Creare e gestire i conti di liquidità in SamBooks

Come creare, modificare, impostare come predefinito ed eliminare i conti banca, cassa, carte e PSP, e come si collegano al piano dei conti.

A cosa serve

I conti di liquidità sono l'anagrafica di tutti i posti dove entrano ed escono i tuoi soldi: conti correnti bancari, casse contanti, POS, carte di credito aziendali, PayPal, Stripe, Wise, finanziarie e cassa assegni. Sono il perno di tre cose diverse in SamBooks:

• il conto che scegli quando registri un incasso o un pagamento nello Scadenzario o in prima nota;
• il conto su cui importi un estratto conto e fai la riconciliazione bancaria;
• una riga vera e propria del piano dei conti: ogni conto di liquidità che crei genera in automatico il relativo sottoconto contabile, così i movimenti finiscono nel punto giusto del bilancio senza che tu debba occupartene.

Questa guida copre il ciclo di vita completo del conto in sé: crearlo (con tutti i modi in cui si può fare), modificarlo, impostarlo come predefinito, eliminarlo o disattivarlo, e come si collega al piano dei conti. Per l'importazione dell'estratto conto e la riconciliazione bancaria vera e propria vedi Collegare e importare l'estratto conto e Consultare il libro banca: qui trovi solo il collegamento manuale del conto, che è un'azione sul conto stesso, non l'importazione del file.

Il collegamento automatico della banca (Open Banking) non è ancora attivo in SamBooks: oggi l'unico modo per portare i movimenti dentro la piattaforma è creare il conto e importare il file dell'estratto conto.

Una precisazione importante: questa finestra gestisce solo l'anagrafica del conto (tipo, IBAN, predefinito…), non il suo saldo. Il saldo contabile di ogni conto — quanto risulta in cassa o in banca secondo la prima nota — si consulta nella scheda Contabilità della pagina Banca, descritta in Consultare il libro banca: lì trovi la card del saldo, filtrabile per conto e periodo, e l'eventuale confronto con il saldo dell'estratto conto importato.

Prima di iniziare

• Puoi creare, modificare ed eliminare conti di liquidità con il ruolo Gestore o Amministrativo. Con il ruolo Visualizzatore puoi vedere l'elenco ma non modificarlo.
• La funzione è disponibile su ogni piano e in ogni regime fiscale, incluso il forfettario.

Come si fa, passo per passo

1. Apri l'elenco "Conti di liquidità"

Dal menu Finanza apri Banca e vai sulla scheda Movimenti bancari. Nella barra degli strumenti trovi il pulsante Conti di liquidità: apre una finestra con l'elenco scorrevole di tutti i conti già creati — tipo, sottoconto contabile collegato, IBAN mascherato, eventuale badge Predefinito e, solo in questa pagina, se il conto è Collegato a Enable Banking oppure Manuale.

2. Premi "Aggiungi conto"

In alto a destra della finestra trovi il pulsante Aggiungi conto: si apre il form Nuovo conto di liquidità.

3. Scegli il tipo

Il campo Tipo di conto determina automaticamente dove finisce il sottoconto nel piano dei conti:

• Banca, POS, Carta di credito, PayPal, Stripe, Wise, Finanziaria → sottoconto sotto 1.35.05 (Banche, carte e gateway, voce di bilancio C.IV.1).
• Cassa, Cassa assegni → sottoconto sotto 1.35.15 (Cassa e assegni, voce di bilancio C.IV.3).
• Altro → SamBooks non sa classificarlo da sola: devi indicare tu, nel campo Sottoconto contabile, il codice di un sottoconto 1.35.* già esistente nel piano dei conti dell'azienda a cui agganciarlo.

Per tutti gli altri tipi il sottoconto si crea da solo, con un codice numerico progressivo libero sotto il prefisso giusto: non devi inserire nessun codice.

4. Compila i campi

• Descrizione (obbligatoria): il nome con cui riconoscerai il conto, per esempio "Conto corrente Intesa" o "Cassa contanti sede".
• Banca, Intestatario, IBAN, BIC/SWIFT, Codice breve: tutti facoltativi. L'IBAN viene cifrato: da questo momento, ovunque in SamBooks il conto compaia in un elenco, si vedranno solo le sue ultime 4 cifre.
• Conto predefinito: attivalo se vuoi che questo sia il conto proposto automaticamente ogni volta che registri un incasso o un pagamento. Il primo conto che crei per l'azienda diventa predefinito in automatico, anche se non attivi l'interruttore.

