Compilare il foglio mensile delle trasferte e dei rimborsi km in SamBooks

Come inserire giorno per giorno le trasferte di una persona nel foglio del mese, con indennità e chilometri, calcolare il rimborso km e registrarlo.

A cosa serve

Il foglio mensile delle trasferte raccoglie in una sola nota spese tutti i giorni di un mese in cui una persona è stata in trasferta: dove è andata, presso quale cliente, se le spetta l'indennità di trasferta (la diaria) e quanti chilometri ha percorso con la propria auto. SamBooks propone l'importo dell'indennità di ogni giorno, calcola il rimborso chilometrico con le tabelle ACI dell'auto e, quando registri il foglio, scrive in prima nota quanto l'azienda deve alla persona per i chilometri.

Gli scontrini e le ricevute della trasferta (pranzi, pedaggi, parcheggi, biglietti del treno) non vanno nel foglio: si inseriscono in una nota di tipo Spese, come spiega la guida Note spese e rimborsi ai dipendenti. Il foglio contiene soltanto i giorni, le indennità e i chilometri.

Il foglio lo compilano e lo registrano il Gestore, l'Amministrativo e il ruolo Personalizzato che ha la sezione delle note spese. Chi ha il permesso di sola lettura apre il foglio e lo consulta giorno per giorno, ma non può cambiarlo né registrarlo.

Prima di iniziare

La persona deve esistere nella scheda Persone e veicoli della pagina Note spese, perché ogni foglio appartiene a una persona sola. Per scrivere i chilometri la persona deve avere anche un'auto attiva, con il modello scelto dalle tabelle ACI: senza auto la colonna Km resta spenta e sopra il foglio compare l'avviso «Laura Bianchi non ha un'auto attiva: per scrivere i chilometri aggiungila in Persone e veicoli.»

Gli importi giornalieri dell'indennità vengono dalle impostazioni dell'azienda. Finché non li cambi, in Italia valgono 46,48 € per la giornata intera, 30,99 € per quella ridotta di un terzo e 15,49 € per quella ridotta di due terzi; all'estero valgono 77,47 €, 51,65 € e 25,82 €. Come si aggiungono le persone e le auto e dove si cambiano questi importi lo spiega la guida Persone, veicoli e indennità di trasferta.

Come si fa, passo per passo

1. Crea il foglio del mese

Apri Note spese dal menu di sinistra e premi Nuova nota. Alla domanda «Che nota è?» scegli Trasferte e chilometri. Nel campo Persona scegli il tecnico o il dipendente: per il foglio la persona è obbligatoria, e se la lasci vuota compare «Scegli la persona del foglio.» Nel campo Mese scegli il mese delle trasferte: l'elenco offre il mese prossimo, quello in corso e i ventitré precedenti. La Descrizione è facoltativa e serve solo a ritrovare la nota. Premi Crea il foglio.

Se il foglio di quella persona per quel mese esiste già, SamBooks non ne crea un secondo: lo spiega la sezione «Il foglio di questo mese esiste già», più sotto.

2. Scrivi i giorni di trasferta

Nella scheda Foglio trovi tutti i giorni del mese, uno per riga, con le colonne Giorno, Località, Presso, Estero, Indennità, Importo, Km, Percorso e Rimborso km. Per ogni giorno di trasferta scrivi la Località (per esempio Bergamo) e, se ti serve, Presso chi è stata la persona, cioè il cliente o il cantiere. Nella colonna Indennità scegli fra Intera, Ridotta di 1/3, Ridotta di 2/3 e Nessuna.

Mentre scrivi la Località, da quattro lettere SamBooks propone comuni e città. Se scegli una voce dell'elenco, Estero si spunta da solo quando il luogo è fuori dall'Italia e si toglie quando è in Italia, e l'importo proposto per quel giorno segue la casella. Un importo che hai scritto tu nella cella Importo non cambia. Se la località non è fra i suggerimenti scrivila per intero: il testo libero vale sempre e non tocca Estero, quindi se la trasferta è fuori dall'Italia spunta Estero tu, perché l'importo proposto cambia.

