Registrare una fattura di acquisto in SamBooks

Come arriva la fattura del fornitore — dallo SDI, a mano o da un PDF — e come si controlla, si assegna il conto e si registra in prima nota.

A cosa serve

Questa guida segue il percorso di una fattura di acquisto (o fattura passiva, o fattura del fornitore): come entra in SamBooks, come viene riconosciuto il fornitore, cosa controllare, come si assegna il conto a ogni riga e cosa produce la registrazione — la scrittura di prima nota, il protocollo del registro IVA acquisti e la scadenza di pagamento.

Le trovi nella voce Fatture di acquisto del menu di sinistra; la pagina si intitola Fatture passive: è la stessa cosa, il prodotto usa i due nomi come sinonimi.

Prima di iniziare

• Il fornitore: dallo SDI l'anagrafica la crea SamBooks dal documento, a mano devi sceglierne uno dalla rubrica (Gestione fornitori); per registrare serve poi un conto di costo su ogni riga (Piano dei conti).
• La ricezione automatica richiede l'azienda configurata sul canale SDI (Codice SDI e cassetto fiscale).
• Chi può farlo: Gestore e Amministrativo creano e registrano, il Visualizzatore legge. In regime forfettario il ciclo passivo non compare nel menu (Regime fiscale RF01 e RF19).

Come si fa, passo per passo

1. Apri la fattura in «Fatture di acquisto»

L'elenco riporta Numero fornitore, Data documento, Data ricezione, Fornitore, Totale, Autofattura e Stato, con quattro filtri: Stato, Periodo, Fornitore e Autofattura (opzione Estere / richiede autofattura); Pulisci li azzera. Clicca sulla riga per aprire il dettaglio; se la fattura non c'è ancora, Nuova fattura passiva in alto a destra apre la pagina di inserimento.

2. Controlla i dati del documento

La tab Dettagli mostra il documento come lo ha compilato il fornitore: Numero fornitore, TipoDocumento, Regime fiscale emittente, le Righe con quantità, prezzo, IVA o natura e imponibile, e la card Totali fino al Totale documento. Sono dati del fornitore e non si "aggiustano" per far tornare i conti: se un importo è sbagliato, chiedigli una nota di credito.

3. Assegna un conto contabile a ogni riga

È il passaggio che sblocca la registrazione. Sotto le righe, nella stessa tab, c'è la sezione Conto contabile e competenza, con una card per riga: se SamBooks ha proposto un conto premi Accetta; se la proposta non ti convince usa Cambia conto per cercarne un altro nel piano dei conti; se leggi Nessun conto assegnato scegli tu.

Nella stessa card imposti la Competenza (Seleziona periodo oppure Legata a cespite) e colleghi il Codice catalogo, cioè l'articolo o servizio corrispondente. Se la riga porta un codice del fornitore compare il riquadro per riconciliarlo: confermata la corrispondenza una volta, dalla fattura successiva quel codice si risolve da solo e porta con sé il conto di costo.

4. Collega ordini e DDT, se ci sono

Nella tab Contabilità la card Riferimenti riconosciuti elenca gli ordini e le bolle citati dal fornitore, ognuno col suo stato (Non trovato, Da confermare, Ambiguo, Collegato): Risolvi automaticamente prova ad agganciarli da solo, Aggancia DDT/ordini apre le liste dei DDT e degli ordini di quel fornitore. È facoltativo, ma va fatto prima di registrare.

5. Premi «Conferma e registra»

Nella barra in alto premi Conferma e registra. Finché una riga è senza conto il pulsante resta disabilitato e il motivo è nel suggerimento: «Assegna un conto contabile a ogni riga prima di registrare.» A operazione riuscita leggi «Fattura registrata in prima nota.» e lo stato passa a Registrata.

Le tre strade con cui una fattura entra

Dallo SDI, in automatico

È il caso normale delle fatture italiane. Quando il fornitore trasmette la fattura elettronica, SamBooks la riceve e la crea senza alcuna azione da parte tua: la ritrovi in elenco in stato Bozza, completa di righe, riepilogo IVA e scadenze, con il file originale conservato e una proposta di conto su ogni riga. Nella tab Documento vedi da dove arriva («Ricevuta da SDI il …»), scarichi il tracciato con Scarica XML originale e sotto trovi gli Eventi SDI.

A mano, con o senza XML

Premi Nuova fattura passiva. In alto ci sono due riquadri di caricamento:

• Carica l'XML FatturaPA per compilare tutto — per il file XML ricevuto per altra via (PEC, cassetto fiscale), anche firmato .p7m: testata, righe, IVA, scadenze e documenti collegati si compilano da soli e il file resta allegato alla fattura come se fosse arrivato dallo SDI.
• Carica PDF o immagine per compilare via OCR — la terza strada, qui sotto.

