Riconoscere le scritture che SamBooks genera da solo dai documenti

Non tutte le righe di prima nota le scrivi tu: molte nascono da sole quando emetti una fattura, registri un corrispettivo o versi un F24. Qui impari a riconoscerle, capire come sono fatte e risalire al documento che le ha generate.

A cosa serve

In Prima nota ogni scrittura porta un'Origine: dice se l'hai registrata tu a mano oppure se è nata da un documento: una fattura, un corrispettivo, un F24, un movimento bancario e così via. Le scritture "da documento" sono deterministiche: SamBooks applica sempre lo stesso schema di conti Dare/Avere per lo stesso tipo di documento, mai un conto scelto a caso o "deciso dall'AI". E non si modificano da qui: si correggono sul documento di origine, che le rigenera automaticamente.

Prima di iniziare

Vedere le scritture non richiede permessi particolari oltre l'accesso alla Contabilità; registrare manualmente una fattura passiva o correggere un documento richiede il ruolo Gestore o Amministrativo, oppure un ruolo Personalizzato con la sezione del documento (per una fattura passiva, Fatture di acquisto), con il permesso di lettura e scrittura.

Come si fa, passo per passo

1. Riconosci l'origine dalla colonna dedicata

In Prima nota, la colonna Origine dice sempre da cosa nasce la riga. I valori possibili sono: Fattura attiva, Fattura passiva, Corrispettivo, Nota spese, Incasso / pagamento, Incasso Stripe, Cespite, Rateo / risconto, Assestamento, Liquidazione IVA, Versamento ritenute, Versamento F24, Ritenute subite, Fiscalità differita, Bolla doganale, Inventario fisico, Chiusura esercizio, Import migrazione, DDT vendita, DDT acquisto, Movimento bancario, Stipendi, e Registrazione manuale per quelle scritte da te. Il filtro «Origine» sopra la tabella isola le scritture di un solo tipo, utile se cerchi tutte quelle di un certo genere.

2. La fattura attiva si registra da sola all'emissione

Quando invii una fattura di vendita allo SDI (il momento in cui riceve il numero, non quando la crei), SamBooks scrive in automatico una scrittura con questo schema:

• Avere Ricavi: una riga per ogni conto ricavo distinto usato sulle righe fattura (il conto di sistema 7.05.10.001 se la riga non ne specifica uno diverso);
• Avere Erario c/IVA a debito (2.25.05.001): una riga per ogni aliquota IVA presente in fattura;
• Avere Imposta di bollo (6.55.05.001): solo se la fattura supera la soglia che rende dovuto il bollo virtuale, addebitato al cliente;
• Dare Crediti verso clienti: sul sotto-conto del Paese del cliente (Italia 1.25.05.001, UE 1.25.05.002, extra-UE 1.25.05.003), per l'intero importo del documento.

Fatture d'acconto, cessioni di cespiti ed estrazioni dal deposito IVA seguono uno schema diverso, descritto più sotto.

Sul dettaglio della fattura, tab «Conti», trovi la sezione «Prima nota» con lo stato («Registrata in prima nota» oppure il promemoria che avviene automaticamente all'emissione) e il link «Vedi la scrittura» per aprirla direttamente.

3. La nota di credito (TD04) usa lo stesso schema, invertito

Quando storni una fattura con una nota di credito, la scrittura generata è identica nello schema a quella della fattura attiva, ma con ogni riga invertita Dare↔Avere: è uno storno in diminuzione dei ricavi e dell'IVA a debito, non una scrittura nuova con una logica diversa.

4. La fattura passiva si registra quando la confermi, non quando arriva

A differenza dell'attiva, una fattura passiva non genera la scrittura da sola non appena la ricevi: prima devi assegnare un conto contabile a ogni riga (tab «Dettagli» del documento), poi la registri in prima nota da qui, tab «Contabilità». Se manca ancora un conto su qualche riga, vedi l'avviso "Assegna prima un conto a ogni riga" con l'indicazione di completare i conti e usare «Conferma e registra». Con i conti assegnati puoi registrare con il bottone manuale «Registra manualmente»: un'unica azione, senza nessuna data da scegliere. La data di registrazione è il giorno del click e la data IVA la calcola SamBooks da sola (di norma la data di ricezione della fattura, o il giorno di registrazione se quel periodo è già liquidato). Oppure, se preferisci, chiedilo a Sam: il bottone «Registra in prima nota» lo fa lui al posto tuo. Una volta registrata, lo schema è:

