Creare una fattura di vendita in SamBooks
15 min lettura
Dal form «Nuova fattura» alla bozza salvata: cliente, tipo documento, righe, sconti e totali per registrare una vendita e portarla verso l'emissione.
A cosa serve
Questo è il punto da cui nasce ogni fattura di vendita di SamBooks: la fattura immediata a un cliente italiano o estero. Dallo stesso form escono anche acconti, parcelle e note di variazione, ognuno con un percorso proprio che questa guida non tratta. Salvare non emette nulla: crea sempre un documento non ancora trasmesso (Bozza o Pronta), che resta nelle tue mani finché non decidi di inviarlo al Sistema di Interscambio. Per la trasmissione vera e propria, che è un passo separato, vedi Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI).
Prima di iniziare
- I dati della tua azienda (Partita IVA, regime fiscale, sede) devono essere completi in Impostazioni: se manca qualcosa la fattura si salva comunque, ma resta Bozza finché non li completi.
- Non serve un abbonamento attivo per creare e salvare bozze: la sottoscrizione serve solo per l'invio allo SDI, un passo successivo.
- Serve il ruolo Gestore o Amministrativo, oppure un ruolo Personalizzato con la sezione Fatture di vendita, con il permesso di lettura e scrittura: chi ha la sola lettura vede le fatture ma non può crearle né modificarle, e chi ha un ruolo Personalizzato senza la sezione Fatture di vendita non la vede.
Come si fa, passo per passo
1. Apri il form
Dal menu di sinistra apri Fatture di vendita: si apre l'elenco «Fatture attive» (/invoices). Premi «Nuova fattura» in alto a destra. Si apre «Nuova fattura attiva»: sotto il titolo trovi l'avviso che i campi obbligatori sono contrassegnati con l'asterisco.
2. Compila la Testata
«Tipo documento» è una select raggruppata per famiglia (Fatture, Acconti e parcelle, Note di variazione, Casi particolari): parte già su «Fattura» e per una vendita immediata la lasci così com'è. «Data documento» è obbligatoria. «Sezionale» ti lascia scegliere la serie di numerazione se ne hai più di una; se non tocchi nulla resta quella predefinita. Accanto, «Numero all'emissione» è solo un'anteprima (un trattino finché non è calcolabile) e non è il numero definitivo: il motivo è spiegato più sotto.
3. Scegli il cliente
Nel campo «Cerca cliente esistente» digiti denominazione o Partita IVA e selezioni dalla rubrica. Se il cliente non esiste ancora, non devi uscire dal form: in fondo all'elenco dei risultati trovi «Crea cliente», che apre la scheda di creazione rapida e, appena salvata, seleziona subito il nuovo cliente nella fattura. Una volta scelto, sotto compare un riquadro con i suoi dati presi dalla rubrica: denominazione, Partita IVA o codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario SDI, tipo soggetto, split payment: se li correggi da qui si aggiornano anche in anagrafica, e restano validi per i prossimi documenti.
4. Aggiungi le righe
Nella sezione «Righe» ogni riga con prezzo nasce con «Aggiungi riga»; accanto c'è «Aggiungi riga di testo», per le righe senza importi spiegate più sotto. Il campo «Codice» è facoltativo: puoi cercare un articolo o un servizio a catalogo e la riga si autocompila (descrizione, unità di misura, aliquota, prezzo), oppure lo lasci vuoto e scrivi in «Descrizione»: è una riga libera, altrettanto valida, senza legami al catalogo. Completi poi «Quantità» e «Prezzo unitario» (obbligatori) e scegli il «Codice IVA»: una select con le categorie più comuni (Imponibile, Escluse/non soggette, Non imponibili, Esenti, Regimi speciali, Reverse charge) oppure la voce «Avanzato» per impostare aliquota e natura a mano. Regola da tenere a mente: con un'aliquota maggiore di zero la natura non si indica; con aliquota 0 la natura è obbligatoria, perché è lei a dichiarare il motivo per cui l'IVA non c'è: senza, la fattura verrebbe scartata dallo SDI. Sotto ogni riga trovi tre sconti in cascata, «Sc1 %», «Sc2 %» e «Sc3 %», che si applicano in sequenza, uno sull'importo già ridotto dal precedente, e il menu «Tipo riga» per segnare un omaggio (con o senza rivalsa IVA) o uno sconto merce. La sezione «Competenza (periodo)», collassata di default, serve solo quando la riga riguarda un periodo diverso dalla data del documento. A destra vedi sempre l'«Imponibile» della riga, calcolato in tempo reale mentre digiti.
