Regolarizzare una fattura che il fornitore non ha mai emesso (autofattura TD20) in SamBooks
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Se un fornitore non ti ha mai mandato la fattura di una fornitura ricevuta, SamBooks te lo segnala e prepara il documento di regolarizzazione TD20 o TD29.
A cosa serve
Capita: la merce è arrivata, il DDT è in archivio, ma la fattura del fornitore non si è mai vista. Oltre un certo tempo dalla consegna, chi ha ricevuto la merce deve regolarizzare da solo l'operazione, emettendo un documento che tiene il posto della fattura mancante. SamBooks fa due cose per aiutarti:
- tiene d'occhio i DDT di acquisto scaduti: se sono passati più di 4 mesi dalla consegna e non c'è ancora una fattura confermata collegata, il fornitore compare in un avviso;
- prepara il documento giusto: fornitore italiano → comunicazione TD29; fornitore estero (UE o extra-UE) → autofattura-denuncia TD20, con l'IVA integrata in partita doppia. La scelta fra i due non la fai tu: SamBooks la calcola dalla nazionalità del fornitore.
Il documento generato resta sempre una bozza: puoi controllarlo, correggerlo o eliminarlo prima di inviarlo.
Prima di iniziare
- Serve un DDT di acquisto già registrato per l'operazione (la merce o il servizio che hai ricevuto). Se non hai ancora ricevuto formalmente la fornitura, registra prima il DDT: vedi Ricevere merce con un DDT di acquisto.
- Ti serve una fattura di acquisto tua, collegata a quell'operazione, portata almeno allo stato confermata (va bene anche registrata o pagata): è il documento da cui parte la regolarizzazione. Se non esiste ancora, la crei tu manualmente, come spiegato al passo 3.
- Ruolo Gestore o Amministrativo: sono gli stessi permessi richiesti per creare e registrare una fattura di acquisto.
Come si fa, passo per passo
1. Guarda l'avviso sui fornitori in ritardo
Apri DDT di acquisto dal menu di sinistra. Se hai DDT scaduti da oltre 4 mesi senza una fattura confermata collegata, subito sotto il titolo della pagina compare un avviso "N fornitori senza fattura da oltre 4 mesi", con l'elenco dei fornitori coinvolti, il motivo di ciascuno (quale DDT, da quanti giorni è arrivato e il fatto che non c'è una fattura confermata collegata) e l'importo atteso. Puoi ignorarlo per questa visita con Ignora: tornerà a comparire finché il caso resta aperto.
2. Controlla l'anteprima, senza creare nulla
Su ogni riga dell'avviso premi Vedi proposta: si apre un riepilogo di sola lettura con il tipo di documento che verrebbe generato (TD29 o TD20), il fornitore, l'imponibile, l'aliquota IVA, l'imposta e il termine di emissione. Non viene creato nessun documento in questa fase. Da qui puoi premere Apri il DDT per andare al documento di consegna, oppure Chiudi.
3. Registra la fattura di acquisto per l'operazione
SamBooks non crea la regolarizzazione direttamente dal DDT: prima serve una fattura di acquisto tua, che rappresenti l'operazione. Da Fatture di acquisto → Nuova fattura passiva inserisci i dati dell'operazione (fornitore, importo, aliquota) e, se vuoi tenere tutto collegato, aggancia il DDT dalla tab Contabilità → Documenti collegati (vedi Registrare una fattura di acquisto e Collegare ordini e DDT a una fattura di acquisto). Poi porta la fattura almeno allo stato confermata con Conferma e registra.
4. Genera il documento di regolarizzazione
Apri il dettaglio di quella fattura di acquisto. Se lo stato è confermata, registrata o pagata, nella barra delle azioni in alto (e anche come icona nella riga della lista) trovi Regolarizza omessa fatturazione. Cliccandolo si apre un pannello che calcola subito l'anteprima: tipo documento proposto, fornitore, imponibile, imposta, ed eventualmente il termine di emissione con l'avviso "Il termine di emissione è già scaduto: il fornitore risulta inadempiente" se sei oltre i tempi. Puoi scrivere l'aliquota IVA da applicare: se lasci il campo vuoto SamBooks calcola l'imposta al 22%, quindi se l'operazione ha un'aliquota diversa mettila tu. L'anteprima si aggiorna appena esci dal campo. Quando sei d'accordo, premi Genera documento.
5. Cosa succede dopo
SamBooks crea il documento in bozza e mostra un messaggio di conferma ("Documento {tipo} creato in bozza"), portandoti sul suo dettaglio, fra le fatture emesse. Da lì:
- una TD29 (fornitore italiano) è una comunicazione: nessuna integrazione IVA, nessuna scrittura di prima nota collegata;
- una TD20 (fornitore estero) segue le stesse regole delle altre autofatture reverse charge: non si modifica riga per riga, quindi se qualcosa non va la elimini e la rigeneri dalla fattura di acquisto di origine; quando sei pronto la invii allo SDI. L'IVA integrata viene registrata a debito e a credito nella stessa scrittura, quindi l'operazione resta neutra ai fini IVA.
