Gestire l'anagrafica magazzino in SamBooks: articoli, servizi, listini e prezzi

Nell'Anagrafica magazzino censisci tutto quello che vendi o acquisti: gli articoli fisici (con o senza gestione a scorta), i servizi che non hanno mai una giacenza e i listini che decidono a quale prezzo un articolo o un servizio viene proposto a ciascun cliente. Da qui questi dati alimentano preventivi, ordini, DDT e fatture senza doverli ridigitare. Questa guida copre anche i movimenti di magazzino e i depositi, che vivono nella voce sidebar separata Magazzino, strettamente collegata.

A cosa serve

La voce Anagrafica magazzino (menu a sinistra → Logistica → Anagrafica magazzino) è l'hub unico con tre schede: Articoli, Servizi e Listini. È il punto in cui definisci COSA vendi/acquisti e A QUALE PREZZO, prima ancora di scrivere un preventivo o una fattura. Una volta creato, un articolo o un servizio si sceglie dal catalogo in qualunque riga di documento (preventivo, ordine, DDT, fattura); un listino, se assegnato a un cliente o attivo come regola generale, precompila automaticamente il prezzo di quella riga.

La voce sidebar separata Magazzino (subito sotto, stessa sezione Logistica) traccia invece QUANTO hai a disposizione: giacenze, movimenti di carico/scarico, sotto-scorta e i depositi fisici dell'azienda. Le due voci lavorano insieme — un articolo "gestito a scorta" nell'anagrafica è quello che compare nelle giacenze del Magazzino — ma restano due pagine distinte con URL diversi.

Prerequisiti

• Nessun dato preesistente è obbligatorio: puoi creare il primo articolo, servizio o listino appena entri nella pagina.
• Per creare o modificare articoli, servizi, listini, movimenti e depositi serve il ruolo Gestore, Amministrativo o Logistica sull'azienda. Il ruolo Visualizzatore vede tutto ma non può salvare modifiche.
• Per assegnare un listino dedicato a un cliente, il cliente deve già esistere in anagrafica (sezione Clienti).

Procedura passo-passo

1. Creare un articolo (bene fisico)

Vai in Anagrafica magazzino, resta sulla scheda Articoli (è quella di default) e premi Nuovo articolo. Nel form compila almeno i due campi obbligatori — Codice interno e Denominazione, marcati con asterisco — poi, secondo necessità:

• Tipo: Prodotto finito, Semilavorato, Materia prima, Merce, Imballaggio o Materiale di consumo;
• Unità di misura, Aliquota IVA % (o Codice IVA in modalità avanzata), Categoria merceologica, Codice EAN, Prezzo base (il prezzo di listino "di default", usato quando nessun listino specifico si applica);
• nella sezione Logistica e magazzino: voce doganale (HS), paese d'origine, peso netto/lordo per pezzo, dimensioni e tipo del collo, se il collo è impilabile — SamBooks calcola in automatico peso e volume totali del collo mentre digiti;
• nella sezione Contabilità: Conto ricavo e Conto costo (cerca un conto dal piano dei conti, oppure premi Suggerisci conti (AI): un assistente propone i due conti più adatti in base alla denominazione — la proposta resta un suggerimento, la controlli e premi Salva per confermarla, non si applica da sola).

Premi Crea articolo: un messaggio conferma "Articolo creato" e l'articolo compare nell'elenco.

2. Attivare la gestione a scorta: scorta minima e punto di riordino

Nello stesso form, lo switch Gestito a scorta è acceso di default per un nuovo articolo. Finché resta acceso, l'articolo genera movimenti di magazzino (carichi, scarichi, giacenze) e può comparire nella scheda Sotto scorta del Magazzino; se lo spegni, l'articolo esiste solo come anagrafica/prezzo, senza mai una giacenza.

Con la gestione a scorta attiva, compila anche:

• Scorta minima: la soglia sotto la quale l'articolo viene segnalato come "sotto scorta";
• Punto di riordino: la quantità sotto cui, operativamente, conviene riordinare.

Questi due campi si possono impostare sia in creazione sia in modifica, e sono gli stessi che alimentano la scheda Sotto scorta del Magazzino (punto 12).

3. Modificare o disattivare un articolo

Dalla tabella Articoli, apri un articolo esistente per modificarlo: il dialog si apre con due schede, Dati (lo stesso form del punto 1, precompilato) e Cronologia (lo storico di chi ha creato/modificato l'articolo — tu o Sam — con data e stato di ogni azione). Modifica i campi che ti servono e premi Salva modifiche.