La «Descrizione» si scrive su più righe: Invio va a capo e il riquadro si allunga col testo. Ogni descrizione può arrivare a 1.000 caratteri, il massimo che la fattura elettronica ammette per riga, spazi e a capo compresi. Quando sei nel campo, o quando superi i 900 caratteri, sotto compare il contatore «N / 1.000». Il conteggio è quello del file che parte verso lo SDI: comprende la dicitura di legge che SamBooks aggiunge in coda alle righe in omaggio o in sconto merce, e conta per intero i simboli che nel file si allungano, come € che diventa «EUR» e vale quindi tre caratteri. Oltre il limite il campo diventa rosso, il messaggio ti dice di quanti caratteri accorciare (e quali simboli pesano più del previsto) e il salvataggio si ferma: accorcia il testo oppure spezzalo su più righe di testo (vedi più sotto). Le altre sostituzioni avvengono in silenzio: trattini lunghi e virgolette curve diventano segni semplici, mentre le lettere accentate restano intatte. Su quei caratteri il PDF e il file elettronico non coincidono.
5. Sconto di chiusura e spese di trasporto
Sono facoltativi, nel riquadro «Sconto e trasporto». Lo «Sconto di chiusura (%)» è sempre e solo una percentuale che riduce l'imponibile del documento intero: qui non esiste uno sconto a importo fisso. Le «Spese di trasporto (imponibile €)» hanno una propria «IVA trasporto %»: se la lasci a 0, la «Natura IVA trasporto» diventa obbligatoria, altrimenti il salvataggio si blocca con un avviso puntuale.
6. Le sezioni facoltative
Sotto le righe ci sono tre sezioni richiudibili, chiuse finché non ti servono: «Ritenuta d'acconto» (tipo, aliquota e causale, tipica delle parcelle professionali), «Cassa previdenziale» e «Documenti collegati», dove indichi l'ordine, il contratto o il DDT a cui la fattura si riferisce. Su ritenuta e cassa scegli tipo e aliquote: gli importi, come il bollo virtuale, li calcola SamBooks al salvataggio. La sezione «Pagamenti e scadenze» ti lascia impostare una o più rate (modalità, importo, data, conto di liquidità); se non aggiungi nulla, all'emissione il sistema crea comunque una scadenza unica per il totale, con la data calcolata dai termini di pagamento del cliente (la data del documento se il cliente non ne ha).
7. Note e salvataggio
Il campo «Note» è libero, per annotazioni interne. In fondo alla pagina, un riepilogo sempre visibile mostra «Totale imponibile», «IVA» e «Totale stimato», più «Ritenuta (stima)» e «Netto stimato» se hai attivato una ritenuta. È una stima perché bollo virtuale e contributo cassa li calcola SamBooks al salvataggio: il totale definitivo lo vedi nel dettaglio, appena creata la fattura. Premi «Crea bozza di fattura»: il pulsante mostra «Creazione in corso..» e, fatto, l'avviso «Fattura creata.» ti porta dritto al dettaglio del documento. Se una descrizione supera i 1.000 caratteri la fattura non parte: un avviso «Riga N: …» ti indica quale riga sistemare.
Righe di solo testo: titoli, separatori e descrizioni lunghe
A volte fra le righe con prezzo serve solo del testo: un titolo per raggruppare le voci («Ambiente cucina:»), un separatore, la descrizione lunga di una fornitura che non sta in una riga sola. Per questo c'è la riga di testo.
- Premi «Aggiungi riga di testo» in cima alla sezione «Righe», oppure accendi l'interruttore «Riga di testo» in fondo a una riga già inserita.
- La riga mostra un solo campo, «Testo»: scrivi quello che ti serve, andando a capo con Invio. Vale lo stesso limite di 1.000 caratteri, con lo stesso contatore; se il testo è più lungo, dividilo su più righe di testo consecutive.
