Creare un mandato di ritiro da un ordine di acquisto in SamBooks

Come organizzare il ritiro della merce presso un fornitore quando il trasporto è a tuo carico: dove nasce il mandato, i suoi passi, e cosa NON fa da solo (non genera il DDT di acquisto).

A cosa serve

Quando confermi un ordine di acquisto con resa Assegnato (a carico destinatario) — cioè il trasporto lo organizzi tu, non il fornitore — SamBooks non ti lascia solo: l'ordine entra automaticamente in una worklist logistica da cui puoi creare un mandato di ritiro, il documento che organizza chi va a prendere la merce, con quale vettore o corriere e a quale prezzo. È lo stesso meccanismo del mandato di carico che organizza le consegne ai clienti in porto franco (vedi Gestire spedizioni e mandati), ma con le tappe invertite: qui si ritira dal fornitore e si consegna al tuo deposito, non il contrario.

Il mandato di ritiro è un documento logistico, non fiscale: organizza il trasporto e, quando affidi il ritiro a un vettore terzo della tua anagrafica, ne porta con sé il costo concordato. Non genera lui stesso un DDT: il DDT di acquisto che registra la merce arrivata resta un passo separato, che fai (o hai già fatto) dalla pagina DDT di acquisto — vedi Ricevere merce dal fornitore. Quello che succede quando quel DDT viene emesso — la generazione automatica dell'ordine per le spese di trasporto verso il vettore, che scatta solo per i mandati affidati a un vettore — è raccontato nel dettaglio in Ritirare la merce dal fornitore con un corriere: qui ci si concentra solo su come si crea il mandato.

Prima di iniziare

• L'ordine di acquisto dev'essere confermato, con resa Assegnato (a carico destinatario) e almeno una riga di un bene vero (non solo servizi) — vedi Creare un ordine di acquisto per come impostare la resa.
• Non dev'esserci già un mandato di ritiro attivo per quell'ordine: se c'è, l'ordine non ricompare nella worklist.
• Un utente con ruolo Gestore, Amministrativo o Logistica (quest'ultimo scrive solo nell'area Magazzino/Logistica, che include le spedizioni); il ruolo Visualizzatore consulta soltanto.
• Per affidare il ritiro a un vettore terzo: un fornitore anagrafato come vettore (lo puoi creare al volo, vedi sotto). Per usare un corriere: l'integrazione ShippyPro collegata, oppure la colleghi durante lo stesso percorso.

Come si fa, passo per passo

1. Trova l'ordine nella worklist "Ordini da pianificare"

Nel menu di sinistra, sotto Logistica, apri Spedizioni. La pagina si apre sulla tab Ordini da pianificare, che mescola due tipi di righe con un badge nella colonna Tipo: Vendita (ordini porto franco da consegnare) e Acquisto (ordini porto assegnato da ritirare) — quest'ultimo è il tuo caso. Se la lista è vuota, il messaggio ricorda che qui compaiono "gli ordini di vendita con trasporto a mezzo nostro (porto franco) e gli ordini di acquisto da ritirare (porto assegnato), quando vengono confermati": conferma l'ordine prima, se non lo vedi ancora.

Puoi filtrare per numero ordine o controparte, provincia di ritiro o di consegna e periodo.

2. Rivedi i dati logistici (facoltativo) o vai dritto al mandato

Cliccando sulla riga si apre un riepilogo di sola lettura con Crea mandato in fondo. È la stessa scheda usata per gli ordini di vendita, e su una riga Acquisto alcune informazioni non sono affidabili: leggila sapendo cosa aspettarti.

• "Cliente" è l'etichetta sopra il nome del fornitore: la scheda non cambia parola in base alla direzione dell'ordine.
• "Resa" mostra "Franco (a mezzo nostro)" anche quando il tuo ordine è porto Assegnato: è il valore di default della scheda, non un dato letto dal tuo ordine di acquisto.
• "Destinazione" ripete il nome del fornitore invece del tuo deposito, e "Ritiro" mostra solo comune e provincia della sua anagrafica.
• "Consegna richiesta", la nota di consegna, le note e le spese di trasporto restano vuote, perché la scheda le cerca fra i dati di un ordine di vendita: quello che leggi lì non arriva mai dal tuo ordine di acquisto.
• Le righe articolo senza prezzi, invece, sono quelle giuste dell'ordine di acquisto.

Per un ordine di acquisto, insomma, il riepilogo aggiunge poco: dalla riga stessa puoi premere direttamente Crea mandato e saltarlo. In entrambi i casi si apre lo stesso wizard, precompilato su quell'ordine.