Per rimuoverlo dall'operatività, apri l'azione Elimina: il dialog di conferma avvisa che l'articolo «verrà disattivato» e che «l'operazione è reversibile» — non è una cancellazione definitiva, ma una disattivazione che puoi annullare riattivandolo in un secondo momento.

4. Creare un servizio

Passa alla scheda Servizi e premi Nuovo servizio. Il form è volutamente più snello di quello dell'articolo: solo Codice interno* e Denominazione* obbligatori, poi Aliquota IVA %, Prezzo base, Descrizione estesa, Note e — come per l'articolo — la sezione Contabilità con Conto ricavo/Conto costo e lo stesso pulsante Suggerisci conti (AI). Non ci sono campi di tipo, scorta o logistica: un servizio (una consulenza, un trasporto fatturato a parte, un'ora di manodopera…) non ha mai una giacenza, per costruzione — non genera mai un movimento di magazzino, qualunque cosa tu faccia altrove nell'app.

Premi Crea servizio: conferma "Servizio creato".

5. Modificare o disattivare un servizio

Come per l'articolo: apri un servizio dalla tabella per aprirne le schede Dati/Cronologia, modifica e premi Salva modifiche. L'azione Elimina disattiva il servizio in modo reversibile (stesso comportamento dell'articolo, stesso messaggio di conferma).

6. Creare un listino prezzi e aggiungere righe

Passa alla scheda Listini e premi Nuovo listino. Compila Codice*, Denominazione*, l'Ambito (Vendita o Acquisto — un listino vale per un solo verso), la data Valido dal* (obbligatoria) ed eventualmente Valido al, poi premi Crea listino.

Per aggiungere un prezzo al listino, apri il listino creato ed espandi le sue righe: apri il pannello premendo Aggiungi riga, scegli l'Articolo (oggi il selettore propone solo articoli, non servizi — per mettere in listino un servizio devi passare dall'importazione CSV del punto 10), imposta il Prezzo, eventualmente uno Sconto % e la Qtà minima (se vuoi un prezzo scaglionato per quantità: la riga si applica solo da quella quantità in su), e le date di validità della riga se diverse da quelle del listino. Conferma di nuovo con Aggiungi riga: puoi ripetere l'operazione per ogni articolo che vuoi mettere in quel listino.

7. Assegnare un listino dedicato a un cliente

Un listino da solo non basta a farlo usare a un cliente specifico: vai nella sezione Clienti, apri la scheda del cliente e cerca la tab Listino. Qui trovi l'intestazione "Listino di vendita assegnato" con la spiegazione: il listino assegnato precompila automaticamente i prezzi delle righe di preventivi, ordini e DDT di quel cliente. Scegli un listino dal menu (o Nessuno (listini generici / prezzo base) per togliere l'assegnazione) e premi Salva listino. Se il listino che ti serve non esiste ancora, la stessa scheda offre il pulsante Crea listino senza dover uscire dall'anagrafica cliente.

8. Come SamBooks sceglie il prezzo giusto (risoluzione prezzo)

Quando aggiungi una riga articolo/servizio a un preventivo, ordine o DDT e scegli il cliente, SamBooks precompila il prezzo unitario seguendo questa logica, in ordine:

1. Il cliente ha un listino dedicato assegnato (punto 7)? SamBooks usa solo quel listino, in modo esclusivo: se l'articolo non ha un prezzo in quel listino specifico, il prezzo torna al prezzo base dell'articolo — non va mai a cercare in un altro listino, nemmeno se più conveniente o più recente. Il prezzo negoziato di un cliente non "trapela" mai verso altri clienti.
2. Il cliente non ha un listino dedicato? SamBooks cerca tra i listini generici attivi dello stesso ambito (vendita/acquisto), validi alla data corrente; se più listini hanno un prezzo per lo stesso articolo alla stessa quantità minima, vince quello con la data di inizio validità più recente.
3. Nessun listino applicabile? Si usa il Prezzo base impostato sull'articolo (o servizio) in anagrafica.

Il campo prezzo, nella riga del documento, mostra in piccolo la provenienza del valore proposto — "Listino <codice>", "Prezzo base articolo" o "Prezzo modificato a mano" se lo cambi tu — così sai da dove arriva il numero prima di confermare la riga.