• Dare Costo: una riga per ogni conto di costo distinto assegnato alle righe;
• Dare Erario c/IVA a credito (1.50.05.001): per la quota detraibile dell'imposta di ogni aliquota (una riga indetraibile non va a credito, si somma al costo);
• Dare Imposta di bollo (6.55.05.001): se dovuto;
• Avere Debiti verso fornitori: sul sotto-conto del Paese del fornitore (Italia 2.20.10.001, UE 2.20.10.002, extra-UE 2.20.10.003);
• Avere Erario c/ritenute (2.25.15.002): solo se la fattura porta una ritenuta d'acconto IRPEF (tipica delle parcelle professionali).

Una fattura passiva stornata (nota di credito ricevuta) non è registrabile in prima nota: lo dice esplicitamente l'avviso "Un documento stornato non può essere registrato in prima nota."

5. Il corrispettivo si registra da solo alla battitura

Un corrispettivo genera sempre la sua scrittura di prima nota nello stesso istante in cui lo registri, senza un passaggio ulteriore: Dare sul conto finanziario dell'incasso, Avere sui ricavi da corrispettivi e sull'IVA su corrispettivi.

6. Incassi, pagamenti e movimenti bancari hanno le loro azioni dedicate

Una scrittura con origine «Incasso / pagamento» nasce dallo scadenzario quando registri un incasso o un pagamento; la riga di prima nota porta l'azione «Apri scadenzario» per risalire alla scadenza collegata. Una scrittura con origine «Movimento bancario» nasce dalla riconciliazione di un estratto conto; porta l'azione «Apri movimento bancario». Entrambe si annullano con l'azione dedicata (Storna / Annulla abbinamento) descritta nella guida sulla correzione delle scritture, non modificandole direttamente.

7. Gli altri documenti hanno ciascuno la propria origine

Cespiti (ammortamenti e dismissioni), F24 (versamento imposte e ritenute), liquidazioni IVA (giroconto di chiusura periodo), assestamenti (ratei/risconti), chiusura esercizio, note spese, buste paga (Stipendi), DDT e bolle doganali generano ciascuno la propria scrittura con lo schema del proprio dominio: qui li riconosci dall'etichetta in colonna Origine, il dettaglio di ciascuno vive nella guida della sua area.

8. Risali sempre al documento con «Apri origine»

Sulla riga di una scrittura non manuale trovi «Apri origine» (tooltip "Apri il documento di origine — si corregge da lì."): ti porta dritto al documento. Aprendo il dettaglio della scrittura (click sulla riga) trovi anche le sezioni «Origine diretta» e «Catena documenti», con la CTA «Apri documento» per ogni passaggio: utile quando una scrittura nasce da un documento che a sua volta deriva da un altro (una nota di credito che storna una fattura, per esempio).

9. Perché non puoi modificare una scrittura da documento

Una scrittura con origine diversa da «Registrazione manuale» non ha né la matita «Modifica scrittura» né «Correggi» né «Elimina scrittura»: l'unica azione è «Apri origine». Il motivo è semplice: la scrittura è lo specchio del documento, non un dato indipendente. Se cambi il conto di ricavo di una riga fattura, ad esempio, lo fai dal tab «Conti» della fattura stessa: la scrittura di prima nota si riallinea da sola, senza che tu la tocchi.

Documenti emessi con uno schema diverso

Alcuni documenti si registrano all'invio come la fattura di vendita del passo 2, ma cambiano il conto che riceve l'imponibile, oppure scrivono la sola IVA.

