrazione è il giorno in cui clicchi; la competenza IVA — il periodo in cui l'imposta entra in liquidazione — la calcola SamBooks da sola, senza chiedertela:

• normalmente è la data di ricezione della fattura — quella che arriva in automatico dallo SDI (la data di consegna), o quella che hai indicato tu su una fattura estera o cartacea — mai la data del documento;
• se il periodo della ricezione è già stato liquidato (o il termine per liquidarlo è già passato) nel momento in cui registri, l'IVA va nel periodo del giorno di registrazione;
• se ricevi la fattura in un anno e la registri nell'anno successivo (entro il 30 aprile), la fattura resta nell'anno di ricezione ma fuori dalle liquidazioni periodiche e dalla LIPE: l'IVA si detrae nella dichiarazione IVA annuale di quell'anno, e nel registro acquisti annuale compare in una sezione dedicata. Oltre il 30 aprile dell'anno dopo la detrazione è decaduta: se la fattura porta IVA a credito, la registrazione viene rifiutata.

Se la fattura è in reverse charge la competenza resta quella della fattura del fornitore, invariata: le due annotazioni dell'integrazione devono cadere nello stesso periodo.

A operazione riuscita leggi «Fattura registrata in prima nota.» e lo stato passa a Registrata: apri il dettaglio, tab Contabilità, per vedere il protocollo con cui è entrata nel registro IVA acquisti e la data IVA con cui è finita in liquidazione.

Le tre strade con cui una fattura entra

Dallo SDI, in automatico

È il caso normale delle fatture italiane. Quando il fornitore trasmette la fattura elettronica, SamBooks la riceve e la crea senza alcuna azione da parte tua: la ritrovi in elenco in stato Bozza, completa di righe, riepilogo IVA e scadenze, con il file originale conservato e una proposta di conto su ogni riga. Nella tab Documento vedi da dove arriva («Ricevuta da SDI il …»), scarichi il tracciato con Scarica XML originale e sotto trovi gli Eventi SDI.

A mano, con o senza XML

Premi Nuova fattura passiva. In alto ci sono due riquadri di caricamento:

• Carica l'XML FatturaPA per compilare tutto — per il file XML ricevuto per altra via (PEC, cassetto fiscale), anche firmato .p7m: testata, righe, IVA, scadenze e documenti collegati si compilano da soli e il file resta allegato alla fattura come se fosse arrivato dallo SDI. Funziona anche con le semplificate e le loro note (TD07, TD08, TD09).
• Carica PDF o immagine per compilare via OCR — la terza strada, qui sotto.

Compilando a mano i campi obbligatori sono Fornitore, Numero documento, Data documento e Data ricezione, più almeno una riga con la descrizione: finché ne manca uno Crea fattura passiva resta disabilitato, e accanto al pulsante la riga «Compila prima: …» elenca i campi mancanti. Su una fattura estera o cartacea la Data ricezione che scrivi qui è anche il punto di partenza della competenza IVA (vedi il passo 5): indicala con cura, è il giorno in cui hai davvero ricevuto il documento, non la data in cui lo stai inserendo. Il Tipo documento parte dalla fattura ordinaria e si cambia fra i documenti che un fornitore emette davvero (nota di credito, nota di debito, parcella, semplificate, differite); le autofatture TD16-TD21 non sono in elenco, perché non si ricevono ma si generano dal dettaglio di una fattura già inserita.

Sotto le righe ci sono Pagamenti e scadenze e tre card richiudibili — Ritenuta e bollo, Cassa previdenziale, Documenti collegati: se il fornitore ha termini di pagamento in anagrafica, la rata viene proposta da sola. Le rate devono sommare al totale del documento: se non tornano, il riquadro «Le rate non corrispondono al totale» indica la differenza e la fattura non si salva.

Da un PDF o una foto (OCR)

Serve quando il fornitore manda un PDF o una scansione invece del file XML — tipico dei fornitori esteri. Usa Carica PDF o immagine per compilare via OCR: accetta PDF, JPEG e PNG, controlla il file contro i virus prima di archiviarlo e leggerlo, poi pre-compila i campi («Documento elaborato: campi pre-compilati.») e segnala in un riquadro di avviso ciò di cui non è sicuro. La lettura automatica è un aiuto, non una firma: rivedi sempre i campi prima di salvare, soprattutto totale, aliquote e date — inclusa la Data ricezione, da cui parte la competenza IVA.