Compilando a mano i campi obbligatori sono Fornitore, Numero documento, Data documento e Data ricezione, più almeno una riga con la descrizione: finché ne manca uno Crea fattura passiva resta disabilitato senza dirti quale. Il Tipo documento parte dalla fattura ordinaria e si cambia fra i documenti che un fornitore emette davvero (nota di credito, nota di debito, parcella, semplificate, differite); le autofatture TD16-TD21 non sono in elenco, perché non si ricevono ma si generano dal dettaglio di una fattura già inserita.

Sotto le righe ci sono Pagamenti e scadenze e tre card richiudibili — Ritenuta e bollo, Cassa previdenziale, Documenti collegati: se il fornitore ha termini di pagamento in anagrafica, la rata viene proposta da sola.

Da un PDF o una foto (OCR)

Serve quando il fornitore manda un PDF o una scansione invece del file XML — tipico dei fornitori esteri. Usa Carica PDF o immagine per compilare via OCR: accetta PDF, JPEG e PNG, controlla il file contro i virus prima di archiviarlo e leggerlo, poi pre-compila i campi («Documento elaborato: campi pre-compilati.») e segnala in un riquadro di avviso ciò di cui non è sicuro. La lettura automatica è un aiuto, non una firma: rivedi sempre i campi prima di salvare, soprattutto totale, aliquote e date.

Come viene riconosciuto il fornitore

Il criterio principale è la partita IVA: se coincide con quella di un fornitore in rubrica l'aggancio è immediato. Sulle fatture dallo SDI, se nessun fornitore corrisponde per partita IVA o codice fiscale, SamBooks crea l'anagrafica dai dati del documento; nell'elenco fornitori il nuovo arrivato si riconosce dalla colonna Origine, che riporta Auto da SDI.

Sui documenti letti da PDF è più prudente: se la partita IVA manca — succede spesso con i fornitori extra-UE — si tenta la corrispondenza sul nome, ma l'aggancio scatta solo se il candidato è uno soltanto. Con zero o più candidati non sceglie a caso e mostra «Fornitore non riconosciuto: selezionalo manualmente.»: scegli tu nel campo Fornitore, oppure crea l'anagrafica e torna sulla fattura.

Cosa succede dopo la registrazione

• Prima nota. Nasce una scrittura in partita doppia: in Dare i costi (uno per conto, secondo la competenza delle righe) e l'IVA a credito, in Avere il debito verso il fornitore — su un conto diverso se è italiano, europeo o extra-UE — e l'eventuale ritenuta all'Erario. Dalla tab Contabilità, Apri scrittura apre la registrazione (Registrare la prima nota).
• Registro IVA acquisti. La fattura riceve un protocollo progressivo, indicato nella tab Contabilità sotto la conferma: è il numero con cui entra nel registro e confluisce nella liquidazione IVA.
• Scadenze di pagamento. Nascono con la fattura, non con la registrazione: appena il documento è ricevuto o salvato le rate diventano partite aperte, e senza rate indicate ne nasce una unica alla data del documento. Le trovi nello Scadenzario e partite aperte e le chiudi quando paghi (Registrare un incasso e un pagamento). Dopo il pagamento la fattura resta Registrata: non diventa «Pagata», è la partita a chiudersi.
• Magazzino: nulla. È la regola che sorprende di più. La fattura non carica il magazzino, né alla ricezione né alla registrazione: giacenze e costo medio si muovono solo con il DDT di acquisto, quando lo emetti. Se hai merce e fattura ma il magazzino è fermo, manca il DDT emesso.

Stati, marcia indietro e note di credito

Il filtro Stato elenca sei voci, ma nell'uso quotidiano ne incontri due: Bozza (ricevuta o inserita, non ancora registrata) e Registrata. Confermata compare solo dopo aver stornato una registrazione.

• Riporta in bozza — nella barra del dettaglio e come icona di riga — riporta indietro una fattura Registrata o Confermata: su una registrata il dialog avvisa che la scrittura di prima nota verrà eliminata e che la registrazione andrà rifatta da capo. È disabilitato («Storna prima l'autofattura collegata.») se dalla fattura è già nata un'autofattura di reverse charge. Dopo la registrazione la testata non è più modificabile; conto e competenza delle righe sì.
• Elimina bozza compare solo su una bozza («Eliminare la bozza?»): una registrata va prima riportata in bozza. Nella stessa barra, Scarica PDF propone i formati Template SamBooks e Modello AdE, e Regolarizza omessa fatturazione copre il caso opposto, cioè il fornitore che la fattura non l'ha mai mandata.

La nota di credito ricevuta — lo storno di una fattura del fornitore — è a tutti gli effetti una fattura di acquisto: arriva dallo SDI come le altre o la inserisci a mano col tipo documento corrispondente, si registra allo stesso modo e in prima nota la scrittura si ribalta di segno. Lo stesso vale per la nota di debito.

Quello che oggi non si può fare

• Impostare una detraibilità IVA parziale su una riga. Sulla fattura di acquisto l'IVA è sempre trattata come interamente detraibile: non esiste alcun campo — né nel modulo, né nell'import da XML, né nella lettura da PDF, né chiedendolo a Sam — per dichiarare una percentuale diversa. Il campo esiste invece sulle note spese, dove la percentuale si imposta alla creazione.
• Agganciare un ordine o un DDT dopo aver registrato: si riporta in bozza, si aggancia e si registra di nuovo.

