Registrare le CU ricevute in SamBooks

Come archiviare le Certificazioni Uniche che ricevi dai tuoi clienti sostituti d'imposta, anche importandole da PDF, e come leggere lo scarto con le scritture contabili.

A cosa serve

Quando un tuo cliente ti paga una parcella (fattura TD06) trattenendo la ritenuta d'acconto, a fine anno ti manda una Certificazione Unica (CU): è la prova documentale di quanto ti ha trattenuto. Questa guida copre dove registrarla in SamBooks — pagina /dichiarativi/cu-ricevute — e come leggere il confronto automatico fra ciò che hai certificato e ciò che risulta già contabilizzato.

È il percorso opposto della Certificazione Unica emessa: lì tu trattieni la ritenuta ai professionisti che paghi; qui è il tuo cliente a trattenerla a te, e tu registri la sua certificazione. La scrittura contabile che genera l'importo «Contabilizzato» in questa pagina, invece, nasce altrove: quando riconcili in Banca il pagamento della tua parcella — vedi Contabilizzare le ritenute che i clienti ti trattengono.

Prima di iniziare

• Serve un ruolo con permessi di scrittura — Gestore o Amministrativo — per registrare, modificare o eliminare una CU ricevuta; Visualizzatore e Logistica possono solo consultare.
• Dalla barra laterale apri Dichiarativi, poi la card «CU ricevute» (sottotitolo «Certificazioni Uniche ricevute dai sostituti: prova dello scomputo ritenute (RN20).»).

Come si fa, passo per passo

1. Leggi le tre card di riepilogo

In cima alla pagina trovi tre schede, e parlano sempre di un solo anno: quello del filtro «Anno d'imposta» in alto oppure, se il filtro è vuoto, l'anno precedente a quello corrente. È l'asimmetria che confonde di più: a filtro vuoto la tabella sotto elenca le CU di tutti gli anni, mentre le tre schede continuano a parlare dell'anno scorso. Se hai registrato solo CU dell'anno in corso e le schede mostrano zero, imposta il filtro sull'anno giusto prima di cercare un errore che non c'è.

• «Ritenute certificate {anno}» — la somma dei totali ritenuta di tutte le CU ricevute che hai registrato per quell'anno, con il conteggio delle certificazioni.
• «Contabilizzate» — quanto risulta già in prima nota per quell'anno sul conto delle ritenute d'acconto subite (etichetta «Già in prima nota (RN20)»): è lo stesso importo, calcolato con la stessa query, che alimenta il rigo RN20 della dichiarazione dei redditi.
• «Scarto» — la differenza fra le due. Scheda verde con «Certificate e contabilizzate coincidono» se lo scarto è sotto il centesimo; scheda gialla con «Verifica CU non registrate o scritture mancanti» se non coincidono.

2. Capisci cosa alimenta ciascuna cifra

«Certificate» somma le CU che tu hai registrato in questa pagina — un dato manuale, che dipende da quante ne hai inserite. «Contabilizzate» invece legge le scritture di prima nota già presenti: cerca i movimenti registrati su un conto il cui nome contiene «ritenut…» e, più avanti, «subit…» (è lo stesso conto — 1.50.10.001, Ritenute d'acconto subite (lavoro autonomo) — su cui SamBooks scrive automaticamente quando riconcili il pagamento di una parcella TD06 con ritenuta, come descritto in Contabilizzare le ritenute che i clienti ti trattengono). Se hai rinominato quel conto togliendo quelle parole dal nome, il confronto smette di trovarlo e lo scarto resta apparentemente aperto anche se le scritture ci sono davvero: prima di dare la colpa a una CU mancante, controlla il nome del conto in Impostazioni → Piano dei conti. Seconda differenza da tenere a mente: «Contabilizzate» conta l'anno della scrittura (che è la data del movimento bancario), mentre «Certificate» usa l'anno d'imposta scritto sulla CU.

