Consultare il libro banca in SamBooks

La scheda «Contabilità» della pagina Banca è il libro dei tuoi conti di liquidità: ogni scrittura contabile che ha mosso soldi, con lo stato di riconciliazione riga per riga.

A cosa serve

Quando apri Finanza → Banca trovi due schede: Contabilità (aperta di default) e Movimenti bancari. Sono due viste diverse e complementari, ed è facile confonderle: Movimenti bancari mostra i movimenti dell'estratto conto — cioè quello che dice la banca — ancora da riconciliare con la tua contabilità (è l'oggetto della guida Riconciliare i movimenti bancari in SamBooks). Contabilità, di cui parla questa guida, mostra invece il libro: tutte le scritture di prima nota che hanno movimentato un conto banca, cassa, carta o PSP, indipendentemente dal fatto che siano già state riconciliate con l'estratto o no. È la vista «cosa risulta registrato», utile per controllare i movimenti conto per conto, aprire il dettaglio di una scrittura, correggerla o eliminarla, e capire a colpo d'occhio cosa è già in linea con la banca e cosa no.

Prima di iniziare

La consultazione è aperta a tutti gli utenti dell'azienda, qualunque sia il ruolo. Le azioni che modificano una scrittura (modificare, correggere, duplicare, annullare un incasso/pagamento o un abbinamento, eliminare) restano invece riservate ai ruoli Gestore e Amministrativo: un Visualizzatore o un utente Logistica possono vedere tutto in questa pagina ma non toccare nulla.

Come si fa, passo per passo

1. Apri Banca → scheda Contabilità

Dal menu di sinistra vai su Finanza → Banca. La scheda Contabilità è quella aperta per prima quando entri nella pagina (non serve cliccare nulla); l'altra scheda si chiama Movimenti bancari.

2. Leggi la testata: i tre saldi

Sopra le due schede, condivisa da entrambe, trovi una barra con il selettore Conto (di default «Tutti i conti») e tre numeri: Saldo contabile (quanto risulta dalle scritture registrate — la stessa vista di questa tabella, riassunta), Saldo banca (l'ultimo saldo noto dall'estratto conto importato, con la data a cui si riferisce; se non hai mai importato un estratto vedi «nessun estratto importato») e Differenza. Passando il mouse sulla Differenza trovi la spiegazione: nasce dai movimenti dell'estratto ancora da riconciliare e dalle scritture di questo libro non ancora collegate a un movimento dell'estratto — più la usi, più i due saldi si avvicinano.

Cambiando il conto nel selettore aggiorni insieme sia questi tre numeri sia la tabella sotto: è lo stesso filtro, condiviso fra le due schede.

3. Filtra la tabella

Sotto la testata trovi tre filtri:

• Riconciliazione — Tutte, Riconciliate o Non riconciliate.
• Periodo — un intervallo di date.
• Ricerca — cerca nella causale, nella descrizione di riga o nel nome della controparte.

Il filtro sul conto non è qui: è quello condiviso in testata (passo 2). Se non trovi scritture con i filtri scelti vedi l'avviso «Nessuna scrittura — Non risultano scritture di prima nota sui conti di liquidità per i filtri selezionati»: prova ad allargare il periodo o a pulire i filtri.

4. Leggi le colonne della tabella

• Data — la data di registrazione della scrittura.
• Descrizione — la causale, con sotto un eventuale dettaglio (la descrizione di riga o il nome della controparte, quando presente).
• Conto — il conto di liquidità movimentato e il suo sottoconto.
• Importo — verde se è un'entrata, rosso se è un'uscita.
• Riconciliazione — un badge: Riconciliata (verde) se la riga ha già un movimento estratto collegato, Non riconciliata (rosso) se ancora no, — per i conti che non hanno un estratto conto da confrontare (per esempio la cassa contanti, dove il concetto di riconciliazione non si applica), oppure Esclusa (badge neutro) per le righe che hai tolto a mano dalla riconciliazione — ne parliamo al passo 6.
• Collegamenti — fino a tre icone: l'occhio Apri documento (solo se la scrittura viene da un documento, un pagamento o un movimento bancario reale — assente per le scritture manuali libere), l'icona a forma di registro Apri dettaglio prima nota (sempre presente) e, solo quando la scrittura è già riconciliata con un movimento specifico, l'icona a forma di banca Apri il movimento bancario collegato, che ti porta direttamente su quel movimento nella scheda Movimenti bancari.

5. Apri il dettaglio di una scrittura

Clicca ovunque sulla riga (oppure sull'icona del registro) per aprire la finestra Dettaglio scrittura di prima nota: numero e anno della registrazione, data di registrazione, data IVA, causale, il documento di origine se c'è, la catena di documenti collegati e una scheda Storia AI con le azioni che Sam ha eventualmente eseguito su quella scrittura. Se la scrittura è stata annullata lo vedi subito, con la data dell'annullamento.