Come viene riconosciuto il fornitore

Il criterio principale è la partita IVA: se coincide con quella di un fornitore in rubrica l'aggancio è immediato. Sulle fatture dallo SDI, se nessun fornitore corrisponde per partita IVA o codice fiscale, SamBooks crea l'anagrafica dai dati del documento; nell'elenco fornitori il nuovo arrivato si riconosce dalla colonna Origine, che riporta Auto da SDI.

Sui documenti letti da PDF è più prudente: se la partita IVA manca — succede spesso con i fornitori extra-UE — si tenta la corrispondenza sul nome, ma l'aggancio scatta solo se il candidato è uno soltanto. Con zero o più candidati non sceglie a caso e mostra «Fornitore non riconosciuto: selezionalo manualmente.»: scegli tu nel campo Fornitore, oppure crea l'anagrafica e torna sulla fattura.

Cosa succede dopo la registrazione

• Prima nota. Nasce una scrittura in partita doppia: in Dare i costi (uno per conto, secondo la competenza delle righe) e l'IVA a credito, in Avere il debito verso il fornitore — su un conto diverso se è italiano, europeo o extra-UE — e l'eventuale ritenuta all'Erario. Dalla tab Contabilità, Apri scrittura apre la registrazione (Registrare la prima nota).
• Registro IVA acquisti. La fattura riceve un protocollo progressivo, indicato nella tab Contabilità sotto la conferma: è il numero con cui entra nel registro e confluisce nella liquidazione IVA.
• Scadenze di pagamento. Nascono con la registrazione: finché la fattura è in bozza il piano resta sul documento (lo vedi nei Dettagli) ma non è ancora un debito e nello scadenzario non compare nulla. Da «Conferma e registra» in poi le rate sono partite aperte; se il fornitore non ne ha indicata nessuna ne nasce una unica per il totale, con data ricavata dai termini di pagamento della sua anagrafica o, se non ne ha, dalla data del documento. Le trovi nello Scadenzario e partite aperte e le chiudi quando paghi (Registrare un incasso e un pagamento). Dopo il pagamento la fattura resta Registrata: non diventa «Pagata», è la partita a chiudersi.
• Magazzino: nulla. È la regola che sorprende di più. La fattura non carica il magazzino, né alla ricezione né alla registrazione: giacenze e costo medio si muovono solo con il DDT di acquisto, quando lo emetti.

Modificare una bozza inserita a mano

Su una bozza inserita a mano o creata dalla lettura di un PDF/immagine (OCR), il dettaglio della fattura mostra il pulsante «Modifica» accanto a «Conferma e registra»: apre la pagina Modifica bozza, intitolata col numero del documento. È lo stesso editor della creazione (paragrafo «A mano, con o senza XML»), già compilato con i dati salvati, rate comprese, ma senza i riquadri per caricare XML o PDF, che servono solo a creare una fattura nuova.

Il pulsante non compare su una fattura ricevuta dallo SDI o nata da un tracciato FatturaPA, anche se quel file XML l'hai caricato tu: il tracciato del fornitore è il documento legale così com'è. Se un dato è sbagliato si chiede al fornitore una nota di variazione (di credito o di debito), non si riscrive la copia ricevuta.

Nella pagina di modifica alcuni campi restano bloccati per lo stesso motivo per cui lo sono in creazione:

• Il fornitore non si cambia: se hai sbagliato fornitore, elimina la bozza (vedi sotto) e reinseriscila da capo.
• Una bozza in valuta estera ha le righe bloccate dopo la conversione: puoi correggere il resto della testata, ma per rifare le righe devi prima riportare la divisa a EUR e salvare, oppure eliminare e reinserire la bozza. Divisa e righe non si salvano insieme: se tocchi entrambe, salvi prima una cosa e poi l'altra.
• Cassa previdenziale e Documenti collegati non compaiono in modifica. Se il riferimento di una nota alla fattura d'origine è sbagliato, elimina la bozza e reinseriscila.

Le rate stanno in Pagamenti e scadenze come le hai salvate: ne cambi scadenza, importo, modalità e IBAN, le aggiungi con Aggiungi scadenza o le togli con Rimuovi scadenza (senza rate, alla registrazione nasce la rata unica dai termini del fornitore). Se tocchi le rate o le righe, e quindi il totale, la somma si ricontrolla: se non torna, il riquadro «Le rate non corrispondono al totale» mostra somma, totale e differenza in euro, e Salva modifiche non salva finché non correggi. Se non tocchi né rate né righe, il piano resta com'era.