3. Il wizard si apre in modalità ritiro

Per un ordine di acquisto il wizard si intitola "Nuovo mandato di ritiro", con sottotitolo "Ritiro merce dall'ordine di acquisto {numero}: dal fornitore al tuo deposito." Il primo passo, Ordine, mostra in sola lettura il numero dell'ordine e il fornitore, più un'anteprima delle tappe invertite: Ritiri riporta il fornitore con il comune e la provincia della sua anagrafica, Consegne riporta "Nostro deposito (principale)", col promemoria "La merce viene ritirata presso il fornitore e consegnata al tuo deposito principale."

Da dove arriva davvero l'indirizzo di ritiro: non dall'ordine di acquisto. Quando crei il mandato, SamBooks prende l'indirizzo di ritiro predefinito del fornitore dalla sua rubrica indirizzi e, se il fornitore non ne ha nessuno, ripiega sulla sede dell'anagrafica. Per cambiarlo si lavora quindi sull'anagrafica del fornitore — aggiungi o cambia lì l'indirizzo di ritiro predefinito — non sull'ordine e non nel wizard. Scegliere, ordine per ordine, un indirizzo diverso fra quelli già in rubrica oggi si può solo chiedendolo a Sam.

4. Passo Trasporto: scegli come organizzare il ritiro

Premuto Avanti, il passo Trasporto offre le stesse tre modalità del mandato di vendita — non è un wizard ridotto:

• Conto proprio — ritiri con mezzi tuoi: nessun vettore terzo, campo facoltativo Costo trasporto (stima interna).
• Vettore — affidi il ritiro a un fornitore-vettore: cerca il Vettore nel combobox (se non esiste ancora, crealo al volo dal medesimo campo — ricordati di attivare l'interruttore "È un vettore/corriere" sulla sua anagrafica, altrimenti SamBooks non lo riconosce come selezionabile) e indica il Prezzo concordato vettore, obbligatorio in questa modalità.
• ShippyPro — rimanda la scelta del corriere al passo successivo (rate shopping, etichetta e prenotazione ritiro).

Data ritiro prevista, prezzo e Note compaiono con Conto proprio e con Vettore: scegliendo ShippyPro quei tre campi spariscono e al loro posto resta l'avviso che tariffe, etichetta e prenotazione del ritiro si definiscono nello step successivo.

5. Se scegli ShippyPro: tariffe, etichetta e ritiro nello stesso wizard

Premendo Crea e configura il mandato viene creato subito e il wizard passa a un terzo passo, Spedizione, identico a quello che useresti per un mandato di vendita: Confronta tariffe interroga i corrieri collegati e ti mostra prezzo e servizio di ciascuno; scelta la tariffa, Genera etichetta (con conferma esplicita, perché ha effetto reale presso il corriere) e poi Prenota ritiro con data e slot orario. Se l'integrazione ShippyPro non è ancora collegata, il passo mostra l'avviso con il pulsante per collegarla: il mandato resta comunque creato, e lo riprendi da lì una volta collegato l'account. Se preferisci fermarti, Fine chiude il wizard lasciando il mandato con il badge "Da completare".

Una cosa da sapere prima di scegliere questa strada: un mandato ShippyPro non registra un fornitore-vettore sul documento — il corriere lo conosce ShippyPro, non la tua anagrafica fornitori — e la tariffa che scegli nel confronto non viene scritta come prezzo di trasporto del mandato. La conseguenza pratica è che per un mandato ShippyPro non nasce l'ordine di acquisto automatico per le spese di trasporto descritto nella guida collegata: quando arriva la fattura del corriere la registri come una normale fattura di acquisto.

6. Il mandato nasce "Affidata"

Con Conto proprio o Vettore, premendo Crea mandato il documento nasce subito nello stato Affidata — non serve un passaggio di conferma successivo. Da qui puoi scaricare il Mandato di carico (PDF), e se hai scelto un vettore/ShippyPro gestirne l'etichetta; Annulla resta disponibile finché il mandato non ha generato un DDT (per un mandato di ritiro, come spiegato sotto, questo in pratica significa: finché vuoi).

La differenza col mandato di vendita: qui non c'è "Crea DDT"

Nel dettaglio di un mandato di vendita, un bottone Crea DDT genera il documento di trasporto quando la merce è pronta a partire. Un mandato di ritiro non lo mostra mai: quel bottone compare solo per i mandati collegati a un ordine di vendita, e un mandato di ritiro è collegato a un ordine di acquisto. Questo non è un'omissione: il DDT che registra l'arrivo della merce si crea dalla pagina DDT di acquisto, selezionando "Da ordine" e scegliendo lo stesso ordine di acquisto — un passo indipendente dal mandato, che puoi fare prima, dopo o mentre organizzi il ritiro. Il mandato di ritiro resta quindi un documento puramente logistico: tappe, vettore, prezzo, etichetta; il carico a magazzino nasce solo quando quel DDT viene emesso.

Anche nella tab Mandati di carico (l'elenco di tutti i mandati, sia vendita sia ritiro) non c'è una colonna o un filtro che distingua i due tipi: per riconoscere un mandato di ritiro devi aprirlo — vedrai il fornitore come mittente e il tuo deposito come destinatario, e l'assenza del bottone "Crea DDT".

