Collegare ordini di acquisto, DDT e fatture in SamBooks
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Come restano collegati ordine, DDT e fattura di un acquisto, cosa significano gli stati «Da confermare» o «Scostamento», e come attivare il controllo automatico prima di registrare.
A cosa serve
Un acquisto in SamBooks passa spesso per tre documenti in sequenza: l'ordine di acquisto (cosa hai impegnato), il DDT di acquisto (cosa è arrivato davvero) e la fattura di acquisto (cosa ti viene addebitato). SamBooks tiene traccia dei collegamenti fra questi tre documenti in entrambe le direzioni — puoi agganciarli dall'ordine, dal DDT o dalla fattura, a seconda di dove ti trovi — e, se lo attivi, usa quei collegamenti per un controllo automatico degli scostamenti fra quantità e prezzi ordinati, ricevuti e fatturati (il controllo 3-way, cioè ordine ↔ DDT ↔ fattura) prima di lasciarti registrare la fattura in prima nota.
Questa guida raccoglie tutti i punti in cui puoi collegare o scollegare questi documenti e spiega passo per passo il controllo 3-way match, che oggi non ha una guida propria. Per creare i singoli documenti vedi Creare e gestire un ordine di acquisto, Ricevere la merce e registrare il DDT di acquisto e Registrare una fattura di acquisto.
Prima di iniziare
- Serve il ruolo GESTORE, AMMINISTRATIVO o LOGISTICA per agganciare/sganciare documenti; un Visualizzatore vede i collegamenti ma non può cambiarli.
- Attivare o modificare il controllo 3-way match, invece, è riservato al solo GESTORE: l'AMMINISTRATIVO non vede questa pagina di impostazioni, pur potendo fare quasi tutto il resto del ciclo passivo.
- Il collegamento fra due documenti è possibile solo se hanno lo stesso fornitore.
- Puoi agganciare o sganciare un ordine o un DDT su una fattura di acquisto solo prima o durante la registrazione: una volta che la fattura è Registrata, l'unico modo per cambiare i collegamenti è riportarla in bozza con Riporta in bozza, aggiornare gli agganci e registrarla di nuovo.
- Se la tua azienda è forfettaria (RF19), l'intero ciclo passivo — quindi anche questi collegamenti — non è disponibile.
Come si fa, passo per passo
1. Aggancia DDT e fatture direttamente dall'ordine di acquisto
Apri un ordine (/ordini-acquisto/[id]) e vai sulla scheda Catena. In alto trovi la card Documenti collegati, con due colonne ricercabili:
- DDT di acquisto — cerca un DDT dello stesso fornitore (anche uno che non nasce da questo ordine) e premi Aggancia selezionati per collegarlo; su un DDT già collegato compare Scollega DDT.
- Fatture di acquisto — stesso meccanismo, con Aggancia selezionate/Scollega fattura.
Questa card è diversa dalla catena automatica che vedi sotto (quella nata da «Registra DDT» sull'ordine): qui colleghi manualmente un DDT o una fattura che esistono già ma non sono ancora agganciati a questo ordine — utile se hai creato il DDT da un altro punto (per esempio dal wizard di «DDT di acquisto») o se una fattura cita l'ordine senza passare dal DDT. Puoi farlo finché l'ordine non è annullato; se provi su un ordine in uno stato che non lo consente vedi «Aggancio non disponibile in questo stato.». A operazione riuscita il messaggio è «Documento agganciato.» (o «Documento scollegato.»); se qualcosa va storto vedi «Operazione non riuscita» con il dettaglio dell'errore.
2. Aggancia ordini e fattura dal DDT di acquisto
Apri il dettaglio di un DDT (dalla lista «DDT di acquisto») e trovi la stessa card Documenti collegati, questa volta con colonna Ordini (aggancio N:M — un DDT può coprire più ordini dello stesso fornitore, bottone Aggancia ordini di acquisto) e colonna Fattura (aggancio 1:1 — un DDT si collega a una sola fattura, bottone Collega a fattura passiva). Collegare la fattura innesca anche la valutazione del controllo 3-way, se attivo («Fattura collegata: 3-way match valutato.»). Il dettaglio completo di questa card — comprese le regole su quando un DDT diventa «Fatturato» — è nella guida Ricevere la merce e registrare il DDT di acquisto.
