Registrare una scrittura di prima nota in partita doppia in SamBooks
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Come scrivere a mano una registrazione contabile in Dare e Avere: data, causale, scelta dei conti, quadratura, salvataggio e dove ritrovarla dopo.
A cosa serve
In SamBooks la maggior parte delle scritture contabili nasce da sola: quando emetti una fattura, registri quella di un fornitore, incassi una scadenza o abbini un movimento bancario, la registrazione in partita doppia la crea il sistema e la trovi già in Prima nota, con l'indicazione del documento da cui arriva.
La registrazione manuale serve per tutto il resto: un giroconto fra due conti bancari, il versamento di contante in banca, il prelievo di cassa, una rettifica su un conto sbagliato, i saldi di apertura, una scrittura che non ha dietro nessun documento della piattaforma. In elenco si riconosce perché nella colonna Origine riporta "Registrazione manuale". Non usarla per ricostruire a mano una fattura, un incasso, il pagamento di una scadenza, un F24 o i corrispettivi: quei percorsi hanno una loro pagina e generano da soli la scrittura corretta, collegata a scadenze, protocollo e registri.
Prima di iniziare
- Serve un ruolo con permessi di scrittura: Gestore o Amministrativo. Un utente Visualizzatore legge le scritture ma il salvataggio viene rifiutato; lo stesso vale per Logistica.
- L'esercizio in cui cade la data di registrazione dev'essere aperto: se è bloccato o chiuso la registrazione viene respinta (il rimedio è in «Se qualcosa non va»).
- L'area contabile non è disponibile in regime forfettario: la voce Prima nota non compare nel menu.
Come si fa, passo per passo
1. Apri Prima nota e premi «Nuova registrazione»
Dal menu di sinistra apri Prima nota e in alto a destra premi "Nuova registrazione": si apre la finestra "Nuova registrazione di prima nota" — "Scrittura libera in partita doppia. La somma del Dare deve essere uguale alla somma dell'Avere." — già pronta con due righe vuote e la data di oggi. Se questa scrittura la ripeti ogni mese, premi "Parti da modello": causale e righe si compilano da sole.
2. Scegli la data di registrazione e, se serve, la data IVA
"Data registrazione" è l'unica data obbligatoria ed è già valorizzata a oggi. Decide in quale esercizio finisce la scrittura e in quale posizione compare nel libro giornale.
"Data IVA" determina la liquidazione IVA, come è scritto sotto il campo stesso: "Determina la liquidazione IVA." Finché non la tocchi segue automaticamente la data di registrazione, e nella grande maggioranza delle scritture manuali va benissimo così: cambiala solo se la scrittura movimenta l'IVA e l'imposta appartiene a un periodo diverso.
Puoi indicare anche il giustificativo con "Numero documento" (per esempio FT-2026/42) e "Data documento": sono facoltativi, ma se compili la data documento la data IVA non può essere anteriore.
3. Scegli la causale
"Causale" è obbligatoria: apri la tendina e scegli, cercando in "Cerca causale…". Le causali fornite da SamBooks hanno il badge "Standard" — fra queste GIRO (giroconto bancario), VERS (versamento in banca), PREL (prelievo di cassa), RETT (rettifica contabile), AMM (ammortamento), APE (apertura conti). Se quella che ti serve non c'è, in fondo all'elenco trovi "Crea causale": chiede "Codice", "Nome" e "Descrizione predefinita", ed è subito utilizzabile.
Il campo "Descrizione causale" — anch'esso obbligatorio — si compila da solo con la descrizione predefinita della causale. Puoi riscriverlo: è il testo che leggerai in elenco e nel libro giornale, quindi conviene renderlo riconoscibile ("Giroconto da conto corrente a cassa").
4. Compila le righe in Dare e in Avere
Sotto "Righe contabili" costruisci la scrittura. Ogni riga ha:
- "Conto" — obbligatorio (come si cerca è spiegato più sotto);
- "Dare" e "Avere" — se ne compila uno solo, con importo positivo. Se scrivi in Dare, l'Avere della stessa riga si svuota da sé: in partita doppia una riga sta da una parte sola;
- "Descrizione riga" — facoltativa;
- "Saldo" — in sola lettura, mostra il saldo del conto dopo questa riga alla data di registrazione: "Positivo = saldo Dare, negativo = saldo Avere". È il modo più rapido per accorgersi di aver messo l'importo dalla parte sbagliata.
Le righe minime sono due; con "Aggiungi riga" ne aggiungi quante ne servono (una scrittura può avere più conti in Dare e più in Avere) e con "Rimuovi riga" togli quella di troppo.
Come si decide da che parte va un conto, senza teoria: il conto che riceve (la banca su cui arrivano i soldi, il costo che sostieni, il bene che compri) va in Dare, quello che cede (la cassa da cui escono i soldi, il ricavo, il debito che assumi) va in Avere. Versi 500 € di contante in banca: banca in Dare 500,00, cassa in Avere 500,00.