In Presso, da due lettere, SamBooks propone i clienti e i fornitori dell'azienda e accanto a ogni nome scrive se è cliente, fornitore o tutti e due. Il nome che scegli finisce nella cella come testo. Un cantiere o una ditta che non è in anagrafica la scrivi a mano e basta.

I giorni in cui la persona è rimasta in sede restano vuoti: SamBooks salva soltanto i giorni in cui hai scritto qualcosa. Per vedere solo quelli già compilati accendi l'interruttore Solo i giorni di trasferta.

3. Controlla l'importo dell'indennità

Se lasci vuota la cella Importo, SamBooks usa l'importo che l'azienda propone per quel tipo di giornata, in Italia o all'estero. Se invece scrivi un importo diverso, vale quello che hai scritto tu: quando esci dalla cella SamBooks lo riscrive con due decimali e la virgola, così «40» diventa «40,00». Dopo il salvataggio accanto all'importo compare un pallino che lo segnala come scritto a mano e riporta entrambi i valori, per esempio «Scritto nel foglio: 40,00, l'azienda propone 46,48. Il foglio vince.» Il pulsante Usa 46,48 riporta il giorno all'importo proposto. Con Nessuna l'importo è sempre zero.

Può capitare di scegliere il tipo sbagliato. Dopo il salvataggio, se l'importo di un giorno è quello che l'azienda propone per un altro tipo (con un centesimo di scarto al massimo), sopra il foglio compare l'avviso Tipo di indennità da controllare, per esempio «Il 6 ottobre l'indennità è di 30,99 €, come la ridotta di un terzo, ma il tipo è intera. Controlla il tipo.» È solo un avviso e non ti impedisce di registrare il foglio. Se hai scelto il tipo sbagliato, cambialo nella colonna Indennità. Se è sbagliato l'importo, correggilo oppure svuota la cella Importo, così torna quello proposto per il tipo. Se tipo e importo sono giusti così, per esempio perché la tua azienda paga un'intera più bassa, puoi lasciare l'avviso e registrare.

Quando in più giornate il foglio usa lo stesso importo diverso da quello dell'azienda, sopra il foglio compare una frase che lo fa notare, con il collegamento aggiorna gli importi dell'indennità: se nella tua azienda quell'importo è la regola, conviene cambiarlo nelle impostazioni invece di riscriverlo ogni mese.

4. Inserisci i chilometri

Nella colonna Km scrivi i chilometri percorsi quel giorno con l'auto della persona e nella colonna Percorso il tragitto, per esempio Milano-Bergamo-Milano. Se la persona ha una sola auto attiva, SamBooks usa quella. Se ne ha più di una, nel foglio compare anche la colonna Auto e scegli con quale ha viaggiato.

La colonna Rimborso km si calcola da sola: chilometri per costo al chilometro, arrotondato al centesimo. Il costo al chilometro viene dalle tabelle ACI del modello dell'auto per l'anno del giorno di trasferta. Sopra il foglio una riga per ogni auto mostra il costo usato, per esempio «Fiat Panda 1.2: 0,4512 € al km, tabelle ACI 2026». Se le tabelle ACI di quell'anno non sono ancora caricate, il rimborso compare come «da calcolare» e sopra il foglio compare un avviso che nomina l'anno mancante, per esempio «Tabelle ACI 2027 non caricate».

5. Salva il foglio

La barra dei totali, sotto il foglio, conta le giornate per tipo con il loro importo (per esempio «12 intere 557,76 €»), i chilometri con il rimborso e il Totale. Finché hai modifiche in sospeso la barra le conta («Modifiche non salvate in 3 giorni») e i giorni cambiati sono segnati come «(modificato)». Premi Salva per salvarle, oppure Scarta per tornare all'ultima versione salvata. Quando il salvataggio riesce compare «Foglio salvato.»