Farlo fare a Sam

Puoi chiedere a Sam di creare il mandato di ritiro con una frase, ad esempio: "crea un mandato di ritiro per l'ordine di acquisto 14/2026 con il vettore Trans Italia, prezzo concordato 180 euro", oppure, per un corriere: "crea un mandato di ritiro ShippyPro per l'ordine di acquisto 14/2026 e confronta le tariffe". Il risultato è lo stesso del wizard, sullo stesso documento: puoi iniziare da una parte e proseguire dall'altra.

Se qualcosa non va

• L'ordine di acquisto non compare nella worklist — verifica che sia confermato, con resa Assegnato e almeno una riga articolo (non solo servizi); se ha già un mandato di ritiro attivo non ricompare finché non lo annulli.
• "Vettore non valido: seleziona un fornitore marcato come vettore" — il fornitore scelto non ha l'interruttore "È un vettore/corriere" attivo in anagrafica: attivalo e riprova.
• Il prezzo concordato è obbligatorio e non riesco ad avanzare — è richiesto solo con la modalità Vettore: se non hai ancora un accordo di prezzo, valuta Conto proprio o ShippyPro nel frattempo.
• Non trovo "Crea DDT" sul mandato appena creato — è corretto: sui mandati di ritiro quel bottone non compare mai, vedi sopra. Il DDT si crea dalla pagina DDT di acquisto.
• Non vedo un modo per scegliere un indirizzo di ritiro diverso — l'indirizzo arriva dalla rubrica del fornitore (il ritiro predefinito, altrimenti la sede): correggilo nell'anagrafica del fornitore, oppure chiedi a Sam di usare un altro indirizzo già in rubrica.

Domande frequenti

Come organizzo il ritiro della merce da un fornitore? Conferma l'ordine di acquisto con resa Assegnato: comparirà nella worklist Ordini da pianificare di Spedizioni, con badge Acquisto. Da lì premi Crea mandato e segui il wizard.

Il fornitore consegna a mio carico (porto assegnato): devo mandare io un corriere a ritirare, come si fa? Esattamente: crea un mandato di ritiro dall'ordine di acquisto e scegli, nel passo Trasporto, se ritirare con mezzi tuoi, un vettore terzo con prezzo concordato, oppure un corriere ShippyPro.

Cos'è un mandato di ritiro? Il documento logistico che organizza il ritiro della merce presso il fornitore e la sua consegna al tuo deposito: vettore o corriere, prezzo, data prevista. Non è un documento fiscale e non genera da solo il DDT di acquisto.

Perché nella worklist spedizioni vedo anche ordini di acquisto? Perché "Ordini da pianificare" raccoglie sia gli ordini di vendita porto franco (da consegnare) sia gli ordini di acquisto porto assegnato (da ritirare): un badge Vendita/Acquisto li distingue in ogni riga.

Cosa cambia tra un mandato normale e uno di ritiro da un fornitore? Le tappe sono invertite (ritiro dal fornitore, consegna al tuo deposito invece del contrario) e il mandato di ritiro non mostra mai il bottone "Crea DDT": quel DDT si crea separatamente dalla pagina DDT di acquisto.

Come scelgo l'indirizzo di ritiro presso il fornitore? Non lo scegli nel wizard: SamBooks usa l'indirizzo di ritiro predefinito della rubrica del fornitore e, se non ce n'è, la sua sede. Per cambiarlo intervieni sull'anagrafica del fornitore; per usare un altro indirizzo già in rubrica solo per questo ritiro, chiedilo a Sam.

Dopo il ritiro, il DDT si crea automaticamente? No. Il mandato di ritiro organizza solo il trasporto; il DDT di acquisto che carica il magazzino si crea a parte, dalla pagina DDT di acquisto, selezionando lo stesso ordine.

Posso usare ShippyPro anche per ritirare merce da un fornitore? Sì: il passo Trasporto del wizard offre ShippyPro anche per un mandato di ritiro, con lo stesso confronto tariffe, generazione etichetta e prenotazione ritiro del mandato di vendita. Con una differenza contabile da tenere presente: un mandato ShippyPro non registra un fornitore-vettore né un prezzo di trasporto, quindi non fa nascere l'ordine di acquisto automatico per il costo del trasporto — la fattura del corriere la registri a mano.

Funzioni correlate

• Ritirare la merce dal fornitore con un corriere (mandato e trasporto automatico) — cosa succede al costo del vettore quando emetti il DDT, e in quali casi l'ordine di trasporto non nasce.
• Gestire spedizioni e mandati — lo stesso wizard, lato vendita.
• Creare un ordine di acquisto — dove imposti la resa Assegnato e l'indirizzo di ritiro.
• Ricevere merce dal fornitore (DDT di acquisto) — il passo che carica davvero il magazzino.