- Portala nel punto giusto con le frecce accanto alla riga («Sposta la riga N più in alto» e «Sposta la riga N più in basso»): puoi metterla in cima, in fondo o fra due righe con prezzo.
Una riga di testo non ha quantità, prezzo, sconti né codice articolo, e non conta in nessun calcolo: resta fuori dai totali, dal riepilogo IVA, dalla scrittura di prima nota, dal consumo del plafond dell'esportatore abituale, dagli elenchi Intrastat e dai movimenti di magazzino. Nel file elettronico esce con prezzo zero e con l'aliquota (o la natura) della prima riga con prezzo della fattura, che SamBooks copia da solo: il tracciato la richiede su ogni riga, anche su quelle di solo testo. Nel dettaglio e nella copia PDF la riga di testo occupa tutta la larghezza, con i suoi a capo. Nella tab «Conti» del dettaglio leggi «Riga di testo: non ha importi, quindi nessun conto».
Due limiti da conoscere. Una fattura fatta solo di righe di testo non si salva: serve almeno una riga con quantità e prezzo. E quando stornerai la fattura con una nota di credito, le righe di testo passano nella nota solo con lo storno totale; in uno storno parziale restano fuori, perché non c'è nulla da stornare. Le righe di testo si usano anche nella nota di debito.
Perché la fattura non ha ancora un numero
In SamBooks il numero progressivo si assegna solo quando la fattura viene trasmessa allo SDI, mai prima: sia in Bozza sia in Pronta la colonna Numero resta un trattino, e nessuno dei due stati consuma un numero del sezionale. Il motivo è evitare buchi nella sequenza: se il numero si assegnasse alla creazione, ogni bozza cancellata lascerebbe un vuoto. Progressivo, sezionale definitivo e tutti gli effetti collegati (scrittura in prima nota, evasione degli ordini, chiusura dei DDT) scattano insieme, nello stesso istante dell'invio.
Come una fattura diventa «Pronta»
In questa pagina non esiste un pulsante «Segna come pronta»: lo stato Bozza/Pronta non lo scegli tu, lo calcola SamBooks confrontando la fattura con i dati obbligatori della fatturazione elettronica — denominazione e identificativo del cliente, indirizzo completo, almeno una riga descritta, un conto di liquidità con IBAN se il pagamento è bancario, i dati della tua azienda. Il controllo viene rifatto a ogni salvataggio. Se è tutto a posto la fattura nasce (o ridiventa) Pronta da sola; se manca qualcosa resta, o torna, Bozza, e nel dettaglio compare «Dati obbligatori mancanti per la fatturazione elettronica» con l'elenco preciso e le scorciatoie «Vai a Impostazioni azienda» e «Vai a Banca».
In pratica il percorso per rendere pronta una fattura è: apri «Modifica», completa il campo che manca, salva di nuovo, e SamBooks ricalcola da solo. Puoi anche chiedere a Sam di segnarti la bozza come pronta da emettere: applica lo stesso controllo di completezza e, se manca ancora qualcosa, ti elenca esattamente cosa.
Un avvertimento utile: il badge Pronta dice che i dati obbligatori ci sono, non che l'invio andrà a buon fine. Alla trasmissione SamBooks fa un controllo più fine sul tracciato elettronico e può emergere qualcosa che il badge non vedeva — tipico un conto di liquidità ereditato dal cliente ma privo di IBAN. Il messaggio nomina il dato mancante e il pulsante «Vai a Banca» ti porta dove si corregge.
Modificare una fattura
Finché la fattura non ha ancora un numero, quindi in stato Bozza o Pronta, resta modificabile. La apri con l'icona a matita nella riga dell'elenco o con il bottone «Modifica» nel dettaglio: entrambi portano allo stesso form della creazione, in modalità di modifica. Il sottotitolo lo dice: «Modifica la fattura finché non è stata inviata a SDI. Le modifiche sostituiscono i dati correnti.» Salvi con «Salva modifiche»; l'avviso «Modifiche salvate.» conferma.