Se esci dal foglio con modifiche non salvate, SamBooks ti avvisa con «Ci sono modifiche non salvate»: Resta nel foglio ti riporta al lavoro, Esci senza salvare perde le modifiche.

6. Registra il mese

Quando il foglio è completo premi Registra, nell'intestazione della nota. Il pulsante resta spento finché ci sono modifiche non salvate, e sotto compare il promemoria «Salva le modifiche prima di registrare.» Se il foglio è vuoto, senza spese e senza giorni di trasferta, Registra resta spento e sotto leggi «La nota è vuota: aggiungi almeno una spesa o un giorno di trasferta per poterla registrare.» Un giorno con la località scritta conta già, anche senza indennità né chilometri. Dopo la registrazione la nota passa allo stato Registrata e il foglio diventa di sola lettura. La scheda Prima nota mostra la scrittura fatta, la scheda Riepilogo tiene separati Da rimborsare alla persona e Indennità in busta.

Compilare il foglio da tastiera

Il foglio si compila senza staccare le mani dalla tastiera. Invio scende al giorno sotto nella stessa colonna e lascia il testo come l'hai scritto, Tab passa alla colonna dopo. In Località e Presso, quando l'elenco dei suggerimenti è aperto e hai evidenziato una voce con le frecce, Invio sceglie quella voce e resti sulla stessa riga; senza una voce evidenziata scende come sempre. Esc chiude l'elenco e tiene il testo scritto. Nella colonna Indennità basta un tasto: I per intera, 1 per ridotta di un terzo, 2 per ridotta di due terzi, N per nessuna. Ctrl+D copia nel giorno corrente tutto il giorno sopra, tranne la data: è comodo per una settimana passata dallo stesso cliente.

Con un doppio clic su un giorno lo apri in un pannello a parte, con gli stessi campi (Località e Presso propongono gli stessi suggerimenti), il rimborso dei chilometri del giorno e i pulsanti Giorno prima e Giorno dopo. Sul telefono il foglio diventa un elenco di giorni e ogni giorno si apre toccandolo. Le modifiche fatte nel pannello vanno nel foglio e si salvano comunque con Salva nella barra.

Cosa scrive SamBooks quando registri il foglio

Le indennità di trasferta non finiscono in prima nota. Si pagano in busta paga, quindi le registra il prospetto paghe del consulente del lavoro: il foglio le conta e il Riepilogo le mostra alla voce Indennità in busta. Cosa va in busta paga e cosa resta nella nota spese lo spiega la guida Note spese e paghe: cosa va dove.

Il rimborso chilometrico diventa una sola scrittura in prima nota, alla data dell'ultimo giorno del mese con dei chilometri: il costo va sul conto dei rimborsi chilometrici, il debito sul conto della persona. Insieme alla scrittura nasce la scadenza del rimborso, che ritrovi nello scadenzario; sotto il Totale della nota, e nella colonna Totale dell'elenco, leggi, quando sono diversi da zero, quanto va rimborsato alla persona («da rimborsare a Laura 123,40 €») e le indennità («indennità in busta» con il loro importo). Le stesse due somme stanno nella scheda Riepilogo, alle voci Da rimborsare alla persona e Indennità in busta, come nel PDF e nel CSV. Un foglio con sole indennità e senza chilometri si registra senza scritture: Da rimborsare alla persona vale 0,00 € e compare il messaggio «Nota registrata senza scritture: le indennità vanno nel prospetto paghe e non ci sono spese né km da rimborsare.», che la scheda Prima nota ripete.

Nella scheda Riepilogo, sotto Per il consulente, i pulsanti Scarica PDF e Scarica CSV producono il riepilogo del mese della persona, con tutte le sue note del mese, da mandare al consulente paghe.