Chiedilo a Sam

Tutto quello che c'è qui si può chiedere anche a Sam nella chat a destra: sono due strade equivalenti, non due funzioni diverse.

• «Crea una fattura di acquisto del fornitore Rossi, numero 128 del 3 marzo, 1.000 € più IVA al 22%.»
• «Registra in prima nota la fattura passiva 128.» — è anche il testo che il pulsante Registra in prima nota della tab Contabilità scrive per te; Sam mostra la scrittura Dare/Avere prima di registrarla e confermi tu.
• «Storna la registrazione della fattura passiva 128 e riportala in bozza.» · «Cambia il conto della riga 2.»

Puoi allegare a Sam anche il PDF della fattura: legge il documento e propone i dati, ma la creazione resta una conferma tua (l'assistente Sam). E accanto alla chat c'è sempre il percorso manuale: su una fattura confermata Registra manualmente apre un dialog con il campo Data IVA, che determina in quale liquidazione l'imposta è detratta.

Se qualcosa non va

• «Conferma e registra» è grigio. Manca il conto su almeno una riga: in Dettagli cerca la card che dice Nessun conto assegnato. Registrando dalla chat o dal dialog manuale, l'errore elenca le righe scoperte.
• La riga chiede un cespite. Su un conto di immobilizzazione ammortizzabile la riga mostra Riga su immobilizzazione con il pulsante Collega cespite: finché non colleghi il bene la registrazione è rifiutata; se il costo non è un cespite, cambia conto.
• Registrazione rifiutata per il periodo. Se la data IVA cade in un periodo già liquidato o in un esercizio chiuso l'operazione è bloccata, con un messaggio che indica il periodo e suggerisce il primo ancora aperto.
• Altri blocchi. Con il controllo degli acquisti attivo (è disattivato di default), una fattura che si discosta dall'ordine oltre la tolleranza va approvata dal relativo pannello. Si aggiunge la soglia di fatture contabilizzabili del piano di abbonamento — la ricezione dallo SDI, invece, non si ferma mai.
• «Riporta in bozza» viene rifiutato. Succede con una scadenza già pagata o un movimento bancario riconciliato al documento: prima si disfa il pagamento o la riconciliazione, poi si storna.
• Avviso sul reverse charge. Sulle fatture estere o con righe in reverse charge compare un avviso — non un errore — che invita a registrare il documento com'è: l'autofattura o integrazione (TD16-TD21) si propone dopo, dal dettaglio della fattura. Se invece l'acquisto è senza IVA con dichiarazione d'intento, dopo la registrazione compare la card Utilizzo plafond (plafond IVA).

Domande frequenti

Mi è arrivata una fattura passiva dallo SDI, cosa devo fare? Nulla per riceverla: è già in Fatture di acquisto in stato Bozza. Aprila, controlla i dati, assegna un conto a ogni riga e premi Conferma e registra.

Posso caricare il PDF della fattura del fornitore e farla compilare da sola? Sì, con Carica PDF o immagine per compilare via OCR (PDF, JPEG, PNG): i campi si pre-compilano e restano modificabili. Con l'XML il riquadro accanto compila anche di più.

Il fornitore non è stato riconosciuto, cosa faccio? Capita sui PDF quando manca la partita IVA o i candidati sono più d'uno: SamBooks non tira a indovinare. Scegli il fornitore nel campo Fornitore, o crealo se non è in rubrica.

Perché non riesco a registrare la fattura passiva? Manca il conto su qualche riga (il pulsante resta grigio); una riga è su un conto di immobilizzazione senza cespite; la data IVA cade in un periodo liquidato o in un esercizio chiuso; il controllo fra ordine, DDT e fattura segnala uno scostamento.

Come imposto una detraibilità IVA parziale su una fattura di acquisto? Oggi non è possibile: l'IVA viene sempre considerata detraibile al 100% e non c'è alcun campo per una percentuale diversa. Sulle note spese, invece, la percentuale si imposta.

La fattura di acquisto carica il magazzino? No, mai: carico e ricalcolo del costo medio avvengono all'emissione del DDT di acquisto. La fattura muove contabilità, IVA e scadenze.

Funzioni correlate

• L'ordine di acquisto — il documento che precede merce e fattura: il fornitore lo cita in fattura, e dalla tab Contabilità lo agganci con «Aggancia DDT/ordini».
• Gestione fornitori · Piano dei conti — anagrafiche e conti di costo.
• Registrare la prima nota — la scrittura che ne nasce.
• Scadenzario e partite aperte · Registrare un incasso e un pagamento · Riconciliare i movimenti bancari — il pagamento al fornitore.
• Codice SDI e cassetto fiscale · Esportatore abituale e plafond IVA · L'assistente Sam.