Creare una fattura di vendita in SamBooks
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Dal form «Nuova fattura» alla bozza salvata: cliente, tipo documento, righe, sconti e totali per registrare una vendita e portarla verso l'emissione.
A cosa serve
Questo è il punto da cui nasce ogni fattura di vendita di SamBooks: la fattura immediata a un cliente italiano o estero. Dallo stesso form escono anche acconti, parcelle e note di variazione, ognuno con un percorso proprio che questa guida non tratta. Salvare non emette nulla: crea sempre un documento non ancora trasmesso — Bozza o Pronta — che resta nelle tue mani finché non decidi di inviarlo al Sistema di Interscambio. Per la trasmissione vera e propria, che è un passo separato, vedi Inviare una fattura al Sistema di Interscambio (SDI).
Prima di iniziare
- I dati della tua azienda (Partita IVA, regime fiscale, sede) devono essere completi in Impostazioni: se manca qualcosa la fattura si salva comunque, ma resta Bozza finché non li completi.
- Non serve un abbonamento attivo per creare e salvare bozze: la sottoscrizione serve solo per l'invio allo SDI, un passo successivo.
- Serve un ruolo con permessi di scrittura (Gestore o Amministrativo): un utente Visualizzatore vede le fatture ma non può crearle né modificarle, e lo stesso vale per il ruolo Logistica, la cui scrittura è riservata all'area magazzino.
Come si fa, passo per passo
1. Apri il form
Dal menu di sinistra apri Fatture di vendita: si apre l'elenco «Fatture attive» (/invoices). Premi «Nuova fattura» in alto a destra. Si apre «Nuova fattura attiva»: sotto il titolo trovi l'avviso che i campi obbligatori sono contrassegnati con l'asterisco.
2. Compila la Testata
«Tipo documento» è una select raggruppata per famiglia (Fatture, Acconti e parcelle, Note di variazione, Casi particolari): parte già su «Fattura» e per una vendita immediata la lasci così com'è. «Data documento» è obbligatoria. «Sezionale» ti lascia scegliere la serie di numerazione se ne hai più di una; se non tocchi nulla resta quella predefinita. Accanto, «Numero all'emissione» è solo un'anteprima — un trattino finché non è calcolabile — e non è il numero definitivo: il motivo è spiegato più sotto.
3. Scegli il cliente
Nel campo «Cerca cliente esistente» digiti denominazione o Partita IVA e selezioni dalla rubrica. Se il cliente non esiste ancora, non devi uscire dal form: in fondo all'elenco dei risultati trovi «Crea cliente», che apre la scheda di creazione rapida e, appena salvata, seleziona subito il nuovo cliente nella fattura. Una volta scelto, sotto compare un riquadro con i suoi dati presi dalla rubrica — denominazione, Partita IVA o codice fiscale, indirizzo, PEC, codice destinatario SDI, tipo soggetto, split payment: se li correggi da qui si aggiornano anche in anagrafica, e restano validi per i prossimi documenti.
4. Aggiungi le righe
Nella sezione «Righe» ogni riga nasce con «Aggiungi riga». Il campo «Codice» è facoltativo: puoi cercare un articolo o un servizio a catalogo e la riga si autocompila (descrizione, unità di misura, aliquota, prezzo), oppure lo lasci vuoto e scrivi in «Descrizione»: è una riga libera, altrettanto valida, senza legami al catalogo. Completi poi «Quantità» e «Prezzo unitario» (obbligatori) e scegli il «Codice IVA»: una select con le categorie più comuni — Imponibile, Escluse/non soggette, Non imponibili, Esenti, Regimi speciali, Reverse charge — oppure la voce «Avanzato» per impostare aliquota e natura a mano. Regola da tenere a mente: con un'aliquota maggiore di zero la natura non si indica; con aliquota 0 la natura è obbligatoria, perché è lei a dichiarare il motivo per cui l'IVA non c'è: senza, la fattura verrebbe scartata dallo SDI. Sotto ogni riga trovi tre sconti in cascata, «Sc1 %», «Sc2 %» e «Sc3 %» — si applicano in sequenza, uno sull'importo già ridotto dal precedente — e il menu «Tipo riga» per segnare un omaggio (con o senza rivalsa IVA) o uno sconto merce. La sezione «Competenza (periodo)», collassata di default, serve solo quando la riga riguarda un periodo diverso dalla data del documento. A destra vedi sempre l'«Imponibile» della riga, calcolato in tempo reale mentre digiti. Un'avvertenza sulle descrizioni: il file trasmesso allo SDI ammette solo un set di caratteri ristretto e SamBooks lo adatta senza avvisarti — il simbolo € diventa «EUR», trattini lunghi e virgolette curve diventano segni semplici (le lettere accentate restano intatte). Su quei caratteri il PDF e il file elettronico non coincidono.