5. Controlla il riquadro dei totali
Sotto le righe c'è la barra con "Totale Dare" e "Totale Avere", e a destra il verdetto: "Aggiungi le righe per registrare" finché non hai inserito importi, "La scrittura quadra" in verde quando i due totali coincidono, "La scrittura NON quadra: differenza 250,00 €" in rosso con l'importo esatto che manca. Finché non quadra i pulsanti di salvataggio restano spenti e non c'è modo di forzarli.
Se il messaggio rosso resta, cerca la differenza indicata fra gli importi. I casi sono tre: un importo digitato male, un importo messo dalla parte sbagliata (allora la differenza è il doppio di quell'importo) e una riga dimenticata. Correggi e il riquadro passa a verde da solo.
6. Registra
Premi "Registra": la finestra si chiude e compare la conferma "Registrazione creata (n. 128/2026)." Se devi inserirne altre di seguito usa "Registra e nuova", che salva questa e riapre subito la finestra pulita. Se la scrittura ti servirà ancora, prima di chiudere premi "Salva come modello" — attivo solo quando la scrittura quadra — e indica "Nome", "Descrizione" e il flag "Includi gli importi attuali nel modello".
Il conto: come si cerca e cosa fare se non esiste
Il campo "Conto" di ogni riga è una tendina di ricerca su tutto il piano dei conti. Ci sono tre modi per arrivare al conto giusto: scrivere in "Cerca per codice o denominazione", che funziona sia con il codice (1.35) sia con una parola del nome ("cassa", "carburanti", "banca"); usare i filtri rapidi in cima — "Tutti", "Attivo", "Passivo", "Costi", "Ricavi"; scorrere l'elenco, che carica altre voci man mano che scendi. Ogni voce mostra codice, denominazione e voce CEE.
I conti disattivati non compaiono: se un conto che usavi non è più in elenco è stato disattivato dal piano dei conti, dove resta visibile per lo storico ma non è più selezionabile.
Se il conto non esiste va creato prima: la tendina risponde "Nessun conto trovato." e non permette di inventare un codice al volo. Apri Piano dei conti, premi "Nuovo conto" e crea il conto personalizzato indicando codice, denominazione, voce CEE e natura; appena salvato è selezionabile in prima nota. I conti standard del piano SamBooks invece non si modificano: se ti serve un conto con un nome diverso, creane uno personalizzato.
Il periodo di competenza di una riga (facoltativo)
Su ogni riga c'è il pulsante "Competenza periodo", utile quando il costo o il ricavo non appartiene per intero al periodo in cui lo registri: un canone annuale pagato a marzo, un'assicurazione a cavallo d'anno. Scegli "A calendario" e indichi "Inizio competenza" e "Fine competenza", che vanno sempre insieme. È questo periodo che il generatore di ratei e risconti legge per le scritture di fine periodo: se lo lasci vuoto, la riga resta interamente di competenza del periodo in cui l'hai registrata.
Se la riga tocca un bene ammortizzabile
Con un conto di immobilizzazione ammortizzabile compare l'avviso "Movimento su immobilizzazione" e il salvataggio resta bloccato finché non premi "Collega cespite" (oppure "Registra dismissione", se l'importo è in Avere e quindi stai scaricando il bene) o "È una riclassifica", che marca la riga come semplice spostamento fra conti. Senza una delle due compare "Riga 2: movimento su immobilizzazione — collega o crea un cespite (o marca riclassifica)."
Dove ritrovi la scrittura dopo averla salvata
La scrittura compare subito in Prima nota, in cima all'elenco (ordinato per data di registrazione, dalla più recente), con le colonne Numero · Registrazione · Data IVA · Causale · Origine · Importo · Stato. Il numero è progressivo per azienda e per anno e non lo scegli tu; se sposti la registrazione in un altro anno viene rinumerata. Se non la trovi, ricorda che il filtro "Stato" mostra di default solo le scritture "Attive".
Per rileggerla clicca la riga: si apre "Dettaglio scrittura di prima nota" con il riepilogo di Data registrazione, Data IVA, Causale e Documento e la scrittura riga per riga (# · Conto · Dare · Avere · Descrizione · Competenza · Controparte · Cespite), chiusa dalla verifica "Partita doppia bilanciata: Σ Dare = Σ Avere = …".
Da quel momento la scrittura è a tutti gli effetti in contabilità: entra nel Bilancio, che si ricompone in tempo reale dalla prima nota, e nel libro giornale, il cui PDF si scarica dalla card "Libro giornale" nella pagina Dichiarativi. Due viste che un contabile si aspetta a schermo non hanno oggi una pagina dedicata: il bilancio di verifica e il mastrino (partitario) di un conto si ottengono soltanto chiedendoli a Sam in chat. Dal Bilancio puoi comunque cliccare una voce e scendere fino alle registrazioni del conto.