3. Aggancia DDT e ordini dalla fattura di acquisto
Apri il dettaglio di una fattura di acquisto, tab Contabilità, card Riferimenti riconosciuti. Se il fornitore ha citato in fattura il numero di un ordine o di un DDT (i campi FatturaPA «Dati ordine acquisto»/«Dati DDT»), SamBooks li elenca già; premi Risolvi automaticamente per farli agganciare da soli dove possibile («{n} riferimenti collegati automaticamente.», oppure «Nessun collegamento automatico: conferma manualmente.» se nessuno è univoco). In alternativa, o in aggiunta, usa Aggancia DDT/ordini: si apre una finestra con due elenchi separati — DDT di acquisto e Ordini di acquisto dello stesso fornitore — spunta quelli giusti e premi Aggancia. Collegare un DDT alla fattura ne eredita automaticamente anche gli ordini già collegati al DDT. Il dettaglio di questa card — comprese le altre azioni della fattura — è nella guida Registrare una fattura di acquisto.
4. Leggi gli stati dei riferimenti riconosciuti
Nella card Riferimenti riconosciuti ogni riferimento ha uno di questi quattro stati:
- Non trovato — il fornitore cita un numero che SamBooks non trova fra gli ordini/DDT di quel fornitore (numerazione diversa, documento non ancora inserito).
- Da confermare — un solo candidato compatibile: SamBooks lo propone, tu confermi con l'aggancio manuale (o con Risolvi automaticamente se il controllo 3-way è attivo).
- Ambiguo — più candidati possibili: va scelto a mano, mai risolto in automatico.
- Collegato — il collegamento è già stato fatto.
5. Attiva il controllo 3-way match
Solo da GESTORE: apri Impostazioni → Impostazioni azienda → Controllo acquisti. La pagina si intitola Controllo acquisti (3-way match), con la spiegazione «Confronta ordine ↔ DDT acquisto ↔ fattura passiva su quantità e prezzo. Quando attivo, una fattura con scostamento oltre tolleranza va approvata prima della registrazione in prima nota.». Attiva l'interruttore Attiva il controllo 3-way (di default è spento — «Disattivato di default: chi non usa il ciclo acquisti a DDT non viene mai disturbato.»); si sbloccano due campi:
- Tolleranza quantità (%)
- Tolleranza prezzo (%)
con la spiegazione «0 = corrispondenza esatta. Entro la tolleranza la fattura è approvata automaticamente.». Premi Salva (durante il salvataggio il pulsante mostra «Salvataggio…»): a successo vedi «Configurazione salvata.», altrimenti «Salvataggio non riuscito».
6. Leggi ed eventualmente approva il controllo 3-way su una fattura
Quando il controllo è attivo, sul dettaglio di una fattura di acquisto con almeno un ordine o un DDT collegato compare il pannello Controllo 3-way (ordine ↔ DDT ↔ fattura), con questi dati a confronto — Q.tà ordinata, Q.tà ricevuta, Q.tà fatturata, Valore d'ordine, Imponibile fattura — e un badge di sintesi:
- Corrispondente — «Quantità e importi corrispondono all'ordine: la fattura è approvata e registrabile.». Nessuna azione da fare.
- Scostamento — «Quantità o importi si discostano dall'ordine: verifica e approva prima di registrare la fattura in prima nota.», con il bottone Approva. Finché non premi Approva, Conferma e registra resta bloccato da questo controllo (non da altri motivi come il conto mancante).
Il pannello non compare affatto se il controllo è disattivato o se la fattura non ha ancora nessun riferimento collegato.
Cosa cambia quando colleghi i documenti
- Sull'ordine: agganciare un DDT o una fattura qui è solo tracciamento — non fa avanzare da solo lo stato dell'ordine (evaso parziale/totale avanza solo quando emetti un DDT nato dall'ordine, non con l'aggancio manuale di un DDT esterno).
- Sul DDT: quando le sue righe sono interamente coperte dalla fattura collegata, lo stato passa da Da fatturare a Fatturato; con copertura parziale resta «Da fatturare».