A modifica completata, «Salva modifiche» aggiorna la bozza e torna al dettaglio; da lì il passo successivo resta lo stesso: assegnare il conto a ogni riga e premere «Conferma e registra».

Stati e marcia indietro

Il filtro Stato offre cinque voci — Bozza, Categorizzata, Registrata, Pagata, Stornata — ma nell'uso quotidiano ne incontri due: Bozza (ricevuta o inserita, non ancora registrata) e Registrata. Le altre tre oggi non sono assegnate da nessun percorso e non restituiscono risultati. Esiste poi un sesto stato, Confermata, che il filtro non offre: «Conferma e registra» ci passa e registra nella stessa operazione, ma una fattura ci torna quando ne annulli la registrazione, ed è da lì che la riporti in bozza o la registri di nuovo.

• Riporta in bozza — nella barra del dettaglio e come icona di riga — riporta indietro una fattura Registrata o Confermata: su una registrata il dialog avvisa che la scrittura di prima nota verrà eliminata e che la registrazione andrà rifatta da capo. È disabilitato («Annulla o elimina prima l'autofattura collegata.») se dalla fattura è già nata un'autofattura di reverse charge. Dopo la registrazione la testata non è più modificabile; conto e competenza delle righe sì.
• Elimina bozza compare solo su una bozza («Eliminare la bozza?»): una registrata va prima riportata in bozza. Su una fattura ricevuta dallo SDI il comando resta spento anche in bozza, col motivo «Ricevuta dallo SDI: non eliminabile. Un documento arrivato dal canale ufficiale si registra, non si cancella.» Nella stessa barra, Regolarizza omessa fatturazione copre il caso opposto, cioè il fornitore che la fattura non l'ha mai mandata.
• Scarica PDF, nella barra del dettaglio e come icona nella riga dell'elenco, apre un menu con tre formati: Template SamBooks (la riproduzione leggibile impaginata da SamBooks), Modello AdE (il foglio di stile dell'Agenzia delle Entrate) e Modello AssoSoftware (il foglio di stile di AssoSoftware, con fonte e numero di pagina in fondo a ogni foglio). Tutti e tre nascono dal file XML del fornitore: su una fattura inserita a mano senza XML, o letta da un PDF, il PDF non si genera e un avviso spiega che manca il tracciato originale. In quel caso il documento da conservare è il PDF che ti ha mandato il fornitore.

Note di credito e di debito ricevute dal fornitore

La nota di credito ricevuta, cioè lo storno di una fattura del fornitore, è a tutti gli effetti una fattura di acquisto: arriva dallo SDI come le altre o la inserisci a mano scegliendo Nota di credito nel Tipo documento, si registra allo stesso modo e in prima nota la scrittura si ribalta di segno. Lo stesso vale per la Nota di debito, che invece aggiunge un importo.

Una nota di solito richiama la fattura che rettifica. Quando la trova, SamBooks collega la nota alla fattura d'origine da solo: nello scadenzario la nota di credito riduce la partita aperta di quella fattura, e la nota di debito si somma a lei, invece di restare una partita a parte. Il collegamento scatta allo stesso modo sulla nota che arriva dallo SDI, su quella caricata col suo XML, su quella inserita a mano e su quella che fai preparare a Sam.

Se la fattura è a rate, la nota di credito collegata riduce prima la rata con la scadenza più vicina, non tutte in proporzione: su una fattura da 1.220 € in due rate da 610 €, una nota da 244 € porta la prima rata a 366 € e lascia intera la seconda. Nella tab Documento della fattura, sotto Pagamenti & scadenze, leggi «Note di credito collegate: −244,00 €», e Registra pagamento propone già il residuo al netto.

Se la fattura è già pagata e la nota supera quanto restava da pagare, l'eccedenza diventa un credito verso il fornitore: la tab lo dice («…il fornitore deve restituire …») e sulla rata compare Registra rimborso, che apre «Registra rimborso dal fornitore» con l'importo Da rimborsare già compilato. Quando il fornitore ti restituisce i soldi scegli Data e Conto e premi Registra («Rimborso registrato.»); per compensarlo con un'altra sua fattura usa «Compensa con un altro conto». Fino ad allora il credito resta aperto nello scadenzario.