• Fattura d'acconto (TD02/TD03): Dare crediti verso clienti e Avere IVA a debito come una vendita, ma l'imponibile va tutto in Avere su Acconti da clienti entro esercizio (2.20.05.001), qualunque conto ricavo porti la riga. L'acconto è un debito verso il cliente, non un ricavo: il ricavo nasce con la fattura di saldo, che porta una riga di storno dell'acconto sullo stesso conto e lo chiude in Dare.
• Cessione di un bene ammortizzabile (TD26): Dare crediti verso clienti per il totale del documento, Avere IVA a debito, e il prezzo di vendita in Avere sul conto del cespite ceduto, non fra i ricavi. Nel tab «Conti» della fattura non c'è il conto ricavo per riga: al suo posto il riquadro «Prezzo di vendita sul conto del cespite», con il link «Vai al cespite ceduto». La plusvalenza o la minusvalenza non le scrive la fattura: le rileva la dismissione, che si contabilizza dalla scheda del cespite, chiude il costo storico e il fondo ammortamento e usa come contropartita lo stesso conto del cespite. Una TD26 senza un cespite collegato non si registra: SamBooks spiega che va creata scegliendo il bene ceduto.
• Estrazione dal deposito IVA (TD22 e TD23): non è una vendita, quindi in prima nota va la sola IVA e il tab «Conti» mostra il riquadro «Si registra la sola IVA». La TD22 scrive l'IVA che integri, Dare IVA a credito e Avere IVA a debito, sulla coppia di conti che corrisponde alla provenienza del fornitore (Italia 1.50.05.001 e 2.25.05.001, UE 1.50.05.002 e 2.25.05.002, extra-UE 1.50.05.003 e 2.25.05.003). La TD23 scrive Dare Erario c/IVA a credito (1.50.05.001) e Avere Debiti diversi entro esercizio (2.35.05.006), cioè il debito verso il gestore del deposito che versa l'imposta con F24 a tuo nome. Una TD23 senza imposta non produce nessuna scrittura.

Documenti che non generano una scrittura da qui

Le autofatture da reverse charge (TD16-TD21) e l'autoconsumo/omaggio (TD27) seguono ciascuno un percorso contabile proprio, diverso da quello descritto qui. La TD28 è la comunicazione all'Agenzia di un acquisto da un fornitore di San Marino che ti ha addebitato l'IVA: non entra né in prima nota né nei registri IVA, e il tab «Conti» lo dice espressamente. L'acquisto e la sua IVA si registrano dalla fattura cartacea del fornitore, fra le fatture d'acquisto. Lo stesso vale per la comunicazione di omessa o irregolare fatturazione (TD29), che resta fuori dal registro delle vendite e da questo posting. Se apri uno di questi documenti e non trovi la scrittura con lo schema di questa guida, non è un errore: è un tipo di documento con una logica di registrazione dedicata.

Se qualcosa non va

• Non vedo ancora la scrittura di una fattura attiva appena creata: è normale finché la fattura non è stata inviata allo SDI. La creazione assegna solo lo stato «Pronta»/«Bozza»; la scrittura nasce all'invio, quando riceve il numero.
• La fattura passiva non si registra e vedo «Assegna prima un conto a ogni riga»: vai nel tab «Dettagli» e assegna un conto contabile a ogni riga prima di tornare su «Contabilità».
• Non trovo il bottone per registrare una fattura passiva stornata: è per costruzione. Un documento stornato da una nota di credito ricevuta non è registrabile.
• Ho cambiato un conto sulla fattura ma la scrittura sembra vecchia: ricarica la pagina o riapri la scrittura dal link «Vedi la scrittura»; l'aggiornamento è automatico ma il drill che avevi aperto potrebbe mostrare dati in cache.
• Cerco la scrittura di un F24 o di una liquidazione IVA specifica: usa il filtro «Origine» in Prima nota per isolarle, invece di scorrere l'elenco intero.

Chiedilo a Sam

Per una fattura passiva con i conti già assegnati, puoi chiedere a Sam di registrarla in prima nota: a differenza del bottone «Registra manualmente», che esegue subito al clic, Sam ti mostra prima l'anteprima della scrittura Dare/Avere e aspetta la tua conferma. Per una fattura attiva non c'è nulla da chiedere: la scrittura nasce da sola quando confermi l'invio allo SDI, con o senza Sam di mezzo. Per risalire a un'origine o leggere la catena documenti puoi anche chiedere direttamente a Sam "da dove viene questa scrittura", che legge la stessa informazione che vedi nel tab «Origine» del dettaglio.

Domande frequenti

Quando emetto una fattura viene registrata in contabilità in automatico? Sì, ma non alla creazione: succede nell'istante in cui la invii allo SDI e riceve il numero. Prima di allora resta solo un documento, senza scrittura collegata.

Dove vedo la scrittura contabile della fattura? Sul dettaglio della fattura, tab «Conti» (attiva) o «Contabilità» (passiva), trovi lo stato della registrazione e il link per aprire la scrittura in prima nota.