- Sulla fattura: se il controllo 3-way è attivo, collegare ordine/DDT è ciò che permette al pannello di calcolare uno scostamento — senza nessun collegamento il pannello non ha nulla da confrontare.
- Nessuno di questi collegamenti genera da solo una scrittura in prima nota: quella nasce solo alla registrazione della fattura (o alla bolla doganale, per l'IVA all'importazione).
Chi può fare cosa
Agganciare e sganciare documenti — dall'ordine, dal DDT o dalla fattura, incluso approvare uno scostamento nel pannello 3-way — è permesso a GESTORE, AMMINISTRATIVO e LOGISTICA. È una delle poche azioni sulle fatture di acquisto che un utente LOGISTICA può fare: creare, modificare o registrare la fattura resta riservato a GESTORE e AMMINISTRATIVO. Attivare o modificare la configurazione del controllo 3-way, invece, è solo del GESTORE.
Chiedilo a Sam
Tutto quello che hai letto sopra si può anche chiedere a Sam in chat, con lo stesso risultato del form — le due strade sono equivalenti:
- «Risolvi automaticamente i riferimenti della fattura passiva 128.»
- «Aggancia l'ordine 12 e il DDT 7 alla fattura passiva 128.»
- «Scollega l'ordine 9 dal DDT 14.»
- «Attiva il controllo 3-way con tolleranza 5% su quantità e prezzo.»
- «Mostrami il controllo 3-way sulla fattura passiva 128» e, in caso di scostamento, «approva il 3-way match della fattura passiva 128.»
Se qualcosa non va
- «Aggancio non disponibile in questo stato.»: l'ordine è annullato, oppure il documento che vuoi agganciare non è nello stato giusto (per esempio un DDT già annullato).
- Non trovi un ordine o un DDT nella ricerca: verifica che sia dello stesso fornitore della fattura o del documento da cui stai cercando — il collegamento fra fornitori diversi non è permesso.
- Non riesci più a collegare/scollegare qualcosa su una fattura: se è già Registrata, riportala prima in bozza con Riporta in bozza (disabilitato con un avviso se ha già generato un'autofattura di reverse charge).
- «Conferma e registra» resta bloccato nonostante ogni riga abbia un conto: controlla il pannello Controllo 3-way — se lo stato è Scostamento, va prima premuto Approva.
- Un utente LOGISTICA non riesce a creare o registrare la fattura: è corretto, non è un bug — LOGISTICA può agganciare/sganciare e approvare il 3-way match, ma creare e registrare la fattura resta riservato a GESTORE e AMMINISTRATIVO.
Domande frequenti
Come collego un ordine di acquisto a una fattura senza passare da un DDT? Dalla fattura, tab Contabilità → Riferimenti riconosciuti → Aggancia DDT/ordini, oppure dall'ordine stesso, scheda Catena → card Documenti collegati → colonna Fatture di acquisto.
Cos'è il controllo 3-way match e devo attivarlo? Confronta quantità e importi fra ordine, DDT e fattura e ti obbliga ad approvare esplicitamente uno scostamento prima di registrare. È spento di default: attivalo solo se lavori regolarmente con ordini e DDT e vuoi un controllo automatico sugli scostamenti.
Perché una fattura resta bloccata anche se ho assegnato tutti i conti? Se il controllo 3-way è attivo e la fattura ha uno scostamento non approvato, il blocco è quello: apri il pannello Controllo 3-way e premi Approva.
Posso scollegare un ordine da una fattura già registrata? Non direttamente: riporta prima la fattura in bozza con Riporta in bozza, poi aggancia/sgancia, poi registra di nuovo.
Chi può attivare il controllo 3-way match? Solo il ruolo GESTORE: la pagina delle impostazioni non è visibile all'AMMINISTRATIVO.
Un DDT collegato a una fattura diventa automaticamente «Fatturato»? Solo se la fattura copre tutte le sue righe. Se la copre solo in parte, il DDT resta «Da fatturare».
Un utente LOGISTICA può registrare una fattura di acquisto? No: può agganciare/sganciare documenti e approvare il controllo 3-way, ma la creazione e la registrazione della fattura restano riservate a GESTORE e AMMINISTRATIVO.