Inserendo la nota a mano, il riferimento lo indichi nella card Documenti collegati: premi Aggiungi riferimento, scegli Fattura collegata come Tipo e scrivi il Numero documento della fattura del fornitore, con la sua data se ce l'hai. SamBooks cerca fra le fatture dello stesso fornitore e collega la nota solo quando ne trova una sola con quel numero (e con quella data, se l'hai indicata): non tira mai a indovinare.

Nel dettaglio della nota vedi subito com'è andata:

• collegata: in alto un riquadro verde dice «Nota di credito della fattura … del …» (o «Nota di debito della fattura …»), e un clic ti porta alla fattura d'origine;
• non collegata: un avviso «Nota non collegata alla fattura d'origine» spiega il motivo in parole semplici e cosa comporta. I motivi possibili sono quattro: la nota non indica nessuna fattura; ne richiama più di una (tipico del premio di fine periodo su più acquisti), e allora resta un credito verso il fornitore; la fattura richiamata non è in SamBooks; il fornitore ha più fatture con lo stesso numero e la nota non permette di distinguerle, e in quel caso aggiungere la data del documento nel riferimento risolve.

Se la fattura d'origine arriva dopo la nota, l'avviso lo dice. Su una nota inserita a mano e ancora in bozza basta salvarla di nuovo (Modifica, poi Salva modifiche) perché il collegamento si ricalcoli.

Nota di credito su un bene ammortizzabile. Se una riga della nota va su un conto di immobilizzazione, la card della riga non mostra Collega cespite ma il riquadro Bene a cui si riferisce la nota di credito: cerca il cespite per codice o nome e sceglilo («Nota collegata al bene.»). Il collegamento non crea e non incrementa nessun bene: la nota si registra in Avere sul conto del bene, mentre il costo nel registro dei cespiti resta quello della fattura d'acquisto, perché lì la riduzione da nota di credito non è ancora gestita. Finché il bene non è scelto, la registrazione della nota viene rifiutata.

Detraibilità IVA parziale su una riga

Spese come l'auto aziendale a uso promiscuo generico (di norma il 40% dell'IVA detraibile), la telefonia mobile a uso promiscuo (50%) o le spese di rappresentanza (indetraibili, salvo gli omaggi sotto i 50 €) hanno per legge una detraibilità IVA ridotta — vitto e alloggio, invece, restano al 100% se inerenti e documentati da fattura. Nella sezione Conto contabile e competenza del passo 3, sotto ogni riga con un conto assegnato trovi il controllo Detraibilità IVA: quattro percentuali rapide — 100%, 50%, 40%, 0% — più un campo libero per un valore diverso, da 0 a 100. Se il conto ha una regola fiscale collegata, SamBooks propone la percentuale con il riferimento normativo (art. 19-bis1 DPR 633/1972) accanto e un pulsante Applica; se un dato che la regola richiederebbe non è disponibile (per esempio l'uso del veicolo, che SamBooks oggi non registra), te lo dice invece di indovinare. Vale riga per riga; lasciando il campo vuoto resta al 100%, senza un default diverso per categoria. Lo stesso controllo esiste anche sulle note spese (Note spese, scontrini e rimborso al dipendente).

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: descrivigli il documento del fornitore e lui lo porta fino alla scrittura.

• Creare — «Mi è arrivata la fattura di Sabbioni Impianti Srl, partita IVA 00874390157, numero 312 del 2 settembre 2026: 1.450 euro di impianto elettrico con IVA al 22 e 260 euro di manodopera con IVA al 10. Inseriscila fra gli acquisti.» Crea la bozza con le righe indicate: resta bozza, nessuna conferma.
• Registrare — «Ho ricevuto la fattura di Envoyer Software da 39 euro + IVA per l'abbonamento mensile. Registramela in contabilità.» Registra subito la scrittura Dare/Avere e te la mostra: resta tracciata e puoi annullarla.
• Modificare — «Nella fattura di Envoyer Software ho sbagliato l'imponibile: rimettila in bozza che la correggo.» Riporta la fattura in bozza, nessuna conferma.
• Modificare — «Su che conto va la riga “Fornitura carta e materiali di consumo” della fattura di Cartotecnica Val Padana Srl?» Propone i conti più probabili e assegna quello scelto: lo fa subito, te lo dice, resta annullabile.
• Elencare — «Che fatture fornitori ho in sospeso da registrare in contabilità?» Elenca le fatture passive ancora da registrare, nessuna conferma.
• Modificare — «Nella bozza della fattura 88 di Ferramenta Lodigiana Srl dividi il pagamento in due rate da 610 euro, al 31 ottobre e al 30 novembre.» Sostituisce le rate della bozza; se non sommano al totale, te lo dice invece di salvarle.
• Annullare — «Ho contabilizzato per sbaglio la fattura di Autoservizi Bianchi: annullami la registrazione in prima nota, la rifaccio dopo.» Annulla subito la scrittura e te lo dice: resta annullabile, puoi ri-registrarla quando vuoi.
• Incassare — «Officine Mazzoleni mi ha restituito con un bonifico i 122 euro in più della nota di credito: registra il rimborso sulla banca.» Ti mostra l'anteprima della scrittura e registra l'incasso dopo la tua conferma.