5. Premi "Crea conto"

Il conto compare subito nell'elenco, con il suo sottoconto già collegato nel piano dei conti.

Due altri modi per creare lo stesso conto

Oltre al percorso sopra, ci sono altre due strade che portano allo stesso risultato — utili se stai già lavorando nel Piano dei conti invece che in Banca.

Dal Piano dei conti, creando un conto nuovo. Nella pagina Piano dei conti il pulsante Nuovo conto apre un unico form con l'interruttore "È un conto di liquidità (banca/cassa/carta/PSP)". Lasciandolo spento crei un normale conto contabile personalizzato, con codice, denominazione, voce CEE e natura scelti a mano; attivandolo, il form si sostituisce con gli stessi campi del passo 3-4 sopra (tipo, descrizione, IBAN, predefinito…) e il risultato è identico a un conto creato da Banca: un conto di liquidità più il suo sottoconto 1.35.* automatico.

Dal Piano dei conti, promuovendo un sottoconto già esistente. Capita, soprattutto dopo un'importazione di dati da un vecchio gestionale, di avere già nel piano dei conti un sottoconto 1.35.* — per esempio una banca importata come semplice conto contabile — che però non è ancora "vestito" da conto di liquidità operativo: non compare tra i conti scelbili quando registri un incasso, e non puoi importarci un estratto conto. Aprendo il dettaglio di quel sottoconto trovi il pulsante "Segna come conto di liquidità": si apre lo stesso form di creazione, ma con il sottoconto già bloccato — non puoi cambiarlo — e completi solo tipo, descrizione ed eventuali IBAN/intestatario. Il pulsante compare solo sui sottoconti di classe 1 sotto 1.35.* non ancora agganciati a nessun conto di liquidità.

Nel Piano dei conti, ogni sottoconto già agganciato a un conto di liquidità mostra un badge "Liquidità" (con un testo esplicativo al passaggio del mouse: "Sottoconto agganciato a un conto di liquidità (banca/cassa/PSP)").

Modificare un conto

Nell'elenco "Conti di liquidità", clicca sulla riga del conto — oppure sull'icona a forma di matita, Modifica — per aprire il form Modifica conto. Contiene gli stessi campi della creazione, tranne due: il tipo e il sottoconto contabile non si possono cambiare dopo la creazione. È una scelta voluta — cambiarli romperebbe la coerenza tra i movimenti già registrati e la classificazione contabile del conto. Se hai sbagliato tipo, l'unica strada corretta è creare un nuovo conto del tipo giusto.

Aggiornando la Descrizione, il nome si aggiorna automaticamente anche sul sottoconto collegato nel piano dei conti, così i due restano sempre allineati.

Impostare il conto predefinito

Sulla riga di ogni conto che non è già quello predefinito trovi l'icona a forma di stella, "Imposta come predefinito". Solo un conto per azienda può essere predefinito alla volta: attivandone uno nuovo, quello precedente perde automaticamente il badge Predefinito. Il conto predefinito è quello che SamBooks propone già selezionato ogni volta che apri la finestra di registrazione di un incasso o di un pagamento — resta comunque possibile cambiarlo lì, per la singola registrazione.

Collegare manualmente un conto per importare l'estratto conto

Sui conti non ancora collegati — badge Manuale invece di Collegato a Enable Banking, visibile solo nella pagina Banca — trovi anche l'icona "Collega manualmente": crea un collegamento tecnico minimo, nome ed eventuale IBAN entrambi facoltativi, che rende il conto selezionabile come destinazione quando importi un file di estratto conto. Non attiva nessun collegamento automatico con la banca: quello, come detto sopra, resta spento. Il percorso completo di importazione del file — formati accettati, mappatura colonne, gestione dei duplicati — è descritto in Collegare e importare l'estratto conto.

Eliminare un conto

Sulla riga del conto, l'icona "Elimina" apre una conferma: "Eliminare il conto?". Se confermi, il conto sparisce dall'elenco e non è più selezionabile per nuove registrazioni.

L'eliminazione è bloccata se il sottoconto ha già dei movimenti di prima nota: in quel caso SamBooks rifiuta l'operazione con un messaggio che invita a stornare i movimenti collegati, oppure a disattivare il conto invece di eliminarlo. La disattivazione non è un'azione di questa finestra: si fa dal Piano dei conti, aprendo il dettaglio del sottoconto — è sempre un conto personalizzato, essendo stato creato per questa azienda — e premendo "Modifica conto personalizzato", dove trovi l'interruttore "Disattiva il conto (resta tracciato in audit)". Un conto disattivato in questo modo resta nella sua storia contabile ma smette di comparire come proposta attiva per nuove operazioni.