6. Le azioni disponibili per ogni riga

Sul lato destro della riga trovi fino a cinque icone, che cambiano secondo l'origine della scrittura e lo stato del periodo contabile:

• Modifica scrittura (matita) — solo per le scritture manuali libere, e solo se il periodo contabile è ancora aperto: apre l'editor per correggere causale e righe sul posto, mantenendo lo stesso numero.
• Correggi (storno e riemetti) — compare al posto di «Modifica scrittura» quando il periodo è già chiuso o l'IVA di quel periodo è già stata liquidata: SamBooks non permette più di toccare la scrittura originale, quindi la neutralizza con una scrittura di segno opposto e ne registra subito dopo una corretta, entrambe nel periodo aperto. L'originale resta al suo posto, intoccata, per la tracciabilità.
• Duplica — presente su ogni riga, sempre: apre una nuova registrazione manuale precompilata con gli stessi conti e importi della riga di partenza, pronta da correggere prima di salvarla.
• Annulla incasso/pagamento — solo sulle scritture nate da un incasso o un pagamento registrato (per esempio dallo scadenzario): elimina la scrittura — senza crearne una di segno opposto — e riapre la scadenza collegata per il residuo. Bloccata se l'esercizio contabile è chiuso.
• Annulla abbinamento — solo sulle scritture nate da un movimento bancario riconciliato: scioglie il collegamento, elimina la scrittura generata dalla riconciliazione e riapre l'eventuale scadenza collegata. Il movimento bancario stesso non viene toccato: torna semplicemente fra quelli da riconciliare, nella scheda Movimenti bancari.
• Elimina scrittura — solo per le scritture manuali libere con periodo ancora aperto: chiede conferma («Eliminare la scrittura?») e la elimina.

Quando il periodo è chiuso o l'IVA è già liquidata, «Modifica» ed «Elimina» spariscono e resta solo «Correggi»: è la stessa regola in entrambi i casi, a garanzia che una scrittura già dichiarata al Fisco non venga più alterata direttamente.

7. Chiudere una scadenza direttamente da qui

Nella barra sopra le schede, solo mentre sei sulla scheda Contabilità, trovi il pulsante Chiudi scadenza: apre una finestra con due schede, Debiti e Crediti, dove scegli la partita aperta che vuoi saldare. Selezionandola si apre la finestra di registrazione vera e propria — la stessa che useresti dallo Scadenzario per un incasso o un pagamento normale, oppure, se hai scelto una scadenza di versamento F24, la stessa anteprima di registrazione contabile usata dalla pagina F24. È comodo perché non devi uscire dalla Banca per andare allo Scadenzario o all'F24: la scrittura che ne nasce compare subito in questa tabella.

Questa strada NON parte da un movimento bancario reale (a differenza di «Chiudi scadenza» nella scheda Movimenti bancari, che invece collega anche un movimento estratto specifico): usala quando vuoi registrare un pagamento o un incasso sapendo già che è avvenuto, prima o senza aspettare che il movimento arrivi con l'estratto conto.

8. Sfoglia con la paginazione

In fondo alla tabella trovi la paginazione, di serie a 10 righe per pagina con la possibilità di passare a pagine più larghe (fino a 50) dal selettore accanto ai numeri di pagina.

Le scritture escluse dalla riconciliazione

Alcune scritture — tipicamente quelle registrate prima del primo estratto conto che hai importato — non troveranno mai un movimento bancario corrispondente, ma restare per sempre nella coda «da riconciliare» della scheda Movimenti bancari è solo rumore. Per questo puoi escludere una scrittura dalle collegabili: l'azione si avvia dall'altra scheda, dentro la finestra di assegnazione di un movimento (strada «Collega a scrittura» → «Rivedi le escluse») — la trovi descritta nella guida Riconciliare i movimenti bancari in SamBooks.

Quello che vedi qui, nella tabella Contabilità, è il risultato: la riga esclusa resta visibile esattamente come prima (l'esclusione non cambia nulla nei tuoi conti — importi, saldi e residui restano identici), ma il badge di riconciliazione diventa Esclusa invece di «Non riconciliata» — sarebbe fuorviante mostrarla rossa, dato che non sarà mai riconciliata per una scelta tua, non per un problema. Sulla riga trovi anche l'azione Ripristina tra le collegabili, che annulla l'esclusione e rimette la scrittura in gioco per il prossimo giro di riconciliazione.

Il collegamento inverso: dalla scrittura al movimento bancario

Quando una scrittura è già riconciliata con un movimento specifico, la colonna Collegamenti mostra anche l'icona Apri il movimento bancario collegato: cliccandola vieni portato direttamente sulla scheda Movimenti bancari, con quel movimento aperto. È lo specchio dell'icona che, dall'altra scheda, porta dalla riga del movimento estratto alla scrittura che l'ha riconciliato — utile quando parti da qui e vuoi vedere «con quale movimento della banca corrisponde esattamente questa registrazione».