La registrazione in prima nota Sam la fa comunque subito, anche quando gli hai chiesto di fare tutto il lavoro: te la mostra appena fatta, non prima, e resta sempre annullabile. Se il fornitore della fattura non è ancora in anagrafica, invece, Sam si ferma prima di scrivere qualsiasi cosa e ti chiede se crearlo o se hai sbagliato nome.

A mano, su una fattura confermata (cioè di cui hai annullato la registrazione) la tab Contabilità offre Registra manualmente: un'unica azione senza date da scegliere, come «Conferma e registra».

Se qualcosa non va

• «Conferma e registra» è grigio. Manca il conto su almeno una riga: in Dettagli cerca la card che dice Nessun conto assegnato. Registrando dalla chat o dal percorso manuale, l'errore elenca le righe scoperte.
• La riga chiede un cespite. Su un conto di immobilizzazione ammortizzabile la riga mostra Riga su immobilizzazione con il pulsante Collega cespite: finché non colleghi il bene la registrazione è rifiutata; se il costo non è un cespite, cambia conto. Su una nota di credito il riquadro è invece Bene a cui si riferisce la nota di credito.
• Registrazione rifiutata: detrazione decaduta. Se la fattura è stata ricevuta l'anno scorso e oggi è già passato il 30 aprile, la finestra per detrarne l'IVA in dichiarazione annuale si è chiusa: se la fattura porta imposta a credito, SamBooks rifiuta la registrazione. Puoi comunque contabilizzare il costo (senza portare l'IVA a credito) con una registrazione manuale di prima nota.
• Registrazione rifiutata: esercizio bloccato o chiuso. Se l'esercizio in cui cade il giorno di registrazione è bloccato o chiuso, l'operazione è respinta: sblocca o riapri l'esercizio prima di registrare (Sbloccare un periodo IVA liquidato o un esercizio chiuso).
• Altri blocchi. Con il controllo degli acquisti attivo (è disattivato di default), una fattura che si discosta dall'ordine oltre la tolleranza va approvata dal relativo pannello. Si aggiunge la soglia di fatture contabilizzabili del piano di abbonamento — la ricezione dallo SDI, invece, non si ferma mai.
• «Riporta in bozza» viene rifiutato. Succede con una scadenza già pagata o un movimento bancario riconciliato al documento: prima si disfa il pagamento o la riconciliazione, poi si storna.
• Avviso sul reverse charge. Sulle fatture estere o con righe in reverse charge compare un avviso — non un errore — che invita a registrare il documento com'è: l'autofattura o integrazione (TD16-TD21) si propone dopo, dal dettaglio della fattura, con la card Autofattura. Quale TD scegliere e quando nasce la scrittura è spiegato nella guida dedicata: Autofattura e integrazione per il reverse charge (TD17, TD18, TD19). Se invece l'acquisto è senza IVA con dichiarazione d'intento, dopo la registrazione compare la card Utilizzo plafond (plafond IVA).

Domande frequenti

Mi è arrivata una fattura passiva dallo SDI, cosa devo fare? Nulla per riceverla: è già in Fatture di acquisto in stato Bozza. Aprila, controlla i dati, assegna un conto a ogni riga e premi Conferma e registra.

Come faccio a registrare in SamBooks la fattura di un fornitore che mi è arrivata in PDF via email? Apri «Nuova fattura passiva»: con «Carica PDF o immagine per compilare via OCR» (PDF, JPEG, PNG) SamBooks legge il file e pre-compila i campi, che restano modificabili e da controllare prima di «Conferma e registra». Con l'XML il riquadro accanto compila anche di più. Puoi anche allegare lo stesso PDF a Sam in chat e farti preparare la bozza da lì.