3. Da che parte guardare quando lo scarto è giallo

Lo scarto è «certificate meno contabilizzate», quindi il segno dice già da che parte guardare. Scarto positivo (certificato più del contabilizzato): la CU l'hai registrata, ma la scrittura di ritenuta subita non è ancora nata — di regola perché il pagamento della tua parcella non è ancora riconciliato in Banca; riconcilia il movimento (vedi la guida sulla riconciliazione linkata sopra). Scarto negativo (contabilizzato più del certificato): la scrittura c'è, la CU corrispondente no — registrala in questa pagina. Terzo caso, meno visibile: CU e scrittura esistono entrambe ma cadono in anni diversi, tipicamente una parcella dell'anno scorso incassata a gennaio.

4. Registra una CU ricevuta

Premi Registra CU in alto a destra. Si apre il dialogo con i campi:

• Anno d'imposta — obbligatorio, 2000–2999; è già proposto l'anno del filtro, o l'anno precedente a quello corrente se il filtro è vuoto.
• Data ricezione — facoltativa.
• Sostituto d'imposta — obbligatorio, la denominazione di chi ti ha trattenuto la ritenuta.
• Partita IVA / Codice fiscale — almeno uno dei due è obbligatorio.
• Totale compensi (€) — facoltativo (se vuoto, salvato come 0).
• Totale ritenute (€) — obbligatorio, non negativo.
• Causale, Codice tributo, Protocollo telematico, Note — tutti facoltativi (i primi due mostrano solo un placeholder d'esempio, «A» e «1040»: non sono precompilati).

Salvando senza un campo obbligatorio, il messaggio inline te lo dice: «Indica la denominazione del sostituto.», «Indica la partita IVA o il codice fiscale del sostituto.», «Indica un totale ritenute valido.», «Indica un anno d'imposta valido (2000-2999).».

5. Importa i dati dal PDF invece di digitarli

Nel dialogo di creazione, in alto trovi il riquadro «Importa da PDF» con il bottone Carica PDF: carica il file della CU che hai ricevuto. SamBooks lo scansiona prima con l'antivirus, poi lo legge con l'OCR e precompila solo sei campi: anno d'imposta, denominazione del sostituto, partita IVA, codice fiscale, totale compensi e totale ritenute. Causale, codice tributo e protocollo telematico non vengono mai estratti dal PDF: se ti servono, inseriscili a mano dopo l'importazione. Al termine compare «Campi precompilati dall'OCR ({percentuale}% completezza). Controlla i valori.» — verifica sempre i numeri prima di salvare, l'OCR è un aiuto, non una lettura garantita.

6. Modifica una CU già registrata

Un clic su una riga della tabella apre lo stesso dialogo in modalità modifica (senza la sezione OCR, che è solo per la creazione): correggi qualunque campo e salva con Salva modifiche.

7. Elimina una CU sbagliata

In fondo al dialogo di modifica trovi la zona «Elimina CU ricevuta»: «Rimuove la certificazione dal riepilogo dello scomputo. Azione annullabile dalla timeline di Sam.» Premi Elimina, poi conferma su «Eliminare questa CU ricevuta?» con Sì, elimina.

8. Se ti dice che esiste già

Provando a registrarne una seconda per lo stesso anno e lo stesso sostituto (stessa P.IVA o stesso codice fiscale), SamBooks rifiuta con un messaggio esplicito — «Esiste già una CU ricevuta {anno} per il sostituto {identificativo} (id {numero}): usa la modifica.» — non serve cancellare e ricreare: apri la riga esistente e correggila da lì.

9. Filtra e sfoglia la lista

Il filtro «Anno d'imposta» (placeholder «Tutti») filtra la tabella e insieme sposta le tre card di riepilogo su quell'anno. Lasciandolo vuoto la tabella mostra tutti gli anni, ma le card restano sull'anno precedente a quello corrente (vedi il passo 1). La lista è paginata (10 righe per pagina di default, selezionabile fino a 50).

A cosa serve tutto questo

Il totale «Contabilizzate» di questa pagina è lo stesso importo che, alla chiusura, concorre allo scomputo delle ritenute subite dalle imposte dovute (il rigo della dichiarazione dei redditi dedicato a questo, RN20): registrare qui le CU ricevute non è un adempimento fine a sé stesso, è la prova documentale che dimostra — CU alla mano — perché quella somma è stata scomputata.