Chi può fare cosa

Tutti gli utenti dell'azienda vedono questa tabella, indipendentemente dal ruolo. Le azioni che modificano qualcosa (Modifica, Correggi, Duplica, Annulla incasso/pagamento, Annulla abbinamento, Elimina, Escludi/Ripristina, Chiudi scadenza) richiedono il ruolo Gestore o Amministrativo: gli utenti con ruolo Visualizzatore o Logistica possono guardare e aprire i dettagli, ma un tentativo di modifica viene rifiutato.

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere a Sam la stessa vista che vedi qui — «Sam, mostrami i movimenti non riconciliati sul conto corrente Intesa di luglio» oppure «qual è il saldo contabile della cassa?» — e Sam ti risponde con gli stessi dati di questa tabella e della testata. Per le scritture manuali può anche crearle, modificarle, correggerle o eliminarle al posto tuo, se glielo chiedi con gli estremi («Sam, elimina la scrittura manuale che ho registrato ieri per errore sul conto corrente»): sono le stesse azioni che trovi nelle icone di riga, con la stessa conferma prima di eseguire. Duplicare una scrittura resta invece un comodo tasto rapido solo qui in interfaccia: puoi comunque ottenere lo stesso risultato chiedendo a Sam di creare una nuova scrittura con gli stessi conti e importi di quella di partenza.

Se qualcosa non va

• Non vedo scritture con i filtri che ho scelto — allarga il periodo o passa il filtro Riconciliazione su «Tutte»; controlla anche di non avere selezionato un conto specifico in testata se cercavi un movimento su un altro conto.
• Non trovo l'icona «Modifica» su una scrittura — se al suo posto vedi «Correggi», il periodo di quella scrittura è già chiuso o l'IVA di quel periodo è già stata liquidata: non è più modificabile direttamente, ma puoi correggerla con storno e riemissione.
• Ho cliccato «Annulla abbinamento» per sbaglio — la scrittura generata dalla riconciliazione viene eliminata e il movimento bancario torna nella coda della scheda Movimenti bancari: puoi riassegnarlo da lì.
• Una scrittura resta «Non riconciliata» da sempre e so che non lo sarà mai — è probabilmente una scrittura anteriore al primo estratto conto importato: usa l'esclusione descritta sopra, dalla scheda Movimenti bancari, per toglierla dalla coda senza toccare la contabilità.
• Non trovo il pulsante «Chiudi scadenza» — compare solo mentre sei sulla scheda Contabilità; sull'altra scheda trovi invece «Storico import».

Domande frequenti

Qual è la differenza tra la scheda Contabilità e la scheda Movimenti bancari? Contabilità mostra il libro — tutte le scritture di prima nota registrate sui conti di liquidità, riconciliate o no. Movimenti bancari mostra invece la coda dei movimenti dell'estratto conto ancora da abbinare a quelle scritture.

Come vedo il saldo di un conto banca in SamBooks? Apri Finanza → Banca, scegli il conto dal selettore in testata e leggi «Saldo contabile» (quello registrato) e «Saldo banca» (quello dell'ultimo estratto importato).

Posso modificare una scrittura già registrata sul conto banca? Sì, se è una scrittura manuale e il periodo è ancora aperto, con l'icona Modifica. Se il periodo è chiuso o l'IVA è già liquidata, la correggi con storno e riemissione invece di modificarla.

Cosa vuol dire il badge «Esclusa» su una riga? Che hai tolto quella scrittura dalla coda delle collegabili a un movimento bancario (tipicamente perché è anteriore al tuo primo estratto conto importato): in contabilità non cambia nulla, resta solo fuori dal controllo di riconciliazione. Puoi ripristinarla in qualsiasi momento.

Posso chiudere una scadenza dalla pagina Banca senza andare allo Scadenzario? Sì, con il pulsante «Chiudi scadenza» in cima alla scheda Contabilità: scegli la partita fra Debiti o Crediti e registra il pagamento o l'incasso da lì.

Perché una scrittura non ha l'icona per aprire il documento di origine? Perché è una scrittura manuale libera, senza un documento (fattura, pagamento o movimento bancario) da cui deriva: solo le scritture che vengono da un documento reale hanno quel collegamento.

Funzioni correlate

• Riconciliare i movimenti bancari in SamBooks — la coda dell'estratto conto, l'esclusione delle scritture e l'assegnazione dei movimenti.
• Collegare un conto e importare l'estratto conto in SamBooks — come portare i movimenti della banca dentro SamBooks.
• Scadenzario e partite aperte in SamBooks — le scadenze collegate agli incassi e pagamenti che vedi in questo libro.
• Registrare un incasso o un pagamento in SamBooks — il flusso completo di registrazione da una partita aperta.