Il fornitore non è stato riconosciuto, cosa faccio? Capita sui PDF quando manca la partita IVA o i candidati sono più d'uno: SamBooks non tira a indovinare. Scegli il fornitore nel campo Fornitore, o crealo se non è in rubrica.

Perché non riesco a registrare la fattura passiva? Manca il conto su qualche riga (il pulsante resta grigio); una riga è su un conto di immobilizzazione senza cespite; la fattura è stata ricevuta l'anno prima e la detrazione IVA è ormai decaduta (oltre il 30 aprile); l'esercizio della data di registrazione è bloccato o chiuso; il controllo fra ordine, DDT e fattura segnala uno scostamento.

In che periodo finisce l'IVA di una fattura di acquisto? Non la scegli tu: normalmente nel periodo della data di ricezione (quella dello SDI, o quella che hai indicato su una fattura estera/cartacea); se quel periodo è già liquidato, nel periodo del giorno in cui registri; se registri l'anno dopo averla ricevuta, resta fuori dalle liquidazioni periodiche e si detrae nella dichiarazione IVA annuale.

Come imposto una detraibilità IVA parziale, per esempio su auto o telefonia? Sotto ogni riga, nella sezione Conto contabile e competenza, trovi il controllo Detraibilità IVA: scegli 100/50/40/0% o digita un valore libero. La riduzione dipende dalla categoria di spesa (art. 19-bis1 DPR 633/1972), non da SamBooks: se il conto ha una regola fiscale collegata, SamBooks ti propone già la percentuale con la norma di riferimento.

La fattura di acquisto carica il magazzino? No, mai: carico e ricalcolo del costo medio avvengono all'emissione del DDT di acquisto. La fattura muove contabilità, IVA e scadenze.

Come registro la nota di credito di un fornitore? Come una fattura di acquisto: arriva dallo SDI o la inserisci con Tipo documento «Nota di credito», indicando in Documenti collegati la fattura che storna. Se SamBooks la trova, la collega da solo e nello scadenzario la nota riduce il debito verso quel fornitore su quella fattura.

Dove trovo le scadenze e l'IBAN del fornitore per pagare la fattura? Nella tab Dettagli, sezione Piano di pagamento: ogni rata riporta modalità, scadenza, importo, IBAN e beneficiario.

La nota di credito è arrivata dopo che avevo già pagato la fattura: come recupero i soldi? La parte che supera quanto restava da pagare diventa un credito verso il fornitore. Nella tab Documento della fattura premi Registra rimborso sulla rata e registra l'incasso quando il fornitore ti restituisce l'importo.

Perché la nota di credito dice «Nota non collegata alla fattura d'origine»? Perché non indica una fattura, ne richiama più d'una, la fattura non è in SamBooks o ce ne sono più con lo stesso numero. L'avviso spiega quale dei quattro casi è il tuo e cosa comporta.

Posso scaricare il PDF di una fattura del fornitore? Sì, con Scarica PDF nel dettaglio o nella riga dell'elenco, in tre formati: Template SamBooks, Modello AdE e Modello AssoSoftware. Serve il file XML originale: sulle fatture inserite a mano senza XML il PDF non si genera.

Posso modificare una fattura passiva già inserita? Solo se è una bozza inserita a mano o creata da OCR: il pulsante «Modifica» apre lo stesso editor della creazione, con le rate già caricate e modificabili. Una fattura ricevuta dallo SDI o nata da un tracciato FatturaPA non si modifica mai, nemmeno in bozza: si rettifica chiedendo al fornitore una nota di variazione.

Funzioni correlate

• L'ordine di acquisto — il documento che precede merce e fattura: il fornitore lo cita in fattura, e dalla tab Contabilità lo agganci con «Aggancia DDT/ordini».
• Gestione fornitori · Piano dei conti — anagrafiche e conti di costo.
• Registrare la prima nota — la scrittura che ne nasce.
• Note spese, scontrini e rimborso al dipendente — stesso controllo di Detraibilità IVA, sulle note spese.
• Scadenzario e partite aperte · Registrare un incasso e un pagamento · Riconciliare i movimenti bancari — il pagamento al fornitore.
• Codice SDI e cassetto fiscale · Esportatore abituale e plafond IVA · L'assistente Sam.
• Autofattura e integrazione per il reverse charge (TD17, TD18, TD19) — il meccanismo completo di autofatture e integrazioni.