Chiedilo a Sam

Puoi chiedere a Sam di creare, modificare, impostare come predefinito o eliminare un conto di liquidità con una frase in chat, per esempio: "crea un conto cassa per i contanti del punto vendita" oppure "elimina il conto PayPal, non lo usiamo più". Sono le stesse operazioni del form, quindi valgono le stesse regole: un tipo diverso da "Altro" genera da solo il sottoconto, un'eliminazione con movimenti già registrati viene comunque rifiutata. Il collegamento automatico via Open Banking, quando sarà attivo, resterà un'eccezione: richiede il tuo browser per l'autorizzazione diretta con la banca, quindi non potrà mai essere un'azione che chiedi a Sam.

Se qualcosa non va

• *"Indica un sottoconto 1.35. valido (es. 1.35.05.099)"**: hai scelto il tipo Altro senza compilare il campo Sottoconto contabile, oppure hai scritto un codice che non esiste nel piano dei conti dell'azienda o che non è nel ramo 1.35.*. Cerca il codice giusto nel Piano dei conti prima di riprovare.
• "Questo conto contabile è già associato a un altro conto finanziario": stai provando ad agganciare — per il tipo Altro, o promuovendo un sottoconto — un 1.35.* che è già il sottoconto di un altro conto di liquidità vivo. Ogni sottoconto può appartenere a un solo conto di liquidità alla volta.
• "Il conto ha movimenti di prima nota: non è eliminabile. Disattivalo o stornane i movimenti prima": vedi sopra, «Eliminare un conto» — storna i movimenti collegati oppure disattiva il conto dal Piano dei conti invece di eliminarlo.
• "IBAN non valido": SamBooks controlla il formato e il codice di controllo dell'IBAN prima di salvarlo; un errore di battitura, anche una sola cifra sbagliata, basta a farlo rifiutare.
• Non trovi più le ultime cifre dell'IBAN che avevi digitato: è normale, è cifrato — in elenco e nel form di modifica vedi solo le ultime 4 cifre; per cambiarlo devi digitarlo di nuovo per intero, il campo in modifica parte sempre vuoto.

Domande frequenti

Devo creare io il sottoconto nel piano dei conti prima di creare il conto di liquidità? No, per tutti i tipi tranne "Altro" il sottoconto 1.35.* lo crea SamBooks in automatico nello stesso momento in cui crei il conto.

Posso avere più di un conto predefinito, uno per ogni tipo? No, è uno solo per l'intera azienda, qualunque sia il suo tipo.

Se elimino un conto, perdo anche i movimenti già registrati? No, ma non puoi eliminarlo finché ha movimenti collegati: SamBooks blocca l'operazione apposta, per evitare di perdere lo storico contabile. Puoi disattivarlo dal Piano dei conti se non vuoi più usarlo per nuove registrazioni.

Come collego davvero la mia banca, senza caricare file a mano? Oggi non è ancora possibile: il collegamento automatico via Open Banking è previsto ma non è ancora attivo. L'unico modo di portare dentro i movimenti è creare il conto e importare il file dell'estratto conto.

Perché il mio conto banca, importato dal vecchio gestionale, non compare tra i conti di liquidità? Probabilmente è stato importato solo come sottoconto del piano dei conti, senza diventare un vero conto di liquidità operativo. Apri il suo dettaglio dal Piano dei conti e usa "Segna come conto di liquidità" per completarlo.

Posso cambiare il tipo di un conto da Banca a Cassa dopo averlo creato? No, tipo e sottoconto contabile sono fissi dopo la creazione. Se hai sbagliato, crea un nuovo conto del tipo corretto.

A cosa serve il codice breve? È solo un'etichetta facoltativa per riconoscere velocemente il conto, per esempio "INTESA01": non ha nessun effetto contabile o funzionale.

Che differenza c'è tra creare un conto da Banca e crearlo dal Piano dei conti? Nessuna nel risultato: sono lo stesso form, con gli stessi campi, e generano lo stesso conto di liquidità con lo stesso sottoconto. Cambia solo da dove parti.

Funzioni correlate

• Collegare e importare l'estratto conto — il passo successivo, per portare dentro i movimenti bancari veri.
• Consultare il libro banca — dove vedi i movimenti registrati sui conti di liquidità.
• Registrare un incasso o un pagamento — dove scegli il conto di liquidità per ogni operazione.