Una cosa da sapere prima di modificare: il sezionale e l'anteprima del numero spariscono dal form, perché il numero non è ancora stato assegnato e lo sarà solo all'emissione. Il piano rate e i documenti collegati, invece, vengono caricati con quello che la fattura ha davvero: puoi correggerli, aggiungere una rata o toglierne una. Due avvisi ti ricordano che al salvataggio vale la lista che hai a schermo — le rate sostituiscono il piano di pagamento e rigenerano lo scadenzario, mentre le rate già incassate restano.
Se provi ad aprire l'editor su una fattura già trasmessa, trovi la schermata «Fattura non modificabile»: da lì in poi la rettifica passa da una nota di credito. Fa eccezione la fattura scartata dallo SDI (stato «Scartata SDI»): non essendo mai stata realmente emessa, resta modificabile ed eliminabile come una bozza, con lo stesso editor, righe e pagamenti compresi, ma non è mai stornabile con una nota di credito, perché non c'è nulla da stornare su un documento mai perfezionato. Se lo scarto dipende dai dati della tua azienda li correggi in Impostazioni e reinvii lo stesso documento; se l'errore è dentro la fattura, lo correggi con «Modifica» come su una bozza qualunque (vedi Correggere una fattura scartata dallo SDI). Le autofatture generate dal ciclo di acquisto (TD16-TD21) non passano da qui: si rigenerano dal documento di origine.
Eliminare una bozza o una fattura pronta
Anche l'eliminazione è possibile solo finché la fattura non è stata inviata (Bozza o Pronta) e si comanda da due punti. L'icona del cestino nella riga dell'elenco chiede «Eliminare la bozza?» e avverte che l'operazione non è reversibile; il bottone «Elimina» nel dettaglio chiede «Eliminare la fattura?», riporta il nome del cliente e ricorda che si può fare solo finché non è stata inviata a SDI, perché una fattura trasmessa si rettifica con una nota di credito, non si cancella. Appena la fattura passa allo stato inviato, entrambi i comandi scompaiono da soli.
Scaricare il PDF e mandarlo al cliente
Il comando «Scarica PDF» è sia nel dettaglio della fattura sia nella riga dell'elenco, dove è l'icona di download. Apre un menu con tre formati:
- Template SamBooks: la copia di cortesia impaginata da SamBooks, con il logo della tua azienda in testata. È anche il PDF che parte allegato quando mandi la fattura per email.
- Modello AdE: la fattura resa con il foglio di stile dell'Agenzia delle Entrate, partendo dal file elettronico.
- Modello AssoSoftware: la stessa fattura con il foglio di stile che AssoSoftware distribuisce per leggere le fatture elettroniche; in fondo a ogni pagina ci sono la citazione della fonte e il numero di pagina.
Tutti e tre funzionano anche prima dell'invio: sulla fattura non ancora trasmessa SamBooks prepara al volo il file elettronico da cui nascono i due modelli. Il Template SamBooks porta sempre la fascia «Copia di cortesia», che ricorda che il documento valido ai fini fiscali è il file trasmesso allo SDI; sui modelli AdE e AssoSoftware la stessa fascia compare finché la fattura non è inviata.
Il logo che compare nel Template SamBooks è lo stesso che vedi in SamBooks accanto al nome dell'azienda. Lo carichi dalla home, nel riquadro «La tua azienda», con «Carica logo» (PNG, JPEG o WebP fino a 2 MB; lo può fare il Gestore). Se non l'hai caricato, SamBooks prova a ricavarlo dal sito web dell'azienda; se non lo trova, il PDF esce senza logo.
«Invia per email», accanto a «Scarica PDF» nel dettaglio e nella riga dell'elenco, apre il dialog di invio con il PDF allegato. Il comando si accende solo quando la fattura ha il numero, cioè dopo l'invio allo SDI: su una fattura in Bozza o Pronta resta visibile ma spento, e passandoci sopra leggi «Disponibile dopo l'invio a SDI: la bozza non ha ancora il numero.» Se prima dell'invio vuoi far vedere il documento al cliente, scarica il PDF o prepara una proforma. Il dialog di invio è spiegato in Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI).