5. Sconto di chiusura e spese di trasporto
Sono facoltativi, nel riquadro «Sconto e trasporto». Lo «Sconto di chiusura (%)» è sempre e solo una percentuale che riduce l'imponibile del documento intero — qui non esiste uno sconto a importo fisso. Le «Spese di trasporto (imponibile €)» hanno una propria «IVA trasporto %»: se la lasci a 0, la «Natura IVA trasporto» diventa obbligatoria, altrimenti il salvataggio si blocca con un avviso puntuale.
6. Le sezioni facoltative
Sotto le righe ci sono tre sezioni richiudibili, chiuse finché non ti servono: «Ritenuta d'acconto» (tipo, aliquota e causale, tipica delle parcelle professionali), «Cassa previdenziale» e «Documenti collegati», dove indichi l'ordine, il contratto o il DDT a cui la fattura si riferisce. Su ritenuta e cassa scegli tipo e aliquote: gli importi, come il bollo virtuale, li calcola SamBooks al salvataggio. La sezione «Pagamenti e scadenze» ti lascia impostare una o più rate (modalità, importo, data, conto di liquidità); se non aggiungi nulla, il sistema crea comunque una scadenza unica alla data del documento.
7. Note e salvataggio
Il campo «Note» è libero, per annotazioni interne. In fondo alla pagina, un riepilogo sempre visibile mostra «Totale imponibile», «IVA» e «Totale stimato» — con «Ritenuta (stima)» e «Netto stimato» se hai attivato una ritenuta. È una stima perché bollo virtuale e contributo cassa li calcola SamBooks al salvataggio: il totale definitivo lo vedi nel dettaglio, appena creata la fattura. Premi «Crea bozza di fattura»: il pulsante mostra «Creazione in corso...» e, fatto, l'avviso «Fattura creata.» ti porta dritto al dettaglio del documento.
Perché la fattura non ha ancora un numero
In SamBooks il numero progressivo si assegna solo quando la fattura viene trasmessa allo SDI, mai prima: sia in Bozza sia in Pronta la colonna Numero resta un trattino, e nessuno dei due stati consuma un numero del sezionale. Il motivo è evitare buchi nella sequenza — se il numero si assegnasse alla creazione, ogni bozza cancellata lascerebbe un vuoto. Progressivo, sezionale definitivo e tutti gli effetti collegati (scrittura in prima nota, evasione degli ordini, chiusura dei DDT) scattano insieme, nello stesso istante dell'invio.
Come una fattura diventa «Pronta»
In questa pagina non esiste un pulsante «Segna come pronta»: lo stato Bozza/Pronta non lo scegli tu, lo calcola SamBooks confrontando la fattura con i dati obbligatori della fatturazione elettronica — denominazione e identificativo del cliente, indirizzo completo, almeno una riga descritta, un conto di liquidità con IBAN se il pagamento è bancario, i dati della tua azienda. Il controllo viene rifatto a ogni salvataggio. Se è tutto a posto la fattura nasce — o ridiventa — Pronta da sola; se manca qualcosa resta, o torna, Bozza, e nel dettaglio compare «Dati obbligatori mancanti per la fatturazione elettronica» con l'elenco preciso e le scorciatoie «Vai a Impostazioni azienda» e «Vai a Banca».