TD29 o TD20: come lo decide SamBooks
La classificazione è automatica e dipende solo dalla nazionalità del fornitore in anagrafica: Italia → TD29, qualsiasi altro paese → TD20. Non è modificabile dal pannello di regolarizzazione: se il paese del fornitore in anagrafica è sbagliato, correggilo prima lì.
Chiedilo a Sam
Se preferisci, questo lavoro puoi cominciarlo dalla chat invece che dall'avviso in pagina.
- Spiegare — «Un fornitore non mi ha mai mandato la fattura di una fornitura di tre mesi fa. Cosa posso fare da SamBooks?». Sam spiega che il prodotto sa individuare gli acquisti senza fattura e preparare il documento di regolarizzazione, e si offre di controllare la tua situazione sui dati veri.
- Creare — «Mi è arrivata la fattura di Sabbioni Impianti Srl, partita IVA 00874390157, numero 312 del 2 settembre 2026: 1.450 euro di impianto elettrico con IVA al 22. Inseriscila fra gli acquisti.». È il passo 3 fatto parlando: Sam registra la fattura di acquisto da cui parte poi la regolarizzazione. Resta una bozza, nessuna conferma.
- Annullare — «No aspetta, annulla l'ultima cosa che hai fatto e rimetti tutto com'era.». Sam disfa l'ultima operazione che ha fatto per te, dopo avertelo chiesto.
Con parole tue puoi anche chiedergli di cercare i fornitori che sono in ritardo con la fattura, o di preparare la regolarizzazione partendo da una fattura di acquisto che hai già confermato: sono le stesse due cose che fai dall'avviso e dal pulsante.
L'invio del documento allo SDI (per la TD20) resta comunque un passaggio a parte, con la sua conferma: generarlo in bozza non lo trasmette all'Agenzia delle Entrate.
Se qualcosa non va
- Il pulsante "Regolarizza omessa fatturazione" non compare: la fattura è ancora in bozza o categorizzata. Portala prima a confermata con "Conferma e registra".
- "Anteprima non disponibile per questa fattura": può succedere se la fattura non è più nello stato giusto (per esempio è stata riportata in bozza da un'altra azione), oppure se per quella stessa operazione una regolarizzazione esiste già: SamBooks non ne crea una seconda. In quel caso apri il documento che c'è e, se è sbagliato, eliminalo prima di rigenerarlo.
- Nell'anteprima dell'avviso l'imponibile è 0: quella proposta stima l'importo dall'ordine d'acquisto collegato al DDT, e se non ne trova nessuno non ha un valore da mostrare. Il documento vero non ne risente: l'imponibile della regolarizzazione lo prende dalla tua fattura di acquisto. Se vuoi una stima giusta anche nell'avviso, aggancia l'ordine corretto al DDT.
- Il pulsante è disattivato con un messaggio: il tuo ruolo non ha i permessi di scrittura su questa fattura (serve Gestore o Amministrativo).
- "Errore nella creazione del documento di regolarizzazione": riprova; se persiste, contatta il supporto SamBooks segnalando il numero della fattura di origine.
Domande frequenti
Da quanto tempo deve essere scaduta la fornitura perché SamBooks me la segnali? L'avviso su "DDT di acquisto" considera scaduti i DDT ricevuti da più di 4 mesi senza una fattura confermata collegata.
Che differenza c'è fra TD29 e TD20? La TD29 è una comunicazione per i fornitori italiani, senza integrazione IVA né scrittura di prima nota. La TD20 è un'autofattura per i fornitori esteri (UE o extra-UE), con l'IVA integrata in partita doppia: l'operazione resta neutra ai fini IVA. SamBooks sceglie da solo in base al paese del fornitore.
Devo per forza creare prima una fattura di acquisto mia? Sì: la regolarizzazione parte sempre da una tua fattura di acquisto confermata (o più avanti nello stato), anche se il fornitore non te l'ha mai davvero inviata. È il documento su cui SamBooks si basa per calcolare imponibile e imposta.
Posso annullare il documento se ho sbagliato qualcosa? Sì, finché è in bozza: lo elimini dal suo dettaglio e, se serve, lo rigeneri dalla fattura di acquisto di origine. Se il documento l'ha creato Sam, puoi anche chiedergli di annullare l'ultima azione.
Devo comunque inviare il documento all'Agenzia delle Entrate? Generarlo in bozza non lo invia. Per la TD20 puoi trasmetterlo allo SDI quando sei pronto; la TD29 è una comunicazione che resta come documento nel tuo archivio.
Perché SamBooks non crea il documento automaticamente, senza che io registri prima una fattura? Per scelta di prodotto: SamBooks vuole che tu confermi i dati reali dell'operazione (importo, aliquota) prima di generare un documento fiscale che tocca l'IVA. Segnalarti il caso e prepararti l'anteprima è il modo in cui ti aiuta a non doverlo scoprire da solo.