Consultare l'elenco delle fatture
«Fatture attive» elenca tutte le fatture emesse, note di credito e di debito comprese. I filtri sono quattro: «Stato», «Tipo documento», «Periodo» (un intervallo di date) e «Cliente» (per ragione sociale). Le colonne Numero, Data, Cliente, Totale e Stato si ordinano cliccandole; il Numero mostra un trattino finché la fattura non è stata trasmessa. In fondo a ogni riga ci sono le azioni del dettaglio, senza doverlo aprire: la matita «Modifica» e il cestino «Elimina bozza» finché la fattura non è trasmessa, e sempre «Invia per email» (spento fino all'invio) e «Scarica PDF» con i suoi tre formati. Con filtri che non trovano nulla compare «Nessuna fattura per questi filtri», che suggerisce di allargare il periodo o di chiedere a Sam di creare la prima fattura. Dalla stessa pagina raggiungi anche «Fattura da DDT» (per i beni già consegnati con DDT, che si fatturano da lì, non da qui: vedi Fatturare i DDT del mese con la fattura differita TD24) e «Importa da ordine» (parte da un ordine di vendita già esistente invece che da un form vuoto).
Chiedilo a Sam
Ogni passo di questa guida lo puoi anche chiedere in chat: descrivi la fattura a parole e Sam prepara la bozza al posto tuo.
- Creare — «Preparami una fattura per Ferramenta Bonetti SRL, partita IVA 02445500016, con data 15 luglio 2026: 120 pezzi di minuteria zincata a 4,50 euro con IVA al 22, 8 manuali tecnici a 25 euro con IVA al 4 e 80 euro di trasporto con IVA al 22.» Prepara la bozza con tutte le righe e le aliquote indicate: resta una bozza, nessuna conferma richiesta.
- Creare — «Fammi una fattura accompagnatoria per Impianti Verdi SRL, partita IVA 01111110019, data 20 luglio 2026: 40 profili in alluminio a 18 euro con IVA 22. La merce parte oggi col nostro furgone, 6 colli per 85 chili, causale vendita, porto franco.» Anche in questo caso il documento resta in bozza, senza bisogno di conferma.
- Modificare — «Sulla bozza per Studio Lombardi e Associati ho sbagliato la consulenza: sono 1.800 euro, non 1.500. Correggila.» Aggiorna la riga sulla bozza esistente, nessuna conferma.
- Modificare — «La bozza di fattura per Studio Lombardi e Associati è completa: segnamela come pronta da emettere.» Rifà lo stesso controllo di completezza descritto sopra e, se è tutto a posto, passa la fattura a Pronta.
- Annullare — «Cancella la bozza di fattura intestata a Studio Lombardi e Associati: l'ho fatta per sbaglio.» Sam la cancella subito e te lo dice: l'azione resta tracciata e la puoi annullare.
- Modificare — «Nella bozza per Studio Lombardi e Associati metti in cima una riga di solo testo: "Lavori eseguiti nel mese di settembre".» Aggiunge la riga di testo senza importi, come quella del form.
- Cercare — «Stampami la fattura numero 1 del 2026, mi serve il PDF.» Genera e ti fa scaricare il PDF del documento; se glielo chiedi, anche nel modello AdE o nel modello AssoSoftware.
L'invio allo SDI resta comunque un passo a parte: anche quando è Sam a portare la fattura fino a Pronta, prima di trasmetterla ti chiede sempre una conferma esplicita.
Se qualcosa non va
- La fattura resta Bozza dopo il salvataggio: manca un dato obbligatorio, elencato nel pannello «Dati obbligatori mancanti per la fatturazione elettronica» sul dettaglio.
- «Con IVA trasporto a 0 la natura è obbligatoria»: hai lasciato le spese di trasporto con aliquota 0 senza indicare una natura; scegline una o rimetti un'aliquota.
- «Completa modalità e importo di ogni rata, oppure rimuovila.»: hai iniziato a compilare una rata di pagamento senza finirla; completala o toglila prima di salvare.
- Il campo della descrizione è rosso e la fattura non si salva: la descrizione supera i 1.000 caratteri ammessi dalla fattura elettronica. Il messaggio sotto il campo dice di quanto accorciarla; in alternativa sposta una parte del testo in una riga di testo subito sotto.
- «Il documento contiene solo righe descrittive: serve almeno una riga con quantità e prezzo.»: hai solo righe di testo. Aggiungi almeno una riga con prezzo, oppure spegni l'interruttore «Riga di testo» su quella che deve avere un importo.