In pratica il percorso per rendere pronta una fattura è: apri «Modifica», completa il campo che manca, salva di nuovo — SamBooks ricalcola da solo. Puoi anche chiedere a Sam «prova a rendere pronta la fattura numero 12»: usa lo stesso controllo di completezza e, se manca ancora qualcosa, ti elenca esattamente cosa.
Un avvertimento utile: il badge Pronta dice che i dati obbligatori ci sono, non che l'invio andrà a buon fine. Alla trasmissione SamBooks fa un controllo più fine sul tracciato elettronico e può emergere qualcosa che il badge non vedeva — tipico un conto di liquidità ereditato dal cliente ma privo di IBAN. Il messaggio nomina il dato mancante e il pulsante «Vai a Banca» ti porta dove si corregge.
Modificare una fattura
Finché la fattura non ha ancora un numero — quindi in stato Bozza o Pronta — resta modificabile. La apri con l'icona a matita nella riga dell'elenco o con il bottone «Modifica» nel dettaglio: entrambi portano allo stesso form della creazione, in modalità di modifica. Il sottotitolo lo dice: «Modifica la fattura finché non è stata inviata a SDI. Le modifiche sostituiscono i dati correnti.» Salvi con «Salva modifiche»; l'avviso «Modifiche salvate.» conferma.
Due limiti reali da conoscere. Primo: in modifica il sezionale e l'anteprima del numero spariscono dal form, perché il numero non è ancora stato assegnato e lo sarà solo all'emissione. Secondo: lo scadenzario e i documenti collegati già presenti non vengono ricaricati nel form, e un avviso lo dichiara: le rate o i riferimenti che aggiungi ora sostituiscono l'intero piano esistente invece di affiancarlo; se non tocchi quelle sezioni, l'esistente resta intatto.
Se provi ad aprire l'editor su una fattura già trasmessa, trovi la schermata «Fattura non modificabile»: da lì in poi la rettifica passa da una nota di credito. Fa eccezione la fattura scartata dallo SDI: non è modificabile, non è eliminabile e non è nemmeno stornabile con una nota di credito. Se lo scarto dipende dai dati della tua azienda li correggi in Impostazioni e reinvii lo stesso documento; se l'errore è dentro la fattura, oggi non c'è rimedio nella piattaforma: scrivi all'assistenza prima di emettere qualunque altro documento. Le autofatture generate dal ciclo di acquisto (TD16-TD21) non passano da qui: si rigenerano dal documento di origine.
Eliminare una bozza o una fattura pronta
Anche l'eliminazione è possibile solo finché la fattura non è stata inviata — Bozza o Pronta — e si comanda da due punti. L'icona del cestino nella riga dell'elenco chiede «Eliminare la bozza?» e avverte che l'operazione non è reversibile; il bottone «Elimina» nel dettaglio chiede «Eliminare la fattura?», riporta il nome del cliente e ricorda che si può fare solo finché non è stata inviata a SDI, perché una fattura trasmessa si rettifica con una nota di credito, non si cancella. Appena la fattura passa allo stato inviato, entrambi i comandi scompaiono da soli.
Consultare l'elenco delle fatture
«Fatture attive» elenca tutte le fatture emesse, note di credito e di debito comprese. I filtri sono quattro: «Stato», «Tipo documento», «Periodo» (un intervallo di date) e «Cliente» (per ragione sociale). Le colonne — Numero, Data, Cliente, Totale, Stato — si ordinano cliccandole; il Numero mostra un trattino finché la fattura non è stata trasmessa. Con filtri che non trovano nulla compare «Nessuna fattura per questi filtri», che suggerisce di allargare il periodo o di chiedere a Sam di creare la prima fattura. Dalla stessa pagina raggiungi anche «Fattura da DDT» (per i beni già consegnati con DDT, che si fatturano da lì, non da qui: vedi Fatturare i DDT del mese con la fattura differita TD24) e «Importa da ordine» (parte da un ordine di vendita già esistente invece che da un form vuoto).