9. Modificare, disattivare o eliminare un listino

Apri un listino esistente per modificarne testata (Codice, Denominazione, Ambito, validità, Note) dalla scheda Dati, o consultarne lo storico dalla scheda Cronologia. Elimina sul listino lo disattiva insieme a tutte le sue righe, in modo reversibile — stesso pattern di articoli e servizi. Eliminare una singola riga dal listino è invece un'operazione definitiva (non reversibile): usala solo quando sei sicuro di non aver più bisogno di quel prezzo specifico.

10. Importare ed esportare articoli, servizi e listini da file CSV

Su ciascuna delle tre schede (Articoli, Servizi, Listini) trovi i pulsanti Importa ed Esporta in alto. Esporta scarica un CSV con tutti i dati della scheda (formato italiano: separatore punto e virgola, decimali con la virgola, apribile direttamente in Excel). Importa carica un file CSV o Excel per creare o aggiornare più righe in blocco — utile per popolare il catalogo la prima volta o per un listino con molte righe (è anche l'unico modo, oggi, per mettere in listino un servizio: basta indicare "servizio" invece di "articolo" nella colonna Tipo riga). Se re-importi un file già importato in precedenza, le righe già presenti vengono segnalate come saltate — l'importazione non duplica mai un articolo, un servizio o una riga di listino già esistente.

11. Registrare i movimenti di magazzino (voce sidebar "Magazzino")

I movimenti di carico/scarico non si registrano nell'Anagrafica magazzino ma nella voce sidebar Magazzino, subito sotto nel gruppo Logistica: apri Magazzino, resta sulla scheda Giacenze (quella di default) e in alto trovi quattro pulsanti:

• Registra movimento: un carico o uno scarico generico, con una Causale a scelta tra quelle dirette configurate (es. acquisto, vendita, carico, scarico, inventario in più/meno) — ognuna già associata al verso corretto, così non devi indovinarlo. Scegli Articolo, Magazzino, Quantità e, solo per le causali di carico, il Valore unitario (ricalcola il costo medio ponderato di quell'articolo; sullo scarico si usa invece il costo medio corrente, non lo modifica).
• Carico iniziale: imposta la giacenza di partenza valorizzata di un articolo la prima volta (Articolo, Magazzino, Quantità, Valore unitario, Note).
• Rettifica: allinea la giacenza a sistema con un conteggio fisico reale, con lo switch In aumento (+) / In diminuzione (-) per dire se stai correggendo verso l'alto o verso il basso.
• Trasferimento: sposta una quantità di un articolo da un Magazzino di origine a un Magazzino di destinazione al suo costo medio corrente (origine e destinazione non possono coincidere, SamBooks blocca il tentativo prima di inviarlo).

Ogni dialog valida i campi obbligatori prima di inviare (causale, articolo, magazzino e una quantità maggiore di zero), con un messaggio in italiano se manca qualcosa. La data del movimento è sempre quella odierna: non è modificabile dal form. Per rivedere tutti i movimenti registrati, in ordine cronologico, premi Giornale movimenti: apre l'elenco con filtri per magazzino e tipo movimento, e le colonne Data/Tipo/Causale/Articolo/Magazzino/Quantità/Prezzo unitario/Valore.

12. Consultare giacenze, sotto-scorta e valorizzazione

Sempre nella pagina Magazzino: la scheda Giacenze elenca, per ogni articolo e magazzino, la quantità disponibile, quella impegnata (riservata da ordini confermati) e ordinata, il costo medio ponderato e il valore; un badge segnala quando un articolo è sotto la sua scorta minima. La scheda Sotto scorta filtra direttamente solo gli articoli sotto soglia, con quantità mancante calcolata rispetto al punto di riordino — compaiono qui solo gli articoli con Gestito a scorta attivo (punto 2) e con scorta minima impostata. In alto alla pagina trovi anche il totale Valore di magazzino (a costo medio ponderato) e i pulsanti Esporta CSV (giornale movimenti) e Valorizzazione PDF.

13. Gestire più depositi (magazzini)

Se l'azienda ha più sedi fisiche, passa alla scheda Magazzini (sempre dentro la pagina Magazzino). SamBooks crea in automatico un primo deposito principale al primo accesso, così puoi iniziare a registrare movimenti anche senza configurare nulla. Da qui puoi:

• premere Importa dalle sedi per creare un deposito per ogni sede legale/operativa già censita in anagrafica azienda — l'operazione è ripetibile senza creare doppioni (un secondo click non duplica i depositi già importati);
• premere Nuovo magazzino per crearne uno a mano, indicando almeno codice, denominazione e comune/provincia;
• aprire Modifica su un deposito esistente per rinominarlo o aggiornarne i dati;
• eliminare un deposito — l'operazione è bloccata con un messaggio esplicito se il deposito ha ancora giacenze: svuotalo prima con un trasferimento o uno scarico.