- «Invia per email» è grigio: la fattura non è ancora stata inviata allo SDI e non ha un numero. Dopo l'invio il comando si accende; nel frattempo puoi scaricare il PDF.
- Non trovi il cliente in rubrica: usa «Crea cliente» in fondo alla ricerca, senza uscire dal form.
- Hai bisogno di correggere una fattura già inviata: si rettifica con una nota di credito, emessa dal dettaglio della fattura originale. Se la fattura è invece scartata dallo SDI, non serve una nota di credito: correggila con «Modifica», come una bozza qualunque (vedi «Modificare una fattura»).
- La fattura era Pronta ma l'invio segnala comunque un problema: il controllo più fine fatto alla trasmissione ha trovato qualcosa che il badge non vedeva — tipico il conto senza IBAN. Il messaggio nomina il dato mancante.
Domande frequenti
Come faccio una fattura in SamBooks? Da «Fatture attive» premi «Nuova fattura», scegli il cliente, aggiungi almeno una riga con descrizione, quantità, prezzo e aliquota IVA, poi «Crea bozza di fattura».
Posso modificare una fattura già fatta? Sì, finché non è stata inviata allo SDI: icona matita nell'elenco o «Modifica» nel dettaglio. Dopo l'invio si rettifica con una nota di credito.
Come cancello una fattura sbagliata? Con il cestino in elenco o «Elimina» nel dettaglio, ma solo finché è Bozza o Pronta. Una fattura già trasmessa non si cancella.
Come aggiungo uno sconto in fattura? Per riga hai tre sconti in cascata (Sc1/Sc2/Sc3); per l'intero documento c'è lo «Sconto di chiusura (%)» nel riquadro sotto le righe.
Come metto le spese di trasporto in fattura? Nello stesso riquadro «Sconto e trasporto»: imponibile, aliquota IVA e, se l'aliquota è 0, la natura, obbligatoria.
Perché il totale della fattura dice «stimato»? Perché bollo virtuale e contributo cassa li calcola SamBooks al salvataggio: prima vedi solo imponibile e IVA.
Come cerco una fattura vecchia? Dall'elenco «Fatture attive», con i filtri Stato/Tipo documento/Periodo/Cliente, oppure ordinando le colonne.
Posso fare la fattura senza avere il cliente in anagrafica? Puoi crearlo al volo dal form stesso, con «Crea cliente» in fondo alla ricerca: non serve uscire dalla pagina.
Come metto due righe con IVA diversa nella stessa fattura? Scegli un codice IVA diverso su ogni riga: il riepilogo raggruppa da solo gli importi per aliquota quando ce n'è più di una.
Perché la mia fattura non ha ancora il numero? Perché il numero si assegna solo all'invio allo SDI, mai alla creazione o al salvataggio: è una scelta per non lasciare mai buchi nella numerazione.
Come metto un titolo o una descrizione lunga fra le righe della fattura? Con «Aggiungi riga di testo»: la riga ha solo il testo, non entra nei totali e la sposti dove vuoi con le frecce accanto alla riga.
Quanto può essere lunga la descrizione di una riga? Fino a 1.000 caratteri, spazi e a capo compresi: è il limite della fattura elettronica. Il contatore sotto il campo misura il testo come lo riceverà lo SDI.
Posso avere il PDF della fattura in un formato diverso? Sì: «Scarica PDF» offre il Template SamBooks, il Modello AdE e il Modello AssoSoftware, sia dal dettaglio sia dalla riga dell'elenco.
Come metto il logo della mia azienda sulla fattura in PDF? Caricalo dalla home, nel riquadro «La tua azienda», con «Carica logo»: da lì compare in testata nel Template SamBooks.
Posso mandare per email una fattura non ancora inviata allo SDI? No: l'email parte solo da una fattura con il numero, che si assegna all'invio. Prima puoi scaricare il PDF o preparare una proforma.
Cosa vuol dire che la fattura è «Pronta»? Che ha tutti i dati obbligatori per la fatturazione elettronica. Non lo decidi tu: SamBooks lo calcola da solo a ogni salvataggio.