Chiedilo a Sam
Creare, modificare ed eliminare una fattura di vendita si può chiedere anche in chat, con lo stesso risultato del form: «crea una fattura al cliente Rossi di 1.000 euro più IVA al 22%» genera una bozza identica a quella che avresti ottenuto dalla pagina, pronta da rivedere. Nessuna di queste azioni chiede una conferma a parte, perché creare o modificare un documento non trasmesso non equivale a inviarlo: l'invio allo SDI resta un passo separato, con la sua conferma esplicita.
Se qualcosa non va
- La fattura resta Bozza dopo il salvataggio: manca un dato obbligatorio, elencato nel pannello «Dati obbligatori mancanti per la fatturazione elettronica» sul dettaglio.
- «Con IVA trasporto a 0 la natura è obbligatoria»: hai lasciato le spese di trasporto con aliquota 0 senza indicare una natura; scegline una o rimetti un'aliquota.
- «Completa modalità e importo di ogni rata, oppure rimuovila.»: hai iniziato a compilare una rata di pagamento senza finirla; completala o toglila prima di salvare.
- Non trovi il cliente in rubrica: usa «Crea cliente» in fondo alla ricerca, senza uscire dal form.
- Hai bisogno di correggere una fattura già inviata: si rettifica con una nota di credito, emessa dal dettaglio della fattura originale. Se la fattura è stata scartata, nemmeno la nota di credito è ammessa: vedi «Modificare una fattura».
- La fattura era Pronta ma l'invio segnala comunque un problema: il controllo più fine fatto alla trasmissione ha trovato qualcosa che il badge non vedeva — tipico il conto senza IBAN. Il messaggio nomina il dato mancante.
Domande frequenti
Come faccio una fattura in SamBooks? Da «Fatture attive» premi «Nuova fattura», scegli il cliente, aggiungi almeno una riga con descrizione, quantità, prezzo e aliquota IVA, poi «Crea bozza di fattura».
Posso modificare una fattura già fatta? Sì, finché non è stata inviata allo SDI: icona matita nell'elenco o «Modifica» nel dettaglio. Dopo l'invio si rettifica con una nota di credito.
Come cancello una fattura sbagliata? Con il cestino in elenco o «Elimina» nel dettaglio, ma solo finché è Bozza o Pronta. Una fattura già trasmessa non si cancella.
Come aggiungo uno sconto in fattura? Per riga hai tre sconti in cascata (Sc1/Sc2/Sc3); per l'intero documento c'è lo «Sconto di chiusura (%)» nel riquadro sotto le righe.
Come metto le spese di trasporto in fattura? Nello stesso riquadro «Sconto e trasporto»: imponibile, aliquota IVA e — se l'aliquota è 0 — la natura, obbligatoria.
Perché il totale della fattura dice «stimato»? Perché bollo virtuale e contributo cassa li calcola SamBooks al salvataggio: prima vedi solo imponibile e IVA.
Come cerco una fattura vecchia? Dall'elenco «Fatture attive», con i filtri Stato/Tipo documento/Periodo/Cliente, oppure ordinando le colonne.
Posso fare la fattura senza avere il cliente in anagrafica? Puoi crearlo al volo dal form stesso, con «Crea cliente» in fondo alla ricerca: non serve uscire dalla pagina.
Come metto due righe con IVA diversa nella stessa fattura? Scegli un codice IVA diverso su ogni riga: il riepilogo raggruppa da solo gli importi per aliquota quando ce n'è più di una.
Perché la mia fattura non ha ancora il numero? Perché il numero si assegna solo all'invio allo SDI, mai alla creazione o al salvataggio: è una scelta per non lasciare mai buchi nella numerazione.
Cosa vuol dire che la fattura è «Pronta»? Che ha tutti i dati obbligatori per la fatturazione elettronica. Non lo decidi tu: SamBooks lo calcola da solo a ogni salvataggio.