Correggere, annullare o eliminare un foglio

Finché il foglio è in bozza lo cambi quando vuoi: correggi le celle e premi Salva. Un foglio registrato invece non si modifica, e sopra le celle compare «Per cambiare il foglio annulla prima la registrazione.» Premi Annulla la registrazione e conferma: le scritture in prima nota vengono annullate, la scadenza del rimborso non ancora pagata viene tolta e la nota torna in bozza. A quel punto correggi i giorni, salvi e registri di nuovo.

Per buttare un foglio creato per errore apri Altre azioni e scegli Elimina la nota. La voce compare solo sulle note in bozza: cancella la nota con tutto quello che contiene e non si può tornare indietro.

Il foglio di questo mese esiste già

Ogni persona ha un solo foglio per mese, anche quando è già registrato. Se in Nuova nota scegli Trasferte e chilometri, una Persona e un Mese che hanno già il loro foglio e premi Crea il foglio, la finestra mostra «Il foglio di ottobre 2026 di Laura Bianchi c'è già» con la spiegazione di SamBooks, per esempio «C'è già il foglio di Laura Bianchi per ottobre 2026. È la nota 128, registrata. Ogni persona ha un foglio solo per mese, anche quando è registrato. Per rifarlo annulla la registrazione e correggi la bozza.» Se il foglio è ancora in bozza, la spiegazione dice «È la nota 128, in bozza» e finisce con «Per rifarlo correggi quella bozza.» Il pulsante Crea il foglio resta spento finché non cambi la persona o il mese. Premi Apri il foglio per andare al foglio esistente e aggiungere lì i giorni che mancano. Se quel foglio è registrato, annulla prima la registrazione come spiegato sopra.

Le spese del mese accanto al foglio

La scheda Spese del mese raccoglie le note spese della stessa persona che cadono nel mese del foglio, con il loro totale. Serve a vedere tutto il mese di una persona in un colpo d'occhio: le spese con scontrino restano nelle loro note, giorni e chilometri restano nel foglio.

Chiedilo a Sam

Se preferisci, chiedilo a Sam: lo fa lui al posto tuo. Ecco le richieste più comuni per questa pagina, già pronte da copiare.

• Creare il foglio: «crea il foglio trasferte di ottobre 2026 per Laura Bianchi»
• Caricare il mese da un file: «compila il foglio di ottobre di Laura Bianchi con l'Excel che ti allego»
• Modificare un giorno: «nel foglio di ottobre di Laura Bianchi il 14 era a Brescia presso Cantiere Nord, 96 km, indennità intera»
• Togliere un giorno: «togli il 21 ottobre dal foglio di Laura Bianchi, quel giorno era in sede»
• Cercare: «quali fogli trasferte di settembre sono ancora in bozza?»
• Registrare: «registra il foglio di ottobre di Laura Bianchi»
• Annullare la registrazione: «annulla la registrazione del foglio di settembre di Marco Ferri»
• Riepilogo per il consulente: «preparami il riepilogo di ottobre di Laura Bianchi per il consulente paghe»

Prima di sostituire i giorni del foglio con quelli letti da un file, di registrare o di annullare una registrazione, Sam ti mostra cosa sta per fare e aspetta la tua conferma.