Se qualcosa non va

• Lo scarto resta giallo anche se ho registrato tutte le CU: verifica che il pagamento delle tue parcelle sia riconciliato in Banca (vedi Contabilizzare le ritenute che i clienti ti trattengono), e controlla che il conto «Ritenute d'acconto subite» in Piano dei conti non sia stato rinominato togliendo quelle parole dal nome.
• Le card in cima mostrano zero ma in tabella le CU ci sono: le card guardano un anno solo. Con il filtro «Anno d'imposta» vuoto guardano l'anno scorso, mentre la tabella li mostra tutti: scrivi l'anno nel filtro e i tre numeri si allineano.
• L'OCR ha letto male un numero: correggilo a mano nel form prima di salvare, o modificalo dopo dalla riga.
• Mi dice che esiste già una CU per questo sostituto: apri la riga esistente e usa «Modifica», non provare a ricrearla.
• Ho eliminato una CU per sbaglio: l'azione è annullabile dalla timeline di Sam (Storia AI).

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere a Sam di registrare, aggiornare o eliminare una CU ricevuta («registra la CU ricevuta dal cliente Bianchi Srl, anno 2025, ritenuta 400 euro»), oppure di darti il riepilogo scomputabile di un anno («qual è lo scarto fra CU certificate e contabilizzate per il 2025?»): usa esattamente gli stessi controlli — identificativo obbligatorio, importi non negativi, blocco sul duplicato per sostituto e anno.

Domande frequenti

Dove registro le certificazioni uniche che ricevo dai clienti? In Dichiarativi → CU ricevute (/dichiarativi/cu-ricevute), bottone «Registra CU».

Posso caricare il PDF della CU e farlo leggere in automatico? Sì, nel dialogo di creazione con «Importa da PDF»: precompila anno, denominazione, P.IVA, codice fiscale, compensi e ritenute. Causale, codice tributo e protocollo restano da inserire a mano.

L'OCR della CU ha sbagliato i numeri, cosa faccio? Correggi i valori nel form prima di salvare (l'avviso te lo ricorda esplicitamente), oppure modifica la riga dopo averla registrata.

Cosa vuol dire scarto nelle CU ricevute? La differenza fra il totale ritenute delle CU che hai registrato e quanto risulta già contabilizzato in prima nota sullo stesso conto.

Le mie CU ricevute non coincidono con la contabilità, perché? Di solito una CU non è ancora stata registrata, oppure il pagamento della parcella corrispondente non è ancora riconciliato in Banca (la scrittura nasce solo alla riconciliazione).

Perché le card in alto mostrano zero se ho appena registrato le CU? Perché mostrano un anno solo: quello del filtro «Anno d'imposta», o l'anno precedente a quello corrente se il filtro è vuoto. Indica l'anno delle CU che hai registrato.

Come modifico una CU ricevuta già inserita? Clic sulla riga nella tabella: si apre lo stesso form in modalità modifica.

Come cancello una CU ricevuta sbagliata? Apri la riga, in fondo al dialogo trovi «Elimina CU ricevuta», con conferma esplicita.

Mi dice che esiste già una CU per questo sostituto. Vuol dire che ne hai già registrata una per lo stesso anno e la stessa P.IVA/codice fiscale: usa la modifica sulla riga esistente invece di crearne una nuova.

A cosa servono le CU ricevute? Sono la prova documentale delle ritenute che i tuoi clienti ti hanno trattenuto, e alimentano lo scomputo nella dichiarazione dei redditi.

Le CU ricevute abbassano l'IRES? Le ritenute subite, di cui la CU è la prova, si scomputano dalle imposte dovute: registrarle correttamente è il presupposto per farlo con dati verificabili.

Quali campi sono obbligatori per registrare una CU? Anno d'imposta, denominazione del sostituto, almeno una fra partita IVA e codice fiscale, e il totale ritenute.

Posso far registrare la CU a Sam dalla chat? Sì: descrivi sostituto, anno e importi e Sam la registra con gli stessi controlli del form manuale.

Funzioni correlate

• Contabilizzare le ritenute che i clienti ti trattengono — dove nasce l'importo «Contabilizzate» di questa pagina.
• Predisporre la Certificazione Unica (CU) — il percorso opposto, quando sei tu a trattenere la ritenuta.
• Applicare ritenuta d'acconto, cassa previdenziale e bollo su una fattura — dove il tuo cliente imposta la ritenuta sulla parcella che ti paga.