Come faccio a sapere da quale fattura viene questa registrazione? Guarda la colonna Origine in prima nota, oppure apri il dettaglio della scrittura: la sezione «Origine diretta» mostra il documento con la CTA «Apri documento».

Che conti usa SamBooks quando registra una fattura di vendita? Ricavi (di norma 7.05.10.001), IVA a debito (2.25.05.001), eventuale bollo (6.55.05.001) e crediti verso clienti sul sotto-conto del Paese del cliente.

La nota di credito come viene registrata? Con lo stesso schema della fattura attiva ma con ogni riga invertita: è uno storno in diminuzione, non una scrittura con una logica diversa.

L'incasso della fattura genera una scrittura? Sì, quando registri l'incasso dallo scadenzario nasce una scrittura con origine «Incasso / pagamento», collegata alla scadenza tramite l'azione «Apri scadenzario».

Perché non posso modificare la scrittura della fattura? Perché rispecchia il documento: si corregge il documento (o i suoi conti), non la scrittura. Le uniche scritture modificabili direttamente sono quelle manuali.

Come cambio il conto di ricavo usato dalla fattura? Dal tab «Conti» del dettaglio fattura, sezione «Conto ricavo per riga»: la scrittura di prima nota si riallinea da sola dopo il cambio. La sezione non c'è sulla cessione di un cespite (TD26) né sulle estrazioni dal deposito IVA (TD22/TD23), che non registrano ricavi. Non c'è nemmeno sulla fattura d'acconto (TD02, TD03), perché l'imponibile va sempre sugli acconti da clienti: al suo posto trovi il riquadro «Importo su «Acconti da clienti»», che lo spiega, e il conto delle righe si sceglie sulla fattura di saldo. Se provi a cambiare il conto chiedendolo a Sam, ricevi la stessa spiegazione.

Ho venduto un macchinario usato con la fattura TD26: perché il prezzo non è fra i ricavi? Perché la vendita di un bene ammortizzabile chiude il conto del bene: la fattura mette il prezzo in Avere sul conto del cespite, insieme al credito verso il cliente e all'IVA a debito. A conto economico va solo la plusvalenza o la minusvalenza, che registri con «Contabilizza dismissione» dalla scheda del cespite.

La fattura d'acconto finisce nei ricavi? No: l'imponibile va sul conto Acconti da clienti entro esercizio (2.20.05.001). Il ricavo lo registra la fattura di saldo, che storna l'acconto sullo stesso conto.

Ho emesso una TD28 per un acquisto da San Marino e non trovo la scrittura. È corretto: la TD28 è una comunicazione e non entra né in prima nota né nei registri IVA. Registra la fattura cartacea del fornitore sammarinese fra le fatture d'acquisto: è lei che porta il costo e l'IVA.

Cosa registra l'estrazione di merce dal deposito IVA? Solo l'imposta. Con la TD22 SamBooks scrive l'IVA a credito e l'IVA a debito; con la TD23 l'IVA a credito contro il debito verso il gestore del deposito (2.35.05.006). Il costo dei beni l'hai già registrato con il documento d'acquisto che li ha fatti entrare nel deposito.

Cosa vuol dire origine «Movimento bancario»? Che la scrittura è nata dalla riconciliazione di un movimento dell'estratto conto: puoi risalirci con l'azione «Apri movimento bancario» sulla riga.

Vedo una scrittura ma non capisco da dove arriva. Apri il dettaglio della scrittura (click sulla riga) e guarda la sezione «Origine diretta»: mostra il tipo di documento e la CTA per aprirlo. Se la scrittura viene da una catena (es. una nota che storna una fattura), la sezione «Catena documenti» mostra tutti i passaggi.

Il corrispettivo va in prima nota? Sì, sempre e subito: ogni corrispettivo registrato genera immediatamente la sua scrittura, senza un passaggio di conferma separato.

L'F24 pagato genera una registrazione contabile? Sì: ha una propria origine («Versamento F24») distinta da quella della liquidazione IVA che lo ha generato. Le trovi entrambe filtrando per Origine in prima nota.

Funzioni correlate

• Registrare una scrittura di prima nota
• Contabilizzare la dismissione di un cespite: plusvalenza o minusvalenza dopo la fattura di cessione TD26.