Suggerimenti

• Il pulsante Suggerisci conti (AI) su articoli e servizi può richiedere anche 15-20 secondi: resta in stato "Analisi…" finché non arriva la risposta, non serve ricliccarlo.
• Attiva Gestito a scorta solo sugli articoli che vuoi davvero tracciare a magazzino: uno disattivato non genera mai movimenti né compare nel sotto-scorta, anche se gli imposti scorta minima e punto di riordino.
• Un listino assegnato come dedicato a un cliente è riservato a lui: non usarlo per "provare" un prezzo generale, perché finché resta assegnato non farà mai da fallback per altri clienti né userà altri listini come fallback per sé.
• Per popolare il catalogo la prima volta con decine o centinaia di articoli, l'importazione CSV è più veloce del form singolo: esporta prima un file vuoto/di esempio per vedere l'ordine esatto delle colonne attese.

Errori frequenti

• "Codice già esistente": il Codice interno di un articolo/servizio o il Codice di un listino deve essere unico in azienda; scegline uno diverso o modifica quello esistente invece di crearne uno nuovo.
• "Seleziona una causale" / "Inserisci una quantità maggiore di zero": nei dialog di movimento, causale, articolo, magazzino e quantità sono tutti obbligatori; il form blocca l'invio prima di contattare il server, con un messaggio in italiano.
• "Origine e destinazione non possono coincidere": nel Trasferimento, i due magazzini devono essere diversi.
• Un deposito non si elimina: se ha ancora giacenze (anche minime), l'eliminazione è bloccata finché non lo svuoti con un trasferimento o uno scarico.
• Il prezzo atteso non compare in un preventivo/ordine: controlla prima se il cliente ha un listino dedicato assegnato (punto 7) — se sì, l'articolo deve avere un prezzo proprio in quel listino, altrimenti si torna al prezzo base e non a un altro listino generico, anche se più conveniente.
• Re-importare lo stesso file CSV non crea doppioni: le righe già presenti (stesso codice) vengono segnalate come saltate, non duplicate — puoi ripetere un import in sicurezza.

FAQ

Perché Articoli e Servizi sono due schede separate invece di un'unica lista? Perché un servizio non ha mai una giacenza, per costruzione: separarli evita di proporre scorta minima, logistica o movimenti su qualcosa che non ha mai un magazzino di riferimento.

Posso vendere lo stesso articolo a un prezzo diverso per due clienti diversi? Sì: crea due listini (o un listino con due righe per lo stesso articolo a quantità minime diverse) e assegna il listino giusto a ciascun cliente dalla sua scheda anagrafica (punto 7).

Qual è la differenza tra "Elimina" su un articolo/servizio/listino ed "Elimina" su una singola riga di listino? Il primo è reversibile: l'entità viene disattivata, non cancellata, e puoi riattivarla in seguito. Il secondo è definitivo: la riga di listino viene rimossa e non si recupera.

Sam può fare tutto questo al posto mio? Sì: creare, modificare ed eliminare articoli, servizi, listini e righe di listino, registrare movimenti e depositi, consultare giacenze e sotto-scorta, ed esportare i CSV sono tutte operazioni disponibili anche parlando con Sam dal pannello di chat. Le due strade — form manuale e chat — sono equivalenti: usa quella più comoda in ogni momento, anche alternandole sullo stesso dato.

Funzioni correlate

• Magazzino (giacenze, sotto-scorta, movimenti, depositi, giornale, valorizzazione): la voce sidebar sorella descritta ai punti 11-13, che traccia le quantità degli articoli creati qui.
• Inventario fisico: voce sidebar dedicata al conteggio periodico della merce a magazzino.
• Clienti: dove assegni un listino dedicato a un cliente (punto 7) e dove nasce il collegamento tra anagrafica cliente e prezzo precompilato.
• Preventivi, Ordini di vendita, DDT e Fatture: le sezioni dove articoli, servizi e listini diventano righe di documento, con il prezzo precompilato dalla logica del punto 8.