Se hai sbagliato la registrazione
Le azioni per rimediare sono sulla riga della scrittura e valgono solo per quelle manuali: "Modifica scrittura" (icona a matita), che riapre la stessa registrazione con lo stesso numero quando il periodo è ancora aperto, più "Elimina scrittura" e "Duplica". Quando il periodo non è più modificabile — IVA già liquidata o esercizio chiuso — al posto della matita compare "Correggi (storno e riemetti)": attenzione a cosa fa davvero, perché annulla la scrittura esistente e ne registra una nuova, corretta, con un numero nuovo, e non scrive una registrazione di segno opposto che compensa la prima. L'originale è marcata "Annullata" e resta consultabile con il filtro "Stato" su "Annullate". Su una scrittura nata da un documento c'è invece "Apri origine": si corregge il documento e la scrittura si aggiorna.
Chiedilo a Sam
La stessa scrittura la puoi registrare dalla chat, con lo stesso risultato: la richiesta passa dallo stesso motore contabile della finestra, quindi valgono identiche le regole di quadratura, causale obbligatoria e periodo bloccato. Per esempio: «registra un giroconto del 12 marzo: 1.500 € dalla cassa al conto corrente», «fammi vedere il bilancio di verifica del 2026», «apri il mastrino del conto cassa di quest'anno».
Le scritture proposte da Sam ti vengono mostrate prima di essere salvate e restano riconoscibili in elenco. Anche in chat, per fatture, incassi, pagamenti e F24 non chiedere una prima nota manuale ma l'operazione vera.
Se qualcosa non va
"La scrittura NON quadra: differenza …" — Dare e Avere non coincidono e il salvataggio è spento: cerca la differenza fra gli importi, come spiegato al passo 5.
"Riga 2: seleziona un conto." — Succede quasi sempre con una riga aggiunta e poi lasciata vuota: siccome i totali quadrano lo stesso, "Registra" resta acceso e l'errore compare solo quando lo premi. Rimuovi la riga vuota e risalva.
Gli altri controlli di forma si risolvono da soli leggendo il messaggio: "Servono almeno 2 righe.", "Riga 1: indica solo Dare oppure solo Avere, con importo positivo." (due importi sulla stessa riga, o un importo a zero), "Inserisci codice e descrizione della causale.", "La data IVA (…) non può precedere la data del documento (…)".
"Il mese 2/2026 è già stato liquidato: non è possibile imputare qui una data IVA … in un periodo chiuso. Usa il primo periodo aperto (…) come data IVA, oppure riapri la liquidazione di quel periodo e riliquidala." — È l'errore più frequente dell'area e riguarda le scritture che movimentano i conti IVA: aggiungere un'operazione a una liquidazione già chiusa cambierebbe i numeri di un calcolo fatto. La via più semplice è spostare la data IVA sul primo periodo ancora aperto, che il messaggio ti indica fra parentesi: la data di registrazione resta invariata. L'alternativa, se l'operazione appartiene davvero al periodo chiuso, è riaprire quella liquidazione dalla pagina Liquidazioni IVA, registrare e riliquidare — ed è l'unica via su una fattura di vendita, perché l'IVA a debito è dovuta nel periodo dell'operazione.
"Esercizio 2025 bloccato: nessuna nuova scrittura ammessa…" — È reversibile: pagina Assestamenti, tab "Esercizi contabili", "Sblocca" sulla riga. Se il messaggio dice invece "Esercizio 2025 chiuso", non basta lo sblocco: serve la riapertura dal tab "Chiusura". In entrambi i casi, se l'operazione può stare nell'anno in corso, la soluzione rapida è registrarla lì.
Il salvataggio viene rifiutato per i permessi — Stai usando un utente Visualizzatore o Logistica: chiedi al Gestore di cambiarti ruolo o di registrare lui la scrittura.
Domande frequenti
Come registro una scrittura di prima nota a mano? Prima nota → "Nuova registrazione": data, causale e almeno due righe (una in Dare e una in Avere), poi "Registra" quando compare "La scrittura quadra".
Il tasto Registra è grigio e non riesco a salvare: perché? Perché la scrittura non quadra, o non hai ancora inserito importi. Resta spento anche quando una riga tocca un conto di immobilizzazione e non hai collegato il cespite.
Che differenza c'è fra data registrazione, data IVA e data documento? La data registrazione decide l'esercizio; la data IVA decide in quale liquidazione finisce l'operazione e per impostazione predefinita segue la registrazione; la data documento è la data del giustificativo (e la data IVA non può esserle anteriore).
Il conto che mi serve non c'è nell'elenco. O è disattivato, o non esiste. Cercalo dal Piano dei conti: se è un conto personalizzato disattivato lo riattivi dalla sua scheda; se non c'è proprio, premi "Nuovo conto" e crealo.