Se qualcosa non va

• «Correggi i giorni segnati prima di salvare.» Una o più celle hanno un valore che non va: l'importo vuole euro con al massimo due decimali, i chilometri al massimo due decimali, e con più auto ogni giorno con dei chilometri vuole l'auto («Scegli l'auto con cui ha viaggiato.»). Correggi le celle segnate e salva di nuovo.
• «Senza indennità l'importo dell'indennità è zero.» Hai scritto un importo in un giorno con indennità Nessuna: cancella l'importo oppure scegli il tipo di indennità giusto.
• «Con dei chilometri serve l'auto della persona.» Il giorno ha dei chilometri ma nessuna auto: aggiungi l'auto alla persona in Persone e veicoli, oppure sceglila nella colonna Auto.
• «Non riesco a salvare il foglio.» Il salvataggio non è arrivato a destinazione: le modifiche restano sullo schermo, premi Riprova a salvare.
• Il foglio non si registra per le tabelle ACI. Se manca il costo al chilometro di un anno, il pulsante Registra resta spento e sotto compare il motivo, per esempio «Tabelle ACI 2026 non caricate: il rimborso dei chilometri non si può calcolare, quindi la nota non si registra.» Il foglio resta in bozza con i chilometri salvati: lo registri quando le tabelle di quell'anno sono disponibili.
• La località non compare fra i suggerimenti. Scrivila per intero: il testo libero è valido e il foglio si salva lo stesso. Se la trasferta è fuori dall'Italia, spunta Estero a mano.
• «Chilometri forse doppi». SamBooks ha trovato, nello stesso giorno, lo stesso percorso con dei chilometri in questo foglio o in un'altra nota della stessa persona. Controlla di non aver inserito due volte gli stessi chilometri, per esempio in due fogli diversi.
• Le celle non si modificano. Il foglio è registrato, oppure il tuo utente ha il permesso di sola lettura: nel primo caso annulla la registrazione, nel secondo chiedi al Gestore di cambiare il permesso.

Domande frequenti

Come inserisco le trasferte del mese di un tecnico? Da Note spese premi Nuova nota, scegli Trasferte e chilometri, la persona e il mese, poi Crea il foglio. Nel foglio compili località, indennità e chilometri dei giorni di trasferta, salvi e premi Registra.

Come si calcola il rimborso km? SamBooks moltiplica i chilometri del giorno per il costo al chilometro dell'auto della persona, preso dalle tabelle ACI dell'anno del giorno, e arrotonda al centesimo. Il totale del mese diventa il debito verso la persona.

Posso cambiare l'importo proposto di un giorno? Sì: scrivi l'importo nella cella Importo e salva. Il foglio usa il tuo importo e lo segna con un pallino; con Usa torni all'importo proposto dall'azienda.

Il foglio di questo mese esiste già, perché non me lo fa creare? Perché ogni persona ha un solo foglio al mese. Premi Apri il foglio nella finestra e aggiungi lì i giorni mancanti; se il foglio è registrato, annulla prima la registrazione.

Le indennità di trasferta vanno in prima nota? No: le indennità si pagano in busta paga e le registra il prospetto paghe. Il foglio le conta e le riporta nel riepilogo per il consulente, mentre in prima nota scrive solo il rimborso dei chilometri.

Posso compilare il foglio da tastiera, come in Excel? Sì: Invio scende (se in Località o Presso hai evidenziato un suggerimento con le frecce, lo sceglie e resti sulla riga), Tab passa alla colonna dopo, Esc chiude l'elenco dei suggerimenti, nella colonna Indennità i tasti I, 1, 2 e N scelgono il tipo, Ctrl+D copia il giorno sopra.

Ho scelto una località e Estero si è spuntato da solo: è giusto? Sì: SamBooks guarda il paese del luogo che hai scelto. Se è fuori dall'Italia spunta Estero, se è in Italia lo toglie, e l'importo proposto segue. Se non è quello che volevi, cambia la casella a mano; l'importo che hai scritto tu non viene toccato.

Ho il foglio delle trasferte in Excel o in foto: devo ricopiarlo? No: allegalo nella chat di Sam e chiedigli di compilare il foglio del mese. Prima di scrivere i giorni ti mostra cosa ha letto e aspetta la tua conferma.

Funzioni correlate

• Note spese e rimborsi ai dipendenti: scontrini e ricevute anticipati dalla persona, e come si rimborsa la nota.
• Persone, veicoli e indennità di trasferta: aggiungere persone e auto, cambiare gli importi dell'indennità.
• Note spese e paghe: cosa va dove: cosa va in busta paga e cosa si rimborsa con la nota.
• Scadenzario e partite aperte: dove ritrovi il rimborso ancora da pagare.
• Ruoli e permessi: chi può compilare e registrare le note spese.